《秘書寫作》課件-第五章-行政公文寫作

1、第五章 行政公文寫作秘書寫作第五章 行政公文寫作秘書寫作第一節(jié) 概述第一節(jié) 概述一、概念 1.行政公文的概念國家行政機關公文處理辦法規(guī)定：“行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具?！?一、概念 1.行政公文的概念秘書寫作課件-第五章-行政公文寫作秘書寫作課件-第五章-行政公文寫作二、特點及分類（二）種類 1按行文方向劃分：可分為上行文、平行文和下行文 。 2按緊急程度劃分：可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文三類。 二、特點及分類（二）種類 二、特點及分類 3按秘密等級劃分：可分為絕密公文、機密公文、秘密

2、公文、內部公文和公開公文五類。 4. 按性質作用劃分：可分為指令類公文、知照類公文、報請類公文、批答類公文、獎懲類公文。 二、特點及分類 3按秘密等級劃分：可分為絕密公文、機密三、公文寫作的專門用語 （一）開頭用語 公文寫作的開頭一般采用開門見山的方法，寫出行文的背景、依據、目的、態(tài)度等。 1.交代撰文的依據、目的或緣由 2.表明態(tài)度與結論 3.概述總體情況 三、公文寫作的專門用語 （一）開頭用語 三、公文寫作的專門用語4.公文開頭的常用語詞 常用的有：“根據”、“按照”、“為了”、“接通知”、“遵照”、“收悉”、“為，特”、“現(xiàn)通知（報告）如下” 等。三、公文寫作的專門用語4.公文開頭的常用

3、語詞 三、公文寫作的專門用語（二）結尾用語1.以專用詞語結束全文 2.表達具體的要求 3.發(fā)出號召，寄托希望 如“特此報告”、“特此通知”、“特此函復”、“特此函告”、“特予公布”、“此布”、“此復” 、“上述報告，如無不妥，請批轉”，“上述要求，請予批準”，“請盡快函復為盼”，“為要”，“為盼”， “是荷”，“為荷”，“妥（當）否，請批示（復）” 等。三、公文寫作的專門用語（二）結尾用語三、公文寫作的專門用語（三）其他專門用語 1.稱謂詞 2.追敘詞 3.承轉詞 4.祈請詞 5.商洽詞 6.受事詞 7.命令詞 8.目的詞 9.表態(tài)詞 三、公文寫作的專門用語第二節(jié) 公文格式第二節(jié) 公文格式一、

4、格式要求 1. 準確規(guī)范 2. 完整美觀 3. 合理適當 一、格式要求 二、格式構成要素 （一）眉首部分 置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱為眉首，由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素組成。眉首部分一般占首頁的1/3至2/5，用紅色反線與主體部分隔開。 二、格式構成要素 二、格式構成要素（二）主體部分 公文的主體部分俗稱正文部分、行文部分，是公文格式的關鍵部分，一般包括標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件等。 二、格式構成要素（二）主體部分二、格式構成要素1標題 公文標題主要是對公文主題信息的歸納，一般包括發(fā)文機關名稱、事由

5、（主要內容、主題信息）和公文種類三要素。 （1）公文標題的作用 （2）公文標題的形式 （3）公文標題的制作要求 二、格式構成要素1標題 二、格式構成要素2主送機關 主送機關，相當于書信的稱呼，寫于標題與正文之間的左側，要頂格寫，用冒號。 主送機關指公文的主要受理機關，是需要周知、執(zhí)行、答復公文內容，負有辦文責任的機關名稱。因此一定要選準主送機關，否則將會造成責任不明，導致公文需要解決的問題無人問津，貽誤工作。 二、格式構成要素2主送機關 二、格式構成要素3正文 主送機關下面是公文內容陳述的開始，是公文的核心部分，評價一份公文的質量如何，正文的寫作是主要標準。 公文正文位于“主送機關名稱下一行，

6、每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行”。 正文是公文內容的主體，是公文實質性內容的文字表達。公文正文的邏輯結構一般為緣起、展開、收尾三個部分。 二、格式構成要素3正文 二、格式構成要素4生效標識 公文生效標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式，包括發(fā)文機關印章或簽署人姓名。 公文蓋印注意事項：一是杜絕空白印章，二是聯(lián)合行文時印章排布要科學，三是蓋印的方式要統(tǒng)一，四是印章與正文必須同處一面。 二、格式構成要素4生效標識 二、格式構成要素5附件和附件說明 附件是用來說明、補充、佐證正件的圖表、統(tǒng)計數(shù)字、情況說明以及其他文字材料。附件說明是指用于說明公文正件所附材料的名稱及件數(shù)的專用格式。 需要說明

