MRP采購管理案例

第四章MRP采購管理案例1：國內(nèi)某家大型成套設(shè)備制造商的生產(chǎn)主管談到該企業(yè)生產(chǎn)過程時，提出存在以下問題。“我們制造的零部件中超過50％的都得延期完工。這樣必然會延誤最后交貨期?！薄拔覀兊脼槟切┭悠诮回浀漠a(chǎn)品和未完工的產(chǎn)品提供更多地方存放?！薄拔覀儾坏貌谎娱L計(jì)劃準(zhǔn)備期，生產(chǎn)車間、總裝車間、輔助生產(chǎn)部門必須提前6周安排生產(chǎn)計(jì)劃和進(jìn)行生產(chǎn)準(zhǔn)備?！薄翱傃b車間經(jīng)常等待，無人知道何時能完工交貨?？蛻舻鹊貌荒蜔_始錄消定單?！边@家企業(yè)為了使生產(chǎn)線不至于停產(chǎn)，盡量提前生產(chǎn)一些零部件，以備急需。庫房里很快就堆滿了各種零部件。企業(yè)的生產(chǎn)資金奇缺。會計(jì)師發(fā)現(xiàn)他們的流動資金在半年中從5000萬元急劇增加到8000萬元。他們大約有20多套產(chǎn)品在不同的生產(chǎn)線上同時生產(chǎn)，總裝這些產(chǎn)品需要的零部件，大部分已經(jīng)備好，但是因?yàn)槎既鄙僖欢€小部件，所以還未完工。提前—個多月加班生產(chǎn)出來的零部件，由于生產(chǎn)中暫時不將要，只得再存入生產(chǎn)庫中，之所以加班突擊把它們生產(chǎn)出來，是因?yàn)樗鼈儌€缺件表中，屬于已經(jīng)誤期的零件，實(shí)際上總裝急需的零部件只是其中的很少一部分。盡管他們知道加班生產(chǎn)出來的的并非都是急需的，但他們不知道急需的是什么，除非在總裝線上已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的缺件。等列他們知道急需的是什么的時候，已經(jīng)對最后交貨期產(chǎn)生了影響?！耙?yàn)殚L期加班突擊，生產(chǎn)工人極度疲勞。產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定，生產(chǎn)設(shè)備過了維修期而無法安排計(jì)劃維修。帶病運(yùn)轉(zhuǎn)的設(shè)備大量增加，維修工人必須增加?！苯Y(jié)果常常是這樣的：企業(yè)的經(jīng)理得到報告，他們的生產(chǎn)能力不夠．還需要增加新的生產(chǎn)設(shè)備；流動資金短缺，需要追加更多的資金：庫房不夠，需要新建庫房；生產(chǎn)人員短缺，需要增加熟練生產(chǎn)工人；某某定單又得推遲交貨，因延誤交貨期，客屬取消了定貨計(jì)劃。這種問題不僅僅是存在于中國的制造業(yè)企業(yè)，就連制造業(yè)發(fā)達(dá)的美國也存在同樣的問題。在我們的印象中，美國的大型制造企業(yè)似乎都有雄厚的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和高效的運(yùn)作體系，怎么可能會出現(xiàn)這樣的問題?二戰(zhàn)以后，美國的制造企業(yè)稱雄世界。但到70年代末，這個國家的制造企業(yè)面臨一種空前的危機(jī)，他們在一系列的市場競爭中敗給了日本！這里可以列出美國制造企業(yè)的一系列的敗仗：日本人買下了洛克菲勒中心；日本人買下了CBS公司（美國哥倫比亞廣播公司）。在造船、鋼鐵、機(jī)械、晶體管....資料搜索網(wǎng)收音機(jī)、電視機(jī)、錄像機(jī)、集成電路中的內(nèi)存條等方面，日本人均占了上風(fēng)。甚至在美國人最為自豪的汽車工業(yè)方而，日本也成為世界第一（1973年起，日本的汽車出口量一直居于世界第一位，1979年日本出口美國的汽車產(chǎn)量占日本全年汽車產(chǎn)量的45%，1980年日本成為世界汽車工業(yè)王國，該年度日本汽車產(chǎn)量為1，117萬輛，而美國只有770萬輛，1983年日本汽車產(chǎn)量穩(wěn)定在1，111萬輛，1984年在美國的日本汽車有180萬輛以上，而美國在日本的汽車只有2，400輛）。美國人最為注重的微電子行業(yè)，也不得不求助于政府的貿(mào)易保護(hù)(1981年日本在微電子芯片產(chǎn)量上超過了美國。)INTEL公司是美國最好的集成電路生產(chǎn)商，在與日本NEC公司的競爭中被迫退出其最盈利的內(nèi)存芯片的生產(chǎn)，而內(nèi)存芯片本來是INTEL發(fā)明并首先推向市場的。美國解決問題的方案：在早期，他們采用優(yōu)先級法則來控制生產(chǎn)活動。比如從工序時間出發(fā)，把工序時間中最少的松弛時間、最早交貨時間等參數(shù)，輸入計(jì)算機(jī)中進(jìn)行車間作業(yè)模擬，以觀察哪一種方案最好。60年代，許多企業(yè)曾嘗試采用“車間作業(yè)管理系統(tǒng)”以期提高車間能力的利用率，解決“車間并沒有完成應(yīng)該完成的任務(wù)”、“車間設(shè)備工時利用率不高”、“車間作業(yè)負(fù)荷不均衡”、“車間能力不夠”等問題。車間作業(yè)負(fù)荷平衡及優(yōu)化系統(tǒng)。在一段時間內(nèi)，許多企業(yè)自己嘗試開發(fā)實(shí)施一種旨在更好地利用車間能力負(fù)荷的應(yīng)用系統(tǒng)。這種系統(tǒng)通過修改計(jì)劃日期以保證均衡生產(chǎn)。物料統(tǒng)管：即把物料采購、生產(chǎn)控制、庫存控制和其他物料管理功能集中起來，形成—個統(tǒng)—管理的組織形式，作為上面所分析問題的解決方案。后來的實(shí)踐證明，這些方案都無法達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。原因在于這些方案的設(shè)計(jì)者沒有真正認(rèn)識到：出現(xiàn)問題的根源在于這些企業(yè)的計(jì)劃問題。絕大多數(shù)用來解決生產(chǎn)控制問題的方法，都沒有考慮到真正的問題是計(jì)劃問題。1．采用優(yōu)先級法則來控制生產(chǎn)活動的人們競沒有想到。在模擬中使用的交貨時間到底是否有效?如果交貨時間并不真正反映需求日期，這種模擬還有什么意義。2．—些企業(yè)采用“生產(chǎn)作業(yè)管理系統(tǒng)”，是因“車間并沒有完成應(yīng)該完成的任務(wù)”、“車間設(shè)備工時利用率不高”、“車間作業(yè)負(fù)荷不均衡”、“車間能力不夠”等表向現(xiàn)象誤導(dǎo)了人們；實(shí)際上，這些問題并非是車間工作人員的問題，而是因?yàn)橛?jì)劃安排無效，他們根本不知道什么是應(yīng)該完成的任務(wù)。3．采用“車間作業(yè)負(fù)荷平衡及優(yōu)化系統(tǒng)”的人們在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，該系統(tǒng)所依據(jù)的是不準(zhǔn)確的計(jì)劃日期。4．物料統(tǒng)管的方案是必要的。這種解決方案使采購人員、生產(chǎn)控制人員、庫存控制人員一起工作，而不是相互扯皮，有利于解決物流過程的銜接問題。但是如果沒有有效的生產(chǎn)計(jì)劃作保證，這種方案只是治標(biāo)而不治本。無效計(jì)劃的影響：美國人發(fā)現(xiàn)無效的計(jì)劃安排是使得美國的制造企業(yè)競爭力下降的原因。無效的計(jì)劃安排常常表現(xiàn)為加班生產(chǎn)趕進(jìn)度。經(jīng)常性的加班使得工人的工作效率下降，影響設(shè)備的正常維修和保養(yǎng)造成設(shè)備故障率增加。如果計(jì)劃安排是無效的，那么采購人員就常常是在一種緊張的氣氛中工作。由于采購緊缺物料是被動被迫的，必須馬上完成任務(wù)，這樣會使工作人員忽視經(jīng)濟(jì)效果評價、價格判斷、簽訂供貨協(xié)議以及與工程設(shè)計(jì)人員合作使產(chǎn)品符合企業(yè)控制標(biāo)準(zhǔn)等工作。當(dāng)計(jì)劃不能有效運(yùn)行時，采購和退貨方面的交通運(yùn)輸費(fèi)與定貨費(fèi)也會增加。計(jì)劃失效的原因：為什么企業(yè)會出現(xiàn)計(jì)劃無效的問題？不斷變化的環(huán)境使計(jì)劃的編制極為復(fù)雜和困難。