公文寫作和檔案管理

1、關(guān)于公文寫作與檔案管理第1頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四一.公文寫作 公文是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動中使用的文體.第2頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四公文的特點 1.鮮明的政治性 公文是在階級、國家出現(xiàn)后產(chǎn)生 的,它作為管理國家、組織和發(fā)展社會生產(chǎn)的重要手段,體現(xiàn)統(tǒng)治階級的意志和愿望,為他們的政治服務(wù).第3頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四 2.嚴(yán)肅性A.公文具有特定的格式.公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)文人等部分組成.B.公文具有嚴(yán)格的辦理程序.公文辦理分為收文和發(fā)文. 收文:傳遞

2、簽收登記分發(fā)擬辦 批辦等程序 發(fā)文:擬稿審核簽發(fā)繕印等程序第4頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四公文的作用1.法規(guī)和準(zhǔn)繩作用2.領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用3.宣傳教育作用4.公務(wù)聯(lián)系作用5.憑證和依據(jù)作用第5頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四公文寫作要求:1.符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定2.緊密結(jié)合實際3.選擇恰當(dāng)文體種4.遵守公文格式5.注意行文關(guān)系第6頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四行文即公文的運轉(zhuǎn).從行文關(guān)系分,公文分上行文、平行文、下行文.行文關(guān)系是機構(gòu)之間文件的接受關(guān)系,它是根據(jù)機關(guān)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定的.上行文

3、指下級被領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)向上級機關(guān)的發(fā)文;平行文指平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間的發(fā)文;下行文指上級機關(guān)向所屬下級機關(guān)的發(fā)文.如何注意行文關(guān)系?第7頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四不同的行文關(guān)系要用相應(yīng)的行文語氣 上行文體現(xiàn)本機關(guān)請示和接受上級的領(lǐng)導(dǎo) 要用請示的語氣; 平行文體現(xiàn)平行機關(guān)之間的互相協(xié)商與工作聯(lián)系 要用謙虛的語氣; 下行文體現(xiàn)本機關(guān)對下屬機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo), 可用比較嚴(yán)肅、莊重的語氣,但不能盛氣凌人.注意行文語氣第8頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四掌握語言特點 準(zhǔn)確 公文只有語言準(zhǔn)確,才能如實表達客觀事物,如實傳達發(fā)文機關(guān)的意圖,使之順利地貫徹執(zhí)行或及

4、時批復(fù). 質(zhì)樸 質(zhì)樸無華,少用描寫和抒情的手法,提倡直話直說,不能用含蓄的筆法委婉的表達意思. 簡明 高速傳遞信息的需要.須開門見山,盡快道出 主旨,摒棄“橡皮圖章語言”.活用常用事務(wù)詞匯.第9頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四公文分兩種,通用公文和專用公文. 通用公文通用于各類機關(guān)、團體和企事業(yè)單位,使用范圍比較廣; 專用公文在外交、軍事、司法、財經(jīng)等專門領(lǐng)域中使用,只在一定范圍類起作用.我們通常說的公文,主要指通用公文.通用公文又叫行政公文.公文的種類第10頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四公文種類(12類,13種) 行政機關(guān)公文 命令(令) 議

5、案 決定 指示 公告.通告 通知 通報 報告 請示 批復(fù) 函 會議紀(jì)要 黨政機關(guān)公文 決議 決定 指示 意見 通知 報 請示 批復(fù) 條例 規(guī)定 函 公報 會議紀(jì)要第11頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四公文格式簡表.My Documents文件樣例.doc 順序號 密 級 急 度 版 頭發(fā)文字號標(biāo) 題主送機關(guān)正 文 附件 發(fā)文機關(guān)發(fā)文時間 附注 主題詞 抄送: 印發(fā)機關(guān): 年 月 日印發(fā)(印數(shù))第12頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四12類13種公文的寫作1.命令(令) 適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布實施重大強制性行政措施;獎懲有關(guān)人

