第十三屆行政辦公室管理制度

1、 - 6 -Beijing Normal University, Zhuhai Student Career Development Association我不是英雄,但我和英雄并肩作戰(zhàn). 第十三屆校學(xué)生職業(yè)發(fā)展協(xié)會(huì) 行政辦公室管理制度為了加強(qiáng)協(xié)會(huì)的在日常管理、物資管理和財(cái)務(wù)管理等方面的工作，規(guī)范管理流程與方式，保障協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作及活動(dòng)的正常運(yùn)行，根據(jù)校學(xué)生職業(yè)發(fā)展協(xié)會(huì)章程的規(guī)定，制定本制度。日常管理例會(huì)制度為了保證社團(tuán)工作順利開(kāi)展，及時(shí)交流思想，落實(shí)工作，特制定如下制度：協(xié)會(huì)部門例會(huì)于每周一中午11:50召開(kāi)。會(huì)議內(nèi)容為對(duì)近期工作進(jìn)行總結(jié)并對(duì)下階段工作做出相應(yīng)安排，各部匯報(bào)近期工作并進(jìn)行相關(guān)討

2、論及交流等。每位干事須做好會(huì)議內(nèi)容記錄不能出席者應(yīng)至少提前1天以上向部長(zhǎng)申請(qǐng)請(qǐng)假，特殊情況例外。請(qǐng)假制度為加強(qiáng)對(duì)協(xié)會(huì)成員的管理，特制定如下制度；凡因事，因病不能按時(shí)值班或參加例會(huì)及活動(dòng)者須提前1天以上向部長(zhǎng)申請(qǐng)請(qǐng)假。部長(zhǎng)批準(zhǔn)請(qǐng)假時(shí)方可請(qǐng)假；請(qǐng)假未得到批準(zhǔn)時(shí)必須繼續(xù)參與各項(xiàng)工作與活動(dòng)。若有突發(fā)情況需要請(qǐng)假時(shí)，可以直接聯(lián)系部長(zhǎng)申請(qǐng)請(qǐng)假。當(dāng)事人由于請(qǐng)假不能按時(shí)工作，值班及參加例會(huì)者，應(yīng)委托其他成員代為工作，值班或參加例會(huì)。值班制度北京師范大學(xué)珠海分校學(xué)生職業(yè)發(fā)現(xiàn)協(xié)會(huì)實(shí)行周一到周五輪流值班制，法定節(jié)日另行安排為便于處理日常事物，辦公室安排社團(tuán)成員值班，特制定辦公室值班制度如下：值班時(shí)間安排：每周一至周

3、五 上午9:0011：30 下午14:3018:00值班人員安排：參看行政辦公室值班表值班人員職責(zé)：遵守值班制度和時(shí)間安排，做到不遲到、不早退、不無(wú)故隨意換班、不曠班，做好值班簽到、物資整理與登記等工作；值班時(shí)間未經(jīng)部長(zhǎng)允許不得帶與工作無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入；值班期間，要保持辦公室環(huán)境清潔、衛(wèi)生，做好當(dāng)天的物資借用、歸還、登記工作；值班人員須注意言談舉止，個(gè)人儀容，不得穿背心或拖鞋值班，不得在值班時(shí)間嬉戲、抽煙及大聲喧嘩；值班人員務(wù)必保持辦公室的清潔，做好下列清潔工作：整理辦公室內(nèi)各類物資物資；擦桌椅；掃地，倒垃圾；保證衛(wèi)生清潔，環(huán)境優(yōu)美；要認(rèn)真及時(shí)辦理部長(zhǎng)、會(huì)長(zhǎng)、老師交辦的各項(xiàng)事務(wù)。對(duì)交辦的事項(xiàng)，要

