項目管理中的溝通管理

1、集成工程管理中的溝通管理付華證書編號2021年8月25日摘要：本文從溝通關(guān)系、方式及容易出現(xiàn)的問題闡述如何進展工程的溝通管理，并通過例 如展現(xiàn)一個普通的集成類工程中的溝通方法。關(guān)鍵詞：溝通管理系統(tǒng)集成工程管理就是指把各種系統(tǒng)、方法和人員結(jié)合在一起，在規(guī)定的時間、預(yù)算和質(zhì)量目 標范圍內(nèi)完成工程的各項工作。工程管理的內(nèi)容涉及到諸多方面，而在這些過程當中，溝通是貫穿始終，必不可少的一個工作， 是工程經(jīng)理日常工作的一個重要組成局部，這項工作的好與壞直接影響工程的過程控制和最終的工程質(zhì)量?；叵胍幌履闼?jīng)歷的工程，有沒有出現(xiàn)過以下這樣的情況：客戶在檢查工程階段成果時，指出曾經(jīng)要求的某個產(chǎn)品特性沒有包含在其

2、中，并且抱怨說早就以口頭的方式反映給了工程組的成員，糟糕的是作為工程經(jīng)理的你卻一無所知，而那位成員解釋說把這點忘記了?？赡苣阌龅降那闆r比上面談到的還要復(fù)雜。問題到底出在哪兒呢？其實很簡單，就兩個字溝通。溝通途徑不對導(dǎo)致信息沒有到達目的地。幾年前曾有這樣一個統(tǒng)計結(jié)論，對于以往的信息系統(tǒng)建立業(yè)界有兩個80/20估計：一是80%的工程都失敗，只有20%是成功的；二是在失敗的工程中，80%的原因是非技術(shù)因素 導(dǎo)致的。而非技術(shù)因素包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)觀念問題、員工素質(zhì)問題、工程管理問題等。目前業(yè)界人士對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成工程管理都非常重視，由于系統(tǒng)集成工程所涉及的技術(shù)、人員、環(huán)境都具備很大的不確定性， 因此工程管理所

3、起到的良性作用就顯得尤為突出。而在工程實施過程中，保持良好溝通、建立良好溝通方式是團隊建立的一個重點，同時也被網(wǎng)絡(luò)工程工程管理人員廣泛認同。總的說來，溝通管理是一個收集與反應(yīng)，存儲與加工，解決與發(fā)布在工程執(zhí)行過程中所聚集的各種信息的處理過程。簡單的說就是信息的傳遞和理解。主要過程包括：第一，溝通方案編制，包括確定工程干系人的信息和溝通需要，誰需要什么信息，什么時候需要，如何把信息發(fā)送給他們。第二，信息發(fā)送，及時向各工程干系人提供所需信息。第三，績效報告，收集并發(fā)布有關(guān)工程績效的信息，包括狀態(tài)報告，進展報告和預(yù)測。頁腳下載后可刪除，如有侵權(quán)請告知刪除!第四，管理收尾，生成、收集和分發(fā)信息來使階段

4、或工程的完成正規(guī)化。、幾種溝通關(guān)系芬蘭是一個技術(shù)先進、競爭劇烈的國家，IT工程尤其是軟件、系統(tǒng)開發(fā)管理完善。芬蘭多年來的經(jīng)歷和教訓(xùn)就是不光是企業(yè)如集成商與業(yè)主、集成商與廠商等之間要進展溝通，還應(yīng)當與業(yè)內(nèi)專家、頂級管理專家、系統(tǒng)最終使用者、團隊中的每一個成員不斷地溝通。 他們成功的秘訣就是溝通、溝通、再溝通。工程經(jīng)理的主要任務(wù)就是人與人之間的協(xié)調(diào)與管理，應(yīng)當成為主管領(lǐng)導(dǎo)、團隊成員、用戶和其他干系人之間溝通的紐帶， 最終的目標是讓用戶能滿意，讓公司有利潤，讓組員有進 步。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程實施過程中，一般有以下幾種關(guān)系需要大量溝通，以使工程更加順暢進展。但無論溝通雙方是什么樣的合作關(guān)系，溝通的原那么卻都

