2014項(xiàng)目檔案培訓(xùn)

1、項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn) 桂林市檔案局業(yè)務(wù)科 馮春英 聯(lián)系電話：（0773）3116863辦公地點(diǎn)：桂林市秀峰區(qū)翊武路4號(hào)一、項(xiàng)目檔案管理職責(zé)建設(shè)單位檔案部門(mén)的工作職責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃，落實(shí)項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò) 建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的規(guī)章制度采取有效措施確保項(xiàng)目檔案完整、標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng) 負(fù)責(zé)在項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中自身形成檔案的收集、整理、歸檔工作 監(jiān)督、指導(dǎo)項(xiàng)目參建單位及本單位承辦部門(mén)文件資料的形成及積累歸檔工作 竣工檔案的接收審查 完成項(xiàng)目檔案的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作 監(jiān)理單位的職責(zé)督促項(xiàng)目參建各方做好項(xiàng)目文件的歸檔工作，檢查、審核項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的責(zé)任收集、整理好監(jiān)理過(guò)

2、程中形成的文件并按規(guī)定移交給建設(shè)單位（項(xiàng)目法人） 總包的職責(zé)按合同規(guī)定，負(fù)責(zé)組織對(duì)分包單位編制、移交的項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查、審核、匯總整理，督促檢查項(xiàng)目參建各方做好項(xiàng)目文件的歸檔工作收集、整理好總承包過(guò)程中形成的文件并按規(guī)定移交給建設(shè)單位（項(xiàng)目法人）其他參建單位的職責(zé)項(xiàng)目的施工（分包）、設(shè)計(jì)、勘察、設(shè)備安裝等單位要負(fù)責(zé)將其參與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的各種項(xiàng)目文件材料按照建設(shè)單位的歸檔要求進(jìn)行收集、整理、立卷，并按規(guī)定向建設(shè)單位（項(xiàng)目法人）移交 二、項(xiàng)目檔案管理機(jī)制1、制定項(xiàng)目檔案管理辦法 2、建立檔案管理組織結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)圖 3、制定項(xiàng)目檔案管理部門(mén)及檔案人員工作職責(zé) 公司內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖各參建單位的檔案管理網(wǎng)

3、絡(luò)圖三、項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)管理制度項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)管理制度項(xiàng)目文件材料歸檔范圍及保管期限表項(xiàng)目檔案文件材料整理規(guī)程 項(xiàng)目檔案分類(lèi)方案（即歸檔編制說(shuō)明）竣工文件編制規(guī)定 檔案庫(kù)房管理制度保密制度過(guò)程管理采取的手段（管理措施） 各項(xiàng)目階段要求上報(bào)的項(xiàng)目文件材料歸檔范圍及保管期限： 各有關(guān)單位可依據(jù)公路工程竣工文件材料歸檔范圍、份數(shù)和保管期限表、DA/T28-2002國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范附錄A：建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表。詳細(xì)列出項(xiàng)目建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位的文件歸檔范圍及保管期限。項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理工作的主要控制措施三納入 三參加 四同步三納入 三參加 四同步“三

4、納入”：即檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃，納入項(xiàng)目工作管理程序，納入項(xiàng)目崗位責(zé)任制“三參加”：即檔案人員參加項(xiàng)目建設(shè)例會(huì)，參加重要設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收，參加項(xiàng)目的各項(xiàng)交工驗(yàn)收“四同步”：即檔案工作與項(xiàng)目計(jì)劃、管理、檢查、驗(yàn)收同步溫馨提示 項(xiàng)目招標(biāo)和合同簽訂工作應(yīng)提出的要求:施工合同: 明確檔案的內(nèi)容、套數(shù)、違約責(zé)任等設(shè)計(jì)合同：明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)及主 管機(jī)關(guān)要求套數(shù)監(jiān)理合同：明確監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查建設(shè)項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確情況四、有關(guān)國(guó)標(biāo)、行標(biāo)的規(guī)范要求1.相關(guān)法規(guī) 檔案法 建筑法 合同法 招標(biāo)投標(biāo)法 建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例 廣西壯族自治區(qū)檔案管理?xiàng)l例2.有關(guān)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范要

