會計檔案案卷格式介紹

1、會計檔案案卷格格式（征求意見稿）1 范圍 本標準準規(guī)定了會計計檔案卷盒及及其有關表格格的項目設置置、規(guī)格、質(zhì)質(zhì)量要求。 本標準準適用于各級級各類機關、團團體、企業(yè)事事業(yè)單位和其其他組織。2 規(guī)范性引用用文件下列文件中的條條款通過本標標準的引用而成為為本標準的條條款。凡是注日期期的引用文件件，其隨后所所有的修改單單（不包括勘勘誤的內(nèi)容）或或修訂版均不不適用于本標標準，然而，鼓鼓勵根據(jù)本標標準達成協(xié)議議的各方研究究是否可使用用這些文件的的最新版本。凡凡是不注日期期的引用文件件，其最新版版本適用于本本標準。GB/T 97705-888 文書檔檔案案卷格式式財會字1999832號號 會計檔案案管理辦法

2、3會計憑證封面面格式3.1會計憑證證封面外形尺尺寸 封面尺尺寸規(guī)格采用用245mm130mm（長寬）或245mm150mm（長寬）。 封底尺尺寸同封面尺尺寸。3.2 會計計憑證封面項項目 封面項項目包括單位位名稱、會計計憑證名稱、時時間、冊數(shù)、冊冊次、記帳憑憑證起止號、記記帳憑證數(shù)、附附件數(shù)、會計計憑證總數(shù)、會會計主管、裝裝訂人、裝訂訂時間、備注注。各項目具具體位置、尺尺寸見附錄A 圖A1（a）、圖圖A1（b）。3.3 封面面項目的填寫寫方法3.3.1 單位名稱：填寫形成會會計檔案的單單位名稱，必必須用全稱或或通用簡稱。如如“中國共產(chǎn)黨黨中央委員會會”簡稱為“中共中央”；“中華人民共共和國衛(wèi)生

3、部部”簡稱為“衛(wèi)生部”；“云南省人民民政府財政廳廳”簡稱為“云南省財政政廳”。不得簡稱稱“本部”、“本委”、“本省財政廳廳”等。3.3.2 會計憑證名名稱：填寫能能夠反映會計計憑證用途或或內(nèi)容的名稱稱，如：“收款會計憑憑證”、“付款會計憑憑證”、“轉(zhuǎn)帳會計憑憑證”或“基建會計憑憑證”、“工會會計憑憑證”、“預算外會計計憑證”等。3.3.3 時間：填寫寫本冊會計憑憑證的起止年年月日。3.3.4 冊數(shù)：填寫寫會計憑證的的冊數(shù)。3.3.5 冊次：填寫寫本冊會計憑憑證的序號。3.3.6 記帳憑證起起止號：填寫寫本冊記帳憑憑證起號和止止號。3.3.7 記帳憑證數(shù)數(shù)：填寫記帳帳憑證的張數(shù)數(shù)。3.3.8 附

4、件數(shù)：填填寫本冊會計計憑證的附件件張數(shù)。3.3.9 會計憑證總總數(shù)：填寫本本冊所有憑證證的合計張數(shù)數(shù)。3.3.10 會計主管管：填寫單位位內(nèi)部具體負負責會計工作作的中層領導導人員。3.3.11 裝訂人：填寫負責該該本會計憑證證裝訂的人員員。3.3.12 裝訂時間間：填寫該本本會計憑證裝裝訂結束的時時間。3.3.13 備注：填填寫該本憑證證需要說明的的事項。3.4 制成成材料質(zhì)量記帳憑證封面和和封底宜采用用126克以以上牛皮紙制制作。4會計憑證盒格格式4.1會計憑證證盒外形尺寸寸會計憑證盒的外外形尺寸采用用275mmm155mm（長寬），盒脊脊厚度可根據(jù)據(jù)需要設置330mm、40mm、60mm等

5、。見附錄錄A 圖A22（a）4.2 會計計憑證盒項目目及填寫方法法4.2.1 會計憑證盒盒正面項目 會計憑憑證盒正面項項目包括單位位名稱、憑證證名稱、時間間、冊數(shù)、冊冊次、記帳憑憑證起止號、附附件數(shù)、會計計憑證總數(shù)、起起止時間、歸歸檔時間、立立卷人、保管管期限、全宗宗號、目錄號號、案卷號。各各項具體位置置、尺寸見見附錄A 圖圖A2（b）。4.2.2 正面項目的的填寫方法4.2.2.11 單位名名稱、憑證名名稱、時間、冊冊數(shù)、冊次、記記帳憑證起止止號、附件數(shù)數(shù)、會計憑證證總數(shù)、起止止時間根據(jù)記記帳憑證封面面的有關項目目對應填寫，填填寫方法與記記帳憑證封面面一致。4.2.2.22 歸檔時時間：填寫

