購物中心(購物廣場)合同管理制度

購物中心(購物廣場)合同管理制度（一）總則1、為加強公司經(jīng)濟合同管理，提高公司的經(jīng)濟效益和社會效益，預(yù)防經(jīng)濟糾紛，根據(jù)《經(jīng)濟合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，特制定本辦法。2、本制度所稱的合同指公司與其它經(jīng)濟法律關(guān)系主體簽訂的各類工礦產(chǎn)品購銷合同、代銷合同、聯(lián)營合同、引廠進店合同、承包經(jīng)營合同、加工承攬合同、建筑工程安裝合同、投資合同、物業(yè)租賃合同、涉外經(jīng)濟合同以及具有合同性質(zhì)的意向書、協(xié)議書等。3、本制度所稱的合同管理是指公司對所簽訂的經(jīng)濟合同進行審查、監(jiān)督、管理的過程，包括合同方調(diào)查、意向接觸、商務(wù)談判、合同的簽訂、履行、變更與解除以及糾紛的處理、獎懲措施的管理，是企業(yè)現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容。4、凡本公司對外的一切經(jīng)濟往來，都應(yīng)當簽訂書面合同。5、公司所簽訂的一切經(jīng)濟合同實行采購業(yè)務(wù)部統(tǒng)一管理與各部門歸口管理相結(jié)合的原則。律師全面負責公司合同的審查、核準及督促執(zhí)行，負責合同的備案、建檔、有關(guān)資料的收集及整理，財務(wù)部負責對合同的結(jié)算進行監(jiān)督。6、公司各部門對本公司簽訂的合同，應(yīng)指定責任心強、有合同管理知識的人員負責，建立合同管理臺帳。7、公司各部門必須以公司名義對外簽訂經(jīng)濟合同，以本部門名義對外簽訂的經(jīng)濟合同不具有法律效力，公司不予承認。（二）合同管理機構(gòu)及其職責1、公司合同管理機構(gòu)以采購部為主，各部門為輔。其職責是：（1）宣傳《經(jīng)濟合同法》，開展“重合同、守信用”活動。（2）《法人授權(quán)委托書》辦理。（3）經(jīng)濟合同專用章的使用與管理。（4）制定、修改經(jīng)濟合同管理方面的規(guī)章。（5）建立經(jīng)濟合同管理臺帳，保管所有經(jīng)濟合同正本及附件以及與合同有關(guān)的資料（如營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件，“三證”等）；對已執(zhí)行完畢的合同進行歸檔，并完善合同檔案管理制度。（6）協(xié)助調(diào)查簽約對方當事人的主體資格和履約能力。（7）經(jīng)授權(quán)代表法定代表人參與經(jīng)濟合同糾紛的調(diào)解、仲裁、訴訟。2、合同管理機構(gòu)及各部門應(yīng)做好經(jīng)濟合同管理的基礎(chǔ)工作，具體如下：（1）建立合同檔案。每一份合同都必須有一個編號，購銷、代銷、引廠進店合同的編號由電腦室編制，方法為“某年某月某日序號”，該編號所采用的時間應(yīng)為合同輸入電腦的時間，“序號”為輸入該合同的次序。其它類合同的編號由所在部門編制，所有采用的時間應(yīng)為合同簽訂的時間“序號”，根據(jù)簽訂合同部門的不同采用字母A/B/C/D/E/F…，它們分別指代綜合管理部、采購部、財務(wù)部、百貨營運部、超市營運部等。如果同一部門一個工作日內(nèi)簽訂一個以上的合同，則在所批代字母右下角標上1、2字樣。每一份合同均應(yīng)包括正本（或副本）及附件、合同會簽表、履行情況的記錄、變更、解除合同的協(xié)議（包括信件、電報、電傳等）、糾紛的解決及執(zhí)行情況等。（2）建立合同管理檔案。公司各部門應(yīng)根據(jù)本部門的情況建立合同檔案。其主要內(nèi)容是：序號、合同號、簽約單位、簽約日期、合同標的、價金、履行情況及備注。檔案應(yīng)逐項填寫，字跡工整清楚，做到準確及時。（三）合同和簽訂與履行（1）簽訂經(jīng)濟合同必須遵守國家法律、法令和有關(guān)政策以及鄂爾多斯市人大和市政府制定的地方性法規(guī)和規(guī)章，堅持平等互利、協(xié)商一致、等價有償、全面履行的原則。（2）簽訂涉外經(jīng)濟合同時，除遵守本辦法第九條規(guī)定的原則外，同時應(yīng)按《涉外經(jīng)濟合同法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，維護國家主權(quán)、遵守國際慣例。