5、求 國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法 （檔發(fā)字199715號(hào)） 廣西壯族自治區(qū)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法 （桂檔字199828號(hào)） 重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法（檔發(fā)20062號(hào)） 廣西壯族自治區(qū)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則 （桂檔發(fā)200729號(hào)） 關(guān)于編制基本建設(shè)工程竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定（國(guó)檔發(fā)198234號(hào)） 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 28-2002） 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T 11822-2008） 照片檔案管理規(guī)范 （GB/T 11821-2002） 電子文件歸檔與管理規(guī)范 （GB/T 18894-2002） CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔

6、案管理要求（GB/T 17678.1-1999）特別說(shuō)明： 不適宜項(xiàng)目建設(shè)單位全面采用的標(biāo)準(zhǔn) 建設(shè)部 GB/T 50328-2001 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范，該標(biāo)準(zhǔn)僅適用于城市建設(shè)范圍，對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作不適用。 3、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 行業(yè)主管部門(mén)制定的規(guī)范性文件，如： 國(guó)家能源局 NB/T 31021-2012風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范 交通部交辦發(fā)2001390號(hào)公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法 交通部 交公路發(fā)2004446號(hào) 關(guān)于貫徹執(zhí)行公路工程竣交工驗(yàn)收辦法有關(guān)事宜的通知 交通部 交辦發(fā)2007436號(hào) 關(guān)于印發(fā)交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法、交通建設(shè)項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收辦法和交

7、通建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)館辦法通知五、項(xiàng)目文件材料的收集收集的范圍 建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件 根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)工程進(jìn)展分三個(gè)階段收集： 前期階段 施工階段 竣工驗(yàn)收階段 五1 前期階段應(yīng)該注意收集的文件前期階段涉及的單位： 項(xiàng)目建設(shè)單位的各個(gè)承辦部門(mén)：各承辦部門(mén)的檔案人員 負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的收集整理立卷工作 勘察、設(shè)計(jì)單位：檔案人員負(fù)責(zé)勘察、設(shè)計(jì)文件的收集 整理立卷工作，并按規(guī)定向項(xiàng)目建設(shè)單位移交有關(guān)文件前期階段應(yīng)收集的文件： 1 立項(xiàng)文件 2 勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)性文件 3 招投標(biāo)、中標(biāo)及合同文件 4 項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件 5 施

8、工準(zhǔn)備文件 6 財(cái)務(wù)文件五.1.1 立項(xiàng)文件 項(xiàng)目建議書(shū)及審批意見(jiàn)、前期工作通知書(shū)； 項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)及報(bào)批文件； 可行性研究報(bào)告及評(píng)估、報(bào)批文件； 可行性研究報(bào)告審批意見(jiàn)、計(jì)劃任務(wù)書(shū)及批復(fù)、項(xiàng)目建設(shè)用地的規(guī)劃許可證及相關(guān)材料、國(guó)有土地使用證、征地拆遷文件。五.1.2 勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)性文件 工程地質(zhì)勘察報(bào)告，水文地址勘察報(bào)告； 有關(guān)行政主管部門(mén)對(duì)人防、環(huán)保、消防、衛(wèi)生等方面的批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議； 政府有關(guān)部門(mén)在規(guī)劃、環(huán)保、消防、市政、排水等方面對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見(jiàn)； 地形、地貌觀測(cè)記錄、建筑紅線圖和道路紅線圖。 五.1.3 招投標(biāo)、中標(biāo)及合同文件 勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件，中標(biāo)通知書(shū)