6、單單位內(nèi)財務部部門向檔案部部門移交會計計檔案的年月月日。4.2.2.33 立卷人人：填寫整理理本盒會計憑憑證的人員姓姓名。4.2.2.44 保管期期限：根據(jù)財財政部和國家家檔案局19998年頒布布的會計檔檔案保管期限限表確定填填寫該案卷的的保管期限。4.2.2.55 全宗號號：填寫檔案案館給立檔單單位編制的代代號。企業(yè)可可填寫表達單單位的漢語拼拼音代字。4.2.2.66 目錄號號：填寫全宗宗內(nèi)案卷所屬屬目錄的編號號，在同一個個全宗內(nèi)不允允許出現(xiàn)重復復的案卷目錄錄號，企業(yè)或或參照工業(yè)業(yè)企業(yè)檔案分分類試行規(guī)則則編制分類類方案的單位位，可填寫類類別特征代碼碼。4.2.2.77案卷號：目目錄內(nèi)案卷的的

7、順序編號，在在同一個案卷卷目錄（或分分類體系的最最低一級類目目）內(nèi)不允許許出現(xiàn)重復的的案卷號。4.2.3 會計憑證盒盒盒脊項目及及填寫方法 會計憑憑證盒盒脊項項目包括全宗宗號、目錄號號、案卷號、年年度、月份、冊冊數(shù)、冊次、保保管期限，其其排列格式尺尺寸見附錄錄A圖A2（cc）。盒脊項目與正面面有關項目對對應填寫。4.3 制成成材料質(zhì)量 會計憑憑證盒宜采用用340克以上上箱板紙制作作。5會計檔案盒格格式5.1 會計計檔案盒外形形尺寸會計檔案盒的外外形尺寸采用用310mmm220mm或3100mm2600mm（長寬），盒脊脊厚度可根據(jù)據(jù)需要設置220mm、30mm、40mm等。見附錄錄A 圖A33

8、（a）5.2 會計計檔案盒項目目及填寫方法法5.2.1 會計檔案盒盒正面項目會計檔案盒正面面項目包括全全宗名稱、案案卷題名、時時間、卷數(shù)、張張數(shù)、保管期期限、全宗號號、目錄號、案案卷號、盒號號。各項目具具體位置、尺尺寸見附錄錄A圖A3（b）、圖A33（c）。5.2.2 正面項目的的填寫方法5.2.2.11 全宗名名稱：全宗名名稱相當于立立檔單位的名名稱，填寫時時和會計憑證證盒正面上的的“單位名稱”要求一致。5.2.2.22案卷題名：由整理會計計憑證的人員員自擬。案卷卷題名應準確確概括本盒會會計檔案的形形成單 位、時間、內(nèi)容容、類別，如如：“曲靖市財政政局二00二二年度（或上上半年、下半半年、季

9、度）財財務報告”、“曲靖市財政政局二00二二年基金管理理總帳”、“曲靖市鄉(xiāng)鎮(zhèn)鎮(zhèn)企業(yè)局二000二年行政政（或事業(yè)、或或工會）現(xiàn)金日記帳”。文文字力求簡煉煉、明確。5.2.2.33 時間：填寫形成本本盒會計檔案案的起止年月月日。5.2.2.44 卷數(shù)、張張數(shù)：填寫本本盒內(nèi)會計檔檔案的卷數(shù)和和張數(shù)。5.2.2.55 保管期期限：按照會會計檔案保管管期限表填填寫該盒會計計檔案的保管管期限。5.2.2.66 全宗號號、目錄號：填寫方法與與會計憑證盒盒上的“全宗號”、“目錄號”的要求相同同。5.2.2.77 案卷號號：填寫本盒盒內(nèi)會計檔案案的案卷號或或案卷起止號號，在案卷起起號和止號之之間用“一”隔開。5

10、.2.2.88 盒號：盒號是同一一全宗、同一一目錄內(nèi)按照照案卷順序號號裝盒的編號號。5.2.3 會計檔案盒盒盒脊項目的的填寫方法會計檔案盒盒脊脊項目包括年年度、全宗號號、目錄號、案案卷號、盒號號、保管期限限。其排列格格式尺寸見見附錄A 圖AA3（d）。年度填寫本盒會會計檔案所屬屬年度，其他他項目與正面面相應項目填填寫一致。5.3 制成成材料質(zhì)量會計檔案盒宜采采用700克克以上無酸紙紙制作。6 帳簿啟用及及接交表格式式6.1 帳簿簿啟用及接交交表用紙尺寸寸及質(zhì)量要求求6.1.1 用紙尺寸帳簿啟用及接交交表用紙幅面面尺寸采用國國際標準A44型（長寬為2977mm210mm）。非國國際標準紙帳帳薄可

