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文檔簡介

1、TurboCIS合同信息管理系統(tǒng)用戶操作手冊適用于標準版與工程版版本 3.0.0萍鄉(xiāng)取道網(wǎng)絡科技有限公司Pingxiang Qudao network science and technology Co., Ltd版權(quán)說明 本手冊由萍鄉(xiāng)取道網(wǎng)絡科技有限公司(取道公司)出版,版權(quán)屬取道公司所有。未經(jīng)出版者正式書面許可,不得以任何方式復制本文檔的部分或全部內(nèi)容。目 錄TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc343594528 1、產(chǎn)品綜述 PAGEREF _Toc343594528 h 6 HYPERLINK l _Toc343594529 2、功能介紹 PAGEREF _

2、Toc343594529 h 7 HYPERLINK l _Toc343594530 2.1、用戶登錄 PAGEREF _Toc343594530 h 7 HYPERLINK l _Toc343594531 2.2、系統(tǒng)設置 PAGEREF _Toc343594531 h 9 HYPERLINK l _Toc343594532 2.2.1 用戶權(quán)限 PAGEREF _Toc343594532 h 9 HYPERLINK l _Toc343594533 2.2.2 參數(shù)設置 PAGEREF _Toc343594533 h 10 HYPERLINK l _Toc343594534 2.2.3 部門

3、分類 PAGEREF _Toc343594534 h 11 HYPERLINK l _Toc343594535 2.2.4 合同分類 PAGEREF _Toc343594535 h 12 HYPERLINK l _Toc343594536 2.2.5 客商分類 PAGEREF _Toc343594536 h 13 HYPERLINK l _Toc343594537 2.2.6 項目分類 PAGEREF _Toc343594537 h 14 HYPERLINK l _Toc343594538 2.2.7 貨品分類 PAGEREF _Toc343594538 h 15 HYPERLINK l _T

4、oc343594539 2.3 客商管理 PAGEREF _Toc343594539 h 16 HYPERLINK l _Toc343594540 2.3.1、新增客商 PAGEREF _Toc343594540 h 17 HYPERLINK l _Toc343594541 2.3.2、刪除、修改、復制與打印客商信息 PAGEREF _Toc343594541 h 18 HYPERLINK l _Toc343594542 2.3.3、導出導入客商信息 PAGEREF _Toc343594542 h 18 HYPERLINK l _Toc343594543 2.3.4、客商關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù) PAGERE

5、F _Toc343594543 h 18 HYPERLINK l _Toc343594544 2.3.4、客商聯(lián)系信息 PAGEREF _Toc343594544 h 19 HYPERLINK l _Toc343594545 2.3.5、客商文檔 PAGEREF _Toc343594545 h 19 HYPERLINK l _Toc343594546 2.3.6、客商分組顯示 PAGEREF _Toc343594546 h 20 HYPERLINK l _Toc343594547 2.4 項目管理 PAGEREF _Toc343594547 h 21 HYPERLINK l _Toc34359

6、4548 2.4.1、新增項目 PAGEREF _Toc343594548 h 21 HYPERLINK l _Toc343594549 2.4.2、刪除、修改、復制與打印客商信息 PAGEREF _Toc343594549 h 22 HYPERLINK l _Toc343594550 2.4.3、導出導入項目信息 PAGEREF _Toc343594550 h 23 HYPERLINK l _Toc343594551 2.4.4、項目關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù) PAGEREF _Toc343594551 h 23 HYPERLINK l _Toc343594552 2.4.5、項目文檔 PAGEREF _To

7、c343594552 h 23 HYPERLINK l _Toc343594553 2.4.6、項目分組顯示 PAGEREF _Toc343594553 h 24 HYPERLINK l _Toc343594554 2.5 貨品管理 PAGEREF _Toc343594554 h 24 HYPERLINK l _Toc343594555 2.5.1、新增貨品 PAGEREF _Toc343594555 h 24 HYPERLINK l _Toc343594556 2.4.2、刪除、修改、復制與打印貨品信息 PAGEREF _Toc343594556 h 25 HYPERLINK l _Toc3