9、，勘察設(shè)計(jì)承包合同； 施工招投標(biāo)文件，中標(biāo)通知書(shū)，施工承包合同； 監(jiān)理招投標(biāo)文件，中標(biāo)通知書(shū)，監(jiān)理委托合同。 五.1.4 項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件 總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)及其報(bào)批文件、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。五.1.5 施工準(zhǔn)備文件（開(kāi)工審批文件） 建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的申報(bào)文件、批復(fù)文件或年度計(jì)劃項(xiàng)目表 規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙 建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件、施工許可證 工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)、重要會(huì)議記錄 五.1.6 財(cái)務(wù)文件 工程設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)及概算書(shū)、工程概算書(shū)、工程投資估算書(shū)，施工圖預(yù)算書(shū)等。 五2 施工階段應(yīng)該注意收集的文件 施工階段涉及的單位： 施工（總包、分包）、監(jiān)理單位：施工、監(jiān)理

10、單位的檔案人員負(fù)責(zé)施工中形成的文件、監(jiān)理文件的收集整理立卷工作，并按規(guī)定向項(xiàng)目建設(shè)單位移交有關(guān)文件 建設(shè)單位 ：收集和整理施工階段管理性文件 施工階段應(yīng)收集的材料： 1 施工文件 2 監(jiān)理文件 3 收集和整理施工階段管理性文件 包括：安全、質(zhì)量、物資、進(jìn)度、資金等管理性文件 五.2.1 施工單位（施工文件） 以土建工程為例： A 施工技術(shù)管理文件 圖紙會(huì)審 設(shè)計(jì)變更（洽商）記錄 施工組織設(shè)計(jì)、施工方案 開(kāi)工報(bào)告 技術(shù)交底 施工日志 B 材質(zhì)證明材料 一般規(guī)定及要求： 凡工程使用的原材料、半成品、成品均應(yīng)提供出廠質(zhì)量證明書(shū)、合格證、備案證； 凡工程使用的新材料、新產(chǎn)品、新工藝、新技術(shù)，需有鑒定證

11、明書(shū)，并應(yīng)有產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、使用說(shuō)明和工藝要求； 所有的建筑材料都應(yīng)由質(zhì)量證明書(shū)并要有生產(chǎn)廠家質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)的蓋章，并且材料質(zhì)量證明書(shū)和試驗(yàn)報(bào)告不允許涂改、偽造、隨意抽撤或損毀； 按規(guī)定應(yīng)復(fù)試的材料都應(yīng)符合國(guó)家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定形成復(fù)試報(bào)告。 33特別注意的幾種材料的檢驗(yàn)報(bào)告鋼筋鋼結(jié)構(gòu)水泥防水材料34C 施工試驗(yàn)記錄 土壤試驗(yàn) 砂漿試驗(yàn) 混凝土試驗(yàn) 鋼筋焊接試驗(yàn)35D 施工記錄 施工定位測(cè)量、放線記錄 地基釬探記錄 地基處理記錄 混凝土工程施工記錄 混凝土施工測(cè)溫記錄 現(xiàn)場(chǎng)預(yù)應(yīng)力張拉施工記錄36E 隱蔽工程檢查驗(yàn)收材料 土方工程 地基驗(yàn)槽 砌體工程 鋼筋混凝土工程 地下防水工程 木結(jié)構(gòu)工程 屋面工程

12、 地面工程 裝飾裝修工程37F 工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收材料 檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄 分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄 分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄38G 工程質(zhì)量事故資料 凡工程發(fā)生重大質(zhì)量事故，都應(yīng)統(tǒng)一填寫(xiě)事故記錄，包括：事故時(shí)間，事故情況及處理意見(jiàn)。39五.2.2 監(jiān)理單位（監(jiān)理文件） 監(jiān)理規(guī)劃 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則 監(jiān)理部總控制計(jì)劃 監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題 監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題 監(jiān)理日志 開(kāi)工令、復(fù)工令及審批表 分包、供貨、試驗(yàn)等單位資質(zhì)審核表 監(jiān)理工程師通知單、回復(fù)單 工程延期報(bào)告及審批 費(fèi)用索賠報(bào)告及審批 合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn) 工程款支付證書(shū) 監(jiān)理工作總結(jié)材料工程延期審批表 應(yīng)由監(jiān)理單位填寫(xiě)，

