公司檔案管理規(guī)章制度

1、公司檔案管理規(guī)章制度公司檔案管理規(guī)章制度公司檔案管理規(guī)章制度xxx公司公司檔案管理規(guī)章制度文件編號(hào)： 文件日期： 修訂次數(shù)：第 1.0 次更改 批 準(zhǔn)審 核制 定方案設(shè)計(jì)，管理制度公司檔案管理制度 為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效地為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本制度?？倓t（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分

2、，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政部與總經(jīng)理統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由行政部進(jìn)行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的文書、音響、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司行政部管理，各部門不得分散保存。適用范圍 適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。術(shù)語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、交卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用

3、等活動(dòng)。職責(zé)行政部門 1、負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理； 2、建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況； 3、收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料； 4、負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全，指導(dǎo) 公司的檔案管理工作； 5、提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通； 6、負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。其他各部門相關(guān)人員1、負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部門； 2、向行政部門移交合同或文件資料原件或復(fù)印件； 3、負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集

4、、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔； 4、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按國(guó)家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料。各部門主管人員 1、批準(zhǔn)對(duì)自己部門資料或合同復(fù)印件的處置?？偨?jīng)理 1、負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。 工作程序（一）檔案資料的收集1、各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門文件（合同）管理記錄目錄；2、各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制移交目錄每季度向行政部門移交；A、歸檔范圍及移交時(shí)間B、檔案資料的標(biāo)識(shí) 行政部及各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。C、檔案資料的日常管理 a）電子類合同或其他需要保管的電子文

5、件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存。 b）文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄，以便檢索利用。 c）文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在檔案柜中。D、檔案借閱 a）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫檔案借閱審批單。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)； b）檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)； c）借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)； d）借檔人必須愛

6、護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；E、檔案銷毀 a）對(duì)已經(jīng)失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。 b）執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。（二）檔案管理細(xì)則 1、檔案資料的歸檔范圍a）公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；b）公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書

7、等文件；c）本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；d）本公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；e）重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；f）反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；g）公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；h）本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；i）本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；j）本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；k）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；l）外出

8、公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；m）財(cái)務(wù)檔案資料；n）各種實(shí)物檔案；o）其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。（三）檔案資料的歸檔要求 1、歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全； 2、一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按兩份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政部以影印本歸檔。 3、聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者、歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件；

9、4、子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存、并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作； 5、各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。（四）檔案資料的歸檔時(shí)間1、即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：a）公司規(guī)定的密級(jí)文件；b）重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；c）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d）公司干部任免的文件資料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；e）其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料、 2、定期歸檔a）部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料

10、，并移交公司行政部； 3、電子聲像檔案的歸檔a）重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸；b）一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成、一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管；c）每年三月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。（五）檔案交接 1、部門內(nèi)檔案交接 部門檔案管理人員工作變動(dòng)或離職的，要填寫檔案移交清單，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政部見證。（六）檔案移交公司的流程 1、經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單； 2、行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對(duì)； 3、檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上

11、（一式兩份）簽字，雙方各保存一份。（七）檔案保管 1、檔案編號(hào)a）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊；b）檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照檔案分類編號(hào)表，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序一次排列，以便查閱；c）檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用；d）檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改；e）建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。（八）附則：本辦法由公司行政部指定并負(fù)責(zé)解釋。公司圖書資料管理制度（備用） 1、工具資料書籍的購(gòu)買，由員工提出，經(jīng)部門經(jīng)理匯總后報(bào)總經(jīng)理審批，然后由行政部統(tǒng)一訂購(gòu)； 2、期刊、雜志等的訂閱，由行政部匯總各部門征訂清單，報(bào)總經(jīng)理審批后向有關(guān)