會(huì)務(wù)管理課件

會(huì)務(wù)管理第一章會(huì)議工作會(huì)議是一種目的性強(qiáng)、組織有序、以口頭交流為主要方式的群體性多向溝通活動(dòng)，是行政管理的重要手段。它具有集思廣益、制定決策、交流信息、研究問題、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達(dá)指示、布置工作、表彰先進(jìn)、鼓舞士氣等各種目的和功能。辦會(huì)是秘書的常規(guī)性工作，辦會(huì)能力的高低、會(huì)議安排和服務(wù)的好壞是衡量秘書工作績(jī)效的重要指標(biāo)。通過會(huì)議工作的實(shí)訓(xùn)教學(xué)，要使學(xué)生能夠?qū)Ω鞣N會(huì)議的策劃、籌備、組織和安排的內(nèi)容和工作流程有從分的認(rèn)識(shí)，并能夠掌握辦會(huì)的基本要求和方法。b雙屏遠(yuǎn)程視頻會(huì)議效果圖會(huì)議智能化集中控制系統(tǒng)圖時(shí)間的策劃

地點(diǎn)的策劃

發(fā)言人與發(fā)言方式的策劃

參加范圍和方式的策劃

會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)的策劃

會(huì)議名稱與議題的策劃

整合策劃方案議程的策劃

會(huì)議預(yù)算

第二章

會(huì)議的策劃與籌備一、會(huì)議策劃的主要知識(shí)與流程1.相關(guān)知識(shí)會(huì)議策劃的立項(xiàng)需明確6個(gè)W，即Who（“誰”是會(huì)議的參加人員）、What（“什么”是會(huì)議合適的類型）、When（“什么時(shí)間”開會(huì)合適）、Where（在“什么地方”開會(huì)）、Why（“為什么”開會(huì)）和How（“怎樣”處理具體的會(huì)務(wù)工作）。會(huì)議的立項(xiàng)過程中，需逐步地明確如何找到會(huì)議的目標(biāo)參會(huì)人員，如何確定最終的參會(huì)人數(shù)。立項(xiàng)后的可行性研究。策劃方案的可行性研究是一項(xiàng)十分重要的工作步驟?？尚行匝芯考纫紤]該會(huì)議的環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性，又要考慮本單位財(cái)力的適應(yīng)性和效益的可行性等問題。在人、財(cái)、物等方面的可行性條件都要予以統(tǒng)籌考慮。策劃方案要經(jīng)過嚴(yán)格的論證。策劃方案草擬后，需要由會(huì)議策劃委員會(huì)進(jìn)行論證，論證就是一個(gè)決策的過程。3.案例討論中國(guó)××學(xué)會(huì)于2008年7月在北京××飯店召開了“中國(guó)太陽能資源開發(fā)與利用峰會(huì)”，吸引了國(guó)內(nèi)外諸多研究機(jī)構(gòu)和企業(yè)的關(guān)注，此次會(huì)議的規(guī)模初步確定為500人左右，大會(huì)邀請(qǐng)了美、日、英等10個(gè)國(guó)家的代表團(tuán)參會(huì)，請(qǐng)為此次會(huì)議設(shè)計(jì)一份報(bào)名表，要求能夠體現(xiàn)參會(huì)組織是否參加展覽、是否提交論文、是否進(jìn)行成果展示、是否需要會(huì)議安排食宿、是否需要預(yù)定返程機(jī)票或車票、是否發(fā)言以及是否需要同聲傳譯設(shè)備等。

會(huì)議的組織和管理會(huì)前準(zhǔn)備-成立TEAM組組織落實(shí)，成立工作團(tuán)隊(duì)組會(huì)議機(jī)構(gòu)的分工要分工明確、責(zé)任到人、各司其責(zé)，加強(qiáng)溝通能夠協(xié)調(diào)、經(jīng)常匯報(bào)。三、會(huì)議籌備方案的擬寫在網(wǎng)絡(luò)上尋找大、中、小三種會(huì)議類型的6-9個(gè)會(huì)議籌備方案，并對(duì)這些籌備方案進(jìn)行修改和完善。分析教材案例中方案的不足。根據(jù)老師的要求每個(gè)學(xué)生擬寫2-3個(gè)會(huì)議籌備方案。發(fā)送會(huì)議通知會(huì)議通知確認(rèn)

