XX電氣技術有限公司行政管理制度

1、XX電氣技術有限公司行政管理制度第一節(jié) 文件資料管理一、目的為使公司的各類文件存放得當、有序，各階段的資料均保存齊全，確保公司的商業(yè)機密不外泄，對本公司文件和資料進行控制，統(tǒng)一文件模板，保證程序與制度文件標準化和規(guī)范化，確保各工作場所使用的文件和資料為有效版本。二、適用范圍適用于本公司總部及各項目組的管理體系及其相關文件和資料的控制。三、定義1、文件和資料：管理體系文件、技術類文件和外來文件的合稱。管理體系文件包括管理手冊、程序/制度文件、第三層次文件和質(zhì)量記錄；技術類文件包括文件、產(chǎn)品標準、工藝文件、檢驗文件等；外來文件指政府相關部門的有關文件。2、文件要素：指文件必須具備的基本信息如：標題

2、、文件編碼、生效日期、版本號、擬制人、審秕人，以及內(nèi)容組成、版面格式等。3、受控文件：發(fā)放范圍有限制，更改、回收受到追溯并有機密等級的文件。4、參考文件：僅供借鑒、學習之用的外來文件。5、標準化審核：對文件的版面格式的審核。如：模板的符合性、標題的正確性、文件編碼的規(guī)則性、正文內(nèi)容組成部分的規(guī)范性，以及版本標識、生效日期、擬制、審批、會簽人員的正確性等。四、職責及管理程序：1、公司需頒發(fā)的各類文件、制定的各項規(guī)章制度，均須授權人審批簽字后方能公布發(fā)行。2、各部門的文件按照公司的文檔模板統(tǒng)一格式，以求規(guī)范化。3、行政文員對各部交來的文件，按“完整、有序”原則對文件整理，分門別類立卷，整齊存在文件

3、柜內(nèi)，并及時更新文件目錄。4、公司個人不得保存公司公文，調(diào)離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。5、對入柜保存的文檔，任何人需借閱時，需征得相關領導批準并在借閱表上簽名方可借出。外借的文件資料在規(guī)定的日期歸還，若要延后，必須征得領導批準并知會檔案員，否則視其為私自保存公文。6、行政文員務必對文檔存放熟悉，在公司需要時以最快捷的方式準確查找。7、對公司標有機密等級的文件，需遵循保密的程度進行管理，不得隨意外借。第二節(jié) 辦公設備管理為規(guī)范公司辦公設備的管理和使用，特制定本制度。一、電腦（包括打印機等配套設備）的使用和管理規(guī)定1、凡配有電腦的辦公室，必須指定專人進行使用和管理，其他無關人員一律不準開

4、啟和使用電腦。嚴禁用電腦辦私事、干私活或貯存?zhèn)€人信息資料、上網(wǎng)查閱與工作無關的內(nèi)容。2、使用和管理電腦的專職人員，必須在保持電腦整潔干凈的基礎上，對電腦實行規(guī)范操作，并注重電腦日常使用的維護與保養(yǎng)。同時，為了防止重要數(shù)據(jù)及資料丟失，必須做資料備份，確保電腦使用的安全性和保密性。禁止未經(jīng)批準隨意調(diào)看有關公司的重要信息和資料。3、對違反上述相關規(guī)定的人員，屬一般違規(guī)行為者，給予罰款。屬泄漏機密、丟失資料、損壞設備的責任人，給公司造成嚴重損失，除承擔經(jīng)濟和法律責任外，一律作開除處理。二、辦公電話的使用和管理規(guī)定1、辦公電話是專門為辦理公務而配備的通訊工具。嚴禁使用公司電話打長途說私話、辦私事、干私活

5、，市話私事盡量長話短說。2、對重要的公務來電應做好“來電記錄”，以備查驗。同時，對于事關重大、時間緊急、必須馬上組織辦理的重要來電，接電人必須盡快向有關領導報告，以便領導及時決策。3、使用電話時，不管是主叫還是被叫，都必須使用公司規(guī)定的文明用語，杜絕臭話、臟話等不文明用語。三、傳真機的使用和管理規(guī)定1、傳真機必須用于公務，嚴禁私人事情收發(fā)傳真，違者給予罰款。2、收到傳真資料，必須及時交給收件人。對收到的急件、密件必須及時向有關領導或部門匯報，不得延誤。四、空調(diào)和微波爐的使用和管理規(guī)定1、空調(diào)和微波爐必須有第一責任人，對空調(diào)機的使用及安全負責。2、使用空調(diào)和微波爐的時候，要嚴格按操作程序開啟使用

6、，人員離開或下班時，必須關機，以免浪費。3、保持空調(diào)和微波爐的整潔干凈，注重設備的維護與保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)機器故障及時通知維修。五、辦公用品的使用和管理1、所有員工對辦公用品必須愛護，勤儉節(jié)約，杜絕浪費，禁止貪污，努力降低消耗、費用。2、購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用，由部門主管和財務經(jīng)理審批，購置大宗、高級辦公用品，必須按財務管理規(guī)定報總經(jīng)理批準后方可購置。第三節(jié) 合同管理為加強合同管理工作，避免爭議和損失，制定本辦法。本辦法適用于公司簽定的下列各類合同： （一）買賣合同；（二）供水、供電合同；（三）建筑、修繕、工程合同；（四）委托、服務合同；（五）租賃合同，房地產(chǎn)權合同；（六）借款合同；（七）