（3）公司法定代表人有權(quán)簽訂經(jīng)濟合同，由他人作為法定代表人的代理人簽訂經(jīng)濟合同時，必須有法人授權(quán)委托書。法人授權(quán)范圍和權(quán)限而簽訂的經(jīng)濟合同或未加蓋合同專用章的經(jīng)濟合同屬無效合同。（4）未經(jīng)法人授權(quán)或超越授權(quán)范圍和權(quán)限而簽訂的經(jīng)濟合同或未加蓋合同專用章的經(jīng)濟合同屬無效合同。（5）經(jīng)授權(quán)的委托代理人在簽訂經(jīng)濟合同之前，應(yīng)當仔細了解對方委托代理人的身份、權(quán)限，了解對方當事人是否有法人資格及資信情況。在簽訂經(jīng)濟合同時雙方經(jīng)辦一般應(yīng)互換《法人授權(quán)委托書》。對于新客戶必須要求對方出示營業(yè)執(zhí)照副本，履行能力的有效證明，必要時還應(yīng)要求提供擔保。（6）經(jīng)濟合同對當事人各方權(quán)利義務(wù)的規(guī)定應(yīng)當明確、具體，文字表達要清楚，主要內(nèi)容應(yīng)包括：A、開頭包括：合同名稱、訂約各方的全稱、訂約的目的和依據(jù)。合同名稱要確切，做到名實相符，并符合《經(jīng)濟合同法》及有關(guān)法規(guī)的分類。B、正文包括：合同標的、數(shù)量和質(zhì)量，價格或酬金、履行期限、地點、方式、違約責任。還應(yīng)包括：根據(jù)法律規(guī)定或按經(jīng)濟合同性質(zhì)必須具備的條款，以及當事人一方要求規(guī)定的條款。數(shù)量和質(zhì)量條款應(yīng)根據(jù)情況寫明計量單位、計量方法、質(zhì)量標準和驗收方法。價金條款應(yīng)符合國家物價法規(guī)和國家金融法規(guī)，一般應(yīng)寫明單價、總價、計量單位、支付手段和支付方式。違約責任條款。如該類合同有法定違約金規(guī)定的，應(yīng)按規(guī)定予以明確；沒有法定違約金的，應(yīng)具體寫明違約金的金額或計算方法，并約定爭議的方式。凡對方當事人履約能力有疑慮而又必須訂立合同的，應(yīng)在合同中訂明擔保條款或另行訂立保證合同。C、結(jié)尾和附則。結(jié)尾部分包括：合同正本、副本的份數(shù)、合同有效期、訂約雙方法定代表人或委托代理人的簽章。附則應(yīng)寫明合同的附件及其它有關(guān)事項。（7）合同生效后，對以購銷方式直接購進的貨物，商品驗收人員必須按合同規(guī)定的數(shù)量、質(zhì)量標準驗收，不符合合同要求的貨物，拒絕驗收，并向部門經(jīng)理匯報。對代銷的貨物數(shù)量、質(zhì)量標準不符合合同要求的，應(yīng)拒絕驗收。(8)委托代理人對合同履行中出現(xiàn)的各種問題，應(yīng)及時向部門經(jīng)理及業(yè)務(wù)部報告；重大問題應(yīng)及時向公司經(jīng)理匯報，并提出處理意見。(9)簽訂經(jīng)濟合同應(yīng)嚴格遵守下列規(guī)定：A、不準與無法人資格的經(jīng)濟組織或未經(jīng)工商行政管理部門核準登記的經(jīng)濟組織或個體經(jīng)營戶簽訂經(jīng)濟合同。B、不準與無技術(shù)設(shè)備、生產(chǎn)能力或無履行能力的單位或個人簽訂經(jīng)濟合同。C、不能超越授權(quán)范圍或以公司名義同自己（包括親屬、好友、個體經(jīng)營戶或?qū)I(yè)戶）或自己所代理的其他人簽訂經(jīng)濟合同。D、不準簽訂違背國家法律、政策或有損公司利益的經(jīng)濟合同。（四）合同的審查與管理1、凡須經(jīng)采購部審查的合同，承辦人應(yīng)提交合同草簽文本及與原件核對無誤的對方營業(yè)執(zhí)照副本、三證及有關(guān)證件的復(fù)印件，并填寫合同會審表，分別交有關(guān)部門負責人審查簽名后，經(jīng)公司經(jīng)理或分管副經(jīng)理簽發(fā)后，到采購部加蓋合同專用章。具體程序如下：合同承辦人將合同草簽文本及營業(yè)執(zhí)照副本、“三證”及報價單等有關(guān)資料交部門經(jīng)理（或主任）復(fù)核；如果有技術(shù)要求的，應(yīng)交由技術(shù)負責人對商品的技術(shù)批示及質(zhì)量要求進行審核；然后交財務(wù)部經(jīng)理的付款方式、付款時間進行審核，交業(yè)務(wù)部對合同進行合法性、可行性審查，最后報公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。前一審查程序沒有進行完畢，不得轉(zhuǎn)入下一程序。