會(huì)議通知發(fā)放管理會(huì)議通知審核

會(huì)議文本類型會(huì)議通知的擬寫

文本審核會(huì)議記錄與紀(jì)要會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)第三章會(huì)議文本的準(zhǔn)備一、會(huì)議通知的擬寫通知的正文包括會(huì)議名稱、會(huì)期、會(huì)議的詳細(xì)地址、時(shí)間、會(huì)議議題和聯(lián)系方式等；會(huì)議名稱要具體；日期、時(shí)間、場(chǎng)所要準(zhǔn)確無誤；議題要盡量詳細(xì)具體，以供參會(huì)人員事先做好準(zhǔn)備；有附加資料時(shí)，要寫明資料名稱及頁數(shù)；會(huì)議通知需交上司審閱、批準(zhǔn)。會(huì)議通知常采用口頭通知、電話通知、計(jì)算機(jī)傳送（即以電子郵件的方式通知）和書面通知等幾種形式發(fā)送。二、會(huì)議通知的發(fā)放管理除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)之外的所有會(huì)議，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，再通過書面形式或電子郵件傳遞到有關(guān)人員，以示正規(guī)和鄭重。有幾個(gè)人參加的非正式會(huì)議，可用多種方式進(jìn)行，如先發(fā)傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函。也可先發(fā)電子郵件，再通過電話或回復(fù)電子郵件確認(rèn)。一些會(huì)議（如股東會(huì)議）在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事。發(fā)通知的同時(shí)應(yīng)附上一份代理委托書。其它類型的會(huì)議如無法出席，也應(yīng)在必要時(shí)授權(quán)代理，以保證通過決議時(shí)有所需的法定人數(shù)。如果有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其它需讓與會(huì)者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份。對(duì)書面通知的地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時(shí)應(yīng)注意不要錯(cuò)裝、漏裝或漏寄。通知的封筒應(yīng)醒目標(biāo)出“會(huì)議通知”字樣。會(huì)議通知的發(fā)放管理需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對(duì)方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。對(duì)于經(jīng)常參加某類會(huì)議的部分人員，可用計(jì)算機(jī)打印出標(biāo)簽或準(zhǔn)備多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對(duì)于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。不管以什么方式發(fā)出會(huì)議通知，都應(yīng)抓住確認(rèn)回復(fù)環(huán)節(jié)，以確保會(huì)議信息能夠按時(shí)、完整地傳達(dá)到與會(huì)者?？蓪?huì)中使用的有關(guān)票證（入場(chǎng)券、代表證、汽車通行證、座次號(hào)、編組名單、就餐證和乘車證等）與會(huì)議通知一并發(fā)出。如果某些與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具線路四、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的擬寫重要的連續(xù)性會(huì)議，多是一日一報(bào)，以利領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)掌握會(huì)議進(jìn)程；大型會(huì)議（黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)等），往往按組、團(tuán)分別編寫簡(jiǎn)報(bào)，以便溝通情況，交流信息。時(shí)間較短的重要會(huì)議，也要編寫簡(jiǎn)報(bào)。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。其寫法更是靈活多樣。可以采用報(bào)道法、歸納法、排比法、摘錄法等反映會(huì)議情況或會(huì)議主要信息。會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的主要差異性能不同。會(huì)議記錄是記載會(huì)議進(jìn)程和會(huì)議發(fā)言以備查考的事務(wù)文書，側(cè)重于發(fā)揮原始憑證作用；會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t是國(guó)家法定公文，具有現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用和約束力。內(nèi)容不同。會(huì)議記錄是與會(huì)議同步形成的實(shí)錄文書，具有原始和詳實(shí)的特點(diǎn)；會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議文件基礎(chǔ)上整理摘編而成的，是會(huì)議內(nèi)容系統(tǒng)而簡(jiǎn)要的反映。表現(xiàn)形式不同。會(huì)議記錄的格式，由單位自定；會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t有規(guī)范的格式要求，并且與其他公文略有不同。表達(dá)方式不同。會(huì)議記錄是對(duì)發(fā)言者“所發(fā)之言”的再現(xiàn)，盡可能保持“原汁原味”；會(huì)議紀(jì)要采用記敘為主、說明為輔的形式，運(yùn)用準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)明的語言，記載和反映會(huì)議的主要精神和議定事項(xiàng)。兩者的利用方式不同。第四章會(huì)場(chǎng)選址與布置內(nèi)部會(huì)議室的預(yù)定大中型會(huì)議的會(huì)址選擇視頻會(huì)議場(chǎng)地布置檢查會(huì)場(chǎng)布置二、會(huì)場(chǎng)座次安排日常工c會(huì)議:圓形、橢圓形、長(zhǎng)方形、馬蹄形、T字形、三字形、六角形、八角形、回字形中型會(huì)議”:而字形、倒山字形、半圓形大型茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)星點(diǎn)形、眾星拱月形主席臺(tái)座次安排依職務(wù)高低和選舉結(jié)果會(huì)議主持人的位次主席臺(tái)座次的審核臺(tái)簽的擺放主席臺(tái)白板或投影主席臺(tái)中小型會(huì)議場(chǎng)所的布局第五章會(huì)議的預(yù)算與成本控制一、會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)的主要來源包括：與會(huì)者交費(fèi)、參展商交費(fèi)、聯(lián)合主辦單位交費(fèi)、廣告商與贊助商的捐助、公司資金劃撥、出版與會(huì)議內(nèi)容相關(guān)的出版物、提供旅游等附加服務(wù)。會(huì)議主要的經(jīng)費(fèi)支出包括：文件資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、會(huì)議宣傳費(fèi)、食宿補(bǔ)貼費(fèi)、交通費(fèi)以及不可預(yù)見的臨時(shí)性開支。對(duì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的管理要突出成本意識(shí)，加強(qiáng)成本控制和預(yù)算控制。案例討論紅光總公司將于2008年6月20日召開在“構(gòu)建企業(yè)和諧勞動(dòng)關(guān)系研討會(huì)”，會(huì)期一天，屆時(shí)，總公司將邀請(qǐng)勞動(dòng)法專家、工會(huì)代表和政府相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)一起探討在新勞動(dòng)法實(shí)施的背景下如何處理好勞動(dòng)關(guān)系問題。原預(yù)計(jì)參會(huì)人員將達(dá)到300余人，實(shí)際到會(huì)400人。該次會(huì)議的與會(huì)者每人交費(fèi)1000元，預(yù)計(jì)聯(lián)合主辦單位交費(fèi)5萬元（實(shí)際交費(fèi)5萬元），預(yù)計(jì)宣傳廣告費(fèi)2萬元（實(shí)際3萬元），預(yù)計(jì)會(huì)議組委會(huì)辦公費(fèi)5萬元（實(shí)際6萬元），承辦單位的支出和報(bào)酬20萬（實(shí)際20萬），預(yù)計(jì)設(shè)備費(fèi)3萬元（2萬元），預(yù)計(jì)營(yíng)銷3萬元（實(shí)際4萬），預(yù)計(jì)食宿交通費(fèi)5萬元（實(shí)際3.5萬），臨時(shí)支出1.5萬元。請(qǐng)分別計(jì)算預(yù)算收入與預(yù)算成本、實(shí)際收入與實(shí)際成本、預(yù)算利潤(rùn)和實(shí)際利潤(rùn)。計(jì)算預(yù)算成本收益率和實(shí)際成本收益率，說明會(huì)議的實(shí)際贏利性如何？二、會(huì)議預(yù)算的調(diào)整預(yù)算調(diào)整是指不改變預(yù)算總額，將預(yù)算額在不同時(shí)間或不同部門之間的相互增減。在預(yù)算執(zhí)行過程中，可以由于管理的需要和其他不可因素的變化，在部門之間調(diào)整預(yù)算，但必須保證調(diào)整后的結(jié)果在會(huì)議結(jié)束后與總體預(yù)算相持平。有時(shí)在舉辦會(huì)議之前就已經(jīng)將預(yù)算調(diào)整計(jì)劃在內(nèi)，明文規(guī)定了調(diào)整金額在若干元之內(nèi)，可以部門之間相互協(xié)商而不必經(jīng)上級(jí)審批；調(diào)整金額在某區(qū)間內(nèi)，須報(bào)預(yù)算管理辦公室審核；在大于某區(qū)間時(shí)，報(bào)會(huì)議策劃委員會(huì)審核。在預(yù)算追加（減）后，均應(yīng)形成新的追加（減）后預(yù)算表，注明追加時(shí)間、第幾次追加、具體執(zhí)行時(shí)間并編寫追加說明。新預(yù)算另行編制，原預(yù)算另行保存，做為會(huì)議終了時(shí)預(yù)算考核的參考資料。三、會(huì)議成本的審核與控制由具體的會(huì)議操作部門提交預(yù)算執(zhí)行報(bào)告，由公司領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議的組委會(huì)定時(shí)定期召開會(huì)議預(yù)算控制例會(huì)。做到層層授權(quán)、層層控制，強(qiáng)調(diào)自我管理和監(jiān)督。注重質(zhì)量，減少不必要的浪費(fèi)，在預(yù)算執(zhí)行過程中要加強(qiáng)對(duì)具體環(huán)節(jié)的管理和監(jiān)控。建立損益平衡表，經(jīng)常對(duì)各項(xiàng)會(huì)議的財(cái)務(wù)指標(biāo)進(jìn)行分析和監(jiān)測(cè)。發(fā)送會(huì)議通知會(huì)議通知發(fā)放管理

