會展項目管理3

1、會展項目管理3第一頁，共77頁。案例資料某地旅游部門為了擴大該地區(qū)的旅游影響力，舉辦一次旅游目的地的促銷專題討論會，具體目的如下：1.提高本地區(qū)的旅游目的地的聲譽；2.為旅游愛好者和當(dāng)?shù)芈糜纹髽I(yè)提供一個聚會，討論和解決地區(qū)旅游業(yè)問題；3.協(xié)助擴大市場營銷網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)機遇；4.發(fā)現(xiàn)合適的目的地推廣策劃案。該研討會將向與會代表提供與政府官員及國家、省和地方旅游部門負(fù)責(zé)代表接觸和洽談項目的機會，同時還能結(jié)識各地的企業(yè)家、酒店經(jīng)營者、旅游代理商、旅行活動組織者和媒體代表。在大會分設(shè)的小組討論會上，所有與會代表將應(yīng)邀發(fā)言闡述自己的看法，通過集思廣益發(fā)現(xiàn)對策，解決問題，實現(xiàn)研討會的目的。第一節(jié) 認(rèn)識會展項目

2、組織 第二頁，共77頁。工作任務(wù) 一、列出應(yīng)邀組織機構(gòu)以及客人的名單。 二、制定一份運行項目的組織結(jié)構(gòu)圖。 三、制定一份研討會項目經(jīng)理的崗位職責(zé)。第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 第三頁，共77頁。一、會展項目組織主要內(nèi)容（一）會展項目組織會展項目組織的含義1從名詞詞性上看，會展項目組織就是為了完成會展項目而建立的組織，也稱為會展項目組，大中型的會展項目組織成為會展項目經(jīng)理部，表現(xiàn)為組織形式，即按照一定的體制、部門設(shè)置、層次劃分及職責(zé)分工而構(gòu)成的有機整體。主要負(fù)責(zé)會展項目的管理。從動詞詞性上看，會展項目組織，就是會展項目組織機構(gòu)為了達(dá)成會展項目目的、有系統(tǒng)的集合會展主體，參與會展活動的行為。主要有信息

3、組織、參展商的組織以及觀眾的組織等等。主要體現(xiàn)為會展項目的組織活動。第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 第四頁，共77頁。一、會展項目組織主要內(nèi)容（一）會展項目組織會展項目組織的特征2(1)會展項目組織的目標(biāo)性。(2)會展項目組織的聚集性。(3)會展項目組織的市場性。(4)會展項目組織的策略性。(5)會展項目組織相對穩(wěn)定性。第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 第五頁，共77頁。二、會展項目管理組織機構(gòu)設(shè)置原則與步驟（一）會展項目管理組織機構(gòu)設(shè)置原則第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 目標(biāo)一致1因時段任務(wù)設(shè)崗2權(quán)責(zé)一致3穩(wěn)定性與靈活性4第六頁，共77頁。二、會展項目管理組織機構(gòu)設(shè)置原則與步驟（二）會展項目組織結(jié)構(gòu)設(shè)置的具體步

4、驟第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 第一，確認(rèn)會展項目組織的目標(biāo)；第二，劃分完成會展項目組織目標(biāo)所需的各項活動；第三，將活動分類及匯總，而形成組織中的部門或單位；第四，確認(rèn)組織結(jié)構(gòu)中直線與幕僚的地位，以及管理幅度的大小；第五，授權(quán)各部門主管，明確規(guī)定各單位人員職責(zé)；第六，提供所需的人才、資源及環(huán)境；第七，建立各單位間的縱向命令連鎖階層、橫向聯(lián)系關(guān)系。第七頁，共77頁。三、會展項目組織結(jié)構(gòu)的類型（一）工作隊式項目組織第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 因會展項目具體工作而臨時組建成一個工作隊，適用于大型會展項目，會展項目期一般很緊，而且崗位多、需要多部門密切配合才能完成，工作隊式結(jié)構(gòu)比較能勝任。1.特征工作隊式項

5、目組織具有如下特征：(1)項目經(jīng)理在會展企業(yè)內(nèi)抽調(diào)職能部門的人員組成管理機構(gòu)。特別是大型會展項目組委會，很多工作成員來自于不同的政府部門或企業(yè)。(2)項目管理班子成員在項目工作過程中，由項目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，原單位領(lǐng)導(dǎo)只負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不能干預(yù)其工作或調(diào)回人員。(3)項目結(jié)束后機構(gòu)撤消，所有人員仍回原在部門。第八頁，共77頁。三、會展項目組織結(jié)構(gòu)的類型（一）工作隊式項目組織第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 因會展項目具體工作而臨時組建成一個工作隊，適用于大型會展項目，會展項目期一般很緊，而且崗位多、需要多部門密切配合才能完成，工作隊式結(jié)構(gòu)比較能勝任。2.優(yōu)點工作隊式項目組織具有如下優(yōu)點：(1)能發(fā)揮團隊成員各方

