集團組織管控及流程文件管理作業(yè)指引

1、目的：規(guī)范公司組織管理及流程文件，包括組織手冊、授權(quán)手冊、流程文件、作業(yè)指引的管 理，保證使用文件的充分、適用和有效性，確保各級有效執(zhí)行文件。適用范圍：適用于集團及下屬事業(yè)部、城市公司。定義：管控及流程文件是指集團組織管理、授權(quán)及流程運行體系文件，包括組織手冊、授權(quán)手冊及流程文件和作業(yè)指引。組織手冊是公司組織管理包括組織結(jié)構(gòu)設(shè)置、管控模式以及對各層級職責分配的基本文 件，是公司組織結(jié)構(gòu)建設(shè)必須遵循的依據(jù)，也是公司組織結(jié)構(gòu)發(fā)展的重要保障之一。當戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、部門設(shè)置、崗位設(shè)置、權(quán)責結(jié)構(gòu)或業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化時，應(yīng)及時修訂該手冊。授權(quán)手冊是公司依據(jù)某項活動過程對組織內(nèi)各層級權(quán)限分配的重要指導性文件，

2、是組 織手冊重要支持性文件.當公司組織結(jié)構(gòu)、部門設(shè)置、崗位設(shè)置、業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化時，應(yīng) 及時修訂該手冊。流程文件為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑而形成的文件，是保證組織和授權(quán)得以實施的 重要支持文件。作業(yè)指引是組織為確保其過程有效策劃、運作和控制所需的文件。是公司有關(guān)具體活動如何操作，操作的程度和深度如何，如何進行控制的描述文件。記錄：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件，包括流程運行過程中各類表格.文件標識：指體系文件編號，并對其版本及修訂狀態(tài)進行標記的工作。職責及權(quán)限：集團下屬公司執(zhí)行集團管控及流程文件，提出文件編制和修改需求并在權(quán)限范圍內(nèi)編制和修改文件.集團各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提

3、出組織手冊、授權(quán)手冊編寫或修訂需求。編寫或修訂屬本部門職能范圍的崗位職責、流程文件、作業(yè)指引及表格。集團人力資源部負責審核各部門提出的文件編寫與修訂需求.負責編寫或修訂組織手冊、授權(quán)手冊，并報董事長、總裁批準。負責組織管理及流程文件的標識、分類及歸檔工作。負責公司組織架構(gòu)、各部門職責權(quán)限及崗位職位說明書的編制、審核及維護工作批準權(quán)限內(nèi)的崗位說明書董事長批準組織手冊。批準總裁、董事會秘書、財務(wù)總監(jiān)崗位說明書總裁批準授權(quán)手冊、流程文件.批準下屬公司總經(jīng)理、集團部門經(jīng)理、總監(jiān)、副總裁崗位職位說明書。編寫及修訂權(quán)限文件類型提出需求組織編寫/修訂審核批準備案組織手冊使用部門集團人力資源部董事長人力資源部

4、授權(quán)手冊使用部門集團人力資源部總裁人力資源部業(yè)務(wù)流程使用部門集團相關(guān)部門主管領(lǐng)導總裁人力資源部作業(yè)指引使用部門集團相關(guān)部門主管領(lǐng)導總裁人力資源部表格使用部門使用部門集團相關(guān)部門人力資源部職位說明書使用部門部門經(jīng)理人力資源部（權(quán)限外需上級 批準）人力資源部工作程序編寫或修訂程序由使用部門根據(jù)工作實際提出編寫或修訂管控及流程文件的需求（樣表見附表二），說明新編/修訂原因以及是否涉及其他文件的修改，發(fā)送集團職能對口部門。集團職能部門根據(jù)管控及流程文件運行狀況以及使用部門的確認意見，確定是否需要新編或修訂，如需要則組織修改或者編制，并按權(quán)限報送審批標識文件經(jīng)審核同意編寫或修訂文件后，由集團人力資源部負