5、是一樣的， 即目的明確、思路清晰、注意表達方式、以誠相待；要選擇有利的時機，采取適宜的方式。.與業(yè)務(wù)部門的溝通與業(yè)務(wù)部門的溝通一般從工程前期階段就開場了，在這工作當中，我想有以下幾點需要注意：1充分分析業(yè)務(wù)部門的需求，以及需求的重點局部，溝通做到有的放矢；2讓對方在一定程度上了解工程組的現(xiàn)實情況，有困難一定先提出來，增進雙方的相互理解；工程管理者聯(lián)盟文章3在需求溝通中，業(yè)務(wù)的專家地位可能不很明顯，工程組在有條件的前提下可以更加深入的參與業(yè)務(wù)需求討論，甚至引導(dǎo)需求，即技術(shù)引導(dǎo)業(yè)務(wù)；4在工程過程當中形成前期積極進展需求挖掘、中期合理安排客戶體驗、后期 協(xié)調(diào)驗證測試的良性循環(huán)；5如果溝通效果不理想，

6、 要及時上升問題的高度，尋求各級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門的協(xié)助，合理的借用外部力量到達工程組的既定目標。.與部門領(lǐng)導(dǎo)的溝通與部門領(lǐng)導(dǎo)的溝通在工程管理過程當中是不可防止的，由于目前中心的矩陣構(gòu)造管理模式中，職能部門的權(quán)限要大于工程經(jīng)理的權(quán)限，所以工程經(jīng)理在工程管理中一定會不斷的和各職能部門經(jīng)理打交道，同時工程經(jīng)理還要定期的向本部門領(lǐng)導(dǎo)匯報工程情況，尋求工程支持。我認為與部門領(lǐng)導(dǎo)的溝通有以下幾點需要注意：頁腳下載后可刪除，如有侵權(quán)請告知刪除！需要領(lǐng)導(dǎo)哪方面的1尋求支持的郵件一定要簡練的描述清楚問題的關(guān)鍵所在,需要領(lǐng)導(dǎo)哪方面的具體支持，最好根據(jù)具體問題給領(lǐng)導(dǎo)1-3個選擇，并指出工程組傾向于哪個選擇，原因是

7、什么，而不是把問題直接扔給領(lǐng)導(dǎo)；2一定要清楚各級領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限和角色，解決問題時一定是要找到關(guān)鍵路徑上的關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)，防止信息同時發(fā)布多個領(lǐng)導(dǎo)，造成領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通本錢加大，影響問題的解決效率，增加領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決問題的難度；3對于有些問題，不要一味的向領(lǐng)導(dǎo)妥協(xié)，不要一味的承諾實際不可能完成的工程工作，這既是對工作的負責，也是對領(lǐng)導(dǎo)、對工程組的負責。.與工程組成員之間的溝通在工程執(zhí)行過程中， 工程經(jīng)理經(jīng)常處在兩難的境地，一方是甲方使用人員， 而另一方是工程組內(nèi)成員。當甲方對系統(tǒng)或工程施工提出問題并要求改動時，工程組技術(shù)人員往往找出各種理由予以否決，而這正是引起甲乙雙方矛盾的最主要原因。另外小組成員對任務(wù)分配

8、、 加班加點等狀況也常有抱怨。作為工程經(jīng)理，應(yīng)從理性的角度出發(fā)， 既要盡量滿足用戶方的合理需求變化，又要充分調(diào)動組內(nèi)成員的積極性。在不失公允的前提下， 充分展現(xiàn)個人魅力的作用。其他主要溝通管理中包含的關(guān)系還有，集成商/工程經(jīng)理與設(shè)備提供商，與設(shè)計單位，與工程分包商等等。工程經(jīng)理與各方進展溝通的例如如下，這些溝通根本貫穿整個工程周期：二、溝通方式和諧現(xiàn)在成為一個越來越時髦的詞匯，雖然一個工程團隊大都成員不多，但麻雀雖 小，五臟俱全，和諧與否在很大程度上也影響著團隊的工作效率。如何應(yīng)用適當?shù)募记扇ス芾韴F隊，是每個管理人員必須要面對的問題。溝通有很多種方式， 包括一對一的溝通、 一對多的溝通、 多人

