某集團(tuán)公司內(nèi)部資料室管理規(guī)定

1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.某集團(tuán)公司內(nèi)部資料室管理規(guī)定目的 為了加強(qiáng)集集團(tuán)公司司文件檔檔案及資資產(chǎn)的管管理工作作，確保保公司相相關(guān)文件件檔案和和資產(chǎn)的的有效控控制，特特制定本本制度。適用范圍 集團(tuán)公司及及所屬各各單位的的文件檔檔案和資資產(chǎn)管理理。職責(zé)集團(tuán)公司資資料館文文件檔案案資料和和資產(chǎn)由由資料館館專人負(fù)負(fù)責(zé)管理理。集團(tuán)公司及及所屬各各單位各各部門的的文件和和業(yè)務(wù)檔檔案資料料和資產(chǎn)產(chǎn)由各單單位指定定專人負(fù)負(fù)責(zé)管理理。（統(tǒng)統(tǒng)稱資料料員）歸檔文檔和和資產(chǎn)范范圍集團(tuán)及各所所屬單位位的營業(yè)

2、業(yè)執(zhí)照(正、副副本)、法人人登記證證、各類類資質(zhì)證證、企業(yè)業(yè)代碼證證、稅務(wù)務(wù)登記證證、房產(chǎn)產(chǎn)證、土土地證及及其他證證件等。集團(tuán)及各所所屬單位位的對外外重大經(jīng)經(jīng)濟(jì)合同同、協(xié)議議及其他他經(jīng)濟(jì)性性文件。其他反映集集團(tuán)及各各所屬單單位經(jīng)營營管理業(yè)業(yè)務(wù)活動動，具有有查考價(jià)價(jià)值的文文件資料料。集團(tuán)及各所所屬單位位收到的的政府部部門或外外單位來來文，集集團(tuán)各單單位間重重要往來來資料。集團(tuán)及各所所屬單位位所簽發(fā)發(fā)的紅頭頭文件或或重要會會議的會會議記錄錄。集團(tuán)及各所所屬單位位定期或或不定期期編制的的工作簡簡報(bào)（報(bào)報(bào)紙），所所屬單位位向集團(tuán)團(tuán)的各類類報(bào)告。集團(tuán)及各所所屬單位位送的月月度、季季度、年年度財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)表，

3、財(cái)財(cái)務(wù)部門門對各所所屬單位位的審計(jì)計(jì)資料。集團(tuán)及各所所屬單位位固定資資產(chǎn)盤點(diǎn)點(diǎn)表及調(diào)調(diào)整表。集團(tuán)所屬金金額巨大大的固定定資產(chǎn)的的實(shí)物和和文件（如如汽車鑰鑰匙、相相關(guān)憑證證等）。工程圖紙、工工程備案案資料、政政府部門門頒發(fā)的的各類許許可證及及其他涉涉及日后后法律效效力的資資料。集團(tuán)及各所所屬單位位的人事事資料備備案材料料。集團(tuán)及各所所屬單位位的每月月薪資備備案材料料。集團(tuán)及各所所屬單位位高層人人員對外外交流的的講話稿稿，對外外宣傳及及交流的的各種音音像制品品和文字字資料。與集團(tuán)及各各所屬單單位有重重大經(jīng)濟(jì)濟(jì)往來的的外單位位營業(yè)執(zhí)執(zhí)照、資資質(zhì)證書書、負(fù)責(zé)責(zé)人身份份證復(fù)印印件、聯(lián)聯(lián)系方式式等。集團(tuán)總

4、裁個個人收集集的文件件資料。文檔和資產(chǎn)產(chǎn)分類文檔和資產(chǎn)產(chǎn)分類采采取層級級式的目目錄分類類法，以以便文檔檔和資產(chǎn)產(chǎn)管理。一級目錄統(tǒng)統(tǒng)一劃分分為集團(tuán)團(tuán)及各所所屬單位位名稱。二級目錄可可劃分為為證照類類、外部部來文類類、合同同協(xié)議類類、內(nèi)部部文件類類、宣傳傳類等科科目；三級目錄可可劃分為為經(jīng)濟(jì)、法法律合同同協(xié)議、往往來文書書、圖表表圖紙等等明細(xì)科科目。文檔和資產(chǎn)產(chǎn)歸整歸檔的文檔檔和資產(chǎn)產(chǎn)資料，原原則上必必須是原原件，原原件用于于報(bào)批不不能歸檔檔的，由由集團(tuán)及及各所屬屬單位負(fù)負(fù)責(zé)人同同意后，可可保存復(fù)復(fù)印件，各各類文件件檔案歸歸檔均須須填寫文文檔和資資產(chǎn)登記記表（見見附件11）。原則上集團(tuán)團(tuán)各所屬屬單

