南天檔案計算機管理信息系統(tǒng)說明書

239/239第一章系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述檔案是人類實踐活動的原始記錄，是豐富的信息資源。伴隨人類實踐活動的進展，檔案作為集服務(wù)性、政治機要性和科學性為一體的一門學科，在當今起著越來越重要的作用。隨著科學技術(shù)和社會經(jīng)濟的進展，計算機治理系統(tǒng)作為一種現(xiàn)代化的治理工具被廣泛應用于生產(chǎn)和治理的各個部門。而檔案傳統(tǒng)的手工操作治理差不多嚴峻阻礙了檔案工作的進一步進展，使用計算機治理系統(tǒng)差不多是檔案治理進展的必定趨勢。我們通過與檔案工作人員廣泛配合，對檔案工作進行了長期深入的了解和詳細分析后，通過不斷的探究和完善，開發(fā)出綜合檔案治理的“南天檔案計算機治理信息系統(tǒng)”。它利用科學的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進行了有效地治理，大大地提高了檔案工作的效率和質(zhì)量?！澳咸鞕n案計算機治理信息系統(tǒng)”按照國家《檔案著錄規(guī)則》、《文書檔案案卷格式》、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《計算機軟件開發(fā)規(guī)范》、《計算機軟件產(chǎn)品開發(fā)文件編制指南》等技術(shù)規(guī)范和標準進行開發(fā)。符合檔案治理的要求，適用于各大、中、小型檔案館、各行業(yè)的綜合檔案科（室）。二．系統(tǒng)特點全中文界面設(shè)計，界面友好，操作簡單，易學易用；數(shù)據(jù)保密性和安全性高；數(shù)據(jù)著錄和收集效率高；主題詞和分類碼內(nèi)容豐富，計算機自動輔助標引；文件自動歸檔，實現(xiàn)文檔一體化；自動生成符合國標的各種目錄表格；自定義報表生成器，自定義界面；支持模糊查詢、多級查詢；查詢方便迅速；良好擴展性、可升級性和數(shù)據(jù)的可移植性；跟蹤最新的檔案進展變化，適時進行改進提高，適應新的要求。三．系統(tǒng)功能南天檔案計算機治理信息系統(tǒng)共有八大模塊，分不是：收發(fā)文、數(shù)據(jù)整理、檢索查詢、借閱利用、檔案編目、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)治理、系統(tǒng)維護。1.收發(fā)文模塊實現(xiàn)日常的收發(fā)文登記入庫。在登記入庫完成后，可對已登記入庫的文件進行查詢、修改；對文件進行整理、歸檔后能夠遷移到檔案庫，實現(xiàn)文檔的一體化；以及對不需歸檔的文件進行銷毀處理并能打印出相對應的表格。數(shù)據(jù)整理模塊實現(xiàn)文件材料通過整理、歸檔后形成的檔案進行著錄工作，著錄中能夠關(guān)聯(lián)檔案的原文，原文類型能夠是圖片文件、WPS文件、WORD文件、AVI文件、MP3文件等等。在著錄過程中系統(tǒng)提供邏輯錯誤提示，如檔號不能重號、件號不能出現(xiàn)0、小數(shù)、負數(shù)及英文字母等。在著錄完成后，可對已著錄的檔案進行修改。使系統(tǒng)自動標引主題詞和分類號，減輕著錄人員的工作量。對到期的檔案進行銷毀處理，對檔案的保管期限和密級進行降級處理。檢索查詢模塊實現(xiàn)對已著錄的檔案進行快速查詢，支持模糊查詢和二級查詢，即不必要明白被查數(shù)據(jù)的完整信息，只需要明白部分信息即可，還能夠在上一次查詢結(jié)果中再查詢，縮小查詢范圍，得到更精確的結(jié)果。借閱利用模塊是檔案館對外的窗口，實現(xiàn)利用人資料、手續(xù)、利用情況的治理?？蛇M行利用業(yè)務(wù)的辦理，包括借閱、歸還、續(xù)借、催還、調(diào)卷，對利用情況進行查詢、統(tǒng)計等。檔案編目模塊實現(xiàn)對各種檔案信息（案卷級、文件級）編制各種目錄并以多種格式打印輸出。目錄形式為：案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄，備考表等。依照用戶利用的需要，提供專業(yè)模板文件，輔助用戶撰寫編研材料。提供報表生成器，依照用戶的需求自定義設(shè)計新報表。統(tǒng)計報表模塊實現(xiàn)對已著錄的檔案信息、全宗信息按不同條件進行統(tǒng)計，并打印輸出相關(guān)統(tǒng)計報表。數(shù)據(jù)治理模塊實現(xiàn)數(shù)據(jù)的備份、恢復以及數(shù)據(jù)的批量導入、導出，進行檔案的移交、接收治理等功能。系統(tǒng)維護模塊實現(xiàn)對系統(tǒng)輔助字典進行初始化、建立登錄和操作日志，添加、刪除、修改用戶，設(shè)置用戶權(quán)限。還可按用戶適應設(shè)定操作界面。四．系統(tǒng)運行環(huán)境：軟件環(huán)境:在Windows9x及Windows2000、WindowsXP、WindowsNT等環(huán)境下運行。硬件環(huán)境:1．計算機：①PentiumII233MHzCPU或更高；②32MB內(nèi)存或更高；③200MB硬盤空間或更高；④光驅(qū)；⑤VGA彩顯；⑥建議顯示分辨率設(shè)為800X600或1024X768；2．軟件加密狗；3．外設(shè)（如打印機、掃描儀等）。第二章系統(tǒng)安裝一．硬件安裝在計算機關(guān)閉的狀態(tài)下，將本系統(tǒng)的軟件加密狗插到計算機并行口上。假如需要連接打印機，再將打印機數(shù)據(jù)電纜的并口端插到加密狗上即可。若需要安裝其他外設(shè)，請做相應硬件連接。（詳細操作請參見附錄-1）啟動計算機做相應外設(shè)的軟件安裝及設(shè)置。軟件安裝將本系統(tǒng)軟件光盤放入你的計算機光驅(qū)中，光驅(qū)將會自動運行安裝程序（若你的光驅(qū)不支持自動運行，則運行光盤根目錄中的Setup.exe文件），出現(xiàn)下面的安裝界面：點擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)界面：選擇【我同意該許可協(xié)議的條款】，然后點擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)界面：設(shè)置名稱和公司后，點擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)界面：在此界面中，讓你選擇系統(tǒng)的安裝路徑，一般能夠使用缺省的安裝路徑（c:\nantian\archives）即可，不必修改。假如要修改的話，可點擊界面上的【更改】按鈕，來進行安裝路徑的更改。安裝路徑選擇好后，點擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)界面：選擇在開始菜單中的快捷方式名稱和位置，然后點擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)界面：查看安裝的信息，假如需要更改，可點擊【上一步】按鈕，返回上一界面進行修改，假如不需要更改，則點擊【下一步】按鈕，開始安裝系統(tǒng)：并顯示：假如要建立桌面快捷方式，則直接點擊【下一步】按鈕；假如不建立桌面快捷方式，則點擊方框中的勾，將勾去掉，使其變?yōu)闋顟B(tài)，再點擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)界面：點擊【完成】按鈕，系統(tǒng)完成安裝并自動退出，返回到桌面，至此軟件安裝過程完成，請取出光盤。第三章系統(tǒng)啟動在Windows系統(tǒng)【開始】菜單中選擇：程序->南天檔案治理系統(tǒng)->南天檔案，即可啟動本系統(tǒng)，假如在桌面上建立了快捷方式的話，直接運行桌面的快捷方式，即可啟動本系統(tǒng)。一.系統(tǒng)登錄為了保證數(shù)據(jù)的安全性，每次在進入系統(tǒng)往常用戶需提供用戶名及密碼，假如用戶名或密碼不正確則不同意進入系統(tǒng)（密碼最小長度為8個字符（4個漢字），最大長度為16個字符（8個漢字））。登錄主界面如下：在初次使用本系統(tǒng)時，系統(tǒng)的默認的用戶名和密碼如下：用戶名：治理員密碼：12345678用戶能夠在系統(tǒng)維護中的【用戶治理】模塊中對默認值進行修改。假如你要對用戶名或密碼進行修改，請你一定要記住修改后的用戶名和密碼。進入系統(tǒng)后，整個應用的主界面如下：此界面是本系統(tǒng)的主界面，只要點擊相應的模塊圖片即可進入相對應的模塊操作菜單，點擊菜單就可進入相關(guān)操作界面。二．使用約定為了能快速、方便地使用好本系統(tǒng)，了解以下系統(tǒng)使用約定將有專門大關(guān)心。1.本系統(tǒng)中的所有功能差不多上針對主界面中的每個功能模塊來進行講明的，點擊模塊圖片，即可進入相應模塊菜單。2.假如是第一次使用本系統(tǒng)，必須在【系統(tǒng)維護】模塊中的【輔助字典】中做以下的初始化工作：①設(shè)置單位名稱②設(shè)置本單位的全宗信息③設(shè)置類不（問題/機構(gòu)）以上信息為必須維護項目，其他信息能夠依照具體使用情況進行選擇性維護。3.在進行文件登記或檔案著錄時，藍色字的數(shù)據(jù)項為必須輸入數(shù)據(jù)項，即一定要有數(shù)據(jù)輸入；黑色字的數(shù)據(jù)項可依照具體情況進行輸入。4.著錄時按回車鍵能夠使光標跳到下一個數(shù)據(jù)項，實現(xiàn)和Tab鍵相同的功能，當光標跳到最后一個數(shù)據(jù)項時，再按回車鍵，數(shù)據(jù)自動保存。5.在檔案著錄時,文件字號的格式必須按以下的格式輸入，不然在以后的表格打印時不規(guī)范。