施工企業(yè)完整及時有效的商務基礎(chǔ)資料為企業(yè)商務管理保駕護航

完整、及時、有效的基礎(chǔ)資料

為企業(yè)商務管理保駕護航

1開題階段課題背景課題要解決的問題課題的目的和意義實施階段制定實施計劃現(xiàn)狀分析、調(diào)研召開研討會發(fā)放調(diào)查表實施階段解決的問題成果展示《商務基礎(chǔ)資料管理手冊》

剖析與反思2

建筑企業(yè)面臨的競爭越來越激烈，企業(yè)要想在激烈的競爭中占據(jù)主動，必須要增強項目風險防控能力和盈利能力?，F(xiàn)今國家經(jīng)濟管理政策的日趨完善，各單位經(jīng)濟往來越來越規(guī)范，一切靠證據(jù)說話，完整、及時、有效的商務資料作用越來越重要，直接關(guān)系到項目的最終經(jīng)營成果。企業(yè)想提高經(jīng)濟效益和核心競爭力，規(guī)范系統(tǒng)的商務資料管理顯得尤為重要。企業(yè)在此方面有成功經(jīng)驗、也有失敗的教訓。課題背景3課題要解決的問題4目的和意義建筑項目具有多樣性和周期長的特點，施工過程中受施工合同條件、項目管理水平、市場、過程變更、政策、風險范圍等因素的影響，商務資料收集整理運用貫穿項目全過程，涉及各個部門，要保證資料的真實、準確、完整、規(guī)范、齊全，真實的記錄各經(jīng)濟事件的發(fā)展過程脈絡(luò)，使各經(jīng)經(jīng)濟事件具有追溯性，是一項復合性的工作。規(guī)范的商務資料管理，可以有效的提高企業(yè)商務管理水平。資料管理從最初的自發(fā)整理到規(guī)范化的管理，為企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益發(fā)揮了重要作用，可以有效的促進企業(yè)商務管理工作的規(guī)范發(fā)展。商務資料管理是項目商務活動的基礎(chǔ)工作，其管理水平直接反應項目的商務管理水平，規(guī)范的商務資料管理為資料管理人員提供指導，保證商務資料工作正常、有序、規(guī)范的開展，又能為經(jīng)濟活動提供依據(jù)，符合企業(yè)標準化管理的需要。5為了課題能順利完成，首先從計劃入手，制定了課題的實施計劃項目工作內(nèi)容第一階段開題制定課題目標確定研究方法。編制實施計劃。進行人員分工、制定人員職責。第二階段實施對項目商務基礎(chǔ)資料存在的問題進行梳理、分析。去項目調(diào)研；發(fā)放調(diào)查表。召開研討會。收集、整理相關(guān)資料。確定商務基礎(chǔ)資料清單。收集、編制商務資料標準文本。第三階段結(jié)題編制《項目商務基礎(chǔ)資料管理手冊》6現(xiàn)狀分析

對十三個項目商務資料檢查情況進行分析，項目商務資料好的經(jīng)驗收集，存在的共性問題進行歸納。7發(fā)放調(diào)查表項目施工全過程（從工程項目投標到項目竣工后完成結(jié)算清理完債權(quán)債務）商務人員需要收集那些資料？項目商務資料簽認是否及時？在項目內(nèi)部傳遞、歸檔是否及時？對收集的資料商務人員是否進行審核？審核的依據(jù)是什么？項目的商務資料如何分類、歸檔，是否有專人進行整理？商務資料有效性的從哪幾方面進行判定？在商務資料管理上存在的問題及改進的措施。發(fā)放調(diào)查表對如下六個方面的問題進行調(diào)查，對調(diào)查表信息進行總結(jié)歸納。8召開研討會對施工項目商務資料清單進行討論對商務資料收集整理過程中存在的問題進行探討對商務資料管理措施進行討論9實施過程中解決的問題