6、面的特長和作用。比如翻譯、設(shè)計師、司儀、現(xiàn)場管理專家分散在各部門，通過工作組合而發(fā)揮其應(yīng)有的作用。(2)各專業(yè)人才集中辦公，辦事效率高，解決問題快。(3)項目經(jīng)理權(quán)力集中，受干擾少，決策及時，指揮靈便。(4)不打亂企業(yè)的原有結(jié)構(gòu)。第九頁，共77頁。三、會展項目組織結(jié)構(gòu)的類型（一）工作隊式項目組織第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 因會展項目具體工作而臨時組建成一個工作隊，適用于大型會展項目，會展項目期一般很緊，而且崗位多、需要多部門密切配合才能完成，工作隊式結(jié)構(gòu)比較能勝任。3.缺點(1)各類人員來自不同部門，具有不同的專業(yè)背景，團隊配合不夠默契。(2)各類人員在同一時期內(nèi)所擔(dān)負(fù)的管理工作任務(wù)可能有很大差

7、別，很容易產(chǎn)生忙閑不均。(3)適應(yīng)新的工作環(huán)境時間長，容易產(chǎn)生不穩(wěn)定感或臨時感。第十頁，共77頁。三、會展項目組織結(jié)構(gòu)的類型(二)部門控制式第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 一般會展公司都有項目部，項目部負(fù)責(zé)項目運行，這種組織結(jié)構(gòu)適用范圍一般適用于小型的，專業(yè)性較強，不需涉及眾多部門的會展項目。部門控制式的主要特征就是按職能原則建立項目組織，把項目委托給某一職能部門(項目部)，由項目部經(jīng)理管負(fù)責(zé)，在本單位選人組成項目組織。其優(yōu)點就是人事關(guān)系容易協(xié)調(diào)；從接受任務(wù)到組織運轉(zhuǎn)，啟動時間短；職能專一，關(guān)系簡單。其缺點就是不適應(yīng)大項目需要。第十一頁，共77頁。三、會展項目組織結(jié)構(gòu)的類型（三）項目型組織結(jié)構(gòu)第一節(jié)

8、 認(rèn)識會展項目組織 項目型組織結(jié)構(gòu)就是企業(yè)中所有人都是按項目劃分，幾乎不再存在職能部門；其優(yōu)點就是項目型組織的設(shè)置能迅速有效地對項目目標(biāo)和各戶的需要做出反應(yīng)。其缺點就是資源不能共享，成本高，項目組織之間缺乏信息交流。第十二頁，共77頁。三、會展項目組織結(jié)構(gòu)的類型（四）矩陣型組織第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 矩陣式組織(matrix organization)結(jié)構(gòu)又稱規(guī)劃目標(biāo)結(jié)構(gòu)，是把按職能劃分的部門和按產(chǎn)品(或項目、服務(wù)等)劃分的部門結(jié)合起來組成一個矩陣，是一名管理人員既同原職能部門保持組織與業(yè)務(wù)上的聯(lián)系，又參加產(chǎn)品或項目小組的工作的一種結(jié)構(gòu)。職能部門是固定的組織，項目小組是臨時性組織，完成任務(wù)以

9、后就自動解散，其成員回原部門工作。這種組織結(jié)構(gòu)非常適用于橫向協(xié)作和攻關(guān)項目。第十三頁，共77頁。三、會展項目組織結(jié)構(gòu)的類型（四）矩陣型組織第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 1.特征矩陣型組織特征如下：(1)項目組織與職能部門同時存在，既發(fā)揮職能部門的縱向優(yōu)勢，又發(fā)揮項目組織的橫向優(yōu)勢。(2)專業(yè)職能部門是永久性的，項目組織是臨時性的。職能部門負(fù)責(zé)人對參與項目組織的人員有組織調(diào)配和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的責(zé)任。項目經(jīng)理將參與項目組織的職能人員在橫向上有效地組織在一起。項目經(jīng)理對項目的結(jié)果負(fù)責(zé)，而職能經(jīng)理則負(fù)責(zé)為項目的成功提供所需資源。第十四頁，共77頁。三、會展項目組織結(jié)構(gòu)的類型（四）矩陣型組織第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組

