廣鋼貿(mào)易公司合同管理制度(doc 11)

1、【最新資料Word版可自由編輯！合同管理制度第一節(jié)總則為加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理，維護(hù)公司自身合法權(quán)益，防范與控制合同風(fēng)險，根據(jù)中華人民共和國合同法和廣州鋼鐵企業(yè)集團(tuán)有限公司合同管理規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制訂本制度。本制度適用于廣鋼國貿(mào)對外簽訂、履行的各類合同、協(xié)議等，包括買賣合同、租賃合同、加工合同、運輸合同、倉儲合同等。按合同法規(guī)定：公司法定代表人是公司合同的法定負(fù)責(zé)人，全權(quán)負(fù)責(zé)本公司的合同訂立工作。合同法又規(guī)定：代理公司訂立合同，必須經(jīng)公司法定代表人授權(quán)委托，在取得代理資格后才可代表公司簽訂有關(guān)的經(jīng)濟(jì)合同。這就是本公司合同管理必須要遵循的基本原則。第二節(jié)合同的簽訂簽訂經(jīng)濟(jì)合同，必須遵守國家的

2、法律、政策及有關(guān)規(guī)定。對外簽訂經(jīng)濟(jì)合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人。法人委托人必須對本企業(yè)負(fù)責(zé)，對本職工作負(fù)責(zé)，在授權(quán)范圍內(nèi)行使簽約權(quán)。簽約人在簽訂經(jīng)濟(jì)合同之前，必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經(jīng)營權(quán)、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權(quán)限。不得與不能獨立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟(jì)合同，確保所簽合同有效、有利。合同雙方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體、文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。合同范本：訂立經(jīng)濟(jì)合同必須采用由國家工商行政管理部門等專業(yè)部門監(jiān)制的規(guī)范合

3、同文本，營銷管理部須對此作出指引。合同的主要內(nèi)容有：合同簽約時間和簽約地點要明確。當(dāng)事人的名稱、住所、合同抬頭、落款、公章以及對方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持一致。合同標(biāo)的：合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，買賣合同應(yīng)詳細(xì)約定規(guī)格、型號、商標(biāo)、產(chǎn)地、等級等內(nèi)容；數(shù)量：數(shù)量要明確計量單位、計量方法、正負(fù)尾差、合理稱差及自然損耗率等。一般應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)的計量單位并應(yīng)約定標(biāo)的物數(shù)量，常年經(jīng)銷合同無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式（如電報、傳真、送貨單、發(fā)票等）。質(zhì)量：有國家標(biāo)準(zhǔn)、部門行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)約定所采用標(biāo)準(zhǔn)的代號，技術(shù)質(zhì)量要求要明確、具體。價款或報酬：價款或者報酬

4、、物流運輸應(yīng)在合同中明確，采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實際價款；價款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確；價款或報酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。2.5.6履行期限、地點和方式：履行期限、運輸方式、交（提）貨地點及驗收方法應(yīng)明確，無法約定具體的，應(yīng)在合同中約定履行方式。合同履行地點應(yīng)力爭作對本方有利的約定。2.5.7違約責(zé)任：違約責(zé)任有法定違約金的按規(guī)定寫明，法律沒規(guī)定或規(guī)定不具體的，應(yīng)具體寫明約定的違約金數(shù)額、比例及計算方法。2.5.8解決爭議的方式：解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲裁機(jī)構(gòu)的名稱，簽約時應(yīng)力爭協(xié)議合同由我方所在

5、市、區(qū)法院或仲裁機(jī)構(gòu)，雙方無法達(dá)成一致意見的，可選擇第三地法院或仲裁機(jī)構(gòu)。2.5.9.結(jié)尾部分：雙方都必須使用合格的印章公章或合同專用章，不得使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章等不合格印章；注明合同有效期限和雙方財務(wù)部門聯(lián)系人及方式。2.6關(guān)于合同編號的制定：2.6.1合同編號一般寫在合同的右上方，共九個字符，其寫法為：xxxxxxxx，如：ST-090505A。2.6.2本合同編號的九位數(shù)字表達(dá)的意思是：第一、二位：代表合同的分類（用物資（業(yè)務(wù)）名稱拼音的第一個字母縮寫：如ST-生鐵，CC倉儲業(yè)務(wù)，JC建材，GP-鋼坯，BC-板材）第三、四位：代表合同的年份（如09代表2009年）第五、六位：代表合同簽定的

