中梁地產(chǎn)檔案管理辦法

中梁地產(chǎn)檔案管理辦法1總則?1.1為規(guī)范中梁地產(chǎn)集團檔案管理，加強檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度，請各單位認真遵照執(zhí)行。1.2公司形成的各類檔案既是公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實歷史記錄，又是公司發(fā)展和備查的重要依據(jù)，是公司寶貴財富。實施企業(yè)檔案分類管理的目的，是為了達到企業(yè)檔案管理科學化、規(guī)范化和標準化，促進企業(yè)檔案信息綜合開發(fā)利用，更好地為生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營管理等各項工作服務。2適用范圍2.1本制度適用于中梁地產(chǎn)集團（下簡稱“地產(chǎn)集團”）、各區(qū)域集團、區(qū)域公司、事業(yè)部。2.2中梁地產(chǎn)集團、區(qū)域集團、區(qū)域公司、事業(yè)部應將檔案工作納入公司的整體發(fā)展規(guī)劃和議事日程，納入本單位領(lǐng)導和檔案人員的工作職責范圍，并與考核獎懲掛鉤。3檔案工作組織機構(gòu)及人員配置要求3.1檔案管理組織機構(gòu)：檔案管理機構(gòu)按照中梁地產(chǎn)集團—區(qū)域集團—區(qū)域公司—事業(yè)部四個層級設(shè)置，各層級應遵循檔案集中統(tǒng)一管理，按照有利于維護檔案的完整與安全，有利于檔案利用的原則開展。中梁地產(chǎn)集團總裁辦分管中梁地產(chǎn)集團體系內(nèi)檔案管理工作，地產(chǎn)集團各職能部門負責人、各區(qū)域集團總裁、區(qū)域公司董事長、事業(yè)部總經(jīng)理則是該部門、該公司檔案工作第一責任人。地產(chǎn)集團總裁辦與地產(chǎn)集團各中心、各下屬區(qū)域集團、區(qū)域公司、事業(yè)部之間的工作形成網(wǎng)絡，各單位、各部門必須明確檔案專/兼職崗位，責任到人。地產(chǎn)集團總裁辦、區(qū)域集團總裁辦、區(qū)域公司人力行政部、事業(yè)部綜合開發(fā)部為所屬單位檔案管理的主責部門，必須起到監(jiān)督、推動檔案工作的作用。3.2人員配置要求如下：3.2.1

中梁地產(chǎn)集團層面：總裁辦要求配置檔案管理專崗，其它各管理中心/部門建議配置兼職檔案員。3.2.2

區(qū)域集團層面：總裁辦要求配置檔案管理專崗或以檔案管理工作為主的行政管理崗位，此崗位必須具有房產(chǎn)公司或相關(guān)單位檔案管理3年以上工作經(jīng)驗。其它各職能中心/部門建議配置兼職檔案員；?3.2.3

區(qū)域公司層面：新區(qū)域公司要求各部門配置兼職檔案員，但區(qū)域公司需根據(jù)目前在建的項目數(shù)量，分布的地點，區(qū)域公司層面檔案的工作量，酌情予以考慮是否需要配置專崗。對于老區(qū)域公司，歷史遺留問題較多的區(qū)域公司，要求人力行政部配置檔案管理專崗或配置以檔案管理工作為主的行政管理崗位。此崗位必須具有房產(chǎn)公司或相關(guān)單位檔案管理3年以上工作經(jīng)驗。?3.2.4

事業(yè)部層面：作為檔案主要產(chǎn)出層面，要求綜合開發(fā)部配置專職檔案員，全面負責檔案的集中管控。項目部工程內(nèi)業(yè)資料的管控作為工程管理的一項重要內(nèi)容，須確保工程請款、設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證資料流轉(zhuǎn)有統(tǒng)一歸口；規(guī)范施工過程中以及竣工檔案收集；加強合作單位內(nèi)業(yè)資料的管控，確?？⒐n案驗收順利通過等非常關(guān)鍵，各項目部要求配置專職檔案員。對于項目建設(shè)規(guī)模小、距離近，同屬一個事業(yè)部的2-3個項目，可以考慮由一個專職檔案員同時兼任。檔案管理專崗必須具有房產(chǎn)公司或相關(guān)單位檔案管理2年以上工作經(jīng)驗。?4檔案工作的基本職責和任務4.1中梁地產(chǎn)集團總裁辦檔案管理職責：?4.1.1負責中梁地產(chǎn)集團檔案管理規(guī)劃、培訓、督導工作；加強檔案工作規(guī)范化、標準化建設(shè)；4.1.2負責中梁地產(chǎn)集團《檔案管理辦法》及《檔案管理操作指引》以及配套表單的制訂及完善；4.1.3負責中梁地產(chǎn)集團檔案信息化調(diào)研、平臺搭建及系統(tǒng)運維；?4.1.4負責中梁地產(chǎn)集團本部檔案收集、整理、編制、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等管理與維護工作。對本公司檔案實行集中管控，對所有保管的原始檔案建立完整的電子臺賬并定期備份；4.1.5每年度確保對區(qū)域集團開展至少一次檔案巡檢、績效考核排名工作，并跟進后續(xù)的檔案整改落實。4.2