10、織 2.優(yōu)點矩陣型組織優(yōu)點如下：(1)將職能與任務(wù)很好結(jié)合在一起，既可滿足對專業(yè)技術(shù)的要求，又可滿足對每一項目任務(wù)快速反應(yīng)的要求。(2)充分利用人力及物力資源。(3)促進(jìn)學(xué)習(xí)、交流知識。第十五頁，共77頁。三、會展項目組織結(jié)構(gòu)的類型（四）矩陣型組織第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 3.缺點矩陣型組織缺點如下：(1)雙重領(lǐng)導(dǎo)。(2)各項目間、項目與職能部門間容易發(fā)生矛盾。(3)項目組成員不易管理第十六頁，共77頁。三、會展項目組織結(jié)構(gòu)的類型（五）網(wǎng)絡(luò)型組織結(jié)構(gòu)第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)是一種很小的中心組織，依靠其他組織以合同為基礎(chǔ)進(jìn)行制造、分銷、營銷或其它關(guān)鍵業(yè)務(wù)的經(jīng)營活動的結(jié)構(gòu)。 在網(wǎng)絡(luò)型組織

11、結(jié)構(gòu)中，組織的大部分職能從組織外“購買”，這給管理層提供了高度的靈活性，并使組織集中精力做它們最擅長的事。對于會展公司而言，只要掌控好核心資源，一些業(yè)務(wù)都可以外包給其他公司。第十七頁，共77頁。三、會展項目組織結(jié)構(gòu)的類型（五）網(wǎng)絡(luò)型組織結(jié)構(gòu)第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 第十八頁，共77頁。三、會展項目組織結(jié)構(gòu)的類型（五）網(wǎng)絡(luò)型組織結(jié)構(gòu)第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 網(wǎng)絡(luò)型組織結(jié)構(gòu)特征如下：(1)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)強； (2)高度靈活性和適應(yīng)性；(3)充分利用外買與外包；(4)明確的契約關(guān)系；(5)精英精力班子核心。特征1第十九頁，共77頁。三、會展項目組織結(jié)構(gòu)的類型（五）網(wǎng)絡(luò)型組織結(jié)構(gòu)第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織

12、 網(wǎng)絡(luò)型組織結(jié)構(gòu)優(yōu)點如下：(1)降低管理成本；(2)企業(yè)大范圍內(nèi)供應(yīng)鏈與銷售環(huán)節(jié)的整合；(3)企業(yè)充分授權(quán)式，組織結(jié)構(gòu)具有更大的靈活性和柔性；(4)整合各項資源，網(wǎng)絡(luò)中的各個價值鏈部分也隨時可以根據(jù)市場需求的變動情況增加、調(diào)整或撤并；(5)組織結(jié)構(gòu)可以進(jìn)一步扁平化，效率高。 優(yōu)點2第二十頁，共77頁。三、會展項目組織結(jié)構(gòu)的類型（五）網(wǎng)絡(luò)型組織結(jié)構(gòu)第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 網(wǎng)絡(luò)型組織結(jié)構(gòu)缺點如下：(1)可控性太差。(2)外部合作組織都是臨時的，組織將面臨解體的危險；(3)員工對組織的忠誠度比較低。缺點3第二十一頁，共77頁。四、會展項目組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計與選擇第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計

13、是把任務(wù)、責(zé)任、權(quán)力的利益進(jìn)行有效組合和協(xié)調(diào)的活動。會展項目組織結(jié)構(gòu)設(shè)計和選擇是一個動態(tài)的工作過程，需要根據(jù)項目的類型、級別、特征、活動內(nèi)容、任務(wù)目標(biāo)、人才特征等內(nèi)容而進(jìn)行設(shè)計和選擇。一般會展項目采取矩陣式組織結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)為“脈動”型的組織性質(zhì)特征，即隨著項目進(jìn)展，組織結(jié)構(gòu)人數(shù)會隨著變化，另外，這種組織結(jié)構(gòu)具有雙重命令系統(tǒng)。一方面，名每個項目經(jīng)理直接向總經(jīng)理負(fù)責(zé)，并對團隊所負(fù)責(zé)的會展項目負(fù)全部責(zé)任，責(zé)權(quán)由總經(jīng)理負(fù)責(zé)；另一方面，公司的每個職能部門有責(zé)任向項目組織提供最好的技術(shù)支持和相應(yīng)服務(wù)。第二十二頁，共77頁。四、會展項目組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計與選擇第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 項目組織結(jié)構(gòu)設(shè)計可能三種情況

