秘書實(shí)務(wù)之信息工作課件

秘書實(shí)務(wù)之信息工作2022/10/30秘書實(shí)務(wù)之信息工作秘書實(shí)務(wù)之信息工作2022/10/22秘書實(shí)務(wù)之信息工作1教學(xué)目的

通過本模塊的學(xué)習(xí)，熟悉信息工作的基本程序，能夠運(yùn)用多種方法收集信息及對(duì)信息進(jìn)行系統(tǒng)整理、有效傳遞、有序存儲(chǔ)、開發(fā)利用，掌握信息利用服務(wù)的方法并做好信息服務(wù)工作。秘書實(shí)務(wù)之信息工作教學(xué)目的通過本模塊的學(xué)習(xí)，熟悉信息工作的基本程序2

教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)信息工作的程序與方法；收集信息的渠道和方法；信息整理工作；傳遞信息工作；信息利用與反饋工作。2、教學(xué)難點(diǎn)信息工作的程序與方法；信息工作案例分析；技能訓(xùn)練。秘書實(shí)務(wù)之信息工作教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)秘書實(shí)務(wù)之信息工作3案例導(dǎo)入：

（教材）P179案例一、二

小張是剛從大學(xué)畢業(yè)分配來的某廠辦公室秘書，雖然他早就聽人說過信息是資源，是財(cái)富，但究竟它的價(jià)值有多大，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策起多大作用，總感到說不清。在一次領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)上，辦公室盧主任讓小張做記錄，他才對(duì)信息工作有了切身的理解。