7、的是，批轉、轉發(fā)、印發(fā)、頒發(fā)類文件中，被批轉、轉發(fā)、印發(fā)的文件一般不作為公文的附件。 二、格式構成要素5附件和附件說明 二、格式構成要素6成文日期 成文日期，是公文正式形成的具體年、月、日。公文的成文日期是一個非常嚴肅的寫作問題。 公文的成文日期要用漢字書寫，如“二一一年二月十日”。二、格式構成要素6成文日期 二、格式構成要素確定成文日期的原則：（1）重要的命令、決定、通告、通知等，以領導人簽發(fā)日期為準；（2）兩個以上機關聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)（或簽署）的日期為準；（3）會議通過的公文，以通過的日期為準；（4）一般性的公文，可以以實際印發(fā)的日期為準；（5）電報，以發(fā)出日期為準。二、格式構成要素確

8、定成文日期的原則：二、格式構成要素7附注 附注，一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明，過去叫“閱讀（傳達）范圍”，如“（此件發(fā)至縣團級）”等。 公文如有附注，通常于距離版心左空2字加圓括號標識在成文日期下一行。 “請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。 二、格式構成要素7附注 二、格式構成要素（三）版記部分 版記部分，主要包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等。 二、格式構成要素（三）版記部分二、格式構成要素1.主題詞 主題詞，又稱“關鍵詞”，能夠揭示出公文的主題思想和核心內容。它最初出現(xiàn)在檔案管理中，是揭示檔案主題內容的規(guī)范詞。主題詞是一種檢索語言，制發(fā)文件時標引主題詞

9、，可以提高標引質量，為日后檔案著錄標引主題詞減輕難度，加快著錄速度，也為文書立卷、歸檔、檢索提供方便。 二、格式構成要素1.主題詞 二、格式構成要素2.抄送機關 抄送機關是指除主送機關外需要協(xié)助承辦或知曉公文的其他機關。它不同于主送機關，寫作時必須分清主送機關和抄送機關。 抄送機關標注于主題詞之下，用寬度與版心相同的反線與其他要素分開，方法是左空1字標識“抄送”，后加全角冒號，后標抄送機關名稱，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機關不止一個時，中間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊，在最后一個抄送機關后標句號。 二、格式構成要素2.抄送機關 二、格式構成要素3.印發(fā)機關和印發(fā)日期 公文

10、的印發(fā)機關是指公文所發(fā)機關單位的具體秘書部門。標識印發(fā)機關和印發(fā)日期，主要是體現(xiàn)秘書機構對文件印發(fā)各個程序的負責。 印發(fā)日期是指實際印制文稿的具體日期。與公文的成文日期不同，印發(fā)日期以公文的付印日期為準，用阿拉伯數(shù)字。 印發(fā)機關與印發(fā)日期位于抄送機關之下，占1行位置，左空1字寫印發(fā)機關名稱或簡稱，同行右空1字寫明印發(fā)日期。 二、格式構成要素3.印發(fā)機關和印發(fā)日期 二、格式構成要素4.其他要素 公文有時還標注印制份數(shù)、翻印機關、翻印時間、翻印份數(shù)等要素，標注方法基本與印發(fā)機關和印發(fā)日期相同，各要素之間用與版心同寬度的反線隔開。 二、格式構成要素4.其他要素 三、幾種特定的公文格式 1.信函式格式

11、 信函式格式的公文主要用于處理日常事務的平行文或內容單一的下行文。 信函式格式與其他公文的格式有所區(qū)別，發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，用小標宋體字，字號大小不超過22mm15mm，發(fā)文機關后不加“文件”字樣。發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線，線長170mm，距下頁邊20mm處為一條文武線，線長170mm，發(fā)文機關及雙線均為紅色。份數(shù)、序號、秘密等級和緊急程度在武文線下居左頂格標示 。發(fā)文字號在武文線下居右頂格標示，發(fā)文字號下空1行標示公文標題。其余要素的格式與普通公文相同。 三、幾種特定的公文格式 1.信函式格式 三、幾種特定的公文格式2. 會議紀要格式 會議紀要格式，是指國家

12、規(guī)定的行政機關的辦公會議紀要格式，也適用于企事業(yè)單位。 會議紀要的發(fā)文機關標識處不用“文件”，而用“會議紀要”，用紅色小標宋體字，字號大小不超過22mm15mm。發(fā)文字號處可以是主持會議的機關名稱、會議日期，也可以是發(fā)文字號，具體由發(fā)文機關酌定。會議紀要可以寫標題也可以不寫，可標主送機關也可不標。會議紀要的成文日期可在正文之后，也可在標題之下，落款處不用加蓋印章。除此之外，其余要素與普通公文相同。 三、幾種特定的公文格式三、幾種特定的公文格式3. 命令格式 命令（或令）的發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱加“命令”或“令”組成，不得使用簡稱，用紅色小標宋體字，字號大小不超過22mm15mm，距版心上邊