14、： 第一，新承接的會展項目需要進(jìn)行會展項目組織結(jié)構(gòu)設(shè)計。第二，原有項目組織結(jié)構(gòu)出現(xiàn)無法適應(yīng)原有會展項目等較大的問題時候，原有組織結(jié)構(gòu)需要進(jìn)行重新評價和設(shè)計。第三，組織結(jié)構(gòu)需要進(jìn)行局部的調(diào)整和完善。第二十三頁，共77頁。五、會展項目組織設(shè)置第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 項目部是會展項目管理的重心，是部門設(shè)置和崗位設(shè)置成本核算的中心，它是代表公司履行合同的主體。項目部一般由策劃組、總務(wù)組、現(xiàn)場組、財務(wù)組等組成，負(fù)責(zé)項目的日常運作和管理。（一）會展項目部的崗位設(shè)置第二十四頁，共77頁。五、會展項目組織設(shè)置第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 （一）會展項目部的崗位設(shè)置第二十五頁，共77頁。五、會展項目組織設(shè)置第一節(jié)

15、 認(rèn)識會展項目組織 （二）項目部各部門的職能第二十六頁，共77頁。五、會展項目組織設(shè)置第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 （二）項目部各部門的職能第二十七頁，共77頁。五、會展項目組織設(shè)置第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 （二）項目部各部門的職能第二十八頁，共77頁。五、會展項目組織設(shè)置第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 （二）項目部各部門的職能第二十九頁，共77頁。六、崗位職責(zé)第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 （一）崗位設(shè)置的原則根據(jù)項目性質(zhì)展開工作分析，設(shè)置不同的部門，而不同部門又有不同崗位，不同的崗位又有不同的職責(zé)。因事設(shè)崗1最低數(shù)量原則2有效配合原則3責(zé)權(quán)統(tǒng)一原則4有效管理幅度原則5第三十頁，共77頁。六、崗位職責(zé)第一節(jié)

16、 認(rèn)識會展項目組織 （二）編制職位說明書職位說明也稱崗位說明書，工作說明書，是對工作的性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、環(huán)境、方法以及崗位工作人員的任職條件所做的書面記錄，它是根據(jù)工作分析的各種調(diào)查而進(jìn)行編寫的。職位說明書的主要內(nèi)容1第三十一頁，共77頁。六、崗位職責(zé)第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 （二）編制職位說明書內(nèi)容說明包含項目具體說明工作描述也稱植物描述，是對項目中各類敢為的工作性質(zhì)、職責(zé)、任務(wù)與工作環(huán)境所做的規(guī)定崗位標(biāo)識對敢為的具體情況進(jìn)行介紹，包括工作名稱、部門、匯報關(guān)系、編號、職務(wù)等級等內(nèi)容職務(wù)描述又稱工作綜述，用于描述工作的整體體制，說明設(shè)置這個職位的主要目的、該職位的主要職責(zé)以及在企業(yè)運用中所起的

17、作用崗位職責(zé)與權(quán)限說明任職者要完成的工作任務(wù)，承擔(dān)的責(zé)任，工作權(quán)限范圍等工作績效標(biāo)準(zhǔn)說明企業(yè)希望員工完成工作任務(wù)時達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)工作關(guān)系又稱工作關(guān)系，說明之間的工作關(guān)系工作條件和環(huán)境包括工作地點、光照度、有無噪聲干擾、工作中有無危險作業(yè)等機器設(shè)備及其他在工作中所需用刀的辦公用品及設(shè)備工作規(guī)范也稱之為規(guī)范或任職資格，是指勝任該植物的人員在教育水平、工作經(jīng)驗等方面應(yīng)具備的資格和條件主要指知識要求、工作經(jīng)驗、工作能力、身體素質(zhì)、個性特征要求等內(nèi)容第三十二頁，共77頁。六、崗位職責(zé)第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 （三）會展項目組中的主要職位說明書會展項目組中職位說明書，主要是明確項目組每個成員的管理隸屬、任職條

18、件、職位目的、職位范圍、考核內(nèi)容等，員工拿到職位說明書，就清晰了解自己的職責(zé)，所要負(fù)責(zé)的具體工作。大型的會展公司有較多的組織結(jié)構(gòu)，如經(jīng)營管理層、策劃部、財務(wù)部、外聯(lián)部、招商部、創(chuàng)意設(shè)計部、會展服務(wù)部、信息管理部、特裝制作部、工程管理部、物流部、安全保衛(wèi)部、人力資源部等等。第三十三頁，共77頁。六、崗位職責(zé)第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 （三）會展項目組中的主要職位說明書第三十四頁，共77頁。六、崗位職責(zé)第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 （三）會展項目組中的主要職位說明書第三十五頁，共77頁。六、崗位職責(zé)第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 （三）會展項目組中的主要職位說明書第三十六頁，共77頁。六、崗位職責(zé)第一節(jié) 認(rèn)識