秘書實(shí)務(wù)之信息工作案例導(dǎo)入：

（教材）P179案例一、二小張是剛從大學(xué)畢業(yè)分4會(huì)上，管設(shè)備的副廠長(zhǎng)提出技術(shù)改造方案，以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，要求把剛剛收回的一大筆資金，重點(diǎn)投放到購(gòu)買機(jī)械設(shè)備上。管財(cái)務(wù)、管生產(chǎn)的副廠長(zhǎng)都表示支持。當(dāng)廠長(zhǎng)正要拍板決斷時(shí)，盧主任說他想向各位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)一個(gè)新情況，供領(lǐng)導(dǎo)們參考。領(lǐng)導(dǎo)們的目光一起轉(zhuǎn)向了他。秘書實(shí)務(wù)之信息工作會(huì)上，管設(shè)備的副廠長(zhǎng)提出技術(shù)改造方案，以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，要5“我先說幾條信息請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)們參考：一是我國(guó)糧食進(jìn)入市場(chǎng)后，糧價(jià)上調(diào)的趨勢(shì)十分明顯；二是國(guó)際上幾個(gè)主要糧食進(jìn)口量大的國(guó)家今年均遭自然災(zāi)害，國(guó)際性糧食歉收趨勢(shì)已定；三是供應(yīng)我廠工業(yè)糧食原料產(chǎn)量區(qū)今年都遭到嚴(yán)重的水災(zāi)；第四，今年又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)展很快的一年，這些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)不少是利用其資源優(yōu)勢(shì)從事投資少見效快的食品和釀酒業(yè)，都將以糧食為原料。根據(jù)以上情況，我預(yù)計(jì)，近期糧價(jià)必上漲，而且上漲幅度較大，可能每千克上漲0．2至0．5元之間；我廠每年工業(yè)原料用糧10萬噸，按每千克原料用糧上漲0．3元計(jì)算，每噸將上漲300元，10噸就是3000元，全年就是3千萬!因此，我建議當(dāng)務(wù)之急是在糧食漲價(jià)前購(gòu)進(jìn)原料，這樣可以降低成本，提高競(jìng)爭(zhēng)力，獲得可觀的經(jīng)濟(jì)效益。然后再把獲得的盈利投入技術(shù)改造；由于經(jīng)濟(jì)實(shí)力增強(qiáng)了，我們進(jìn)行技術(shù)改造的起點(diǎn)可以更高些，最好能達(dá)到國(guó)際先進(jìn)水平。這樣，就為我們的產(chǎn)品參與國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?！泵貢鴮?shí)務(wù)之信息工作“我先說幾條信息請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)們參考：一是我國(guó)糧食進(jìn)入市場(chǎng)后，糧價(jià)上6盧主任的發(fā)言結(jié)束后，會(huì)場(chǎng)一片寂靜。領(lǐng)導(dǎo)們有的拿出計(jì)算器仔細(xì)地算著；有的掏出鋼筆，在本子上寫著；還有的托著腮在沉思……過了一會(huì)兒，廠長(zhǎng)的發(fā)言打破了寂靜：“盧主任提出了一個(gè)值得我們深思的問題。我同意他對(duì)糧食價(jià)格變化所作的分析和預(yù)測(cè)。擺在我們面前的問題，是先搞基本建設(shè)和技術(shù)改造，還是先購(gòu)進(jìn)即將漲價(jià)的原料，取得經(jīng)濟(jì)效益后再以更大的投入進(jìn)行高起點(diǎn)的技術(shù)改造。請(qǐng)大家對(duì)這兩個(gè)方案再議一議。”秘書實(shí)務(wù)之信息工作盧主任的發(fā)言結(jié)束后，會(huì)場(chǎng)一片寂靜。領(lǐng)導(dǎo)們有的拿出計(jì)算器仔細(xì)地7大家七嘴八舌討論起來，會(huì)議氣氛十分活躍。經(jīng)過反復(fù)比較、分析、論證，廠領(lǐng)導(dǎo)最后一致同意采納盧主任的建議：先購(gòu)進(jìn)糧食原料，再進(jìn)行技術(shù)改造。后來的事實(shí)證明，盧主任的預(yù)測(cè)是完全正確的，他的方案使企業(yè)獲得了巨大的利潤(rùn)，整整多賺了一個(gè)億!小張敬佩地對(duì)盧主任說：“看來信息是金錢的說法一點(diǎn)不假!您是怎樣獲得這些信息的呢?”盧主任說：“信息變化極快，信息工作無止境。這次我們雖然從大量信息中淘出了一些金沙，但不知還有多少金礦等待我們?nèi)ラ_掘、去淘洗、去利用。稍一馬虎，它就會(huì)從你眼皮底下溜走。淘金，把小張引入了對(duì)信息工作的深層思索從這件事中，你對(duì)信息工作有哪些認(rèn)識(shí)與啟發(fā)？

秘書實(shí)務(wù)之信息工作大家七嘴八舌討論起來，會(huì)議氣氛十分活躍。經(jīng)過反復(fù)81信息工作概述信息的含義及類型（閱讀教材：P172）

對(duì)事物的特征和變化的客觀描述，是事物的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)經(jīng)過一定的方式傳遞后的再現(xiàn)。文字形態(tài)、聲像形態(tài)和記憶形態(tài)。信息的特點(diǎn)（大家談）

1、可量度2、可識(shí)別3、可轉(zhuǎn)換4、可存儲(chǔ)5、可處理6、可傳遞7、可再生8、可壓縮9、可利用10、可共享秘書實(shí)務(wù)之信息工作1信息工作概述信息的含義及類型（閱讀教材：P172）秘書9信息對(duì)秘書工作的意義秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)；秘書人員處理日常事務(wù)的依據(jù)。秘書人員起草文書的基礎(chǔ)；秘書人員協(xié)助管理、協(xié)調(diào)關(guān)系的依據(jù)。

秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息對(duì)秘書工作的意義秘書實(shí)務(wù)之信息工作10信息工作的基本要求及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、適用目前最急需的信息預(yù)測(cè)性信息動(dòng)態(tài)性信息反饋性信息綜合性信息秘書信息工作的特點(diǎn)普遍性緊迫性開拓性

秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息工作的基本要求秘書實(shí)務(wù)之信息工作112信息工作程序圖收集整理存儲(chǔ)傳遞利用開發(fā)反饋秘書實(shí)務(wù)之信息工作2信息工作程序圖收集整理存儲(chǔ)傳遞利用開發(fā)反饋秘書實(shí)務(wù)之信息123信息的收集與整理信息的收集

1、范圍

政策法規(guī)信息；社會(huì)動(dòng)態(tài)信息組織內(nèi)部信息；國(guó)際信息同級(jí)相關(guān)信息；貿(mào)易信息客戶信息；交際信息

秘書實(shí)務(wù)之信息工作3信息的收集與整理信息的收集秘書實(shí)務(wù)之信息工作13信息的收集2．渠道信息網(wǎng)絡(luò)渠道、大眾傳描媒介渠道文書渠道、調(diào)查渠道會(huì)議渠道、圖書館渠道關(guān)系渠道、信訪渠道檔案渠道、信息機(jī)構(gòu)渠道秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息的收集秘書實(shí)務(wù)之信息工作14信息的收集

3、方法

1)觀察法2)詢問法3)問卷法4)閱讀法5)交換法6)索取法7)購(gòu)置法8)網(wǎng)絡(luò)法秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息的收集秘書實(shí)務(wù)之信息工作15信息的收集

4、原則價(jià)值原則時(shí)效性原則層次性原則針對(duì)性原則全面系統(tǒng)性原則秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息的收集秘書實(shí)務(wù)之信息工作16信息整理

1、分類方法1）字母分類法；2）主題分類法；3）來源分類法；4）地區(qū)分類法；5）數(shù)字分類法；6）時(shí)間分類法。秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息整理秘書實(shí)務(wù)之信息工作17信息整理

2、篩選方法1）查重法。2）時(shí)序法。3）比較法。4）測(cè)評(píng)法。

3、校核方法1）溯源法。2）比較法。3）核對(duì)法。4）邏輯法。5）調(diào)查法。6）數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息整理秘書實(shí)務(wù)之信息工作18信息整理

4、綜合分析方法1）點(diǎn)面結(jié)合法。2）定性定量分析法。3）預(yù)測(cè)分析法。

5、信息加工的形式1）編寫信息簡(jiǎn)報(bào)。2）信息資料的編寫。秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息整理秘書實(shí)務(wù)之信息工作194信息的傳遞與存儲(chǔ)信息傳遞的方法（4個(gè)）當(dāng)面對(duì)話召開會(huì)議

1、語言傳遞

接打電話電臺(tái)傳送電視傳輸

文本

2、文字傳遞

表格圖表

秘書實(shí)務(wù)之信息工作4信息的傳遞與存儲(chǔ)信息傳遞的方法（4個(gè)）秘書實(shí)務(wù)之信息20表格示例收文機(jī)關(guān)名稱收文號(hào)

收文日期

年月日存檔號(hào)

秘書實(shí)務(wù)之信息工作表格示例收文機(jī)關(guān)名稱收文號(hào)

收文日期年21柱狀圖秘書實(shí)務(wù)之信息工作柱狀圖秘書實(shí)務(wù)之信息工作22餅狀圖秘書實(shí)務(wù)之信息工作餅狀圖秘書實(shí)務(wù)之信息工作23折線圖秘書實(shí)務(wù)之信息工作折線圖秘書實(shí)務(wù)之信息工作24框圖收集整理存儲(chǔ)傳遞利用開發(fā)反饋秘書實(shí)務(wù)之信息工作框圖收集整理存儲(chǔ)傳遞利用開發(fā)反饋秘書實(shí)務(wù)之信息工作25組織圖校長(zhǎng)教學(xué)副校長(zhǎng)副校長(zhǎng)后勤副校長(zhǎng)教務(wù)科實(shí)習(xí)基地教研組圖書館實(shí)驗(yàn)室學(xué)生科招生就業(yè)辦辦公室人事科總務(wù)科財(cái)務(wù)室門衛(wèi)食堂醫(yī)務(wù)室秘書實(shí)務(wù)之信息工作組織圖校長(zhǎng)教學(xué)副校長(zhǎng)后勤教務(wù)科實(shí)習(xí)基地教研組圖書館實(shí)驗(yàn)室學(xué)生26信息傳遞的方法電話、電報(bào)

