致遠(yuǎn)互聯(lián)協(xié)同oa系統(tǒng)合同模板管理解決實(shí)施方案

1、.PAGE .致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺(tái)整體解決方案之業(yè)務(wù)篇_合同管理北京致遠(yuǎn)互聯(lián)軟件股份有限公司TIME yyyy年M月d日2018年11月22日.目 錄 TOC o 1-6 1合同管理 PAGEREF _Toc475458274 h 11.1概述與分析 PAGEREF _Toc475458275 h 11.2方案框架 PAGEREF _Toc475458276 h 21.3模塊與功能 PAGEREF _Toc475458277 h 4采購(gòu)合同訂立與執(zhí)行 PAGEREF _Toc475458278 h 5銷售合同訂立與執(zhí)行 PAGEREF _Toc475458279 h 8其它合同訂立與執(zhí)行 PAGE

2、REF _Toc475458280 h 13合同變更 PAGEREF _Toc475458281 h 14合同報(bào)表 PAGEREF _Toc475458282 h 15合同歸檔 PAGEREF _Toc475458283 h 161.4方案價(jià)值 PAGEREF _Toc475458284 h 171.5客戶案例 PAGEREF _Toc475458285 h 17XX依諾電梯工程有限公司 PAGEREF _Toc475458286 h 17北京住總物流有限公司 PAGEREF _Toc475458287 h 19.合同管理概述與分析合同管理是企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、

3、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來(lái),主要是通過(guò)合同形式進(jìn)行的,因此,企業(yè)必須十分重視合同管理。合同管理是企業(yè)的一種自我管理行為,是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的一個(gè)重要組成部分,它涉及到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的方方面面。是一項(xiàng)綜合性的工作,能否有效的管理好合同,是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理成敗的一個(gè)重要因素。合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段,在這一階段企業(yè)往往比較重視,一旦合同簽訂了,施工任務(wù)到手了,合同權(quán)利義務(wù)確定了,一些企業(yè)往往就把合同拋之腦后了,甚至忘記了合同履行過(guò)程是實(shí)現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過(guò)程,而僅僅

4、把它看成是生產(chǎn)過(guò)程的一部分。因此,企業(yè)合同管理的問(wèn)題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。歸納起來(lái),企業(yè)合同管理過(guò)程當(dāng)中經(jīng)常會(huì)遇見(jiàn)以下問(wèn)題：1.合同流程執(zhí)行不合乎規(guī)范,疏于監(jiān)督,導(dǎo)致漏審和相關(guān)資料不完善,帶來(lái)了法律風(fēng)險(xiǎn)。2.通過(guò)紙質(zhì)形式或者是電子文檔形式容易造成合同保管查閱不便,信息及時(shí)性差。3.合同執(zhí)行周期長(zhǎng),涉及的人員、崗位和流程多,容易造成管理者監(jiān)管難度加大。4.合同履行過(guò)程中,涉及多次的收付款,如果沒(méi)有提醒,經(jīng)常造成跟蹤難,票據(jù)與收付階段難以應(yīng)付,造成違約風(fēng)險(xiǎn)。5.客戶關(guān)系、訂單、采購(gòu)訂單、收付款等關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)眾多,涉及的機(jī)構(gòu)可能是客戶、企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門或者是供應(yīng)商,因此工作協(xié)同復(fù)雜困難,造成斷

5、層?？傊?合同管理是個(gè)關(guān)聯(lián)復(fù)雜,時(shí)間周期長(zhǎng)的重要工作,需要通過(guò)一種信息化手段去解決。方案框架1.目標(biāo)：規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)：通過(guò)合同管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的規(guī)范化,確保合同執(zhí)行規(guī)范,保證市場(chǎng)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可關(guān)聯(lián),為合同管理和市場(chǎng)提供分析依據(jù)基礎(chǔ)。固化、標(biāo)準(zhǔn)化審批流程：固化合同管理流程,實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,通過(guò)各個(gè)環(huán)節(jié)有效管控,增強(qiáng)執(zhí)行力。協(xié)同一體化管控：企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)從采購(gòu)到銷售的一體化,組織間實(shí)現(xiàn)企業(yè)上下游一體化,延伸合同管理觸腳,建立一體化管控體系,適時(shí)提醒,避免違約,提高合同執(zhí)行效率。多維度統(tǒng)計(jì)：提供多角色、多維度統(tǒng)計(jì)分析,滿足各類需求科學(xué)決策。2.管理思路：合同管理模塊在法律的框架下,

