物業(yè)租賃管理方案

物業(yè)租賃管理方案一、物業(yè)租賃部崗位職責1、物業(yè)部經(jīng)理A、主持物業(yè)部租賃工作，對公司委托租賃的物業(yè)進行租賃經(jīng)營管理。B、制定租賃工作規(guī)程并負責實施及監(jiān)督。C、有關租賃合同的洽談、制定及實施。D、監(jiān)督有關租金的催繳和租賃管理費的交付。E、對物業(yè)租賃助理的業(yè)務培訓及指導。F、負責租賃工作的糾正、預防措施的制定及實施。G、負責與房屋管理部門及客戶的溝通。H、處理有關客戶的投訴。2、物業(yè)租賃助理按工作程序及作業(yè)規(guī)程具體負責以下工作：A、參與租賃合同的洽談、起草及實施。B、負責租賃金的催繳和租賃管理費的繳付。C、負責租賃的廣告推介工作。D、負責用戶回訪、意見征詢的工作。E、負責市場信息的調(diào)研工作。F、負責工作日志、租金收繳日報表等各種工作記錄的填寫或編制。二、物業(yè)租賃工作規(guī)程1、目的規(guī)范工業(yè)園物業(yè)租賃工作，保障公司經(jīng)營的良好信譽，便于租賃業(yè)務的開展。2、適用范圍物業(yè)部經(jīng)管的工業(yè)園租賃物業(yè)3、職責（1）物業(yè)部負責房屋租賃業(yè)務的實施和跟蹤。1頁共10頁（2）財務部負責有關費用的核收。（3）公司領導負責租賃工作的監(jiān)督。4、工作程序（1）根據(jù)租賃市場行情及公司的租賃房屋情況刊登招租廣告。（2）合同洽談A、就房屋的位置、面積、價格、租賃期限等與來訪單位進行報價、洽談。B、對留下聯(lián)系方式的來訪者及來訪電話進行記錄(記錄于《租賃來電來訪記錄表》)，并跟蹤直至租賃成功或對方取消租賃意向。C、對要求到現(xiàn)場看房者，積極安排陪同看房。D、未出租的房屋的鑰匙由專人負責并做好標識。（3）合同的擬定及簽訂A、根據(jù)雙方洽談達成的條件，擬定《房屋租賃合同》，并按合同評審程序進行合同審批。B、審批后的合同交承租方按規(guī)定簽章。承租方須出示有效身份證明(承租方為個人的提交身份證，承租方為單位的提交政府批文或工商營業(yè)執(zhí)照)，并提供復印件存檔。C、承租方向公司財務部交納租賃保證金。D、公司法人代表或其委托人審準合同并簽章。E、合同簽訂后合同正本及相關資料存檔。（4）出租房屋的交付A、承租方交納租賃保證金后，即與承租方辦理出租方的驗交手續(xù)。B、向承租方交付租賃房屋的鑰匙。C、填寫《出租房屋驗收交接單》，并存檔保留。（5）租金的催繳A、每月月底前后向承租方送發(fā)租金《交款通知書》，如無法在此期間送達，應每日電話催詢或登門拜訪送交，直至收到為止?！督豢钔ㄖ獣貓?zhí)》存檔。B、每月收繳房屋租金期間應主動催繳。對租金以現(xiàn)金交納的承租方的租金應與財務部人員一同前往收取。2頁共10頁C、登門拜訪時，應向客戶出示工作證件，說明身份。與客戶交談應保持友好的態(tài)度，說話有分寸，談吐要文明。D、對于逾期未交款的承租方，應每日以電話催詢或登門拜訪的方式催詢，并做好記錄，直至其交款或采取進一步的催款措施。E、在采取如鎖門、斷水電等進一步措施前，應采取各種方式知會承租方，做到合情、合理、合法。還要取得公司行政管理部門的支持與協(xié)同，并做好通知的簽收記錄。