19、會展項目組織 （三）會展項目組中的主要職位說明書第三十七頁，共77頁。六、崗位職責(zé)第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 （三）會展項目組中的主要職位說明書第三十八頁，共77頁。六、崗位職責(zé)第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 （三）會展項目組中的主要職位說明書第三十九頁，共77頁。六、崗位職責(zé)第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 （三）會展項目組中的主要職位說明書第四十頁，共77頁。六、崗位職責(zé)第一節(jié) 認(rèn)識會展項目組織 （三）會展項目組中的主要職位說明書第四十一頁，共77頁。案例資料第二節(jié) 會展項目人力資源管理志愿者服務(wù)中越青年大聯(lián)歡 600名參與中越青年大聯(lián)歡活動的專業(yè)志愿者，2010年8月22日開始接受培訓(xùn)，在一天時間里，他

20、們接受了4場講座和3場集體活動的洗禮，為展示中國志愿者風(fēng)采做好準(zhǔn)備。在培訓(xùn)中，外事禮儀講座受到了志愿者們的特別關(guān)注，講課老師在臺上介紹各種外交常識和涉外禮儀時，不少人都認(rèn)真地做起了筆記。利用課間休息時間，他們還就地演練起來。 自6月底中越青年大聯(lián)歡活動志愿者招募工作開始以來，活動組委會共面向全社會招募志愿者1850名，其中熟練掌握越南語的專業(yè)志愿者600名，禮儀志愿者50名，普通志愿者1200名。這些志愿者主要來自駐邕各大院校，為提升他們的服務(wù)技能，確保服務(wù)質(zhì)量，活動組委會近日開始專門組織專家對志愿者進(jìn)行集中培訓(xùn)，內(nèi)容包括志愿服務(wù)理念，外事禮儀，中越青年大聯(lián)歡活動的背景、意義等。第四十二頁，共

21、77頁。案例資料第二節(jié) 會展項目人力資源管理在中越青年大聯(lián)歡活動期間，志愿者們將在聯(lián)歡晚會、代表團參觀考察及中越青年友誼林種植暨中越青年友誼墻建設(shè)啟動儀式、中越青年友好論壇等主題活動中提供為期一周的志愿服務(wù)，服務(wù)內(nèi)容包括：隨團翻譯、活動協(xié)調(diào)、公共服務(wù)、禮賓接待、引導(dǎo)服務(wù)、語言協(xié)助、秩序維護(hù)等。第四十三頁，共77頁。工作任務(wù)第二節(jié) 會展項目人力資源管理一、根據(jù)上述項目，制定為期五天的人力資源直方圖。二、根據(jù)上述項目，列出培訓(xùn)志愿者的培訓(xùn)大綱。三、制定一份提高志愿者對客戶服務(wù)質(zhì)量的激勵方案。第四十四頁，共77頁。一、會展項目的組織規(guī)劃第二節(jié) 會展項目人力資源管理組織規(guī)劃規(guī)劃，意即對項目生命周期內(nèi)的

22、組織進(jìn)行比較全面的長遠(yuǎn)的發(fā)展計劃，是對未來整體性、長期性、基本性問題的思考、考量和設(shè)計未來整套行動方案。主要包括確定書面計劃并分配會展項目任務(wù)，職責(zé)以及報告關(guān)系。組織規(guī)劃的內(nèi)容可以分配給組織內(nèi)的各個部門內(nèi)成員完成，這些部門可以是項目團隊的，也可以是團隊之外的，其最終的目標(biāo)就是高效完成項目。第四十五頁，共77頁。一、會展項目的組織規(guī)劃第二節(jié) 會展項目人力資源管理會展項目是一個籌備時間很長，舉辦時間短的項目，但是從籌備到結(jié)束，持續(xù)時間從數(shù)月到數(shù)年不等，而在項目生命周期的不同階段需要的不同類型的人才，所以在規(guī)劃中應(yīng)該清晰規(guī)定不同時期人員的配備情況，對于這種“脈動型組織”，不同階段所需要的人員是不同的

23、，前期需要人員少，到了舉辦時，所需人員最多，即使是舉辦時段，一些禮儀、司儀和迎賓員等工作人員開幕式之后就可以撤出項目團隊，以降低人力成本。人員配備計劃一般通過人力資源直方圖來表示，比如為期四天的展覽項目，開幕式和撤展兩天，所需人員最多。（一）組織規(guī)劃的輸入第四十六頁，共77頁。一、會展項目的組織規(guī)劃第二節(jié) 會展項目人力資源管理會展項目人力資源直方圖（一）組織規(guī)劃的輸入第四十七頁，共77頁。一、會展項目的組織規(guī)劃第二節(jié) 會展項目人力資源管理（一）組織規(guī)劃的輸入會展項目層次1會展項目層次主要有三個同時存在的層次。(1)組織層面。不同的組織單位之間存在著正式或非正式的報告關(guān)系，即使是很簡單的項目，也