第六章會(huì)議接待安排會(huì)議的餐飲安排會(huì)議的住宿安排

會(huì)議交通安排會(huì)議參觀娛樂安排一、會(huì)議的餐飲安排會(huì)議的餐飲服務(wù)直接關(guān)系到與會(huì)人員的身體是否健康和精力是否充沛，因此，在會(huì)議餐飲安排上要力求干凈衛(wèi)生、周到全面。餐飲服務(wù)是會(huì)議的組織方和承辦會(huì)議地點(diǎn)方需要進(jìn)行協(xié)商的重要部分，包括不同數(shù)量的早餐、午餐、晚餐和招待會(huì)，要根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算來協(xié)商。會(huì)議的承辦方要認(rèn)真做好餐飲的預(yù)算、采購(gòu)、烹調(diào)、就餐安排等工作。在飲食安排上在干凈衛(wèi)生的前提下，力求美味可口、品種多樣。盡量照顧到不同國(guó)家、不同民族與會(huì)人員的飲食習(xí)慣、風(fēng)俗、禁忌，照顧到不同地區(qū)和口味人們的需要，菜單安排不可過咸、過辣、過甜、過酸。一、會(huì)議的餐飲安排事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。如果會(huì)議餐飲服務(wù)使用就餐券，組織方和承辦方要事先協(xié)商由誰負(fù)責(zé)收取餐券。注意照顧到因開會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員，應(yīng)預(yù)留一些飯菜。有會(huì)間“茶歇”的，要注意提供足夠的茶點(diǎn)做好飲茶水和飲料的供應(yīng)，參會(huì)人數(shù)較多的會(huì)議一般應(yīng)提供礦泉水。會(huì)議期間應(yīng)配備必要的專職醫(yī)護(hù)人員，如發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)因飲食、飲水和環(huán)境衛(wèi)生等原因造成的突發(fā)情況要及時(shí)予以處理。二、會(huì)議的住宿安排大中型會(huì)議由于與會(huì)人員多，會(huì)期相對(duì)較長(zhǎng)，一般需租用招待所、賓館、飯店、會(huì)議中心等。在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會(huì)議中心之時(shí)，要充分考察其基本設(shè)施是否齊全，安全性如何，價(jià)格是否合理，地點(diǎn)是否方便，環(huán)境是否安靜、整潔，然后綜合考慮選擇。要是由與會(huì)者自己支付住宿費(fèi)，就需選擇幾家價(jià)格、條件不等的招待所、飯店、賓館或者是同一家賓館不同的標(biāo)準(zhǔn)的客房供其選擇。如果由主辦方支付費(fèi)用的，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。涉外會(huì)議的住宿要安排在有涉外接待資格的酒店、賓館，其房間物品配置應(yīng)有洗發(fā)香波、香皂、牙膏、洗手液、沐浴液、漱口液、發(fā)膠、香水、浴衣、浴帽、吹風(fēng)機(jī)、防曬霜、針線包等。具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。二、會(huì)議的住宿安排年齡較大的與會(huì)者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。注意盡量不要把漢族與會(huì)者與有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一房間，也不要把有打呼嚕習(xí)慣的與會(huì)者和睡覺較輕的人員安排在一處?？深A(yù)先在會(huì)議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請(qǐng)與會(huì)者自己選擇預(yù)定。預(yù)定住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)定數(shù)量上，略有富裕。在會(huì)議客房的入住和退房服務(wù)中要講求效率和服務(wù)的周到。對(duì)與會(huì)者有可能提前入住或延遲退房，而承辦地點(diǎn)在接待上有困能的，要事先在相關(guān)會(huì)議通知上注明。與酒店討論承辦協(xié)議確定全部會(huì)議場(chǎng)地，包括每個(gè)房間的名稱及可供使用的時(shí)間。餐桌座位安排、視聽器材以及其它設(shè)備的圖表都應(yīng)將有關(guān)內(nèi)容附于簽訂的協(xié)議書之后。確定保證的客房間數(shù)，應(yīng)列出參會(huì)者大多數(shù)人員的到達(dá)和離去日期、房費(fèi)起算和退租日期以及不受約束的客房退房日期。確定由旅館提供的免費(fèi)商品和服務(wù)(例如會(huì)議室及其布置，特別裝飾，歡迎會(huì)的音樂和酒，飛機(jī)場(chǎng)接機(jī)，特別的娛樂活動(dòng)，工作人員伙食，電影放映員及其他額外人員)。確定任何特殊設(shè)備安裝或改裝，是否要增加特別人員、服務(wù)或設(shè)施，并明確開支怎樣負(fù)擔(dān)。確定預(yù)定和開票手續(xù)，包括組織方為賓客承擔(dān)財(cái)務(wù)責(zé)任的限度。列明應(yīng)向參加者個(gè)人直接收取的費(fèi)用。指定可以取消預(yù)定而不向參會(huì)單位收費(fèi)的一段時(shí)間或最后期限。協(xié)議還應(yīng)規(guī)定酒店需及時(shí)通報(bào)重要變動(dòng)信息的內(nèi)容。四、會(huì)議參觀娛樂安排贏利性商務(wù)會(huì)議的主辦方經(jīng)常利用會(huì)議期間的娛樂項(xiàng)目吸引與會(huì)者，這種情況下的娛樂安排必須有較高的質(zhì)量和足夠的吸引力。娛樂活動(dòng)的成本應(yīng)包括在會(huì)議預(yù)算中，并事先進(jìn)行審核。安排會(huì)議娛樂活動(dòng)應(yīng)盡量與會(huì)議主題密切聯(lián)系，不要只是單純的娛樂。娛樂活動(dòng)的時(shí)間安排和內(nèi)容安排事先要精心設(shè)計(jì)，不要臨時(shí)湊合。在選擇會(huì)議地點(diǎn)時(shí)應(yīng)考慮到辦會(huì)地點(diǎn)能否為與會(huì)者提供娛樂服務(wù)，有無基本的娛樂設(shè)施。安排與會(huì)者參加娛樂活動(dòng)，一般事先要提供活動(dòng)安排表，以便使與會(huì)者了解活動(dòng)的內(nèi)容和時(shí)間安排。現(xiàn)場(chǎng)表演涉及到舞臺(tái)的準(zhǔn)備與布置、桌椅的擺放、化妝室的提供、費(fèi)用的收取等。到會(huì)場(chǎng)附近的景點(diǎn)游玩，需要安排車輛，注意安全。如果全家人都參加會(huì)議，應(yīng)考慮與會(huì)代表們的配偶及其子女們?cè)跁?huì)議期間的活動(dòng)安排。