F、將承租方交納租金的憑證(支票或銀行進賬單或現(xiàn)金繳款回單、發(fā)票等復印件)歸檔留存。（6）合同的變更在合同實施期間發(fā)生的有關合同價格、租用面積、租用期限、交款日期等的變更，如屬我方提出的，應經(jīng)公司領導批準后立即通知承租方并做好記錄；如屬承租方提出，應提供書面的文件，按合同的評審程序重新審批。（7）合同的終止凡合同的終止皆應按合同中的具體條文進行。在承租方搬離時應與物業(yè)部聯(lián)系，并盡可能有人員在場提供適當?shù)膸椭氨O(jiān)督其搬離，防止因搬離而造成公司利益的損失。（8）房屋的接收A、新用于租賃的房屋的接收，應準備好平面圖及水電等設施的圖紙，于現(xiàn)場進行觀察，并測試房屋內(nèi)的各種設施，做好驗收記錄。若發(fā)現(xiàn)大的問題應及時向上級領導匯報并通知交驗方。B、對于承租方退房的接收應按房屋交付時的《出租房屋驗收交接單》的項目進行驗收。若房屋經(jīng)過兩次裝修，對房屋的主要設施(墻面、地板、窗口、水電設施、空調(diào)設施等)進行驗收，正確填寫《出租房屋驗收交接單》上的歸還驗收記錄，報公司領導根據(jù)合同的有關條款及實際情況決定是否恢復原樣。C、驗收結束，取回鑰匙，做好標識和交專人保管，并鎖好門窗。（9）承租方退租房屋要將所有應交租金及有關費用結清后，方可將租房押金退還。物業(yè)租賃人員負責協(xié)助原承租方辦理退租保證金手續(xù)。根據(jù)上月出租房3頁共10頁屋租金收繳情況，于下月10日前正確填報《物業(yè)租賃租金收取統(tǒng)計月報表》。按承租的變化情況及時更改及編制《租賃情況一覽表》。（10）回訪制度A、物業(yè)租賃人員在每月催繳租金的同時，征詢承租方對租賃工作的意向及租賃過程中碰到的問題，做好記錄并盡力協(xié)助解決。B、每年應至少組織兩次承租方意見征詢活動，并由承租方填寫《物業(yè)租賃服務工作意見書》。對于空置的房屋，每月應至少檢查一次房屋的安全情況。（11）相關記錄①《租賃來電來訪記錄表》②《物業(yè)租賃合同》③《出租房屋驗收交接單》④《交款通知書》⑤《物業(yè)租賃租金收取統(tǒng)計月報表》⑥《租賃情況一覽表》⑦《物業(yè)租賃服務工作意見書》5、交納租賃管理費規(guī)程（1）目的按期交納租賃管理費，保證租賃業(yè)務依法經(jīng)營、管理。（2）適用范圍公司租賃管理的物業(yè)。（3）職責物業(yè)租賃助理負責租賃管理費的繳交工作。(4)工作程序①接到物業(yè)管理部門所發(fā)《物業(yè)租賃管理收費通知書》后，物業(yè)租賃助理填寫《交納租賃管理費明細表》，并與物業(yè)管理部門核對，確保無誤。②物業(yè)部經(jīng)理對明細表進行審核后交公司審批。③物業(yè)租賃助理按規(guī)定領取相應數(shù)額的支票后，到物業(yè)管理部門交費。4頁共10頁④有關資料復印歸檔。(6)相關記錄《交納租賃管理費明細表》6、租賃廣告刊登規(guī)程（1）目的迅速及時發(fā)布廣告信息，促進物業(yè)的租賃業(yè)務。（2）適用范圍在各大報紙和房產(chǎn)網(wǎng)站上的租賃廣告刊登。（3）職責物業(yè)租賃助理負責廣告刊登的全部工作。（4）工作程序①根據(jù)實際的物業(yè)租賃推介需要，擬定廣告文案，確定刊登的版面篇幅，選擇刊登的報紙和房產(chǎn)網(wǎng)站，報物業(yè)部經(jīng)理及公司領導審批。