6、員;撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定. 如:中華人民共和國 主席令第13頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四2.議案 議案是各級國家行政機關(guān)按法律程序向同級國家權(quán)利機關(guān)提請審議事項, 故其行文方向十分明確,而且發(fā)布單位和收文單位受嚴(yán)格限制 結(jié)尾用“現(xiàn)提請審議”或“請審議決定” 如:國務(wù)院關(guān)于提請審議的案.My Documents公文.doc12類13種公文的寫作第14頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四3.決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排. 如:全國人民代表大會關(guān)于設(shè)立中華人民共和國澳門特別 行政區(qū)的決定. 4.指示 適用于對下級機關(guān)布置工作,闡明工作

7、活動的指導(dǎo)原則.12類13種公文的寫作第15頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四5.公告、通告 “公告”適用于向國外宣布重要事項或者 定事項. “通告”適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項.6.通知 適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文;發(fā)布規(guī)章;轉(zhuǎn)達下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項;任免和聘用干部.12類13種公文的寫作第16頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四7.通報 適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況.8.報告 適用于向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復(fù)上級機關(guān)的詢問.9.請

8、示 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn). 請示的公文,應(yīng)當(dāng)一文一事. 12類13種公文的寫作第17頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四10.批復(fù) 適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項.11.函 適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題;向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn).12.會議紀(jì)要 適用于記載和傳達會議情況和議定事項.12類13種公文的寫作第18頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四定義-按會議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點，以上 報和下達貫徹執(zhí)行。 寫作-1、忠實會議實際，準(zhǔn)確反映會議情況和意見。 2、突出會議中心，內(nèi)容概括，有取有舍,有 主有次，言語精練。 3、邏輯條理

9、清楚，觀點鮮明，不堆砌拼 湊，必要時加理論說明。 4、及時印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、 協(xié)調(diào)、約束作用。 格式-列為法定公文，版面編排由版頭、本體、 版尾三部分，可不蓋公章。 本體：標(biāo)題- 1、會議名稱+紀(jì)要 2、單位名+會議名+紀(jì)要 3、正題（主題）+副題（會議名稱+紀(jì)要） 第19頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四 時間-標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時間， 署名下寫成文時間 正文-概況：會期、會址、主持、參會、 議題、結(jié)果六要素 主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容 與成果（方法見后） 結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句 提出要求、希 望、 號召 簽署-正文右下方署明主辦單位或會議

10、名稱 第20頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四其他公文的寫作一.會議記錄 會議記錄是當(dāng)場把會議情況,包括發(fā)言、討論的問題、決議和事項等記錄下來的一種公文.只在本單位保存,不在社會上流傳. 一般開比較重要的會議,如黨政機關(guān)的會議、商務(wù)機構(gòu)的會議、學(xué)術(shù)團體的會議、國際會議等,都要有會議記錄.第21頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四會議記錄的特點1.迅速. 迅速是指記錄人的書寫速度要快. 這是寫好會議記錄的前提.若速度跟不上,會使記錄的內(nèi)容殘缺不全,甚至違反發(fā)言者的意愿.記錄人員必須具備一定的政治水平和業(yè)務(wù)水平,還要注意訓(xùn)練聽寫能力,掌握一套速記方法,如縮

11、寫、略寫等.有的會議記錄不用手 寫,要用打字機打出來 這就需要同時訓(xùn)練快 速打字能力. 你一分鐘可以打多少字呢?第22頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四2.準(zhǔn)確 準(zhǔn)確是指記錄原話、原意原來語氣,不能使用記錄語言去加工概括,不能加入記錄人的意見.會議的插話一般不記,但重要插話如主持人作的提示、對被插話人的發(fā)言所持的態(tài)度、總結(jié)性的語句等,要加括號記明. 發(fā)言人的姓名要寫全稱,標(biāo)點符 號要正確運用.用第三人稱,不用 第一人稱,這是表示客觀,強調(diào) 準(zhǔn)確 會議記錄的特點第23頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四會議記錄的作用它是形成各種文件的重要媒介,人事安排、