6、月份（如055月）第七、八位：代表合同簽定的日期（如055日）第九位：代表簽訂合同的排列（用A-E表示）2.6.3當(dāng)日合同排序由各業(yè)務(wù)部門自行把握確定，不得重復(fù)。2.7小額鋼材銷售業(yè)務(wù)：對公司小額鋼材銷售業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)員應(yīng)簽訂廣州廣鋼國際貿(mào)易有限公司購銷訂單協(xié)議（以下簡稱訂單）（現(xiàn)暫用廣州廣鋼集團(tuán)貿(mào)易有限公司購銷訂單），并視之為公司小額鋼材銷售業(yè)務(wù)的代理合同。訂單書寫要清楚，并且包含以下要素：日期、客戶資料、品種規(guī)格、數(shù)量、單價，客戶簽名及領(lǐng)導(dǎo)審批，財務(wù)部貨款確認(rèn)，營銷管理部記錄提貨單單號。業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真按訂單所列條款填寫表列內(nèi)容，訂單由公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對沒有按要求填寫的訂單，營銷管理部、財務(wù)部負(fù)

7、有監(jiān)督和糾正責(zé)任。對協(xié)議內(nèi)容不全面的訂單，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要求業(yè)務(wù)人員重新填寫。否則，不予審批。對訂單資料的修改，必須由經(jīng)辦人提出，并報分管領(lǐng)導(dǎo)批示，分管領(lǐng)導(dǎo)要審核、簽名，擅自修改的訂單均為無效訂單。本規(guī)定為臨時管理規(guī)定，待公司管理控制系統(tǒng)完善后，公司另行發(fā)文予以調(diào)整。第三節(jié)經(jīng)濟(jì)合同的審查批準(zhǔn)經(jīng)濟(jì)合同的正式簽訂前，必須按規(guī)定上報領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，方能正式簽訂。3.2經(jīng)濟(jì)合同審批權(quán)限：經(jīng)濟(jì)合同一般由總經(jīng)理或其授權(quán)人審批，但下列合同必須由董事長審批：物資采購合同標(biāo)的超過1000萬元的；所有賒銷合同（先貨后款為賒銷）、低于成本銷售的合同；涉及合作投資、聯(lián)營項目的合同以及年度的倉儲運輸合同。3.3重大合同：

8、標(biāo)的額在100萬元以上合同，視為重大合同。必須按廣州鋼鐵企業(yè)集團(tuán)有限公司重大合同報告制度和規(guī)定送法律事務(wù)室備案。公司各部門及分管領(lǐng)導(dǎo)和公司管理中心應(yīng)對合同進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)審查。審查的要點是：3.4.1.合同的合法性。包括：當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定；當(dāng)事人的意思表達(dá)是否真實、一致，權(quán)利、義務(wù)是否平等；訂約程序是否符合法律規(guī)定。合同的嚴(yán)密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。合同的可行性。包括：當(dāng)事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預(yù)計取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險；合同

9、非正常履行時可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，經(jīng)濟(jì)合同還應(yīng)當(dāng)或可以呈報上級主管機(jī)關(guān)見證、批準(zhǔn)，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。經(jīng)濟(jì)合同的審批程序如下：申報：公司各部門草簽合同后，應(yīng)填寫合同呈批表，部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，順序呈送至公司分管經(jīng)理、財務(wù)部審核，相關(guān)審核人員應(yīng)對合同內(nèi)容、條款進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)審核并加具審核意見，財務(wù)部做好資金統(tǒng)籌安排（凡先經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)口頭同意簽約的，簽約后需補辦手續(xù)）。需報總經(jīng)理、董事長審批的，應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，隨同合同初稿及有關(guān)資料、附件等，一并上報。審核：對送審的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)按本制度3.2條規(guī)定的審批權(quán)限，由主管人或有關(guān)人認(rèn)真審閱，必要時可進(jìn)行調(diào)查研究，最后

10、作出：批準(zhǔn)、不批準(zhǔn)；通知申報單位補報材料或進(jìn)一步談判（應(yīng)提出談判的具體要求和注意事項）。簽訂：合同審核后，由法人委托人簽訂合同，若新客戶則需連同對方當(dāng)事人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及有關(guān)資證明送營銷管理部。營銷管理部對合同內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步把關(guān)，對非例行的重大合同應(yīng)及時匯報公司總經(jīng)理后，加蓋合同專用章。第四節(jié)經(jīng)濟(jì)合同的履行合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則，嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實際履行或全面履行。合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)經(jīng)合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。在合同履行過程中，對