24、會有策劃組、總務(wù)組、現(xiàn)場組、財務(wù)組等項目組織。而每個組織又可以分為不同的小組。(2)技術(shù)層面。不同的技術(shù)規(guī)程之間的正式或非正式的報告關(guān)系。技術(shù)層面即存在于會展項目的各個階段之中，也存在于會展項目各階段之間。特別是特裝展臺的搭建、設(shè)備的使用、安保問題都存在著較高的技術(shù)層面。(3)人際層面。在會展項目中的工作的不同個人之間的正式或非正式的報告關(guān)系。這對于具有展示和交流性質(zhì)的會展活動而言顯得尤為普遍。第四十八頁，共77頁。一、會展項目的組織規(guī)劃第二節(jié) 會展項目人力資源管理（一）組織規(guī)劃的輸入人員需求2不同的層面需要不同的成員去完成。人員需求界定了在什么樣的時間范圍內(nèi)，對什么樣的個人和團隊，要求具備什

25、么樣的技能。人員需求制定是整體資源規(guī)劃中的一個非常重要的部分。第四十九頁，共77頁。一、會展項目的組織規(guī)劃第二節(jié) 會展項目人力資源管理（一）組織規(guī)劃的輸入制約因素3（1）執(zhí)行組織的組織結(jié)構(gòu)（2）集體協(xié)商條款（3）會展項目管理小組的偏愛（4）預(yù)期人員分配第五十頁，共77頁。一、會展項目的組織規(guī)劃第二節(jié) 會展項目人力資源管理（二）管理規(guī)劃的手段和技巧樣本法1人力資源經(jīng)驗2組織理論3相關(guān)人員分析4第五十一頁，共77頁。一、會展項目的組織規(guī)劃第二節(jié) 會展項目人力資源管理（三）組織規(guī)劃的輸出 任務(wù)和職責(zé)的分配1會展項目任務(wù)(誰做什么)和職責(zé)(誰決定什么)必須分配到合適的會展項目相關(guān)人員。將每項工作分配到

26、具體的個人或小組，明確不同的個人或小組在這項工作中的職責(zé)，而且每項工作只能有唯一的負(fù)責(zé)人。第五十二頁，共77頁。一、會展項目的組織規(guī)劃第二節(jié) 會展項目人力資源管理（三）組織規(guī)劃的輸出 通過職務(wù)分析，會展項目團隊可以確定會展項目內(nèi)部人力資源的角色和責(zé)任。而角色和責(zé)任分配通過以責(zé)任分配矩陣。第五十三頁，共77頁。一、會展項目的組織規(guī)劃第二節(jié) 會展項目人力資源管理（三）組織規(guī)劃的輸出 人員管理計劃，就是規(guī)定項目小組成員在何時，以何種方式加入和離開會展項目小組。會展項目隨著時間的推進(jìn)，會展項目小組成員會不斷裁減，而裁減成員需要適當(dāng)?shù)脑俜峙涑绦騺磉M(jìn)行。這些程序主要有：通過減少或消除為了填補兩次再分配之間

27、的時間空檔而“制造工作”的趨勢來降低成本。這需要清晰項目生命周期不同階段中的工作崗位，負(fù)責(zé)開幕式具體工作的成員，總可以在開幕式之后去布置會場等具體的工作。通過減少或消除對未來就業(yè)機會的不確定心理來鼓舞士氣。人員管理計劃2第五十四頁，共77頁。一、會展項目的組織規(guī)劃第二節(jié) 會展項目人力資源管理（三）組織規(guī)劃的輸出 組織表是會展項目報告關(guān)系的圖表展示。它可以是正式的，也可以是非正式的，它是根據(jù)項目的需要而定的。項目分層結(jié)構(gòu)(OBS)是一種特殊類型的組織表，它顯示了哪些組織單位負(fù)責(zé)哪些工作(參見會展項目組織崗位設(shè)置)。要成功完成會展項目，必須安排一定的人員，配置一定的資源，建立一定的組織結(jié)構(gòu)，制定一

