社區(qū)文化活動管理制度

社區(qū)文化活動管理制度社區(qū)文化活動管理制度社區(qū)文化活動管理制度xxx公司社區(qū)文化活動管理制度文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計，管理制度社區(qū)文化活動管理制度目的為各物業(yè)服務(wù)處社區(qū)文化活動組織工作提供指導(dǎo)。范圍適用于XXXXXXXXXXXXXXX物業(yè)。職責(zé)社區(qū)文化部負(fù)責(zé)公司各服務(wù)處社區(qū)文化活動的計劃審批、實(shí)施監(jiān)督、匯總分析的管理工作及公司級社區(qū)文化活動的統(tǒng)籌安排。各客服中心設(shè)專人負(fù)責(zé)將本服務(wù)處社區(qū)文化的具體策劃、準(zhǔn)備、實(shí)施及評估總結(jié)，并將信息（策劃，報道，總結(jié)，照片）予以歸檔。方法和過程控制社區(qū)文化活動的組織分為活動策劃、活動準(zhǔn)備、活動實(shí)施、活動效果評估四個階段。社區(qū)文化活動策劃階段社區(qū)文化活動策劃方案的編制客服中心主管每年十二月二十日前將經(jīng)服務(wù)處經(jīng)理審核的下年度《社區(qū)文化活動計劃》（每季度至少一次）上報至社區(qū)文化部；社區(qū)文化部于十二月三十一日前將審批結(jié)果反饋至各服務(wù)處，并跟蹤、監(jiān)督各部門按計劃實(shí)施?？头行闹鞴芨鶕?jù)計劃組織開展社區(qū)文化活動。每次活動前應(yīng)根據(jù)主題編制詳細(xì)的實(shí)施策劃案（大型活動提前一月，小型活動提前二周），方案由社區(qū)文化部審核后實(shí)施?；顒咏Y(jié)束后三個工作日內(nèi)將《活動報道》及《社區(qū)文化活動評估表》報公司社區(qū)文化部及總辦信息員，記錄應(yīng)包含每次活動照片、費(fèi)用說明及文字記錄，對活動效果應(yīng)及時總結(jié)、評估并上報社區(qū)文化部。計劃內(nèi)活動如發(fā)生變更，服務(wù)處應(yīng)提前（大型活動提前一月，小型活動提前二周）將變更申請報社區(qū)文化部和分管總經(jīng)理助理。社區(qū)文化部每半年應(yīng)對各服務(wù)處上報的社區(qū)文化活動進(jìn)行匯總、分析，以便根據(jù)效果和客戶需求，及時調(diào)整計劃，確保各服務(wù)處的社區(qū)文化活動達(dá)到預(yù)期的效果。社區(qū)文化部每年12月20日負(fù)責(zé)制定下年度公司級社區(qū)文化活動的計劃，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。方案內(nèi)容應(yīng)包括以下要點(diǎn)：活動目的：明確組織活動的目的，以及預(yù)期希望達(dá)到的效果和目標(biāo)?；顒訒r間和地點(diǎn)：明確活動開展的具體時間和地點(diǎn)?；顒又黝}：中、小型活動只確定一個主題，大型活動可以在一個大的主題背景下擬定系列小主題。主題要求精簡、時尚、特色鮮明，能準(zhǔn)確體現(xiàn)活動特點(diǎn)，朗朗上口，易于傳播?；顒又鬓k方、承辦方：明確整個活動的組織責(zé)任人及分工?；顒訁⑴c對象及規(guī)模：明晰活動的參與對象，可以以年齡、文化層次、性別等為依據(jù)劃分?；顒觾?nèi)容及開展形式：需簡要闡述具體活動的內(nèi)容以及開展形式、流程，涉及比賽項(xiàng)目要具體列出比賽規(guī)則、獎項(xiàng)設(shè)置等內(nèi)容。協(xié)作機(jī)構(gòu)：包括此次活動的所有協(xié)助聯(lián)合單位，如政府、街道、商家、學(xué)校等?；顒有麄饔媱潱悍譃榍捌谛麄?、中期宣傳和后期宣傳。分別確定宣傳的責(zé)任人、宣傳時間（階段）、宣傳手段、規(guī)模、預(yù)期效果等?