6、可以針對(duì)企業(yè)對(duì)采購(gòu)和銷售不同的管控需求進(jìn)行定制化方案部署,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)和銷售的一體化打通,支撐以產(chǎn)定銷和以銷定產(chǎn)的經(jīng)營(yíng)模式,在業(yè)務(wù)一體化基礎(chǔ)上,強(qiáng)化崗位職責(zé)落實(shí),加強(qiáng)管控與監(jiān)管。3.方案框架：通過(guò)協(xié)同辦公平臺(tái)的合同管理模塊可以匹配企業(yè)的多種經(jīng)營(yíng)模式,對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)涉及到的所有合同進(jìn)行一體化管理,聯(lián)合平臺(tái)的采購(gòu)管理模塊和客戶關(guān)系管理模塊,配合打通從采購(gòu)、生產(chǎn)到銷售的合同管理通路,實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管控,并且通過(guò)泛組織模型、門戶和權(quán)限設(shè)計(jì),將管理的觸腳延伸至供應(yīng)商和客戶。提高合同審核的效率,加強(qiáng)執(zhí)行和管控,規(guī)避合同糾紛導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。整體來(lái)看,合同管理包括三部分內(nèi)容：采購(gòu)合同管理、銷售合同管理和其他合同管理。1采

7、購(gòu)合同是企業(yè)供方與分供方,經(jīng)過(guò)雙方談判協(xié)商一致同意而簽訂的供需關(guān)系的法律性文件。采購(gòu)方合同一般包括：商品品種、規(guī)格、數(shù)量,商品質(zhì)量、價(jià)款和酬金,履行地點(diǎn)、期限和方式,違約責(zé)任,合同附則與簽署等。系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的采購(gòu)形式,靈活適應(yīng)集中采購(gòu)框架式合同和分散采購(gòu)合同的采購(gòu)要求,從采購(gòu)的招投標(biāo)、合同審批、到訂單、合同執(zhí)行以及法務(wù)、用章、付款、入庫(kù)等進(jìn)行全過(guò)程管理,信息實(shí)現(xiàn)互通與傳遞,保證了信息無(wú)衰減,提高了采購(gòu)合同的執(zhí)行效率。2銷售合同是出賣人與買受人之間為了買賣工業(yè)產(chǎn)品或商品而簽訂的法律性文件。按供需雙方的買賣關(guān)系,又可分為代銷合同、包銷合同、選購(gòu)合同和議購(gòu)合同等。合同管理模塊在設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮不同

8、合同類型涉及的管理方法、模板、流程以及數(shù)據(jù)推送形式不同,使用和配置靈活,可用性高。并將報(bào)價(jià)審批、合同訂立與審批、訂單與發(fā)票都融入系統(tǒng)的管理范疇,同時(shí)兼顧法務(wù)和企業(yè)管理的要求,將合規(guī)、用章、收款等實(shí)現(xiàn)貫穿,提高了銷售合同訂立和合同執(zhí)行的效率。3其他合同管理：其他合同管理包括了采購(gòu)與銷售相關(guān)的按照計(jì)劃自動(dòng)產(chǎn)生的相關(guān)收付款合同,實(shí)時(shí)對(duì)接財(cái)務(wù)。同時(shí)還包括了在采購(gòu)、銷售部門之外其他部門產(chǎn)生的相關(guān)合同管理,形成合同管理的歸口,便于查詢、匯總與統(tǒng)計(jì)。因?yàn)楹贤芾砣诤显诤芏鄻I(yè)務(wù)管理當(dāng)中,所以致遠(yuǎn)合同管理模塊更加開放,提供了與采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、客戶關(guān)系管理、供應(yīng)商管理等接口,便于流程與數(shù)據(jù)打通。同時(shí)合同管理交