28、定的項目章程，逐漸形成相應(yīng)的組織文化或團隊文化。組織表3第五十五頁，共77頁。一、會展項目的組織規(guī)劃第二節(jié) 會展項目人力資源管理（三）組織規(guī)劃的輸出 組織規(guī)劃的詳細(xì)說明隨應(yīng)用領(lǐng)域和會展項目的規(guī)模不同而改變，通常詳細(xì)說明包括如下一些內(nèi)容：詳細(xì)說明4(1)組織的影響力(2)職務(wù)說明(3)培訓(xùn)要求第五十六頁，共77頁。二、招聘和篩選第二節(jié) 會展項目人力資源管理（一）招聘 工作崗位職責(zé)和個人工作要求細(xì)則的制定一旦完成，就可以作為設(shè)計廣告和面試的基礎(chǔ)材料。常見的項目團隊成員招聘方式有：1.公司內(nèi)部挑選；2.在當(dāng)?shù)鼗蛑饕獔罂峡菑V告；3.人才市場；4.勞務(wù)市場和職業(yè)介紹機構(gòu)；5.互聯(lián)網(wǎng)上與項目活動相關(guān)標(biāo)

29、題下，與該項目有關(guān)的網(wǎng)站上刊登；6.在高等學(xué)校和志愿者組織尋求志愿者。第五十七頁，共77頁。二、招聘和篩選第二節(jié) 會展項目人力資源管理（二）選擇在選擇團隊成員和志愿者時，應(yīng)采取面試的方式來測評應(yīng)聘者是否符合該職位的要求。第五十八頁，共77頁。二、招聘和篩選第二節(jié) 會展項目人力資源管理（三）編制名冊招聘之后，就需要編制名冊。如果工作是由多層面構(gòu)成或由許多工作日及各項相關(guān)的工作構(gòu)成，編制工作就會十分復(fù)雜，特別在場地管理當(dāng)中，當(dāng)場地工作人員或技術(shù)人員還未完成布展時候，展品就無法入駐，后面的工作就無法展開，從而影響其他工作人員的情緒和士氣，他們需要各種各樣的申請，加班加點。在各種各樣的會展項目的工作環(huán)

30、境中，當(dāng)日與次日的活動之間的場地設(shè)備安裝時間極為有限的，而且工作步驟之間有著密切聯(lián)系，這需要極為精細(xì)的計劃和時間安排。由于會展項目活動各環(huán)節(jié)緊扣，任何疏略都可能導(dǎo)致項目所存在的問題暴露在數(shù)百數(shù)千人的面前，特別是臨戰(zhàn)換人，比如舉辦前幾小時出現(xiàn)員工安排問題就會導(dǎo)致意外的危險和低劣的服務(wù)。第五十九頁，共77頁。三、培訓(xùn)第二節(jié) 會展項目人力資源管理讓項目團隊成員了解項目的基本情況，向員工提供活動項目的框架以及要完成的目標(biāo)和組織結(jié)構(gòu)圖。讓員工樹立一個基本的信念，會展項目不僅僅關(guān)系到項目團隊和企業(yè)本身，更為重要體現(xiàn)為地方的形象，所以要鼓勵員工為項目中的每位客人提供最佳的服務(wù)和可靠的信息。提供項目基本框架1

31、第六十頁，共77頁。三、培訓(xùn)第二節(jié) 會展項目人力資源管理帶領(lǐng)員工在場地實際考察，有助于他們了解所有場地設(shè)施和設(shè)備，了解各個不同的功能區(qū)域和客人的服務(wù)程序，這一階段也是講解各類應(yīng)急措施的最佳時機。很多會展公司或會展中心在招聘志愿者時，基本上沒有經(jīng)過場地情況考察這個培訓(xùn)環(huán)節(jié)，導(dǎo)致志愿者在現(xiàn)場解答客人疑惑的時候，一問三不知。場地情況2第六十一頁，共77頁。三、培訓(xùn)第二節(jié) 會展項目人力資源管理(1) 參與會展項目的工作人員要清晰了解自己的工作職責(zé)，相關(guān)的圖解和檢測表格。(2)消除偏愛。(3)預(yù)演。另外有些項目只能在活動臨近開場的時候才能有機會接觸到舉辦地點，因此在培訓(xùn)的初期有必要進(jìn)行一些一般性的演練。

32、(4)團隊精神。(5)簡化知識。具體工作任務(wù)情況3第六十二頁，共77頁。三、培訓(xùn)第二節(jié) 會展項目人力資源管理主要指對項目團隊成員進(jìn)行培訓(xùn)的課程或培訓(xùn)手冊。(1)換班和具體任務(wù)簽到的位置和簽到的步驟；報道和班前會；工服和設(shè)備；事故報告系統(tǒng)；督導(dǎo)；具體工作；休息和工作餐；匯報和簽離。培訓(xùn)項目4第六十三頁，共77頁。三、培訓(xùn)第二節(jié) 會展項目人力資源管理主要指對項目團隊成員進(jìn)行培訓(xùn)的課程或培訓(xùn)手冊。(2)場地運營場地組織和支持運營；員工政策/規(guī)則；意外事務(wù)處理程序；無線電或其他電信聯(lián)絡(luò)程序；其他相關(guān)程序培訓(xùn)項目4第六十四頁，共77頁。三、培訓(xùn)第二節(jié) 會展項目人力資源管理主要指對項目團隊成員進(jìn)行培訓(xùn)的課

