利華物業(yè)文檔管理制度

1、精品文檔 精心整理精品文檔 可編輯的精品文檔廣州利華物業(yè)管理有限公司文檔管理制度（試行稿）編制 日期年 月 日審核 xxx日期2007年6月11日批準(zhǔn) xxx日期2007年6月11日修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人目 錄目的1.范圍2職責(zé)3方法和過程控制4分類4.1編制4.2更改4.3傳閱4.4存檔4.5電子文檔的管理4.6保密4.7查閱、借閱4.8下發(fā)、作廢處理4.9簽收、傳遞及報(bào)批4.10考核與獎(jiǎng)懲4.11附則5目的規(guī)范公司各職能處室和各項(xiàng)目的文件分類、編制、更改、傳閱、存檔、查閱、借閱、下發(fā)、作廢及電子文檔的管理，并滿足文件的價(jià)值，使其可提供適宜的培訓(xùn)、重復(fù)性和可追溯性。

2、范圍適用于公司本部及在管物業(yè)項(xiàng)目的文件、文檔、合同分類、編制、更改、傳閱、存檔、查閱、借閱、下發(fā)、作廢及電子文檔的管理，本制度同樣適用于合同的一般管理，合同管理制度另有規(guī)定的除外。職責(zé)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)以公司名義對(duì)內(nèi)、外行文的編制、發(fā)文以及存檔的文件管理。各職能處室及項(xiàng)目負(fù)責(zé)以本部門名義對(duì)內(nèi)、外行文編制、發(fā)文以及存檔的文件管理。總經(jīng)辦負(fù)有對(duì)公司文件管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的職責(zé)。方法和過程控制文件的分類：為滿足不同需要及質(zhì)量改進(jìn)，公司應(yīng)對(duì)于各類文件予以分類。4.1.1 公司內(nèi)部管理文件：以公司名義發(fā)出的規(guī)章制度、通知通報(bào)、人事任免、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃總結(jié)等文件。4.1.2 公司對(duì)外往來文件：以公司名義與政

3、府部門、相關(guān)業(yè)務(wù)單位及其它單位往來文等。職能部門/項(xiàng)目文件：以職能部門及項(xiàng)目名義發(fā)出的通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告等。業(yè)務(wù)報(bào)告：項(xiàng)目的調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、費(fèi)用收繳情況、審計(jì)報(bào)告等。4.2 文件的編制 為評(píng)價(jià)公司管理體系的有效性和持續(xù)適宜性，公司各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應(yīng)規(guī)范，沒有錯(cuò)別字。文件標(biāo)題定為一號(hào)黑體字加粗，文件編號(hào)為宋體小四號(hào)，目錄為宋體三號(hào)字，稱謂為宋體小三號(hào)字加粗,段落標(biāo)題為宋體四號(hào)加粗，文件內(nèi)容為宋體小四號(hào)字,落款為宋體四號(hào)字,主題詞為宋體四號(hào)字。文件編碼規(guī)則為：LW+（職能部門/項(xiàng)目編碼）+（項(xiàng)目內(nèi)部門簡稱）+文件簡稱+

4、年度+編號(hào)+文件保密級(jí)別如總經(jīng)辦07年度第1份呈批件（機(jī)密）：其編碼格式為：LW01呈07001A如xxxx工程部07年度第3份呈批件（內(nèi)部資料）：其編碼格式為：LW12工呈07003C公司需存檔文件使用字號(hào)索引序號(hào)字適用范圍1通公司通知,通告性文件2呈下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)批性文件3合合同會(huì)簽表4章公章使用審批表5會(huì)會(huì)議紀(jì)要6申物資申購單7聯(lián)工作聯(lián)系單8催催辦通知書9函公司對(duì)外信函式文件10單公司行政獎(jiǎng)罰單11制公司名義頒發(fā)的制度12規(guī)職能部門頒發(fā)的規(guī)范 公司職能部門及項(xiàng)目編碼索引職能部門總經(jīng)辦01人力資源部02保安部03財(cái)務(wù)管理部04品質(zhì)督導(dǎo)部05客戶服務(wù)部06工程部07備用08備用09備用10項(xiàng)目

5、xxxx項(xiàng)目11xxxx項(xiàng)目12南湖xxxx項(xiàng)目13從化xxxx項(xiàng)目14xxxx項(xiàng)目15xx項(xiàng)目16會(huì)所17皇家國際公寓18備注：LW為利華物業(yè)首個(gè)拼音縮寫； 項(xiàng)目內(nèi)部門以部門名稱第一個(gè)中文作簡稱如文件字號(hào)，代碼根據(jù)實(shí)際需要有所增減可詳見附件廣州利華物業(yè)管理有限公司文件編碼索引更新日常零星的通知類且不用存檔的文件，可不用編號(hào)。各職能部門/項(xiàng)目內(nèi)部通行文件編碼規(guī)則自行制定，報(bào)總經(jīng)辦備案。各職能部門/項(xiàng)目規(guī)范文件的版本編制： 各類文件的版本號(hào)用來標(biāo)識(shí)文件的修改狀態(tài)，格式為大寫英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字的組合，未經(jīng)修改的文件版本號(hào)為“A/0”，修改一次版本號(hào)升為“A/1”，當(dāng)版本號(hào)從“A/9”升級(jí)時(shí)，應(yīng)升