13、總工程師簽署意見(jiàn)，致施工總承包/專(zhuān)業(yè)承包單位工程款支付申請(qǐng)表 應(yīng)由監(jiān)理單位填寫(xiě)，專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)計(jì)量，按施工合同的的約定審核工程量清單和工程款申請(qǐng)表，總監(jiān)理工程師簽署意見(jiàn)，致建設(shè)單位五.2.3 建設(shè)單位收集和整理施工階段管理性文件 包括：安全、質(zhì)量、物資、進(jìn)度、資金等管理性文件五3 竣工驗(yàn)收階段涉及的單位： 施工單位 建設(shè)單位應(yīng)收集的文件： 1 竣工圖 2 竣工驗(yàn)收文件43五.3.1 竣工圖（1）綜合竣工圖 總平面布置圖 豎向布置圖 室外給水、排水、熱力等管網(wǎng)綜合圖 電氣綜合圖 設(shè)計(jì)總說(shuō)明書(shū)（2）專(zhuān)業(yè)竣工圖 建筑竣工圖 結(jié)構(gòu)竣工圖 裝修工程竣工圖 電氣工程竣工圖 給排水工程竣工圖 采暖通

14、風(fēng)工程竣工圖 燃?xì)夤こ炭⒐D44五.3.2 竣工驗(yàn)收文件 單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄 竣工驗(yàn)收證明書(shū) 竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和會(huì)簽表 竣工驗(yàn)收備案表 工程質(zhì)量保修書(shū)、使用說(shuō)明書(shū) 工程竣前報(bào)驗(yàn)文件 決算書(shū)、付使用財(cái)產(chǎn)總表和財(cái)產(chǎn)明細(xì)表、審計(jì)文件 聲像、縮微、電子檔案不需要進(jìn)行歸檔的文件： 1、重份文件； 2、無(wú)查考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性的文件； 3、未定稿、未簽發(fā)的無(wú)效文件； 4、為提供參考從各方面收集的文件； 5、參加非主辦單位召開(kāi)的會(huì)議，不需要貫徹執(zhí) 行的無(wú)參考價(jià)值的文件材料； 6、非隸屬單位抄送的不需要經(jīng)辦的文件材料。 7、未中標(biāo)的投標(biāo)文件保管到項(xiàng)目終驗(yàn)后二年，之后建設(shè)單位自行處理。六、項(xiàng)目竣工

15、文件的整理1、歸檔文件的質(zhì)量要求2、整理流程3、整理步驟48六.1 歸檔文件的質(zhì)量要求（1）項(xiàng)目檔案的“案卷內(nèi)在質(zhì)量” 指項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況。 （2）項(xiàng)目檔案的“案卷外觀質(zhì)量” 指檔案裝具（文件質(zhì)量要求） 案卷內(nèi)書(shū)寫(xiě)質(zhì)量：書(shū)寫(xiě)材料耐久（不得用易褪色的紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等書(shū)寫(xiě)、繪制）。字跡清楚，圖樣清晰、圖表整潔、簽字認(rèn)可手續(xù)完備 封面：字跡清晰、美觀、規(guī)格統(tǒng)一、規(guī)范 紙張：紙張質(zhì)量符合耐久要求，規(guī)格統(tǒng)一、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條要清晰 折疊：圖紙、文字材料折疊整齊、規(guī)范 裝訂：案卷裝訂整齊、牢固49六.2 整理流程50六.3 整理步驟第一步：劃分階段

16、按立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工四個(gè)階段歸類(lèi)劃分，不同階段的文件材料不能混淆在一起歸檔第二步：鑒定歸檔文件 保證歸檔文件的唯一性、確保原件的歸檔、檢查文件的完整性第三步：劃分單位、分部、分項(xiàng) 分清類(lèi)目： 1、同一單項(xiàng)工程的文件先按單位工程劃分； 2、同一單位工程的文件再劃分分部（項(xiàng)）工程； 3、同一分部（項(xiàng)）工程的文件再按不同專(zhuān)業(yè)分別排列。例示： 水上溫泉小區(qū) 1號(hào)樓 土建工程 墻體工程 原材料檢驗(yàn)報(bào)告 項(xiàng)目名稱(chēng) 單項(xiàng)工程 單位工程 分部工程 文件名稱(chēng) 項(xiàng)目名稱(chēng) 十 單項(xiàng) 十 單位 十 分部（項(xiàng)）工程名稱(chēng)和文件材料名稱(chēng)等工程具體內(nèi)容的匯總就是案卷題名，文件題目可寫(xiě)成： 水上溫泉小區(qū)1號(hào)樓土建工程墻體工