3、電訊傳遞

傳真電子郵件攝影、攝像

4、實(shí)物及輔助設(shè)備傳遞投影實(shí)物展示

秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息傳遞的方法秘書實(shí)務(wù)之信息工作27信息存儲(chǔ)

1、方法登記編碼存放排列檢索

2、方式手工存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、電子存儲(chǔ)、縮微膠片存儲(chǔ)。秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息存儲(chǔ)秘書實(shí)務(wù)之信息工作285信息的開發(fā)與利用信息的開發(fā)

1、形式剪報(bào)、剪報(bào)、索引、目錄編制、文摘簡(jiǎn)訊、調(diào)查報(bào)告、資料冊(cè)和綜述。

2、方法匯集法。歸納法?？v深法。連橫法。圖表法。轉(zhuǎn)換法。秘書實(shí)務(wù)之信息工作5信息的開發(fā)與利用信息的開發(fā)秘書實(shí)務(wù)之信息工作29信息的利用

1、信息利用服務(wù)的途徑

（1）信息檢索服務(wù)①信息復(fù)制服務(wù)。②信息發(fā)布服務(wù)。

③數(shù)據(jù)庫(kù)檢索服務(wù)。④網(wǎng)絡(luò)信息檢索。⑤電子期刊利用。秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息的利用秘書實(shí)務(wù)之信息工作30信息的利用

(2)信息加工服務(wù)(3)定題、查詢利用服務(wù)(4)信息咨詢服務(wù)(5)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息的利用秘書實(shí)務(wù)之信息工作316信息的反饋信息反饋的形式

1、正反饋和負(fù)反饋2、縱向反饋和橫向反饋3、前反饋和后反饋信息反饋的方法

1、口頭反饋2、書面反饋3、通訊反饋秘書實(shí)務(wù)之信息工作6信息的反饋信息反饋的形式秘書實(shí)務(wù)之信息工作32注意事項(xiàng)既報(bào)喜也報(bào)憂做到快準(zhǔn)結(jié)合做到深淺結(jié)合做到冷熱結(jié)合秘書實(shí)務(wù)之信息工作注意事項(xiàng)既報(bào)喜也報(bào)憂秘書實(shí)務(wù)之信息工作337技能訓(xùn)練1．收集有關(guān)環(huán)保信息，然后將信息資料整理成一本小冊(cè)子，供宣傳普及用。2．收集技能考證方面的信息，包括外語等級(jí)、計(jì)算機(jī)等級(jí)、教師資格證證書、職業(yè)資格鑒定證書、上崗資格證書等，因各人情況不同，請(qǐng)你根據(jù)你小組成員的情況，整理出適合他們參加考試的信息。3．到學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)辦公室索取今年來本校招聘的用人單位信息，并將這些信息整理加工，形成《今年招聘計(jì)劃表》、《用人單位對(duì)畢業(yè)生素質(zhì)的要求》等信息材料。秘書實(shí)務(wù)之信息工作7技能訓(xùn)練1．收集有關(guān)環(huán)保信息，然后將信息資料整理成一本小34演講完畢，謝謝聽講!再見，seeyouagain3rew2022/10/30秘書實(shí)務(wù)之信息工作演講完畢，謝謝聽講!再見，seeyouagain3rew35秘書實(shí)務(wù)之信息工作2022/10/30秘書實(shí)務(wù)之信息工作秘書實(shí)務(wù)之信息工作2022/10/22秘書實(shí)務(wù)之信息工作36教學(xué)目的

通過本模塊的學(xué)習(xí)，熟悉信息工作的基本程序，能夠運(yùn)用多種方法收集信息及對(duì)信息進(jìn)行系統(tǒng)整理、有效傳遞、有序存儲(chǔ)、開發(fā)利用，掌握信息利用服務(wù)的方法并做好信息服務(wù)工作。秘書實(shí)務(wù)之信息工作教學(xué)目的通過本模塊的學(xué)習(xí)，熟悉信息工作的基本程序37

