寶億辦公用品商貿(mào)公司商品運做管理程序

寶億辦公用品商貿(mào)公司商品運做管理程序1目的規(guī)范分公司商品運做，提升商品競爭力。2范圍本程序在寶億各分公司內(nèi)適用。3職責(zé)3.1本程序由寶億（本部）總經(jīng)理審批，集團企劃部擬訂、修訂、解釋、授權(quán)發(fā)布。3.2分公司商品計劃部負責(zé)具體執(zhí)行本程序。3.3分公司市場部、銷售管理部、客戶服務(wù)中心負責(zé)協(xié)助本程序的執(zhí)行。3.4集團產(chǎn)品中心負責(zé)提供公共商品及上游資源。4商品定義本程序中，將分公司銷售的商品分為寶億系公共商品，和區(qū)域性商品。4.1寶億系公共商品是指在寶億各分公司銷售的上《直銷商品目錄》冊的商品，以及集團產(chǎn)品中心開發(fā)的自有品牌性質(zhì)的商品。4.2區(qū)域性商品是指為滿足分公司客戶需要，《直銷商品目錄》冊上沒有的，分公司商品計劃部在當?shù)厥袌鰧ｍ棽少彽纳唐贰?商品市場調(diào)查與分析5.1分公司商品計劃部負責(zé)進行當?shù)匚幕k公用品市場的調(diào)查，每個月進行一次大規(guī)模調(diào)查，每周進行一次抽樣調(diào)查。5.1.1月度調(diào)查（1）每月的月底25~31日，分公司商品計劃部應(yīng)派出兩人以上的調(diào)查小組，開展區(qū)域市場的商品調(diào)查。（2）調(diào)查范圍以省為單位，調(diào)查以典型城市為樣板，如山東省主要調(diào)查青島市、濟南市。主要調(diào)查典型城市里的具有較大規(guī)模的競爭對手、文化辦公用品批發(fā)市場，必要時，調(diào)查對象擴大為大型超級市場、小文具店。（3）采用現(xiàn)場走訪的方法，記錄或拍攝下來商品信息，使用《商品市場調(diào)查統(tǒng)計表》記載調(diào)查結(jié)果。有商品畫冊、商品目錄的，應(yīng)索取帶回。（4）調(diào)查應(yīng)延伸至商品的陳列、促銷、售后服務(wù)等。5.1.2每周抽樣調(diào)查（1）每周調(diào)查時間不加以限定。調(diào)查人員不加以限定。（2）主要是調(diào)查一下周邊競爭對手以及批發(fā)市場，新上了何種產(chǎn)品，開展了何種促銷等。（3）調(diào)查結(jié)果在向商品計劃部經(jīng)理匯報，重要的信息向分公司總經(jīng)理匯報后，可以直接應(yīng)用。5.2統(tǒng)計與分析5.2.1調(diào)查回來后，調(diào)查人員應(yīng)補充填制《商品市場調(diào)查統(tǒng)計表》，對于統(tǒng)計表進行匯總。5.2.2根據(jù)匯總結(jié)果，分析商品的整體價格趨勢。5.2.3對于單個商品進行價格的比較、材質(zhì)的比較、檔次的比較。5.2.4分析調(diào)查對象的供應(yīng)商支持力度。5.2.5綜合判斷調(diào)查對象的商品競爭力。5.2.6商品計劃部撰寫《月度商品市場調(diào)查報告》，經(jīng)商品計劃部經(jīng)理簽字后，上報給總經(jīng)理，向市場部、銷售管理部、客戶服務(wù)中心通報，并抄送給集團產(chǎn)品中心一份。6商品結(jié)構(gòu)調(diào)整6.1根據(jù)月度市場調(diào)查與每周市場調(diào)查結(jié)果，分公司商品計劃部應(yīng)以保持分公司商品競爭力為出發(fā)點，對于本區(qū)域行銷商品制作調(diào)整方案，上報總經(jīng)理審批后實施。6.1調(diào)整范圍：6.1.1商品經(jīng)銷范圍是否擴大或縮減。6.1.2商品的定價是否要做出改變。6.1.3商品的結(jié)構(gòu)是否進行重新規(guī)劃。6.1.4商品的定位是否準確，否則進行調(diào)整。6.1.5是否引進新的品種。6.1.6是否建議制訂專項促銷方案。等。7直銷目錄制作與使用輔導(dǎo)7.1直銷目錄的制作7.1.1分公司商品計劃部必須在制作《直銷商品目錄》過程中發(fā)揮主要角色。