8、43594557 2.4.3、導出導入貨品信息 PAGEREF _Toc343594557 h 25 HYPERLINK l _Toc343594558 2.5.4、貨品關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù) PAGEREF _Toc343594558 h 26 HYPERLINK l _Toc343594559 2.5.5、貨品文檔 PAGEREF _Toc343594559 h 26 HYPERLINK l _Toc343594560 2.5.6、貨品分組顯示 PAGEREF _Toc343594560 h 26 HYPERLINK l _Toc343594561 2.6 合同管理 PAGEREF _Toc343594

9、561 h 26 HYPERLINK l _Toc343594562 2.6.1、新增合同 PAGEREF _Toc343594562 h 27 HYPERLINK l _Toc343594563 2.6.2、刪除、修改、復制與打印合同信息 PAGEREF _Toc343594563 h 28 HYPERLINK l _Toc343594564 2.6.3、導出導入合同信息 PAGEREF _Toc343594564 h 30 HYPERLINK l _Toc343594565 2.6.4、合同的審批與歸檔 PAGEREF _Toc343594565 h 31 HYPERLINK l _Toc

10、343594566 2.6.5、合同收付款項 PAGEREF _Toc343594566 h 31 HYPERLINK l _Toc343594567 2.6.6、合同執(zhí)行情況 PAGEREF _Toc343594567 h 32 HYPERLINK l _Toc343594568 2.6.7、合同提醒 PAGEREF _Toc343594568 h 32 HYPERLINK l _Toc343594569 2.6.8、合同變更 PAGEREF _Toc343594569 h 32 HYPERLINK l _Toc343594570 2.6.9、合同文檔 PAGEREF _Toc3435945

11、70 h 33 HYPERLINK l _Toc343594571 2.6.11、合同貨品 PAGEREF _Toc343594571 h 33 HYPERLINK l _Toc343594572 2.6.12、發(fā)貨記錄 PAGEREF _Toc343594572 h 33 HYPERLINK l _Toc343594573 2.6.13、合同的分組查看 PAGEREF _Toc343594573 h 33 HYPERLINK l _Toc343594574 2.6.14、合同定制字段信息名稱設置 PAGEREF _Toc343594574 h 34 HYPERLINK l _Toc34359

12、4575 2.7 文檔管理 PAGEREF _Toc343594575 h 35 HYPERLINK l _Toc343594576 2.7.1、關(guān)聯(lián)文檔查看 PAGEREF _Toc343594576 h 35 HYPERLINK l _Toc343594577 2.7.2、模板文檔管理 PAGEREF _Toc343594577 h 35 HYPERLINK l _Toc343594578 2.7.3、重要文檔管理 PAGEREF _Toc343594578 h 36 HYPERLINK l _Toc343594579 2.7.4、文檔分類管理 PAGEREF _Toc343594579

13、h 36 HYPERLINK l _Toc343594580 2.8 統(tǒng)計分析 PAGEREF _Toc343594580 h 38 HYPERLINK l _Toc343594581 3、我的桌面、萬年歷 PAGEREF _Toc343594581 h 39 HYPERLINK l _Toc343594582 4、公司信息設置、數(shù)據(jù)壓縮備份與還原 PAGEREF _Toc343594582 h 40 HYPERLINK l _Toc343594583 5、系統(tǒng)注冊 PAGEREF _Toc343594583 h 401、產(chǎn)品綜述 在大、中、小企業(yè)業(yè)務管理是合同管理的核心需求,合同管理軟件必須

14、解決實際業(yè)務管理中的問題,專注于大、中、小企業(yè)合同管理的動態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡化,為大、中、小企業(yè)提供一條龍合理的流程和業(yè)務約束以及全方位的合同管理功能,包括合同起草、合同審批、文本管理、履約監(jiān)督、結(jié)算安排、智能提醒合同收付款、項目管理、貨品管理、合同結(jié)款情況統(tǒng)計分析、報表輸出和決策支持等。具體功能:合同起草:提供合同示范模板庫,起草人選擇對應的合同模板,填寫相應的合同要素。 合同審批:根據(jù)企業(yè)的業(yè)務流程設定允許審批的用戶,合同審批后相關(guān)要素將不允許修改。 合同文件:管理所有與合同有關(guān)的文件,包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容,將任意格式的電子版文檔可以直接導入系統(tǒng)中,有效避免由于用戶電腦中毒、