區(qū)域集團總裁辦檔案管理職責：?4.2.1負責在中梁地產(chǎn)集團《檔案管理辦法》、《檔案管理編制操作指引》的基礎(chǔ)上，制訂符合本區(qū)域集團的《檔案管理實施細則》；4.2.2負責區(qū)域集團以及所管轄的區(qū)域公司檔案管理規(guī)劃、培訓督導工作；協(xié)助地產(chǎn)集團推進檔案工作規(guī)范化、標準化建設(shè)；4.2.3

負責區(qū)域集團本部檔案收集、整理、編制、統(tǒng)計、鑒定及銷毀等管理與維護工作，負責本公司檔案實行集中管控，對所有保管的原始檔案建立完整的電子臺賬并定期備份；4.2.4

協(xié)助中梁地產(chǎn)集團推進檔案管理信息化平臺搭建、維護；?4.2.5

指導并支持新區(qū)域公司開展檔案管理體系建設(shè)。?4.2.6

每半年確保對所管轄的區(qū)域公司開展至少一次檔案巡檢、績效考核排名工作，并跟進后續(xù)的整改落實。4.3

各區(qū)域公司人力行政部檔案管理職責：?4.3.1

負責區(qū)域公司以及所管轄的事業(yè)部檔案管理日常培訓、督導工作；協(xié)助區(qū)域集團推進檔案工作規(guī)范化、標準化建設(shè)；4.3.2

負責區(qū)域公司本部檔案收集、整理、編制、統(tǒng)計、鑒定及銷毀等管理與維護工作，負責對本公司檔案實行集中管控，對所有保管的原始檔案建立完整的電子臺賬并定期備份；4.3.3

指導、監(jiān)督區(qū)域公司各部門及下屬事業(yè)部做好日常檔案的收集、預立卷、臺賬建立等工作，尤其對于新成立事業(yè)部，須在初期及時指導事業(yè)部檔案員建立規(guī)范的檔案管理體系，為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)；4.3.4

每季度確保對所管轄的事業(yè)部開展至少一次檔案巡檢、績效考核排名工作，并跟進后續(xù)的整改落實。4.4

各事業(yè)部綜合開發(fā)部檔案管理職責：?4.4.1

負責全面貫徹落實中梁地產(chǎn)集團下發(fā)的《檔案管理辦法》、《檔案管理操作指引》以及配套表單，以及落實區(qū)域集團制定的《檔案管理實施細則》，負責本公司檔案的收集、編制、立卷、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等管理、維護工作，實行綜合開發(fā)部集中管控。4.4.2

負責事業(yè)部層面及各項目的檔案管理牽頭工作，配合完成集團檔案檢查、督導及各項檔案工作的推進、落地。對本公司檔案實行集中管控，對所有保管的原始檔案建立完整的電子臺賬并定期備份；4.4.3

每月確保開展一次對本事業(yè)部檔案管理的自查自糾工作，確保檔案管理完整、規(guī)范、有序。4.5

各事業(yè)部項目部檔案管理職責：?4.5.1

負責工程項目所有圖紙的接收、清點、登記、發(fā)放、歸檔、管理工作；?4.5.2

負責施工過程中監(jiān)理資料、施工資料及其它內(nèi)業(yè)資料的收發(fā)、整理；?4.5.3

負責設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證、工程請款的流轉(zhuǎn)、催辦；?4.5.4

監(jiān)督檢查施工資料的編制、管理，確保供方資料完整、及時，與工程進度同步；?4.5.5

負責配合城建檔案移交、取證工作；?4.5.6

負責按照集團《檔案管理辦法》、《檔案管理編制操作指引》、區(qū)域集團《檔案管理實施細則》，要求整理立卷，向所屬事業(yè)部綜合開發(fā)部移交項目竣工檔案。?4.6