目錄的制作，由寶億本部牽頭，集團產(chǎn)品中心、集團企劃部參與成立目錄制作組，同各分公司商品計劃部協(xié)作完成?！吨变N商品目錄》一般為半年出版一次，條件成熟后，一個季度出版一次。7.1.2商品計劃部跟蹤《直銷商品目錄》的使用情況，將增減商品輸入Excel格式的《直銷商品目錄建議增減表》，到討論時，遞交給目錄制作組。7.1.3會同分公司總經(jīng)理、銷售管理部經(jīng)理、客戶服務(wù)中心經(jīng)理一起，審核目錄制作組提供的產(chǎn)品目錄草案，提出修正性意見。7.1.4對于個性化商品，應(yīng)配合進行產(chǎn)品的拍照，按照要求傳遞給設(shè)計部門。7.2直銷目錄的使用輔導(dǎo)7.2.1商品計劃部收集各種資訊，準備接納分公司銷售部門的咨詢。資訊從集團產(chǎn)品中心、供應(yīng)商、網(wǎng)絡(luò)、宣傳資料上收集。7.2.2屬于商品計劃部自己開發(fā)的區(qū)域性商品，商品計劃部在傷食之前必須制作、下發(fā)《標準商品知識教材》，發(fā)放給銷售部門。7.2.3自己不能提供咨詢的，向集團商品計劃部索取資源。7.2.4跟蹤銷售部門，指導(dǎo)其正確推廣《直銷商品目錄》刊載的商品。必要時，會同銷售人員共同擬訂針對客戶的專業(yè)方案。8供應(yīng)商開發(fā)管理與區(qū)域性商品采購本章節(jié)所描述的供應(yīng)商是指區(qū)域性商品的供應(yīng)商。公共商品的供應(yīng)商為集團產(chǎn)品中心。8.1分公司采購目錄商品計劃部按照分公司市場需求，編制《分公司商品采購目錄》。采購目錄按照寶億系統(tǒng)一編碼，分類管理。《分公司商品采購目錄》由商品計劃部每周更新一次。8.2供應(yīng)商開發(fā)8.2.1根據(jù)《分公司商品采購目錄》，尋找3家以上有實力的供應(yīng)商作為合作對象。要求符合下列條件：（1）具有合法經(jīng)營資格。（2）有可靠的信譽。（3）能滿足公司的商品需求。（4）愿意同公司月結(jié)，最好能夠月結(jié)+30天。8.2.2商品計劃部采購助理根據(jù)上述要素對于供應(yīng)商進行全方位的考察，填寫《供應(yīng)商檔案》，由商品計劃部經(jīng)理核實，分公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批后的供應(yīng)商即為分公司法定供應(yīng)商。8.2.3不管現(xiàn)有供應(yīng)商合作質(zhì)量如何，商品計劃部都要定期從市場上尋覓新的供應(yīng)商，作為后備資源。8.2.4建立供需關(guān)系的供應(yīng)商應(yīng)該簽署《采購合同書》。8.3供應(yīng)商管理8.3.1《供應(yīng)商檔案》由分公司財務(wù)部保管。有新的資料，應(yīng)該馬上更新該供應(yīng)商檔案。8.3.2采購助理不斷跟蹤在合作的供應(yīng)商供貨情況，包括：（1）供貨的及時性。（2）供貨質(zhì)量。（3）供貨的滿足程度。（4）價格是否公道。（5）售后服務(wù)情況。將其表現(xiàn)記入供應(yīng)商資信檔案。8.3.3對于經(jīng)常缺貨、經(jīng)常出現(xiàn)質(zhì)量問題、不能及時供貨、價格偏高、售后服務(wù)拖拉等情況的供應(yīng)商，采購助理提出淘汰申請，上報經(jīng)理審批。經(jīng)理調(diào)查核實確實如此的，終止與該供應(yīng)商的合作，更換新的供應(yīng)商。8.3.4采購助理應(yīng)向供應(yīng)商索要配套贈品，對于交易量較大的供應(yīng)商索要公司活動贊助，間接降低采購成本。索要時必須兩個人在場并進行登記，否則視為向供應(yīng)商索賄行為。8.4計劃采購與零星采購8.4.1計劃采購采購計劃一周制訂一次。商品計劃部檢討庫存情況，在每周六填寫《采購清單》，由部門經(jīng)理審核，分公司總經(jīng)理審批。