17、程原材料檢驗(yàn)報(bào)告52第四步：組卷 項(xiàng)目文件的組卷原則：遵循其形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的安全保管和提供利用的原則。 幾個(gè)特殊類(lèi)別項(xiàng)目文件組卷方法： 綜合文件（一頭一尾）：先問(wèn)題后時(shí)間的順序進(jìn)行立卷。 圖紙：圖紙是按階段、專(zhuān)業(yè)、結(jié)構(gòu)形成的，圖紙形成后有圖紙目錄控制其排序，在組卷時(shí)可按設(shè)計(jì)圖紙目錄的順序進(jìn)行排列。 施工文件：組卷要符合各自形成的規(guī)律，施工文件的組卷主要按分項(xiàng)工程施工工序排列組卷。 監(jiān)理文件： 項(xiàng)目監(jiān)理依據(jù)性文件排列方法一般按專(zhuān)業(yè)的先后順序； 項(xiàng)目監(jiān)理工作性文件監(jiān)理過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料，應(yīng)按文種（或?qū)I(yè)）到時(shí)間整理組卷。54第五步：卷內(nèi)文件排列 管理性文

18、件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列 施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列 設(shè)備文件按依據(jù)性、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、隨即圖樣、設(shè)備安裝調(diào)試和設(shè)備運(yùn)行維修等材料排列 竣工圖文件按專(zhuān)業(yè)、圖號(hào)排列 一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正文在前，定（草）稿在后。第六步：編制卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄 檔號(hào)： 序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者 文件題目日 期頁(yè) 數(shù) 備注1201011121225375-80第七步:填寫(xiě)案卷封面、脊背、備考表 案卷封面 檔號(hào) 檔案館號(hào) 案卷題名 立卷單位 起止日期 保管期限 密級(jí)檔 號(hào) 由檔案的分類(lèi)號(hào)和案卷順序號(hào)組成。按照交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類(lèi)編號(hào)方法（交通部 交辦字1987

19、315號(hào)）規(guī)定高速公路工程檔號(hào)標(biāo)注方法用字母或數(shù)字代表工程類(lèi)別、項(xiàng)目代號(hào)、分類(lèi)號(hào)、合同標(biāo)段、案卷號(hào)表示。檔號(hào)標(biāo)注方法一： GL51 - 案卷流水號(hào)（從“1”開(kāi)始編寫(xiě)） 合同標(biāo)段（標(biāo)段漢語(yǔ)拼音字母） 分類(lèi)號(hào)（阿拉伯?dāng)?shù)字） 項(xiàng)目代號(hào)（項(xiàng)目漢語(yǔ)拼音字母） 交通部規(guī)定統(tǒng)一標(biāo)注的工程類(lèi)別 說(shuō)明：GL51（高速公路竣工文件大類(lèi)為公路GL，屬類(lèi)為公路工程5，小類(lèi)為道路1）檔號(hào)標(biāo)注方法二： - 案卷流水號(hào)（從“1”開(kāi)始編寫(xiě)） 合同標(biāo)段（標(biāo)段漢語(yǔ)拼音字母） 分類(lèi)號(hào)（阿拉伯?dāng)?shù)字） 項(xiàng)目代號(hào)（項(xiàng)目漢語(yǔ)拼音字母）例示： GL51QXGS1- 23 (全興高速第1類(lèi)第23卷) GL51QXGS4LJ683 (全興高速第