項目和公司對歸檔的資料及保管時限需要進行明確約定，避免資料的散落遺失給公司的帶來管理風險。經(jīng)過反復研討推敲，制定了項目商務資料分類歸檔清單，該清單改變以往按照類型分類的框框，按照項目發(fā)展進程分施工準備階段（開工前），項目實施階段，項目竣工收尾階段，并與經(jīng)濟事件相結(jié)合的方法分類，實用性更強、脈絡(luò)更清晰。對紙質(zhì)版資料歸檔和保存時限做了明確規(guī)定。在項目實施過程中形成的電子版資料備份、保存、數(shù)據(jù)定期維護及歸檔做個明確規(guī)定。資料歸檔的原則：過程資料由項目保管，保存時限為項目對外對內(nèi)結(jié)算完成并清理完債權(quán)債務工作。結(jié)論性資料在公司保存歸檔。保存時限按照公司檔案管理辦法執(zhí)行。1、資料歸檔問題通過對以上收集的各項資料及調(diào)研情況進行分析，歸納出3個需要解決的問題10

實施過程中解決的問題

商務資料不是被動的收集整理，要想取得好的經(jīng)濟效益，必須主動出擊，尋找各種機會辦理洽商、簽證、索賠。按照施工順序梳理出可以辦理洽商、簽證、索賠點，供項目在資料編制、收集時使用。2、資料編制可預見性問題11

實施過程中解決的問題

對于設(shè)計變更、洽商等明示和隱含的項目進行排查，及時收集證據(jù)辦理簽證。為了便于項目進行證據(jù)資料收集、費用計算，編制了設(shè)計變更、洽商費用排查表。3、費用漏算問題12目

錄前言總則術(shù)語基本規(guī)定商務基礎(chǔ)資料分類歸檔清單附錄A項目商務基礎(chǔ)資料示范文本附錄B管理臺賬附錄C施工過程中洽商、簽證、索賠機會點附錄D設(shè)計變更、洽商、簽證費用排查表附錄E商務資料時效性的相關(guān)規(guī)定附錄F典型實例成果展示13目錄前言

總則術(shù)語基本規(guī)定商務基礎(chǔ)資料分類歸檔清單附錄A附錄B附錄C附錄D附錄E附錄F商務基礎(chǔ)資料管理是企業(yè)商務管理的一個重要環(huán)節(jié)，為了規(guī)范項目商務管理業(yè)務資料、提高管理水平，公司成本監(jiān)管部特制定《項目商務基礎(chǔ)資料管理手冊》。手冊分為前言、總則、術(shù)語、基本規(guī)定、商務基礎(chǔ)資料分類歸檔清單、附錄共六個部分。本手冊遵循“強化全過程經(jīng)營管理、增強經(jīng)營事件可追溯性”的指導原則，貫徹了《中華人民共和國建筑法》、《建設(shè)工程施工合同》、《北京市建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)程》、《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件》以及公司下發(fā)的有關(guān)文件精神，總結(jié)了已竣已結(jié)工程的成功經(jīng)驗，結(jié)合本公司工程項目管理的實際情況，在編制過程中充分征求了基層單位的意見，盡量做到標準齊全、實用、可操作性強，真正指導項目的全過程經(jīng)營管理工作。編制的依據(jù)14目錄前言總則術(shù)語基本規(guī)定商務基礎(chǔ)資料分類歸檔清單附錄A附錄B附錄C附錄D附錄E附錄F1、為了規(guī)范項目商務資料管理，提高商務管理水平，在總結(jié)了已竣已結(jié)工程的成功經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，結(jié)合本公司工程項目管理的實際情況，特編制本《項目商務基礎(chǔ)資料管理手冊》。2、本《項目商務基礎(chǔ)資料管理手冊》遵循“強化全過程商務管理、增強經(jīng)濟事件可追溯性”的原則。3、《項目商務基礎(chǔ)資料管理手冊》適用范圍為2016年新開工程。其他在施項目可對照本手冊拾遺補缺。原則和適用范圍15目錄前言

總則術(shù)語基本規(guī)定商務基礎(chǔ)資料分類歸檔清單附錄A附錄B附錄C附錄D附錄E附錄F為了避免概念混淆，對本建筑工程實施過程中常用49條術(shù)語進行定義解釋。16目錄前言