12、功過獎懲等,往往是通過會議決定的.它能為今后貫徹執(zhí)行會議精神、分析 研究問題、檢查與總結(jié)工作提供依據(jù).它是反映會議真實情況的第一手資料,是日后查考的證物. 有些比較重要的會議記錄,具有文獻價值和歷史檔案價值.第24頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四會議記錄的寫作1.作好記錄前的準(zhǔn)備.做好會議的組織工作,事先了解開會程序和內(nèi)容,泥好議題,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后通知開會單位和個人.若有重要的專題匯報,要收集好發(fā)言稿,開會時發(fā)給與會者每人一份.做好書寫材料的準(zhǔn)備.專用記錄紙,白色打印紙,鋼筆或毛筆;錄音機,磁帶等.第25頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四2.掌握記錄

13、的基本寫法.記錄分兩個部分:第一部分是會議的組織情況.包括會議名稱、屆次數(shù);開會時間、地點;出席人姓名、職務(wù);列席人姓名、職務(wù);缺席人姓名、職務(wù);主持人姓名、職務(wù);記錄人姓名. 會議名稱和屆次數(shù)寫在第一行正中,其他的另起一行,低兩格書寫.這些都要在會議主持之前寫好.會議記錄的寫作第26頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四第二部分是會議的內(nèi)容.包括會議議程、主持人發(fā)言、與會人發(fā)言、作出的結(jié)論.最后要另起一行寫“散會”或“休會” 、“結(jié)束”, 并注明時間. 記錄的兩種方法: 一是摘要記錄法,只記發(fā)言要點和決定事項. 二是詳細(xì)記錄法,把發(fā)言全部記下來. 還有的是兩種記錄方法交錯使

14、用, 究竟采用哪種,視實際情況而定.會議記錄的寫作第27頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四會議記錄樣例信泰聯(lián)精熙集團第五次生產(chǎn)革新會議記錄地 點：3號會議室時 間：2004年9月5日出席人：XXX ; YYY ; JJJ ;FFF ;LLL缺席人：RRR主持人：NNN記錄人：VVV會議內(nèi)容：聽取GG的匯報，研究實施意見。 一、JJJ匯報情況 - 二、研討（略） 三、決議 1、- 2、- 3、- 4、- 主持人簽名： 記錄員簽名：第28頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四信件的寫作信件分公用信件、專用信件和私人信件三種.公文中的“函”屬公用信件.信件不僅

15、是作者知識 、才能 和打字員技能的反映,也是一個單位整體形象的反映.人們通過這些信件,不僅可以窺到某單位的的作風(fēng)和風(fēng)格,而且回憑由此獲得的初步印象,考慮是否與該單位聯(lián)系或聯(lián)系的程度. 一個對信件這種基本的溝 通手段都漫不經(jīng)心的單位, 難道能指望它重視產(chǎn)品及 服務(wù)的質(zhì)量嗎? 第29頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四常用信件 感謝信 邀請信 慰問信 賀 信 婉拒信 推銷信 求職信 請 柬 第30頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四商務(wù)信函寫作1、商務(wù)信函的六個C要求(1)正確（Correctness）涉及權(quán)力、義務(wù)、利害關(guān)系，必須正確貫徹上司的意圖。(2)

16、清楚(Clearness)思路、表達要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。(3)具體(Concreteness)忌一般化、抽象化、表達清做什么？要求什么？(4)完整(Completeness)表達（意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時間、地點、人物等）完整，不可遺漏。(5)簡潔（Conciseness）文字簡煉，力戒修飾語堆積，函件冗長、拖沓。(6)禮貌（Courtesy）態(tài)度誠懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。 第31頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四商務(wù)信函的其他要求國際通用A4紙，不能用B5紙信紙、信封最好有企業(yè)的CI（企業(yè)形象識別系統(tǒng)） 標(biāo)志，且平整、清潔