注意事項(xiàng)

會(huì)議的組織和管理會(huì)前準(zhǔn)備-會(huì)場(chǎng)勘察

餐飲方面住宿問題車輛問題參觀娛樂問題

會(huì)議的組織和管理會(huì)前準(zhǔn)備-會(huì)場(chǎng)勘察原則會(huì)議檢查：會(huì)期、規(guī)模、名額分配是否合理地點(diǎn)的選擇環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備文件資料準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)布置情況會(huì)議保衛(wèi)會(huì)議應(yīng)急方案人員問題場(chǎng)地問題設(shè)備問題資料問題健康與安全問題行為問題住宿、餐飲、醫(yī)療、交通、通訊（標(biāo)準(zhǔn)、穩(wěn)定、可靠、迅速）娛樂、值班

會(huì)議的組織和管理會(huì)務(wù)的實(shí)施-開會(huì)期間開會(huì)期間的工作

與餐廳的聯(lián)系

與會(huì)場(chǎng)的聯(lián)系

與服務(wù)臺(tái)的聯(lián)系

與客房部的聯(lián)系

處理突發(fā)事件一、會(huì)議信息的搜集會(huì)議信息搜集的主要渠道：向全體與會(huì)人員搜集文件，向會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)人、召集人和發(fā)言人搜集文件，向有關(guān)的工作人員搜集文件；并搜集各種會(huì)議記錄；召集各團(tuán)組聯(lián)絡(luò)員碰頭會(huì)，匯總情況；搜集會(huì)議代表的發(fā)言稿、書面建議等。商務(wù)會(huì)議信息的搜集方法：召集能夠提供信息的人開會(huì)；提供書面材料；通過個(gè)別約見有關(guān)人士，當(dāng)面向他們搜集信息；小型會(huì)議結(jié)束時(shí)，由秘書人員在會(huì)場(chǎng)門口隨時(shí)搜集；對(duì)個(gè)別領(lǐng)取會(huì)議文件后未到會(huì)或提前離會(huì)的人員，及時(shí)采取個(gè)別催退的方法；按清退目錄收集。大中型會(huì)議文件的搜集，可事先印發(fā)會(huì)議文件清退目錄，要求每位與會(huì)者在會(huì)議結(jié)束時(shí)，根據(jù)目錄整理好要清退的文件，統(tǒng)一交至?xí)h秘書處；或由各組秘書收齊后交給秘書處；限時(shí)交退，搜集會(huì)議工作人員手中的文件，可采取下發(fā)會(huì)議文件搜集目錄的方法，限時(shí)交退。信息搜集的要求：會(huì)議信息搜集過程實(shí)際上是深入會(huì)議活動(dòng)，了解會(huì)議情況，掌握會(huì)議信息的過程。齊全、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效是商務(wù)會(huì)議信息搜集的基本要求。二、會(huì)議信息的加工會(huì)議信息加工是利用一定的科學(xué)規(guī)律和方法，根據(jù)信息的特點(diǎn)，對(duì)搜集到的大量的會(huì)議信息進(jìn)行鑒別、分類、存儲(chǔ)、綜合處理，使信息系統(tǒng)化、有序化、綜合化。會(huì)議信息篩選的過程就是其價(jià)值的判斷過程，必須有明確的目的性、針對(duì)性和價(jià)值觀。信息的篩選要善于鑒別，善于比較，善于分析，嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格選擇，重點(diǎn)選擇有實(shí)際利用價(jià)值的信息。會(huì)議信息的篩選要運(yùn)用科學(xué)的態(tài)度與科學(xué)的方法進(jìn)行，認(rèn)真遵循真實(shí)性、典型性、科學(xué)性、前瞻性的原則會(huì)議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個(gè)類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。會(huì)議信息分類可根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、形式、規(guī)模、內(nèi)容、范圍等角度劃分。會(huì)議信息不僅要分類，而且必須正確、合理地分類，注意科學(xué)性、客觀性、邏輯性和實(shí)用性。會(huì)議信息內(nèi)容豐富、服務(wù)對(duì)象多，進(jìn)行科學(xué)地排列存放，能夠便于查找和利用。會(huì)議信息的排列方式可分為：按時(shí)序、重要程度、文種、議程順序、問題——時(shí)間等方式排列。經(jīng)過排列的文件信息要按統(tǒng)一方法編號(hào)，固定其在文件夾內(nèi)的次序，便于查找利用。文件夾內(nèi)文件信息，只要有圖文的紙面均編為一頁。頁號(hào)編在正面的右上角和背面的左上角，要避免重編或漏編。二、會(huì)議信息的加工會(huì)議信息的存放要求包括：便于管理、便于反映客觀實(shí)際、便于利用。會(huì)議文件的存放方法包括：一個(gè)會(huì)議設(shè)一夾；按信息形成階段設(shè)夾；按時(shí)間階段設(shè)夾；按專題、名稱設(shè)夾；按信息的性質(zhì)分類設(shè)夾等。經(jīng)過篩選和整理后的商務(wù)會(huì)議信息，要成為最具使用價(jià)值的信息，還需要進(jìn)行綜合，實(shí)現(xiàn)信息資源的整合，形成可供直接提供有效利用的信息。會(huì)議信息的綜合方法主要有：歸納法。是將某一主題的有關(guān)會(huì)議信息加以集中，然后全面、系統(tǒng)深入地進(jìn)行綜合歸納和分析，以求完整、準(zhǔn)確地說明會(huì)議某方面的情況。報(bào)道法。借用新聞報(bào)道的形式，在開頭部分，先將要反映的會(huì)議內(nèi)容概括為一段精煉的導(dǎo)語。然后從不同的側(cè)面報(bào)道討論的內(nèi)容。摘錄法。將發(fā)言人的發(fā)言摘要整理編排而形成信息材料。排比法。將發(fā)言的內(nèi)容按一定次序排比編寫。分析法。進(jìn)行信息加工提煉要善于運(yùn)用各種分析方法，開發(fā)出深層次的會(huì)議信息。三、會(huì)議信息的傳遞會(huì)議活動(dòng)的過程就是信息傳遞交流的過程。無論是會(huì)前、會(huì)中還是會(huì)后，都在進(jìn)行信息的傳遞，當(dāng)面獲得信息，直接交流或反饋信息，以實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，使信息成為會(huì)議組織的前提、會(huì)議管理的基礎(chǔ)、會(huì)議決策的依據(jù)。