②持需要推介的物業(yè)的廣告文案、公司營業(yè)執(zhí)照復印件及限額支票，前往報紙廣告部辦理廣告刊登手續(xù)。③網(wǎng)站上發(fā)布的租賃廣告要做到每日更新。④廣告刊登后將廣告原件或復印件剪出存檔。⑤半年一次或根據(jù)實際情況跟蹤填寫《報紙廣告商情一覽表》。（5）相關記錄《報紙廣告商情一覽表》三、租賃管理工作抽檢與考核規(guī)程1、目的建立公司對物業(yè)部房屋租賃管理工作抽檢與考核規(guī)程，驗證服務質量是否符合規(guī)定的要求。2、適用范圍適用于公司組織的對物業(yè)部不定期進行的抽檢與考核。3、職責5頁共10頁(1)公司主管領導擔任抽檢小組組長，負責抽檢小組的建立和抽檢工作的組織。(2)抽檢小組成員負責抽檢工作的實施。4、工作規(guī)程（1）抽檢小組①公司主管領導的每次抽檢前組建抽檢小組，小組人數(shù)2～3人，成員可為公司有關部門負責人。②公司主管領導在抽檢前主持召開抽檢小組會議，對有關事項進行說明。（2）檢查與考核時間不定期進行，每年不少于4次。(每次檢查，均不事先通知。)（3）檢查與考核依據(jù)①公司現(xiàn)行有效的管理制度和文件；②質量體系文件；③法律、法規(guī)要求；④合同。（4）檢查與考核辦法①抽檢小組根據(jù)抽查資料、記錄和現(xiàn)場詢問的方法按《物業(yè)部工作抽檢與考核表》要求對每個項目公正、客觀地進行評分。A、對無記錄、有漏項、有錯項等較多問題的每個樣本扣2分；B、對有問題記載、無落實結論的每個樣本扣1分；C、對有問題未按要求完成的每個問題扣2分；D、對記錄不清、字跡潦草的扣1分；E、對一般簽名、描述、時間等記錄不全的扣2分；F、一個檢查項目發(fā)生以上不同的扣分項，扣分累加；G、其他嚴重不合格的每項扣5分；H、發(fā)生數(shù)量不足規(guī)定樣本數(shù)量的，按實際發(fā)生數(shù)量檢查，對沒發(fā)生的檢查項目不扣分。②評分表示及等級評定方法6頁共10頁A、每個檢查項目滿分為5分，減去扣分為得分，用“”表示即可，得分為零分或負分的記錄在“備注”欄。B、合計得分除以滿分的商≥0 9，考核等級為“優(yōu)秀”；商≥0 8，考核等級為“良好”；商≥0 7，考核等級為“及格”商≤0 7，考核等級為“差”。（5）抽檢結束，抽檢小組組長匯集各成員的評分表，計算出成績，通知經(jīng)營部經(jīng)理并將評分結果交管理者代表、總經(jīng)理審閱。（6）對檢查中發(fā)現(xiàn)的不合格項由公司主管領導簽發(fā)《不合格/糾正、預防措施報告》。5、相關文件(1)《服務質量的評價控制程序》(2)《經(jīng)營部工作抽檢與考核表》四、續(xù)約、再出租辦理程序物業(yè)租賃合同到期前，開展競價，同等條件下原承租方有優(yōu)先承租權，即續(xù)約；反之則出價最高者承租，即再出租。1、工作流程物業(yè)租賃助理到競價程序確定承租方租簽約程序期前30天張貼競賃條件價通知2、工作指引（1）所有租賃合同到期的物業(yè)均須參與競價。（2）張貼通知15天為公告期，用于意向方了解查看物業(yè)情況。（3）法律規(guī)定了原租客在再出租時，在同等條件下有優(yōu)先承租權，故物業(yè)部門須把競價通知確保送達原租戶。