萬科物業(yè)管理公司籌建工作指引

萬科物業(yè)管理公司籌建工作指引萬科物業(yè)管理公司籌建工作指引萬科物業(yè)管理公司籌建工作指引xxx公司萬科物業(yè)管理公司籌建工作指引文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度1.目的為物業(yè)管理公司籌建工作提供指引，為日后物業(yè)公司日常工作的開展奠定基礎(chǔ)。2.范圍適用于集團(tuán)內(nèi)的全資及控股的所有房地產(chǎn)公司籌建新物業(yè)管理公司之用。3.職責(zé)集團(tuán)物業(yè)管理部負(fù)責(zé)編制、發(fā)布和修訂本工作指引。地產(chǎn)公司負(fù)責(zé)參照本指引籌建物業(yè)公司。4.方法和過程控制物業(yè)管理公司成立的條件所管轄項(xiàng)目必須達(dá)到建筑面積15萬平方米以上（含15萬平方米），且已有兩個(gè)以上（含兩個(gè)）獨(dú)立運(yùn)作的物業(yè)管理項(xiàng)目。所管轄項(xiàng)目按規(guī)定提取的管理酬金總額足以支持物業(yè)管理公司本部的日常運(yùn)作。同一行政管理區(qū)無萬科投資的其他物業(yè)公司。物業(yè)管理公司的成立流程同時(shí)滿足以上三項(xiàng)成立條件的，可向集團(tuán)總部申請(qǐng)成立新的物業(yè)管理公司，具體報(bào)批程序見VKZB01-11《新公司成立指引》第條款。在此之前需要通過集團(tuán)物業(yè)管理部初審。若當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)明確規(guī)定物業(yè)管理機(jī)構(gòu)必須具有獨(dú)立法人資格或?yàn)榉乐钩霈F(xiàn)惡意搶注我司名稱等情況，可特別申報(bào)審批成立物業(yè)公司。新公司成立的申請(qǐng)獲公司董事會(huì)批準(zhǔn)通過后，即可向當(dāng)?shù)毓ど滩块T進(jìn)行注冊(cè)登記，向當(dāng)?shù)匦姓鞴懿块T申請(qǐng)資質(zhì)審批，具體操作流程詳見本指引第5.條款中所繪流程圖。注冊(cè)過程中應(yīng)特別注意因地區(qū)差異而可能存在的政策差異，避免因此而影響到新公司的注冊(cè)。新公司注冊(cè)登記應(yīng)提交的文字資料及證明，詳見下表：序號(hào)文字資料及證明提交文件的公司類型1公司董事長(zhǎng)簽署的注冊(cè)登記申請(qǐng)書有限、股份2全體股東指定代表或者共同委托代理人的證明有限3法律、行政法規(guī)規(guī)定注冊(cè)有限責(zé)任公司必須報(bào)經(jīng)審批的，國家有關(guān)部門的批準(zhǔn)文件有限4國務(wù)院授權(quán)部門或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府的批準(zhǔn)文件股份5國務(wù)院證券管理部門的批準(zhǔn)文件募集設(shè)立的股份有限公司6創(chuàng)立大會(huì)的會(huì)議記錄股份7公司章程有限、股份8籌辦公司的財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告股份9具有法定資格的驗(yàn)資機(jī)構(gòu)出具的驗(yàn)資證明有限、股份10股東的法人資格證明或者自然人身份證明有限11發(fā)起人的法人資格證明或者自然人身份證明股份12載明公司董事、監(jiān)事、經(jīng)理的姓名、住所的文件以及有關(guān)委派、選舉或者聘用的證明有限、股份13公司法定代表人任職文件和身份證明有限、股份14企業(yè)名稱預(yù)先核準(zhǔn)通知書有限、股份15公司住所證明有限、股份16經(jīng)營范圍中有法律、行政法規(guī)規(guī)定必須報(bào)經(jīng)審批的項(xiàng)目的，國家有關(guān)部門的批準(zhǔn)文件有限、股份備注本表右側(cè)欄內(nèi)“有限”、“股份”分別為“有限責(zé)任公司”、“股份有限公司”。住所證明系指房屋產(chǎn)權(quán)證或能證明產(chǎn)權(quán)歸屬的有效文件。租賃房屋還包括使用人與房屋產(chǎn)權(quán)所有人直接簽訂的房屋租賃協(xié)議書或合同。物業(yè)管理公司的組織形式物業(yè)管理公司應(yīng)本著精簡(jiǎn)高效的原則，根據(jù)所管轄項(xiàng)目的范圍、類型、數(shù)量及自身的人力、財(cái)力等實(shí)際情況確定合適之組織形式。對(duì)于已達(dá)到成立條件但項(xiàng)目數(shù)量及規(guī)模相對(duì)較小的情況，建議采用直線制組織形式，即物業(yè)公司總經(jīng)理直接管理、監(jiān)督各管理項(xiàng)目，不設(shè)專門職能機(jī)構(gòu)，必要時(shí)可設(shè)置助理分管業(yè)務(wù)。管轄項(xiàng)目達(dá)到一定的數(shù)量和規(guī)模，具備充分實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益的經(jīng)濟(jì)條件時(shí)，建議采用直線職能制組織形式，即在公司根據(jù)需要設(shè)立相應(yīng)的職能部門，對(duì)管理項(xiàng)目進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)、資源整合、相互調(diào)配，同時(shí)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者可分別分管職能部門和管理項(xiàng)目，將職能制和直線制有效相結(jié)合。