準(zhǔn)備登記附清退目錄封裝發(fā)出會(huì)議傳遞的各種載體會(huì)議口頭傳遞方式主要有面談和電話。采用會(huì)議口頭傳遞信息方式，可以有效提高會(huì)議效果，更好地促進(jìn)與會(huì)者之間的交流，具有直接、迅速、方便的優(yōu)點(diǎn)，但是信息不易儲(chǔ)存和跟蹤，一旦出現(xiàn)傳遞障礙，很可能誤事。特別是信息在傳遞過程中受接收者個(gè)人原因的影響容易失真，有時(shí)甚至產(chǎn)生誤解。會(huì)議書面?zhèn)鬟f方式包括：會(huì)議通知、會(huì)議備忘錄、會(huì)議記錄和組織會(huì)議的書面報(bào)告等。書面?zhèn)鬟f方式能充分、完整地表達(dá)信息內(nèi)容，將有關(guān)事宜交代得清清楚楚，方便與會(huì)者交流信息；減少情緒、他人觀點(diǎn)對(duì)信息傳遞的影響，避免信息的失真；給接收者留有相當(dāng)大的思考余地，讓其充分理解信息，因?yàn)橥ㄟ^書面?zhèn)鬟f可以；多次復(fù)制及遠(yuǎn)距離傳遞；在正式傳遞之前能反復(fù)修改，更加嚴(yán)密，邏輯性強(qiáng)；方便儲(chǔ)存和利用，利于長(zhǎng)期保存、有形展示，確保提高管理效率。聲像傳遞有兩種形式，一是將講話事先制成錄音或者錄像，然后在會(huì)議上播放；二是對(duì)會(huì)議發(fā)言和會(huì)場(chǎng)內(nèi)的真實(shí)情況進(jìn)行錄音、錄像，作為書面會(huì)議信息記錄的重要補(bǔ)充，以便日后提供利用。像傳遞能形象地表示信息，直觀地再現(xiàn)信息，可以完整地傳輸與會(huì)者的發(fā)言內(nèi)容，使一些重要講話和精彩的報(bào)告原汁原味地保存下來，具有真實(shí)性、生動(dòng)性和感染力，收到其他信息傳遞方法達(dá)不到的效果。用傳真的方式傳遞會(huì)議文件信息，速度快且不受時(shí)間的限制。能接收和發(fā)送手寫、打字、打印的會(huì)議文本和圖形信息，既能避免文件在郵寄過程中丟失，又可以迅速及時(shí)地讓與會(huì)人員收到信息。但難以保證信息的機(jī)密性，只能發(fā)送給有傳真機(jī)的單位。電子郵件傳遞是將會(huì)議有關(guān)信息，用E-mail的方式發(fā)給所有與會(huì)人員。其特點(diǎn)是：信息傳輸迅速，減少用紙及發(fā)送紙面郵件的費(fèi)用，能發(fā)送圖表、照片等各種類型會(huì)議信息，并將信息同時(shí)發(fā)送到多個(gè)郵箱。但由于發(fā)送信息容易，導(dǎo)致信息量大，易使人們淹沒在電子郵件中。四、會(huì)議信息的利用利用信息，策劃會(huì)議，使會(huì)議的策劃建立在一定的基礎(chǔ)之上。但要避免脫離實(shí)際、生搬硬套以往的會(huì)議形式，要在參考以往會(huì)議信息的基礎(chǔ)上，針對(duì)本次會(huì)議的目的與任務(wù)，實(shí)事求是地做好會(huì)議策劃工作。利用信息，把握到會(huì)情況。與會(huì)人員的到會(huì)情況對(duì)于會(huì)議各項(xiàng)安排和活動(dòng)十分重要，要熟悉到會(huì)情況，利用獲得的到會(huì)信息，做好會(huì)議工作。通過會(huì)議簽到，搜集到會(huì)者人數(shù)、缺席者人數(shù)和名單，讓會(huì)議主持者及時(shí)了解具體的準(zhǔn)備情況，讓會(huì)務(wù)后勤部門準(zhǔn)確把握與會(huì)者到會(huì)情況，做好相應(yīng)的安排。特別是大、中型會(huì)議，到會(huì)人數(shù)多，情況復(fù)雜，必須準(zhǔn)確把握到會(huì)情況，以便對(duì)可能發(fā)生的各種意外情況及時(shí)采取應(yīng)急措施。利用信息，進(jìn)行情況反饋。對(duì)與會(huì)者向會(huì)議提交的建議、議案或提案，必須及時(shí)搜集、整理，慎重處理，并迅速匯總呈送給會(huì)議主持者和主席團(tuán)，以便按規(guī)定的成序進(jìn)行審議和處理。廣泛征求與會(huì)者的意見、建議和要求，并將搜集的有關(guān)情況及時(shí)進(jìn)行綜合處理，分類向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便對(duì)具體問題予以解決。利用信息進(jìn)行會(huì)議溝通。要充分利用信息，實(shí)現(xiàn)有效的溝通。如發(fā)出會(huì)議通知，提前讓與會(huì)者和有關(guān)單位做好會(huì)議準(zhǔn)備；與特邀領(lǐng)導(dǎo)、專家學(xué)者、知名人士等貴賓聯(lián)系，并根據(jù)反饋信息對(duì)各項(xiàng)具體事務(wù)做好安排；根據(jù)會(huì)議需要，與電視臺(tái)、報(bào)刊等傳播媒介聯(lián)系，做好宣傳準(zhǔn)備；根據(jù)會(huì)議需要，與有關(guān)要視察、考察、參觀的單位聯(lián)系，以便具體安排有關(guān)事項(xiàng)。利用信息進(jìn)行催辦。會(huì)議形成的文件信息，是會(huì)議取得的重要成果，是會(huì)議精神貫徹落實(shí)的重要依據(jù)。利用信息加強(qiáng)催辦，可以使領(lǐng)導(dǎo)全面了解會(huì)議精神的貫徹落實(shí)情況，了解辦理過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，并根據(jù)實(shí)際需要采取必要的措施，及時(shí)解決會(huì)議事項(xiàng)辦理中遇到的困難和問題。第八章商務(wù)會(huì)議的視聽設(shè)備一、會(huì)議視聽設(shè)備租用借助先進(jìn)的多媒體會(huì)議視聽設(shè)備，不但使會(huì)議信息的生成、采集、存儲(chǔ)、處理、加工、傳送和輸出方式發(fā)生改變，更能夠滿足各種現(xiàn)代化活動(dòng)的需求。會(huì)議先進(jìn)的視聽設(shè)備構(gòu)成的主要部分有：會(huì)議管理系統(tǒng)、投影系統(tǒng)、大屏幕顯示系統(tǒng)、音響系統(tǒng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)等。會(huì)議管理系統(tǒng)包括：選舉、表決系統(tǒng)；同聲傳譯系統(tǒng)和會(huì)議討論系統(tǒng)。