格式如：云辦發(fā)(2002)第1號或云辦發(fā)(2002)1號云辦發(fā)〔2002〕第1號或云辦發(fā)〔2002〕1號其中：()是半角狀態(tài)下的小括號，即在輸入英文狀態(tài)下的形式?！病呈橇堑姆嚼ㄌ枺⒁獠皇荹]。6.在檔案著錄時,檔號會自動生成，不需要手工進行輸入。7.原文治理原文治理的要緊功能是關(guān)聯(lián)檔案的原文，存入數(shù)據(jù)庫，并對檔案原文進行治理。原文類型能夠是圖片文件、WPS文件、WORD文件、AVI文件等等，在配有掃描儀的計算機上，也能夠直接對文件進行掃描。原文治理的界面如下：操作講明如下：⑴增加：若要增加一個文件，點擊該按鈕后打開如下界面：在該對話框中選中你要增加的文件，然后點擊【打開】按鈕即可增加一個文件。⑵掃描：在配有掃描儀的計算機上對文件原文進行掃描。⑶左移：改變所選中文件的順序，把所選中文件左移一個位置。⑷右移：改變所選中文件的順序，把所選中文件右移一個位置⑸刪除：刪除所選中的文件⑹改名：對所選中文件進行改名。選中要改名的文件，點擊【改名】按鈕后，選中文件下方的文字將會變成可編輯狀態(tài)，這時可輸入新的文件名。⑺保存：保存對原文所進行的操作（增加、刪除、改名等）。并將原文存入數(shù)據(jù)庫。⑻打開：打開文件，查看文件原文信息。選中要打開的文件，點擊【打開】按鈕，或者直接用鼠標雙擊要打開的文件，都能夠打開文件。假如選中的文件有默認打開方式，則系統(tǒng)以默認方式打開文件，假如選中的文件沒有默認打開方式，則系統(tǒng)提示選擇打開該文件的應用程序，如下：在該對話框中選中要用來打開所選文件的應用程序，然后點擊【打開】按鈕即可打開文件。⑼屬性：打開并查看所選文件的屬性窗口。⑽關(guān)心：打開原文治理的關(guān)心信息。⑾返回：關(guān)閉原文治理窗口。⑿單擊鼠標右鍵，能夠打開原文治理快捷菜單，快捷菜單中含有以上所有的按鈕操作。8.所有的查詢條件之間的關(guān)系是“與”（同時）的關(guān)系。查詢結(jié)果應滿足你設(shè)定的條件范圍。9.系統(tǒng)中所有的查詢都支持模糊查詢和二級查詢。不需要明白被查數(shù)據(jù)的完整信息，只要明白部分信息即可，如要查詢題名里含有“任免”的文件，只需在查詢窗口中的題名處輸入“任免”兩個字，或者在查詢窗口中的題名首字母處輸入“RM”，（漢字任免的聲母組合）就能夠把題名中所有含有“任免”的文件查找出來。假如查詢時在查詢窗口中的題名處輸入“任免通知”，或在題名首字母處輸入“RMTZ”,（漢字任免和通知的聲母組合）則查詢出含有“任免”和“通知”的文件，“任免”和“通知”不分先后順序。10.本系統(tǒng)出廠前通過了嚴格的殺毒檢驗，但為了防止用戶使用其他軟件時帶來其他病毒，建議用戶在所使用的計算機上安裝通過公安部認可的殺毒軟件，如瑞星、金山毒霸、諾頓等殺毒軟件。11.關(guān)心系統(tǒng)在使用系統(tǒng)過程中，點擊【關(guān)心】按鈕，或者按下鍵盤上的F1鍵，能夠打開關(guān)心信息。關(guān)心信息對使用系統(tǒng)做了詳細介紹。第四章收發(fā)文收發(fā)文模塊實現(xiàn)了收、發(fā)文登記，文件查詢、修改、歸檔、銷毀等日常文件治理工作的計算機化。一．收文登記收文登記要緊完成收文信息的錄入。是本單位收到的從上級機關(guān)及其他單位發(fā)送來的文件登記工作。文件的錄入是計算機治理文件的開始，是必要途徑，是計算機輔助文件治理的基礎(chǔ)。收文登記的主界面如下：登記時藍色字的數(shù)據(jù)項是必須輸入項。操作講明如下：假如當前錄入的文件有原文，可點擊【原文】按鈕，進入該份文件的原文治理界面，進行文件的原文治理。（參看【使用約定】中的原文治理部分）每次錄入完一條記錄項后，點擊【保存】按鈕，保存輸入的數(shù)據(jù)。每次錄入完一條記錄項后，點擊【辦理】標簽或【處理單】標簽按鈕，可轉(zhuǎn)到文件辦理情況或文件處理單情況，然后進行打印操作。點擊【批量打印處理單】按鈕，能夠調(diào)出已保存的文件進行打印處理單操作，并可同時打印多份文件處理單。如下述：①查詢：在左邊設(shè)置查詢條件，不必要明白要查數(shù)據(jù)的完整信息，只要明白部分信息即可，如查詢文件標題里含有“任免”的文件，只需在查詢窗口中的文件標題處輸入“任免”兩個字，就能夠把文件標題中所有含有“任免”的文件查找出來。點擊【高級】按鈕，能夠打開高級查詢條件設(shè)置窗口，進行更精確的查詢。②點擊要打印處理單的文件，使其被選中，假如要選擇多個文件，可按住Ctrl鍵然后選擇多個文件；假如要選擇連續(xù)的多個文件，可按住Shift鍵，先選擇起始文件，再選擇結(jié)束文件，如此中間的文件將被全部選中。點擊【全選】按鈕，可選中全部文件，點擊【不選】按鈕，可清除選中的文件。③點擊【處理單】按鈕，可轉(zhuǎn)到文件處理單情況，然后進行打印操作。點擊【關(guān)心】按鈕，或按下鍵盤上F1按鈕，打開收文登記的關(guān)心信息。返回：關(guān)閉收文登記窗口。二．發(fā)文登記發(fā)文登記要緊完成發(fā)文信息的錄入。是按國家和有關(guān)單位的規(guī)定對本單位向外發(fā)出的文件條目的登記工作。發(fā)文登記的主界面如下：登記時藍色字的數(shù)據(jù)項是必須輸入項。操作講明如下：假如當前錄入的文件有原文，可點擊【原文】按鈕，進入該份文件的原文治理界面，進行文件的原文治理。（參看【使用約定】中的原文治理部分）每次錄入一條完整記錄后，點擊【保存】按鈕，保存輸入的數(shù)據(jù)。點擊【關(guān)心】按鈕，或按下鍵盤上F1按鈕，打開發(fā)文登記的關(guān)心信息。返回：關(guān)閉發(fā)文登記窗口。三．文件查詢將已錄入的文件信息快速查詢出來。主界面如下：操作講明如下：1.查詢：在左邊設(shè)置查詢條件，不必要明白要查數(shù)據(jù)的完整信息，只要明白部分信息即可，如要查詢文件標題里含有“任免”的文件，只需在查詢窗口中的文件標題處輸入“任免”兩個字，就能夠把文件標題中所有含有“任免”的文件查找出來。點擊【高級】按鈕，能夠打開高級查詢條件設(shè)置窗口，進行更精確的查詢。2.原文：假如已錄入的文件有原文，則會在行號左邊有圖標顯示，可點擊【原文】按鈕，進入該份文件的原文治理界面，進行文件的原文查詢。（參看【使用約定】中的原文治理部分）3.后退：查看上一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往后翻。4.前進：查看下一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往前翻。5.卡片：進入數(shù)據(jù)的卡片掃瞄界面，同時只能看到一條文件數(shù)據(jù)記錄。如下圖：6.轉(zhuǎn)存：將當前所選中的文件記錄另存為其他形式文件，如Excel、Txt等。7.定位：假如查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此能夠直接定位到你要看的那一條文件記錄。如下圖：在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看的文件記錄。8.網(wǎng)格：進入數(shù)據(jù)的網(wǎng)格掃瞄界面，同時能夠看到多條文件數(shù)據(jù)。在該界面下不能對數(shù)據(jù)進行修改。9.排序：對數(shù)據(jù)進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)置窗口，如下圖：在該窗口中能夠設(shè)置是按哪個數(shù)據(jù)項來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中。能夠選擇多個排序字段。排序字段的順序能夠通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。在右邊的【排序字段】中，假如選中了排序字段后面的升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。10.打印：把查詢結(jié)果打印出來。如下圖：關(guān)心：打開文件查詢的關(guān)心信息。返回：關(guān)閉文件查詢窗口。四．文件修改要緊對已錄入的文件進行適當?shù)男薷?，保證文件信息的準確性。主界面如下：對已錄入的文件信息進行修改，必須先把要修改的文件信息查詢出來，然后才能進行修改。操作講明如下：1.查詢：在左邊設(shè)置查詢條件，不需要明白要查數(shù)據(jù)的完整信息，只要明白部分信息即可，如要查詢文件標題里含有“任免”的文件，只需在查詢窗口中的文件標題處輸入“任免”兩個字，就能夠把文件標題中所有含有“任免”的文件查找出來。點擊【高級】按鈕，能夠打開高級查詢條件設(shè)置窗口，進行更精確的查詢。2.原文：假如已錄入的文件信息有原文，則會在行號左邊有圖標顯示，可點擊【原文】按鈕，進入該份文件的原文治理界面，進行文件的原文修改。（參看【使用約定】中的原文治理部分）3.后退：查看上一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往后翻。4.前進：查看下一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往前翻。5.定位：假如查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此能夠直接定位到你要看的那一條文件記錄。如下圖：6.排序：對數(shù)據(jù)進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)置窗口，如下圖：在該窗口中能夠設(shè)置是按哪個數(shù)據(jù)項來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中。能夠選擇多個排序字段。排序字段的順序能夠通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。