教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)信息工作的程序與方法；收集信息的渠道和方法；信息整理工作；傳遞信息工作；信息利用與反饋工作。2、教學(xué)難點(diǎn)信息工作的程序與方法；信息工作案例分析；技能訓(xùn)練。秘書實(shí)務(wù)之信息工作教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)秘書實(shí)務(wù)之信息工作38案例導(dǎo)入：

（教材）P179案例一、二

小張是剛從大學(xué)畢業(yè)分配來的某廠辦公室秘書，雖然他早就聽人說過信息是資源，是財(cái)富，但究竟它的價(jià)值有多大，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策起多大作用，總感到說不清。在一次領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)上，辦公室盧主任讓小張做記錄，他才對(duì)信息工作有了切身的理解。

秘書實(shí)務(wù)之信息工作案例導(dǎo)入：

（教材）P179案例一、二小張是剛從大學(xué)畢業(yè)分39會(huì)上，管設(shè)備的副廠長(zhǎng)提出技術(shù)改造方案，以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，要求把剛剛收回的一大筆資金，重點(diǎn)投放到購(gòu)買機(jī)械設(shè)備上。管財(cái)務(wù)、管生產(chǎn)的副廠長(zhǎng)都表示支持。當(dāng)廠長(zhǎng)正要拍板決斷時(shí)，盧主任說他想向各位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)一個(gè)新情況，供領(lǐng)導(dǎo)們參考。領(lǐng)導(dǎo)們的目光一起轉(zhuǎn)向了他。秘書實(shí)務(wù)之信息工作會(huì)上，管設(shè)備的副廠長(zhǎng)提出技術(shù)改造方案，以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，要40“我先說幾條信息請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)們參考：一是我國(guó)糧食進(jìn)入市場(chǎng)后，糧價(jià)上調(diào)的趨勢(shì)十分明顯；二是國(guó)際上幾個(gè)主要糧食進(jìn)口量大的國(guó)家今年均遭自然災(zāi)害，國(guó)際性糧食歉收趨勢(shì)已定；三是供應(yīng)我廠工業(yè)糧食原料產(chǎn)量區(qū)今年都遭到嚴(yán)重的水災(zāi)；第四，今年又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)展很快的一年，這些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)不少是利用其資源優(yōu)勢(shì)從事投資少見效快的食品和釀酒業(yè)，都將以糧食為原料。根據(jù)以上情況，我預(yù)計(jì)，近期糧價(jià)必上漲，而且上漲幅度較大，可能每千克上漲0．2至0．5元之間；我廠每年工業(yè)原料用糧10萬噸，按每千克原料用糧上漲0．3元計(jì)算，每噸將上漲300元，10噸就是3000元，全年就是3千萬!因此，我建議當(dāng)務(wù)之急是在糧食漲價(jià)前購(gòu)進(jìn)原料，這樣可以降低成本，提高競(jìng)爭(zhēng)力，獲得可觀的經(jīng)濟(jì)效益。然后再把獲得的盈利投入技術(shù)改造；由于經(jīng)濟(jì)實(shí)力增強(qiáng)了，我們進(jìn)行技術(shù)改造的起點(diǎn)可以更高些，最好能達(dá)到國(guó)際先進(jìn)水平。這樣，就為我們的產(chǎn)品參與國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?！泵貢鴮?shí)務(wù)之信息工作“我先說幾條信息請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)們參考：一是我國(guó)糧食進(jìn)入市場(chǎng)后，糧價(jià)上41盧主任的發(fā)言結(jié)束后，會(huì)場(chǎng)一片寂靜。領(lǐng)導(dǎo)們有的拿出計(jì)算器仔細(xì)地算著；有的掏出鋼筆，在本子上寫著；還有的托著腮在沉思……過了一會(huì)兒，廠長(zhǎng)的發(fā)言打破了寂靜：“盧主任提出了一個(gè)值得我們深思的問題。我同意他對(duì)糧食價(jià)格變化所作的分析和預(yù)測(cè)。擺在我們面前的問題，是先搞基本建設(shè)和技術(shù)改造，還是先購(gòu)進(jìn)即將漲價(jià)的原料，取得經(jīng)濟(jì)效益后再以更大的投入進(jìn)行高起點(diǎn)的技術(shù)改造。請(qǐng)大家對(duì)這兩個(gè)方案再議一議?！泵貢鴮?shí)務(wù)之信息工作盧主任的發(fā)言結(jié)束后，會(huì)場(chǎng)一片寂靜。領(lǐng)導(dǎo)們有的拿出計(jì)算器仔細(xì)地42大家七嘴八舌討論起來，會(huì)議氣氛十分活躍。經(jīng)過反復(fù)比較、分析、論證，廠領(lǐng)導(dǎo)最后一致同意采納盧主任的建議：先購(gòu)進(jìn)糧食原料，再進(jìn)行技術(shù)改造。后來的事實(shí)證明，盧主任的預(yù)測(cè)是完全正確的，他的方案使企業(yè)獲得了巨大的利潤(rùn)，整整多賺了一個(gè)億!小張敬佩地對(duì)盧主任說：“看來信息是金錢的說法一點(diǎn)不假!您是怎樣獲得這些信息的呢?”盧主任說：“信息變化極快，信息工作無止境。這次我們雖然從大量信息中淘出了一些金沙，但不知還有多少金礦等待我們?nèi)ラ_掘、去淘洗、去利用。稍一馬虎，它就會(huì)從你眼皮底下溜走。淘金，把小張引入了對(duì)信息工作的深層思索從這件事中，你對(duì)信息工作有哪些認(rèn)識(shí)與啟發(fā)？