所有在企業(yè)中編制過計(jì)劃的人們都可能體會到，編制企業(yè)生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃最困難的問題是復(fù)雜多變的環(huán)境!特別是產(chǎn)品結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜的離散制造企業(yè)，其生產(chǎn)計(jì)劃必須在企業(yè)內(nèi)安排生產(chǎn)數(shù)以千百計(jì)的項(xiàng)目或從企業(yè)外采購數(shù)以千計(jì)的不同種類的零部件、原材料或最終產(chǎn)品等。他們編制計(jì)劃的依據(jù)主要有兩個：一是市場預(yù)測，二是客戶定貨合同。在許多企業(yè)，生產(chǎn)計(jì)劃的編制是從市場預(yù)測開始的。他們—般根據(jù)本企業(yè)過去的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，再考慮一些現(xiàn)在變動的因素，最后通過臆想的系數(shù)來調(diào)整，得出其市場預(yù)測的結(jié)果。問題是這些市場預(yù)測是很難準(zhǔn)確的，實(shí)際執(zhí)行的結(jié)果又會與原來預(yù)期的結(jié)果產(chǎn)生越來越大的偏差。例如某項(xiàng)作業(yè)被遺漏了、被提前了或推后了?？蛻粜枰崆敖回浀?。人們常常會在生產(chǎn)現(xiàn)場看到某些緊急下達(dá)的作業(yè)指令，其他計(jì)劃中的作業(yè)必須讓位于這些緊急作業(yè)。原定計(jì)劃會被打亂。進(jìn)而導(dǎo)致更多的緊急作業(yè)。另外有很多企業(yè)是依據(jù)客戶合同編制生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃的。因此他們不會遇到預(yù)測不準(zhǔn)的問題，只需要根據(jù)銷售部門已經(jīng)落實(shí)的客戶定貨合同展開生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃即可。但實(shí)際上這樣編制出來的生產(chǎn)計(jì)劃在執(zhí)行過程中，仍然會有問題。例如，客戶修改了產(chǎn)品規(guī)格，要求提前交貨，已經(jīng)發(fā)出的采購定單不能按期交貨，供應(yīng)商要改變規(guī)格等問題，都會使原定計(jì)劃失效。為了解決無效計(jì)劃問題，美國制造業(yè)采用了MRP作為解決問題的方案。

生產(chǎn)企業(yè)采購生產(chǎn)企業(yè)人工采購計(jì)劃系統(tǒng)企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)是一個復(fù)雜系統(tǒng)。一個產(chǎn)品由多個零部件構(gòu)成，每個零部件又有多個零部件、多道加工工序，不同的零部件和工序又構(gòu)成了不同的生產(chǎn)車間。一個完整的產(chǎn)品，有成千上萬個零部件。這些不同的生產(chǎn)車間、不同的生產(chǎn)工序生產(chǎn)出來的零部件又要按一定的時間進(jìn)度、一定的比例關(guān)系統(tǒng)一裝配成—個一個完整的產(chǎn)品。裝配生產(chǎn)線一運(yùn)轉(zhuǎn)起來，各個零部件只要有一個到不了位，產(chǎn)品就裝配不成。因此從產(chǎn)品到零部件、再到原材料，從總裝車間到各個分裝車間、再到各個倉庫，整個企業(yè)的生產(chǎn)需要有一個龐大、精確的計(jì)劃，包括生產(chǎn)計(jì)劃和采購計(jì)劃，才能把不同空間、不同時間的零部件有條不紊地進(jìn)行生產(chǎn)和裝配，按時按量地組織到總裝配線上來，最后裝配成合格的產(chǎn)品。裝配所需要的零部件以及生產(chǎn)過程中所需要的零部件不一定都是自己生產(chǎn)的，有相當(dāng)一部分要從外面企業(yè)采購進(jìn)來。由于品種多而雜，靠人工制訂采購計(jì)劃，一是工作量大，需要許多人參與做計(jì)劃；即使這樣，也常常是顧此失被，常常是采購了這個產(chǎn)品，忘了那一個。而且由于計(jì)劃人員多、相互之間協(xié)調(diào)難度大，有的產(chǎn)品重復(fù)采購，有的產(chǎn)品沒人采購。造成有的產(chǎn)品嚴(yán)重庫存積壓、有的產(chǎn)品卻缺貨，一方面花費(fèi)了很高的庫存成本，一方面又影響了裝配線的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。某大型電訊企業(yè)在一段時間內(nèi)就出現(xiàn)了這種情況。為了支持龐大的生產(chǎn)系統(tǒng)的正常生產(chǎn)，企業(yè)建立了一個龐大的高層立體倉庫，有許多的貨位。又建立了一個龐大的采購計(jì)劃小組，制訂采購計(jì)劃，并且實(shí)施采購。采購進(jìn)來的各種各樣的電子器件和配件，存放在各個貨位中。但是運(yùn)行起來之后，發(fā)現(xiàn)有的貨位堆得滿滿的，有的產(chǎn)品在需要裝配的時候，卻找不著存貨，嚴(yán)重影響了正常的生產(chǎn)。于是這個企業(yè)下決心改變這種混亂局面、改變它的人工采購計(jì)劃系統(tǒng)。他們引進(jìn)、采用MRP系統(tǒng)，用計(jì)算機(jī)制訂采購計(jì)劃。由于計(jì)算機(jī)處理速度快、計(jì)劃精細(xì)、不出差錯，所作出的采購計(jì)劃交給采購人員去實(shí)施，企業(yè)終于迅速扭轉(zhuǎn)了以前用人工采購計(jì)劃系統(tǒng)出現(xiàn)的被動局面。生產(chǎn)企業(yè)MRP采購計(jì)劃系統(tǒng)MRP本來是生產(chǎn)企業(yè)用來制訂物料需求計(jì)劃、進(jìn)行生產(chǎn)管理的一個應(yīng)用軟件。它不但可以制訂出企業(yè)的物料投產(chǎn)計(jì)劃，還可以用來制訂外購件的采購計(jì)劃，非常適合于在加工、制造、裝配企業(yè)中使用，配合使用計(jì)算機(jī)，MRP可以迅速制訂出比較詳細(xì)復(fù)雜的生產(chǎn)計(jì)劃和采購計(jì)劃。因此許多大型的企業(yè)，都把使用MRP作為自己堅(jiān)定不移的目標(biāo)。切實(shí)按照其制訂的計(jì)劃去執(zhí)行，既可以保證產(chǎn)品在裝配時不發(fā)生缺貨、保障企業(yè)生產(chǎn)的正常進(jìn)行，而且保證采購的產(chǎn)品庫存量不高也不低、剛好可以滿足生產(chǎn)計(jì)劃規(guī)定的需要，不會造成庫存積壓，也不會造成缺貨。并且使得庫存管理井井有條，節(jié)省保管費(fèi)用，節(jié)省計(jì)劃人員。MRP基本介紹一、傳統(tǒng)訂貨點(diǎn)方法的缺點(diǎn)與mrp的提出二、MRP的思想原理MRP應(yīng)用的目的之一是進(jìn)行庫存的控制和管理。按需求的類型可以將庫存問題分成兩種，獨(dú)立性需求和相關(guān)性需求。獨(dú)立性需求是指將要被消費(fèi)者消費(fèi)或使用的制成品的庫存，如自行車生產(chǎn)企業(yè)的自行車的庫存。制成品需求的波動受市場條件的影響，而不受其他庫存品的影響。這類庫存問題往往建立在對外部需求預(yù)測的基礎(chǔ)上，通過一些庫存模型的分析，制定相應(yīng)的庫存政策來對庫存進(jìn)行管理，如什么時候訂貨、訂多少。如何對庫存品進(jìn)行分類等等。相關(guān)性需求庫存是指將被用來制造最終產(chǎn)品的材料或零部件的庫存。自行車生產(chǎn)企業(yè)為了生產(chǎn)自行車還要保持很多種原材料或零部件的庫存。如車把、車梁、車輪、車軸、車條等。這些物料的需求彼此之間具有一定的相互關(guān)系。例如一輛自行車需要有兩個車輪，如果生產(chǎn)1000輛自行車，就需要1000x2＝2000個車輪。這些物料的需求不需要預(yù)測，只有通過相互之間的關(guān)系來進(jìn)行計(jì)算。在這里白行車稱為父項(xiàng)，車輪稱為子項(xiàng)(或組件)。20世紀(jì)60年代計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和推廣，....