項(xiàng)目資料管理辦法

項(xiàng)目資料管理辦法項(xiàng)目資料管理辦法項(xiàng)目資料管理辦法xxx公司項(xiàng)目資料管理辦法文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度項(xiàng)目資料管理辦法編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修訂內(nèi)容修訂人審核人批準(zhǔn)人

項(xiàng)目資料管理辦法一、總則項(xiàng)目資料管理是指以項(xiàng)目前期開(kāi)發(fā)研究為起點(diǎn)，陸續(xù)收集、及時(shí)整理，當(dāng)工程項(xiàng)目完工或終止時(shí)，項(xiàng)目資料管理負(fù)責(zé)人將所積累的項(xiàng)目資料及移交公司總部檔案室歸檔的整個(gè)過(guò)程。為切實(shí)做好工程項(xiàng)目資料的收集、整理和保管、利用，結(jié)合公司工程項(xiàng)目的具體情況，為加強(qiáng)項(xiàng)目資料與總部的銜接，進(jìn)一步提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)、管理以及其它各項(xiàng)工作中的作用。工程資料由公司檔案室資料專員和各項(xiàng)目部檔案管理員專責(zé)保管，實(shí)行統(tǒng)一編碼及歸類管理。本作業(yè)指導(dǎo)書(shū)適用于地產(chǎn)公司所有項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)資料管理。二、現(xiàn)場(chǎng)資料管理辦法資料檔案是指在施工過(guò)程中以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)公司和項(xiàng)目具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。按項(xiàng)目的各個(gè)階段歸檔，并定期做好已經(jīng)完成的立卷歸檔工作；項(xiàng)目完成后須在兩個(gè)月內(nèi)完成立卷歸檔工作。平時(shí)資料的收集與歸卷2.2.1項(xiàng)目資料管理員須編制完整的卷內(nèi)文件目錄，在向集團(tuán)公司檔案管理部門移交檔案時(shí)，一并上交。2.2.2項(xiàng)目工程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理，資料項(xiàng)目齊全、字跡清楚、圖面整潔、簽章齊全，必須使用檔案規(guī)定用筆。2.2.3項(xiàng)目工程資料應(yīng)根據(jù)資料內(nèi)容進(jìn)行分類（見(jiàn)本文第四部分：施工現(xiàn)場(chǎng)資料分類及說(shuō)明），并資料盒的脊背與封面標(biāo)識(shí)（見(jiàn)本文第六部分：文件盒/文件夾標(biāo)簽樣圖），做到整齊、美觀，便于查閱。資料盒內(nèi)應(yīng)包括卷內(nèi)目錄、資料封面和資料內(nèi)容三部分，卷內(nèi)目錄及資料內(nèi)容必須對(duì)應(yīng)一致，層次清晰。卷內(nèi)目錄(文件)見(jiàn)附件1，資料封面可根據(jù)實(shí)際自行設(shè)置。2.2.4現(xiàn)場(chǎng)資料管理人員應(yīng)熟悉公司管理流程，對(duì)于需要在公司存檔備案的工程資料及文件，必須及時(shí)送達(dá)。2.2.5工程竣工驗(yàn)收通過(guò)后，應(yīng)催促施工單位按合同約定的時(shí)限將全部工程檔案移交城建檔案館，同時(shí)應(yīng)要求施工單位提供三份完整的工程檔案資料和竣工圖給項(xiàng)目部，并及時(shí)送達(dá)公司存檔。資料的調(diào)卷或借閱2.3.1項(xiàng)目施工過(guò)程中，負(fù)責(zé)管理好有關(guān)工程技術(shù)資料的歸檔保存和借閱管理，對(duì)于比較重要的文件或圖紙等資料，還應(yīng)登記好相關(guān)借閱內(nèi)容及時(shí)間，并要求對(duì)方按期歸還。2.3.2檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤后，檔案立即歸入檔架。收文管理辦法2.4.1文件的收發(fā)是指外部社會(huì)機(jī)構(gòu)與公司之間關(guān)于管理、檢查、監(jiān)督、商請(qǐng)和業(yè)務(wù)銜接等事務(wù)的所有往來(lái)文函以及公司內(nèi)部公文。