6、為“4.3 文件的更改 公司任一職員根據(jù)經(jīng)營管理實(shí)際需要，均可建議更改管理規(guī)章類文件。如需更改文件，動(dòng)議人需填寫文件更改申請(qǐng)表,提交至原文件制訂職能部門/項(xiàng)目，由該職能部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自行或指定召集人員分專業(yè)進(jìn)行討論，確定更改內(nèi)容，向總經(jīng)辦報(bào)批，并在獲總經(jīng)理批準(zhǔn)通過后下發(fā)。下發(fā)新文件時(shí)，請(qǐng)注意修改相關(guān)的版本號(hào)、生效日期。（詳見4.4.4 文件的傳閱需公司領(lǐng)導(dǎo)審閱的非電子文檔類文件（僅為外部來文），由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)傳遞至相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)并簽署文件處理表，由總經(jīng)辦存檔或轉(zhuǎn)相關(guān)職能部門/項(xiàng)目存檔。4.5 文件的存檔 各職能部門/項(xiàng)目須規(guī)定本職能部門/項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間，并做好保管工作，明確標(biāo)明存檔人、案卷題

7、名、案卷號(hào)、保管期限等。電子文檔的管理4.4.64.文件的保密4.7.1 公司員工均有責(zé)任和義務(wù)保守公司的經(jīng)營管理機(jī)密，嚴(yán)格遵守公司的保密制度，未經(jīng)公司或部門負(fù)責(zé)人授權(quán)或批準(zhǔn)，不準(zhǔn)對(duì)外提供標(biāo)有密級(jí)的公司文件，以及其它未經(jīng)公開的經(jīng)營情況、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。4.7.2 公司以下文件需嚴(yán)格保密：辦公會(huì)議紀(jì)要、公司經(jīng)營戰(zhàn)略性會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)收支情況、重大責(zé)任事故分析報(bào)告、重要合同（包括經(jīng)濟(jì)合同、招投標(biāo)文件等）、薪金福利制度等。4.7.3 職能部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定文件管理員負(fù)責(zé)妥善保管職能部門/項(xiàng)目文件，并履行監(jiān)督職能。如文件發(fā)生短缺或遺失，追究4.7.44.74.7.6 有權(quán)閱讀保密文件的公司任一人員均需對(duì)保密

8、文件負(fù)有相關(guān)責(zé)任，務(wù)必妥善保管所持有的涉密文件。如有泄密，追究當(dāng)事人行政責(zé)任。因違反職業(yè)道德，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失者，公司將依法追索經(jīng)濟(jì)賠償；情節(jié)嚴(yán)重者，將提請(qǐng)司法機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。4.8 文件的查閱、借閱4.8.1 非本公司人員不得查閱、借閱公司保密級(jí)別D級(jí)（含D級(jí)）。特殊情況需4.4.8.3 員工如工作需要借閱文件時(shí)，須填寫借閱登記表，經(jīng)職能部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借出的文件由文件管理員負(fù)責(zé)及時(shí)收回并檢查完整情況，如發(fā)現(xiàn)遺失，需在借閱登記表的“備注4.84.8.5 公司文件如需要隔夜借出，須征得職能部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，方可借出，并妥善保管。4.8.6 查借閱、摘錄的須在規(guī)定

9、的期限內(nèi)歸還。4.9 文件的上呈、下發(fā)、作廢處理4.9.1 各4.9.2 新編或更改的管理文件，在獲得批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦下發(fā)至各職能部門/項(xiàng)目，由各職能部門/項(xiàng)目相關(guān)文件管理員負(fù)責(zé)及時(shí)打印、更新、傳閱。各職能部門下發(fā)的通告性文件，在獲總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦下發(fā)至各項(xiàng)目。以公司名義下發(fā)的各類文件，在獲總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦下發(fā)至各職能部門/項(xiàng)目。在文件修改之前，各職能部門/項(xiàng)目必須嚴(yán)格按照現(xiàn)有管理文件執(zhí)行。新版文件獲準(zhǔn)下發(fā)并開始生效后，舊版文件自動(dòng)失效。公司各職能部門/項(xiàng)目，在管理現(xiàn)場，必須使用有效版本之文件。文件的簽收、傳遞及報(bào)批為配合公司辦公自動(dòng)化的發(fā)展和信息系統(tǒng)的建立，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、無紙化的目的，公司與各項(xiàng)目間的往來文件除有特別要求外，均應(yīng)采用電子郵件的形式。特殊的文件和需要多職能部門報(bào)批的文件傳遞時(shí)，應(yīng)做好簽收和登記工