周一提交給供應(yīng)商訂貨。8.4.2零星采購（1）在遇到下列情況時，可以進行零星采購：A、當沒有建立該類型物資正式供應(yīng)商時。B、沒有能納入采購計劃的臨時采購項目。C、客戶強烈要求采購的特殊商品；等。（2）遇到需要請款時，由采購助理提出申請，經(jīng)理審核，分公司總經(jīng)理審批，從財務(wù)部借款。分公司總經(jīng)理有1000元以內(nèi)的采購借款審批權(quán)，超出1000的部分由本部總經(jīng)理或集團財務(wù)總監(jiān)審批。（3）零星采購不得高出每月總采購量的8%。8.5采購競價8.5.1詢價每一筆物資的采購，都必須進行詢價，詢問3家以上的報價。8.5.2競價商品計劃部掌握3家以上的報價，要求三方再次壓價，直至3家分別推出至低價。競價方略：告訴A，B比你的報價低××元，或者告訴C，A已經(jīng)告訴我這件商品的進價是××元，你們的報價太高了，或者以長期合作為誘惑條件，等等，擠壓采購水分。8.5.3價格異議處理在進行大宗采購時，如采購助理來不及一筆一筆詢價，事后發(fā)現(xiàn)同期銷售同一規(guī)格的產(chǎn)品報價更低時，有權(quán)要求供應(yīng)商給予按照合理的價格結(jié)算。8.6庫存管理8.6.1分公司采購系統(tǒng)是分公司SAP系統(tǒng)的一部分。采購助理隨時可以進行庫存訪問。在每筆采購訂單下單之前，必須查詢庫存情況。8.6.2庫存不得超過上月庫存量的20%。發(fā)現(xiàn)已經(jīng)超量儲存的，應(yīng)停止采購。8.7退貨流程8.7.1當出現(xiàn)以下情況時，應(yīng)進行退貨處理：（1）因質(zhì)量問題，或因規(guī)格錯誤。（2）出現(xiàn)訂貨過多，倉庫出現(xiàn)積壓。（3）因經(jīng)營范圍更改導(dǎo)致該商品不能夠再銷售（在保質(zhì)期內(nèi)，要求采購助理在供應(yīng)商談判時就要明確）。等。8.8信用管理流程8.8.1供應(yīng)商帳期管理對于定期結(jié)算的客戶，采購助理應(yīng)要求其履行約定，在約定的時間內(nèi)結(jié)款。采購助理應(yīng)告知供應(yīng)商分公司的結(jié)款流程，以免誤解。采購助理列出應(yīng)付款時間表，整理各種單據(jù)，按照流程規(guī)定審批，并約定財務(wù)部準備付款日期和供應(yīng)商前來結(jié)款日期。8.8.2采購貨款結(jié)款由采購助理整理單據(jù)，與財務(wù)部確定，在每月某日統(tǒng)一結(jié)款。分別需要分公司總經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)審批。8.9采購稽核8.9.1分公司總經(jīng)理應(yīng)定期檢查商品計劃部的供應(yīng)商管理、采購的實物與金額的相符程度、庫存與調(diào)撥手續(xù)、市場物價、供應(yīng)商訪問等，來監(jiān)督采購的廉潔。8.9.2分公司財務(wù)部應(yīng)對于采購帳務(wù)仔細核查，杜絕財務(wù)漏洞。每月非公共商品采購量超過50萬的，財務(wù)部可設(shè)置物價專員編制，專門進行價格稽核。8.9.3集團內(nèi)控部有權(quán)隨時抽查分公司采購的每一個環(huán)節(jié)。9公共商品采購、物流與索賠9.1《直銷商品目錄》所刊載商品，一律由集團產(chǎn)品中心提供。集團產(chǎn)品中心商務(wù)部專門有專人負責(zé)對口分公司。9.2分公司常規(guī)訂貨操作流程規(guī)定如下：9.2.1分公司訂貨每半個月集中操作一次。日常補貨作為補充。9.2.2分公司商品計劃部負責(zé)人填制《××分公司目錄商品訂貨清單》，填寫清楚訂貨編碼、品名、規(guī)格、顏色、數(shù)量等必要信息。9.2.3找分公司總經(jīng)理（或指定人員）審批，在清單上簽署電子簽名。