選舉、表決系統(tǒng)可以根據(jù)不同會(huì)議的需要，可以配置帶選舉、表決的會(huì)議系統(tǒng)。表決時(shí)，與會(huì)代表只需按下自己面前設(shè)備上的表決鍵，表決結(jié)果就會(huì)顯示在主席機(jī)的LCD屏上，或通過CCU和DCN軟件顯示在會(huì)議室的其它大屏顯示設(shè)備上。同聲傳譯系統(tǒng)可以作為需要進(jìn)行國(guó)際交流、多民族交流的場(chǎng)合，專業(yè)會(huì)議多功能廳應(yīng)配備一流的數(shù)字會(huì)議/同聲傳譯系統(tǒng)，以便于進(jìn)行多種語言現(xiàn)場(chǎng)實(shí)時(shí)交流。會(huì)議討論系統(tǒng)可在中大型團(tuán)體會(huì)議交流場(chǎng)合進(jìn)行使用，因會(huì)議發(fā)言者眾多，為了便于會(huì)議管理，同時(shí)又使每個(gè)人方便發(fā)言，需要使用會(huì)議討論發(fā)言系統(tǒng)。在會(huì)議場(chǎng)所內(nèi)，每位與會(huì)代表面前都有一個(gè)代表設(shè)備（裝有話筒），只需按動(dòng)操作面板上的按鍵便可以控制自己話筒開關(guān)狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)發(fā)言等功能。一、會(huì)議視聽設(shè)備租用投影系統(tǒng)包括會(huì)議用投影系統(tǒng)包括投影機(jī)、投影儀、屏幕（電子白板）、等離子超薄電視和錄像機(jī)等多種設(shè)備。大屏幕顯示系統(tǒng)與音響系統(tǒng)。大屏幕投影顯示專為會(huì)議而生，它特別適合多人的場(chǎng)合，大屏幕顯示系統(tǒng)能夠顯示更多的信息，實(shí)現(xiàn)信息的共享，而且能夠很好地結(jié)合圖文播放，使會(huì)議生動(dòng)而直觀。視頻會(huì)議系統(tǒng)根據(jù)應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)不同，連接方式有以下幾種：ADSL視頻會(huì)議系統(tǒng)。通過ADSL視頻會(huì)議系統(tǒng)與遠(yuǎn)端的人們進(jìn)行會(huì)議聯(lián)系，通用性強(qiáng)。目前全球、全國(guó)ADSL網(wǎng)絡(luò)很普及，所以開通極為容易，就和打電話一樣方便；數(shù)字專網(wǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)。通過DDN、衛(wèi)星、微波等數(shù)字專網(wǎng)與遠(yuǎn)端的人們進(jìn)行會(huì)議聯(lián)系，圖像質(zhì)量可達(dá)到DVD品質(zhì)（MPEG2），適用于要求較高的場(chǎng)合，如軍隊(duì)、公安、科研、媒體、高級(jí)政府部門、大型企業(yè)等；IP局域網(wǎng)視頻系統(tǒng)。通過局域網(wǎng)與網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的人進(jìn)行會(huì)議聯(lián)系，圖像質(zhì)量可達(dá)到DVD品質(zhì)（MPEG2），適用于有較好局域網(wǎng)的企事業(yè)單位；普通電話視頻會(huì)議系統(tǒng)。通過普通電話進(jìn)行視頻會(huì)議聯(lián)系，圖像質(zhì)量尚可，對(duì)要求不高的企事業(yè)單位及個(gè)人可以基本滿足。二、遠(yuǎn)程視頻會(huì)議設(shè)備的準(zhǔn)備視頻會(huì)議屬于同步會(huì)議，利用視頻設(shè)備，通過微波線路或衛(wèi)星線路，播送主會(huì)場(chǎng)和各個(gè)分會(huì)場(chǎng)的活動(dòng)景象，與會(huì)者在不同的地理位置上，在同一時(shí)間內(nèi)參加會(huì)議。視頻會(huì)議的特點(diǎn)是：實(shí)現(xiàn)了聲音和圖像同時(shí)傳送。與會(huì)者雖然遠(yuǎn)隔千里，但能聽到與會(huì)者發(fā)言的聲音，看到對(duì)方發(fā)言時(shí)的表情以及發(fā)言時(shí)所展現(xiàn)的文字、圖表、圖像；打破了空間的限制。分散在各處的與會(huì)者不受地域的限制，能夠通過現(xiàn)代化的通信技術(shù)，圍繞共同的議題參加會(huì)議；節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用。與會(huì)者在不同的地方、同一個(gè)時(shí)間進(jìn)行交流，大量節(jié)省了旅途時(shí)間和交通、食宿、印刷會(huì)議文件的各項(xiàng)費(fèi)用，有利于更多的人員參加會(huì)議；交流效果較好。高質(zhì)量的聲音和清晰的畫面，使每一位與會(huì)者都有身臨其境之感，更有利于雙向交流，收到良好的會(huì)議交流效果。視頻會(huì)議局限。視頻會(huì)議的初始準(zhǔn)備時(shí)間較長(zhǎng)，而且初始投入成本較高。對(duì)視頻會(huì)議設(shè)備的硬件條件和技術(shù)條件要求很高。同時(shí)，沒有面對(duì)面會(huì)議形式所具有的互動(dòng)效果，因而交流不夠深入廣泛。遠(yuǎn)程視頻會(huì)議設(shè)備的準(zhǔn)備視頻會(huì)議信息工作的要求：視頻會(huì)議效率高，投入也大，必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，踏踏實(shí)實(shí)做好會(huì)務(wù)工作。提前發(fā)出開會(huì)信息和分發(fā)文件信息資料；對(duì)主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)都要精心布置。會(huì)場(chǎng)的環(huán)境要安靜、清潔。主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)要懸掛會(huì)標(biāo)，突出會(huì)議的主題，同時(shí)便于電視宣傳報(bào)道；提前設(shè)置與檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備。視頻會(huì)議設(shè)備要求較高，要保證既能將主會(huì)場(chǎng)的畫面和聲音傳給各分會(huì)場(chǎng)，又能把各分會(huì)場(chǎng)的信息反饋給主會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)內(nèi)可以配備高速傳真機(jī)，以便同時(shí)傳送文件。