在右邊的【排序字段】中，假如選中了排序字段后面的升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。7.修改：當查詢出文件信息后，先選中要修改的文件信息，再點擊【修改】按鈕，能夠打開文件修改窗口，在此窗口中對文件信息進行修改后，點擊【保存】即可保存修改后的信息。8.批量修改：當查詢出文件信息后，點擊【批量修改】按鈕，打開如下界面：先選擇‘著錄項目’，然后在‘查找內(nèi)容’中輸入修改前的內(nèi)容，在‘替換為’中輸入修改后的內(nèi)容，點擊【查找下一個】按鈕，查詢出數(shù)據(jù)后，點擊【替換】按鈕，可替換當前記錄；或者點擊【全部替換】按鈕，進行全部替換操作。9.關(guān)心：打開文件修改的關(guān)心信息。10．返回：關(guān)閉文件修改窗口。五．文件歸檔文件歸檔要緊用于已錄入收、發(fā)文登記信息后，歸檔按收文和發(fā)文的年份、問題（機構(gòu)）、保管期限，對文件自動分類，整理組成檔案，并依照需要任意調(diào)整件號，自動產(chǎn)生相應的歸檔文件目錄。假如歸檔錯誤，能夠先撤消錯誤的歸檔，修改后重新歸檔。（注意：新規(guī)則取消案卷、卷內(nèi)兩級目錄）主界面如下：操作講明如下：文件歸檔①．查詢：在對文件進行歸檔前，先要查找到你要歸檔的文件，然后才能對它進行歸檔。輸入查詢條件，假如不輸入文件題名和文件字號，則查詢出這一年、那個問題（機構(gòu)）的全部記錄。如下：點擊要歸檔的文件，使其被選中，假如要選擇多個文件，可按住Ctrl鍵然后選擇多個文件；假如要選擇連續(xù)的多個文件，可按住Shift鍵，先選擇起始文件，再選擇結(jié)束文件，如此中間的文件將被全部選中。點擊【全選】按鈕，可選中全部文件，點擊【不選】按鈕，可清除選中的文件。②．歸檔：選擇好要歸檔的文件后，設(shè)置歸檔文件的保管期限和件號，如下：然后點擊【歸檔】按鈕，即可進行歸檔操作。歸檔文件調(diào)整①．件號調(diào)整：假如歸檔時件號設(shè)置錯誤，可用此功能修改件號，界面如下：依照全宗、年代、問題（機構(gòu)）、保管期限進行已歸檔文件的查詢。查詢到結(jié)果后，選中查詢到的文件，即可修改其件號，修改完成后，點擊【保存】按鈕進行保存。②．撤消歸檔：假如歸檔錯誤，可用此功能撤消錯誤歸檔，然后再重新進行正確歸檔。界面如下：依照全宗、年代、問題（機構(gòu)）、保管期限進行已歸檔文件的查詢。查詢到結(jié)果后，選中查詢到的文件，點擊【撤消】按鈕，即可撤消歸檔。然后可對文件重新進行正確的歸檔。歸檔文件編目①．歸檔文件目錄：將歸檔后的文件信息編制目錄并能夠打印輸出。界面如下：點擊【編目】按鈕，即可看到所選數(shù)據(jù)編目后的表格。點擊【設(shè)置】按鈕，對表格中表頭和頁腳中的顯示數(shù)據(jù)進行設(shè)置。點擊【頁面】按鈕，對表格的邊框、打印紙、縮放比例、打印方向等進行設(shè)置。點擊【打印】按鈕，表格設(shè)置好后，能夠打印編好的目錄表格，假如沒有查詢到要編目的數(shù)據(jù)，則打印一張空表。打印時假如要編目的數(shù)據(jù)沒有填滿一張紙，系統(tǒng)會自動在表格后面補空行，填滿一張紙。②．歸檔文件目錄封面：生成一份歸檔文件目錄的封面。界面如下：依照全宗、年代、問題（機構(gòu)）、保管期限進行編目，點擊【編目】，即可看到所選數(shù)據(jù)編目好的表格。點擊【打印】，即可打印歸檔文件目錄封面。文件遷移到檔案庫將收、發(fā)文整理歸檔的文件遷移到檔案庫，實現(xiàn)文檔一體化。界面如下：點擊【查詢】按鈕，會將已歸檔但還未傳輸?shù)綑n案庫的歸檔文件查詢出來，點擊要遷移的歸檔文件，使其被選中，假如要選擇多個歸檔文件，可按住Ctrl鍵然后選擇多個歸檔文件；假如要選擇連續(xù)的多個歸檔文件，可按住Shift鍵，先選擇起始歸檔文件，再選擇結(jié)束歸檔文件，如此中間的歸檔文件將被全部選中。再點擊【遷移】按鈕，即可將歸檔文件遷移到檔案庫。六．文件銷毀要緊用于對差不多登記過的但不參加歸檔的收文、發(fā)文做銷毀操作，以便形成銷毀文件目錄。主界面如下：操作講明如下：1.文件銷毀：對差不多登記過的但不參加歸檔的收文、發(fā)文做銷毀操作。先設(shè)定相應的查詢條件，再點擊【查詢】按鈕，查詢出要銷毀的文件。點擊要銷毀的文件，使其被選中，假如要選擇多個文件，可按住Ctrl鍵然后選擇多個文件；假如要選擇連續(xù)的多個文件，可按住Shift鍵，先選擇起始文件，再選擇結(jié)束文件，如此中間的文件將被全部選中。再點擊【銷毀】按鈕，即可銷毀文件。（注意：執(zhí)行此操作并沒有把文件信息從數(shù)據(jù)庫中刪除，只在數(shù)據(jù)庫中做銷毀標記，還可恢復）2.撤消銷毀：假如執(zhí)行了錯誤的銷毀操作，可利用此功能將被銷毀的文件恢復。界面如下：先設(shè)定相應的查詢條件，再點擊【查詢】按鈕，查詢出要恢復的銷毀文件。點擊要恢復的銷毀文件，使其被選中，假如要選擇多個文件，可按住Ctrl鍵然后選擇多個文件；假如要選擇連續(xù)的多個文件，可按住Shift鍵，先選擇起始文件，再選擇結(jié)束文件，如此中間的文件將被全部選中。點擊【恢復】按鈕，即可使其恢復為沒有銷毀的文件，又能夠參加文件的歸檔。點擊【刪除】按鈕，把通過銷毀的文件從數(shù)據(jù)庫中完全刪除，以后將不能進行恢復（注意：此操作要慎用，一旦做了此操作，經(jīng)此操作刪除的銷毀文件目錄也將不復存在）。3.銷毀文件目錄：將銷毀后的文件信息編制目錄并能夠打印輸出。界面如下：點擊【查詢】按鈕，打開如下界面：設(shè)置查詢條件后點擊【查詢】按鈕，可看到條件范圍內(nèi)編目好的銷毀文件信息。點擊【打印】按鈕，表格設(shè)置好后，能夠打印編好的目錄表格，假如沒有查詢到要編目的數(shù)據(jù)，則打印一張空表。打印時假如要編目的數(shù)據(jù)沒有填滿一張紙，系統(tǒng)會自動在表格后面補空行，填滿一張紙。第五章數(shù)據(jù)整理數(shù)據(jù)整理模塊實現(xiàn)了檔案的著錄、修改、鑒定銷毀以及設(shè)置自動標引等治理工作的計算機化。下面分不介紹每個功能：一．檔案著錄 檔案著錄要緊完成各種檔案信息的錄入。是以后檔案查詢利用、借閱、統(tǒng)計的基礎(chǔ)。檔案著錄的主界面如下：在上一界面中能夠選擇要著錄檔案的類型，有文書檔案、科技檔案、照片檔案、會計檔案、實物檔案幾種。下面以文書檔案的著錄為例，其他操作類似。點擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面：在該界面中能夠著錄文書檔案的數(shù)據(jù)，著錄時分為著錄案卷級、著錄文件級和新規(guī)則進行著錄。如上圖，是著錄案卷級的例子。著錄時藍色字的數(shù)據(jù)項是必須輸入項。在著錄時檔號是自動生成的，不需要進行手工輸入。假如選中了后臺自動標引復選框，則在輸入完題名后，系統(tǒng)將自動在后臺標引文件的主題詞和分類碼。操作講明如下：在著錄新規(guī)則檔案時，選中【文書檔案（新規(guī)則）】前的復選框。在著錄老標準檔案時，不選中【文書檔案（新規(guī)則）】前的復選框；著錄案卷級檔案時，選中【著錄案卷級】前的復選框，著錄文件級檔案時，選中【著錄文件級】前的復選框。假如當前錄入的檔案記錄有原文，可點擊【原文】按鈕，進入該份檔案的原文治理界面，進行檔案的原文治理。（參看【使用約定】中的原文治理部分）4.在每次錄入完一條完整記錄后，點擊【保存】按鈕，保存輸入的數(shù)據(jù)。5.點擊【關(guān)心】按鈕，或按下鍵盤上F1按鈕，打開檔案著錄的關(guān)心信息。6.返回：關(guān)閉檔案著錄窗口。二．檔案修改檔案修改是對著錄進數(shù)據(jù)庫的錯誤檔案數(shù)據(jù)進行修改，包括對檔案條目數(shù)據(jù)的修改、刪除檔案數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)的原文治理。檔案修改的主界面如下：在上一界面中能夠選擇要修改檔案的類型，有文書檔案、科技檔案、照片檔案、會計檔案、實物檔案幾種。下面以文書檔案的修改為例，其他操作類似。點擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面：操作講明如下：1.查詢：在左邊設(shè)置查詢條件，不需要明白要查數(shù)據(jù)的完整信息，只要明白部分信息即可，如你要查詢題名中含有“任免”的文件，只需在查詢窗口中的題名處輸入“任免”兩個字，就能夠把題名中所有含“任免”的文件查找出來。點擊【高級】按鈕，能夠打開高級查詢條件設(shè)置窗口，進行更精確的查詢。2.原文：假如已錄入的檔案信息有原文，則會在行號左邊有圖標顯示，可點擊【原文】按鈕，進入該份檔案的原文治理界面，進行檔案的原文修改。（參看【使用約定】中的原文治理部分）3.后退：查看上一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往后翻。4.前進：查看下一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往前翻。5.定位：假如查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此能夠直接定位到你要看的那一條檔案記錄。如下圖：在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看的檔案記錄。6.排序：對數(shù)據(jù)進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)置窗口，如下圖：在該窗口中能夠設(shè)置是按哪個數(shù)據(jù)項來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中。能夠選擇多個排序字段。排序字段的順序能夠通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。