9、織了各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)、流程和事件所引起的各種關(guān)聯(lián)機(jī)制、觸發(fā)機(jī)制,以及業(yè)務(wù)層和管理層對(duì)合同審核和執(zhí)行中的意見(jiàn)與控制機(jī)制,過(guò)程非常復(fù)雜,因此,利用致遠(yuǎn)的二元化工作流技術(shù),可以完全解決以上問(wèn)題,配合門戶引擎、輕表單引擎和多種終端的支撐,實(shí)現(xiàn)合同管理的過(guò)程管控,范圍延展至產(chǎn)業(yè)上下游。模塊與功能從整體上看合同管理,其系統(tǒng)的基本建模流程分為制度建立、流程維護(hù)、合同審核、合同履行、信息溝通環(huán)節(jié),通過(guò)業(yè)務(wù)整改閉環(huán)、流程整改閉環(huán)、持續(xù)改進(jìn)閉環(huán),實(shí)現(xiàn)PDCA的過(guò)程優(yōu)化如下圖所示。前兩個(gè)階段我們可以通過(guò)前期的系統(tǒng)規(guī)劃和流程梳理等咨詢方式實(shí)現(xiàn),以下模塊介紹主要針對(duì)合同審核、履行和信息溝通開展。采購(gòu)合同訂立與執(zhí)行采購(gòu)

10、合同管理主要從采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的采購(gòu)尋源發(fā)起,通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)價(jià)、邀標(biāo)等方式尋找到合適供應(yīng)商后,就進(jìn)入了采購(gòu)合同訂立和采購(gòu)訂單制定階段,后續(xù)進(jìn)行合同履行,將付款計(jì)劃與訂單計(jì)劃傳遞給財(cái)務(wù)部門和供應(yīng)商,實(shí)現(xiàn)后續(xù)合同的執(zhí)行工作。見(jiàn)下圖1.開評(píng)標(biāo)管理：招標(biāo)管理員根據(jù)項(xiàng)目情況,發(fā)起技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)的評(píng)審,關(guān)聯(lián)招標(biāo)管控底表信息,經(jīng)批準(zhǔn)后啟動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)開標(biāo)程序； 通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議方式,并將評(píng)標(biāo)結(jié)果錄入系統(tǒng)。現(xiàn)場(chǎng)評(píng)定結(jié)果待向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)申報(bào)后再進(jìn)行招標(biāo)結(jié)果審批流程。該評(píng)標(biāo)結(jié)果信息記錄了產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格和付款方式等約定,作為合同的信息,記錄并關(guān)聯(lián)下去。2.合同評(píng)審：采購(gòu)項(xiàng)目一旦中標(biāo)后就進(jìn)入了訂單和采購(gòu)合同訂立的階段了,采購(gòu)部業(yè)

11、務(wù)員關(guān)聯(lián)商務(wù)評(píng)標(biāo)結(jié)果,自動(dòng)帶出當(dāng)前中標(biāo)供應(yīng)商及相應(yīng)的投標(biāo)報(bào)價(jià)信息,輸入付款階段、付款比例,系統(tǒng)對(duì)中標(biāo)價(jià)格及合同總價(jià)做控制,這些信息都是在合同履行階段的預(yù)警信息。在合同評(píng)審階段,涉及采購(gòu)部門、需求部門還有法務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),因此合同評(píng)審能夠通過(guò)流程傳遞至各個(gè)崗位職級(jí),聯(lián)合審核降低合同訂立的風(fēng)險(xiǎn)。3.采購(gòu)訂單：采購(gòu)部業(yè)務(wù)員根據(jù)合同協(xié)議,向供應(yīng)商下采購(gòu)訂單,此單可作為結(jié)算依據(jù)。4.付款管理：在付款階段,可以有兩種方案：方案一：與ERP集成1采購(gòu)部業(yè)務(wù)員辦理付款申請(qǐng),通過(guò)集成ERP系統(tǒng),發(fā)起時(shí)直接關(guān)聯(lián)ERP的基礎(chǔ)檔案及合同管理系統(tǒng)的合同,經(jīng)審批通過(guò)后數(shù)據(jù)推送到ERP；2申請(qǐng)單號(hào)、處理標(biāo)識(shí),系統(tǒng)自動(dòng)從E