11、本公司的履行情況應(yīng)及時做好記錄并經(jīng)對方確認(rèn)。票據(jù)交付應(yīng)取得對方當(dāng)事人的書面確認(rèn)。各部門及簽約人應(yīng)隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理匯報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。在履行合同過程中，若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當(dāng)事人有下列情況之一的，應(yīng)立即中止履行。經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化；有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的。轉(zhuǎn)移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；4.4.3喪失商業(yè)信譽；債權(quán)債務(wù)的定期確認(rèn)和發(fā)生重大變動時的確認(rèn)；在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定期對帳，確認(rèn)雙方債權(quán)債務(wù)；在對方當(dāng)事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或?qū)Ψ疆?dāng)事

12、人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動時，應(yīng)及時對帳，確認(rèn)合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。第五節(jié)經(jīng)濟(jì)合同的變更、解除在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達(dá)成書面協(xié)議，新協(xié)議未達(dá)成前，原合同仍然有效。對方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護(hù)本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按本制度第三節(jié)規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。經(jīng)上級主管機(jī)關(guān)報審或工商行政管理機(jī)關(guān)鑒證或公證機(jī)關(guān)公正的合同，在達(dá)成變更、解除協(xié)議后，應(yīng)報原機(jī)關(guān)備案。變更、解除合同，一律必需采用書面形式（包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律作廢。因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的，除法律允許免負(fù)責(zé)任

13、的以外，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；對方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；5.6.3法律規(guī)定的其他情形。第六節(jié)經(jīng)濟(jì)合同糾紛的處理處理合同糾紛要堅持以事實為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準(zhǔn)。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時與對方當(dāng)事人友好協(xié)商，在既維護(hù)本企業(yè)合法權(quán)益，又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛。公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當(dāng)事人起訴的，相關(guān)部門應(yīng)及時將有關(guān)合同材料和糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整

14、理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)提交集團(tuán)公司法律事務(wù)所處理。有關(guān)合同材料是指：1經(jīng)濟(jì)合同的文本（包括變更、解除合同的協(xié)議），以及與合同有關(guān)的附件、文書、電報、圖表等；2關(guān)貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證；3貨款的承付、托收憑證，有關(guān)財務(wù)財目；4產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品或鑒定報告；5有關(guān)違約的證據(jù)材料；6其他與處理糾紛有關(guān)的材料。合同糾紛的提出，加上由我方與對方當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時間，應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進(jìn)行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠時間。對于經(jīng)濟(jì)合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方行政公章或合同專用章。第七節(jié)經(jīng)濟(jì)合同的管理合同專用章管理：公司合同必

15、須嚴(yán)格按授權(quán)范圍使用公司合同專用章，不得使用業(yè)務(wù)專用章及行政公章。按“專人管章、管用分開”的原則，建立嚴(yán)格的管章用章制度。各合同印章使用部門要嚴(yán)格按要求辦理合同印章審批手續(xù)。認(rèn)真如實填寫“合同印章審批表”，表格內(nèi)容包括合同印章的使用日期、使用人、合同號、合同標(biāo)的、標(biāo)的數(shù)量、標(biāo)的總金額、對方單位、審批人等。持有合同印章的部門，對發(fā)生的與合同印章有關(guān)的重大事情應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。重大情況包括：1、發(fā)生或可能發(fā)生的重大訴訟糾紛；2、發(fā)生的可能嚴(yán)重?fù)p害公司利益的非訴訟爭議、糾紛；3、經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍的重大變更；4、其它應(yīng)當(dāng)報告的重大事項。貿(mào)易中心、物流中心有關(guān)業(yè)務(wù)的合同專用章歸口營銷管理部管理，集團(tuán)公司

16、產(chǎn)品集中代理銷售部分的合同專用章歸口相應(yīng)業(yè)務(wù)部門管理。合同專用章的發(fā)放、持有、管理應(yīng)進(jìn)行登記備案。外借合同專用章必須經(jīng)公司法人批準(zhǔn)同意，并按規(guī)定辦理印章借用手續(xù)。各業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)專人跟蹤合同履行進(jìn)度和履行質(zhì)量情況，并將信息及時向公司行政主要領(lǐng)導(dǎo)匯報，發(fā)現(xiàn)問題要及時請示并積極解決和處理問題。合同的檔案管理：合同檔案的管理及重大合同的送審工作按合同專用章誰保管誰負(fù)責(zé)的原則進(jìn)行。合同訂立后，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)將已經(jīng)生效的合同正本及與合同正本有關(guān)的附件等資料交合同管理員建立合同臺帳，合同管理員應(yīng)及時傳遞合同復(fù)印件至財務(wù)部，并根據(jù)合同內(nèi)容通知物流中心做好物流準(zhǔn)備。建立合同履行臺帳，詳細(xì)記錄合同的履行情況。業(yè)務(wù)