13、緣20mm。發(fā)文字號處為令號，令號前加“第”字，即“第號”。令號不同于發(fā)文字號，其編號順序是自發(fā)布第1號令開始計數(shù)，不受年度的限制。令號下不設紅色反線。令號下空兩行標示正文，不標主送機關和抄送機關，一律使用“分送”這一形式。正文下一行右空4個字格標示簽發(fā)人的簽名章，簽名章左空2字標示簽名人的職務；聯(lián)合發(fā)布命令或令的簽發(fā)人職務應標示全稱。其他要素與普通公文相同。 三、幾種特定的公文格式3. 命令格式第三節(jié) 指令類公文第三節(jié) 指令類公文一、特點1. 指揮性 2. 權威性 3. 部署性 4計劃性 一、特點二、主要文種及其區(qū)別 1.主要文種： 命令（令）、決定、意見等 。 命令（令）適用于依照有關法律

14、公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強制性行政措施，嘉獎有關單位及人員。決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 二、主要文種及其區(qū)別 1.主要文種：二、主要文種及其區(qū)別2.各文種之間的區(qū)別 （1）下行意見不同于決定。決定不僅具有部署性，而且具有指揮性；決定的重要性要大于意見，下級機關必須不折不扣地無條件執(zhí)行，而下行意見則不同，既有遵照執(zhí)行，也有結合本機關、本部門、本地區(qū)、本系統(tǒng)、本行業(yè)實際參照執(zhí)行的；決定重在宏觀性的部署指揮，而下行意見重在原則指導和建議，是對某項或某個工作的實施安排和處理辦法。

15、二、主要文種及其區(qū)別2.各文種之間的區(qū)別二、主要文種及其區(qū)別（2）下行意見也有別于通知。下行的意見和通知在公文中使用頻率極高，但通知具有較強的指導性、決定性、不可更改性，其內容要求辦理和執(zhí)行。而下行意見帶有靈活性，往往是出現(xiàn)了新情況、新問題而經驗尚不足、條件尚不成熟，很多意見是工作中摸索出的新辦法甚至是土辦法，其內容具有指導性、選擇性、榜樣性、靈活性。部署性的通知一般必須執(zhí)行、辦理，但意見卻有所區(qū)分，成熟的、上級要求貫徹執(zhí)行的意見，下級機關應該遵照執(zhí)行，不成熟的或沒有執(zhí)行要求的意見，下級機關可參照執(zhí)行。 二、主要文種及其區(qū)別（2）下行意見也有別于通知。下行的意見和三、主體寫作思路 1問題行動型

16、 即“問題（分析）對策”。 2依據決策型即“依據（認識）決策（安排）”。 3目的行為型 即“目的對象要求”。 三、主體寫作思路 1問題行動型 四、寫作要領及注意事項 1.仔細選擇指令類公文文種；2.理由要充分可靠3.針對性要強 四、寫作要領及注意事項 第四節(jié) 知照類公文第四節(jié) 知照類公文一、特點 1告知性 2憑據性 3公眾性 一、特點 1告知性 二、主要文種及其區(qū)別 1.主要文種： 通知、通報、公告、通告、會議紀要等。 知照性是其主要特征，然而，有關事項需要下級機關執(zhí)行的通知、任免人員的通知具有指揮部署性質，表彰先進、批評錯誤的通報具有獎懲性質。 二、主要文種及其區(qū)別 1.主要文種：二、主要文

17、種及其區(qū)別2.區(qū)別（1）公告與通告的區(qū)別：第一，制發(fā)機關不同，第二，公布形式不同，第三，性質作用不同，第四，寫法不同 。（2）通知和通告的區(qū)別：一是適用范圍不同，二是受文對象不同，三是性質內容不同 。二、主要文種及其區(qū)別2.區(qū)別三、主體寫作思路1依據事項型 先寫明發(fā)文所依據的法規(guī)、規(guī)章或批準單位，再寫出具體知照性事項。 2單一事項型 開門見山寫出知照性事項，不用過渡語，不用客套話，非常干脆利落。 3目的事項型 先寫發(fā)布知照類公文的目的、意義、原因，再寫具體知照事項。 4事實事項型 開頭介紹發(fā)文時段的具體情況，再提出具體知照事項。 三、主體寫作思路1依據事項型 四、寫作要領及注意事項 1開頭一般

18、比較簡短，正文內容要明確、具體，所知照的內容一般要分成幾個層次，措施一定要切實可行 。2對有關知照的事項作出規(guī)定或限定時一定要寫清楚為什么作出這樣的規(guī)定或限定，依據要充足，理由要充分 。3. 公告和通告在事項重要程度、公布方式、傳播范圍等方面存在區(qū)別，在實踐中需要認真辨析 。四、寫作要領及注意事項 1開頭一般比較簡短，正文內容要明確第五節(jié) 報請類公文第五節(jié) 報請類公文一、特點 1主送機關一般為上級機關單位或業(yè)務主管部門。 2內容均是報告性的或請求性的，表達方法以敘述為主。 3行文目的都是希望上級或對方肯定自己的工作或對工作給予指導，行文時比較重視擺事實、講道理，目的是懇請上級機關或對方單位給予