33、程或培訓(xùn)手冊。(3)一般活動項目情況 活動項目框架和要達(dá)到的目的；活動項目觀眾的期待； 相關(guān)地方服務(wù)信息；應(yīng)急計劃。培訓(xùn)項目4第六十五頁，共77頁。三、培訓(xùn)第二節(jié) 會展項目人力資源管理顧客服務(wù)培訓(xùn)顧客服務(wù)培訓(xùn)是所有會展項目培訓(xùn)中關(guān)鍵組成部分。培訓(xùn)的重點不是放在一般性的技能上，而應(yīng)著重培訓(xùn)員工的掌握具體的操作以便更好地幫助顧客。絕大多數(shù)工作人員會向觀眾提供相關(guān)情況和信息列為他們最需要的培訓(xùn)內(nèi)容，但是，這些員工會發(fā)現(xiàn)，當(dāng)觀眾向他們詢問各種問題時，他們也會很難提供讓觀眾滿意的答案，但是不管如何，都應(yīng)具備良好的服務(wù)態(tài)度。培訓(xùn)項目4第六十六頁，共77頁。三、培訓(xùn)第二節(jié) 會展項目人力資源管理培訓(xùn)項目4第六

34、十七頁，共77頁。 四、制定獎勵戰(zhàn)略第二節(jié) 會展項目人力資源管理適當(dāng)?shù)莫剟钣兄陧椖砍蓡T的工作熱情和積極性。為了激發(fā)志愿者和正式員工的工作熱情，有效的戰(zhàn)略措施之一就是制定現(xiàn)實性的目標(biāo)，這樣可使員工個人看到自己工作與整個活動的成功息息相關(guān)。獎勵可以分為物質(zhì)性和非物質(zhì)性的獎勵。第六十八頁，共77頁。 四、制定獎勵戰(zhàn)略第二節(jié) 會展項目人力資源管理（一）非物質(zhì)性獎勵1.通過個人和團隊的努力而取得的目標(biāo)以及通過競賽而得到的成功。2.工作輪換。3.工作內(nèi)容的豐富多樣性。4.與運動員、明星、音樂家和藝術(shù)家會面。5.與海外人員共同工作。6.提供服務(wù)和信息并從事于其他有意義的任務(wù)。7.表揚和口頭認(rèn)可。8.培訓(xùn)和

35、技能發(fā)展。9.提供發(fā)展關(guān)系和友誼的機會。10.媒體方面的認(rèn)可。第六十九頁，共77頁。 四、制定獎勵戰(zhàn)略第二節(jié) 會展項目人力資源管理（二）物質(zhì)性獎勵商品1入場券2完成任務(wù)后的正式表彰3獎勵認(rèn)可證書4高規(guī)格的餐飲和工服5胸章、紀(jì)念品6第七十頁，共77頁。五、會展項目人力資源的其他管理第二節(jié) 會展項目人力資源管理（一）員工班前會每個班組工作前必須先召開班前會。這是培訓(xùn)活動的延伸，是場地或活動項目管理人員在員工開始工作之前向他們傳達(dá)重要的相關(guān)情況和信息的機會。同時也是交流的好時段。在這些信息中，有些是項目發(fā)展中新出現(xiàn)的動態(tài)，比如：觀眾的交通安排更改，事故報告或意外事件處理的程序等。第七十一頁，共77頁。五、會展項目人力資源的其他管理第二節(jié) 會展項目人力資源管理（二）制定人員配備規(guī)章人員配備規(guī)章是作為人力資源計劃戰(zhàn)略的一個組成部分，而且還涉及到健康、安全、行為不端、工作表現(xiàn)低劣、性騷擾和違反安全措施等方面內(nèi)容。這些規(guī)章應(yīng)清晰簡要地制定出來以公示給正式員工和志愿員工：以安全的方式工作；不得危及他人的健康和安全；匯報所有的意外和事件；保守項目組織者和贊助商的秘密；不得散布任何對會展項目或會展項目中的個人的貶義語言；把媒體的提問轉(zhuǎn)交給恰當(dāng)?shù)娜耸浚槐９芎迷O(shè)備、工服和其他資產(chǎn)；對觀眾和團隊成員以禮相待；上班時間