ERP采購付款流程第4版(中文)

ERP采購付款流程第4版(中文)ERP采購付款流程第4版(中文)ERP采購付款流程第4版(中文)xxx公司ERP采購付款流程第4版(中文)文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度優(yōu)美科揚中ERP存貨采購付款作業(yè)流程操作指南版本號ERP－采購付款第4版執(zhí)行時間：2008-02-23一、修改記錄修改號描述修改人本次發(fā)文日期第2版優(yōu)化第1版張暉2007-10-14第3版優(yōu)化第2版張暉2007-11-6第4版見下文“3、4版區(qū)別”張暉2008-2-23二、主導部門：財務部。協(xié)助部門：采購部、生產(chǎn)部。三、版本確認：總經(jīng)理：財務總監(jiān)：采購經(jīng)理：生產(chǎn)經(jīng)理：四、采購付款作業(yè)流程：編制依據(jù)：ERP采購付款作業(yè)流程操作指南是在質(zhì)量體系中－采購流程基礎上編制而成的。編制目的：旨在規(guī)范ERP中采購模塊的操作，明確職責分工。相關部門需遵守操作指南的規(guī)定，完成對ERP系統(tǒng)的輸入。具體的ERP崗位操作細則，請參見金蝶軟件操作手則。適用范圍：－生產(chǎn)部使用物品：金屬材料、化工材料、其他生產(chǎn)用輔料（如包裝物、塑料袋、模具等）。－設備部使用物品：維修用備品備件。－質(zhì)量部使用物品：勞動保護用品、實驗室用品、計量器具。－不列入采購付款流程的有：辦公用品、技改用材料、設備、工程物資。第4版與第3版的差別：－對采購范圍進行了重新的認定。－對物料編碼管理進一步規(guī)范。－申購管理加入預算管理的概念。－對原材料暫估業(yè)務進行了責任界定。具體執(zhí)行部門：財務部、采購部、原材料倉庫，支持部門有：生產(chǎn)部、設備部、質(zhì)量部。操作指南細則：申購環(huán)節(jié)（適用于零星采購）申購單：由申購部門經(jīng)理申請，采購經(jīng)理或總經(jīng)理批準（根據(jù)權限）。申購單以紙質(zhì)形式為準，不在ERP系統(tǒng)中生成。采購申請單格式由采購部定義，連續(xù)編號。實際有效的采購申請單作為采購訂單的附件一并存檔。采購申請單一式二聯(lián)。申請部門：在向倉庫驗寫領料單時，需提供對應的物料編碼信息，以便于倉庫及時正確的找到對應的物品，發(fā)放給領用部門。采購申請的管理：采購部負責將采購業(yè)務分類，并與相關部門定義物料的安全庫存。各部門需向采購部編制年度采購計劃和近3個月的滾動采購計劃。采購部根據(jù)各部門申報的采購計劃，結合安全庫存量，自行決定采購計劃。每月末，采購部需編制當月實際采購和預算采購對照表，列示出差異和原因，報管理層。序號采購業(yè)務類型使用部門安全庫存采購部門ERP系統(tǒng)控制要點1銀生產(chǎn)部使用部門會同采購部和財務部共同定義采購部記入存貨模塊，存貨編碼分類管理。背靠背采購管理2銅生產(chǎn)部采購部3其他金屬生產(chǎn)部采購部編制全年預算，同時編制3個月流動預算4化工材料生產(chǎn)部采購部5包裝箱生產(chǎn)部采購部6模具生產(chǎn)部采購部7維修備件設施部采購部、設施部8實驗室用品質(zhì)量部采購部9勞動保護用品質(zhì)量部采購部10計量器具質(zhì)量部采購部物料編碼管理：－由采購部主導采購類存貨的編碼規(guī)則，質(zhì)量部、設備部、生產(chǎn)部、技術部協(xié)助；財務部負責設置編碼對應會計科目。－本流程中定義的編碼由采購部門負責統(tǒng)一錄入和維護。－編碼規(guī)則以確保編碼科學簡便，便于采購部作各種分析為原則。－采購部應將物料編碼表定期更新，并發(fā)放給相關部門。相關部門在領料時，需在領料單上填寫物料編碼號。采購環(huán)節(jié)訂單：根據(jù)獲準的申購單生成。在ERP系統(tǒng)中，采購訂單由采購部編制而成，訂單中需列明品名、原材料編碼、數(shù)量、金額、付款期限、交貨時間、是否檢驗、申購單的號碼等事項。采購訂單需連號。采購訂單的授權：由采購員在ERP系統(tǒng)中編制，必須有采購經(jīng)理在系統(tǒng)里的批準。財務部認可經(jīng)采購經(jīng)理批準的訂單有效，倉庫作為驗收入庫的依據(jù)，財務作為發(fā)票檢驗的依據(jù)。采購訂單的保存：除系統(tǒng)中保存有采購訂單外，采購部應根據(jù)質(zhì)量體系的要求，保存紙質(zhì)版的采購訂單。需有采購經(jīng)理或總經(jīng)理根據(jù)權限簽字。采購訂單的價格控制：采購價格如何定義，是采購部門的權利。采購訂價規(guī)則需傳到財務部，財務部據(jù)以監(jiān)控。