外事接待管理制度

1總貝UTomtat為樹立公司的良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，使接待工作規(guī)范、有序，特制定本制度。、 r ?Nhamxaydunghinhanhdepcuacongty,maronglienhevagiaoluudoingoai,decongviectiepdaicoquiphamvatrinhtubiensoanrabanquichenay.接待原則：熱情周到、講究禮儀、勤儉節(jié)約、統(tǒng)一協(xié)調(diào)。r r z r r \ r rNguyentactiepdai:nhiettinhchudao,lenghiatinhte,thuchanhtietkiem,dieutietthongnhat.本制度適用于公司重大活動、會議等的接待工作。Banquichenays仃dungchocongviectiepdaicachoatdong,hoinghi16ncuacongty.2管理職責Ch&trachqu加ly辦公室為公司接待工作的歸口管理部門，負責接待工作的安排和管理，擬定重要來賓TOC\o"1-5"\h\z的接待計劃，協(xié)調(diào)相關部門落實接待任務，提供后勤保障。r r rVanphonglabophanquanly13Ptrungcuacongviectiepdaicongty,phutrachxapxepr r r r 、 ，vaquanlycongviectiepdai,lapkehoachtiepdaikhachdenquantrong,dieutietbophan

r ， 、lienquanthuchiennhiemvutiepdai,dambaocungcaphaucan.公司辦公室分管領導，負責審核接待計劃、協(xié)調(diào)有關接待事項及接待費用，報總經(jīng)理審批。r r 、 ， ，Lanhdaobophanvanphongcongtyphutrachthamduyetkehoachtiepdai,dieutietvan、 ， rrdetiepdaivachiphitiepdailienquan,baotonggiamdocpheduyet.公司各部門負責本部門的接待工作；每月統(tǒng)計接待情況報辦公室登記備案；同時應完成公司安排的各項接待任務。r 、 ，Cacbophancongtyphutrachcongviectiepdaicuabophanminh;hangthangthongketinhtrangtiepdaibaovanphongdangky.3類型與標準Lo馥hinhvatieuchu同公務來訪：政府職能部門、行業(yè)主管部門工作人員來公司檢查工作；集團領導來公司考察調(diào)研；項目合作項目部來公司洽談工作事宜；有合作意向的投資項目部、金融機構來公司考察。rDenthamcongvu:bophanch仃cnangnhanu6c,nhanviencongtaccacbophanchuquanTOC\o"1-5"\h\zr ? rtrongnganhdencongtylamvieckiemtra;lanhdaocongtydennghienc仃ukhaosat;bandur 、 ，anhgptachangmucdencongtydamphan;bandautuduancoydenhgptac,toch仃ctaichinhdencongtykhaosat.參觀來訪：政府部門來公司視察工作；外部公司參觀考察。_ r r 9 rThamgiadentham:caquannhanu6cdencongtytheodoikiemtra;congtykhacdencongtythamquankhaosat.會議活動來訪：應邀前來參加公司會議、活動的各級領導、專家、新聞記者等。Denthamduhoinghi:caccaplanhdao,chuyengia,phongvienbaochitheoyeucaudenthamgiahoinghi,cachoatdongcuacongty.其他來訪客人。Cackhachdenthamkhac.按接待對象級別不同和對公司業(yè)務的影響不同，分為重要來賓和一般來賓。 r r r rTheocapdodoitugngtiepdaikhacnhauvasuanhhuongdennghiepvucongtykhacnhau,phanlamkhachquantrongvakhachthongthuang.4、招待原則和標準Tieuchu4nvanguyentWctiepdai參觀接待根據(jù)需要安排招待用餐；TOC\o"1-5"\h\z r -y r r r rTiepdaithamquancanc仃vaonhucauxapxeptiepdaianuong.住宿標準：一般來訪客人安排公司簽訂協(xié)議的酒店普通標準間或公司專家樓客房；公司領導出面接待的外地重要來賓住宿，由辦公室根據(jù)需要安排。r rTieuchuanphongnghi:khachdenthamthongthuangbotriphongtieuchuanphothongr 、cuakhachsandakykethgpdongv6icongtyhoacphongkhachnhachuyengiacuacongty;anocuakhachquantrongdenthamdugclanhdaocongtytiepdai,dovanphongcanc仃yeucaubotri.5用車標準Tieuchu^nsvdqngxe:一般公務來訪，根據(jù)情況需安排用車的，由辦公室統(tǒng)一調(diào)度;Thongthuangdenthamcongvu,canc仃tinhtrangcanbotris仃Thongthuangdenthamcongvu,canc仃thongnhatdieudo;列入計劃的重要來賓來訪用車，公司應優(yōu)先予以保證，車型、駕駛員、用車天數(shù)等內(nèi)容應事先在接待計劃中明確。r r ?Sudungxechokhachdenthamquantrongcokehoach,congtyphaiuutiendedambaor r rnoidungcacviecnhuloaixe,laixe,songays仃dungxe,phaighirotruactrongkehoachtiepdai.6接待規(guī)格：重要來賓可安排對口業(yè)務的分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理出面接待會晤；其他來賓根據(jù)情況由相關人員接待。