在右邊的【排序字段】中，假如選中了排序字段后面的升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。7.修改：當查詢出檔案信息后，先選中要修改的檔案信息，再點擊【修改】按鈕，能夠打開檔案修改窗口，在此窗口中對檔案信息進行修改后，點擊【保存】即可保存修改后的信息。8.批量修改：當查詢出文件信息后，點擊【批量修改】按鈕，打開如下界面：先選擇‘著錄項目’，然后在‘查找內(nèi)容’中輸入修改前的內(nèi)容，在‘替換為’中輸入修改后的內(nèi)容，點擊【查找下一個】按鈕，查詢出數(shù)據(jù)后，點擊【替換】按鈕，可替換當前記錄；或者點擊【全部替換】按鈕，進行全部替換操作。9.全宗修改：在點擊查詢后并輸入查詢條件查詢出所要修改的全宗號點擊修改全宗并輸入新的全宗號確定即可。10.件號調(diào)整：點擊查詢并輸入你所要修改檔案的條件查詢出所需要的檔案后就能夠任意調(diào)整各件檔案的位置以及他們的件號。11.保管期限修改：點擊查詢后輸入要修改的檔案的條件查詢出所要修改的保管期限后點擊修改保管期限并輸入新的保管期限確定即可。12.關(guān)心：打開檔案修改的關(guān)心信息。13.返回：關(guān)閉檔案修改窗口。三．自動標引自動標引是讓系統(tǒng)自動標引出主題詞和分類號，目的是為了減輕著錄工作人員的工作。自動標引的主界面如下：操作講明如下：1.查詢：在對文件進行標引前，先要查找到你要標引的文件記錄，然后才能對文件進行自動標引。輸入查詢條件的界面如下：在該查詢條件輸入界面中，有三種查詢方式可供選擇：簡單查詢、高級查詢和自定義查詢。選擇其中的一種查詢方式后，輸入你要查詢的條件，然后點擊【查詢】按鈕，即可查到你所要的檔案記錄。在查詢時假如選擇了【在結(jié)果中查詢】復選框，那么這次查詢確實是在上一次的查詢結(jié)果接著查詢，縮小查詢結(jié)果。2.后退：查看上一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往后翻。3.前進：查看下一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往前翻。4.全選：全部選中查詢到的數(shù)據(jù)，即對所有查詢到的數(shù)據(jù)進行標引。5.不選：清除你選中的數(shù)據(jù)的選中標記，使它成為沒有選中的狀態(tài)。假如你要選中某條記錄，那么點擊該條記錄前的【選中】復選框，出現(xiàn)為選中狀態(tài)，出現(xiàn)為不選中狀態(tài)。在標引時，系統(tǒng)只對選中的記錄數(shù)據(jù)進行自動標引。6.定位：假如查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此能夠直接定位到你要看的那一條檔案記錄。如：在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看的檔案記錄。7.標引：系統(tǒng)對選中的檔案記錄開始進行自動標引。8.停止：取消當前的標引操作。9.保存：保存系統(tǒng)對文件的標引結(jié)果。排序：對數(shù)據(jù)進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)置窗口，如下：在該窗口中能夠設(shè)置是按哪個數(shù)據(jù)項來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中。能夠選擇多個排序字段。排序字段的順序能夠通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。在右邊的【排序字段】中，假如選中了排序字段后面的升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。11.關(guān)心：打開自動標引的關(guān)心信息。12.返回：關(guān)閉自動標引窗口。四．鑒定銷毀該模塊對到期的檔案進行銷毀處理，對檔案的保管期限和密級進行降級處理。主界面如下：操作講明如下：1.查詢：在鑒定、銷毀處理前必須要查找到你要鑒定或銷毀的檔案，然后才能對它們進行鑒定或銷毀操作。輸入查詢條件的界面如下：在該查詢條件輸入界面中，有三種查詢方式可供選擇：簡單查詢、高級查詢和自定義查詢。選擇其中的一種查詢方式后，輸入你要查詢的條件，然后點擊【查詢】按鈕，即可查到你所要的檔案記錄。在查詢時假如選擇了【在結(jié)果中查詢】復選框，那么這次查詢確實是在上一次的查詢結(jié)果接著查詢，縮小查詢結(jié)果。2.后退：查看上一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往后翻。3.前進：查看下一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往前翻。4.全選：全部選中查詢到的數(shù)據(jù)，即對所有查詢到的數(shù)據(jù)進行鑒定或銷毀。5.不選：清除你選中的數(shù)據(jù)的選中標記，使它成為沒有選中的狀態(tài)。假如你要選中某條記錄，那么點擊該條記錄前的【選中】復選框，出現(xiàn)為選中狀態(tài)，出現(xiàn)為不選中狀態(tài)。在鑒定或銷毀時，系統(tǒng)只對選中的記錄數(shù)據(jù)進行操作。6.定位：假如查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此能夠直接定位到你要看的那一條檔案記錄。如：在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看的檔案記錄。7.鑒定：系統(tǒng)對選中的檔案記錄開始進行鑒定。如：在該界面中選擇鑒定的條件，分不對保管期限和密級進行降級處理，選擇保管期限變更時，系統(tǒng)會把選中記錄且對應保管期限的文件的保管期限變更為后來選擇的保管期限。選擇密級變更時，系統(tǒng)會把選中記錄且對應密級的文件的密級變更為后來選擇的密級。8.銷毀：系統(tǒng)對選中的檔案記錄開始進行銷毀。如：在該界面中選擇銷毀條件，選擇好要銷毀檔案保管期限和密級，系統(tǒng)會把選中記錄且對應保管期限和密級的檔案進行銷毀。9.保存：保存系統(tǒng)對檔案的鑒定銷毀結(jié)果。10.排序：對數(shù)據(jù)進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)置窗口，如下：在該窗口中能夠設(shè)置是按哪個數(shù)據(jù)項來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中。能夠選擇多個排序字段。排序字段的順序能夠通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。在右邊的【排序字段】中，假如選中了排序字段后面的升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。11.關(guān)心：打開鑒定銷毀的關(guān)心信息。12.返回：關(guān)閉鑒定銷毀窗口。第六章檢索查詢一．檔案查詢檔案查詢是對錄入數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)進行查詢，是檔案的要緊應用之一。利用系統(tǒng)強大的模糊查詢功能對已錄入的檔案信息進行查詢。確定文件是否差不多存在，并可查看檔案的詳細信息及原文。檔案查詢的主界面如下：在上一界面中能夠選擇要查詢檔案的類型，有文書檔案、科技檔案、照片檔案、會計檔案、實物檔案幾種。下面以文書檔案的查詢?yōu)槔?，其他操作類似。點擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面：操作按鈕如下：1.查詢：在左邊設(shè)置查詢條件，不需要明白要查數(shù)據(jù)的完整信息，只要明白部分信息即可，如你要查詢文件標題里含有“任免”的文件，只需在查詢窗口中的文件標題處輸入“任免”兩個字，就能夠把文件標題中所有含有“任免”的文件查找出來。點擊【高級】按鈕，能夠打開高級查詢條件設(shè)置窗口，進行更精確的查詢。2.原文：假如已錄入的檔案信息有原文，則會在行號左邊有圖標顯示，可點擊【原文】按鈕，進入該份檔案的原文治理界面，進行檔案的原文查詢。3.后退：查看上一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往后翻。4.前進：查看下一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往前翻。5.卡片：進入數(shù)據(jù)的卡片掃瞄界面，同時只能看到一條檔案數(shù)據(jù)。如下圖：6.轉(zhuǎn)存：將當前所選中的檔案記錄另存為其他形式文件，如Excel、Txt等。7.定位：假如查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此能夠直接定位到你要看的那一條檔案記錄。如下圖：在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看的檔案記錄。8.網(wǎng)格：進入數(shù)據(jù)的網(wǎng)格掃瞄界面，同時能夠看到多條檔案數(shù)據(jù)。在該界面下不能對數(shù)據(jù)進行修改。9.排序：對數(shù)據(jù)進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)置窗口，如下圖：在該窗口中能夠設(shè)置是按哪個數(shù)據(jù)項來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中。能夠選擇多個排序字段。