秘書實(shí)務(wù)之信息工作大家七嘴八舌討論起來，會(huì)議氣氛十分活躍。經(jīng)過反復(fù)431信息工作概述信息的含義及類型（閱讀教材：P172）

對(duì)事物的特征和變化的客觀描述，是事物的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)經(jīng)過一定的方式傳遞后的再現(xiàn)。文字形態(tài)、聲像形態(tài)和記憶形態(tài)。信息的特點(diǎn)（大家談）

1、可量度2、可識(shí)別3、可轉(zhuǎn)換4、可存儲(chǔ)5、可處理6、可傳遞7、可再生8、可壓縮9、可利用10、可共享秘書實(shí)務(wù)之信息工作1信息工作概述信息的含義及類型（閱讀教材：P172）秘書44信息對(duì)秘書工作的意義秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)；秘書人員處理日常事務(wù)的依據(jù)。秘書人員起草文書的基礎(chǔ)；秘書人員協(xié)助管理、協(xié)調(diào)關(guān)系的依據(jù)。

秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息對(duì)秘書工作的意義秘書實(shí)務(wù)之信息工作45信息工作的基本要求及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、適用目前最急需的信息預(yù)測(cè)性信息動(dòng)態(tài)性信息反饋性信息綜合性信息秘書信息工作的特點(diǎn)普遍性緊迫性開拓性

秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息工作的基本要求秘書實(shí)務(wù)之信息工作462信息工作程序圖收集整理存儲(chǔ)傳遞利用開發(fā)反饋秘書實(shí)務(wù)之信息工作2信息工作程序圖收集整理存儲(chǔ)傳遞利用開發(fā)反饋秘書實(shí)務(wù)之信息473信息的收集與整理信息的收集

1、范圍

政策法規(guī)信息；社會(huì)動(dòng)態(tài)信息組織內(nèi)部信息；國(guó)際信息同級(jí)相關(guān)信息；貿(mào)易信息客戶信息；交際信息