15、誤刪等操作造成文件丟失的現(xiàn)象。 結(jié)算管理:解決企業(yè)的資金管理,為合同細化了何時應該結(jié)算賬款,無論是對收款還是付款均有重要意義,可以及時安排資金調(diào)度及收回款項,既保證按時守信,又合理充分利用資金,降低執(zhí)行風險。 執(zhí)行進度:明確記錄合同進度,方便領(lǐng)導隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況,到底完成到何種程度,方便領(lǐng)導調(diào)整進度,安排下一步的工作。 貨品管理:采用合同貨品清單管理對應標的物型號、規(guī)格等明細,為公司市場策略、財務規(guī)劃、招投標管理等提供依據(jù)。 合同變更:記錄合同變更前與變更后的值,從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性,關(guān)聯(lián)結(jié)果,有據(jù)可查,權(quán)責明晰。 預警系統(tǒng):系統(tǒng)自動掃描并對所有快到期的結(jié)款、收貨、付

16、款等關(guān)鍵節(jié)點或事項進行預警,幫助用戶提前做好財務規(guī)劃和分析決策。 報表:從不同角度對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析,輔助經(jīng)營決策,多樣化的統(tǒng)計方式,自定義統(tǒng)計條件。特點:具有高度的靈活性,符合人的習慣處理方式,具備易用、適用、好用的特點. 2、功能介紹2.1、用戶登錄啟動TurboCIS合同信息管理系統(tǒng),如圖:首次啟動后請進行網(wǎng)絡設置(僅網(wǎng)絡版),彈出如下窗口:在文本框內(nèi)輸入TurboCIS的服務器地址、登陸名、連接密碼以及數(shù)據(jù)庫名,單擊“測試連接”按鈕,連接成功后單擊“保存配置”按鈕。重新啟動軟件,輸入用戶名與密碼,默認用戶名為“admin”,密碼為“admin888”,單擊”確定“即可登錄。登錄成功

17、后彈出如下窗體:首次登錄會彈出”設置公司信息”窗口,正確設置公司信息,以后登錄即不會再顯示。2.2、系統(tǒng)設置單擊導航欄“系統(tǒng)設置”,彈出系統(tǒng)設置項目,包括用戶權(quán)限、參數(shù)設置、部門分類、合同分類、客商分類、項目分類、貨品分類和權(quán)限管理。2.2.1 用戶權(quán)限單擊“用戶權(quán)限”彈出以下窗體:單擊” ”按鈕,即可新增用戶,輸入帳號、密碼和密碼確認,勾選需要配置的權(quán)限功能;指定用戶可以管理的合同、客商和項目的范圍,單擊保存即可。2.2.2 參數(shù)設置單擊“參數(shù)設置”,彈出如下窗口:點擊要修改的參數(shù),在右邊即可修改,修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕,在右邊填寫好參數(shù)名稱、上級參數(shù)、描述,單擊“保存”即可

18、完成參數(shù)的新增。2.2.3 部門分類單擊“部門分類”,彈出如下窗口:(部門分類是指合同、項目、客商所隸屬的部門分類。)點擊要修改的部門分類,在右邊即可修改,修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕,在右邊填寫好部門名稱、上級部門、描述,單擊“保存”即可完成部門的新增。2.2.4 合同分類單擊“合同分類”,彈出如下窗口:點擊要修改的合同分類,在右邊即可修改,修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕,在右邊填寫好分類名稱、上級分類、描述,單擊“保存”即可完成部門的新增。2.2.5 客商分類單擊“客商分類”,彈出如下窗口:點擊要修改的客商分類,在右邊即可修改,修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕,在右

19、邊填寫好分類名稱、上級分類、描述,單擊“保存”即可完成客商分類的新增。2.2.6 項目分類單擊“項目分類”,彈出如下窗口:點擊要修改的項目分類,在右邊即可修改,修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕,在右邊填寫好分類名稱、上級分類、描述,單擊“保存”即可完成項目分類的新增。2.2.7 貨品分類單擊“貨品分類”,彈出如下窗口:點擊要修改的貨品分類,在右邊即可修改,修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕,在右邊填寫好分類名稱、上級分類、描述,單擊“保存”即可完成貨品分類的新增。2.3 客商管理單擊“”即可列出客商分類,點擊相應的分類,就會列出分類下面的客商信息,如圖:2.3.1、新增客商點擊“”按