排序字段的順序能夠通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。在右邊的【排序字段】中，假如選中了排序字段后面的升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。10.打印：把查詢結(jié)果打印出來。如下圖：11.關(guān)心：打開檔案查詢的關(guān)心信息。12.返回：關(guān)閉檔案查詢窗口。第七章借閱利用一．利用治理此功能要緊用于增加、刪除、修改利用人信息，錄入利用人手續(xù)的審核、權(quán)限認定、調(diào)檔審核情況，利用業(yè)務(wù)辦理（借閱、歸還、續(xù)借、催還、調(diào)卷）。界面如下：模式選擇分為四種：⑴．掃瞄模式：該模式下上面劃線的區(qū)域只能看，不能編輯。⑵．新增模式：該模式下上面劃線的區(qū)域能夠編輯，同時【加入】按鈕變亮，你能夠輸入利用人姓名，證件名稱和號碼，聯(lián)系電話及單位名稱。⑶．修改模式：該模式下你能夠修改利用人的信息，而且在那個模式下，當選中某一利用人后工具欄上【刪除】按鈕才能夠恢復為激活狀態(tài)。⑷．查詢模式：該模式下能夠以姓名、證件名稱、證件號碼、聯(lián)系電話及單位名稱為條件項查找利用人。操作講明如下：1.新增：將模式選擇設(shè)置為【新增】。2.刪除：刪除利用人（當前模式必須設(shè)置為【修改】，該項功能才能使用）。3.審核：利用人手續(xù)審核情況、調(diào)檔審核情況及權(quán)限認定情況的錄入修改。當選中要辦理的借閱（利用人）后，點擊【審核】按鈕，打開如下界面：來借閱（查找）檔案的人，都需要到有關(guān)上級部門辦理相關(guān)手續(xù)，其手續(xù)審核情況和調(diào)檔審核情況、批準的可調(diào)檔權(quán)限（點擊按鈕能夠選擇多項）填入上面對應項中。4.借閱治理：進入借閱治理模塊，辦理具體利用業(yè)務(wù)（辦理借閱、歸還、續(xù)借、催還、調(diào)卷等業(yè)務(wù)）。選中利用人后，點擊【借閱治理】按鈕，打開如下界面（注意：首先要確信該利用人差不多作過了手續(xù)審核）：①增加：新增加一份檔案借閱記錄。點擊【增加】按鈕后，打開如下界面：檔號右邊的，用來關(guān)心選擇需要調(diào)閱的檔案，單擊之后彈出選擇要查詢的檔案窗口：先設(shè)置一定的條件選擇出相應的檔案信息后，即可選擇要查詢的檔案。（一個條件也不輸入查詢出全部檔案）選定檔案后，點擊【確定返回】按鈕，返回到利用檔案登記單，再輸入其他信息后，點擊【增加】，即可保存新建的利用檔案登記單。②修改：修改當前選中的檔案利用借閱信息。當用戶先選中一條檔案利用查閱信息后，點擊【修改】圖標之后彈出的窗體和增加窗體有些類似，然而增加了是否歸還、續(xù)借、歸還日期及利用結(jié)果幾個數(shù)據(jù)項，同時沒有了檔案選擇按鈕而且檔號、類不和題名都為灰色表示，是不能修改的項。③刪除：刪除當前選中的檔案利用借閱信息。先選中一條記錄（雙擊檔案利用借閱信息），點擊【刪除】按鈕后，系統(tǒng)會提示你是否刪除，以防止誤操作產(chǎn)生。注意：假如該份記錄顯示用戶借閱利用的檔案未歸還的話，則系統(tǒng)禁止刪除操作。提示信息如下：④歸還：利用人歸還檔案，使用該項。先選中一條記錄（雙擊檔案利用借閱信息），點擊【歸還】按鈕后，系統(tǒng)會提示：接下來需要錄入利用結(jié)果：⑤續(xù)借：利用人續(xù)借檔案，使用該項進行延期。當用戶點擊【續(xù)借】按鈕之后，系統(tǒng)提示輸入續(xù)借天數(shù)：⑥催還單：對未歸還的檔案利用產(chǎn)生催還單。將產(chǎn)生類似下面的催還單：⑦調(diào)卷單：對借閱的檔案產(chǎn)生調(diào)卷單。將產(chǎn)生類似下面的調(diào)卷單：注意：當用戶在利用檔案信息列表中沒有選中的記錄時，修改、刪除、歸還、續(xù)借、催還單及調(diào)卷單的圖標和文字將成為未激活狀態(tài)（灰色底色）不可用狀態(tài)，選中一條記錄時，所有的圖標都可用，然而選中兩條及兩條以上時，工具欄上的修改、刪除、歸還、續(xù)借都變?yōu)椴豢捎脿顟B(tài)，那個地點要緊是為方便同時產(chǎn)生多條記錄的調(diào)卷單及催還單5.關(guān)心：打開利用治理的關(guān)心信息。6.退出：關(guān)閉利用治理窗口。二．利用查詢可按照借閱利用人或按照檔案查詢，假如利用人檔案未歸還能夠作催還。界面如下圖：查詢能夠按用戶或者按檔案來查詢。操作講明如下：1.在窗體左面輸入相應的查詢條件，點擊【查詢】按鈕查找滿足條件的結(jié)果，結(jié)果顯示在右面列表中2.查詢?yōu)槟：樵?，要查找題名中包含“通知”的檔案，在題名項中只需要鍵入“通知”兩個字即可。3.窗體右面分為上下兩個列表，按照用戶查詢，上面是用戶列表，下面是當前用戶借閱的檔案列表；按照檔案查詢，則上面顯示的是檔案列表，下面是當前檔案的借閱（利用）人列表。當選中檔案之后，你就能夠使用【催還單】按鈕來產(chǎn)生催還單了。4.關(guān)心：打開利用查詢的關(guān)心信息。5.退出：關(guān)閉利用查詢窗口。三．利用統(tǒng)計系統(tǒng)預定義了7種統(tǒng)計方式，它們是：按全宗號統(tǒng)計、按檔案統(tǒng)計、按年代統(tǒng)計、按歷史時期統(tǒng)計、按類不（問題/機構(gòu)）統(tǒng)計、按利用目的統(tǒng)計、按利用方式統(tǒng)計。并能夠定義統(tǒng)計的日期，所定義的日期是指利用人借閱檔案的日期，并提供打印輸出功能。界面如下：操作講明如下：1.統(tǒng)計：利用檔案的統(tǒng)計。在窗體左面選擇好統(tǒng)計的方式，在統(tǒng)計日期上輸入借閱利用的起止日期，點擊【統(tǒng)計】按鈕即可進行統(tǒng)計。2.打?。捍蛴〗y(tǒng)計結(jié)果。3.關(guān)心：打開利用統(tǒng)計的關(guān)心信息4.退出：關(guān)閉利用治理窗口。第八章檔案編目一．檔案編目對各種檔案信息編制各種目錄并能夠打印輸出。目錄形式為檔案全引目錄、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄,歸檔文件目錄、分類目錄、專題目錄、案卷封面歸檔文件目錄封面等。檔案編目的界面如下：在上一界面中能夠選擇要編目檔案的類型，有文書檔案、科技檔案、照片檔案、會計檔案、實物檔案幾種。下面以文書檔案的編目為例，其他操作類似。點擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面：操作講明如下：1.選擇目錄：在該界面中假如要編目，你首先要在【目錄】按鈕或【目錄表格】菜單下選擇你要編目的目錄，如：選擇要編目的目錄（假如選擇【自定義表格】則彈出報表生成器窗口，操作請查閱自定義表格講明）。2.編目：點擊【編目】按鈕，輸入要編目的條件（要編目的目錄不同，編目條件也不一樣），以卷內(nèi)目錄為例，編目條件如：輸入編目條件后，按【確定】按鈕即查詢到符合條件的編目數(shù)據(jù)。如：在該界面中，假如不想打印某條檔案記錄，使該條記錄前的【選中】復選框，變?yōu)椴贿x中狀態(tài)，即顯示。點擊【表格】標簽，即可看到所選數(shù)據(jù)編目好后的表格。如：3.轉(zhuǎn)換EXECL：當本機無打印機時能夠?qū)⒖吹降哪夸洷砀褶D(zhuǎn)化為EXECL表格帶到其他機器打印，直接點擊界面上方的EXECL按鈕就能夠?qū)⒈砀癖４嬖诒緳C上4.排序：對編目檔案數(shù)據(jù)進行排序。5.設(shè)置：對表格中表頭和頁腳中的顯示數(shù)據(jù)進行設(shè)置。如下：選中【頁腳中顯示頁數(shù)】復選框，則在頁腳中顯示【第幾頁共幾頁】標簽，不選中則不顯示；選中【表頭中顯示保管期限】復選框，則在表頭中顯示【保管期限】標簽，不選中則不顯示；選中【表頭中顯示類不】復選框，則在表頭中顯示【類不】標簽，不選中則不顯示。6.頁面：對表格的邊框、打印紙、縮放比例、打印方向等進行設(shè)置。設(shè)置好后，系統(tǒng)會保存當前的設(shè)置，下次再進入時，系統(tǒng)會以該設(shè)置顯示表格邊框、縮放比例等。如下：在該界面中能夠設(shè)置、調(diào)整打印紙的大小和打印的方向。在該界面中能夠設(shè)置顯示比例和縮放比例。調(diào)整顯示比例只是調(diào)整表格顯示出來的大小，并沒有改變表格的實際大小。而調(diào)整縮放比例能夠改變表格的實際大小，使表格變大或變小。在該界面中能夠設(shè)置表格上下左右的邊框，只要調(diào)整相應方向上的數(shù)值，即可調(diào)整表格的邊框，邊調(diào)整邊能夠在后面的表格中看到調(diào)整后的效果。7.打?。罕砀裨O(shè)置好后，能夠打印編好的目錄表格，假如沒有查詢到要編目的數(shù)據(jù)，則打印一張空表。打印時假如要編目的數(shù)據(jù)沒有填滿一張紙，系統(tǒng)會自動在表格后面補空行，填滿一張紙。如：打印時，能夠依照需要打印頁碼，選擇【全部】則打印表格中的因此頁；選擇【當前頁】則只打印當前看到的頁；選擇【頁碼范圍】則自定義要打印的頁。在【打印份數(shù)】中輸入要打印的份數(shù)。8.關(guān)心：打開檔案編目的關(guān)心信息。9.返回：關(guān)閉檔案編目窗口。二．編研材料檔案編研工作是指檔案館（室）依照社會利用的需要，對檔案內(nèi)容進行研究和編纂的工作。本模塊為您提供專業(yè)的模板文件，輔助用戶撰寫編研材料。界面如下：操作講明如下：1.增加：增加一個文件，點擊該按鈕后出現(xiàn)一個界面：在該對話框中選中要增加的材料格式。2．左移：改變所選中文件的順序，把所選中文件左移一個位置。3．右移：改變所選中文件的順序，把所選中文件右移一個位置。4.刪除：刪除所選中的文件。5.改名：對所選中文件進行改名。點擊該【按鈕】后，選中文件下方的文字將會變成可編輯狀態(tài)，這時可輸入新的文件名。6.保存：保存對材料所進行的操作。