其它各級組織各部門檔案管理職責：?4.6.1

按照《中梁地產(chǎn)集團檔案分類、保管期限、歸檔范圍列表（地產(chǎn)）》對本部門職責管控范圍內(nèi)的檔案進行及時收集以及預立卷；確保本部門檔案的完整性，對缺失部分或存在特殊情況的檔案建立《備考表》說明情況。特別強調(diào)：檔案日常收集須注重檔案的歸檔質(zhì)量，要保證檔案符合歸檔要求。4.6.2

按照《檔案管理辦法》中各類檔案移交時間的規(guī)定，及時填好《檔案移交清單》向檔案集中管控部門完成本部門的檔案移交工作。4.6.3

各部門對本部門所負責收集管理及移交文件的完整性、質(zhì)量擔負全部責任，須將檔案收集累積、管理、移交等列入部門兼職檔案管理員的職責范圍，并配合、承擔檔案檢查以及績效考核。4.6.4

中梁地產(chǎn)集團、區(qū)域集團、區(qū)域公司各部門有責任和義務負責對下屬單位條線部門實施檔案垂直管理，敦促檔案規(guī)范化管理。5

檔案室配置要求5.1原則上各公司應設(shè)置專用檔案室，并確保檔案室的大小能滿足業(yè)務發(fā)展需要。對于老區(qū)域公司，在辦公條件不允許的情況下，不能實行集中統(tǒng)一管理的單位，各部門也必須設(shè)立小型檔案室及專用檔案柜，由專人管理檔案室/柜鑰匙，杜絕檔案隨意堆放存儲，杜絕檔案室如同雜物間。?專用檔案室應滿足“防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水”八防要求。庫房溫度應保持在14—24攝氏度，相對濕度40%—60%，做好溫濕度調(diào)節(jié)；定期對檔案庫房進行檢查，每半年檢查一次相關(guān)設(shè)施設(shè)備，排除隱患。?5.2專用檔案室的設(shè)置位置：原則上不設(shè)在地下室，如設(shè)地下室，檔案庫房須做60cm架空層。5.3新成立的區(qū)域集團、區(qū)域公司、事業(yè)部從成立時起，應抓好檔案管理工作。根據(jù)檔案工作需要，在人員配置及庫房建設(shè)上要充分考慮。6

檔案的收集、移交、歸檔基本原則及要求6.1檔案收集、移交基本原則?6.1.1

中梁地產(chǎn)集團、各區(qū)域集團、各區(qū)域公司、各事業(yè)部各職能部門堅持以部門為單位收集、移交，責任落實到專職或兼職檔案員。如發(fā)生資料缺損，丟失等事件，將追究相關(guān)負責人的責任。6.1.2

一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸檔,并移交檔案室。如會議文件由會議主辦部門收集歸檔,并移交檔案室。6.1.3

任何部門和個人不得將公務活動中形成的文件材料據(jù)為已有，隨意擺放、拒絕移交檔案室。6.1.4

中梁地產(chǎn)集團/區(qū)域集團人力資源中心、區(qū)域公司人力行政部以及事業(yè)部綜合開發(fā)部要將文件資料和檔案的移交作為公司員工離職工作交接的一項重要內(nèi)容。工作交接時，交接雙方要根據(jù)文件資料和檔案目錄，核對文件資料和檔案明細，做到帳物相符，并在交接清單上簽字，經(jīng)部門負責人簽字認可后，方可予以辦理離職手續(xù)。6.1.5

在歸檔的文件材料中，應將正文與附件、請示與批復形成的同一文件，集中存儲，不得分開。6.1.6

檔案移交時，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。6.1.7

如區(qū)域集團、區(qū)域公司、事業(yè)部如因業(yè)務發(fā)展受限，出現(xiàn)撤銷或兼并的現(xiàn)象，原則上撤銷組織，下級單位檔案向上級單位檔案室移交；如出現(xiàn)兼并，被兼并單位檔案向兼并單位檔案室移交。?6.2

檔案收集、移交時間要求?6.2.1

公司行政管理類、經(jīng)營管理類檔案，人事檔案（招聘、培訓、組織發(fā)展）實行年度移交，原則上第二年三月份前完成上一年度度檔案的移交。但是合同（不包含勞動合同）需在責任主體方均用印后立即移交所屬公司的的行政管理部門進行歸檔。其中房屋銷售合同除外，房屋銷售合同采用項目樓盤售罄后由案場統(tǒng)一移交行政管理部門的原則進行歸檔。6.2.2