4、積極主動(dòng)，注意效率，做到事事有著落，件件有回音。當(dāng)班未辦理完的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與下一班值班人員做好交接工作；認(rèn)真及時(shí)處理來(lái)電、來(lái)客、來(lái)訪，做到熱情、真誠(chéng)、禮貌。當(dāng)有工作安排時(shí)，應(yīng)按程序及時(shí)處理各類基本工作，不得延誤；認(rèn)真記錄好公務(wù)來(lái)電，并根據(jù)情況及時(shí)處理;重要電話要及時(shí)聯(lián)系辦公室部長(zhǎng)，并將處理結(jié)果詳細(xì)登記;耐心細(xì)致的解答各類咨詢電話；對(duì)于借出物資時(shí)應(yīng)提前仔細(xì)檢查物資是否有損壞并記錄在案，借出時(shí)應(yīng)按照（物資借用條例）進(jìn)行借出并將抵押物放到指定區(qū)域，大件物資借出時(shí)應(yīng)先通知部長(zhǎng)待有回復(fù)后才可借出；歸還物資時(shí)，要細(xì)心檢查物資是否有損壞并且記錄在案，如有損壞則立刻通知部長(zhǎng)按照（物資借用條例）進(jìn)行處罰；值班過(guò)

5、程中有關(guān)請(qǐng)示，報(bào)告，經(jīng)費(fèi)，審批等問(wèn)題，要與有關(guān)部長(zhǎng)聯(lián)系落實(shí)；應(yīng)做好防火、防盜，安全用電并打掃值班室的衛(wèi)生；做好交接班的有關(guān)工作，包括鑰匙、重要事項(xiàng)及未完成工作的交代等； 若有重要事情或自己無(wú)權(quán)或無(wú)法解決的事情要及時(shí)聯(lián)系部長(zhǎng)或有關(guān)負(fù)責(zé)人；物資管理為了加強(qiáng)協(xié)會(huì)的物資管理，規(guī)范物資借還，保障協(xié)會(huì)各項(xiàng)物資的安全及協(xié)會(huì)工作的正常運(yùn)行，特制定本制度。物資管理制度辦公室是存放協(xié)會(huì)物資的重要地方，協(xié)會(huì)的物資、檔案資料等統(tǒng)一由辦公室指定的物資管理人員分配管理，在辦公室沒(méi)有人值班的情況下，任何人不得擅自進(jìn)入，須取得辦公室部長(zhǎng)同意方可進(jìn)入；辦公室所有物資及其使用情況須詳細(xì)記錄在冊(cè)；全體協(xié)會(huì)成員應(yīng)當(dāng)愛(ài)護(hù)協(xié)會(huì)的公共財(cái)產(chǎn)

6、，如有因大意、玩忽職守而造成物品遺失或損壞的要照價(jià)賠償；任何人不得私自拿取辦公室的物資，必須進(jìn)行由值班工作人員進(jìn)行統(tǒng)一登記方借出；辦公室的門鑰匙由協(xié)會(huì)所持有，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借給他人；未經(jīng)社同意，任何人不得擅自配鑰匙；使用辦公室后要及時(shí)整理辦公室，鎖好門窗后方能離開(kāi)；辦公室內(nèi)不得存放私人物品，如確實(shí)需要臨時(shí)存放需取得辦公室部長(zhǎng)的同意，并由值班人員做好登標(biāo)記；任何人不得將校職協(xié)辦公室當(dāng)成私人寓所或活動(dòng)場(chǎng)所、擅自進(jìn)行私人活動(dòng)；各部門若需購(gòu)置新物品，需向辦公室提出書面申請(qǐng)，提交物資申購(gòu)單，明確數(shù)量、用途、價(jià)錢。經(jīng)會(huì)長(zhǎng)同意后由辦公室統(tǒng)一購(gòu)買和分配并及時(shí)登記在冊(cè)；物資清點(diǎn)是為了保證協(xié)會(huì)物資使用的正規(guī)化，是確保物資