2.4.2收文處理1、總公司公司或其他兄弟單位發(fā)來(lái)的文件和外來(lái)文件，均由項(xiàng)目資料管理員統(tǒng)一簽收，開(kāi)拆，登記，按不同類別進(jìn)行分類處理。2、對(duì)需要辦理的文件，應(yīng)先送負(fù)責(zé)人簽注擬辦意見(jiàn)，再根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接送有關(guān)部門辦理。3、收到急件時(shí)，應(yīng)馬上處理，一天內(nèi)答復(fù)；一般要辦理的文件，三天內(nèi)應(yīng)辦理，最遲不能超過(guò)七天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書(shū)面或口頭簡(jiǎn)要回復(fù)。2.4.3收發(fā)文登記表見(jiàn)附件2、附件3合同文本管理合同簽訂之后，項(xiàng)目部收到復(fù)印本，項(xiàng)目資料員應(yīng)做好登記手續(xù)，建立合同管理臺(tái)帳，以便項(xiàng)目工程師及時(shí)查閱。施工合同簽訂臺(tái)帳見(jiàn)附件4圖紙資料的管理2.6.1圖紙資料是指工程項(xiàng)目開(kāi)發(fā)施工期間的各類設(shè)計(jì)圖紙（含電子文件、效果圖等）、設(shè)計(jì)變更通知及其它有關(guān)工程項(xiàng)目方面的文件資料。工程部資料員負(fù)責(zé)圖紙資料的收發(fā)、編號(hào)、登記、復(fù)印、蓋章、歸檔保存和借閱管理，并負(fù)責(zé)定期清理工程檔案，按要求及時(shí)移交公司總部檔案室存檔。2.6.2圖紙資料的發(fā)送、登記、歸檔1、項(xiàng)目資料管理員在收到設(shè)計(jì)規(guī)范部發(fā)放的圖紙后，應(yīng)根據(jù)圖紙的專業(yè)內(nèi)容按要求填寫好圖紙的卷內(nèi)目錄（見(jiàn)附件5）2、項(xiàng)目資料管理員將按合同條款規(guī)定發(fā)放圖紙，同時(shí)填好《設(shè)計(jì)圖紙變更工程指令發(fā)送登記表》（見(jiàn)附件6）。3、項(xiàng)目資料管理員定期對(duì)圖紙進(jìn)行整理，對(duì)已竣工項(xiàng)目的圖紙，應(yīng)移交公司總部檔案室檔案員歸檔。對(duì)作廢的圖紙，應(yīng)及時(shí)清理，防止誤用。三、資料管理流程收集：隨項(xiàng)目前期開(kāi)發(fā)的開(kāi)始，各部門隨時(shí)收集相關(guān)資料，資料收集要做到及時(shí)、完整。第一責(zé)任人為各部門經(jīng)理，第二責(zé)任人為部門文員。整理：分類：分類方法按本文第四部分“施工現(xiàn)場(chǎng)資料分類及說(shuō)明”分類歸卷：以施工現(xiàn)場(chǎng)資料分類立卷，一類一卷。編號(hào)：編號(hào)方法詳見(jiàn)本文第五部分“工程資料編號(hào)管理指引”。案卷目錄：根據(jù)歸檔進(jìn)程編寫案卷目錄，以備查閱。管理：由各部門資料員負(fù)責(zé)管理。移交：項(xiàng)目完工（或階段完成）后，各部門資料員將本部門歸檔的工程技術(shù)資料的原件移交集團(tuán)辦公室。資料管理流程見(jiàn)下圖：

現(xiàn)場(chǎng)資料管理流程圖分類分類歸卷編號(hào)歸卷編號(hào)移交管理收集整理移交管理收集整理案卷目錄案卷目錄總部工程項(xiàng)目部總部工程項(xiàng)目部四、施工現(xiàn)場(chǎng)資料分類及說(shuō)明管理體系文件項(xiàng)目工程總體工作目標(biāo)部門人員組織架構(gòu)及職責(zé)表公司制度文件、法律法規(guī)文件工程準(zhǔn)備階段資料項(xiàng)目立項(xiàng)批文：包括國(guó)土局批文、規(guī)劃局批文、建委、計(jì)委批文、立項(xiàng)/建設(shè)用地/征地/拆遷文件等。施工準(zhǔn)備階段資料：勘察文件、測(cè)繪文件、施工圖審查文件、中標(biāo)文件，完成工程報(bào)建后，資料管理人員應(yīng)及時(shí)將報(bào)建成果資料（蓋公司公章的復(fù)印件）存放在現(xiàn)場(chǎng)備案；開(kāi)工報(bào)告、資格報(bào)審、場(chǎng)地移交等開(kāi)工準(zhǔn)備階段資料應(yīng)建立清單，并歸檔。合同管理資料資料管理人員應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況劃分，制定目錄，并將各合同資料按照分類進(jìn)行劃分，統(tǒng)一編號(hào)，以便于查詢。