20、鈕,彈出如下窗體:填寫好相應的信息,單擊確定按鈕,即可保存,如果對某一客商不想在默認列表中顯示,可以修改客商信息,勾選停止使用復選框,即可。2.3.2、刪除、修改、復制與打印客商信息選中需要操作的客商信息,單擊刪除即可,如何該客商信息被合同信息引用的話,則不能被刪除。選中需要操作的客商信息,單擊修改即可。選中需要復制的客商信息,單擊復制即可。單擊打印按鈕,即可打印客商的列表信息。2.3.3、導出導入客商信息單擊導出按鈕,即可將客商信息導出至EXCEL軟件中。單擊導入按鈕,彈出如下窗口:用戶可以單擊窗體的打開按鈕,通過打開的模板樣例格式制作EXCEL客商導入源文件,實現(xiàn)客商數(shù)據(jù)的批量導入。2.3

21、.4、客商關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)單擊客商信息,可以查看與該客商所簽訂的合同信息、所涉入的項目信息、銷售或采購的相關(guān)貨品信息。2.3.4、客商聯(lián)系信息記錄與該客商的聯(lián)系信息,并對一些比較重要,或需要設置成備忘的信息進行設置,以進行到期提醒,如圖:支持對客商聯(lián)系信息的修改、刪除、導出和打印。2.3.5、客商文檔支持將客商的名片、產(chǎn)品資料、公司介紹等信息直接保存至系統(tǒng),支持直接從掃描儀或攝像頭直接導入數(shù)據(jù)。如圖:2.3.6、客商分組顯示將列標題托動至黑色區(qū)域,即可實現(xiàn)對信息列表的分組顯示。2.4 項目管理單擊“”即可列出項目分類,點擊相應的分類,就會列出分類下面的項目信息,如圖:2.4.1、新增項目點擊“”按鈕,

22、彈出如下窗體:填寫好相應的信息,單擊確定按鈕,即可保存,如果對某一項目信息不想在默認列表中顯示,可以修改項目信息,勾選項目停用復選框,即可。2.4.2、刪除、修改、復制與打印客商信息選中需要操作的項目信息,單擊刪除即可,如何該項目信息被合同信息引用的話,則不能被刪除。選中需要操作的項目信息,單擊修改即可。選中需要復制的項目信息,單擊復制即可。單擊打印按鈕,即可打印項目的列表信息。2.4.3、導出導入項目信息單擊導出按鈕,即可將項目信息導出至EXCEL軟件中。單擊導入按鈕,彈出如下窗口:用戶可以單擊窗體的打開按鈕,通過打開的模板樣例格式制作EXCEL項目導入源文件,實現(xiàn)項目數(shù)據(jù)的批量導入。2.4

23、.4、項目關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)單擊項目信息,可以查看與該項目相關(guān)聯(lián)的合同信息、相關(guān)聯(lián)的客商信息、銷售或采購的相關(guān)貨品信息。2.4.5、項目文檔支持將項目的資料、圖片等信息直接保存至系統(tǒng),支持直接從掃描儀或攝像頭直接導入數(shù)據(jù)。2.4.6、項目分組顯示將列標題托動至黑色區(qū)域,即可實現(xiàn)對信息列表的分組顯示。2.5 貨品管理單擊“”即可列出貨品分類,點擊相應的分類,就會列出分類下面的貨品信息,如圖:2.5.1、新增貨品點擊“”按鈕,彈出如下窗體:填寫好相應的信息,單擊確定按鈕,即可保存,如果對某一貨品信息不想在默認列表中顯示,可以修改項目信息,勾選停止使用復選框,即可。2.4.2、刪除、修改、復制與打印貨品信息選