12、RP中獲取。方案二：非ERP集成,采購(gòu)部業(yè)務(wù)員辦理付款申請(qǐng),關(guān)聯(lián)采購(gòu)類合同臺(tái)賬,實(shí)現(xiàn)單系統(tǒng)的控制。供應(yīng)商通過(guò)自己的供應(yīng)商門戶可以了解到付款計(jì)劃內(nèi),付款事項(xiàng)的進(jìn)展,及時(shí)跟進(jìn)業(yè)務(wù)情況。銷售合同訂立與執(zhí)行銷售合同管理的發(fā)起來(lái)源于客戶與企業(yè)銷售的簽約。這部分可以對(duì)接協(xié)同的客戶關(guān)系管理模塊,也可以通過(guò)接口對(duì)接ERP的CRM系統(tǒng)。一旦客戶商機(jī)轉(zhuǎn)入簽約階段,客戶的信息就將關(guān)聯(lián)入銷售合同當(dāng)中,正式進(jìn)入合同訂立過(guò)程如下圖展示。1.詢價(jià)與投標(biāo)：在銷售階段,客戶可能通過(guò)詢價(jià)的方式來(lái)進(jìn)行所需購(gòu)買商品的咨詢與報(bào)價(jià),另一方面可以通過(guò)招投標(biāo)的方式將商機(jī)進(jìn)行轉(zhuǎn)化。這些信息在合同訂立的過(guò)程中作為合同的基本信息關(guān)聯(lián)進(jìn)入系統(tǒng),避免

13、了信息錄入的誤差。2.合同訂立：在合同訂立的過(guò)程中,需要填寫合同主體信息,合同產(chǎn)品和服務(wù)的信息,以及付款條件和相關(guān)約定等。這些信息在合同訂立過(guò)程中非常重要,致遠(yuǎn)系統(tǒng)支持多種的條件校驗(yàn)手段,同時(shí)通過(guò)業(yè)務(wù)層和管理層的共同審定,降低合同履行風(fēng)險(xiǎn),形成合同臺(tái)賬。3.銷售訂單：合同一旦確立,進(jìn)入合同執(zhí)行階段,合同訂單自動(dòng)生成,將信息傳遞給生產(chǎn)或?qū)嵤┎块T進(jìn)行產(chǎn)品或服務(wù)的交付。4.收款管理：合同臺(tái)賬錄入,到按提貨批次計(jì)算節(jié)點(diǎn)應(yīng)收款,發(fā)起催收通知單,流程清晰明,筆筆一目了然,應(yīng)收現(xiàn)次實(shí)時(shí)可見(jiàn)。5.合同開票：每次財(cái)務(wù)收到銷售款項(xiàng)之后,系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)開票流程,將相關(guān)信息自動(dòng)帶入系統(tǒng)進(jìn)行審核。其它合同訂立與執(zhí)行合同管

14、理作為公司所有業(yè)務(wù)的合同歸口,將按收付款計(jì)劃自動(dòng)生成的合同和其它單一業(yè)務(wù)涉及的合同融入到合同管理模塊當(dāng)中。合同審批單合同內(nèi)容存檔至合同管理信息表。合同變更由于業(yè)務(wù)在開展過(guò)程中存在變化,例如合同的追加,合同內(nèi)容的調(diào)整等,因此在合同執(zhí)行過(guò)程中一個(gè)很重要的工作就是合同變更,合同變更一定是經(jīng)過(guò)審核,并且關(guān)鍵信息不能存在錯(cuò)誤,因此關(guān)聯(lián)和回寫是重要的環(huán)節(jié)。增補(bǔ)合同審批單審批后回寫入合同管理信息表,增強(qiáng)了合同管理系統(tǒng)的普適性,為多樣、復(fù)雜的合同管理需求提供了信息錄入、管理渠道。合同報(bào)表合同管理系統(tǒng)支持多種報(bào)表展現(xiàn)形式,能夠根據(jù)權(quán)限控制合同信息的展現(xiàn)內(nèi)容,為決策者提供依據(jù),為業(yè)務(wù)者提供統(tǒng)計(jì)和查詢?nèi)肟?。合同歸檔

15、合同管理模塊能夠自動(dòng)歸類歸檔,利于體系化管理,并通過(guò)權(quán)限進(jìn)行有限查看,把企業(yè)資產(chǎn)完全沉淀和保留下來(lái)。方案價(jià)值合同訂立：合同擬定的起因可追溯,信息可關(guān)聯(lián),特別是針對(duì)采購(gòu)合同,避免了盲目采購(gòu),盲目簽約的情況發(fā)生。合同執(zhí)行：合同執(zhí)行智能預(yù)警,避免人工失誤導(dǎo)致產(chǎn)生合同糾紛。合同關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)協(xié)作開展,提高執(zhí)行效率。合同變更：業(yè)務(wù)的開展需要合同與之匹配,頻繁的變更能夠得到監(jiān)管和監(jiān)控,避免隨意性和不采納意見(jiàn)。統(tǒng)一平臺(tái)：平臺(tái)統(tǒng)一才能實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的合同歸口,統(tǒng)一管理思想和辦法。臺(tái)賬分析：提供及時(shí)、準(zhǔn)確,口徑一致的合同臺(tái)賬,提高信息質(zhì)量?？蛻舭咐齒X依諾電梯工程有限公司1客戶簡(jiǎn)介作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的標(biāo)志,高層建筑的日益增多,使