5、位保保存的各各類文件件檔案，資資料館都都須備案案。資料料館負(fù)責(zé)責(zé)整理總總表，監(jiān)監(jiān)控集團(tuán)團(tuán)各所屬屬單位文文件檔案案的數(shù)量量及流向向；集團(tuán)團(tuán)各所屬屬單位每每月向資資料館上上報(bào)部門門文件檔檔案統(tǒng)計(jì)計(jì)報(bào)表，注注明各文文檔和資資產(chǎn)的現(xiàn)現(xiàn)有數(shù)量量、借閱閱情況。集團(tuán)各所屬屬單位員員工外出出學(xué)習(xí)、考考查、培培訓(xùn)、調(diào)調(diào)查研究究、參加加上級機(jī)機(jī)關(guān)召開開的會議議等公務(wù)務(wù)活動，必必須將主主要的文文件資料料向資料料館辦理理歸檔手手續(xù)。凡集團(tuán)各所所屬單位位經(jīng)營活活動中收收到的文文件、函函件，承承辦人員員承辦后后應(yīng)在二二天內(nèi)歸歸檔。以公司名義義發(fā)出的的文件、函函件，要要留底稿稿和正文文以備查查。各部門資料料員應(yīng)根根據(jù)本部部

6、門的業(yè)業(yè)務(wù)范圍圍及主要要工作任任務(wù)，編編制文件件檔案歸歸檔時(shí)使使用的案卷類類目，案卷類類目必必須簡明明、確切切并編上上條款號號。文檔和資產(chǎn)產(chǎn)歸案時(shí)時(shí)，資料料員應(yīng)按按照案案卷類目目放入入文件卷卷夾內(nèi)對號入入座，并并在文文檔和資資產(chǎn)歸檔檔登記表表（見見附件22）上注注明相關(guān)關(guān)內(nèi)容。文檔和資產(chǎn)產(chǎn)的歸整整必須建建立手工工帳和電電子帳兩兩套帳目目，分明明細(xì)登記記各類文文檔和資資產(chǎn)。資料館必須須做到每每月清點(diǎn)點(diǎn)一次，每每季度盤盤點(diǎn)一次次。發(fā)現(xiàn)現(xiàn)文檔和和資產(chǎn)遺遺失或損損壞，資資料員應(yīng)應(yīng)及時(shí)以以書面形形式報(bào)告告總裁。文檔和資產(chǎn)產(chǎn)保管資料館應(yīng)有有存放文文檔和資資產(chǎn)的專專門箱柜柜，應(yīng)根根據(jù)保存存文檔和和資產(chǎn)數(shù)數(shù)量

7、，設(shè)設(shè)置存放放文檔和和資產(chǎn)的的箱柜，并并具備防防火、防防潮、防防蟲等安安全條件件。資料員應(yīng)科科學(xué)地編編制分類類法，根根據(jù)分類類法編制制分類目目錄；根根據(jù)需要要編制專專題目錄錄，完善善檢索工工具，以以便提供供利用。文檔和資產(chǎn)產(chǎn)要分類類，分卷卷裝訂成成冊，保保管要有有條理，主主次分明明，存放放科學(xué)合合理。庫存文檔和和資產(chǎn)必必須圖物物相符，帳帳物相符符，帳帳帳相符。根據(jù)規(guī)定及及集團(tuán)各各所屬單單位實(shí)際際情況，確確定文檔檔和資產(chǎn)產(chǎn)保管期期限，每每年年終終據(jù)此進(jìn)進(jìn)行整理理、剔除除。經(jīng)鑒定需銷銷毀的文文檔和資資產(chǎn)，由由資料館館資料員員編造銷銷毀清冊冊，經(jīng)集集團(tuán)總裁裁與各所所屬單位位負(fù)責(zé)人人會審批批準(zhǔn)后銷銷毀