17、文字書寫或印制清晰，打開后“全景”漂亮每頁上至少又有3行正文，不能只有落款可不蓋公章，用手簽名格式不嚴(yán)謹(jǐn)站在對方的立場考慮內(nèi)容，更人性化第32頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四常用的商務(wù)信函寫作 1、信紙企業(yè)規(guī)范信箋 2、收信人單位名稱、職務(wù) 3、稱謂尊稱 4、開頭應(yīng)酬語 5、正文 6、結(jié)尾應(yīng)酬語 7、祝頌語 8、署名 9、日期 10、左下角標(biāo)注第33頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四信函左下角縮寫標(biāo)注P.P.(Per procurationem) 代簽C.C.(Carbon copy) 抄送P.S.(Post script) 補述、附言Enc.(E

18、nclosure) 隨信的附件稱謂和署名對具體人 Dear Mr Jones，Dear Mrs Smith 可用逗號，不用冒號署名 您真誠的 Yours Sincerely一般公函 Dear Sir/Madam署名 您忠誠的 Yours Faithfully第34頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四商務(wù)信函寫作要領(lǐng)稱呼正確，語氣適當(dāng)言簡意賅，表達正確交談?wù)\懇，平實話語避免幽默，不要抒情祝頌語言，商業(yè)性強先要手簽，后再打印不要忘掉，附注說明第35頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四常用工作文書1、工作總結(jié)用處對前段工作的回顧檢查，找出經(jīng)驗教訓(xùn)而形成的文字材

19、料分類可按內(nèi)容、時間、部門、性質(zhì)區(qū)分結(jié)構(gòu)：(1)標(biāo)題(2)正文-基本情況、經(jīng)驗體會、問題教訓(xùn)、今后努力方向和工作意見(3)署名（日期）第36頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四2、專用工作報告種類：(1)市場（預(yù)測、調(diào)查）報告標(biāo)題、前言、正文（情況、做法經(jīng)驗、建議決策）、結(jié)尾(2)經(jīng)濟活動分析報告標(biāo)題、正文（引言、主體-分析原因，得出結(jié)論、結(jié)尾-意見措施）(3)可行性研究報告標(biāo)題、署名、正文（詳細(xì)論證）第37頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四例： 公司99年財務(wù)計劃執(zhí)行情況分析（引言）-現(xiàn)將情況分析如下： 一、實現(xiàn)利潤分析- 二、產(chǎn)品成本分析- 三、流

20、動資金分析- 四、專用資金分析- 幾點措施： 1、- 2、- 3、- 第38頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四 3.備忘的寫法 (1)發(fā)自何人 (2)發(fā)給何人 (3)日期、時間 (4)主題 (5)、內(nèi)容 備忘錄 發(fā)給：人力資源部 發(fā)自：財務(wù)部 抄送：總經(jīng)理辦公室 日期：2001年9月18 日 標(biāo)題：購置新計算機 內(nèi)容：上周董事會決定- （不用結(jié)束語）第39頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四二.檔案管理 事務(wù)管理的一環(huán)第40頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四事務(wù)管理意義: 1.在組織團體中從事情報的收集、制作、 變換、傳達、保管等

21、活動. 2.是經(jīng)營活動的一部分,目的在管理協(xié)調(diào),經(jīng)營內(nèi)部的各種活動. 3.系統(tǒng)相連: (1)職位系統(tǒng) (2)功能系統(tǒng) (3)物品系統(tǒng) (4)傳票系統(tǒng) 第41頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四情報處理第42頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四目的: 1.No cost 2.No time 3.No mistake 4.No labor知識的必要性培養(yǎng)思考的技巧第43頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四管理方式 處理能力 傳遞速度 標(biāo) 準(zhǔn) 化 成 本而決定采取集中式,分散式或混合式.第44頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分