7、不流失的有效方法，并為采購(gòu)提供依據(jù)。為及時(shí)反應(yīng)協(xié)會(huì)物資的數(shù)量及使用狀況，節(jié)約協(xié)會(huì)購(gòu)買物資資金，辦公室值班伙伴必須每月進(jìn)行1次物資清點(diǎn)，物資清點(diǎn)統(tǒng)一定在每月最后一天的下午56789節(jié)課，并在每月2號(hào)公布最新物資表；每學(xué)期期末辦公室須對(duì)對(duì)本學(xué)期所有物資進(jìn)行分類整理和清查；.清點(diǎn)完后，若有未追還物資統(tǒng)一追還，以便統(tǒng)計(jì)；物資借用制度活動(dòng)借用物資之前，需要把物資單提前發(fā)給辦公室部長(zhǎng)，取得允許后，再到辦公室借用物資并做好登記；一律物資不得轉(zhuǎn)借，需歸還辦公室后經(jīng)辦公室值班工作人員登記再借出；如借用的物資在使用過(guò)程中有剩余的情況，領(lǐng)用人應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束三天內(nèi)把物資退回辦公室，值班伙伴并做好登記；辦公室各物資的借用

8、均不得超過(guò)一周，如需繼續(xù)使用應(yīng)續(xù)借；可回收物資在使用過(guò)程中如有損壞，借用物資人請(qǐng)按照校職協(xié)固有資產(chǎn)賠款條例進(jìn)行賠償；出借不可回收類物資，一律按照物資單上提供的數(shù)據(jù)出借，如有不夠，請(qǐng)自行購(gòu)買；借用大件物資前，需取得辦公室部長(zhǎng)同意，借出時(shí)檢查好物品的完整，歸還時(shí)檢查物品完整性，如有損壞請(qǐng)照校職協(xié)固有資產(chǎn)賠款條例進(jìn)行賠償；借用大件物資時(shí)，必須填寫“校學(xué)生職業(yè)發(fā)展協(xié)會(huì)辦公室物資借用條”，同時(shí)需要抵押身份證/學(xué)生證/校園卡/借閱卡，若沒(méi)有以上證件，不得借用物資；歸還物資時(shí)需帶上借用條；在大型活動(dòng)定點(diǎn)期間，如不方便把大件物資帶回辦公室，需得會(huì)長(zhǎng)同意，才可不放回辦公室，但務(wù)必把帳篷和其余大件物資收好鎖在會(huì)同

9、旁，定點(diǎn)結(jié)束當(dāng)天務(wù)必把大件物資運(yùn)回辦公室；物品借用人要愛(ài)護(hù)物品，嚴(yán)禁損壞，所有物品若有損壞須照價(jià)賠償；若物資未按時(shí)歸還，辦公室值班的工作人員需及時(shí)催促借用人歸還并做好登記；物資歸還時(shí)，辦公室的工作人員必須檢查清楚是否有損壞或丟失情況，若有發(fā)現(xiàn)，需通知部長(zhǎng)，借用人需照價(jià)賠償；財(cái)務(wù)管理為了加強(qiáng)社團(tuán)聯(lián)合會(huì)財(cái)產(chǎn)的統(tǒng)一規(guī)范管理，防止財(cái)產(chǎn)流失，特制定本制度。一、申報(bào)制度各部門舉行活動(dòng)前，應(yīng)先提前兩周遞交電子版的詳細(xì)活動(dòng)計(jì)劃及“校職協(xié)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算表”到辦公室處；辦公室進(jìn)行第一次審批后，再上交給會(huì)長(zhǎng)進(jìn)行最后審批，會(huì)長(zhǎng)審批同意后，由辦公室按實(shí)際情況審批活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，若協(xié)會(huì)經(jīng)費(fèi)充足，活動(dòng)前撥出所需的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)；若協(xié)會(huì)經(jīng)費(fèi)不足，活動(dòng)后撥出所需的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)；活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的撥款只根據(jù)該部門所上交的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算表，超出部分由活動(dòng)負(fù)責(zé)部門自理?；顒?dòng)開(kāi)始前1個(gè)月內(nèi)，必須上交電子版與紙質(zhì)版的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷費(fèi)單，活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)上交活動(dòng)發(fā)票收據(jù)；報(bào)銷制度各部門活動(dòng)預(yù)算開(kāi)支要由部門活動(dòng)負(fù)責(zé)人在活動(dòng)開(kāi)始前1個(gè)月內(nèi)以電子版和紙質(zhì)申報(bào)形式上交到辦公室報(bào)銷；辦公室進(jìn)行審核后，上交給