5、責給定文件編號，確定并標識版本號。管控及流程文件編號規(guī)則為：a）組織手冊編號：CIFI-ZZSC , “CIFI ”為公司代碼，“ZZSC”為組織手冊的拼音縮寫， 公司只應(yīng)有一個組織手冊。b）授權(quán)手冊編號：CIFI-SQSC, “CIFI ”為公司代碼，“SQSC”為授權(quán)手冊的拼音縮寫，公司只應(yīng)有一個授權(quán)手冊c）其它流程文件編號由四部分組成公司彳t碼-單位類別一文件級別-職能類別-流水號。附表單位類別代碼:單位類別代碼集團JT事業(yè)部SY城市公司CS文件級別代碼:文件級別代碼組織手冊ZZSZ授權(quán)手冊SCSZ流程文件OP作業(yè)指引WI記錄表格QR技術(shù)文件TD標準合同HT內(nèi)部標準NB崗位說明書JT附表

6、二:職能類別代碼職能類別代碼戰(zhàn)略運營管理YY項目拓展及可行性分析TZ項目定位及策劃營銷及品牌管理YX設(shè)計管理SJ （大寫）采購管理CG工程管理GC成本管理CB客服管理KF審計管理Sj（小寫）管控及流程文件有效版本標識.a）所有文件均要標明版本及修訂狀態(tài)，即版本號 b）其編號規(guī)則為：文件每修訂一次，修訂狀態(tài)從0、1到6依次遞增，超過6次時其版本由A、B到Z依次遞增。文件的生效及發(fā)布文件經(jīng)批準人批準后，按文件級別進行發(fā)布：a）組織手冊、授權(quán)手冊由集團人力資源部發(fā)布；b）其它流程文件由集團主管職能部門發(fā)布并抄送人力資源部備案。c）集團人力資源部保存一套有權(quán)人簽字的批準件，如有修訂，舊版本即銷毀。生效

7、的記錄表格、標準合同文本，為方便使用，除在組織管控及流程文件控制系統(tǒng)中發(fā)布外，還在內(nèi)部網(wǎng)“常用表單欄目下提供可下載版本。記錄表格需在表頭欄標明表格生效日期，根據(jù)工作銜接需要，為表格換版特設(shè)10天的過渡期，即自新版表格生效之日起十日（日歷天）內(nèi)，使用新舊版表格均為合格，第十一日起必須采用新版表格。體系文件電子版本的管理規(guī)定：a）管控及流程文件由人力資源部保存完整的一套電子版本。b）集團人力資源部拷貝最新電子版本，提交下屬公司行政人事部，由下屬公司行政人事部 負責管理.c） 電子版本永久保存。文件的評審評審周期a）管控及流程文件（A/0版）運行三個月后，由人力資源部組織評審.管控及流程文件（A/1

8、版） 運行六個月后由人力資源部組織再次評審。b）管控及流程文件（A/2版）及以后各版本一般每年由人力資源部組織一次評審。c）在下列情況下，人力資源部須組織相關(guān)部門對文件進行評審，以確保文件的適宜性和充分性：? 集團戰(zhàn)略或者組織結(jié)構(gòu)發(fā)生重大調(diào)整時。?當管控及流程文件體系或其過程需要發(fā)生重大變化時。?集團管理層認為管控及流程文件需要作重大調(diào)整和修改時。d）管理評審會由集團人力資源部組織并作好會議紀錄。對需要更新的文件應(yīng)按照管控及流程文件修訂程序執(zhí)行。文件利用管控及流程文件是公司經(jīng)營管理和業(yè)務(wù)運作的保證，內(nèi)部網(wǎng)上公布的文件版本僅供全體職員查詢參考，嚴禁復制傳播，不得外傳。如集團內(nèi)各公司需要借用公司管

9、控及流程文件，需提交文件利用申請單，經(jīng)人力資源部經(jīng)理確認，方能由人力資源部提供文件。管控及流程文件一律不向集團以外單位提供閱覽對違反利用規(guī)定擅自對外提供文件者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，即刻予以辭退 .文件執(zhí)行執(zhí)行的原則管控與流程文件一經(jīng)確定，各部門和下屬公司必須嚴格按文件執(zhí)行。在執(zhí)行過程中有問題，應(yīng)向流程主管部門提出疑問或者提出修訂需求和意見，但文件沒有修改之前一律按現(xiàn)行文件執(zhí)行。文件執(zhí)行的例外情況，應(yīng)當按權(quán)限報批。執(zhí)行過程的監(jiān)督各級主管人員應(yīng)輔導和督促下屬員工執(zhí)行文件，發(fā)現(xiàn)下屬未按流程執(zhí)行的，應(yīng)督促員工采取糾正措施；下屬各單位總經(jīng)理應(yīng)確保管控與流程文件在本單位執(zhí)行，行政人事部協(xié)助總經(jīng)理督促各部門執(zhí)行文件；