11、根據(jù)實實際需要另外外確定用紙尺尺寸。6.1.2 質(zhì)量要求帳簿啟用及接交交表宜采用770克以上白白色書寫紙制制作。6.2 帳簿簿啟用及接交交表項目和填填寫方法6.2.1 帳簿啟用及及接交表正面面項目和填寫寫方法6.2.1.11 正面項項目帳簿啟用及接交交表正面項目目包括單位名名稱、帳簿名名稱及編號、帳帳簿頁數(shù)、帳帳簿起止日期期、經(jīng)管人員員、接交記錄錄、備注、檔檔號、貼印花花稅。各項目目具體位置、尺尺寸見附錄錄A 圖A44（a）。6.2.1.22 正面項項目的填寫方方法6.2.1.22.1單位名名稱：填寫形形成會計檔案案的單位名稱稱，并加蓋公公章，填寫要要求與記帳憑憑證封面上的的“單位名稱”相同。

12、6.2.1.22.2 帳簿簿名稱及編號號：填寫該帳帳簿所屬的類類別及其排列列順序號。6.2.1.22.3 帳簿簿頁數(shù)：填寫寫該帳簿中有有內(nèi)容記載的的帳簿頁數(shù)（空空白帳頁除外外）。6.2.1.22.4 帳簿簿起止時期：填寫該帳簿簿啟用和終止止的年月日。6.2.1.22.5 經(jīng)經(jīng)管人員：填填寫單位內(nèi)管管理財務的負負責人姓名、會會計姓名、復復核姓名、出出納姓名。6.2.1.22.6 接接交記錄：該該帳簿在使用用過程中人員員發(fā)生變化時時，由接管和和交出雙方分分別簽名，并并填寫接交日日期，同時，經(jīng)經(jīng)管人員要填填寫職別并簽簽名。6.2.1.22.7 備注注：填寫該帳帳簿中需要特特別說明的情情況。6.2.1

13、.22.8 印花花稅：在印有有“貼印花稅”的空格處貼貼上印花稅票票。6.2.1.22.9 檔號號：按照本單單位檔案分類類編號方案的的要求填寫該該帳簿的編號號。6.2.2 帳簿啟用及及接交表背面面項目和填寫寫方法6.2.2.11 背面項項目 帳簿啟啟用及接交表表背面項目包包括科目名稱稱、頁次。各各項目具體位位置尺寸見見附錄A A4（b）。非國國際標準紙帳帳薄可根據(jù)實實際需要另外外確定用紙尺尺寸。6.2.2.22 背面項項目的填寫方方法6.2.2.22.1 科目目名稱：根據(jù)據(jù)該帳簿設置置的科目名稱稱依次填寫。6.2.2.22.2 頁頁次：在編寫寫該帳簿頁碼碼總流水順序序號的基礎上上，分別填寫寫各個

14、科目在在該帳簿中的的頁碼位置。7會計檔案目錄錄格式7.1 會計計檔案目錄用用紙尺寸及質(zhì)質(zhì)量要求會計檔案目錄的的用紙尺寸采采用國際標準準A4型（長長寬為2977mm210mmm），紙張質(zhì)質(zhì)量宜采用770克以上白白色書寫紙制制作。7.2 會計計檔案目錄項項目會計檔案目錄項項目包括案卷卷號、類別、題題名、起止時時間、保管期期限、卷內(nèi)張張數(shù)、備注。各各項目具體位位置、尺寸（見見附錄A 圖圖A5）。7.3 項目目的填寫方法法7.3.1 案卷號：根根據(jù)整理會計計檔案時會計計憑證盒或會會計檔案盒上上的對應項目目填寫。7.3.2 類別：填寫寫該卷會計檔檔案所屬的類類別，如：“會計憑證類類”、“會計帳簿類類”、

15、“財務報告類類”等。7.3.3 題名：題名名即案卷題名名，填寫要求求與會計檔案案盒上的“案卷題名”相同。7.3.4 起止時間：填寫該卷檔檔案啟用和終終止的年月。7.3.5 保管期限：根據(jù)整理會會計檔案時確確定的會計憑憑證盒或會計計檔案盒上的的保管期限填填寫。7.3.6 卷內(nèi)張數(shù)：指會計憑證證總數(shù)、帳頁頁總數(shù)或財務務報告的總張張數(shù)，根據(jù)該該卷會計檔案案的具體張數(shù)數(shù)填寫。7.3.7 備注：填寫寫記帳憑證起起止號或其他他需要說明的的事項。8卷內(nèi)目錄格式式8.1 卷內(nèi)內(nèi)目錄紙尺寸寸及質(zhì)量要求求卷內(nèi)目錄用紙尺尺寸及質(zhì)量要要求與會計檔檔案目錄相同同。8.2 卷內(nèi)內(nèi)目錄項目包包括順序號、責責任者、文號號、題