工程技術(shù)管理資料4.4.1質(zhì)量控制資料施工組織設(shè)計(jì)、主體施工方案、單位工程施工方案、專項(xiàng)工程施工方案；項(xiàng)目材料樣品清單及原材料出廠證明及質(zhì)量鑒定表；4.4.2進(jìn)度計(jì)劃資料項(xiàng)目發(fā)展計(jì)劃開(kāi)工指令（見(jiàn)附件7：工程項(xiàng)目開(kāi)工通知單）總進(jìn)度計(jì)劃及評(píng)審記錄施工單位周進(jìn)度計(jì)劃、月進(jìn)度計(jì)劃、總進(jìn)度計(jì)劃；各分包單位周進(jìn)度計(jì)劃、月進(jìn)度計(jì)劃、總進(jìn)度計(jì)劃；工期延長(zhǎng)審批文件（見(jiàn)附件8：延長(zhǎng)工期申報(bào)表）4.4.3安全控制文件安全文明施工組織設(shè)計(jì)（方案）及其報(bào)審文件施工安全交底記錄施工現(xiàn)場(chǎng)安全文明檢查記錄施工安全文明評(píng)分記錄重大安全事故分析報(bào)告處理意見(jiàn)設(shè)計(jì)圖紙及變更施工圖紙：工程部資料管理人員負(fù)責(zé)從公司規(guī)劃設(shè)計(jì)部領(lǐng)取經(jīng)確認(rèn)的施工圖紙，并負(fù)責(zé)將圖紙下發(fā)給相關(guān)單位和部門，做好圖紙發(fā)放登記記錄及建立圖紙目錄清單。圖紙會(huì)審記錄：工程部資料管理人員將經(jīng)過(guò)公司設(shè)計(jì)管理部、工程部、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位簽字蓋章后的圖紙會(huì)審記錄發(fā)放給各專業(yè)工程師并存檔。設(shè)計(jì)變更：工程部資料管理人員收到設(shè)計(jì)變更通知單后，由各相關(guān)專業(yè)工程師和工程部經(jīng)理傳閱簽字后發(fā)放給施工單位，并由專業(yè)工程師辦理業(yè)主指令格式文件。工程洽商：工程部資料管理人員收到工程洽商單后，由各相關(guān)專業(yè)工程師和工程部經(jīng)理傳閱簽字后發(fā)放給施工單位。業(yè)主指令：工程部資料管理人員收到業(yè)主指令后按照業(yè)主指令工作流程將辦理完成的業(yè)主指令分別復(fù)印發(fā)放給相關(guān)單位、部門和人員后及時(shí)歸檔。施工現(xiàn)場(chǎng)工程簽證資料包括施工現(xiàn)場(chǎng)簽證單和反簽證單施工單位上報(bào)工程簽證資料后，資料管理人員負(fù)責(zé)將該資料送至公司各部門審批，簽證單作為工程預(yù)結(jié)算憑證，上報(bào)成本控制部存，須為原件。（見(jiàn)附件09：施工現(xiàn)場(chǎng)簽證單）現(xiàn)場(chǎng)反簽證單，是由于施工單位無(wú)法履行其合同內(nèi)約定項(xiàng)目而對(duì)其作出的工程量索賠，應(yīng)由公司項(xiàng)目部發(fā)出，一式四份，作為工程與結(jié)算簽證，須為原件。（見(jiàn)附件10：施工現(xiàn)場(chǎng)反簽證單）會(huì)議紀(jì)要4.7.1監(jiān)理周例會(huì)：工程部各專業(yè)工程師參加每周召開(kāi)的監(jiān)理例會(huì)，監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要由監(jiān)理單位整理，由工程部資料管理人員負(fù)責(zé)存檔。4.7.2工程專題會(huì)議：工程部組織監(jiān)理單位、施工單位召開(kāi)的專題會(huì)議，由會(huì)議組織者安排人員負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，由工程部資料管理人員負(fù)負(fù)責(zé)存檔。4.7.3項(xiàng)目?jī)?nèi)部會(huì)議紀(jì)要：項(xiàng)目部召開(kāi)的內(nèi)部會(huì)議，由工程部資料管理人員負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要并負(fù)責(zé)上傳公司。（見(jiàn)附件11：工程會(huì)議紀(jì)要）監(jiān)理工作資料監(jiān)理單位資質(zhì)，監(jiān)理人員架構(gòu)等監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則監(jiān)理月報(bào)監(jiān)理工程書(shū)通知書(shū)及施工單位回復(fù)單安全隱患整改通知書(shū)及回復(fù)單監(jiān)理工作聯(lián)系單（監(jiān)理單位發(fā)文）工程來(lái)往函件1、政府文件、公司總部及各部門內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單：項(xiàng)目資料管理人員應(yīng)將收到的文件復(fù)印一份張貼或傳閱給相關(guān)人員并根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況定期或定量將文件歸檔。