項目建設(shè)類檔案：開發(fā)報批報建在證照、批文取得后的三個工作日內(nèi)向公司檔案室移交；成本合約類檔案，其中招投標文件及合同，在定標后、合同簽署完成一周內(nèi)，向公司檔案室移交全過程檔案。成本檔案（目標成本審批版、現(xiàn)場簽證、設(shè)計變更、產(chǎn)值月報及付款資料等）在合同結(jié)束后，同合同結(jié)算書一并移交檔案室。設(shè)計檔案在實施版施工圖下發(fā)后一周內(nèi)，實施版施工圖同前期各階段設(shè)計成果一并移交檔案室。工程檔案在城建檔案館驗收、報送結(jié)束，竣工交付后三個月內(nèi)向公司檔案室移交。圖紙存儲版次要求主要有三個版本：審圖版（蓋有審圖章）、第一版施工圖、竣工圖（蓋有竣工圖章）。6.2.3

人事檔案（薪酬、績效、員工關(guān)系）、財務檔案，因涉及到公司隱私、財務檔案安全，原則上由部門自行管理，不向公司檔案室移交。但不包含財務相關(guān)的協(xié)議。對于自行管理的檔案在歸檔范圍應遵循《檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定。?6.2.4

磁帶、照片、影像、實物（獎杯、獎狀、牌匾、錦旗）等形式的文件材料應在工作結(jié)束后及時歸檔。6.2.5

所有文件移交歸檔范圍，參照附表《中梁地產(chǎn)集團檔案分類、保管期限、歸檔范圍列表（地產(chǎn)）》執(zhí)行。對暫時不能歸檔的重要文件材料，經(jīng)單位負責人同意，需向檔案管理專員或兼職人員說明。?6.3

歸檔文件質(zhì)量要求?6.3.1

凡是歸檔的文件材料，原則上應是原件歸檔。對特殊情況下，只能復印件歸檔的情況，需加蓋公章，并注明原件去向。6.3.2

檔案必須做到內(nèi)容齊全、真實、數(shù)據(jù)準確、圖樣清晰，字跡工整、簽章手續(xù)完備。6.3.3

檔案必須用碳素墨水黑色簽字筆書寫。禁止用圓珠筆、鉛筆、彩色筆書寫。禁止用涂改液/修正帶修改。?6.3.4

聲像類、實物類檔案要清晰完整，符合有關(guān)規(guī)范和標準，并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等信息。?6.4

歸檔移交程序及責任認定6.4.1

凡歸檔的文件材料經(jīng)辦部門必須經(jīng)系統(tǒng)整理，按照文件內(nèi)容、檔案類別擬定案卷題名，填寫《檔案移交清單》，詳見附表。在應歸檔文件中，如出現(xiàn)缺失、破損、借出、復印件等情況，經(jīng)辦部門需填寫《備考表》詳細說明原由?！秱浒副怼窐邮皆斠姟稒n案管理編制操作指引》附表。6.4.2

本著減少自身和檔案管理人員的工作量，提高全員工作效率的原則，凡需經(jīng)常使用復印件的資料，在原件移交檔案室之前，須自行復印或掃描留底，以備日后使用。6.4.3

中梁地產(chǎn)集團總裁辦、區(qū)域集團總裁辦、區(qū)域公司人力行政部、事業(yè)部綜合開發(fā)部檔案管理崗應根據(jù)《檔案移交清單》、實際移交的檔案內(nèi)容、數(shù)量，進行詳細的核對和檢查；同時根據(jù)歸檔要求檢查文件質(zhì)量，對不符合要求的檔案，應要求檔案移交部門重新返工整理。6.4.4

檔案檢查合格后，《檔案移交清單》打印一式兩份，交接雙方簽字，各執(zhí)一份。同時為了方便建立《卷內(nèi)目錄》，《卷內(nèi)目錄》樣式詳見《檔案管理編制操作指引》附表。要求檔案移交的同時必須移交《檔案移交清單》的電子檔，《檔案移交清單》應作為檔案交接的重要組成部分進行歸檔。一旦資料發(fā)生缺損、丟失等現(xiàn)象，將根據(jù)《檔案移交清單》認定責任人，并追究其責任。6.4.5

如果移交人未按照正規(guī)程序移交資料，如發(fā)生資料丟失、損壞等現(xiàn)象，接收人概不負責，移交部門應負全責。對于調(diào)出和離職人員在辦理相關(guān)手續(xù)時，人力資源須得到檔案員簽字確認無檔案借出記錄后，方可予以辦理離職、調(diào)出手續(xù)，否則，人力資源部負全責。如根據(jù)《檔案移交清單》發(fā)現(xiàn)，是在移交歸檔后發(fā)生的檔案丟失，檔案室負責人負全責。6.4.6

