商務(wù)接待管理制度

1、商務(wù)接待管理制度一、總則為樹立良好的企業(yè)形象，保障公司商務(wù)接待工作順利、有序進(jìn)行，特制訂本制度。二、適用范圍本制度適用于公司各種商務(wù)接待工作。三、接待分類1、業(yè)務(wù)接待：指營(yíng)銷運(yùn)營(yíng)中心相關(guān)推進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展方面的接待。2、貴賓接待：指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、外賓及參觀團(tuán)或地方政府部門的接待。四、接待原則堅(jiān)持熱情、周到、誠(chéng)懇、節(jié)約的原則，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。堅(jiān)持安全第一原則，包括客人食宿安全、財(cái)產(chǎn)安全、交通安全等。堅(jiān)持請(qǐng)示匯報(bào)制度，凡遇到超出職權(quán)范圍、難以解決的問(wèn)題，應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)示。（四）堅(jiān)持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化原則。（五）按接待等級(jí)、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則；商務(wù)接待工作涉及面廣，必須堅(jiān)持重點(diǎn)、兼顧一

2、般、上下一致、1/7（二）二級(jí)接待（二）二級(jí)接待 /7六、接待住宿管理接待住宿分為公司內(nèi)客房住宿及外部訂房住宿兩種。（一）公司內(nèi)客房住宿1、根據(jù)接待級(jí)別安排相應(yīng)客房：一級(jí)接待總統(tǒng)套房；二級(jí)接待豪華套房及標(biāo)準(zhǔn)套房;三級(jí)接待標(biāo)間；具體可根據(jù)實(shí)際情況，在請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后適當(dāng)調(diào)整。2、住宿由商務(wù)接待專員依據(jù)審批后的商務(wù)接待申請(qǐng)表安排。（二）外部訂房住宿1、公司現(xiàn)有客房客滿無(wú)法入住時(shí)，可安排外部訂房住宿，由商務(wù)接待專員根據(jù)商務(wù)接待申請(qǐng)表級(jí)別預(yù)定相應(yīng)星級(jí)酒店，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核批示。2、住宿由商務(wù)接待專員依據(jù)審批后的商務(wù)接待申請(qǐng)表安排。七、接待用車管理接待時(shí)需用車要在商務(wù)接待申請(qǐng)表填寫清楚用車數(shù)量、用車時(shí)

3、間、用車地點(diǎn)及要求，批示后由商務(wù)接待專員負(fù)責(zé)聯(lián)系安排。八、接待方式1、業(yè)務(wù)接待：由營(yíng)銷運(yùn)營(yíng)中心主辦人員陪同，根據(jù)業(yè)務(wù)需求選擇公司內(nèi)部訂餐或外出訂餐，就餐時(shí)須有營(yíng)銷運(yùn)營(yíng)中心經(jīng)辦人或指派專員陪同；如有需求，可安排到本地主要景點(diǎn)游玩。2、貴賓接待：由公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人迎接，公司領(lǐng)導(dǎo)或指派專員陪同接待，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求以茶點(diǎn)、煙、果盤等方式招待，如須就餐根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示可安排于公司或外出就餐；如有需求，可安排來(lái)賓到本地主要景點(diǎn)游玩。九、商務(wù)接待工作流程（一）商務(wù)接待審批流程1、業(yè)務(wù)接待流程：申請(qǐng)部門至少提前一周填寫商務(wù)接待申請(qǐng)表（包含住宿、就餐、體檢、景點(diǎn)參觀，詳見附件1）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字-交人力行政部

4、審核-院長(zhǎng)批準(zhǔn)完畢后，將申請(qǐng)表原件報(bào)商務(wù)接待專員，由商務(wù)接待專員按申請(qǐng)表審批時(shí)間統(tǒng)一安排接待先后次序,無(wú)特殊原因不接急單。（申請(qǐng)部門應(yīng)在商務(wù)接待申請(qǐng)表內(nèi)明確填寫各項(xiàng)內(nèi)容）2、貴賓接待流程：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)提前三天告知商務(wù)接待專員，由商務(wù)接待專員填寫商務(wù)接待申請(qǐng)表交人力行政部審核-院長(zhǎng)批準(zhǔn)完畢后，由商務(wù)接待專員統(tǒng)一安排接待。3.由于緊急原因來(lái)不及提前填寫商務(wù)接待審批表的，應(yīng)事先電話征詢?cè)洪L(zhǎng)同意，由院長(zhǎng)口頭授意，接待工作結(jié)束后應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)。（二）商務(wù)接待工作流程1、商務(wù)接待專員在接到商務(wù)接待申請(qǐng)表后根據(jù)表中明確的相關(guān)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行通知需配合部門/人員。2、申請(qǐng)接待部門在接待過(guò)程中需指派專

5、人與商務(wù)接待專員對(duì)接相關(guān)接待明細(xì)及要求。3、商務(wù)接待專員根據(jù)申請(qǐng)表及申請(qǐng)部門要求落實(shí)安排好餐飲、住宿、體檢、參觀各項(xiàng)事宜并及時(shí)反饋申請(qǐng)部門各項(xiàng)接待工作準(zhǔn)備情況，以保障各項(xiàng)接待工作的有序銜接。4、商務(wù)接待專員應(yīng)及時(shí)記錄接待來(lái)賓信息，并匯總存檔，以備后期查用。十、商務(wù)接待要求（一）接待貴賓時(shí)，應(yīng)根據(jù)貴賓的特點(diǎn)、愛好、興趣來(lái)設(shè)計(jì)接待活動(dòng)。.（二）接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不允許有任何越格行為發(fā)生。（三）商務(wù)接待人員在接待進(jìn)行時(shí)，須密切注視接待動(dòng)態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進(jìn)行。（四）接待過(guò)程中遇有來(lái)賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。（六）接待環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)1、物品擺放整齊，表面無(wú)灰塵。2、地面干凈無(wú)臟物，空氣流通清新。3、室溫適度，燈光合適。4、備品齊全。（七）接待禮儀要求1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語(yǔ)：語(yǔ)氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠(chéng)懇熱情，不卑不亢。5、迎接客戶時(shí)：要注意把握迎候時(shí)間，提前等候于公司門口或車站機(jī)場(chǎng)，接待人員引見介紹主賓時(shí)，要注意順序。6、接受名片時(shí)：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、走廊引領(lǐng)時(shí)：通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說(shuō)“這邊請(qǐng)”。