（增加、刪除、改名等）并將材料存入數(shù)據(jù)庫。7.打開：打開文件，查看文件原文信息。選中要打開的文件，點擊【打開】按鈕，或者直接用鼠標雙擊要打開的文件，都能夠打開文件。假如選中文件有默認的打開方式，則系統(tǒng)以默認的方式打開文件，假如選中的文件沒有默認的打開方式，則系統(tǒng)提示你選擇打開該文件的應用程序，如下：在該對話框中選中你要用來打開所選文件的應用程序，然后點擊【打開】按鈕即可打開文件。8.屬性：打開并查看所選文件的屬性窗口。9.關(guān)心：打開編研材料的關(guān)心信息。10.返回：關(guān)閉編研材料窗口。11.單擊鼠標右鍵，能夠打開編研材料治理快捷菜單，快捷菜單中含有以上所有的按鈕操作。三．自定義表格關(guān)于報表的自定義功能，系統(tǒng)提供了報表生成器用以實現(xiàn)。該報表生成器實現(xiàn)以鼠標操作為主的自定義報表功能，除提供差不多的報表設(shè)定功能外，還提供報表模板、自定義數(shù)據(jù)源和報表向?qū)ё詣觿?chuàng)建新報表等功能。操作界面友好、操作方便、易學易用、安全可靠、維護方便。其要緊操作界面如下：工作區(qū)工具欄菜單欄工作區(qū)工具欄菜單欄報表生成器分為三個區(qū)域，上方區(qū)域為菜單欄，中間區(qū)域為工具欄，下方白色背景區(qū)域為工作區(qū)。報表生成器使用約定：⑴．對象：工作區(qū)中報表的組成元素，包括標題、表頭、報表數(shù)據(jù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、邊框、頁眉、頁腳，數(shù)據(jù)統(tǒng)計等。⑵．選中狀態(tài)：點擊工作區(qū)中相應的對象，當其邊框上顯示出黑點時，該對象就處于選中狀態(tài)，否則處于非選中狀態(tài)。注意：支持按住Ctrl鍵多選。⑶．工作區(qū)講明：工作區(qū)是報表的組成區(qū)，能夠在工作區(qū)中對報表的各個對象進行調(diào)整，以達到中意的效果，缺省情況下，報表包括標題、表頭、數(shù)據(jù)等部分，頁眉、頁腳可用工具欄中【報表對象】項的兩項添加和刪除。其中，頁眉在每一頁的上方顯示，頁腳在每一頁下方顯示；標題在報表的第一頁顯示；表頭對應于數(shù)據(jù)對象各列的講明，數(shù)據(jù)對象表示數(shù)據(jù)源中的各數(shù)據(jù)字段，對應于數(shù)據(jù)源中的字段的值，當報表中有數(shù)據(jù)時，表頭和數(shù)據(jù)在每一頁顯示。⑷.右鍵菜單：將常用的幾個功能放在右鍵菜單中，便于操作。在工作區(qū)中單擊鼠標右鍵，顯示如下界面：其中有四個操作項：全選本欄對象執(zhí)行的操作為選擇當前一欄的全部對象，使其全部處于選中狀態(tài)；全選本欄線條執(zhí)行的操作為選擇當前一欄的全部線條，是其全部處于選中狀態(tài)；自動調(diào)整本欄內(nèi)對象高度執(zhí)行的操作為使當前一欄的全部對象自動調(diào)整為當前欄的高度；本欄自動添加表格線執(zhí)行的操作為當前欄的全部對象自動添加上表格線，同時表格線規(guī)范的放置，上下左右會自動對齊。⑸．置于最前，置于最后：由于報表由一系列對象組成，在同一欄中就有可能存在對象相互重疊的情況，現(xiàn)在可用工具欄中【對象對齊】項的來進行設(shè)定。操作講明如下：1．新建點擊菜單欄【新建】按鈕后，能夠打開如下界面：本功能用于創(chuàng)建一份新的報表，也可使用向?qū)?chuàng)建新報表，假如使用【使用向?qū)陆▓蟊怼縼硇陆▓蟊?，能夠?qū)⒍嗖襟E集合在一起，更方便地制作報表，因此推舉使用【使用向?qū)陆▓蟊怼縼硇陆▓蟊?。新建空報表選擇【新建空報表】，點擊【下一步】按鈕，能夠新建一張空白報表，然后依照自己的需要進行設(shè)置，先點擊菜單欄的【修改】按鈕進行數(shù)據(jù)源的選定（下面篇幅詳細介紹），再將需要顯示的數(shù)據(jù)項放入工作區(qū)中，設(shè)置各數(shù)據(jù)項的位置、對齊各數(shù)據(jù)項、畫線設(shè)置邊框（下面篇幅詳細介紹），也能夠使用右鍵菜單來添加邊框和調(diào)整對象高度。注意：此界面確實是報表生成器啟動后的界面，也能夠在報表生成器啟動后直接進行新報表的設(shè)計。使用向?qū)陆▓蟊磉x擇【使用向?qū)陆▓蟊怼浚c擊【下一步】按鈕，下面進行的先是數(shù)據(jù)源的選定操作，顯示如下界面：然后在左上方的【請選擇數(shù)據(jù)表名和顯示字段】下拉選擇框中選擇數(shù)據(jù)表名，如下圖：選擇完數(shù)據(jù)表后，顯示如下界面：在右方選擇要顯示在報表中的字段，如直接點擊【下一步】按鈕，則選擇全部字段進行下一步操作。如選擇【全選字段】，則選擇全部字段；如選擇【不選字段】，則不選擇任何字段；然后點擊【下一步】按鈕，顯示如下界面：下面是定義查詢條件和排序條件，應該特不注意，假如定義了錯誤的查詢條件，將不能得到正確的查詢結(jié)果。假如不定義查詢條件，直接點擊【下一步】按鈕將取全部數(shù)據(jù)。①.選擇一個查詢條件選擇相應查詢條件字段以及排序條件字段，然后點擊【添加】按鈕，將查詢條件字段和排序條件字段添加到下方列表中。例如：下圖界面是選擇案卷號大于100，同時按案卷號升序排序的查詢排序條件。能夠?qū)Σ樵儣l件和排序條件進行修改，先在查詢條件列表中選中相應條件，然后在查詢條件添加選擇框中對其進行修改，修改后點擊【編輯】按鈕，即可修改查詢條件。對排序條件修改操作類似于查詢條件修改操作。②.選擇多個查詢條件在定義多個查詢條件時，必須在兩個相鄰查詢條件之間加一邏輯關(guān)系連接符，（能夠選擇【同時】、【或者】），如不加連接符，系統(tǒng)將會提示錯誤。具體操作為：在前一查詢條件最后一項下拉菜單中選擇邏輯關(guān)系連接符。（注：最后一個查詢條件不應選擇邏輯關(guān)系連接符）選擇完成后點擊【添加】按鈕，再選擇完排序條件后，會將查詢條件字段和排序條件字段添加到下方列表中。例如，下圖界面是選擇案卷號大于100同時小于300，按案卷號升序排序的查詢排序條件。③.設(shè)置多個查詢條件之間的優(yōu)先級為需要設(shè)置優(yōu)先級的條件加上（），假如不加上（），則會造成錯誤的查詢條件。（）的設(shè)置在查詢條件添加的第一個下拉選擇框中。例如，下圖是表示選擇案卷號小于100；大于150同時小于200；大于300，同時按案卷號升序排序的查詢排序條件，其意義為：案卷號1——99、151——199、301——最大，假如不加上（），會產(chǎn)生另外意義的查詢條件。設(shè)定好查詢排序條件后，點擊【下一步】按鈕，打開如下圖界面：可在此界面中選擇包含頁眉、標題或頁腳，然后點擊【報表生成】按鈕，完成使用報表向?qū)陆▓蟊淼倪^程，假如發(fā)覺取出的數(shù)據(jù)不正確，點擊【上一步】按鈕，返回上一界面中修改查詢條件。生成報表如下：下面介紹在工作區(qū)中對生成的報表進行修改的方法：選擇工具欄上的【畫線操作】、【報表對象】、【文字操作】、【縮放操作】、【對象對齊】可對當前摸板進行相應調(diào)整。選擇【畫線操作】，工具欄顯示如下：如上圖，在畫線選項中能夠選擇畫橫線、直線和斜線，同時在畫好線后能夠修改線的類型，粗細，顏色等屬性。例如：要在工作區(qū)中畫一條橫線，先點擊橫線圖標，然后在工作區(qū)中相應位置橫拉一下，即可畫出一條橫線，如要畫直線和斜線執(zhí)行相應操作即可。畫好線后，點擊線，使其處于選中狀態(tài)，即可對其屬性進行修改。②.選擇【報表對象】，工具欄顯示如下：如上圖，在文本選項中從左至右依次能夠選擇【文字】、【數(shù)據(jù)】、【圖象】、【統(tǒng)計數(shù)據(jù)】、【系統(tǒng)數(shù)據(jù)】、【標題欄】、【匯總欄】、【頁眉】、【頁腳】、【數(shù)據(jù)欄自動按行調(diào)整行高】，例如，要在工作區(qū)中加入文字內(nèi)容，點擊【文字】按鈕，再在工作區(qū)中相應位置單擊一下，就能夠?qū)⑽淖志庉嬁蚍湃牍ぷ鲄^(qū)中，再在工作區(qū)中雙擊剛才加入的文字編輯框，能夠設(shè)置該文字編輯框顯示在報表中的文字內(nèi)容。其他操作類似，點擊【數(shù)據(jù)】按鈕，能夠在工作區(qū)中加入顯示在報表中的數(shù)據(jù)（注意：該數(shù)據(jù)必須是選擇數(shù)據(jù)源時選中過的，假如是打開報表模板，則數(shù)據(jù)選擇為默認選擇，假如要更改報表模板的數(shù)據(jù)項，可參考下一部分【修改數(shù)據(jù)源】）；點擊【圖象】按鈕，能夠在工作區(qū)中加入顯示在報表中的圖象；點擊【統(tǒng)計數(shù)據(jù)】按鈕，能夠在工作區(qū)中匯總欄內(nèi)加入對某項數(shù)據(jù)求和的項，如頁數(shù)等，但前提是必須在工作區(qū)中添加匯總欄；點擊【系統(tǒng)數(shù)據(jù)】按鈕，能夠在工作區(qū)中加入顯示在報表中的時刻、頁碼和行號；點擊【標題欄】按鈕，能夠在工作區(qū)中加入報表標題；點擊【匯總欄】按鈕，能夠在工作區(qū)中加入一項匯總欄，用來對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計求和；點擊【頁眉】按鈕，能夠在工作區(qū)中上方加入顯示在報表中的頁眉；點擊【頁腳】按鈕，能夠在工作區(qū)中下方加入顯示在報表中的頁腳；點擊【數(shù)據(jù)欄自動按行調(diào)整行高按鈕】，能夠?qū)⒐ぷ鲄^(qū)中數(shù)據(jù)欄的內(nèi)容統(tǒng)一為相同默認行高。③.選擇【文字操作】，工具欄顯示如下：如上圖，在字體選項中能夠選擇字體，大小，顏色以及加粗、傾斜、下劃線、對齊方式等屬性。在工作區(qū)中點擊要修改字體的項，使其成為選中狀態(tài)，即可修改其字體屬性。④.選擇【縮放操作】，工具欄顯示如下：如上圖，在縮放選項中能夠?qū)Ξ斍肮ぷ鲄^(qū)進行放大或縮小操作，點擊第一個圖標，能夠進行放大操作；點擊第二個圖標，能夠進行縮小操作。