r 9r rCachth仃ctiepdai:Khachquantrongcothebotrigiamdocphutrachbophanhoactongr r rgiamdocdungragapmattiepdai;khachdenthamkhaccanc仃tinhhinhdonhanvienlienquantiepdai.7計劃與準備K6hoachvachuinbi辦公室在接到公司領導通知或相關項目部重要來訪預約時，應做書面登記。對重要來賓接待，須在詳細了解接待要求的基礎上擬定接待計劃，排出日程安排表，報總經(jīng)理審定后及時通知相關部門和領導；對一般來賓酌情安排業(yè)務對口部門接待；VanphongkhinhandugcthongbaocualanhdaocongtyhoacdenthamhentruacquanTOC\o"1-5"\h\zr rtrongcuacacbannganhlienquan,phailamdangkyvaoso.tiepdaikhachdenquantrong,\ r r ? \ r rcanlapkehoachtiepdaitrencasatimhieukyyeucautiepdai,laprabangbotrinhattrinh,r rbaotonggiamdocpheduyetsaudokipthaithongbaobophanlienquanvalanhdao;doivair r rkhachdenthongthuangbotritiepdaihgplyvaibophanchucnangtuangung;7.2公司各部門在接到重要來訪預約后，須填寫《接待申請單》報辦公室，并協(xié)助擬定接待計劃。需公司領導出面、辦公室協(xié)調(diào)的重要接待一般應提前2天告知辦公室；對時間緊迫的臨時重要接待任務，可先在電話中請示，并經(jīng)總經(jīng)理同意，在完成接待后補辦手續(xù)。TOC\o"1-5"\h\zSaukhinhandugchendenthamquantrongcuacacbophancongty,candienvao“danr ~ 、xintiepdai”baovanphong,vahotrglapkehoachtiepdai.Neucanlanhdaocongtydungrarr rtiepdai,devanphongdieutiettiepdaiquantrongthongthuangphaithongbaotruac2ngayr r ， 、chovanphong;doivainhiemvutiepdaiquantrongtamthaithaigiangap,cotheyeucaur y rtrendienthoaivadugctonggiamdocdongy,saukhihoanthanhtiepdaibosungthutucsau.7.3重要來訪接待計劃應載明以下內(nèi)容：r r rKehoachtiepdaidenthamquantrongphaighironoidungduaiday:接待類別：公務來訪、參觀、參加會議或其他。Loaihinhtiepdai:denthamcongvu,thamquan,thamduhoinghihoaccaikhac.來賓基本情況：包括來訪項目部名稱、領導姓名、職務等；來訪具體時間、人數(shù)，當?shù)嘏阃瑏碓L的領導和人數(shù)；來訪的目的和要求；在本地逗留的天數(shù)。Thongtincabancuakhachden:baogomtenbannganhdentham,hotenlanhdao,ch仃c9r r r ， 、vu;thaigiancuthedentham,songuai,songuaivalanhdaodicungkhachdentham;yeucauvamucdichdentham;songayalaicongty.具體接待安排BOtrftiepdaicuthe明確主要接待的部門，相關配合的部門，接待人員分工及職責，出面接待的領導和陪同人員；r r rGhirobophantiepdaichuyeu,bophanphoihgplienquan,phancongvach仃ctrachnhanvientiepdai,lanhdaodungratiepdaivanhanviendicung;參觀線路或洽談、舉行活動的場所；Lotrinhthamquanhoacdamphan,diadiemchocacsukien;重要接待計劃還應考慮以下內(nèi)容：Kehoachtiepdaiquantrongconphaixemxetnhungnoidungdu6iday:是否安排車輛接送CobOtrixeduadonkhong;是否需要會場布置，包括花卉、煙茶、音響設備、投影設備、領導席箋、橫幅等；、 ， 5 r r rCocanphaibotrihoitruangkhong,baogomhoa,trathuoc,thietbiamthanh,thietbihinhanh,ghengoilanhdao,bangzon...;是否制作歡迎牌、指示牌；A 9 9Cocanbienchaodon,bienchithi;是否安排禮儀；Cocanbotringhithuc;是否需要邀請新聞媒體和草擬新聞通稿；Cocanmaitintuctruyenthongvaduthaothongcaobaochi.是否安排攝影攝像；Cocanbotricamerachupanh是否需要準備公司宣傳資料；Cocanchuanbitailieutuyentruyencongty;是否宴請，包括宴請時間、地點、參加人員、標準；TOC\o"1-5"\h\z、 、 ? rCocanmaitiec,baogomthaigian,diadiem,nguaithamdu,tieuchuanyentiec.是否安排住宿，是否在房內(nèi)放置鮮花水果；、 ， ZCocanbotrichongu,cocandehoatuoivahoaquatrongphong;是否安排游覽、購物、娛樂；a r rCocanbotridithamquan,muasam,vuichai;是否需要贈送禮品。Cocantangpham其它需要說明的事項Nhungv4nd總khaccannoiro對重要參觀來訪，主要接待部門應按計劃通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間及場所。確定來賓訪問路線并檢查相關設施，確保電梯安全完好，環(huán)境、樓道、洗手間清潔，歡迎牌的設置和內(nèi)容正確，攝像機、照相機電源充足。r r r rDoiv6identhamquanquantrong,bophantiepdaichinhphaitheokehoachthongbaolanhdaogapmat,nguaithaptung,xacdinhthaigianvadiadiemgapmat.Xacdinhduanglor ? 