特別說明：如果不是用于檔案移交歸檔，而是中梁體系內(nèi)，或公司內(nèi)部平行部門之間、供應商之間的收發(fā)文，則不適用于《檔案移交清單》，應填寫《文件收/發(fā)登記表》。?7

檔案借閱7.1

檔案形成單位的工作人員因業(yè)務需要借閱本公司的有關(guān)檔案，需在OA上發(fā)起《檔案借閱申請單》流程，經(jīng)相關(guān)人員審批完成后，才能提供利用。?7.2如公章及營業(yè)執(zhí)照、開發(fā)資質(zhì)，因業(yè)務需要借閱，需發(fā)起《印章/證照借閱審批單》，經(jīng)相關(guān)人員審批后，方能領(lǐng)取鑰匙，持單位介紹信、審批完畢后的《印章/證照借閱審批單》到合作單位，方能提供利用。?7.3因涉及到法律糾紛，律師要求查閱檔案時，除持有單位介紹信，初始證件外，還需持有有關(guān)業(yè)務部門開具的專用證明。7.4借閱檔案者，應自覺遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)定，負責檔案的安全、整潔，不得擅自涂改、劃圈、污損檔案。7.5借出的檔案，一般不得超過二周，如確有特殊情況需續(xù)借者，必須另行辦理續(xù)借手續(xù)。7.6所有檔案借閱必須及時建立《檔案借閱登記表》，表單樣式詳見附表。?7.7借出檔案歸還時，雙方均需當場清點，辦理歸還手續(xù)，檔案員應及時在《檔案借閱登記表》上注明歸還時間。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或遺失，應追究其責任。8

檔案的安全保管與統(tǒng)計8.1檔案室必須切實做好“防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水”等八防工作，確保檔案安全。8.2要定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)破損、霉變或字跡模糊，要及時采取措施進行技術(shù)處理。8.3檔案工作人員變動要做好檔案的移交工作，認真履行交接手續(xù)。?8.4認真做好檔案的統(tǒng)計工作，對各種載體的檔案收進、移出、利用應及時進行登記統(tǒng)計。9

檔案的鑒定和銷毀9.1檔案管理人員應定時對檔案進行鑒定，對超過保管期限的各類檔案要逐件編造清冊，報公司領(lǐng)導審批，予以銷毀。9.2銷毀檔案時由公司領(lǐng)導指定專門人員負責監(jiān)督，監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽字。?9.3檔案鑒定是甄別和判定檔案價值的必要措施。從當前和長遠利用檔案的需要出發(fā)，根據(jù)統(tǒng)一的鑒定原則和標準，判定基建、文書、會計等檔案的價值，從而確定不同的保管期限，把需要長遠保存的案卷保存好，把已超過保管期限無存檔價值的材料辦理銷毀手續(xù)，進行銷毀，以便檔案的綜合利用。?9.4鑒定檔案時，要堅持保存從寬，銷毀從嚴的原則。?9.5鑒定工作的組織。為保證鑒定工作質(zhì)量，鑒定小組必須由分管檔案工作的部門經(jīng)理及有關(guān)專業(yè)部門的領(lǐng)導，檔案工作人員和有關(guān)業(yè)務部門人員組成。在鑒定某一部門的檔案時，須邀請有關(guān)部門派員參加。?9.6檔案工作的鑒定與銷毀。?9.6.1

根據(jù)各專業(yè)檔案利用情況編制檔案的保管期限，原則上劃分為永久、長期（20年）、短期（5年）三種保管期限。財務檔案上有少量檔案是30年、10年的保管期限，詳見《中梁地產(chǎn)檔案分類、歸檔范圍、保管期限列表》。?9.6.2

根據(jù)檔案保管期限為依據(jù)，經(jīng)中梁地產(chǎn)集團行政管理中心審定，主管領(lǐng)導或上級有關(guān)部門批準，辦理銷毀手續(xù)后方可實施銷毀。?9.7

鑒定銷毀工作的要求：?9.7.1

經(jīng)過鑒定，一個案卷中有兩種以上保管期限的，按就高不就低的原則辦理（一般不拆卷，個別的可以進行調(diào)整）。如永久卷中混有個別長期、短期文件，長期卷內(nèi)混有個別短期的文件，一般不拆卷；短期卷內(nèi)混有個別永久或長期保管的文件則要拆卷重新整理。9.7.2

需要銷毀的檔案，必須辦理銷毀手續(xù)。?9.8

填寫：《檔案銷毀清冊》，表單樣式詳見附表。?9.8.1

OA上發(fā)起《檔案銷毀申請審批單》流程，隨附《檔案銷毀清冊》作