資料搜索網(wǎng)人們可能應(yīng)用計(jì)算機(jī)制定生產(chǎn)計(jì)劃，美國生產(chǎn)管理和計(jì)算機(jī)應(yīng)用專家首先提出了物料需求計(jì)劃(MaterialRequirementPlanning)，IBM公司則首先在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)了MRP處理。MRP基本的思想原理是，由主生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃(MPS)和主產(chǎn)品的層次結(jié)構(gòu)逐層逐個地求出主產(chǎn)品所有零部件的出產(chǎn)時間、出產(chǎn)數(shù)量。把這個計(jì)劃叫做物料需求計(jì)劃。其中，如果零部件靠企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)，需要根據(jù)各自的生產(chǎn)時間長短來提前安排投產(chǎn)時間，形成零部件投產(chǎn)計(jì)劃；如果零部件需要從企業(yè)外部采購，則要根據(jù)各自的訂貨提前期來確定提前發(fā)出各自訂貨的時間、采購的數(shù)量，形成采購計(jì)劃。確實(shí)按照這些投產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行生產(chǎn)和按照采購計(jì)劃進(jìn)行采購，就可以實(shí)現(xiàn)所有零部件的出產(chǎn)計(jì)劃，從而不僅能夠保證產(chǎn)品的交貨期．而且還能夠降低原材料的庫存，減少流動資金的占用。

MRP系統(tǒng)在計(jì)算機(jī)應(yīng)用之前，人工得用6—13個星期計(jì)算物料需要量，因此也只能按季度訂貨。這樣的話，MRP方法也不見得比訂貨點(diǎn)方法優(yōu)越。然而，應(yīng)用計(jì)算機(jī)之后，情況就不同了，計(jì)算物料需求量的時間被縮短至1—2天，訂貸周期短，訂貨時間快，可以由每季訂貸改為每月了。因此，MRP系統(tǒng)就成為實(shí)現(xiàn)MRP的手段。MRP系統(tǒng)是一個信息處理系統(tǒng)，作為一個信息系統(tǒng)，應(yīng)該有輸入，處理，有輸出。比如一個中國移動通信網(wǎng)站中的話費(fèi)查詢功能，需要輸入手機(jī)號碼和密碼，然后登陸系統(tǒng)，用戶選擇話費(fèi)查詢業(yè)務(wù)，然后系統(tǒng)輸出這個月的話費(fèi)詳單！那么這個系統(tǒng)包括了用戶信息的輸入和功能選擇的輸入，然后系統(tǒng)進(jìn)行一系列操作，作后向用戶輸出需要的信息。系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程如下。系統(tǒng)處理系統(tǒng)處理用戶信息話費(fèi)詳單一個信息系統(tǒng)的框架基本如此，那么一個MRP系統(tǒng)也應(yīng)該有它的輸入、輸出以及處理過程。本節(jié)將向大家簡單介紹一下MRP系統(tǒng)的輸入、輸出和處理過程。一、MRP的輸入物料需求計(jì)劃的依據(jù)是：MPS主生產(chǎn)計(jì)劃BOM物料清單庫存信息他們的關(guān)系如下：處理的問題需用的信息1.生產(chǎn)什么？生產(chǎn)多少？1.現(xiàn)實(shí)可行的MPS2.需要用到什么？2.準(zhǔn)確的BOM3.已有什么？3.準(zhǔn)確的庫存信息4.還缺什么？何時需要？4.MRP的計(jì)算結(jié)果MRP的輸入有三個文件：主生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃MPS(MasterProductionSchedule)主生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃一般是主產(chǎn)品的一個產(chǎn)出時間進(jìn)度表。主產(chǎn)品是企業(yè)生產(chǎn)的用以滿足市場需要的最終產(chǎn)品，一般是整機(jī)或具有獨(dú)立使用價值的零件、部件、配件等。不要把主生產(chǎn)計(jì)劃和銷售預(yù)測相混淆，后者反映的是一種需求。主產(chǎn)品一般是獨(dú)立需求產(chǎn)品，靠市場的訂貨合同、訂貨單或市場預(yù)測來確定其未來一段時間(一般是一年)的總需求量，包括需求數(shù)量、需求時間等。這些資料再根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)能力狀況經(jīng)過綜合調(diào)配平衡，把它們具體分配到各個時間單位中去。這就是主產(chǎn)品出產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃。這個主產(chǎn)品出產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃是MRP系統(tǒng)最主要的輸入信息，也是MRP系統(tǒng)運(yùn)行的主要依據(jù)。MPS的對象最終產(chǎn)品。主生產(chǎn)計(jì)劃的計(jì)劃對象是生產(chǎn)規(guī)劃的產(chǎn)品系列具體化后的產(chǎn)品，通稱最終項(xiàng)目(enditem)。主生產(chǎn)計(jì)劃中的最終項(xiàng)目可以是產(chǎn)品、主要組件、虛擬物料單中的組件，甚至可以是產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中最高層次上的單個零件。MPS的對象的確定應(yīng)遵循滿足最少項(xiàng)目數(shù)的原則。例如，電腦制造公司可用零配件來簡化MPS的排產(chǎn)。市場需求的電腦型號，可由若干種不同的零部件組合而成，可選擇的零配件包括：6種ＣPＵ、4種主板、3種硬盤、3種軟驅(qū)、2種光驅(qū)、3種內(nèi)存、4種顯示器、3種顯卡、2種聲卡、2種Modem、5種機(jī)箱電源?；谶@些不同的選擇，可裝配出的電腦種類有6×4×3…＝103680種，但主要的零配件總共只有6＋4＋３＋…＝35種，零配件的總數(shù)比最終產(chǎn)品的總數(shù)少得多。顯然，將MPＳ定在比最終產(chǎn)品(電腦)這一層次低的某一級(零配件)比較合理。經(jīng)過對裝配過程的分析，確定只對這些配件進(jìn)行MPＳ的編制，而對最后生成的103680種可選產(chǎn)品，將根據(jù)客戶的訂單來制訂最終裝配計(jì)劃。主產(chǎn)品出產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃來自企業(yè)的年度生產(chǎn)計(jì)劃。年度生產(chǎn)計(jì)劃覆蓋的時間長度一般是一年，在ＭＲＰ中用52周來表示。但是主產(chǎn)品的出產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃可以不一定是一年，要根據(jù)具體的主產(chǎn)品的出產(chǎn)時間來定。但是有一個基本原則，即主產(chǎn)品出產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃所覆蓋的時間長度要不少于其組成零部件中最長的生產(chǎn)周期。否則，這樣的主產(chǎn)品出產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃不能進(jìn)行MＲＰ系統(tǒng)的運(yùn)行，因此是無效的。產(chǎn)品Ａ的出產(chǎn)進(jìn)度表時期（周）１２３４５６７８產(chǎn)量（件／周）2515206015主產(chǎn)品結(jié)構(gòu)文件BOM(BillofMaterials)主產(chǎn)品結(jié)構(gòu)文件不簡單地是一個物料清單，它還提供了主產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)層次、所有各層零部件的品種數(shù)量和裝配關(guān)系。一般用一個自上而下的結(jié)構(gòu)樹表示。