2、對(duì)施工單位及監(jiān)理單位發(fā)文：包括工程聯(lián)系單、函件、質(zhì)量及安全整改通知單等，由相關(guān)專業(yè)工程師擬稿后，經(jīng)工程部經(jīng)理簽發(fā)后，傳送各相關(guān)部門，并由擬稿人定期跟蹤落實(shí)情況。（見(jiàn)附件12：工程聯(lián)系單、附件13：整改通知）3、外單位來(lái)文：包括監(jiān)理單位及各施工單位等，根據(jù)內(nèi)容，傳閱給相關(guān)人員，并做好收文登記手續(xù)。分部工程及單位工程竣工備案相關(guān)重要文件1、建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案表；2、建設(shè)工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；3、建設(shè)工程施工許可證；4、工程質(zhì)量驗(yàn)收申請(qǐng)表；5、單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄表；6、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告；7、設(shè)計(jì)文件質(zhì)量檢查報(bào)告；8、勘察文件質(zhì)量檢查報(bào)告；9、施工圖設(shè)計(jì)文件審查報(bào)告；10、建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證；11、建筑工程消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)；12、工程竣工驗(yàn)收檔案認(rèn)可書(shū)；13、環(huán)保驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)；14、建設(shè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收監(jiān)督意見(jiàn)書(shū)；15、燃?xì)怛?yàn)收文件；16、電梯安裝分部工程質(zhì)量驗(yàn)收登記表；17、室內(nèi)環(huán)境污染物檢測(cè)報(bào)告；18、工程質(zhì)量保修書(shū)；19、商品住宅使用說(shuō)明書(shū)、質(zhì)量保證書(shū)；20、單位工程施工安全評(píng)價(jià)書(shū)；21、中標(biāo)通知書(shū)；22、建設(shè)施工合同；23、工程款支付清單及發(fā)票復(fù)印件；24、業(yè)主工程款支付證明；25、人防工程驗(yàn)收證明；26、建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告五、工程資料編號(hào)管理指引工程資料編號(hào)格式：公司名稱—部門代碼—項(xiàng)目代碼—卷號(hào)/類別號(hào)—流水號(hào)。具體情況如下圖：HJ03001GCYH公司名稱首字母大寫表示公司名稱—部門代碼HJ03001GCYH公司名稱首字母大寫表示公司名稱—部門代碼—項(xiàng)目代碼—卷號(hào)/類別號(hào)—流水號(hào)例：編號(hào)為YH-GC-HJ-03-001的檔案系指工程管理部匯金項(xiàng)目03類001號(hào)文件。

六、文件盒/文件夾標(biāo)簽樣圖，可自行調(diào)整大小匯金廣場(chǎng)03匯金廣場(chǎng)03合同資料項(xiàng)目名稱（二號(hào)黑體）卷號(hào)（初號(hào)黑體）案卷名稱（小初黑體）附件一：卷內(nèi)目錄序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題名發(fā)文日期份數(shù)主題詞或關(guān)鍵字備注工程名稱：類別：文件類附件二：發(fā)文登記表工程名稱：類別：□工程聯(lián)系單□施工反簽證單□其他：序號(hào)年文件編號(hào)文件名稱/摘要或附件份數(shù)收文單位簽收人簽收日期歸入卷號(hào)歸卷日期備注月日附件三:收文登記表工程名稱：類別：□政府文件□公司內(nèi)部□外單位來(lái)文□其他：序號(hào)年來(lái)文單位文件編號(hào)文件名稱(摘要或附件)份數(shù)文件簽收人承辦單位復(fù)文號(hào)歸卷日期歸入卷號(hào)備注月日附件四：施工合同簽訂臺(tái)帳工程名稱：年月份起統(tǒng)計(jì)序號(hào)合同編號(hào)合同名稱簽署單位簽訂日期合同總價(jià)工程規(guī)模