通過審批后，分公司商品計劃部制作《××分公司目錄商品訂貨清單》的電子郵件，按照集團產(chǎn)品中心要求的格式填寫正文，并將審批后的《××分公司目錄商品訂貨清單》一并附上，發(fā)給集團產(chǎn)品中心商務(wù)部。集團產(chǎn)品中心將默認分公司商品計劃部經(jīng)理提交的電子郵件及附件具有法律效力。9.2.4集團產(chǎn)品中心商務(wù)部對口人員接收電子郵件，下載《××分公司目錄商品訂貨清單》。對照SAP系統(tǒng)，查驗是否有庫存，與集團產(chǎn)品中心確認是否決定不做某個商品。如果查驗是沒有，立即與分公司聯(lián)系。由分公司商品計劃部決定是否延期，或者是否替換。9.3分公司特殊訂貨操作流程如下：特殊訂貨是指沒有上《直銷商品目錄》、且沒有事先通知集團產(chǎn)品中心商務(wù)部備貨、需要特殊訂購的商品。9.3.1分公司商品計劃部同集團產(chǎn)品中心商務(wù)部對口人員聯(lián)系，確認可否訂某項商品。9.3.2集團產(chǎn)品中心商務(wù)部尋求產(chǎn)品中心各項目部支持，一起尋找產(chǎn)品或供應(yīng)商。如果沒有資源，回復(fù)分公司替換其他產(chǎn)品。9.3.3如果確認可以訂，集團產(chǎn)品中心商務(wù)部對口人員知會分公司，分公司按照本程序常規(guī)訂貨流程訂貨。9.4退貨管理9.4.1新設(shè)立半年內(nèi)的分公司，允許退貨占當批訂貨總額的15%。滿半年以上的分公司，退貨限額為當批次的8%。退貨費用自己承擔(dān)。因分公司造成的有殘缺的商品不給退貨。9.4.2退貨前，分公司應(yīng)考慮該批商品能否按照出貨價做促銷，或與其他商品捆綁銷售。實在無法消化的方可以考慮退回總部。9.4.3退貨流程為：（1）分公司商品計劃部填寫《退貨申請單》，分公司總經(jīng)理審核。（2）商品計劃部將《退貨申請單》用電子郵件發(fā)給集團產(chǎn)品中心商務(wù)部對口負責(zé)人。（3）商務(wù)部審核退貨是否符合本規(guī)程的要求，如果不符合規(guī)定，則通過電子郵件告知。（4）商務(wù)部將《退貨申請單》打印成文本，上報產(chǎn)品中心總監(jiān)審批。商務(wù)部將審批結(jié)果通過電子郵件告知分公司，確認給予退貨。9.5計劃庫存管理9.5.1分公司商品計劃部負責(zé)本公司的計劃補貨工作。每月的10日以前，分公司商品計劃部整理制作《×月單品銷售分析表》，預(yù)測本月的商品需求，制作《×月商品補貨計劃》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，發(fā)電子郵件給集團產(chǎn)品中心商務(wù)部對口負責(zé)人。制作計劃的原則是在上月度銷售量的基礎(chǔ)上乘以1.2倍。9.5.2集團產(chǎn)品中心商務(wù)部及各項目部對于需求進行分析，確定具體的補貨計劃。一般情況下，計劃庫存必須能夠滿足商品目錄冊刊載商品的正常供應(yīng)，但應(yīng)控制在1.2倍的額度以內(nèi)，防止出現(xiàn)積壓。9.6物流及索賠9.6.1分公司與總部往來通過外部物流公司進行。一般情況下，物流公司由集團產(chǎn)品中心指定。分公司有更低價格的服務(wù)商，可以考慮給自己指定服務(wù)商，但由此帶來的提貨費用、送貨費用自行承擔(dān)，索賠責(zé)任也由自己承擔(dān)。9.6.2分公司收貨時，能夠現(xiàn)場清點的就現(xiàn)場清點。如不能現(xiàn)場清點，則在雙聯(lián)回執(zhí)上加蓋“細數(shù)未點，品質(zhì)待驗”的收貨專用章，作為追溯數(shù)量、品質(zhì)差異的依據(jù)。在簽署合作協(xié)議時，應(yīng)將本條記入。（附：印章模版）9.6.3對照回執(zhí)單，經(jīng)檢驗出現(xiàn)數(shù)量、品質(zhì)問題的，分公司首先分析差異與損壞原因，與集團產(chǎn)品中心商務(wù)部聯(lián)系，將差異、損失情況填寫《收貨差異統(tǒng)計表》或《商品損壞清單》傳給商務(wù)部進行審核、整理。