每一層都對應(yīng)一定的級別，最上層是０級，即主產(chǎn)品級，０級的下一層是1級，對應(yīng)主產(chǎn)品的一級零部件，這樣一級一級往下分解，……一直分解到最末一級n級，一般是最初級的原材料或者外購零配件。每一層各個方框都標(biāo)有三個參數(shù)：1．組成零部件名；2．組成零部件的數(shù)量。指構(gòu)成相連上層單位產(chǎn)品所需要的本零部件的數(shù)量。3．相應(yīng)的提前期。所謂提前期，包括生產(chǎn)提前期和訂貨提前期。所謂生產(chǎn)提前期，是指從發(fā)出投產(chǎn)任務(wù)單到產(chǎn)品生產(chǎn)出來所花的時間；而訂貨提前期是指從發(fā)出訂貨到所訂貨物采購回來入庫所花的時間。提前期的時間單位要和系統(tǒng)的時間單位一致，也以“周”為單位。有了這個提前期，就可以由零部件的需要時間而推算出投產(chǎn)時間或采購時間。例：見教材p140庫存文件庫存文件也叫庫存狀態(tài)文件。它包含有各個品種在系統(tǒng)運(yùn)行前的期初庫存量的靜態(tài)資料，但它主要提供并記錄MRP運(yùn)行過程中實(shí)際庫存量的動態(tài)變化過程。由于庫存量的變化是與系統(tǒng)的需求量、到貨量、訂貨量等各種資料變化相聯(lián)系的，所以庫存文件實(shí)際上提供和記錄各種物料的各種參數(shù)隨時間的變化。這些參數(shù)有：l．庫存量庫存量是指每周庫存物資的數(shù)量，包括現(xiàn)有庫存量和未來各周的計(jì)劃庫存量兩種。在開始運(yùn)行MRP以前，倉庫中可能還有庫存量，叫做現(xiàn)有庫存量，也叫本期期初庫存量。MRP運(yùn)行是在期初庫存量的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，所以各個品種的期初庫存量作為系統(tǒng)運(yùn)行的重要參數(shù)必須要輸入到系統(tǒng)之中。由于在一周中，隨著到貨和物資供應(yīng)的進(jìn)行，庫存量是變化的，所以周初庫存量和周末庫存量是不同的。因此規(guī)定這里記錄的庫存量都是周末庫存量。它在數(shù)值上表示為：庫存量＝本周周初庫存量＋本周到貨量－本周需求量＝上周周末庫存量＋本周計(jì)劃到貨量－本周需求量庫存量是滿足各周需求量的物資資源。在有些情況下，為了防止意外情況造成的延誤，還對某些關(guān)鍵物資設(shè)立了安全庫存量，以減少因緊急情況而造成的缺貨。在考慮安全庫存的情況下，庫存量中還應(yīng)包含安全庫存量。2．計(jì)劃到貨量。計(jì)劃到貨量是指在本期MRP計(jì)劃之前已經(jīng)購近在途、或者生產(chǎn)在產(chǎn)、預(yù)計(jì)要在本次MRP計(jì)劃期的某個時間到達(dá)的貨物數(shù)量。它們會在給定時間點(diǎn)實(shí)際到貨入庫，而且可以用來滿足本次MRP計(jì)劃期內(nèi)的生產(chǎn)和裝配要求。它們也可以是臨時訂貨、計(jì)劃外到貨或者物資調(diào)劑等得到的貨物。但不包括根據(jù)這次MRP運(yùn)行結(jié)果產(chǎn)生的生產(chǎn)任務(wù)單生產(chǎn)出來的產(chǎn)品或根據(jù)采購訂貨單采購回來的外購品。這些產(chǎn)品由下面的“計(jì)劃接受訂貨”來記錄。3．總需要量總需要量是指主產(chǎn)品及其零部件在每一周的需要量。其中主產(chǎn)品的總需要量與主生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃一致，而主產(chǎn)品的零部件的總需要量根據(jù)主產(chǎn)品出產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃和主產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)文件推算而得出?？傂枰恐校艘陨仙a(chǎn)裝配需要用品以外，還可以包括一些維護(hù)用品，如潤滑油、油漆等，既可以是相關(guān)需求，也可以是獨(dú)立需求。合起來記錄在總需要量中。表6—3給出了一個庫存文件的例子。見教材p142。以上三個文件就是MRP的主要輸入文件。除此之外，為運(yùn)行MRP還需要有一些基礎(chǔ)性的輸入，包括物料編碼，提前期，安全庫存等。二、MRP的輸出MRP的輸出包括了主產(chǎn)品及其零部件在各周的凈需求量、計(jì)劃訂貨接受和計(jì)劃訂貨發(fā)出三個文件。(一)凈需求量凈需求量，是指系統(tǒng)需要外界在給定的時間提供的給定物料的數(shù)量。這是物資資源配置最需要回答的主要問題，即到底生產(chǎn)系統(tǒng)需要什么物資、需要多少、什么時候需要。凈需求量文件很好地回答了這些問題。不是所有零部件每一周都有凈需求的，只有發(fā)生缺貨的周，即計(jì)劃庫存量小于0才可能發(fā)生凈需求量。凈需求量的計(jì)算方法是：1．當(dāng)本周計(jì)劃庫存量大于0時，因?yàn)椴蝗必洠詢粜枨罅繛?；2．當(dāng)本周計(jì)劃庫存量小于0時，又分成兩種情況：(1)當(dāng)本周計(jì)劃庫存量小于0、而上周的計(jì)劃庫存量大于等于0時本周凈需求量就等于本周的缺貨量，即本周計(jì)劃庫存量的絕對值；(2)當(dāng)本周計(jì)劃庫存量小于0、而上周的計(jì)劃庫存量也小于0時，則本周凈需求量就等于本周的缺貨量與上周的缺貨量之差。即本周計(jì)劃庫存量與上周計(jì)劃庫存量之差的絕對值。所以，MRP在實(shí)際運(yùn)行中，不是所有的負(fù)庫存量都有凈需求量的。求凈需求量可以這樣簡單地確定：在現(xiàn)有庫存量一欄中第一個出現(xiàn)的負(fù)庫存量的周，其凈需求量就等于其負(fù)庫存量的絕對值；在其后連續(xù)出現(xiàn)的負(fù)庫存量各周中，各周的凈需求量等丁其本周的負(fù)庫存量與前一周的負(fù)庫存量之差的絕對值。(二)計(jì)劃接受訂貨量它是指為滿足凈需要量的需求，應(yīng)該計(jì)劃從外界接受訂貨的數(shù)量和時間。它告訴人們，為了保證某種物資在某個時間的凈需求量得到滿足，提供的供應(yīng)物資最遲應(yīng)當(dāng)在什么時候到達(dá)、到達(dá)多少。這個參數(shù)的用處，除了用于記錄滿足凈需求量的數(shù)量和時間之外，還為后面的參數(shù)“計(jì)劃發(fā)出訂貨”服務(wù)，是“計(jì)劃發(fā)出訂貨”的參照點(diǎn)(兩者數(shù)量完全相同，時間上相差一個提前期)。計(jì)劃接受訂貨的時間和數(shù)量與凈需要量完全相同。計(jì)劃接受訂貨量=凈需要量(三)計(jì)劃發(fā)出訂貨量它是指發(fā)出采購訂貨單進(jìn)行采購、或發(fā)出生產(chǎn)任務(wù)單進(jìn)行生產(chǎn)的數(shù)量和時間。其中發(fā)出訂貨的數(shù)量，等于“計(jì)劃接受訂貨”的數(shù)量，也等于同周的“凈需求量”的數(shù)量；計(jì)劃發(fā)出訂貨的時間是考慮生產(chǎn)或訂貨提前期，為了保證“計(jì)劃接受訂貨”或者“凈需要量”在需要的時刻及時得到供應(yīng)，而提前一個提前期得到的一個時間。即：計(jì)劃發(fā)出訂貨時間=計(jì)劃接受訂貨時間-生產(chǎn)(或采購)提前期=凈需求量時間—生產(chǎn)（或采購）提前期因?yàn)镸RP輸出的參數(shù)是直接由MRP輸入的庫存文件參數(shù)計(jì)算出來的，所以為直觀起見，總是把MRP輸出與MRP庫存文件連在一起，邊計(jì)算邊輸出結(jié)果。例如表6—3就列出了A產(chǎn)品的MRP運(yùn)行結(jié)果。其運(yùn)行過程如下：首先根據(jù)MRP輸入的庫存文件計(jì)算出A產(chǎn)品各周的庫存量。本周庫存量=上周庫存量+本周計(jì)劃到貨訂貨—本周總需求本周庫存量都是指周末庫存量，它可以為正數(shù)、負(fù)數(shù)和0。然后MRP系統(tǒng)就計(jì)算和輸出各周的凈需要量。只有那些庫存量為負(fù)數(shù)的周才有凈需要量。凈需要量的計(jì)算方法是：第一次出現(xiàn)的負(fù)庫存量(-10)的周(第二周)的凈需要量就等于其負(fù)庫存量的絕對值(10)，緊接在后面的負(fù)庫存量的周(第三周)的凈需要量就等于本周的負(fù)庫存量(—15)減去上一周的負(fù)庫存量(—10)所得結(jié)果的絕對值(5)。