（4）如續(xù)約的須補齊因租金上升產(chǎn)生押金差額后，方可發(fā)出收鋪通知。（5）續(xù)約新合同的起租日期與原合同終止日期一致。7頁共10頁（6）續(xù)約不再給予免租期，再出租只能給出最長半個月免租裝修期。（7）再出租新合同的起租日期原則上以原租戶交回房屋日期為準。五、退租手續(xù)辦理程序退租：指房屋租賃期限到期，原承租方不愿續(xù)約或在競價中得不到承租權的，予以辦理退租。1、工作流程物業(yè)租賃助理約定交物業(yè)租賃助理、租戶一起驗收租戶交清租金、管理費、回房屋驗收日期填寫驗收單水、電等費用公司財務部物業(yè)部物業(yè)租賃助理填寫支付證明退款審批單辦退押金附驗收單物業(yè)部 客戶到物業(yè)部辦退管理費押收回房屋及鑰匙 金、水電周轉金2、工作指引（1）物業(yè)租賃助理應在租約到期前15天督促原租戶盡快搬遷。（2）驗收日即為合同終止之日，如租戶拖延交房，則按合同約定收取延期費用。（3）物業(yè)租賃助理對租金交付情況開展檢查，物業(yè)部對工程及管理費、水電費等，開展檢查，雙方應按合同的約定驗收無誤。（4）物業(yè)租賃助理、租戶在驗收表上簽名，由物業(yè)部收回鑰匙。（5）物業(yè)租賃助理協(xié)助公司財務退回租賃押金、物業(yè)部負責退回管理費、水電費押金。六、房屋交付使用程序1、房屋交付使用參照住宅交付，分兩步：2、工作指引（1）施工、驗收、辦理綜合驗收均參照住宅做法。8頁共10頁（2）物業(yè)租賃助理與工程主管一起參與對物業(yè)的驗收與移交。（3）物業(yè)租賃助理主要對房屋的裝飾、裝修配套設施、間隔及編號進行驗收，物業(yè)部負責全面驗收。（4）物業(yè)部須在物業(yè)交付和租賃之前時間內(nèi)，處理好物業(yè)的移交存在的所有問題，使租戶的收房順利進行，以免發(fā)生延長起租，增加免租期或減租等問題。3、工作流程公司財務物業(yè)租賃助理客戶執(zhí)合客戶簽訂物開具收房通知送達收房通同、身份證、業(yè)部規(guī)定的相知、合同給物公司委托書、關文件及交付業(yè)部收房通知收房管理費押金物業(yè)部物業(yè)部審批并客戶管理中心抄水電驗收予以批準予以監(jiān)管申報裝修表及交鑰匙給租開業(yè)戶4、工作指引（1）財務須審核房屋出租意見表、合同、收房通知無誤，收取押金和上期后方能在收房通知上蓋章。（2）物業(yè)租賃助理須將合同及收房通知一個工作日內(nèi)送達物業(yè)部，方便客戶收鋪。（3）物業(yè)部必須在收房通知之日完成交鑰匙之前工作。（4）相關收房消防協(xié)議書等文件、裝修及監(jiān)管規(guī)定由物業(yè)部制定。（5）物業(yè)部對租戶的燈箱廣告、櫥窗設計予以審批和監(jiān)管。七、房屋轉租程序部分租期內(nèi)經(jīng)營困難的租戶，在租金的壓力下，很多在私底下轉租，從而產(chǎn)生了責任人不清、私下變更經(jīng)營范圍、欠租等諸多問題。為了對這些現(xiàn)象予以有效的監(jiān)管，合理的引導，在租賃條件不變的前提下，予以同意租期內(nèi)轉變承租方，并合理收取費用。9頁共10頁1、工作流程原租戶提出 新租戶提交 新租戶資格 物業(yè)部書面申請 經(jīng)營商資料 評估 審批不