采購部工作流程

采購部工作流程采購部工作流程采購部工作流程xxx公司采購部工作流程文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計，管理制度第一章貨品采購采購進貨流程1、對品種及供應(yīng)商進行初步洽談。2、確定進貨品種及供應(yīng)商。3、向供貨商索取相關(guān)資質(zhì)文件，轉(zhuǎn)交質(zhì)管部審核。4、協(xié)助質(zhì)管部對供應(yīng)商的業(yè)務(wù)員進行合法資格的審查。5、采購合同簽訂。（1）確定采購進貨明細，包括進貨品種及數(shù)量，采購計劃報出后的到貨時間；（2）確定相應(yīng)的優(yōu)惠政策；（3）確認結(jié)款方式及帶票與否；①帶票月結(jié)②帶票現(xiàn)款③帶票實銷實結(jié)（財務(wù)打款轉(zhuǎn)賬的及時性）6、做出計劃，通知發(fā)貨并跟進到貨情況。采購已經(jīng)上報的計劃需保存，留做入庫依據(jù)。二、采購進貨分類1、常規(guī)商品進貨保證日常銷售采購的商品，對于這類商品的采購流程規(guī)范如下：低于庫存下限品種的收集途徑：采購部自查門店斷貨品種報采購配送中心斷貨報采購部采購品種的篩選，結(jié)合日常門店總銷售量，進行采購貨品的確定。采購人員通過電話聯(lián)系或者其他方式直接與廠家訂貨。采購過程中如遇特殊情況需通知門店斷貨原因。2、新品采購新品采購包括：替代品采購、顧客訂購品種采購及常規(guī)新品采購三大類。（1）替代品的采購，功效類似、比現(xiàn)有銷售商品有優(yōu)勢的商品采購。替換商品產(chǎn)生的原因如下：①格過高，貨比三家，處于劣勢。②廠家新品替代老化品種。③毛利低，市場淘汰。（2）顧客訂購品種的采購，顧客必須在門店交訂金，采購部專門為其采購的品種。①采購確定到貨時間，超過約定時間導(dǎo)致門店不能銷售的由采購負責(zé)。（特殊情況除外）②這類商品采購數(shù)量極少，專訂專銷，采購做好登記，到貨入庫后及時送至訂貨門店。③這類商品不得退貨，到貨后兩個月內(nèi)未售出由店長負責(zé)（3）常規(guī)新品的引進，是為滿足公司發(fā)展的需要引進的新品。①結(jié)合本公司實際情況，對現(xiàn)有品類進行規(guī)劃，確定新品引進。②門店部及采購部每周一次對當(dāng)?shù)厥袌鲞M行了解。第二章到貨入庫跟進一、落實到貨情況1、查當(dāng)日到貨入庫記錄（1）核對到貨的準(zhǔn)確性，指所到品種與采購計劃的一致性。若廠家發(fā)了未計劃貨品，退單處理。（2）核對到貨入庫正確性，包括廠家、帶票與否及結(jié)款方式等；（3）倉儲部收到貨后嚴格按照要求驗收，差異必須在到貨的第二個工作日內(nèi)準(zhǔn)確上報采購部。2、審核當(dāng)日入庫人員登記的：新品本、漲價本及效期本。（1）查看到貨新品，跟進新品到貨情況。①門店定購新品，到貨入庫后，及時通知開單員配至門店；②常規(guī)新品采購，入庫后，在最短時間內(nèi)（最遲不超過入庫后第三天）鋪貨至門店銷售并跟進。③按照要求對新品的零售價、毛利屬性進行核定；（2）查看貨品漲價情況①了解核對廠家（供應(yīng)商）通知漲價與實際到貨價是否一致②核查計劃時答應(yīng)給的返點及贈品是否一致；（3）查看效期本情況配合配送中心把握好效期商品流入庫中，當(dāng)天內(nèi)與廠家聯(lián)系，做出退貨或者承諾換貨處理；二、追蹤未到商品1、廠家不再生產(chǎn)或銷售商品的追蹤（1）拓寬渠道，從其他廠家進貨；（2）考慮功效相似替代品的進貨；2、廠家有貨但未發(fā)商品追蹤（1）當(dāng)天與廠家聯(lián)系，詢問未發(fā)貨原因。