小區(qū)物業(yè)檔案的建立與管理

小區(qū)物業(yè)檔案的建立與管理（一）辦公樓與住宅區(qū)檔案的建立與管理隨著建筑設計更加高科技、專業(yè)化的發(fā)展，信息成為管理資源中又一重要因素。為此，聯(lián)通小區(qū)物業(yè)管理的檔案建立與管理必須采取計算機管理系統(tǒng)，通過檔案的集中化、有序化、信息化，便于上級主管部門的工作檢查與監(jiān)督，在信息收取時廣開信息渠道，儲存時做到內(nèi)容全面、豐富、收集時盡可能完整。我們擬對小區(qū)內(nèi)所有管理與服務的項目，從主體到配套，從建筑到環(huán)境，從硬件到軟件都建立相應的管理檔案，并樹立檔案管理的資源觀與服務觀，使檔案管理真正維管理服務。（二）檔案管理工作環(huán)節(jié)資料收集資料整理 資料歸檔 檔案利用1.資料收集（1）設立檔案室，采用系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段，建立相應的規(guī)章制度，對所有檔案進行嚴格管理。（2）資料的收集堅持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容，在實際工作中從需要出發(fā)，擴大信息資料的來源渠道。從時間上是指規(guī)劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料；從空間上指物業(yè)的方方面面的資料整理。2.資料分類整理收集后的所有信息，統(tǒng)一由檔案室集中整理，根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、物業(yè)的表現(xiàn)形式等特點進行分析，做到有條不紊，分類合理。3.資料歸檔整理（1）根據(jù)實際需求，聯(lián)通公司辦公樓及住宅小區(qū)擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式，如錄像帶、圖片、文字等。檔案組卷案分不同業(yè)務性質(zhì)、編號、造價、編輯并分柜保存，盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和調(diào)用。（2）檔案的借閱由嚴格規(guī)定，檔案管理人員要及時收回在外的文件，嚴防資料的流失。（3）檔案的管理必須注意防潮、防火、防霉變。（四）檔案資料分類名稱 資料內(nèi)容A、規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文工程建筑產(chǎn)權資料 B、建筑許可證、投資許可證、開工許可證C、拆遷安置資料A、紅線圖、總平面圖B、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告C、工程合同，工程預決算D、 工程設計變更，通知及技術E、竣工圖F、房屋消防，燃氣竣工驗收證明書工程技術資料G、建材質(zhì)量保證書H、 給排水，消防，電氣，電梯等設備檢驗合格書和技術資料I、試壓報告J、綠化工程竣工報告K、其他技術資料A、住戶入柱資料住戶資料B、業(yè)主家庭檔案A、事務值班室記錄B、事務交接記錄表事物登記 C、物品放行記錄D、 日常事務巡視記錄E、事務回訪登記表A、裝修申請表裝修資料 B、施工安全責任書C、裝修人員登記表A、維修申請表B、派工單維修資料C、維修回訪記錄表D、 公共設施維修記錄A、日常巡查記錄，交接班記錄，值班記錄治安交通管理資料B、查崗記錄、監(jiān)控值班記錄C、物資搬運放行記錄，緊急情況處理登記表D、 車輛管理記錄，車輛詳細資料，車位使用協(xié)議A、設備保養(yǎng)維修記錄設備管理資料 B、各項設備運行記錄C、設備檢查記錄A、活動計劃實施方案、總結(jié)記錄B、社區(qū)文化活動圖片及文字記錄社區(qū)文化資料C、傳媒報道D、 活動室設備器材使用記錄A、員工個人資料B、員工業(yè)績考核與獎勵記錄員工管理資料C、員工培訓計劃與實施情況D、 員工培訓考核記錄A、服務質(zhì)量回訪記錄業(yè)主反饋資料 B、業(yè)主意見調(diào)查，統(tǒng)計記錄C、業(yè)主投訴以及處理記錄A、管理處值班以及檢查