16、名、日日期、頁號、備備注、各項目目具體位置、尺尺寸（見附錄AA 圖 A66）。8.3 項目目的填寫方法法8.3.1順序序號：以卷內(nèi)內(nèi)文件材料排排列先后順序序填寫序號，亦亦即件號。8.3.2 責任者：填填寫對檔案內(nèi)內(nèi)容進行創(chuàng)造造或負有責任任的團體和個個人，即文件件材料的署名名者。8.3.3 文號：填寫寫文件制發(fā)機機關的發(fā)文字字號。8.3.4 題名：即文文件材料標題題，一般應照照實抄錄，沒沒有標題或標標題不規(guī)范的的，可自擬標標題，外加“”號。8.3.5 日期：填寫寫文件材料的的形成時間，以以8位阿拉伯伯數(shù)字標注年年月日，如220070619。8.3.6 頁號：填寫寫卷內(nèi)文件材材料所在之頁頁的編號。

17、8.3.7 備注：在需需要說明情況況的文件材料料欄內(nèi)打“*”號，并將需需說明的情況況填寫在備考考表中。9卷內(nèi)備考表格格式9.1 卷內(nèi)內(nèi)備考表用紙紙尺寸及質(zhì)量量要求卷內(nèi)備考表用紙紙尺寸及質(zhì)量量要求與會計計檔案目錄相相同。9.2 卷內(nèi)內(nèi)備考表項目目卷內(nèi)備考表項目目包括本卷情情況說明、立立卷人、檢查查人、立卷時時間、檢查時時間，各項目目具體位置、尺尺寸（見附錄錄A 圖A77）。9.3 項目目的填寫方法法9.3.1 本卷情況說說明：填寫卷卷內(nèi)文件材料料（財務報告告類和其他類類）缺損、修修改補充、移移出、銷毀等等情況。案卷卷立好后發(fā)生生或發(fā)現(xiàn)的問問題由有關的的管理人員填填寫并簽名，標標注時間。9.3.2

18、 立卷人：由由負責立卷者者簽名。9.3.3 檢查人：由由案卷質(zhì)量審審查者簽名。9.3.4 立卷時間：填寫完成立立卷工作的年年月日。9.3.5 檢查時間：填寫審查案案卷質(zhì)量的年年月日。10會計檔案移移交清單格式式10.1 會會計檔案移交交清單用紙尺尺寸及質(zhì)量要要求與會計檔案目錄錄相同。10.2 會會計檔案移交交清單項目 會計檔檔案移交清單單項目包括年年度、種類及及數(shù)量、移交交部門及移交交人、接收部部門及接收人人、監(jiān)交人、移移交時間、備備注。各項具具體位置、尺尺寸（見附錄錄A 圖A88）。10.3 項項目填寫方法法10.3.1 年度：填填寫需要移交交的會計檔案案所屬年度，用用4位阿拉伯伯數(shù)字填寫。

19、10.3.2 移交部門門及移交人：由單位內(nèi)財財務部門及其其管理人員填填寫并蓋章簽簽字。10.3.3 接收部門門及接收人：由單位內(nèi)檔檔案部門或接接收會計檔案案的有關部門門及其管理人人員填寫并蓋蓋章簽字。10.3.4 監(jiān)交人：由監(jiān)督辦理理接交檔案手手續(xù)的人員簽簽名。10.3.5 移交時間間：填寫辦理理會計檔案移移交手續(xù)的年年月日。10.3.6 備注：填填寫移交范圍圍的會計檔案案中需標明的的情況。 附錄A（規(guī)范性附錄）會計檔案用盒及及表格格式單 位 統(tǒng) 一 ：mm單 位 統(tǒng) 一 ：mm比 例 ：1：2圖A1（a） 會計憑證封面格式圖A1（a） 會計憑證封面格式一單 位 統(tǒng) 一 ：mm單 位 統(tǒng) 一 ：mm比 例 ：1：2圖A1（b） 會計憑證封面格式圖A1（b） 會計憑證封面格式二單 位 統(tǒng) 一 ：mm單 位 統(tǒng) 一 ：mm比 例 ：1：2圖A2（b） 會計檔案憑證盒正面格式圖A2（b） 會計檔案憑證盒正面格式D = 30、40、60單 位 統(tǒng) 一 ：mmD =