場(chǎng)內(nèi)會(huì)議設(shè)備要落實(shí)專業(yè)技術(shù)人員調(diào)試、檢測(cè)。會(huì)議期間要有值班維修制度，及時(shí)解決技術(shù)上的故障，確保會(huì)議順利進(jìn)行；做好會(huì)議信息準(zhǔn)備。與面對(duì)面會(huì)議相比，視頻會(huì)議時(shí)間緊，能夠發(fā)言的人數(shù)少，發(fā)言的時(shí)間相對(duì)長(zhǎng)。為了提高會(huì)議的成效，對(duì)會(huì)議討論的事項(xiàng)一定要在會(huì)前通過其他方式進(jìn)行有效溝通，如電話、文件、小型會(huì)議等，成熟之后再在視頻會(huì)議上通過；采用先集中后分散的形式。為了減少租用通信線路的時(shí)間，在議程安排上，先集中開大會(huì)，然后由分會(huì)場(chǎng)各自舉行會(huì)議；匯總情況信息。會(huì)后，各分會(huì)場(chǎng)要將本會(huì)場(chǎng)的情況整理成書面報(bào)告呈交主辦單位備案。遠(yuǎn)程會(huì)議的設(shè)備檢查選擇承辦視頻會(huì)議的電信服務(wù)公司。遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定后，應(yīng)預(yù)先了解能夠?yàn)檫h(yuǎn)程視頻會(huì)議提供電信服務(wù)的公司，并與之聯(lián)系，深入了解對(duì)方的業(yè)務(wù)范圍、服務(wù)方式、收費(fèi)情況等，并提前一周與電信服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：此次會(huì)議的日期、會(huì)議起止時(shí)間、會(huì)議參加人數(shù)、與會(huì)者的電話號(hào)碼、主持人姓名和號(hào)碼等。設(shè)置并檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備。視頻會(huì)議設(shè)備要求較高，要保證既能將主會(huì)場(chǎng)的畫面和聲音傳給各分會(huì)場(chǎng)，又能把各分會(huì)場(chǎng)的信息反饋給主會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)內(nèi)可以配備高速傳真機(jī)，以便同時(shí)傳送文件。場(chǎng)內(nèi)會(huì)議設(shè)備要落實(shí)專業(yè)技術(shù)人員調(diào)試、檢測(cè)。會(huì)議期間要有值班維修制度，及時(shí)解決技術(shù)上的故障，確保會(huì)議順利進(jìn)行。提前寄發(fā)文件。會(huì)議上要審議的文件、會(huì)議程序、議程以及有關(guān)信息，會(huì)前通過傳真或電子郵件傳給與會(huì)者。以便他們有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議討論。三、會(huì)議設(shè)備的維護(hù)由于視聽設(shè)備比較昂貴，因此有必要派專人負(fù)責(zé)會(huì)議視聽設(shè)備的使用和安全工作，包括登記設(shè)備的出入、正確操作設(shè)備以及在會(huì)議前后保證設(shè)備在會(huì)場(chǎng)中的安全。例行維護(hù)的工作范圍是：視聽設(shè)備使用前檢查全部電源，將需要用到的耗材準(zhǔn)備好，認(rèn)真填寫設(shè)備使用操作記錄，操作過程中出現(xiàn)異?，F(xiàn)象時(shí)，要作詳細(xì)記錄，并及時(shí)進(jìn)行維修。工作人員還應(yīng)準(zhǔn)備一些應(yīng)急的設(shè)備配件，如空白磁帶、彩色粉筆、鐘表、保險(xiǎn)絲、貼紙標(biāo)簽、空白透明幻燈片、空白錄像帶、備用燈光及一些基本工具（如十字螺絲刀、一字螺絲刀、開口鉗、錘子、裝有新電池的手電筒）等。四、會(huì)議設(shè)備的調(diào)試在需要使用視聽設(shè)備的會(huì)議之前，有必要對(duì)多媒體投影、電子白板和幻燈片放映等進(jìn)行預(yù)演，以確保相關(guān)人員都清楚地知道操作的過程。通過預(yù)演，人們可能會(huì)發(fā)現(xiàn)講臺(tái)、燈光、投影機(jī)等需要重新布置等類似問題。在布置會(huì)場(chǎng)之前，人們還需要弄清會(huì)議中電源插座的位置，因?yàn)榘惭b設(shè)備時(shí)可能需要一些額外的接線。經(jīng)過精心的策劃，人們可以在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)盡量減少地面的接線。先進(jìn)的技術(shù)使視聽設(shè)備比從前要求更多的電力，會(huì)議承辦者可以就使用多媒體設(shè)備時(shí)電流的類型和電量與會(huì)議地點(diǎn)的人員協(xié)商。擺放會(huì)議設(shè)備要充分考慮到會(huì)議場(chǎng)所空間。每個(gè)會(huì)場(chǎng)都有其自身的特點(diǎn)，在使用視聽設(shè)備的時(shí)候必須被充分考慮。有柱子的會(huì)場(chǎng)通常被認(rèn)為不適合使用視聽設(shè)備。設(shè)備使用和維護(hù)人員在使用之前，應(yīng)仔細(xì)閱讀“使用說明書”，熟悉機(jī)器的構(gòu)成及可拆卸部件，使用時(shí)則要嚴(yán)格按照“使用說明書”的要求進(jìn)行操作。第十章會(huì)議的主持人和發(fā)言人一、會(huì)議主持人主持會(huì)議的技巧秘書主持團(tuán)隊(duì)小型會(huì)議應(yīng)善于營(yíng)造和諧氣氛。當(dāng)嚴(yán)肅與害怕彌漫在會(huì)議中時(shí)，參會(huì)人員就很難暢所欲言。要鼓勵(lì)參會(huì)人員發(fā)言，主持人除了應(yīng)盡可能少發(fā)言、避免暗示何為其偏好的意見外，更重要的是要營(yíng)造和諧的氣氛。當(dāng)參會(huì)人員的發(fā)言流露出批評(píng)和不滿時(shí)，主持人要避免露出不悅或接話反擊，否則就很難讓會(huì)議有和諧的氣氛。主持會(huì)議要堅(jiān)持按照會(huì)議議程進(jìn)行。議程是讓與會(huì)者對(duì)要討論的事項(xiàng)有心理準(zhǔn)備，也方便在討論每個(gè)議題告一個(gè)段落時(shí)，檢查有無該議而未議的地方。另一方面，也讓與會(huì)者對(duì)會(huì)議流程有清楚概念，可避免討論失去控制。