7、債權債務的清償合同；（八）其他具有合同性質(zhì)的意向書、協(xié)議書等。二訂立合同應當遵守平等互利、協(xié)商一致的原則。根據(jù)合同法的規(guī)定，合同一般應具備下列主要條款：（一）當事人的名稱；（二）標的；（三）數(shù)量、質(zhì)量；（四）價款、酬金及結算方式；（五）履行的期限、地點、方式；（六）根據(jù)法律和合同的性質(zhì)，以及當事人一方要求必須訂立的條款；（七）違約責任；（八）解除合同條件；（九）合同簽訂的時間、地點；（十）約定合同爭議的管轄地。三、合同的擬訂訂立合同應盡量使用國家或地方政府部門規(guī)定的標準合同文本，沒有規(guī)定標準文本的，合同格式應符合有關法律、法規(guī)和規(guī)章制度的規(guī)定。制訂合同應按標準文本的規(guī)定填寫，制訂合同的內(nèi)容不能

8、滿足的，應訂立相應的補充協(xié)議。法律、法規(guī)規(guī)定或公司認為需要公證的合同，合同簽訂后應辦理公證手續(xù)。需要對外簽訂合同的相關部門為合同的承辦部門，并負責組織招標、投標等有關事項。承辦部門在簽訂合同時，必須嚴格審查下列事項：（一）對方當事人主體資格審查1是否具有法人資格；2經(jīng)營范圍；3履約能力；4資信情況；5委托代理權限。（二）合同內(nèi)容的審查1. 合法性；2. 可行性；3. 嚴密性；4. 規(guī)范性。簽訂合同必須遵守合同法和國家的有關法律法規(guī)，必須采用書面形式。任何單位和個人不得以口頭形式達成各類合同。合同承辦人員在工作中，必須堅持原則，遵紀守法，杜絕各種不正之風，維護公司的利益。三、合同的審查1、合同審

9、查采取聯(lián)審制，采用書面形式，由合同經(jīng)辦人擬草，經(jīng)相關制度規(guī)定的部門審查。2、審查人員應當用文字形式提出同意或修改意見。3、聯(lián)審完畢后，合同經(jīng)辦人員應當按審查意見，對合同進行修改。如遇到問題，合同經(jīng)辦人應及時與提出審查意見的人員聯(lián)系，作出解釋或達成共識后，方可確立合同條款。四、合同的簽訂簽訂合同的主體應具備法人資格或有公司書面授權或有制度規(guī)定的人，公司各職能部門和內(nèi)設機構，未經(jīng)授權，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。不得以自身的名義對外簽訂合同、變更合同和解除合同。五、合同的履行履行合同時應注意下列事項：（一）合同訂立后，相關部門應嚴格依照合同約定，全面履行合同，維護公司的合法權益和信譽。（二）

10、對標的物的數(shù)量和質(zhì)量應當先驗收，后按約定付款。（三）訂金和預付款的支付，應當嚴格按照約定執(zhí)行。（四）合同變更或解除應當由承辦部門提出，經(jīng)上級審核，送原審批領導審批后執(zhí)行。（五）經(jīng)過公證的合同，在雙方達成變更或解除協(xié)議后，應報原公證機關備案。（六）我方接到對方當事人提出的變更或解除合同建議后，應在3日以內(nèi)答復（法律、法規(guī)及合同另有約定的除外），逾期答復，造成本單位利益損害的，具體責任人應承擔相應的責任。（七）變更或解除合同的建議或答復，一律采用書面形式，并將能證明雙方函電往來及內(nèi)容的憑證歸檔存查。（八）合同執(zhí)行的進度由承辦（簽定）部門監(jiān)督統(tǒng)籌，執(zhí)行狀況的責任單位是承辦（簽定）部門。六、合同糾紛的

11、處理合同發(fā)生糾紛，能協(xié)商一致的，應當訂立書面補充協(xié)議，協(xié)商不成的，應當在法定的訴訟期內(nèi)，向人民法院起訴，或根據(jù)合同的約定，向合同仲裁機構申請仲裁。合同糾紛處理完畢，應及時將有關材料歸檔存查。七、各責任單位的職責合同審核人員的職責是：對合同涉及的國家政策、法律、法規(guī)及國家財務計劃的適用等條款的合法性、嚴密性、可行性進行審查，并監(jiān)督實施，填報重大合同報告表，組織相關人員學習有關法律、法規(guī)。承辦合同部門的職責是：負責合同對方資信情況、履約能力的調(diào)查，并提供相應資料；具體負責所承辦合同的談判；簽訂合同前擬寫可行性研究報告與合同文本，保證合同的可行性、合法性和有效性。經(jīng)批準合同依法簽訂后負責整個合同的履行，在履行期間發(fā)生合同糾紛要及時向合同管理部門匯報，避免發(fā)生損失。管理本部門的合同檔案并及時歸檔。監(jiān)督統(tǒng)籌其他執(zhí)行部門是否嚴格履行合同。八、違反國家法律、法規(guī)和有關合同管理制度，在簽訂、履行合同中失職、瀆職或以權謀私，損害國家和公司利益的，應視情節(jié)輕重，依據(jù)有關規(guī)定追究責任