22、，星期四檔案管理的原則1.正確-希望能做到想調(diào)某一檔案時,就能迅速地找到.2.簡明-檔案管理須力求簡單明了,其分類也要簡明,放置的位置及使用方法,讓公司里的有關(guān)人員都能清楚與了解,使上司或其他同事也隨時可取用參考.3.經(jīng)濟-管理人員不宜太多,以節(jié)省開支;檔案所占的位置越小越好,以免浪費空間,檔案保存要確定年限,適時銷毀清理已失效者.4.富有彈性-檔案在分類上要富有彈性,以適應(yīng)業(yè)務(wù)的擴充或臨時的的變動.第45頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四檔案管理的種類1.臨時檔案:凡機關(guān)、團體、企業(yè)及個人活動中,所產(chǎn)生的文件、圖表、實物及一切公文書等資料,不問起外行或特性,有公私機關(guān)完

23、成行政處理手續(xù)后,即送機關(guān)檔案室管理人員歸卷者,謂之文卷(臨時檔案).2.中心檔案:已經(jīng)結(jié)案或無法結(jié)案之懸案,留備各幕僚機關(guān)共同應(yīng)用之文卷,保存機關(guān)檔案室以供稽憑應(yīng)用者,謂之案卷(中心檔案).3.永久檔案:在行政上已經(jīng)失效,經(jīng)鑒定有永久保存價值,移轉(zhuǎn)檔案室管理機構(gòu)保管,以備研究參考者,謂之檔案(永久檔案).第46頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四檔案的功用1.行政稽憑:為了解案情及立意遣詞的參考或援引.2.法律信證:法令、規(guī)章、會議記錄,都是公司檔案的一種,所以檔案可作為法令的依據(jù).3.史料供證:要真切地了解其沿革,唯有參考其檔案,以獲得正確的資料.4.研究資料:一個機關(guān)

24、或公司的檔案,是研究時最直接最正確的原始資料,撰寫公司有關(guān)的學(xué)術(shù)報告或業(yè)務(wù),必須要運用檔案.第47頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四檔案管理中需要注意的事項1.收發(fā)作業(yè): (1)收文作業(yè) (2)發(fā)文作業(yè)2.點收整理 (1)點收時:文件是否齊全,手續(xù)是否完 整 (2)整理時:以件為單位、含附件;破損 修補;規(guī)格統(tǒng)一調(diào)整.第48頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四檔案管理中需要注意的事項3.分類立案: (1)分類歸檔方法: 名 稱 歸 檔 法 地 理 歸 檔 法 主題性質(zhì)歸檔法 時 間 歸 檔 法 數(shù) 字 歸 檔 法 特 殊 歸 檔 法(2)檔號的建立:

25、類綱總表主要主題; 總類次要主題; 個檔案第49頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四4.編目作業(yè) (1)登記目錄 (2)活頁式分類目錄 分類號碼: 檔案管理中需要注意的事項檔號案名起訖日期冊數(shù)保存年限轉(zhuǎn)移或銷 毀備注第50頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四(3)卡片式分類目錄: (4)卡片式人名目錄: 檔案管理中需要注意的事項檔 號保存年限案 名起訖日期冊 數(shù)件數(shù)附件轉(zhuǎn)移銷毀中 文 名英 文 名籍 貫出生日期 年 月 日到職日期 年 月 日離職日期 年 月 日第51頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四(5)固定書本式附件目錄檔案管理

26、中需要注意的事項編號收文日期文 號發(fā)文日期文 號附件名稱檔號件數(shù)備注第52頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四5.典藏保管 (1)裝訂:活頁、整齊、厚度 (2)排列:以件為單位,按號碼順序6.防護 保密、防霉、放火、防盜竊、防鼠 修補(裱法、鑲法)重制、損失處理7.應(yīng)用 (1)出納: 調(diào)卷:主管簽證、有關(guān)業(yè)務(wù)、 守秘,不得影印 還卷:期限、查核無誤收,否則 報請議處 檔案管理中需要注意的事項第53頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四 (2)編輯: (3)咨詢:8.清理: (1)清點 (2)移轉(zhuǎn) (3)移交 (4)銷毀 A存廢標(biāo)準(zhǔn): 永久保存法令規(guī)章、組織