同樣算出第五周凈需求量為20，第四、六、七、八周的凈需要量為0。接著MRP系統(tǒng)就計(jì)算和輸出計(jì)劃接受訂貨量，它在數(shù)量和時間上都與凈需要量相同，如表，第二周接受10．第三周接受5。計(jì)劃接受定貨量滿足凈需求量，而計(jì)劃到貨量滿足部分總需要量。二者合起來，就完全滿足了總需要量。最后MRP系統(tǒng)就計(jì)算和輸出計(jì)劃發(fā)出訂貨量，它是把計(jì)劃接受訂貨量(或凈需要量)在時間上提前一個提前期(這里是l周)、訂貨數(shù)量不變而形成的．如表，第一周發(fā)出10個的訂貨單，第二周發(fā)出5個的訂貨單。這就是MRP最后處理的結(jié)果。它最后給出的是發(fā)出的一系列訂貨單和訂貨計(jì)劃表。三、MRP處理過程MRP整個處理過程可以用圖6—5所示的流程圖表示。整個過程可以分成以下幾步：(一)準(zhǔn)備在運(yùn)行MRP之前，要做好以下幾個方面的準(zhǔn)備工作：確定時間單位，確定計(jì)劃期的長短。一般計(jì)劃期可以取1年，時間單位取為周，則計(jì)劃期就是52周。當(dāng)然時間單位也可以取天，計(jì)劃期可以取任意的天數(shù)。在這里，取時間單位為周，計(jì)劃期長度為M周。1．確定物料編碼，包括主產(chǎn)品和零部件的編碼。2．確認(rèn)主產(chǎn)品出產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃MPS，它被表示成主產(chǎn)品各周的出產(chǎn)量。3．確認(rèn)主產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)文件BOM，它被表示成具有層級結(jié)構(gòu)的樹形圖。由主產(chǎn)品(0級)開始，逐層分解成零部件，直到最后分解到最低層(設(shè)為n級)——初級原材料或外購零配件為止。每個組成零部件都要標(biāo)明零部件名、單個上層零部件所包含本零部件的數(shù)量和本零部件的生產(chǎn)(或采購)提前期。每一層都要標(biāo)明層號(也叫層級碼)。除了主產(chǎn)品(一般為獨(dú)立需求)及其零部件(一般為相關(guān)需求)外，還有些輔助生產(chǎn)用品、維護(hù)、維修用品等需要外購的用品，可以作為獨(dú)立需求按實(shí)際需要量直接列入BOM的最低層，參與共同的物料需求計(jì)劃。4．誰備好主產(chǎn)品及其所有零部件的庫存文件，特別是各自的期初庫存量，計(jì)劃到貨量。有些物資，尤其是長距離、難訂貨的物資還要考慮安全庫存量、訂貨批量和訂貨點(diǎn)等。(二)逐級處理首先從層級碼等于0的主產(chǎn)品開始，依次取各級層級碼的各個零部件進(jìn)行如下處理：1.輸入提前期L、期初庫存量H0(有些物資還要輸入訂貨點(diǎn)Qk、訂貨批量Qo、安全庫存量Qs等)。2．對于每一個時間單位t(周)，輸入或計(jì)算下列參數(shù)：(1)輸入或計(jì)算出產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃G(t)；(2)輸入計(jì)劃到貨量S(t)；(3)計(jì)算庫存量H(t)：H(t)＝H(t-1)十S(t)-G(t)；(4)求出凈需求量N(t)：當(dāng)H(t)＜0、而H(1-1)<0時，N(t)=|H(t)-H(t-1)|當(dāng)H(t)＜0、而H(t-1)<0時,N(t)=|H(t)|當(dāng)H(t)>=0時，N(t)＝0。(5)計(jì)算計(jì)劃接受訂貨量P(t)：P(t)＝N(t)；(6)計(jì)算并輸出計(jì)劃發(fā)出訂貨量R(t—L)：R(t—L)＝P(t)。3．輸出計(jì)劃發(fā)出訂貨量R(t—L)。這是每一個零部件發(fā)出的訂貨單，包括訂貨數(shù)量、訂貨時間，包括交各車間加工制造的生產(chǎn)任務(wù)單，也包括交采購部門采購的采購訂貨單：它們按時間整理起來就是一個物料訂貨計(jì)劃，也就是一個物料需求計(jì)劃。下面通過例子來說明。見教材P146....資料搜索網(wǎng)

MRP采購實(shí)施一、采購計(jì)劃的確定上一節(jié)講的采購計(jì)劃：在上一節(jié)中，通過MRP系統(tǒng)的運(yùn)行結(jié)果確定了所需物料的計(jì)劃發(fā)出訂貨的訂貨量和訂貨時間。這就是訂貨計(jì)劃，也就是采購計(jì)劃。根據(jù)MRP的計(jì)算結(jié)果確定采購量和采購時間：根據(jù)這個計(jì)劃規(guī)定的時間發(fā)出訂貨，訂貨量取計(jì)劃中規(guī)定的訂貨量，則經(jīng)過一個采購提前期，采購回來的物資剛好可以趕上這一周的需要。舉例說明：例如根據(jù)表6—7，經(jīng)過MRP計(jì)算的結(jié)果，零件C在第一周，有一個計(jì)劃發(fā)出訂貨量15件。則根據(jù)這個計(jì)劃實(shí)施采購，第一周就要出差去采購，采購量為15件。由于C的采購提前期為3周，即經(jīng)過3周，也就是第4周，15件零件C就應(yīng)該到貨，正好滿足第4周的凈需求量15。表6—8列出了產(chǎn)品A的各個零部件(B、C、D)的采購計(jì)劃。根據(jù)上節(jié)講的MRP的計(jì)算結(jié)果確定采購的不足之處：表6—8的計(jì)算結(jié)果沒有錯，可以照它執(zhí)行，達(dá)到恰好滿足需要、又使庫存量最小的目的。但是在實(shí)際生活中，執(zhí)行這樣的采購計(jì)劃可能會有一定困難。這主要是....資料搜索網(wǎng)沒有一個固定的訂貨批量，訂貨量時大時小，無論是包裝還是運(yùn)輸，都不太方便，有些甚至不能實(shí)現(xiàn)。因?yàn)楣?yīng)商的商品通常都是整箱整包地包裝好了的，一般不拆零賣，要買就買一個包裝單元。例如：當(dāng)我們需要幾個螺釘時，不可能一次只買幾個，應(yīng)該購買一個單元，可能是包，也可能是盒，因?yàn)閱蝹€的供應(yīng)商也不賣。也就是說，采購的數(shù)量要受供應(yīng)商包裝單元的約束。同樣，運(yùn)輸要受運(yùn)輸單元的約束。所以采購數(shù)量最好是一個整數(shù)，是包裝單元的整數(shù)倍，采購數(shù)量應(yīng)當(dāng)按固定訂貨批量進(jìn)行采購。這樣，就要使用按固定訂貨批量處理的MRP計(jì)算模型。按固定訂貨批量處理的順計(jì)算模型的原理見教材表6—9。對表6—9進(jìn)行解釋：把按固定訂貨批量計(jì)算同MRP計(jì)算進(jìn)行比較在表6—9中，產(chǎn)品E設(shè)定了固定訂貨批量150，訂貨點(diǎn)為60，訂貨提前期3周。它在第二周有一個150的在途到貨，計(jì)劃期期前庫存量l00。根據(jù)各周需求量的情況，可以計(jì)算出各周的訂貨后庫存量。所謂訂貨后庫存量，是指把本周計(jì)劃訂貨到貨量考慮進(jìn)來，用于銷售之后還剩下的庫存量，它等于：本周訂貨后庫存量=上周訂貨后庫存量+本周在途到貨量+本周計(jì)劃接受訂貨量—本周需求量其中，本周計(jì)劃接受訂貨量是這樣確定的：判斷上周的訂貨后庫存量加上本周的計(jì)劃在途到貨量再減去本周需求量，是否等于小于0。如果等于小于0。則就把計(jì)劃接受訂貨量等于一個訂貨批量，否則計(jì)劃接受訂貨量就等于0。例如．表6—9中的第5周，因?yàn)榈?周的訂貨后庫存量50加上第5周的計(jì)劃在途到貨量0再減去第5周的需求量60，等于—10，小于0，所以取第5周的計(jì)劃接受到貨量為一個訂貨批量150。同理，第8周的計(jì)劃接受到貨量也為一個訂貨批量150，而其余各周的計(jì)劃接受到貨量力0。求出了計(jì)劃接受訂貨量之后，就可以得出計(jì)劃發(fā)出訂貨量。計(jì)劃發(fā)出訂貨量由計(jì)劃接受訂貨量提前一個訂貨提前期而得到。例如第5周有一個150的計(jì)劃接受訂貨量，把它提前一個訂貨提前期3周，即在第2周就有一個150的計(jì)劃發(fā)出訂貨量。這意味著，應(yīng)當(dāng)在第2周就發(fā)出采購一個批量150，經(jīng)過一個訂貨提前期，即到第5周，這個150的訂貨批量就能運(yùn)進(jìn)倉庫，來滿足第5周的需求量。