9、之間的溝通、多人之間的 相互討論；從溝通的載體而言，有口頭、書面、肢體語言；從途徑而言，有面對面的、通過 網(wǎng)絡(luò)、視頻、播送等。.口頭溝通口頭溝通是一種便捷并且信息表達準確的溝通方式。在工程早期應(yīng)多使用面對面溝通， 這對促進團隊建立， 建立良好的工作關(guān)系特別重要。在進展面對面口頭溝通時，可以通過恰當?shù)纳眢w語言傳達內(nèi)心思想，但不能使用帶有偏見或者攻擊性的言辭與評述。頁腳下載后可刪除，如有侵權(quán)請告知刪除！.書面溝通書面溝通主要用于通知或確認一些比擬重要的工程活動內(nèi)容，可作為依據(jù)便于日后查 閱。對于工程組及企業(yè)內(nèi)部， 書面溝通的內(nèi)容主要是工程進展及其他方面的報告、各種通知、內(nèi)部備忘錄等。書面報告注重使

10、用清楚簡潔的語言。.會議會議是解決工程執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題的最正確途徑，它是對工程目標投入的工具。會議通常的內(nèi)容是通知工程情況、制定行動方案、發(fā)現(xiàn)已有或潛在問題時召集討論等。會議時間不能太長，一般不要超過 40分鐘，也不能把會議帶入無休止的爭論，畢竟爭論不會給工 作帶來實質(zhì)性有價值的東西。.網(wǎng)絡(luò)溝通信息時代使團隊的活動不再局限于面對面的活動，一種新的組織形式開場顯現(xiàn)一一虛擬團隊，實際上就是利用網(wǎng)絡(luò)平臺把實際上分散的成員聯(lián)系起來，在 線上進展合作，例如，即時對話工具、可視會議系統(tǒng)、電子郵件、內(nèi)部工作組等。在這種溝通方式中，信息的傳遞一般不存在問題，但在信息的理解上，那么更容易產(chǎn)生歧義。一旦信息被

11、惡意散發(fā)或錯 誤理解，那么造成的危害更大。溝通方式的選擇十分重要。 如電子郵件盡管方便快捷， 但它也有缺點，首先是信息超載， 我們難以把重要的信息同垃圾信息區(qū)分出來。 另外，它也缺乏情緒的內(nèi)容， 使人感覺是冷冰 冰的和非個性化的。因而當需要傳遞豐富的信息時如手勢、表情、體態(tài) ，應(yīng)該選用面對 面的溝通，或者通過視頻會議方式。三、溝通管理中容易出現(xiàn)的問題在工程方案執(zhí)行過程中，各部門及人員間的信息交流是否順暢、 糾偏工作是否及時有效， 直接關(guān)系到工程質(zhì)量的好壞及工程進度與方案的一致性。在對一些工程溝通過程進展分析后發(fā)現(xiàn)以下幾個問題經(jīng)常存在 ：.非正式溝通引起溝通信息失真非正式溝通是指除工程組規(guī)定的回

12、報、例會等制度以外的溝通方式，如工程組成員私下交談，傳遞小道消息等。這樣的信息容易失真，有可能會導(dǎo)致工程中的信息錯誤引起風(fēng)險。 對于此應(yīng)當將非正式溝通來源的信息不作為工程可采用的有效信息。.口頭溝通引起信息無法存儲頁腳下載后可刪除，如有侵權(quán)請告知刪除!口頭溝通的信息不能保存， 而且在溝通完畢后容易被遺忘，在特定的場合也不具備法律效力。而在實際工程執(zhí)行過程中，口頭溝通又十分常見，并且還常常能夠取得一定效果。因此，口頭溝通盡量以書面的形式保存下來，可以采用電子書寫的方式易保存易查閱。.電子郵件濫用電子郵件由于它的便捷性不僅在工程組內(nèi)部使用，也是與外界聯(lián)系的重要手段，而這樣就有可能給用戶或集成商帶來