20、4類(lèi)路基6標(biāo)第83卷) YPGS2 - 13 (陽(yáng)平高速第2類(lèi)第13卷) YPGS4LM336 (陽(yáng)平高速第4類(lèi)路面3標(biāo)第36卷) 溫馨提示： 為便于排列順序及查閱有關(guān)文件材料，要 求各單位在檔號(hào)一欄用鉛筆臨時(shí)填寫(xiě)自然冊(cè)流水號(hào)。 如何擬寫(xiě)案卷題名？案卷題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出案卷的基本內(nèi)容 應(yīng)包括公路工程建設(shè)項(xiàng)目的名稱(chēng)、起訖里程、單位工程（含分部、分項(xiàng)）名稱(chēng)及文件名稱(chēng)（文件名稱(chēng)指本卷文件主要內(nèi)容的名稱(chēng)），如屬橋梁、隧道等工程項(xiàng)目，還應(yīng)同時(shí)標(biāo)明結(jié)構(gòu)、部位的名稱(chēng)。項(xiàng)目名稱(chēng)+單位+分部（項(xiàng)）工程名稱(chēng)+文件材料名稱(chēng)等工程具體內(nèi)容例：辦公樓 三層 混凝土 樓板澆注 養(yǎng)護(hù)檢查記錄工程名稱(chēng) 單位工程名稱(chēng) 分部工程

21、名稱(chēng) 分項(xiàng)工程名稱(chēng) 文件材料名稱(chēng)59立卷單位 指案卷形成單位,誰(shuí)組卷,誰(shuí)就是形成單位,施工單位為合同簽訂單位。 立卷單位應(yīng)填寫(xiě)法人單位名稱(chēng)， 例如應(yīng)填寫(xiě) 路橋公司, 不應(yīng)填寫(xiě) 高速公路 項(xiàng)目部。 檔 號(hào) GL51QXGS4LJ683檔案館號(hào) 房建工程第二合同段標(biāo)價(jià)的工程 量清單、調(diào)價(jià)后的工程量清單、 丙烯酸彈性高級(jí)涂料單價(jià)修正表立卷單位 湖南五強(qiáng)工程有限公司起止日期 2008.12 2009.2保管期限 永久（或長(zhǎng)期）密 級(jí)案卷封面填寫(xiě)例示案卷脊背保管期限（必填）檔號(hào)（必填）案卷題名（可填、可不填）保管期限 檔 號(hào)案卷題名卷內(nèi)備考表說(shuō)明卷內(nèi)文件材料的數(shù)量、完整、準(zhǔn)確的程度在歸檔后填寫(xiě)，填寫(xiě)管理

22、中需說(shuō)明的情況 卷 內(nèi) 備 考 表 說(shuō)明： 立卷人： 年 月 日 檢查人： 年 月 日第八步：裝訂案卷 項(xiàng)目技術(shù)文件根據(jù)組卷要求，以件為單位進(jìn)行裝訂。 裝訂線位置，A3紙裝訂線留在左邊，A4紙豎向裝訂線留在左側(cè)。案卷裝訂時(shí)不得將卷內(nèi)文件材料內(nèi)容遮蓋，即文件材料在裝訂一側(cè)至少予留2.5cm的裝訂線。 案卷裝訂不得使用漿糊和普通膠水，裝訂時(shí)取掉金屬物，可選用線、不銹鋼釘、乳白膠。 各類(lèi)案卷均應(yīng)存放在硬檔案盒內(nèi)，應(yīng)分類(lèi)裝盒，不得混裝。 建議硬檔案盒由建設(shè)單位統(tǒng)一定制下發(fā)。 每盒內(nèi)容排列順序：案卷封面-卷內(nèi)目錄-文件材料-備考表第九步：編制檔案索引目錄 分類(lèi)目錄 項(xiàng)目名稱(chēng)： 序號(hào) 檔號(hào)案卷題名總頁(yè)數(shù)立