同理，對應(yīng)第8周的計(jì)劃接受訂貨量150，應(yīng)該在第5周發(fā)出一個150的計(jì)劃發(fā)出訂貨量。所以表6—9的最后一行，實(shí)際上就是得出的采購計(jì)劃。二、MRP采購的注意事項(xiàng)一般的采購活動都有以下幾個步驟；資源的調(diào)查、供應(yīng)商認(rèn)證；詢價及洽商；生成請購單；下達(dá)采購單；采購單跟蹤；驗(yàn)收入庫：結(jié)算。實(shí)施MRP采購除了上述這些步驟外，還必須有一定的基礎(chǔ)條件。最為重要的基礎(chǔ)條件有兩點(diǎn)：一是企業(yè)實(shí)施了MRP管理系統(tǒng)；如果企業(yè)沒有實(shí)施MRP系統(tǒng)，就談不上進(jìn)行MRP采購；不運(yùn)行MRP系統(tǒng)，物料的需求計(jì)劃就不可能由相關(guān)性需求轉(zhuǎn)換成獨(dú)立性需求；沒有MRP系統(tǒng)生成的計(jì)劃訂貨量，MRP采購就失去了依據(jù)。如果手工計(jì)算，那計(jì)算量可想而知，對于復(fù)雜產(chǎn)品的物料相關(guān)性需求靠手工計(jì)算根本就是不可能的。若仍采用訂貨點(diǎn)方法進(jìn)行采購，必然造成零部件配不齊或者原材料的大量庫存，占用大量的流動資金。因此，可以說MRP系統(tǒng)與MRP采購是相輔相成的，如果企業(yè)采用了MRP系統(tǒng)，則它對需要購買的物料必然實(shí)行MRP采購管理才能使它的MRP系統(tǒng)得到良好地運(yùn)行；而企業(yè)若實(shí)行MRP采購管理，則必然是企業(yè)實(shí)行了MRP采購，否則MRP采購如同空中樓閣，失去了基礎(chǔ)。二是企業(yè)有良好的供應(yīng)商管理。實(shí)施MRP采購管理必須要有良好的供應(yīng)商管理作為基礎(chǔ)。在MRP采購中，購貨的時間性要求比較嚴(yán)格。如果沒有嚴(yán)格的時間要求，那么MRP采購也就失去了意義。如果沒有良好的供應(yīng)商管理，不能與供應(yīng)商建立起穩(wěn)定的客戶關(guān)系，則供貨的時間性要求很難保證。除了上面的這些基礎(chǔ)條件外，MRP采購?fù)话悴少徆芾磉€有一點(diǎn)不同，就是物料采購確定或者物料到達(dá)后，需要及時更新數(shù)據(jù)庫。這里不僅僅包括庫存記錄，而且還有在途的物料和已發(fā)訂貨單數(shù)量和計(jì)劃到貨量。這些數(shù)據(jù)都會添加到MRP系統(tǒng)中，作為下次運(yùn)行MRP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。通過前面對順采購的介紹，不難發(fā)現(xiàn)MRP采購有以下幾個特點(diǎn)(一)需求的相關(guān)性MRP采購是針對具有相關(guān)性需求物資的采購方法，需求和資源也相關(guān)，需求的品種數(shù)量也相關(guān)，需求時間也相關(guān)。(二)需求的確定性MRP采購計(jì)劃是根據(jù)主生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃、主產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)文件、庫存文件和各種零部件的生產(chǎn)時間或訂貨進(jìn)貨時間精確計(jì)算出來的，其需要的時間、數(shù)量都是確切規(guī)定好了的，而且不能夠改變。(三)計(jì)劃的精細(xì)性MRP采購計(jì)劃有充分的根據(jù)，從主產(chǎn)品到零部件，從需求數(shù)量到需求時間，從出產(chǎn)先后到裝配關(guān)系都作了明確的規(guī)定．無一遺漏或偏差。不折不扣地按照這個計(jì)劃進(jìn)行，能夠保證主產(chǎn)品出產(chǎn)計(jì)劃的如期實(shí)現(xiàn)。(四)計(jì)算的復(fù)雜性MRP采購計(jì)劃要根據(jù)主產(chǎn)品出產(chǎn)計(jì)劃、主產(chǎn)品結(jié)構(gòu)文件、庫存文件、生產(chǎn)時間和采購時間把主產(chǎn)品的所有零部件的需要數(shù)量、需要時間、先后關(guān)系等準(zhǔn)確計(jì)算出來，其計(jì)算量是非常龐大的。特別當(dāng)主產(chǎn)品復(fù)雜、零部件數(shù)雖特別多時，如果用人工計(jì)算，簡直望尖莫及。借助計(jì)算機(jī)，使得這個工作才有了可以進(jìn)行的可能性。MRP采購的優(yōu)越性是很明顯的，由于進(jìn)行了精確的計(jì)劃和計(jì)算，使得所有需要采購的物資能夠按時按量到達(dá)需要它的地方，一般不會產(chǎn)生超量的原材料庫存。事實(shí)上對于采購品，從經(jīng)濟(jì)訂貨批量考慮，沒有必要一定要追求零庫存，這樣可以大大節(jié)約訂貨費(fèi)用和各種手續(xù)費(fèi)用，從而降低生產(chǎn)成本。通過對使用MRP的企業(yè)調(diào)查顯示，這些企業(yè)庫存水平平均降低20％-40％，與此同叫減少零部件缺貨80％；改進(jìn)了對用戶的服務(wù)，服務(wù)水平可以達(dá)到95％。這就很好地解決了庫存量與服務(wù)水平兩者之間的矛盾，改變了以往那種兩者不可兼得的局面。MRP采購除了能經(jīng)濟(jì)有效地采購企業(yè)所需的物料外，還有利于促進(jìn)企業(yè)提高管理水平。因?yàn)閷?shí)行MRP采購，必然是企業(yè)采用了MRP系統(tǒng)，而MRP系統(tǒng)輸入的信息多、操作規(guī)范、時間觀念強(qiáng)，這些都要求企業(yè)加強(qiáng)系統(tǒng)化、信息化、規(guī)范化管理，提高企業(yè)素質(zhì)和管理水平。也正因?yàn)槿绱?，加大了MRP采購管理工作的復(fù)雜程度，不但加大了工作量．更重要的是工作要求也更為精細(xì)。作業(yè)：P152頁訓(xùn)練題訂貨批量為50，重新計(jì)算采購計(jì)劃附錄資料:不需要的可以自行刪除Excel表格的35招必學(xué)秘技一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”)。3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。二、建立分類下拉列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項(xiàng)。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列)，在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項(xiàng)，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序列”選項(xiàng)后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。三、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調(diào)用。1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開“自定義”對話框。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下的“新菜單”項(xiàng)，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。2.再在“類別”下面任選一項(xiàng)(如“插入”選項(xiàng))，在右邊“命令”下面任選一項(xiàng)(如“超鏈接”選項(xiàng))，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進(jìn)行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復(fù)上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(xiàng)(如“工資表”等)，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項(xiàng)，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。