8、。銷銷毀的文文檔和資資產(chǎn)清單單由資料料員永久久保存。資料員嚴(yán)格格遵守文文檔和資資產(chǎn)安全全保密制制度，做做好文檔檔和資產(chǎn)產(chǎn)流失的的防護(hù)工工作。凡集團(tuán)各所所屬單位位員工調(diào)調(diào)離崗位位前，必必須做好好文檔和和資產(chǎn)資資料移交交工作后后，方可可辦理離離崗手續(xù)續(xù)。文檔和資產(chǎn)產(chǎn)借閱文檔和資產(chǎn)產(chǎn)屬于集集團(tuán)公司司機(jī)密，未未經(jīng)許可可不得外外借、外外傳。外外單位人人員未經(jīng)經(jīng)集團(tuán)總總裁批準(zhǔn)準(zhǔn)不得借借閱。借閱資料館館保管的的文檔和和資產(chǎn)材材料，須須經(jīng)文檔檔和資產(chǎn)產(chǎn)提供單單位負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)。閱檔檔必須在在指定的的地方閱閱讀，不不得攜帶帶外出。借閱文檔和和資產(chǎn)，必必須履行行登記、簽簽收手續(xù)續(xù)，填寫寫文檔檔借閱登登記表（見見附

9、件33）。需需要借出出或復(fù)印印文檔的的，須經(jīng)經(jīng)總裁批批準(zhǔn)。因工作需要要借出時(shí)時(shí)，若此此文檔和和資產(chǎn)不不能短期期內(nèi)歸還還，應(yīng)填填寫文文檔和資資產(chǎn)借出出登記表表（見見附件44）。借出文檔和和資產(chǎn)材材料的時(shí)時(shí)間不得得超過一一周，必必要時(shí)可可以續(xù)借借，過期期由資料料員催還還。借出文檔和和資產(chǎn)時(shí)時(shí)，資料料員應(yīng)在在借出的的文檔和和資產(chǎn)位位置上放放一代替替卡，標(biāo)標(biāo)明卷號號、借閱閱時(shí)間、借借閱單位位或借閱閱人，以以便查閱閱和催還還。調(diào)閱或借閱閱文檔和和資產(chǎn)者者必須妥妥善保管管文檔和和資產(chǎn)，不不得任意意轉(zhuǎn)借或或復(fù)印，不不得拆卸卸、損污污文件，歸歸還的文文檔和資資產(chǎn)材料料應(yīng)完整整無損，否否則，追追究當(dāng)事事人的責(zé)責(zé)

10、任。借出的文檔檔和資產(chǎn)產(chǎn)資料，因因保管不不慎丟失失時(shí)，要要及時(shí)追追查，并并報(bào)告所所屬單位位負(fù)責(zé)人人及資料料館及時(shí)時(shí)處理。處理?xiàng)l例 有下列行為為之一，據(jù)據(jù)情節(jié)輕輕重，給給予5005000元的的扣薪處處理，若若構(gòu)成犯犯罪依法法追究刑刑事責(zé)任任：毀損、丟失失或擅自自銷毀公公司文件件檔案。擅自向外界界提供、抄抄摘公司司文件檔檔案。涂改、偽造造文件檔檔案。未及時(shí)上報(bào)報(bào)歸檔或或管理不不善的資資料員。未按手續(xù)就就借閱、外外帶者或或越級查查閱者（資資料員同同罰）。附件1 文檔檔和資產(chǎn)產(chǎn)登記表表 序號文檔和資產(chǎn)產(chǎn)名-文文號份 數(shù)提供單位（公公司名稱稱）來源登記時(shí)間移交人接交人備 注 中國最最大的管管理資源源中心附件2 文檔和和資產(chǎn)歸歸檔登記記表序號文檔和資產(chǎn)產(chǎn)名-文文號歸還人歸還日期備注附件3 文檔檔借閱登登記表序號文檔名-文文號用 途借閱人批準(zhǔn)人備注附件4 文檔檔和資產(chǎn)產(chǎn)借出登登記表 序號文檔和資產(chǎn)