9.6.4屬于差異的，由商務(wù)部核對出貨單據(jù)，如屬于是漏發(fā)或者錯發(fā)，則更正重新發(fā)貨。9.6.5如屬于損壞的，商務(wù)部將單交與集團產(chǎn)品中心項目部，確認是否因為是商品質(zhì)量不過關(guān)而引起的損壞，如果系商品質(zhì)量引起的，則向上游供應(yīng)商提出索賠。如系運輸過程所引起的，則向物流供應(yīng)商提出索賠。索賠的價值應(yīng)等同于原貨物的銷售價值。9.6.6分公司現(xiàn)場確認與索賠流程：（1）在卸貨時確認貨物的完好性，與物流公司人員共同確認下車時貨物外箱完整。（2）分公司能夠來得及的，盡量現(xiàn)場檢驗，如發(fā)現(xiàn)外箱有損壞的情況，應(yīng)即時要求物流公司開寫證明，并向其索賠。（3）公司在收貨時如發(fā)現(xiàn)外箱無損，但是內(nèi)箱貨物損壞的明顯是貨物本身品質(zhì)的，可退回總部換貨或退貨協(xié)商解決。9.7對帳與請款9.7.1對帳每月2日前，集團產(chǎn)品中心商務(wù)部，與各分公司商品計劃部核對當月單筆訂單金額，填制《月度訂貨情況統(tǒng)計表》，統(tǒng)計所有的訂貨數(shù)據(jù)。累計訂貨數(shù)據(jù)，交寶億本部財務(wù)部發(fā)《對帳單》與分公司財務(wù)部門對帳。分公司商品計劃部、財務(wù)部應(yīng)接納外部供應(yīng)商的對帳請求。9.7.2請款每月的10日前，分公司商品計劃部整理出《目錄商品付款明細》，交給財務(wù)部審核，分公司總經(jīng)理審批，財務(wù)部采用電匯的方式匯入寶億本部財務(wù)部指定的帳戶上。特殊關(guān)系需要延緩的，需要報請本部總經(jīng)理審批。10商品定價10.1商品定價公式分公司商品定價原則為平均毛利率30%。一般商品的價格計算公式為：X(成本)×30%=毛利潤+X（成本）=上市X(成本)×30%=毛利潤+X（成本）=上市商品價格10.2商品價格區(qū)間控制為保證分公司能夠產(chǎn)生穩(wěn)定的造血機能，規(guī)避發(fā)展風(fēng)險，遵照黃金分割法則，對于商品價格進行區(qū)間控制?？刂圃瓌t為：總商品序列中，◆主流商品毛利潤區(qū)間25-35%。占商品總數(shù)的60%。◆競爭商品毛利潤區(qū)間5-15%。占商品總數(shù)的10%。◆從屬商品毛利潤區(qū)間35-45%。占商品總數(shù)的10%。◆高檔商品毛利潤區(qū)間45-55%。占商品總數(shù)的20%。10.3定價流程新商品到位后，商品計劃部召集財務(wù)、銷售部門負責(zé)人，對于商品價格進行論證。按照本程序規(guī)定的價格原則進行仔細核算。把定價申請與論證會會議記錄同時呈報分總經(jīng)理審批。10.4促銷定價需要進行促銷的，按照定價的20%進行浮動，個別商品可以浮動更高，但必須詳細測算浮動給正常銷售帶來的壓力和客戶指標變化以及品牌的影響力變化，報分公司總經(jīng)理審批后實施。促銷一般以輔助商品為主。高檔商品和主流商品在促銷中比例不得超過30%。提倡組合促銷，合理搭配主流、輔助、高檔產(chǎn)品，以提升客單額。促銷應(yīng)以提升客單額和新客戶開發(fā)為直接目標。11商品促銷11.1不管是目錄商品的內(nèi)部供應(yīng)商，還是區(qū)域性商品的外部供應(yīng)商，都必須爭取到促銷支持措施。寶億本部與集團企劃部會在每月推出統(tǒng)一的DM促銷方案，分公司商品計劃部應(yīng)會同市場部參與進來，共同制訂促銷計劃。11.2分公司在統(tǒng)一的DM促銷活動策劃時，提出本區(qū)域市場的促銷商品，并與市場部共同擬訂促銷政策。商品計劃部應(yīng)密切配合寶億本部、集團企劃部制訂DM方案。11.3區(qū)域性新商品上市的，商品計劃部應(yīng)與市場部聯(lián)合制訂新商品促銷計劃，報分公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。12區(qū)域商品編