復(fù)核的內(nèi)容：對供方提供的產(chǎn)品技術(shù)指標、性能是否達到我方要求及技術(shù)資料、隨機配件是否齊全進行審查，對驗收標準和驗收方法進行審核。要求：在進行合同標的驗收時，驗收人員按驗收標準與方法現(xiàn)場檢查標的物質(zhì)量、技術(shù)指標等是否與合同規(guī)定相符。財務(wù)審查的內(nèi)容：有無報價單，是否加蓋公章，商品的價格有無違反物價法規(guī)，有無稅務(wù)登記證，付款方式、付款時間有無違反有關(guān)規(guī)定。要求：禁止攜帶大額現(xiàn)金外出采貨。2、1#合同專用章由律師室管理，用于加蓋除代銷合同、引廠進店合同以外的經(jīng)濟合同。2#合同章由采購部管理，用于加蓋代銷合同、引廠進店合同。3、公司對外所簽訂的經(jīng)濟合同，承辦部門負責數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)、價款的合理性、可行性，保證合同的合法性、可行性。4、采購部負責對經(jīng)濟合同的效力進行審查。審查經(jīng)濟合同的效力，主要從以下幾個方面進行：(1)審查合同主體是否合法：A、凡未經(jīng)工商行政管理部門登記的經(jīng)濟組織、個體經(jīng)營戶，應(yīng)視為主體不合格。B、審查有無履行合同的能力。C、審查合同簽訂人的資格及代理權(quán)限：盜用、冒用單位名義簽訂合同的，其所訂的合同無效；超越代理權(quán)限的，其越權(quán)部分無效。(2)審查合同內(nèi)容是否合法：A、標的是否屬國家法律、政策禁止生產(chǎn)、經(jīng)營的范圍。B、數(shù)量、價格、違約責任等內(nèi)容是否違反國家法規(guī)和政策。C、合同的內(nèi)容是否違反國家利益、社會利益和公司利益，有無逃避法律的行為。（3）審查合同當事人意思表示是否真實，有無違反平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t以及有無欺詐、脅迫、趁人之危等違法行為。（4）審查合同的嚴密性包括：A、合同條款是否齊全。B、文字是否明確無誤。C、當事人人雙方的權(quán)利義務(wù)是否具體確切。D、合同的有關(guān)手續(xù)是否完備。E、訂立合同的形式是否符合規(guī)定、要求。（4）審查合同的可行性，包括：A、當事人雙方履行合同所具備的條件，如資信情況，B、原材料和產(chǎn)品的供需狀況。C、當事人雙方可能取得的社會、經(jīng)濟效益。D、選擇切實可行的擔保方法。（5）凡屬重大、復(fù)雜的經(jīng)濟合同，以及履行期長、金額大（合同的總金額在5萬元以上）的經(jīng)濟合同和對外提供擔保及涉外經(jīng)濟合同的簽訂須由律師、財務(wù)部及承辦部門會審，報公司經(jīng)理審批后，方能正式簽訂。（6）總金額在5萬元以下的經(jīng)濟合同的簽訂，由雙方委托代理人草簽后，按十八條第二款規(guī)定辦理，最后報公司經(jīng)理審批后，方可簽訂。代銷合同、引廠進店合同由采購部負責審核，審核方法可參照十八條第二款規(guī)定辦理，報公司經(jīng)理審批后即可簽訂，但須報律師室備案。如果律師室審查后，提出修改意見，部門應(yīng)將合同草簽文本修改后，再報律師室，由律師室核準后報總經(jīng)理審批，方可簽訂。（7）雙方加蓋合同專用章的購銷、代銷、引廠進店合同原件，一份交財務(wù)部作為付款憑證，另一份交由電腦室輸入電腦后，退回律師處備案。其它經(jīng)濟合同生效后只需將原件及有關(guān)資料分別交財務(wù)部、律師處備案即可。（8）財務(wù)部以本公司簽訂的經(jīng)濟合同，有權(quán)獲得合同正本按合同規(guī)定進行財務(wù)、價格監(jiān)督。發(fā)現(xiàn)合同中結(jié)算方式違反國家財經(jīng)制度和公司財務(wù)規(guī)定的，有權(quán)提出修改意見。否則，有權(quán)拒絕付款。（9）從處理合同糾紛著想，凡與經(jīng)濟合同有關(guān)的往來文書、電報、電傳都應(yīng)有原件或影印件留存，往來文書用快件或掛號郵寄，保留郵戳和回執(zhí)，不得用平信郵寄。（五）經(jīng)濟合同的變更與解除1、經(jīng)濟合同一旦成立，即具有法律效力，受法律保護，任何一方不得違約，否則必須承擔由此而產(chǎn)生的一切損失。因此經(jīng)濟合同的變更或解除，必須符合《經(jīng)濟合同法》第二十六條的規(guī)定，做到協(xié)商一致，并辦妥新的協(xié)議手續(xù)。2、部分變更的經(jīng)濟合同是原合同的補充，與原合同具有同等法律效力。