①暫時斷貨不能發(fā)貨的，及時追蹤，最短時間內(nèi)保證商品到庫；②提價而暫不發(fā)貨的，與廠家談協(xié)議，爭取最后一批不漲價貨品；（2）考慮一個品種多渠道進貨。①貨比三家，選取最低價進貨；②充分保證貨源。三、關(guān)注銷售過程，積極爭取廠家資源，做商品促銷活動。第三章業(yè)務(wù)洽談一、廠家合作協(xié)議的簽訂1、合作協(xié)議的分類：（1）年度協(xié)議：①雙方約定進貨量、返點；②指定供貨渠道：保證貨源及價格統(tǒng)一。（2）臨時協(xié)議：短期的促銷獎勵2、合作協(xié)議包括的主要內(nèi)容：參照采購合同。3、對于長期合作的廠家，應(yīng)在原有合作的基礎(chǔ)上，為公司爭取最大優(yōu)惠政策。（1）精減供貨商的數(shù)量，加大深度合作；（2）把握最佳進貨時機，結(jié)合公司銷量，爭取最大優(yōu)惠政策。二、返點的管理1、協(xié)議好的返點嚴格做好登記。2、依據(jù)簽訂的合作協(xié)議在規(guī)定時間內(nèi)追蹤廠家返點；（1）確定返點金額，確定兌換返點金額商品；（2）確定返點商品到貨時間；3、返點商品到貨入庫（1）返點商品的入庫按照“不帶票”“月結(jié)”開單，且入庫單價金額為0，并在備注注明“XX月份返點”，便于核查；（2）返點商品要求配送入庫時在《漲價本》上做詳細登記，注明返點商品名稱及數(shù)量；（3）采購審核《漲價本》后，對返點商品做采購?fù)搜a價、勾賬，系統(tǒng)里恢復(fù)進貨金額。①退補后的價格是采購下次計劃價格參考②退補后的價格是開單入庫價格參考。（4）現(xiàn)金返點，采購做好登記，做進系統(tǒng)，由返點方直接上交財務(wù)部，財務(wù)部收款后開據(jù)收據(jù)，進行勾賬。4、對于不按時按量返點的廠家，依據(jù)《合作協(xié)議》條款作出相應(yīng)的處理。三、新業(yè)務(wù)到訪：新品：有意向品種按進貨流程進貨。四、老業(yè)務(wù)到訪：（1）流向查詢；（2）查詢進銷存；（3）臨時促銷；要求廠商提前做好方案，與門店部負責(zé)人溝通。（4）配合廠家統(tǒng)一調(diào)整商品零售價；①廠家必須提供統(tǒng)一的調(diào)價函②下發(fā)通知由門店部具體落實后反饋價格，再進行調(diào)整。（5）效期及不動銷退換貨跟進退貨及維修一、公司統(tǒng)一要求效期、質(zhì)量問題的退貨1、退貨通知內(nèi)容。①通知退貨的對象（門店、門店經(jīng)理和開單退貨）；②退貨商品明細；③商品有批號效期的限制④退貨時間段；2、通知途徑。①騰訊通；②手機短信的方式（騰訊通斷網(wǎng)時）。3、退貨要求：①退貨通知統(tǒng)一由采購部在每個周二、周四十二點前下發(fā)到有關(guān)部門。②采購部在發(fā)退貨通知時，門店必須在規(guī)定的時間內(nèi)嚴格按照退貨要求完成退貨；④退貨打單員收到退貨后，在供應(yīng)商要求的退貨時間內(nèi)完成，并反饋采購部。二、門店及倉庫自查，發(fā)現(xiàn)效期及質(zhì)量問題的商品，上報采購部，采購部確認可以處理的，整理下發(fā)退貨通知。三、配送中心驗收時拒收商品退貨1、破損，批號效期不明商品退貨：2、資質(zhì)不全，不合格商品退貨；3、近效期商品退貨，效期已超過半的商品拒絕收貨