23、卷單位起止時(shí)間保管期限備注七、竣工圖編制 1、按“誰(shuí)經(jīng)辦誰(shuí)編制”的原則 ，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制。 2、基礎(chǔ)、地下建筑結(jié)構(gòu)、橋梁隧道、設(shè)備安裝等工程隱蔽部分，必須編制竣工圖。 3、竣工圖編制的基本要求、依據(jù)、形式，竣工圖修改的技術(shù)要求、方式及標(biāo)注方法，按專(zhuān)業(yè)要求做。 4、竣工圖章 竣工圖章是把原施工圖改變?yōu)榭⒐D的標(biāo)志，是竣工圖的依據(jù)。 竣工圖章 竣工圖章有很多種式樣，由公司依據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)自行選擇一種統(tǒng)一使用。規(guī)定： 所有竣工圖都應(yīng)由編制單位加蓋竣工圖章； 竣工圖章應(yīng)蓋在竣工圖右下方竣工圖標(biāo)之上空白處； 使用不易褪色的紅印泥； 各標(biāo)段編制竣工圖，統(tǒng)一加封面，封面上必須標(biāo)明竣工圖的起訖樁號(hào)、竣工

24、圖案卷題名、立卷單位、立卷時(shí)間 。 按規(guī)定要求填寫(xiě)。竣工圖填寫(xiě)要求編制單位：填寫(xiě)各專(zhuān)業(yè)編制竣工圖單位的全稱(chēng)編制人：編制竣工圖的技術(shù)人員簽字技術(shù)負(fù)責(zé)人：施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字編制日期：竣工圖的完成日期監(jiān)理單位名稱(chēng)：各專(zhuān)業(yè)監(jiān)理單位的全稱(chēng)監(jiān)理人：監(jiān)理單位技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字編制單位竣 工 圖編制人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期監(jiān)理單位名稱(chēng)監(jiān)理人八、其它載體檔案其它載體檔案 1 會(huì)計(jì)檔案 2 照片檔案 3 音像檔案八.1 會(huì)計(jì)檔案 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)辦理竣工決算并經(jīng)審計(jì)部門(mén)對(duì)工程經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行審計(jì)后，由建設(shè)單位財(cái)務(wù)部門(mén)移交到建設(shè)單位檔案部門(mén)保管?？⒐r(shí)將隨工程檔案資料一并整理歸檔移交。八.2 照片檔案 照片檔案順序號(hào)以每張照

25、片為單位，從1開(kāi)始編寫(xiě)，寫(xiě)在正面右上角。如用數(shù)碼相機(jī)時(shí)，拍攝單位保存光盤(pán)。 題名 ：文字說(shuō)明內(nèi)容應(yīng)具備時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝影者六要素。要求文字簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言通順。 照片檔案保管期限：分為短期、長(zhǎng)期、永久三個(gè)保管期限，可根據(jù) GB/T 11821-2002照片檔案管理規(guī)范文件中相關(guān)的內(nèi)容確定。八.3 音像檔案 音像檔案要收集齊全，做到文字材料與音像材料相符。 歸檔的音像檔案，要經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，每盤(pán)音像要標(biāo)明：責(zé)任者、錄制（攝制）時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容（題名）、順序號(hào)、保管期限、攝制人等項(xiàng)目。 保管期限同相片檔案的保管期限，可根據(jù)文件材料中相關(guān)的內(nèi)容確定。 音像檔案：按形成時(shí)間順序排列，分別編寫(xiě)流水號(hào)。八.4 照片、音像檔案的歸檔范圍 國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)及部領(lǐng)導(dǎo)人視察工程項(xiàng)目的錄音、錄像帶及照片。 省、市及行業(yè)主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查工程項(xiàng)目時(shí)的錄音、錄像帶及照片。 反映工程建設(shè)項(xiàng)目的重大活動(dòng)，如招投標(biāo)儀式、開(kāi)工典禮、施工過(guò)程、竣工儀式、完工建筑等形成的錄音、錄像帶及照片。 記錄工程建設(shè)項(xiàng)目重大事故、自然災(zāi)害及異常現(xiàn)象的錄音、錄像帶及照片。 工程關(guān)鍵工序和隱蔽工程施工時(shí)的照片、影像等。 工程管理、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理者、主要負(fù)責(zé)人和主要技術(shù)責(zé)任人照片。九、檔案的移交1、移交前審核 完整性