、trinhdenthamcuakhachvakiemtrabienphaplienquan,dambaocauthangantoan,moitruang,hanhlang,nhavesinhsachse,datbienchaodonvanoidungchinhxac,mayanh,cameradaydudiennguon.對重要公務來訪或會議來訪，主要接待部門應根據(jù)計劃和來賓要求，提前預訂好來賓下榻的賓館；根據(jù)計劃預訂宴請的酒店；依據(jù)所定用餐標準，安排迎合來賓地方口味的飯菜及煙酒、飲料；根據(jù)計劃確定游覽路線、購物商場、娛樂項目；定制的禮品要保證質(zhì)量。TOC\o"1-5"\h\zr r r r rDoiv6identhamcongvuquantronghoacdenthamhoinghi,bophantiepdaichuyeur \ r rphaicancukehoachvayeucaukhachden,dattru6cphongkhachsanchokhachden;cancur 7 r rkehoachdattru6ctiecnhahang;theotieuchuananquidinh,botrithucan,ruguthuocvar rnu6cngotphuhgpv6ikhauvicuakhachden;cancukehoachxacdinh1otrinhthamquan,c仃ahangmuaban,cacmucvuichai;quatangphaidambaochatlugng.對大型會議或活動的來訪接待，主辦部門應事先準備公司簡介等相關資料；檢查會場水電、桌椅、投影儀、音響等設施；安排禮儀人員，準備簽到冊、名片盒等。r r r 。Doiv6itiepdondenhoinghi16nhoacsukien,bophanchudaophaichuanbicactailieuTOC\o"1-5"\h\zr ? rlienquandengi6ithieucongty;kiemtracacthietbinhuamthanh,mayghihinh,dien,nu6c， z n rhoitruong;botrfnhanvienlenghi,chuanbitadoi,hopdanhthiep.辦公室按接待人數(shù)調(diào)度安排接待所需車輛，并留有余地；須保證車輛清潔，安全性能良好；公司車輛應服從辦公室的統(tǒng)一調(diào)度。r ， ， 、 a rVanphongcanc仃songuOitiepdaibotridieudongxecocanthiet,vacoduphong;phaidambaoxecosachse,tinhnangantoantot;xecongtyphaiphuctungtheosudieudongthongnhatchungcuavanphong.8行為規(guī)范Quytac0gx也接待禮儀Lenghitiepdai:儀表：面容清潔，衣著得體；Netmat:khuonmatsachse,quanaogongang舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方；C仃chi:vungchacdoantrang,thongthahaophong言語：語氣溫和，禮貌文雅；Loinoi:loinoinhenhang,lepheplichsu態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。Thaido:nhiettinhchanthanh,khiemtonlichsu.接待程序中要注意把握迎候時間，提前等候于公司門口或車站機場；接待人員引見介紹主賓時，要注意順序；接受名片時，要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中；過走廊時，通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”；客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，再主人，先領導，后同事；送客時根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至大門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。 r r rTrongtrinhtutiepdaiphaichuynambatthOigianchaodon,daitruacacongcongtyhoacsanbaynhaga;khinhanvientiepdaigiaithieukhachmoithamdu,phaichuytuantu;r r rkhitiepnhandanhthiep,phaigiuthaidocungkinhhaitaytiepnhan,saukhidocxongtrinhtrongdutvaotrongtuiao;khiquahanhlang,thongthuOngdibentruactayphaicuakhach,thuongquaynguoisangtrai,phoihapbuacdicungvaikhach,chovongquaygiotayphaichithi,vanoi“moidibennay”;saukhikhachngoixuong,phaidunghaitaybungtra,duakhach， 、 truac,saudenchu,lanhdaotruac,saudongnghiep;khitienkhachcanc仃thanphandexacrdinheachth仃c,neuduadencongchinh,dungcanhxevaytay,khachdadixamaidugcdaidi.接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議，要特別注意保密；接待中既要熟練介紹公司情況，又要注意內(nèi)外有別，嚴守本項目部商業(yè)機密；對不宜攝影攝像的場合，應向參觀人員說明。Trongtiepdailienquandensuvubimat,dientinbimat,hoinghiquantrong,phaidacbietchuybaomat;trongtiepdaiphaigiaithieuthanhthuctinhtrangcongty,conphaichuykhacbiettrongngoai,nghiemtuctuanthubimatcuabannganhdo;doivaitruanghgpkhongdugcquaycamerachupanh,phainoirovainhanvi