27、沿革 定期保存有效期限 B銷毀的資料要蓋 銷毀 二字備查 (5)縮影:檔案管理中需要注意的事項第54頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四三.公司文件管理規(guī)程(一)組織圖管理標(biāo)準(zhǔn)1.組織圖分類: 公司級組織圖;事業(yè)部級組織圖;課或G級組織圖2.組織圖作成: 公司級組織圖之作成以課或G級為最低階提出 事業(yè)部級之作成以區(qū)或組級為最低階提出 課或G級之作成以班(線)為最低階提出 組織圖上之“ ”表示部門,人名或職資不列入其內(nèi)第55頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四 組織圖上之擔(dān)當(dāng)者須助理員(含)以上職位,并列出其職位別 組織圖不用注明每人擔(dān)當(dāng)之具體工作與職責(zé)

28、組織圖上之副職均用“*”表示 組織圖之生效實施日期須標(biāo)注在“右上角”3.組織圖之審批: 公司級:總經(jīng)理作成 董事長承認(rèn) 事業(yè)部級:事業(yè)部主管(副總、廠長、部門長、經(jīng)理)作成 總經(jīng)理承認(rèn) 課、G級:課長(G主管)作成 副理(經(jīng)理) 檢印 廠長(經(jīng)理、部長)承認(rèn)第56頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四4.配布與簽收 公司級和事業(yè)部級由人事課負(fù)責(zé)配布所屬部門; 課、 G級由各部門自行發(fā)行給相關(guān)部門,并配布給人事課保存?zhèn)洳? 印章使用:須加蓋紅色印章于“承認(rèn)”欄前; 各級組織圖之配布均須在簽收. 5.修訂與保管 對于異動,應(yīng)在一周內(nèi)提出新組織圖; 公司級、事業(yè)部級組織圖原稿由人事

29、部門長期保管備查; 課、G級組織圖原稿由各部門自行長期保管備查.第57頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四(二)文件分類與編號1.文件分類集團公司文件根據(jù)其性質(zhì)共分以下七類: 1 全般、人事、總務(wù)、環(huán)境 2 會計 3 生產(chǎn) 4 品質(zhì) 5 技術(shù) 6 設(shè)備 7 貿(mào)易、采購第58頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四2.文件編號公司文件之編號是依據(jù)文件類別與文件層次相結(jié)合方式進行;文件編號采用數(shù)字加橫線加數(shù)字之方式進行: 例: 4-1 4-1-1 4-1-1-1 文件層次: 例: 手冊 5-1 規(guī)程 5-1-1 標(biāo)準(zhǔn) 5-1-1-1第59頁，共66頁，2022年，5月20日，10點3分，星期四文件編號與類別之對應(yīng):編號 類 別編 號大分類 1 全般 1-1-全般 人事 1-2-人事 總務(wù) 1-3-總務(wù) 1-4-環(huán)境 2 會計 2-1-會計 3 生 產(chǎn) 3-1-生產(chǎn) 3-2-I E 3-3-物流 3-4-其它 4 品 管 4-1-方針,系統(tǒng) 4-2-檢驗與測試 4-3-測試管理 4-4-品質(zhì)管理 4-5-品質(zhì)工程 4-6-商品情報 4-7- 其 他編號類別編號大分類 55-1-制品技術(shù)5-2-生產(chǎn)技術(shù)5-3-其 他 6設(shè)備6-1-7貿(mào)易采購7-1-輸入7-2-輸出7-3-采購7-4-報關(guān)保稅7-5-其他第60頁，共6