建筑面積/結(jié)構(gòu)形式/層數(shù)開(kāi)工日期合同完工日期施工負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話甲方乙方附件五：卷內(nèi)目錄工程名稱：類別：圖紙類序號(hào)圖紙名稱份數(shù)專業(yè)圖號(hào)出圖日期圖紙版別備注附件六：設(shè)計(jì)圖紙/變更/業(yè)主指令發(fā)送登記表工程名稱：類別：□設(shè)計(jì)圖紙□設(shè)計(jì)變更□業(yè)主指令□其他：序號(hào)圖紙名稱份數(shù)專業(yè)圖號(hào)出圖日期圖紙版別收件單位簽收人簽收日期備注附件七：工程項(xiàng)目開(kāi)工通知單建設(shè)單位佛山市宇浩地產(chǎn)發(fā)展有限公司施工單位工程名稱合同編號(hào)開(kāi)工通知：（施工單位）（工程內(nèi)容）已具備進(jìn)場(chǎng)施工條件，請(qǐng)貴司及時(shí)組織設(shè)備、材料、人員進(jìn)場(chǎng)施工，開(kāi)工日期以年月日為準(zhǔn)。備注： 按合同要求、國(guó)家規(guī)范和質(zhì)量驗(yàn)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)組織施工，進(jìn)行驗(yàn)收。 簽發(fā)單位： 日期：年月日負(fù)責(zé)人：經(jīng)辦人：說(shuō)明：1、本開(kāi)工通知單自簽發(fā)之日起生效。2、本開(kāi)工通知單一式二份，甲方、乙方各存一份。

附件八：延長(zhǎng)工期申報(bào)表建設(shè)單位佛山市宇浩地產(chǎn)發(fā)展有限公司工程名稱施工單位合同編號(hào)致：根據(jù)合同條款的規(guī)定，由于下述原因，我要求延長(zhǎng)日歷天，使竣工日期（包括已指令變更延長(zhǎng)的工期在內(nèi)），從原來(lái)的年月日延長(zhǎng)到年月日請(qǐng)予批準(zhǔn)。原因描述：施工單位：年月日監(jiān)理意見(jiàn)日期：經(jīng)辦人意見(jiàn)日期：工程管理部經(jīng)理意見(jiàn)日期：工程中心總監(jiān)意見(jiàn)日期：總經(jīng)理意見(jiàn)日期：說(shuō)明：1、本申報(bào)表一式三聯(lián),第一聯(lián)工程管理部存、第二聯(lián)施工單位存、第三聯(lián)監(jiān)理存,如其他部門有需要存復(fù)印件2、本申報(bào)表作為工程竣工驗(yàn)收及預(yù)結(jié)算憑證

附件九：現(xiàn)場(chǎng)簽證單工程名稱：建設(shè)單位設(shè)計(jì)單位分部分項(xiàng)施工單位合同編號(hào)簽證編號(hào)簽證原因及內(nèi)容：第一聯(lián)第一聯(lián)附件：施工單位：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：日期：監(jiān)理審批意見(jiàn)：簽證原因（工程管理部填寫）：□1.設(shè)計(jì)類：.設(shè)計(jì)差錯(cuò).設(shè)計(jì)優(yōu)化.補(bǔ)充及二次設(shè)計(jì).超目標(biāo)成本.現(xiàn)場(chǎng)條件□2.現(xiàn)場(chǎng)施工類：.施工進(jìn)度要求.施工錯(cuò)誤.施工困難□3.營(yíng)銷類：.客戶需求.營(yíng)銷策劃補(bǔ)充修改□4.其他：.高層要求.政府要求.其他工程管理部審核意見(jiàn)：工程管理中心總監(jiān)審批成本控制部審核：成本控制中心總監(jiān)審批：規(guī)劃設(shè)計(jì)部審核：產(chǎn)品研發(fā)中心總監(jiān)審批：總經(jīng)理審批：說(shuō)明：1、本簽證單一式貳聯(lián)，第一聯(lián)成本控制部存、第二聯(lián)施工單位存、工程管理部、監(jiān)理存復(fù)印件2、本簽證作為工程預(yù)結(jié)算憑證

附件十：項(xiàng)目工程現(xiàn)場(chǎng)反簽證單工程項(xiàng)目名稱：簽證編號(hào)：建設(shè)單位設(shè)計(jì)單位分部分項(xiàng)工程名稱合同編號(hào)簽證編號(hào)反簽證原因：反簽證內(nèi)容