16、電梯行業(yè)具有前所未有的發(fā)展空間。應(yīng)運(yùn)而生的依諾電梯工程有限公司,創(chuàng)建于一九九六年,經(jīng)過(guò)公司所有員工的不斷努力,踏實(shí)進(jìn)取的勤奮工作,現(xiàn)公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展, 目前公司經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)位列XX省前三,年銷售收入近2億,主營(yíng)業(yè)務(wù)包括電梯銷售、安裝、維護(hù)和保養(yǎng)；每年電梯安裝臺(tái)數(shù)逾300臺(tái)；月維保電梯數(shù)量逾3500臺(tái),立足于電梯行業(yè)之林。2項(xiàng)目背景電梯工程運(yùn)營(yíng)周期包括設(shè)計(jì)生產(chǎn)、銷售、安裝、維修和使用管理,是一個(gè)長(zhǎng)期、間斷、工序復(fù)雜的過(guò)程；電梯地監(jiān)流程周期長(zhǎng),階段銜接與協(xié)調(diào)精密度要求高,執(zhí)行效果與監(jiān)管難度大；人力投入多,稍有不慎影響后期使用,導(dǎo)致維保成本過(guò)高；根據(jù)建筑物的施工進(jìn)度,分批提貨與結(jié)算,合

17、同執(zhí)行變化頻繁,難以對(duì)賬；過(guò)程質(zhì)量控制復(fù)雜,記錄及資料繁多,管理難度大； 現(xiàn)場(chǎng)施工或維保人員普遍文化程度不高,人員流動(dòng)性大,現(xiàn)場(chǎng)過(guò)程文檔提交滯后,相關(guān)部門很難掌握具體事務(wù)開展情況。3解決方案項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)了銷售管理、合同管理、工程管理、維保管理、物資管理和綜合管理的一體化應(yīng)用,打通了從銷售、生產(chǎn)采購(gòu)到交付和售后的所有環(huán)節(jié)。合同管理模塊建立合同臺(tái)賬,實(shí)現(xiàn)流程打通,項(xiàng)目信息一目了然。北京住總物流有限公司1客戶簡(jiǎn)介北京住總物流有限公司以下簡(jiǎn)稱住總物流成立于20XX5月,是北京住總集團(tuán)有限責(zé)任公司注資兩億元組建的全資大型國(guó)有物流企業(yè)。住總物流以鋼材貿(mào)易、配送、服務(wù)及國(guó)際貿(mào)易為主營(yíng)業(yè)務(wù),同時(shí)提供倉(cāng)儲(chǔ)物流、建筑

18、產(chǎn)品專業(yè)系統(tǒng)集成、信息網(wǎng)絡(luò)等新型綜合服務(wù)。公司依托住總集團(tuán)的雄厚實(shí)力和良好信譽(yù),與首都鋼鐵集團(tuán)、XX鋼鐵集團(tuán)、天鐵冶金集團(tuán)等建立了穩(wěn)定的資源供應(yīng)合作關(guān)系,與北京金隅、首開、首創(chuàng)等京內(nèi)知名集團(tuán)建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系,強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合,互惠互利,為公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。2項(xiàng)目背景隨著公司業(yè)務(wù)規(guī)模的增加及集團(tuán)化改造提上日程,日常管理方面出現(xiàn)的問(wèn)題也越來(lái)越突出,如公司管理層無(wú)法第一時(shí)間掌握公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展動(dòng)態(tài),行政審批效率愈發(fā)底下等。針對(duì)這些問(wèn)題,公司與致遠(yuǎn)合作搭建了協(xié)同辦公平臺(tái),將公司日常行政辦公流程全部用信息化手段進(jìn)行改造,提升管理效率,切實(shí)掌握風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),取得了良好的效果。我司業(yè)務(wù)的特點(diǎn)是：種類多、變化快、金額大,這就決定了與其配套的信息系統(tǒng)必須具備靈活性高、系統(tǒng)調(diào)整速度快、運(yùn)行維護(hù)難度