10、集團各職能部門應(yīng)確保主管的管控流程文件在下屬公司推行，并對下屬各單位流程文件執(zhí)行過程中的偏差采取糾偏措施。各單位平行部門發(fā)現(xiàn)其它部門未按流程文件執(zhí)行的，應(yīng)及時提醒并督促其采取糾正措施。集團人力資源部作為管控與流程文件的主管部門，應(yīng)抽查各部門及下屬單位文件執(zhí)行情況?？己伺c獎懲集團各職能部門每半年（6月25日30日和12月25日30日）對下屬各單位本專業(yè)管控與流程文件執(zhí)行情況進行評估，考核表見附表四。為保證考核工作有效進行，各職能部門需要在日常管理或者檢查過程中對各單位本專業(yè)條線管控與流程文件執(zhí)行情況重大事項進行記錄，記錄內(nèi)容包括重大不符合項、一般不符合 項、流程改進合理化建議以及部門定義的其它事

11、項，管控與流程文件執(zhí)行情況重大事項記 錄表見附表六。人力資源部在各職能部門評估基礎(chǔ)上對下屬各單位文件執(zhí)行情況進行總體評估，并對評估結(jié)果按分數(shù)排名，單位管控與流程執(zhí)行考核總分=匯（集團專業(yè)條線考核總分X25%）,見附表五管控與流程文件執(zhí)行情況考核統(tǒng)計排名表。排名結(jié)果納入各單位和部門年度績效，并按集團績效考核辦法實施獎懲。.支持性文件.相關(guān)記錄及表格附表一：文件利用申請單附表二：管控與流程文件編制/修改審批表附表三：集團管控與流程文件管理評審會議紀要（模板）附表四：管控與流程文件執(zhí)行情況考核表附表五：管控與流程文件執(zhí)行情況考核統(tǒng)計排名表附表六：管控與流程文件執(zhí)行情況重大事項記錄表附表文 件 利 用

12、 登 記 表附表頁次:利用日期文 件 名 稱文件編號借用)領(lǐng)用 (V)利用原因借閱人批準人歸還日期附表二：管控與流程文件編制/修改審批表提議編制/修改單位/部門：提議編制/修改文件名稱：文件編號：編制/修改內(nèi)容及章節(jié)：編制/修改原因（可附頁）修改/編制建議（可附頁）單位/部門負責人意見:文件主管部門意見:審批意見:注:文件修改后需提交集團人力資源部備案新編文件由集團人力資源部統(tǒng)一編號附表三:集團管控與流程文件管理評審會議紀要會議日期： 會議時間： 會議地點： 會議主題： 出席人員： 會議主持： 會議記錄：XX集團股份有限公司年 月 日被考核單位：考核部門：考核周期：考核人簽名：序 號專業(yè)流程扣

13、分項加分項其它加 減分項備注重大不 符合項 次數(shù)一般不符 合項次數(shù)流程改進合 理化建議次 數(shù)1234567891011得分小計專業(yè)條線考核總分1、定義：(1)重大不符合項：集團檢查或者流程執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)，未按權(quán)限上報審批；故意隱瞞不報； 經(jīng)集團部門提醒，仍拒不執(zhí)行流程 ；因不執(zhí)行流程或者執(zhí)行流程有誤給集團造成經(jīng)濟損失等。 (2 ) 一般不符合項：集團檢查或者流程執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)使用表格、文件有誤等并未影響重大的 其它事項；(3)流程改進建議：下屬公司對流程提出合理化建議，并被集團采納或者部分采納。2、計分方法：(1)總分按100分計.(2)發(fā)現(xiàn)重大不符合項目每次扣 5-10分；一般不符合項每次扣 1-3分。(3)流程改進合理化建議一次增加510分。(4)其它加減分項由集團職能部門定義，并作計分標準，每次加、扣分不超過10分。(5)考核總分=100-扣分總數(shù)+加分總數(shù)，超過100分按100分計。附表四:注：1、客服專業(yè)流程納入營銷管理部門考核管控與流程文件執(zhí)行情況考核表管控與流程文件執(zhí)行情況考核表單位名稱成本條線工程條線設(shè)計條線營銷條線總分