某花園物業(yè)管理處辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程

1、精品文檔 精心整理精品文檔 可編輯的精品文檔辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程分享 辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程 10 目的 規(guī)范大基物業(yè)辦公區(qū)的管理工作。 20 適用范圍 適用于大基物業(yè)管理公司名雅花園管理處辦公區(qū)的日常管理工作。 30 職責(zé) 31 辦公室主任負責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。 32 客服部前臺文員負責(zé)公司辦公區(qū)域的日常管理工作。 33 客服部主管負責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。 34 辦公區(qū)各崗位工作人員負責(zé)本崗位的日常管理工作。 40 程序要點 41物品擺放 411辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置，不得隨意調(diào)整。 412 各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞，發(fā)現(xiàn)丟

2、失或損壞的應(yīng)及時向部門負責(zé)人或向前臺文員報告，并采取相應(yīng)的補救措施。須申領(lǐng)或修理的，按辦公用品管理標準作業(yè)規(guī)程辦理。 413 上班時應(yīng)保持桌面整潔、有序，不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。 414 下班前應(yīng)將桌面整理干凈，辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。 415 客服部前臺文員應(yīng)在上班前10分鐘打開辦公區(qū)內(nèi)的照明設(shè)備、空調(diào)通風(fēng)設(shè)備，檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序。 416 遇到雨天，應(yīng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)恪⒎阑O(shè)施及標識。 42 常用辦公設(shè)備的使用 常用辦公設(shè)備包括：電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設(shè)備。 421 電腦： a) 經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方

3、可單獨使用電腦，否則須在電腦管理員陪同下使用； b) 啟動與關(guān)閉的一般程序： 啟動電源插座開關(guān)； 啟動穩(wěn)壓器開關(guān)； 啟動電腦主機開關(guān)； 啟動顯示器開關(guān)（電腦開始正常操作）； 關(guān)閉電腦程序：首先在“開始”伴選擇“關(guān)閉計算機”對話框，用鼠標點擊“關(guān)閉計算機”，然后按開啟程序的反方向操作。 c) 電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序，暫時不用時，可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)； d) 正確使用電腦的詳細程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進行操作。 422 打印機： a) 聯(lián)機。一般情況下，打印機與電腦連通之后，無須再進行聯(lián)機； b) 打印機啟動與關(guān)閉的一般程序： 啟動打印機開關(guān)； 放好所需打印的紙張； 在電腦對話框進行打印

4、操作； 關(guān)閉程序按啟動程序的反方向操作。 c) 打印機應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機操作； d) 正確使用打印機的詳細程序按有關(guān)打印機操作說明書的指導(dǎo)進行操作； e) 打印文稿須經(jīng)部門主管、分管人員批準，在文稿上簽字后方可予以打??； f) 打印出的文稿應(yīng)進行校對。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對，然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后，再進行打印； g) 為節(jié)約紙張，文稿未進行校對之前，打印時應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打??； 423 復(fù)印機： a) 復(fù)印機管理人員應(yīng)在開始上班時接通復(fù)印機插座電源 開啟復(fù)印機開關(guān)，復(fù)印機需自動預(yù)熱； 檢查復(fù)印紙是否放好（可以開始工作）； 復(fù)印機管理人員下午下班時關(guān)閉復(fù)印機開關(guān)

5、； 關(guān)閉復(fù)印機電源插座； 正確使用復(fù)印機的程序按復(fù)印機有關(guān)操作說明書進行操作。 b) 復(fù)印程序： 所有須復(fù)印的文件、資料必須先在復(fù)印記錄本上登記，然后再復(fù)印； 復(fù)印頁數(shù)在兩份（含）以上或10頁以上的，須辦公室主任在打印復(fù)印審核表上批準簽字后，方可復(fù)??； 復(fù)印人員做好登記以后，調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后，選定復(fù)印份數(shù)按“開始”鍵復(fù)??； 辦公室文員核對復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實，屬實的，在復(fù)印記錄本上簽名確認；不屬實的，將情況匯報辦公室主任：一般情況下，第一次違規(guī)給予口頭警告；第二次或以上違規(guī)給予書面警告處分； 如果復(fù)印機出錯，應(yīng)將報廢紙張數(shù)量予以登記。 c) 復(fù)印機一般情況下每天開機、關(guān)機各

6、一次，盡量避免頻繁開關(guān)； d) 為節(jié)約紙張，不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。 424 傳真機：傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。 a) 接收傳真： 辦公室文員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定； 收到傳真件后，由辦公室文員及時將傳真件取下，并將傳真的有關(guān)內(nèi)容（發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真韙、接收部門、接收人等）登記在傳真登記表內(nèi)； b) 10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件由部門負責(zé)人審批；公司/管理處的傳真件由公司辦公室主任/總經(jīng)理審批，內(nèi)容包括： 辦公室文員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在發(fā)送傳真記錄本上登記，內(nèi)容包括：發(fā)送部門