24、中需要操作的貨品信息,單擊刪除即可,如何該貨品信息被合同信息引用的話,則不能被刪除。選中需要操作的貨品信息,單擊修改即可。選中需要復制的貨品信息,單擊復制即可。單擊打印按鈕,即可打印貨品的列表信息。2.4.3、導出導入貨品信息單擊導出按鈕,即可將貨品信息導出至EXCEL軟件中。單擊導入按鈕,彈出如下窗口:用戶可以單擊窗體的打開按鈕,通過打開的模板樣例格式制作EXCEL貨品導入源文件,實現(xiàn)貨品數(shù)據(jù)的批量導入。2.5.4、貨品關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)單擊貨品信息,可以查看與該貨品相關(guān)聯(lián)的合同信息、相關(guān)聯(lián)的客商信息和項目信息。2.5.5、貨品文檔支持將貨品的資料、圖片等信息直接保存至系統(tǒng),支持直接從掃描儀或攝像頭直

25、接導入數(shù)據(jù)。2.5.6、貨品分組顯示將列標題托動至黑色區(qū)域,即可實現(xiàn)對信息列表的分組顯示。2.6 合同管理單擊“”即可列出合同分類,點擊相應的分類,就會列出分類下面的合同信息,如圖:2.6.1、新增合同點擊“”按鈕,彈出如下窗體:填寫好相應的信息,單擊確定按鈕,即可保存。2.6.2、刪除、修改、復制與打印合同信息選中需要操作的合同信息,單擊刪除即可。選中需要操作的合同信息,單擊修改即可。選中需要復制的合同信息,單擊復制即可。單擊打印按鈕,即可打印合同的列表信息。合同模板套打選中希望合同套打的合同信息,單擊打印下拉菜單“合同模板套打”,彈出如下對話框:選中合同模板,單擊打印預覽或直接打印按鈕即可

26、實現(xiàn),實現(xiàn)效果部份截圖如下:設置合同模板標簽,目前所支持的標簽如下:標簽設置只需要在合同模板中,指定標簽,即可顯示對應的值。設置規(guī)則為在標簽左右加上“#”號即可,如#合同編號#,即要打印后會顯示合同的編號信息。合同信息標簽:合同編號,合同類別,合同名稱,業(yè)務員,幣種,合同金額,簽定日期,開始日期,結(jié)束日期,隸屬部門,甲方名稱,乙方名稱,甲方負責人,乙方負責人,合同狀態(tài),收付類型,合同主要內(nèi)容,合同異常描述,合同備注信息,字符一,字符二,字符三,字符四,字符五,數(shù)值一,數(shù)值二,數(shù)值三,日期一,日期二,日期三,添加時間,添加人項目信息標簽:項目所屬部門,項目編號,項目名稱,負責人,工程名稱,工程位

27、置,工程投資,聯(lián)系電話,項目起始日期,項目截止日期,項目備注合同貨品標簽:合同貨品2.6.3、導出導入合同信息單擊導出按鈕,即可將合同信息導出至EXCEL軟件中。單擊導入按鈕,彈出如下窗口:用戶可以單擊窗體的打開按鈕,通過打開的模板樣例格式制作EXCEL合同導入源文件,實現(xiàn)合同數(shù)據(jù)的批量導入。2.6.4、合同的審批與歸檔擁有合同審批權(quán)限的用戶可以審批合同,審批后字體以藍色區(qū)別;對一些已經(jīng)完成的合同可以采取歸檔方式,以不在默認列表中展現(xiàn),如果要顯示的話可以在高級查找中設置。2.6.5、合同收付款項合同收付款項,記錄對合同的結(jié)算計劃、實際結(jié)算與開票金額的情況。單擊新增按鈕,彈出如下窗口:可以先對合同的應付款或應收款的日期及金額進行設置,等日期到達時,在“我的桌面”中會有提醒,當實際結(jié)算時,只需修改該合同收付款記錄,記錄實際的收付金額,以及開票金額,如果實付或?qū)嵤战痤~小于應付或應收金額,可以另新增一收付記錄,將多余的部份生成新的結(jié)算計劃。2.6.6、合同執(zhí)行情況記錄合同各階段的執(zhí)行情況。2.6.7、合同提醒可以對合同事務進行提醒設置,。2.6.8、合同變更當修改合同信息時,通過勾選后,合同的變更信息都將進行記錄。2.6.9、合同文檔支持將合同的資料、圖片等信息直接保存至系統(tǒng),支持直接從掃描儀或攝像頭直接導入數(shù)據(jù)。2.

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