13、不必要的麻煩。內(nèi)部通過電子郵件交流，最好以規(guī)定的格式， 即便于提取統(tǒng)一管理，也方便防止誤發(fā)導(dǎo)致的問題。四、工程溝通管理例如這是為某網(wǎng)絡(luò)集成工程設(shè)計的溝通管理模式，這個模式是在工程經(jīng)理認真了解工程的各種背景與涉及人員，并會同相關(guān)人員交流了他們對這個工程的看法和期望后做出的設(shè)計。.工程啟動后，用戶與乙方工程組主要成員一起召開工程啟動溝通會，明確工程目標、 設(shè)計方案、進度安排、質(zhì)量目標等。會議完畢后，工程組印發(fā)會議紀要，并向所在企業(yè)相關(guān) 職能部門領(lǐng)導(dǎo)作匯報，同時抄送紀要給用戶方。.建立例會制度，每周工程組成員開會相互溝通工作進展、出現(xiàn)的問題、個人建議與要 求等，詳細記錄會議紀要。.工程經(jīng)理在每周完畢

14、時，編制一份工程進展報告，以電子郵件的方式發(fā)送給工程組每 位成員及用戶相關(guān)人員，同時抄送企業(yè)相關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)。報告中主要有工程目前的進度、 本周是否出現(xiàn)問題、什么問題及解決方法、下周工作方案等。.與用戶工程負責人保持聯(lián)絡(luò)，確保用戶隨時掌握工程動態(tài)，提出意見。技術(shù)負責人堅 持每周與甲方相關(guān)技術(shù)人員溝通，了解需求滿足情況。.建立內(nèi)部網(wǎng)上交流平臺，通過電子郵件和即時對話的方式，對于一些小問題的交流減 少了協(xié)調(diào)見面的時間，并且使組成員知道主動溝通的重要性。.通過以老帶新的方式，給予公司新員工大量學(xué)習(xí)與實踐時機，技術(shù)骨干毫無保存的傳 授，使得新員工的專業(yè)知識和工程經(jīng)歷迅速提高，迅速成長為獨當一面的技術(shù)人

15、員。技術(shù)骨干也學(xué)習(xí)與積累了工程管理知識。.合理利用非正式溝通。工程經(jīng)理或各組負責人，不定期地與甲方工作人員、工程組成 員進展私下交流，或者采取聚餐等方式大家一起非正式溝通。同時加強工程組成員自身素質(zhì)的提高，使得他們能夠很好地識別信息的真?zhèn)?，提高遵守組織紀律的自覺性，防止謠言的傳頁腳下載后可刪除，如有侵權(quán)請告知刪除！播。在該工程中從始至終都遵循了以上溝通方式，因而根本上沒有產(chǎn)生甲方與乙方之間的誤會，對于一切變更和不確定因素根本都能掌控。合作雙方關(guān)系維持良好， 在一些小的問題上能夠相互讓步，也使得工程進展中無需考慮過多人為因素。良好的溝通在甲方與工程經(jīng)理之間、工程組成員之間持續(xù)進展，真正實現(xiàn)了溝通

16、的初衷一一使工程中的每個人都相互成為朋 友。溝通是意義的傳遞與理解，工程經(jīng)理的主要工作不是技術(shù)指導(dǎo)而是溝通的橋梁，工程經(jīng)理有90%的工作時間都應(yīng)當用于溝通?？鬃?？論語 雍也？中也指出 關(guān)仁者，己欲立而立人， 己欲達而達人。非人人共立、共達此地位，那么我決無從獨立、獨達。儒家非常講究信 息溝通及其方式，其思想把人放在社群中去辯證地認識自己的身份，再通過 近取譬、恕等方式認識到別人也有與自己同樣的要求和愿望。因而我們說，溝通保持了暢通整個工程也就成功了 一半。五、完畢語總之，溝通是人際之間傳遞信息的過程，它對于工程取得成功是必不可少的。要做好工程每個階段的工作，到達預(yù)期的效果，就必須在工程組內(nèi)部以及工程組與外部環(huán)境之間建 立溝通渠道，快速準確的傳遞信息從而到達各成員的協(xié)調(diào)一致；使工程成員明確各自的職責，了