秘書實(shí)務(wù)之信息工作3信息的收集與整理信息的收集秘書實(shí)務(wù)之信息工作48信息的收集2．渠道信息網(wǎng)絡(luò)渠道、大眾傳描媒介渠道文書渠道、調(diào)查渠道會(huì)議渠道、圖書館渠道關(guān)系渠道、信訪渠道檔案渠道、信息機(jī)構(gòu)渠道秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息的收集秘書實(shí)務(wù)之信息工作49信息的收集

3、方法

1)觀察法2)詢問法3)問卷法4)閱讀法5)交換法6)索取法7)購(gòu)置法8)網(wǎng)絡(luò)法秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息的收集秘書實(shí)務(wù)之信息工作50信息的收集

4、原則價(jià)值原則時(shí)效性原則層次性原則針對(duì)性原則全面系統(tǒng)性原則秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息的收集秘書實(shí)務(wù)之信息工作51信息整理

1、分類方法1）字母分類法；2）主題分類法；3）來源分類法；4）地區(qū)分類法；5）數(shù)字分類法；6）時(shí)間分類法。秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息整理秘書實(shí)務(wù)之信息工作52信息整理

2、篩選方法1）查重法。2）時(shí)序法。3）比較法。4）測(cè)評(píng)法。

3、校核方法1）溯源法。2）比較法。3）核對(duì)法。4）邏輯法。5）調(diào)查法。6）數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息整理秘書實(shí)務(wù)之信息工作53信息整理

4、綜合分析方法1）點(diǎn)面結(jié)合法。2）定性定量分析法。3）預(yù)測(cè)分析法。

5、信息加工的形式1）編寫信息簡(jiǎn)報(bào)。2）信息資料的編寫。秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息整理秘書實(shí)務(wù)之信息工作544信息的傳遞與存儲(chǔ)信息傳遞的方法（4個(gè)）當(dāng)面對(duì)話召開會(huì)議

1、語言傳遞

接打電話電臺(tái)傳送電視傳輸

文本

2、文字傳遞

表格圖表

秘書實(shí)務(wù)之信息工作4信息的傳遞與存儲(chǔ)信息傳遞的方法（4個(gè)）秘書實(shí)務(wù)之信息55表格示例收文機(jī)關(guān)名稱收文號(hào)

收文日期

年月日存檔號(hào)

秘書實(shí)務(wù)之信息工作表格示例收文機(jī)關(guān)名稱收文號(hào)

收文日期年56柱狀圖秘書實(shí)務(wù)之信息工作柱狀圖秘書實(shí)務(wù)之信息工作57餅狀圖秘書實(shí)務(wù)之信息工作餅狀圖秘書實(shí)務(wù)之信息工作58折線圖秘書實(shí)務(wù)之信息工作折線圖秘書實(shí)務(wù)之信息工作59框圖收集整理存儲(chǔ)傳遞利用開發(fā)反饋秘書實(shí)務(wù)之信息工作框圖收集整理存儲(chǔ)傳遞利用開發(fā)反饋秘書實(shí)務(wù)之信息工作60組織圖校長(zhǎng)教學(xué)副校長(zhǎng)副校長(zhǎng)后勤副校長(zhǎng)教務(wù)科實(shí)習(xí)基地教研組圖書館實(shí)驗(yàn)室學(xué)生科招生就業(yè)辦辦公室人事科總務(wù)科財(cái)務(wù)室門衛(wèi)食堂醫(yī)務(wù)室秘書實(shí)務(wù)之信息工作組織圖校長(zhǎng)教學(xué)副校長(zhǎng)后勤教務(wù)科實(shí)習(xí)基地教研組圖書館實(shí)驗(yàn)室學(xué)生61信息傳遞的方法電話、電報(bào)

3、電訊傳遞

傳真電子郵件攝影、攝像

4、實(shí)物及輔助設(shè)備傳遞投影實(shí)物展示

秘書實(shí)務(wù)之信息工作信息傳遞的方法秘書實(shí)務(wù)之信息工作62信息存儲(chǔ)

1、方法登記編碼存放排列檢索

2、方式手工存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)存