17、部門應(yīng)及時理結(jié)合同履行的資料（見合同檔案內(nèi)容）交合同管理員匯總，合同管理員應(yīng)分析合同執(zhí)行情況，為后期業(yè)務(wù)合作提供參考依據(jù)。合同管理員應(yīng)認(rèn)真建立合同檔案，按照“一事一卷”的原則，將合同裝訂成冊。合同檔案應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：已經(jīng)訂立的合同正本；合同附件；合同變更、修改、解除的補充協(xié)議；來往函電；與合同有關(guān)的項目建議書、立項文件、可行性研究報告；法定代表人證明書、法人授權(quán)委托證明書；公司領(lǐng)導(dǎo)批文或公司決定；其他有關(guān)的合同文件、資料。7.4：綜合管理部負(fù)責(zé)對合同專用章的領(lǐng)用、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理，營銷管理部負(fù)責(zé)對各部門重大合同送審的監(jiān)督、檢查工作和負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行，各業(yè)務(wù)銷售部門應(yīng)自行保管好業(yè)

18、務(wù)往來憑證。合同管理工作考核。合同監(jiān)督考核程序7.5.1.1制定合同執(zhí)行情況跟蹤表（見附表2）；合同管理員定期到各個部門跟蹤合同執(zhí)行情況。各業(yè)務(wù)部門次月5日前，將上月簽訂的合同執(zhí)行情況明細(xì)（電子表格）報營銷管理部；次月月底前營銷管理部和綜合管理部對各部門上月期貨合同執(zhí)行情況進(jìn)行抽查。次月月度例會公布各部門考核結(jié)果?？己宿k法：有下列違規(guī)操作情況，扣罰如下：未按照既定合同版本簽訂合同的，扣負(fù)責(zé)人50元/單；2合同沒有合同專用章、簽名的，扣負(fù)責(zé)人20元/單；合同未能按要求收集整理歸檔，凡遺漏或未按要求整理的扣負(fù)責(zé)人20元/單；合同執(zhí)行過程中，因我方原因未能按照合同約定執(zhí)行的，扣業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人50元/單，

19、有單位主管領(lǐng)導(dǎo)批示的，按批示內(nèi)容辦理；5對于合同未執(zhí)行完要求延期或終止的，應(yīng)在合同最后執(zhí)行日前五天提供書面報告，主管領(lǐng)導(dǎo)簽名批示。（合同延期（終止）報告見附表1）6各業(yè)務(wù)員對所管同一業(yè)務(wù)，在合同執(zhí)行中未按合同執(zhí)行監(jiān)管規(guī)定的，違反三次，取消跟蹤該客戶的業(yè)務(wù)工作；若再次違反，視情節(jié)嚴(yán)重性，將考慮調(diào)離當(dāng)前業(yè)務(wù)崗位。各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對本部門合同執(zhí)行情況進(jìn)行嚴(yán)格認(rèn)真掌控，若出現(xiàn)違規(guī)操作或未能按照合同約定執(zhí)行的，部門主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)負(fù)聯(lián)掛責(zé)任，按部門扣罰總金額的50%進(jìn)行聯(lián)掛扣罰。若隱瞞未能執(zhí)行完合同不報，一經(jīng)查出經(jīng)理要承擔(dān)三倍（正常聯(lián)掛扣罰的三倍）扣罰，累計發(fā)生三次，將視情節(jié)嚴(yán)重性對責(zé)任經(jīng)理進(jìn)行降級或調(diào)離崗位處理

20、。以上是公司考核扣罰，各業(yè)務(wù)部門根據(jù)部門考核情況進(jìn)行加扣。對年度購銷合同，合同執(zhí)行監(jiān)督小組將在年底進(jìn)行檢查，重點檢查提貨量與相關(guān)優(yōu)惠掛鉤情況是否符合合同條款和公司銷售政策要求。違反本制度7.1條各條款，濫用合同印章，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，扣罰合同管理員、合同章管理員、使用人當(dāng)月100-200元，并扣年終獎5%-10%，損失嚴(yán)重或情節(jié)惡劣者還要按集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定，追究責(zé)任單位主管領(lǐng)導(dǎo)及直接責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任、行政責(zé)任；管理或使用合同印章的過程中，因過失造成公司的經(jīng)濟(jì)損失的，扣罰合同管理員、合同章管理員、使用人當(dāng)月50-100元，并扣年終獎2%-6%，損失嚴(yán)重的還要按集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定，追究責(zé)任單位主管領(lǐng)