大恒物業(yè)文件控制程序

1、精品文檔 精心整理精品文檔 可編輯的精品文檔文件編號QP-4.2.3-01版本號B文件控制程序修訂狀態(tài)號0頁 1/41.0 目的對質(zhì)量管理體系文件進行統(tǒng)一管理與有效的控制，以確保使用質(zhì)量管理體系文件的部門均能得到相應(yīng)文件的有效版本。2.0 范圍 適用于質(zhì)量管理體系質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放及標(biāo)識的管理。其他類別文件如通告、通知等不在此程序適用范圍內(nèi)。3.0 職責(zé)3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件及外來文件使用的批準(zhǔn)。3.2 管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫和審核質(zhì)量手冊和程序文件，批準(zhǔn)作業(yè)文件。3.3 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)編寫或組織編寫并審核本部門的作業(yè)文件。3.4 全面質(zhì)

2、量管理辦公室負(fù)責(zé)組織對質(zhì)量管理體系文件的發(fā)放控制。3.5 全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的存檔及外來文件的獲取、簽收、存檔。3.6 全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)收集有關(guān)物業(yè)管理外來文件及審核。3.7 工程維護部經(jīng)理負(fù)責(zé)對所收集的工資技術(shù)資料的審核、管理。4.0 工作內(nèi)容 4.1 文件編號4.1.1 體系文件架構(gòu)第一層文件：質(zhì)量手冊第一層文件：質(zhì)量手冊第二層文件：第二層文件：程序文件第三層文件：第三層文件：作業(yè)文件4.1.2 質(zhì)量手冊用QM(即英文Quantity Manual的簡稱)表示，編號為： QM-(發(fā)放編號)。4.1.3 程序文件用QP(即英文Quantity Program的簡稱)

3、表示，編號為：QP X.X.X XX 序號 標(biāo)準(zhǔn)要素號 程序文件代號4.1.4 作業(yè)文件用WI(即英文Working Instruction的簡稱)表示，編號為：文件編號QP-4.2.3-01版本號B文件控制程序修訂狀態(tài)號0頁 2/4 WIX.X.X-XXXX 作業(yè)文件序號 標(biāo)準(zhǔn)要素號或程序文件編號 作業(yè)文件代號4.2 編寫與審批質(zhì)量手冊, 全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員編寫,管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的審核，總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的批準(zhǔn)。程序文件，管理者代表負(fù)責(zé)程序文件的審核，總經(jīng)理負(fù)責(zé)程序文件的批準(zhǔn)。作業(yè)文件，各部門負(fù)責(zé)審核，由管理者代表批準(zhǔn)。4.3 文件版次文件的最初版本狀態(tài)用A表示，修改狀

4、態(tài)用0。若文件進行改版，則版本狀態(tài)依據(jù)改版的次數(shù)依次變更為：B、C、D、E；若文件進行修改，則修改狀態(tài)依據(jù)修改的次數(shù)依次變更為：1、2、3、4。文件的修改總量累計達到50%或經(jīng)過第10次修改時，應(yīng)對文件實施改版，即版本序號變更為下一個英文字母，而修改狀態(tài)變更為0。4.4 文件受控4.4.1 受控文件,發(fā)給本組織成員的體系文件均為受控文件,在封面上蓋“受控文件”印章；4.4.2 非受控文件,發(fā)給本組織外的質(zhì)量手冊為非受控文件,不收回,不負(fù)責(zé)修改。4.5 文件發(fā)放與回收4.5.1 文件的發(fā)放、回收都需要填寫收發(fā)文件登記表。4.5.2 如文件分為兩層發(fā)放,每一層都需要填寫收發(fā)文件登記表。4.5.3

5、由于工作的需要或原文件丟失、破損，需要補發(fā)文件時，應(yīng)按下列規(guī)定辦理。a. 申請方填寫文件補發(fā)審批單經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)方可予以補發(fā)。b. 文件補發(fā)需執(zhí)行文件發(fā)放的相關(guān)規(guī)定。4.6 文件保管與復(fù)印4.6.1 受控文件不得借用、外傳，更不能丟失損壞，如丟失損壞須向文件管理部門申請補發(fā)。4.6.2 使用人一旦離開公司，應(yīng)將其文件交回公司。4.6.3 分發(fā)給各部門的體系文件,各部門負(fù)責(zé)人為保管第一責(zé)任人,應(yīng)按規(guī)定做好部門文件編號QP-4.2.3-01版本號B文件控制程序修訂狀態(tài)號0頁 3/4內(nèi)部文件發(fā)放范圍的控制,須復(fù)印文件時,必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后方可復(fù)印, 并將分發(fā)號填寫在收發(fā)文

6、件登記表中。4.7 文件評審與修改4.7.1 文件每年在管理評審會上進行評審,必要時做出修改決定。4.7.2 文件需要更改時,應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人書面向全面質(zhì)量管理辦公室反映。4.7.3 全面質(zhì)量管理辦公室根據(jù)評審會決議及部門負(fù)責(zé)人的反映情況,組織人員對文件進行修改,修改內(nèi)容由管理者代表批準(zhǔn)。4.7.4 修改方式4.7.4.1 大改,即絕大部分內(nèi)容需要修改時,由全面質(zhì)量管理辦公室組織相關(guān)人員進行換版修改；4.7.4.2 中改,即某一文件局部需要修改時,由全面質(zhì)量管理辦公室組織人員進行修改,并將修改的某一頁印成新的文件頁,頁眉左上方注明修改次數(shù)；4.7.4.3 小改,即原文件個別內(nèi)容需要修改時,由文件

7、使用人按文件更改通知單要求,直接在原文上改。4.7.5 小改與中改在文件發(fā)放時,需填寫文件更改通知單。4.8 文件作廢處理4.8.1 對舊版質(zhì)量管理體系文件，由全面質(zhì)量管理辦公室在發(fā)放新文件時對舊版文件進行回收，加蓋作廢印章后留一份存檔備查，其余填寫文件銷毀申請表，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。4.8.2 如作廢文件須留做參考,一定要在該文件封面上加蓋“作廢留用”章。4.9 外來文件4.9.1 全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)收集物業(yè)管理的有關(guān)法律法規(guī)，進行集中保管,并在文件上加蓋公章,供公司員工借閱。4.9.2 全面質(zhì)量管理辦公室每年將收集的適用的法律法規(guī)文件交全面質(zhì)量管理辦公室主任對其適宜性、充分性進行審核，批準(zhǔn)后執(zhí)行。全面質(zhì)量管理辦公室加蓋“受控文件”章，并登記在外來政策法規(guī)文件清單上。4.9.2 各物業(yè)公司管理處對需向業(yè)戶公開的外來文件，其范圍、程序按提供給顧客文件控制程序執(zhí)行。5.0 相關(guān)文件提供給顧客文件控制程序 (QP-4.2.3-03)6.0 記錄表格文件編號QP-4.2.3-01版本號B文件控制程序修訂狀態(tài)號0頁 4/4收發(fā)文件登記表 (QR-4.2.3-01-01)文件更改通