這種制度應(yīng)注意加強(qiáng)部門之間的橫向協(xié)作，防止本位主義現(xiàn)象發(fā)生。物業(yè)管理公司的機(jī)構(gòu)設(shè)置對(duì)于采取直線制的物業(yè)公司，公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要可配備事務(wù)秘書，擔(dān)當(dāng)事務(wù)性工作。對(duì)于采取直線職能制的物業(yè)公司，機(jī)構(gòu)總體結(jié)構(gòu)可分為兩極：即公司本部和各物業(yè)管理項(xiàng)目。公司本部主要負(fù)責(zé)公司宏觀決策、管理、監(jiān)督，合理調(diào)配各項(xiàng)目之間的關(guān)系，優(yōu)化公司總體資源配置，對(duì)管理項(xiàng)目提供各種支持、幫助及全面的業(yè)務(wù)督導(dǎo)。在公司本部設(shè)立若干職能部門，指導(dǎo)、監(jiān)管、支持各物業(yè)管理項(xiàng)目不同的業(yè)務(wù)。常見的職能機(jī)構(gòu)包括：綜合管理部門：負(fù)責(zé)人力資源、行政后勤、資產(chǎn)管理、檔案管理、綜合協(xié)調(diào)、信息管理等，可根據(jù)需要分設(shè)人力資源管理部門、行政后勤管理部門及辦公室等。財(cái)務(wù)管理部門：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算、成本控制、各類費(fèi)用收繳工作的跟進(jìn)及指導(dǎo)等方面的工作。品質(zhì)管理部門：負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系的建立、維護(hù)、指導(dǎo)，對(duì)各物業(yè)管理處的日常管理運(yùn)作提供技術(shù)支持，并進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)控。經(jīng)營管理部門：負(fù)責(zé)跟進(jìn)公司經(jīng)營計(jì)劃的落實(shí)，策劃經(jīng)營服務(wù)方案、組織、開發(fā)各種經(jīng)營項(xiàng)目，開展多種經(jīng)營活動(dòng)。物業(yè)管理公司職能機(jī)構(gòu)必須根據(jù)管理項(xiàng)目的業(yè)務(wù)需要和經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)來設(shè)置，在物業(yè)管理的不同階段，可以適當(dāng)整合、增刪相關(guān)聯(lián)的職能管理部門，以發(fā)揮最大功效。物業(yè)管理公司的制度建設(shè)新物業(yè)管理公司可參照集團(tuán)總部相關(guān)部門制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，制訂或執(zhí)行相應(yīng)的管理制度。新成立的物業(yè)管理公司應(yīng)建立、健全以下相關(guān)企業(yè)管理制度：A、人事行政管理制度；B、財(cái)務(wù)管理制度；C、信息管理制度；D、質(zhì)量管理制度（包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作程序及作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、崗位職責(zé)、監(jiān)控制度、檢查及考核制度等），并通過實(shí)際運(yùn)作不斷完善各項(xiàng)管理制度。新成立的物業(yè)管理公司應(yīng)從集團(tuán)物業(yè)管理部獲得物業(yè)管理工作軟件及《萬科物業(yè)企業(yè)形象策劃手冊(cè)》，并嚴(yán)格推廣執(zhí)行。物業(yè)管理公司的資產(chǎn)購置本著嚴(yán)格控制、從嚴(yán)審批的原則進(jìn)行固定資產(chǎn)管理。新成立的物業(yè)管理公司在固定資產(chǎn)（及相關(guān)政策）購置、租賃及處理時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵循集團(tuán)相關(guān)規(guī)定，詳見VKZB01-11《新公司成立指引》第條款。物業(yè)管理公司的信息管理新成立的物業(yè)管理公司應(yīng)及時(shí)取得與集團(tuán)總部網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)，并開設(shè)郵箱。新成立的物業(yè)管理公司應(yīng)建立規(guī)范的信息管理制度，協(xié)調(diào)好各類信息的報(bào)送單位、時(shí)限要求及批轉(zhuǎn)流程。物業(yè)管理公司成立后應(yīng)向集團(tuán)物業(yè)管理部呈報(bào)以下重要信息：公司季度經(jīng)營例會(huì)紀(jì)要年度計(jì)劃總結(jié)管理評(píng)審紀(jì)要物業(yè)管理半月報(bào)物業(yè)管理快報(bào)（包括業(yè)主重大投訴或突發(fā)事件情況、公司要聞等）對(duì)于集團(tuán)其它部