⑤.選擇【對象對齊】，工具欄顯示如下：如上圖，在對齊選項中能夠?qū)ぷ鲄^(qū)中的數(shù)據(jù)對象進行多項移動及對齊操作，從左至右依次為：向左移動、向右移動、向上移動、向下移動、置于最前、置于最后、向左對齊、水平居中、向右對齊、向上對齊、垂直居中、向下對齊、相同寬度、相同高度、整個帶高、整個帶寬。先選中相應數(shù)據(jù)項，再點擊相應按鈕即可進行操作。除水平居中、垂直居中、整個帶高、整個帶寬外，其余對齊都需要選擇多個對象，才有參照物來對齊。注意：也可參考使用約定中第4條右鍵菜單來進行報表的規(guī)范。2．修改點擊菜單欄【修改】按鈕后，能夠修改已打開的報表的數(shù)據(jù)源，依照需要添加或刪除報表的數(shù)據(jù)項。如下：在左方選擇需要更改的數(shù)據(jù)表，假如不更改數(shù)據(jù)表的話，在右方選擇需要增加或刪除的字段，然后點擊【下一步】按鈕，更改查詢條件（參看前面‘查詢條件設(shè)定’部分），假如不更改查詢條件，則直接點擊【下一步】按鈕，打開如下界面：在此界面中選擇包含頁眉、標題或頁腳，然后點擊【修改數(shù)據(jù)源】按鈕，完成修改數(shù)據(jù)源的過程，假如發(fā)覺取出的數(shù)據(jù)不正確，點擊【上一步】按鈕，返回上一界面中修改查詢條件。3．設(shè)置點擊菜單欄【設(shè)置】按鈕后，能夠打開如下界面：本功能用于設(shè)置報表紙張的一些屬性，選擇紙張尺寸大小，設(shè)置顯示方式，設(shè)置報表紙張的左、上、右、下邊界距離，設(shè)置適應的中文輸入方法，選擇每頁的記錄條數(shù)。設(shè)置完成后點擊【確定】按鈕保存，點擊【恢復缺省值】按鈕會恢復到系統(tǒng)默認的設(shè)置。4．預覽本功能用于預覽報表在紙張上打印出來的情況。能夠在此功能中執(zhí)行打開、保存報表，打印機設(shè)置等操作，還能夠調(diào)整顯示的大小。5．打印當報表制作或修改完成后，點擊菜單欄【打印】按鈕能夠進行打印操作。6．打開點擊菜單欄【打開】按鈕，選擇相應路徑后，打開存儲在計算機中的報表模板，能夠?qū)蟊砟０暹M行修改操作，使其用于不同種類的報表。修改詳細操作請參考前面的‘修改數(shù)據(jù)源’操作及‘工具欄操作’。7．保存點擊菜單欄【保存】按鈕，選擇相應路徑后，能夠?qū)斍爸谱鞯膱蟊肀４娴接嬎銠C中，以后修改能夠再打開使用。8．刪除要刪除報表中不需要的項，先在工作區(qū)中選中相應的項（點擊相應項，使其上、下、左、右各顯示四個黑點），再點擊菜單欄【刪除】按鈕，能夠?qū)⒃擁梽h除。9．關(guān)心打開報表生成器的關(guān)心信息。10．退出退出報表生成器。11．按問題介紹使用報表生成器方法（1）如何打開報表點擊菜單欄【打開】按鈕，選擇相應路徑后，打開存儲在計算機中的報表模板，然后能夠?qū)蟊磉M行修改操作，使其用于不同種類的報表。（2）如何新建報表當報表生成器啟動后，默認的界面確實是一張新的報表，能夠添加文字、數(shù)據(jù)項、線條、圖象、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、頁眉和頁腳等對象；或者點擊菜單欄【新建】按鈕，然后選擇新建空報表或使用向?qū)陆▓蟊?，也可新建一張報表。?）如何添加和刪除頁眉、頁腳選擇工具欄的【報表對象】項，兩項用于添加和刪除頁眉、頁腳。（4）如何預覽和打印報表當報表制作完成后，能夠點擊菜單欄【預覽】按鈕來預覽報表在紙張上打印出來的情況。能夠在此功能中執(zhí)行打開、保存報表，打印機設(shè)置等操作，然后點擊，打印出報表。（5）如何畫線選擇工具欄的【畫線操作】項，然后選擇畫橫線、直線或斜線，然后在工作區(qū)中相應位置橫拉一下，即可畫出一條橫線，如要畫直線和斜線執(zhí)行相應操作即可。（6）如何添加數(shù)據(jù)對象選擇工具欄的【數(shù)據(jù)對象】項，在數(shù)據(jù)對象選項中能夠選擇【文字】、【數(shù)據(jù)】、【圖象】、【統(tǒng)計數(shù)據(jù)】、【系統(tǒng)數(shù)據(jù)】、【標題欄】、【匯總欄】、【頁眉】、【頁腳】等對象，點擊需要放入工作區(qū)的對象，再點擊工作區(qū)中相應位置即可把該對象放入工作區(qū)中。（7）如何選中對象點擊工作區(qū)中相應的對象，當其邊框上顯示出黑點時，該對象就處于選中狀態(tài)。另外，有的對象可能會被不的對象遮蓋，如文字框遮蓋了線條，現(xiàn)在，先選中上面的文字框，點擊工具欄上的【對象對齊】，選擇【置于最后】，則能夠點擊線條進行修改了。（8）如何修改線型、粗細、顏色畫好線后，點擊線，使其處于選中狀態(tài)，即可對其屬性進行修改?？尚薷膶傩园ň€型、粗細和顏色。（9）如何修改文本內(nèi)容當文本對象放入工作區(qū)后，顯示：現(xiàn)在，在相應對象上雙擊，即可修改文本的內(nèi)容。（10）如何修改文本的字體、字號、顏色、對齊等點擊要修改的文本對象，使其處于選中狀態(tài)，然后選擇工具欄的【字體操作】項，現(xiàn)在即可依照工具欄的各項內(nèi)容進行修改。（11）如何改變頁眉、標題、表頭、數(shù)據(jù)、頁腳等的高度每一欄都在中間和最右方有一個小黑點，當鼠標移動到小黑點上時，鼠標會變成上下各一個小箭頭，現(xiàn)在拖動鼠標即可改變此欄的高度。（12）如何對齊選擇工具欄的【對象對齊】項，對齊選項中能夠進行工作區(qū)中數(shù)據(jù)對象的多項移動及對齊操作，從左至右依次為：向左移動、向右移動、向上移動、向下移動、置于最前、置于最后、向左對齊、水平居中、向右對齊、向上對齊、垂直居中、向下對齊、相同寬度、相同高度、整個帶高、整個帶寬。先選中相應數(shù)據(jù)項，再點擊相應按鈕即可進行操作。除水平居中、垂直居中、整個帶高、整個帶寬外，其余對齊都需要選擇多個對象，才有參照物來對齊。（13）如何調(diào)整報表中各對象的大小和位置點擊工作區(qū)中的相應對象，使其處于選中狀態(tài)，把鼠標移動到其周圍的黑點上時，能夠分不向四個方向改變對象的大小，將鼠標移動到對象上，按住鼠標左建，可拖動對象改變其位置。（14）如何修改數(shù)據(jù)源點擊菜單欄【修改】按鈕，先更改數(shù)據(jù)表名或顯示字段后，接著修改查詢排序條件，檢查定義的數(shù)據(jù)是否正確后，點擊【修改數(shù)據(jù)源完成】按鈕完成修改。（15）如何定義查詢排序條件點擊菜單欄【修改】按鈕，先選擇數(shù)據(jù)表名和顯示字段后，開始定義查詢排序條件，能夠依照不同字段進行定義，定義好條件后點擊【添加】按鈕添加條件，點擊【下一步】按鈕，檢查依照設(shè)定查詢條件查出的數(shù)據(jù)是否正確，如正確，點擊【修改數(shù)據(jù)源完成】按鈕，完成數(shù)據(jù)源的修改；如不正確，點擊【上一步】按鈕，返回上一界面中修改查詢條件。（關(guān)于定義查詢排序條件的詳細操作，請參考‘修改數(shù)據(jù)源部分’）。（16）如何添加、修改數(shù)據(jù)對象并設(shè)置其對應的數(shù)據(jù)字段選擇工具欄的【報表對象】項，點擊第二項數(shù)據(jù)，再點擊工作區(qū)中相應位置即可把該對象放入工作區(qū)中。雙擊數(shù)據(jù)對象即可設(shè)置其對應的字段。（17）如何添加、修改頁碼、日期等系統(tǒng)數(shù)據(jù)選擇工具欄的【報表對象】項，點擊第四項系統(tǒng)數(shù)據(jù)，再點擊工作區(qū)中相應位置即可把該對象放入工作區(qū)中。雙擊系統(tǒng)數(shù)據(jù)對象，顯示：其中，可選擇系統(tǒng)數(shù)據(jù)顯示的內(nèi)容。（18）如何添加、修改圖像對象選擇工具欄的【報表對象】項，點擊第三項圖像，再點擊工作區(qū)中相應位置即可把該對象放入工作區(qū)中。雙擊圖像對象，能夠選擇存放在固定目錄下的圖像。第九章統(tǒng)計報表一．檔案統(tǒng)計對輸入的檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計。界面如下：操作講明如下：1.統(tǒng)計：對檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計?？砂茨甏㈩惒弧⒅浖壊?、著錄人員、著錄時刻、保管期限、全宗、目錄、案卷等項進行統(tǒng)計，輸入相應的條件后，點擊【統(tǒng)計】按鈕即可統(tǒng)計。2.打?。捍蛴〗y(tǒng)計結(jié)果。3.關(guān)心：打開檔案統(tǒng)計的關(guān)心信息。4.返回：關(guān)閉檔案統(tǒng)計窗口。二．全宗統(tǒng)計（老標準）實現(xiàn)統(tǒng)計老標準案卷級的全宗信息。界面如下：操作講明如下：1.統(tǒng)計：對老標準案卷級的全宗信息的統(tǒng)計，點擊【統(tǒng)計】按鈕即可統(tǒng)計。2.打?。捍蛴〗y(tǒng)計結(jié)果。3.關(guān)心：打開全宗統(tǒng)計的關(guān)心信息。4.返回：關(guān)閉全宗統(tǒng)計的窗口。三．全宗統(tǒng)計（新規(guī)則）實現(xiàn)統(tǒng)計新規(guī)則文件級的全宗信息。界面如下：操作講明如下：1.統(tǒng)計：對新標準文件級的全宗信息的統(tǒng)計，先選擇類不，再點擊【統(tǒng)計】按鈕即可統(tǒng)計。2.打?。捍蛴〗y(tǒng)計結(jié)果。3.關(guān)心：打開全宗統(tǒng)計的關(guān)心信息。4.返回：關(guān)閉全宗統(tǒng)計的窗口。四．統(tǒng)計年報檔案差不多情況年報是各檔案科（室）上報的關(guān)于本年檔案的詳細信息。本系統(tǒng)提供國家檔案局最新的檔案差不多情況年報格式，用戶能夠選擇某個格式生成報表然后打印輸出。界面如下：操作講明如下：1.