原合同中的相關(guān)條款自變更后失去效力，未變更的條款依然有效。任何一方要求變更或解除經(jīng)濟合同，在雙方?jīng)]有達成一致意見時，原合同仍然有效。3、合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方在商品的質(zhì)量、數(shù)量、價格、交貨期等不符合規(guī)定，商品驗收人員應(yīng)當立即向?qū)Ψ教岢隹陬^或書面異議，并提出解決的辦法。如我方因故不能履行或不能完全履行合同時、合同承辦部門誤碼，及時以書面形式與對方聯(lián)系，協(xié)商修改或中止合同，并要求對方在規(guī)定的期限內(nèi)答復(fù)，以免影響公司商業(yè)信譽，給公司造成經(jīng)濟損失。4、變更或解除經(jīng)濟合同，必須要有書面協(xié)議（包括電報、文書、電傳等），并歸檔留存；發(fā)出的函件、電報必須保留原件存檔備查。5、變更或解除經(jīng)濟合同的審批程序與原合同訂立的審批程序相同。6、合同的變更、解除應(yīng)注意下列事項：（1）主體變更，應(yīng)征得合同另一方的同意。（2）有擔保條款的合同應(yīng)征求原提倡單位的同意，并在變更協(xié)議上加蓋擔保單位公章。（3）經(jīng)公證、鑒證的合同，所達成的變更、解除協(xié)議應(yīng)報原公證、鑒證機關(guān)備案。（4）聯(lián)營、承包經(jīng)營、租賃、涉外合同等的變更或解除，法律有特別規(guī)定的，應(yīng)依特別規(guī)定辦理。（5）合同經(jīng)辦人、法定代表人的變更不構(gòu)成合同變更或解除的條件。（六）合同糾紛的處理1、經(jīng)濟合同在履行過程中發(fā)生糾紛，應(yīng)按《經(jīng)濟合同法》、《涉外經(jīng)濟合同法》、《民事訴訟法》、《民法通則》等有關(guān)法律、法規(guī)和本辦法辦理。2、發(fā)生糾紛的經(jīng)濟合同，承辦部門應(yīng)立即向本部門經(jīng)理匯報，并報告律師室及公司經(jīng)理及分管經(jīng)理。3、發(fā)生經(jīng)濟合同糾紛的部門，應(yīng)及時向律師室提供下列證據(jù)原件或影印件：（1）合同文本（包括變更、解除合同的協(xié)議、電報、信函、圖表、視聽資料、授權(quán)委托書、介紹信及其它有關(guān)資料）。（2）送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)單證票據(jù)。（3）貨款的承付、托收憑證，有關(guān)的財務(wù)財目。（4）產(chǎn)品的質(zhì)量標準、封樣、樣品或鑒定報告。4、經(jīng)濟合同發(fā)生爭議，原則上由合同承辦部門會同律師室與對外協(xié)商處理。經(jīng)協(xié)商仍無法解決的糾紛，由律師室提出處理意見，報公司經(jīng)理審批后辦理。5、處理經(jīng)濟合同糾紛，應(yīng)特別注意下列問題：（1）在證據(jù)可能滅失或以后難以取得的情況下，及時采取證據(jù)保全措施。（2）發(fā)現(xiàn)對方當事人或利害關(guān)系人有可能隱匿、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)，將使我方權(quán)利難以實現(xiàn)時，應(yīng)及時依法向人民法院申請采取財產(chǎn)保全措施。（3）對于債權(quán)、債務(wù)關(guān)系明確、合法，且對方無債務(wù)異議的，依法及時向人民法院申請支付令。（4）凡屬我方責任的合同糾紛，應(yīng)逐筆查明原因，分清責任，并提出補救措施。6、經(jīng)濟合同糾紛經(jīng)協(xié)商達成一致意見的，應(yīng)訂立書面協(xié)議，由雙方代表簽名并加蓋合同專用章。7、處理經(jīng)濟合同糾紛的協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、判決書等在簽字或生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，分別交律師室、財務(wù)部、承辦部門合同管理人員，以便監(jiān)督執(zhí)行。8、對方逾期不履行已發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁書、判決書的，律師室主管以公司的名義依法向人民法院申請強制執(zhí)行。9、經(jīng)濟合同糾紛處理并執(zhí)行完畢，有關(guān)部門應(yīng)