供應商基礎信息維護：采購部負責對ERP供應商基礎信息進行維護，新增、修改供應商信息。采購部應會同財務部共同定義供應商信息維護的字段，如信用期，聯(lián)系方式等。供應商類別的設置以采購部便于查詢和分析為原則，同時由ERP系統(tǒng)管理員對維護的信息進行最終的審核。訂單生成規(guī)則：訂單的生成應本著便于倉庫入庫，便于財務核銷發(fā)票，便于供應商送貨和開票的原則。采購部在生成訂單時，應盡可能的將一次性到貨的原材料生成一張訂單，以便于供應商開票。入庫環(huán)節(jié)：質(zhì)量部檢驗：如在物訂單中如列明需檢驗的，需由質(zhì)量部門出具檢驗合格單。原則上，質(zhì)量部未出具檢驗合格單的貨物，倉庫可以不辦理驗收入庫手續(xù)。采購部：要求供應商送貨時，需在送貨清單上注明訂單號碼?；蛲ㄖ獋}庫到貨的訂單號碼。同時，采購部應要求送貨清單上應注明訂單上列明的物料編碼，以便于倉庫識別和驗收入庫。倉庫：1）根據(jù)ERP系統(tǒng)中的訂單收貨，沒有訂單拒絕收貨。對實際數(shù)量與訂單數(shù)量的差異，采購部可以設定物料上下浮動的比例，在比例范圍內(nèi)，倉庫可以自行決定收貨。2）入庫單：倉庫出具由電腦打印出一式四聯(lián)的外購入庫單，倉庫留存聯(lián)、采購留存聯(lián)、財務報銷聯(lián)、供應商留存聯(lián)。倉庫將一聯(lián)給送貨單位、二聯(lián)給采購部、一聯(lián)自行留存。制單人和審核人需不是同一人。入庫單上需加蓋原材料倉庫專用章。3）一張入庫單只能反映一個訂單的內(nèi)容；如果供應商一次送貨時涉及到兩個以上的采購訂單，倉庫應分別開具入庫單。4）入庫單需及時傳遞到采購部，應在次日將前一天的入庫單傳到采購部，并簽收。5）如果因質(zhì)量問題導致原材料退貨，原材料倉庫在收到質(zhì)量部開具的不合格品通知單，在ERP系統(tǒng)里關聯(lián)原單生成紅字外購入庫單，一式四聯(lián)，入庫單上需加蓋原材料倉庫專用章。一聯(lián)作為出門聯(lián)。6）原材料倉庫應每天將外購入庫單傳遞到采購部。采購訂單核銷：負責實際對訂單的關閉。以便及時檢查訂單的執(zhí)行情況，修改訂單或?qū)⒉恍枰獔?zhí)行的訂單關閉。發(fā)票收集和申請付款環(huán)節(jié)：采購部：－負責收集并保存原材料倉庫傳來的外購入庫單，并要求供應商及時開具采購發(fā)票。―負責收取供應商的發(fā)票，要求供應商在發(fā)票中需列明采購訂單號碼、采購訂單中的物料編碼信息，以便于財務部進行發(fā)票校驗。－供應商發(fā)票開票原則：一張發(fā)票可以對應一個訂單的部分內(nèi)容；一張發(fā)票也可以對應一個訂單的全部內(nèi)容；一張發(fā)票還可以對應多個訂單的全部內(nèi)容；一張發(fā)票不能對應多個訂單的部分內(nèi)容。―原則上，當月入庫的外購原材料應在當月收集供應商發(fā)票，并傳到財務部入帳。付款申請單按訂單分別填列；也可以按每個月的實際入庫單填列。跨月的外購入庫單應分月填列。－采購發(fā)票每周一次集中傳遞到財務部，以便于財務部集中審核。―負責填寫付款申請單，注明付款日期、訂單號碼等信息。付款申請單的附件為：采購訂單（需有總經(jīng)理或采購經(jīng)理簽字確認）、發(fā)票、入庫單（記帳聯(lián)）。傳到財務部應付會計處。發(fā)票入帳環(huán)節(jié)：財務部應付會計：－收到采購部傳來的付款申請單后，核對以下內(nèi)容：發(fā)票列示的數(shù)量、金額與訂單列示的數(shù)量、金額一致，是否與實際入庫的數(shù)量一致。如有差異，需將發(fā)票退回采購部，要求作出解釋。如果一致，則可直接入帳，無需報總經(jīng)理批準。―應付會計需在采購模塊中進行發(fā)票錄入的操作，將憑證在采購模塊中生成應付帳款憑證，自動轉(zhuǎn)入總帳模塊。不能直接在總帳中生成憑證。會計主管審核會計憑證是否正確。―采購發(fā)票價格調(diào)整換票的業(yè)務，直接關聯(lián)原發(fā)票生成紅字發(fā)票，再作紅藍字發(fā)票對等核銷后，再關聯(lián)入庫單生成正確的藍字發(fā)票。―應付會計應付模塊中填入付款到期日，以便自動進行帳齡分析。應付帳款暫估管理：－對月末發(fā)票未到的采購業(yè)務，財務部負責月末在ERP系統(tǒng)里進行暫估，并生成會計憑證。－采購部負責對應付帳款暫估每月進行定期清理，結合手中沒有發(fā)票的外購入庫單和ERP系統(tǒng)里暫估的數(shù)據(jù)，向供應商催要發(fā)票。原則上，應付帳款暫估僅為上個月末沒有開票的業(yè)務。預付款：原材料預付款，由采購部填寫付款申請單，附件為：訂單。財務部根據(jù)付款申請單付款。常規(guī)付款環(huán)節(jié)：－應付會計：每周四，編制到期的