19、自己明確而具體的表態(tài)或答復。 一、特點 1主送機關一般為上級機關單位或業(yè)務主管部門。二、主要文種及其區(qū)別 1.主要文種： 請示、報告、函、議案等。 請示適用于向上級機關請示事項或請求指示、批準；報告適用于向上級匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問；函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。 二、主要文種及其區(qū)別 1.主要文種：二、主要文種及其區(qū)別2.區(qū)別（1）請示和報告的區(qū)別：第一，行文目的不同，第二，性質要求不同，第三，行文時間不同 。（2）請示與函的區(qū)別：請示屬上行文，而函屬下行文；請示的適用范圍小，功能單一，而函則范圍大，功能相對復雜；請示的主送機關是具

20、有行政隸屬關系的上級領導，而函的主送機關是沒有隸屬關系的有關行政主管部門。 二、主要文種及其區(qū)別2.區(qū)別二、主要文種及其區(qū)別（3）上行意見與請示的主要區(qū)別：請示報請的事項多數(shù)是個案，是個別問題，而上行意見所涉及的問題往往是帶有一定普遍性的問題；請示更多地是主動表態(tài)性報請，而上行意見是有關機關或部門或主動或被動地提出自己的見解和辦法；結構和內容組成上，請示主要包括緣由和事項，而上行意見則由緣由、事項、辦法措施組成。 二、主要文種及其區(qū)別（3）上行意見與請示的主要區(qū)別：請示報請三、主體寫作思路 1緣由事項型 首先交代背景、事實、緣由，再寫出具體報請事項。 2依據事項型 先寫出行文的依據，再具體交代

21、請示事項。 3目的事項型 首先交代報請的意義、價值、目的，再寫出報請的具體事項。 4事實陳述型 主要是將某一個或某幾項事實的情況、開展過程、主要做法、經驗體會等陳述給上級機關，匯報工作，求得上級認同和肯定。 三、主體寫作思路 1緣由事項型 四、寫作要領 1在格式上有一些特殊要求 2. 標題應當準確簡要地概括公文的主要內容3. 請示的目的要明確，以便上級機關批復 4. 所報事項要求材料全面、真實、可靠5. 注意結束語的使用 四、寫作要領 1在格式上有一些特殊要求 五、注意事項 1不能濫用請示2報告可一文多事，但請示應一文一事3報請類公文是向上級機關期請有關事項，因此要注意用語謙敬，尊重對方五、注

22、意事項 1不能濫用請示第六節(jié) 批答類公文第六節(jié) 批答類公文一、特點1被動性 2針對性 3簡要性 一、特點二、主要文種及其區(qū)別 1.主要文種 批復、具有批答功能的復函、具有答復性功能的報告、經過“批轉”或“轉發(fā)”的通知等。二、主要文種及其區(qū)別 1.主要文種二、主要文種及其區(qū)別2區(qū)別（1）批復和復函的區(qū)別：批復只能作下行文，是上級機關答復下級機關的請求，而函的行文方向則具有靈活性，既可以是上級機關單位答復下級機關單位，也可以是下級機關單位答復上級機關單位，還可以是平級機關單位的答復。批復和請示一般只在具有領導與被領導或指導與被指導的隸屬機關單位之間使用，而復函一般在不相隸屬的機關之間使用。“批復”

23、是針對“請示”的答復，而“復函”是針對“函”的答復。 二、主要文種及其區(qū)別2區(qū)別二、主要文種及其區(qū)別（2）報告與復函的區(qū)別：一般來說，不相隸屬的上級機關單位詢問下級機關單位用“函”，下級機關單位答復上級機關單位也用“函”，即使用“復函”；相隸屬的上級機關單位詢問下級機關單位用“函”，而下級機關單位答復上級機關單位則使用“報告”。 二、主要文種及其區(qū)別（2）報告與復函的區(qū)別：一般來說，不相隸三、主體寫作思路 1依據態(tài)度型 這種思路是：“依據態(tài)度要求”。 2依據行為型 即先寫明依據，然后寫明根據對方要求自己所做的工作、所了解的情況、所形成的事項等。 三、主體寫作思路 1依據態(tài)度型 四、寫作格式 1一般公文格式 主要用于批轉或轉發(fā)性通知，批復和復函有時也使用一般公文格式。 2信函式格式 這是批復和復函常用的格式。 四、寫作格式 1一般公文格式 五、寫作要領及注意事項 1批答性公文標題中