7、、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等； 辦公室文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去； 辦公室文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對方確認是否收到傳真件，直至對方收到為止，然后將實際發(fā)送的時間登記在發(fā)送傳真記錄表內(nèi)。 c) 傳真機的正確使用程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。 425 電話：正確使用電話機的程序按電話機有關(guān)操作說明書進行操作。 a) 為有效控制電話費，一般情況下，電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能； b) 除總經(jīng)理批準的電話外，其他電話均須取消長途直撥功能，須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù)，并在辦公室文員處登記后，方可操作； c) 公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電

8、話功能； d) 上班時間原則上禁止打私人長途電話，特殊情況須辦公室主任審批，到辦公室文員處登記后，方可操作； e) 個別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)總經(jīng)理特批后，可開通長途直撥功能，辦公室主任需指定人員做好登記記錄； f) 辦公室每季度至少進行一次電話費查詢： 到電信局打印電話費清單； 逐項核對登記記錄； 將未登記的長途電話登記在長途電話登記表內(nèi)，報辦公室主任審核，內(nèi)容包括： 日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等；偷打長途電話的，除雙倍扣罰電話費外，還將給予警告處分； 每日電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。 g) 電話接打技巧詳見公司員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程。 4

9、26 辦公室每月5日前將各部門的打印費、復(fù)印費、傳真費、電話費登記在月份辦公費用統(tǒng)計表內(nèi)，予以通報。 427常用辦公設(shè)備的維護保養(yǎng)與維修： a) 常用辦公設(shè)備的維護保養(yǎng)與維修： 常用辦公設(shè)備應(yīng)進行以下日常維護，維護辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護操作說明書： 防塵； 防曬； 防腐蝕； 其他需要預(yù)防的事項。 b) 保養(yǎng)與維修：常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)，一般情況下需要委托專業(yè)公司（如：傳真機）進行： 辦公室主任制訂保養(yǎng)與維修計劃報總經(jīng)理審批； 評審、選擇保養(yǎng)與維修單位； 簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書； 按協(xié)議要求實施保養(yǎng)與維修。 43 環(huán)境管理 431 衛(wèi)生：辦公區(qū)衛(wèi)生由客服部負責(zé)，辦公區(qū)各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題

10、、應(yīng)由客服部前臺文員處理。 a) 客服部前臺文員應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況，要求墻壁無灰塵、污跡，地面無垃圾、煙頭和痰跡，窗明幾凈，空氣無異味； b) 各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況，辦公用品是否擺放整齊，文件資料是否排列有序。 432 綠化：辦公區(qū)綠化由環(huán)境部負責(zé)，各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)由客服部前臺文員處理。 a) 客服部前臺文員應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況，檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象； b) 各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)綠化狀況，檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)

11、象。 44 安全管理 441 機電維修部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運轉(zhuǎn)是否正常。 442 安保部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng)，滅火器材擺放是否規(guī)范，有無損壞、丟失現(xiàn)象。 443 各崗位員工應(yīng)加強安全防患意識，下班時應(yīng)將重要資料放入安全地點，鎖好抽屜，關(guān)好電源及門窗。 444 管理處客戶服務(wù)中心實行24小時服務(wù)制度，值晚班時應(yīng)與安保部配合注意防火、防盜工作。 445 公司辦公區(qū)晚間的安全管理由安保部負責(zé)，值班安保人員應(yīng)定時巡查以下重要部位，并做好相應(yīng)的記錄，詳見安保巡邏標準作業(yè)規(guī)程： a) 消防設(shè)施、配電房； b) 領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財務(wù)室； c) 水、電、空調(diào)的關(guān)閉情況； 50

12、 記錄 51 打印/復(fù)印審批表 52 復(fù)印記錄表 53 接收傳真登記表 54 發(fā)送傳真登記表 55 發(fā)送傳真審批單 56 撥打長途電話審批單 57 長途電話登記表 60 相關(guān)支持文件 61 檔案管理標準作業(yè)規(guī)程 62 公司員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程 打印/復(fù)印審批表 部門 姓名 職務(wù) 申請時間 打印/復(fù)印內(nèi)容 打印 復(fù)印 要求完成時間 實際完成時間 打印/復(fù)印份數(shù) 打印 頁 復(fù)印 份 頁 部門負責(zé)人審批 審批時間 復(fù)印記錄表 NO： 日期 復(fù)印內(nèi)容 規(guī)格 作廢 頁數(shù) 部門 姓名 管理員 簽名 接收傳真登記表 NO： 日 期 內(nèi) 容 發(fā)送部門 接收部門 簽 名 備 注 發(fā)送傳真登記表 NO： 日 期 內(nèi) 容 發(fā)送