四、制作“專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專業(yè)符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點(diǎn)對它們進(jìn)行命名。4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項(xiàng)，打開“指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等)，確定退出。重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。5.關(guān)閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行(或列)標(biāo)上拖拉，選中它們再右擊鼠標(biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項(xiàng)，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執(zhí)行“格式→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機(jī)關(guān),車隊(duì),一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng)，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個英文狀態(tài)下的分號)。2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項(xiàng)，按“確定”按鈕退出。3.執(zhí)行“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項(xiàng)后，“確定”退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當(dāng)選中其它單元格時，中文輸入法自動關(guān)閉。九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。1.執(zhí)行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認(rèn)一下就成了。十、在Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù)，來完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個計(jì)算梯形面積的函數(shù)：1.執(zhí)行“工具→宏→VisualBasic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開VisualBasic編輯窗口。2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時選中這些單元格(區(qū)域)。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實(shí)，是圖片被“白色”遮蓋了)。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。1.在D列后面插入兩個空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)的單元格中。3.選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進(jìn)行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實(shí)現(xiàn)，這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡便方法。此處假定學(xué)生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。3.調(diào)整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學(xué)生的成績條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作)。4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入→函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計(jì)數(shù)”)，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計(jì)數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實(shí)現(xiàn)。執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點(diǎn)”對話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點(diǎn)”。以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2002對此功能進(jìn)行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：①如果畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能，對Excel來說，也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數(shù)年份?！弊謽?。很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實(shí)，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠(yuǎn)近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測標(biāo)準(zhǔn)，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel，軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標(biāo)簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選)。此時，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就可以進(jìn)行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項(xiàng)，點(diǎn)“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容，Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在Excel2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車后得到的結(jié)果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標(biāo)單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比較復(fù)雜的問題。