增加：增加一個文件，點擊該按鈕后出現(xiàn)一個界面：在選擇框中選中你要增加的年報格式。2．左移：改變所選中文件的順序，把所選中文件左移一個位置。3．右移：改變所選中文件的順序，把所選中文件右移一個位置。4.刪除：刪除所選中的文件。5.改名：對所選中文件進行改名。點擊該【按鈕】后，選中文件下方的文字將會變成可編輯狀態(tài)，這時可輸入新的文件名。6.保存：保存對材料所進行的操作。（增加、刪除、改名等）并將材料存入數(shù)據(jù)庫。7.打開：打開文件，查看文件原文信息。選中要打開的文件，點擊【打開】按鈕，或者直接用鼠標雙擊要打開的文件，都能夠打開文件。假如選中文件有默認的打開方式，則系統(tǒng)以默認的方式打開文件，假如選中的文件沒有默認的打開方式，則系統(tǒng)提示你選擇打開該文件的應用程序，如下：在該對話框中選中你要用來打開所選文件的應用程序，然后點擊【打開】按鈕即可打開文件。8.屬性：打開并查看所選文件的屬性窗口。9.關(guān)心：打開統(tǒng)計年報的關(guān)心信息。10.返回：關(guān)閉統(tǒng)計年報窗口。11.單擊鼠標右鍵，能夠打開統(tǒng)計年報治理快捷菜單，快捷菜單中含有以上所有的按鈕操作。第十章數(shù)據(jù)治理注意：在執(zhí)行數(shù)據(jù)恢復、導入、接收前，請先對數(shù)據(jù)進行殺毒，確保數(shù)據(jù)不帶有病毒方可進行恢復、導入、接收操作。一．備份恢復此功能要緊是為了保證數(shù)據(jù)的安全性，愛護用戶的勞動成果，建議定期做數(shù)據(jù)備份，以防系統(tǒng)發(fā)生錯誤或計算機本身出現(xiàn)問題時，能夠快速恢復數(shù)據(jù)，幸免不必要的損失。主界面如下：操作講明如下：1.備份：備份方式的選擇：按照數(shù)據(jù)庫或者選擇庫表來備份：假如是表方式來備份，要選擇需要備份的表：點擊按鈕，選擇要備份的文件存放的路徑，備份數(shù)據(jù)保存為‘.dat’文件。能夠定義備份條件，按照條件進行備份，假如不定義備份條件，則備份全部數(shù)據(jù)。單擊【定義條件】按鈕進入組合查詢窗體定義需要的備份條件。如下：設(shè)定一個備份條件后，點擊【添加】按鈕，能夠添加下一個條件。添加完條件后，點擊【確定】按鈕，完成對條件的設(shè)置。點擊【條件檢查】按鈕，假如條件無誤，會提示檢測通過信息。點擊【查看備份數(shù)據(jù)】按鈕，能夠預覽滿足此條件的數(shù)據(jù)。然后點擊【備份】，即可進行備份。2.恢復：恢復類型的選擇：按照數(shù)據(jù)庫或者選擇庫表來恢復：假如是表類型來恢復，要選擇需要恢復的方式：有三種恢復的方式，分不為：①．替代原表是以當前要恢復的內(nèi)容替換原表中的所有內(nèi)容；②.追加數(shù)據(jù)（覆蓋）是不刪除原有的數(shù)據(jù)，添加進新的數(shù)據(jù)，假如有數(shù)據(jù)相同，就覆蓋，假如數(shù)據(jù)不相同，就添加；③.追加數(shù)據(jù)（不覆蓋）是不刪除原有的數(shù)據(jù)，添加進新的數(shù)據(jù)，不管有沒有相同數(shù)據(jù)都不覆蓋。然后點擊按鈕，選擇要恢復的文件存放的路徑。點擊【查看恢復數(shù)據(jù)】按鈕，能夠預覽滿足此條件的數(shù)據(jù)。然后點擊【恢復】，即可進行數(shù)據(jù)恢復。二．數(shù)據(jù)導入實現(xiàn)數(shù)據(jù)在兩個數(shù)據(jù)庫之間的傳遞。界面如下：操作講明如下：點擊【連接】按鈕，打開如下界面：先選定數(shù)據(jù)源的種類，再選擇數(shù)據(jù)庫，然后輸入用戶名和密碼，點擊【連接】按鈕，假如提示連接成功消息則表示連接成功，同時在左邊源表及映射字段中顯示出所連接庫的表及字段。如下圖：在左邊選擇源表，右邊選擇目的表，然后在左邊要導出的相應字段的【映射到目標字段】列點擊一下，然后再在下拉選擇框中選擇要映射的字段名。注意，假如兩個字段的類型不匹配，系統(tǒng)會提示不匹配信息。依次選擇完導入導出字段后，能夠定義導入條件，假如不定義導入條件，則導入全部數(shù)據(jù)。點擊【條件生成器】按鈕，打開如下界面：設(shè)定一個條件后，點擊【添加】按鈕，能夠添加下一個條件。添加完條件后，點擊【確定】按鈕，完成對條件的設(shè)置。點擊【導入】按鈕，即可進行導入操作。三．數(shù)據(jù)導出此功能要緊是為了實現(xiàn)將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存為文本形式。界面如下：先在左邊選擇源表，然后點擊要導出的字段，再點擊按鈕，可將該字段加入到右邊的顯示框中，點擊按鈕，將源表中的全部數(shù)據(jù)加入到右邊顯示框中，然后也可點擊【條件產(chǎn)生器】按鈕設(shè)置一定的導出條件，最后點擊按鈕選擇導出路徑及文件名后點擊【導出】按鈕，即可進行導出操作。四．檔案移交實現(xiàn)將檔案信息轉(zhuǎn)移出數(shù)據(jù)庫，以便移交到檔案館。（能夠連原文一起移交）界面如下：首先點擊【增加】按鈕，輸入檔案移交的相關(guān)信息后，點擊【保存】按鈕，能夠?qū)⒁平恍畔⒌怯浀綌?shù)據(jù)庫中，然后點擊【下一步】按鈕，打開如下界面：選中需要移交的檔案信息類型，假如需要連原文也一起移交，則選中含原文按鈕，點擊【定義】按鈕，能夠設(shè)置要移交的檔案信息的范圍，如下：設(shè)置完要移交的檔案信息的范圍后，點擊【確定】按鈕，完成對條件的設(shè)置。然后點擊按鈕指定檔案信息的輸出路徑及文件名，最后點擊【開始】按鈕，即可進行檔案信息的轉(zhuǎn)移操作。四．檔案接收實現(xiàn)將外來的檔案信息接收進館（數(shù)據(jù)庫）。界面如下：首先點擊【增加】按鈕，輸入檔案接收的相關(guān)信息后，點擊【保存】按鈕，能夠?qū)⒔邮招畔⒌怯浀綌?shù)據(jù)庫中，然后點擊【下一步】按鈕，打開如下界面：點擊按鈕指定檔案接收路徑后，要接收的檔案信息將顯示出來。點擊【開始】按鈕，即可進行檔案信息的接收操作。假如將選中，就會覆蓋數(shù)據(jù)庫中已存在的相同檔案信息。五．檔案交接信息此功能用于查看檔案的交接信息，并可對已登記的錯誤交接信息進行修改。界面如下：先點擊【選擇】按鈕，選擇移交信息或接收信息，查看詳細的移交或接收信息。假如要刪除，則選中要刪除的交接信息后，點擊【刪除】按鈕，能夠刪除此條交接信息；假如要修改，則選中要修改的交接信息后，點擊【修改】按鈕，能夠打開如下界面：在此界面中，能夠?qū)唤有畔⑦M行修改。第十一章系統(tǒng)維護一．輔助字典輔助字典提供了本系統(tǒng)的字典類目，可依照你的需求增加字典信息，輔助字典能夠提高錄入的速度，減輕錄入人員的工作量。當某一輸入項目的輸入漢字相對比較固定時，系統(tǒng)將其在輔助字典中對其加以定義，如密級項中設(shè)置了絕密、機密、秘密、公開、內(nèi)部、國內(nèi)等。主界面如下：在該界面中顯示了要維護的數(shù)據(jù)項的名稱，維護數(shù)據(jù)項時，只要點擊要維護的數(shù)據(jù)項的標簽即可。（注意：新規(guī)則中的‘問題/機構(gòu)’也在類不中維護）操作講明如下：1．增加：增加一項。2．刪除：刪除選中的數(shù)據(jù)。3．保存：保存對當前維護數(shù)據(jù)的增加、刪除、修改等操作。4．關(guān)心：打開輔助字典的關(guān)心信息。5.返回：關(guān)閉輔助字典窗口。二．用戶治理這是系統(tǒng)治理員使用的功能模塊，用來治理使用本系統(tǒng)的用戶信息。如下圖：操作講明如下：1．新增：增加新用戶，點擊此按鈕后，打開如下界面：在上一界面中填入要新增用戶的名稱、密碼以及描述信息（注意：用戶名稱最小長度為1個字符，最大長度為20個字符（10個漢字）；密碼最小長度為8個字符（4個漢字），最大長度為16個字符（8個漢字）），然后點擊【確定】按鈕完成新增用戶操作。2．刪除：刪除系統(tǒng)中已存在的用戶，點擊要刪除的用戶，使其被選中，然后點擊【刪除】按鈕即可刪除該用戶。（注意：這項操作只有系統(tǒng)治理員有那個權(quán)限）。3．修改：此功能用來修改系統(tǒng)中已存在用戶的登陸密碼，點擊該用戶，使其被選中，然后點擊【修改】按鈕即可修改該用戶的密碼。（注意：要明白該用戶的原密碼，才可進行修改）4.刷新：重新列出當前系統(tǒng)中有的用戶名和描述信息。5.權(quán)限：設(shè)置用戶對系統(tǒng)的使用權(quán)限。點擊【權(quán)限】按鈕后進入【用戶權(quán)限設(shè)置】窗體，如下圖：在左面樹視圖中通過單擊【＋】號來展開權(quán)限，能夠方便清晰地看到用戶當前的詳細權(quán)限，用戶能夠使用按鈕【全部展開】來掃瞄用戶在系統(tǒng)中的權(quán)限情況，使用【全部賦權(quán)】來為當前用戶賦最大權(quán)限或者清除用戶當前的所有權(quán)限。單擊復選框能夠?qū)⒂脩翩i定或解鎖，由于用戶登錄嘗試次數(shù)過多，該用戶會被鎖定，在那個地點能夠幫他解鎖，也能夠使用鎖定來限制某一用戶登錄系統(tǒng)。對用戶所有權(quán)限的更改，需要使用【確定】來保存設(shè)置，【退出】則忽略所作的更改。6．關(guān)心：打開用戶治理的關(guān)心信息。7.退出：關(guān)閉用戶治理窗口。三．登錄日志這是系統(tǒng)治理員使用的功能模塊，用來查看各登錄系統(tǒng)的用戶信息，具體信息包括：用戶名、計算機名、計算機IP地址、登錄時刻等。如下圖：操作講明如下：1.保存：將登錄信息保存為日志文件。點擊【保存】按鈕后，系統(tǒng)會彈出保存文件對話框，輸入保存日志文件的名稱并確定后日志即被保存。（注：系統(tǒng)會定期自動保存日志）2.刪除：將登錄信息刪除。點擊【刪除】按鈕后，系統(tǒng)提示是否保存當前的日志信息，假如否，則清空當前的日志。作為操作記錄，建議先保存日志。3.刷新：重新列出所有的登錄信息。4.全部：顯示全部登錄信息。5.查詢：查詢登錄信息