總則術(shù)語

基本規(guī)定商務基礎(chǔ)資料分類歸檔清單附錄A附錄B附錄C附錄D附錄E附錄F基本規(guī)定部分共有九條，對紙質(zhì)版、電子版文件的歸檔保存原則、有效簽收、結(jié)算需準備的證據(jù)材料等問題進行規(guī)定。17目錄前言

總則術(shù)語基本規(guī)定商務基礎(chǔ)資料分類歸檔清單附錄A附錄B附錄C附錄D附錄E附錄F分施工準備階段、實施階段、竣工收尾三個階段將項目施工全過程的149類商務資料按照項目實施進程羅列出需要收集整理的資料清單，并明確各類資料的保存、歸檔要求。18目錄前言

總則術(shù)語

基本規(guī)定商務基礎(chǔ)資料分類歸檔清單附錄A附錄B附錄C附錄D附錄E附錄F

收錄了資料表格30份；函件、價差計算、經(jīng)營設(shè)計方案、物資、設(shè)備（租賃）結(jié)算、暫估價調(diào)差、增減預算、專業(yè)（勞務）結(jié)算、總包結(jié)算、成本分析等九項資料的示范文本。資料范本19目錄前言

總則術(shù)語

基本規(guī)定商務基礎(chǔ)資料分類歸檔清單附錄A附錄B附錄C附錄D附錄E附錄F

制定了對外對內(nèi)合同、付款、收款、設(shè)計變更、洽商、索賠、來往函件、工程歷史資料、文件管理等七大類資料的臺賬。通過臺賬的管理形式對資料進行歸類整理，增強資料的可追溯性。管理臺賬20目錄前言

總則術(shù)語

基本規(guī)定商務基礎(chǔ)資料分類歸檔清單附錄A附錄B附錄C附錄D附錄E附錄F

低價中標，高價索賠，是業(yè)內(nèi)廣泛采用的商務管理方法之一，施工過程中洽商、簽證、索賠是一項涉及面廣、學問頗深的技巧，是承包商保護自己并獲取利益的手段。在施工過程中發(fā)現(xiàn)洽商、簽證、索賠機會點是前提條件，作為商務人員必須具有豐富的施工管理經(jīng)驗，熟悉施工中的各個環(huán)節(jié)，通曉各種建筑合約和建筑法規(guī)，并具有一定的財會知識，才能全方位的捕捉潛在的洽商、簽證、索賠機會。

先從發(fā)包人職責、發(fā)包人代表行為、設(shè)計變更、合同文件缺陷、施工條件與施工方法變化、政策變化、不可抗力、不可預計因素、分包商違約等九個方面進行梳理總結(jié)出52個洽商、簽證、索賠機會點。增強洽商、簽證、索賠點可預見性。52個洽商、簽證、索賠機會點21目錄前言

總則術(shù)語

基本規(guī)定商務基礎(chǔ)資料分類歸檔清單附錄A附錄B附錄C附錄D附錄E附錄F

對于項目發(fā)生的設(shè)計變更、洽商、簽證費用從施工方案、安全設(shè)施、材料、機械、勞動力、工期、費用等七個方面19項內(nèi)容進行排查，避免發(fā)生費用漏算和證據(jù)資料不足的問題。設(shè)計變更、洽商、簽證費用排查表22目錄前言

總則術(shù)語

基本規(guī)定商務基礎(chǔ)資料分類歸檔清單附錄A附錄B附錄C附錄D

附錄E附錄F

對如下4個方面的事宜進行闡述：1、我國工程建設(shè)領(lǐng)域基本法律體系及效力關(guān)系2、建設(shè)工程施工合同糾紛案件適用法律問題的解釋3、合同文件的優(yōu)先順序4、索賠時效5、訴訟時效商務資料時效性的相關(guān)規(guī)定23目錄前言

總則術(shù)語

基本規(guī)定商務基礎(chǔ)資料分類歸檔清單附錄A附錄B附錄C附錄D

附錄E附錄F

收錄本企業(yè)及兄弟企業(yè)典型實