因?yàn)樗鼪]有一個十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結(jié)尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫一個公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無效，則檢查最后一個數(shù)字，以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以“3”結(jié)尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那么就用“th”。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補(bǔ)齊位數(shù)和財務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號。其實(shí)，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數(shù)。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數(shù))”。比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我們想用“#”號將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)建文本直方圖除了重復(fù)輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計(jì)算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中“超預(yù)算”的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。二十四、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)有時候，我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計(jì)算外，還要動用“TRIM”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“howmanywords?”字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來幫忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個新字符串，并且利用“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計(jì)算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格”的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換這是Excel2002中的新工具。如果你在安裝Excel2002時選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項(xiàng)，“確定”后Excel2002就會自行安裝了。完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”，一個獨(dú)立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標(biāo)區(qū)域”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了經(jīng)在Excel中完成過上百張財務(wù)報表，也許你已利用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)過上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風(fēng)情。一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”)。3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。二、建立分類下拉列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項(xiàng)。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列)，在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項(xiàng)，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序列”選項(xiàng)后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。三、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調(diào)用。1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開“自定義”對話框。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下的“新菜單”項(xiàng)，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。2.再在“類別”下面任選一項(xiàng)(如“插入”選項(xiàng))，在右邊“命令”下面任選一項(xiàng)(如“超鏈接”選項(xiàng))，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進(jìn)行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復(fù)上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(xiàng)(如“工資表”等)，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項(xiàng)，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。四、制作“專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專業(yè)符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點(diǎn)對它們進(jìn)行命名。4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項(xiàng)，打開“指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等)，確定退出。重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。5.關(guān)閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行(或列)標(biāo)上拖拉，選中它們再右擊鼠標(biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項(xiàng)，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執(zhí)行“格式→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機(jī)關(guān),車隊(duì),一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng)，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個英文狀態(tài)下的分號)。2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項(xiàng)，按“確定”按鈕退出。3.執(zhí)行“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”