主持人要正確總結(jié)討論內(nèi)容。在會(huì)議進(jìn)行時(shí)，主持人有必要在討論每告一個(gè)段落時(shí)，將結(jié)果做一次總結(jié)?？偨Y(jié)完畢后，主持人再宣布下一個(gè)階段的討論。總結(jié)的目的也是使會(huì)議能照既定的方向進(jìn)行，并避免忽略任何有建設(shè)性的意見。主持人要善于引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言。有些發(fā)言者可能不善言辭，或喜歡用專用名詞，發(fā)言內(nèi)容常常讓人一頭霧水，令其他參會(huì)人員只能“臆測(cè)”，這種情況常常使發(fā)言原意被扭曲。因此，當(dāng)主持人發(fā)現(xiàn)有讓人困惑的發(fā)言，而又沒有人提出質(zhì)疑時(shí)，就應(yīng)立刻對(duì)此人做出回應(yīng)，要追問到當(dāng)事人能把確切的意思講出來為止。

一、會(huì)議主持人主持會(huì)議的技巧主持人要尊重少數(shù)人的意見，避免會(huì)中意見一面倒的情況。有時(shí)少數(shù)人的意見會(huì)在日后被證明才是對(duì)的。主持人要使參會(huì)人員了解到，即使不同意他人的看法，也要尊重他人發(fā)言的權(quán)利。主持人的工作就是要在當(dāng)少數(shù)人意見被壓制時(shí)，盡可能讓他們多發(fā)言。畢竟少數(shù)人所提出的反向思考，有時(shí)對(duì)提高決議質(zhì)量很有幫助。主持人要減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯與討論。無關(guān)的爭(zhēng)辯指的是，發(fā)言者情緒化地要他人承認(rèn)其想法是錯(cuò)誤的，這樣就會(huì)產(chǎn)生不必要的爭(zhēng)端。當(dāng)這種情況發(fā)生時(shí)，主持人要立即打斷他的發(fā)言，說明其爭(zhēng)辯的內(nèi)容與討論無關(guān)。但是若其爭(zhēng)辯的內(nèi)容沒有離題，則可鼓勵(lì)繼續(xù)辯論下去，因?yàn)檫@樣反而對(duì)于了解議題的優(yōu)劣有正面幫助。主持人還要善于在會(huì)議進(jìn)行過程中保持中立態(tài)度。其職責(zé)應(yīng)是盡力協(xié)助參會(huì)人員以客觀態(tài)度議事，而不是暗示參會(huì)人員何者為其滿意的意見，因此，主持人在主持人和發(fā)言中要堅(jiān)持客觀中立的態(tài)度，不要摻雜個(gè)人意見。二、會(huì)議主持人如何控制會(huì)議進(jìn)程會(huì)前控制的主要內(nèi)容：明確會(huì)議的目的、議事日程、與會(huì)人員、召開會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)、會(huì)議種類和應(yīng)發(fā)散的文字材料。會(huì)中控制的主要內(nèi)容：創(chuàng)造和諧的會(huì)議氣氛、宣布開會(huì)、控制議程、鼓勵(lì)討論、總結(jié)發(fā)言、控制人員發(fā)言、做出決議、確定行動(dòng)和責(zé)任、閉會(huì)。會(huì)后控制的主要內(nèi)容：回顧會(huì)議情形、評(píng)價(jià)會(huì)議進(jìn)展情況和結(jié)果、確信全體會(huì)議成員均已理解會(huì)議內(nèi)容。三、秘書如何做好討論作為會(huì)議成員，秘書要明確會(huì)議目、會(huì)議程序、與會(huì)人員是否積極參與討論、與會(huì)人員能否充分發(fā)表自己的見解等問題。作為與會(huì)者，秘書要嚴(yán)格遵守參會(huì)的基本規(guī)則，不遲到、不早退、不隨意進(jìn)出會(huì)場(chǎng)、不交頭接耳、不精神渙散，將精力集中于會(huì)議討論。明確會(huì)議的目的，努力為自己的論點(diǎn)提供有力的佐證，就事論事，不要就人論事。當(dāng)遇到尖銳分歧時(shí)，能力尋求其他解決方法。當(dāng)會(huì)議矛盾比較尖銳時(shí)，適時(shí)轉(zhuǎn)移話題或要求主持人暫時(shí)休息。四、秘書如何促成會(huì)議決議的形成會(huì)議決議的作用：會(huì)議決定或決議的事項(xiàng)，如果需要通知有關(guān)部門經(jīng)理知曉的，秘書部門應(yīng)該負(fù)責(zé)催辦。同時(shí)，應(yīng)將在實(shí)際貫徹執(zhí)行中所得到的結(jié)果、引起的反應(yīng)以及造成的影響等情況，反饋給主管領(lǐng)導(dǎo)者，會(huì)后反饋可以用書面或口頭催詢的方式，必要時(shí)還可以派人直接深入到有關(guān)單位或部門進(jìn)行實(shí)地檢查與催詢。會(huì)議決議落實(shí)的要求：一旦會(huì)議形成決議，就要千方百計(jì)地去抓貫徹落實(shí)。對(duì)會(huì)議決議和決定事項(xiàng)的督促檢查和貫徹落實(shí)情況，進(jìn)行追蹤、反饋，落實(shí)工作。檢查會(huì)議精神的傳達(dá)情況、執(zhí)行會(huì)議精神的實(shí)際活動(dòng)情況和效果等，發(fā)現(xiàn)問題或者發(fā)現(xiàn)明顯效果，要及時(shí)向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并要采取措施解決出現(xiàn)的問題或推廣經(jīng)驗(yàn)。會(huì)議決議形成的方法：使決議的提案符合有關(guān)會(huì)議規(guī)則中的條件約束，如人數(shù)、程序等方面的要求