；顒迂?zé)任人：確定活動總負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。費(fèi)用預(yù)算：預(yù)算出活動實(shí)施涉及的全部費(fèi)用，包括物資費(fèi)用、宣傳費(fèi)用、接待費(fèi)用、獎品獎金等，以便于領(lǐng)導(dǎo)決策審批。經(jīng)費(fèi)來源：確定活動經(jīng)費(fèi)的來源，可積極通過地產(chǎn)營銷活動贊助、商業(yè)贊助、活動冠名權(quán)等形式吸引社會資源的支持。具體活動的安排：如晚會的節(jié)目單；運(yùn)動會的日程表等。社區(qū)文化活動策劃階段注意事項(xiàng)充分了解業(yè)主需求，調(diào)動業(yè)主參與積極性；各類活動大中小相結(jié)合，面對不同的受眾全體。高度整合、協(xié)調(diào)社區(qū)文化活動資源，實(shí)現(xiàn)資源利用最大化；跨部門的大型活動要成立活動組委會，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌活動全過程；配合地產(chǎn)營銷的社區(qū)文化活動要在物業(yè)和地產(chǎn)目標(biāo)一致、優(yōu)勢互補(bǔ)、各取所需的基礎(chǔ)上進(jìn)行，將銷售和文化活動有機(jī)結(jié)合，達(dá)到雙贏的效果。社區(qū)文化活動準(zhǔn)備階段優(yōu)化活動方案，制定詳細(xì)活動方案實(shí)施細(xì)則服務(wù)處及時對活動方案進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化，盡量消除活動的不利因素，制定相應(yīng)的活動實(shí)施細(xì)則，確?；顒舆_(dá)到預(yù)期效果。實(shí)施細(xì)則內(nèi)容包括：工作進(jìn)度安排（推行計劃）、工作人員職責(zé)分工表、工作準(zhǔn)備清單、物資準(zhǔn)備清單、（報名組織、活動場地及環(huán)境安排、車輛安排、現(xiàn)場服務(wù)方案、獎項(xiàng)設(shè)置等），確保整個活動順利舉辦，對工作進(jìn)程進(jìn)行監(jiān)督控制。按照活動方案開始實(shí)施前期宣傳計劃：活動的前期宣傳是整個活動能否達(dá)到預(yù)期效果的關(guān)鍵。前期宣傳側(cè)重氛圍的營造，活動規(guī)模的介紹，是預(yù)告性的宣傳。宣傳方式：確定宣傳對象和宣傳內(nèi)容、設(shè)計樣稿，統(tǒng)一宣傳口徑，并培訓(xùn)到位。制作吊旗、橫幅、海報、短信、廣告，通過網(wǎng)絡(luò)、媒體、宣傳欄、社區(qū)刊物、背景廣播、電子屏幕、電梯、樓道、人際傳播、直郵邀請函等，對活動進(jìn)行宣傳，營造活動氛圍。對所有面向業(yè)主的崗位工作人員進(jìn)行活動信息培訓(xùn)或傳達(dá)，設(shè)咨詢點(diǎn)接受業(yè)主咨詢，鼓勵業(yè)主參與，擴(kuò)大宣傳面。整個活動安排要求嚴(yán)格按照工作進(jìn)度表實(shí)施，以確保整個活動的順利開展。由活動總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)全面監(jiān)督和跟進(jìn)各項(xiàng)目責(zé)任人的工作完成情況和完成效果。提前一周制定緊急情況預(yù)案緊急情況因素：安全事件、交通、消防、設(shè)備、天氣變化、業(yè)主參與面變化、工作人員缺席、停水、停電、獎品準(zhǔn)備不到位或不夠等。結(jié)合不同活動的特點(diǎn)，針對可能出現(xiàn)的緊急情況，制定較為詳盡的應(yīng)急措施，掌握主動權(quán)，有效防止因意外情況的發(fā)生給活動開展帶來障礙或影響。特別提醒：戶外活動要借助專業(yè)資源，并進(jìn)行醫(yī)療、保險保障、配備足額安全人員、提前進(jìn)行戶外線路的考察。準(zhǔn)備工作完成社區(qū)文化活動準(zhǔn)備階段注意事項(xiàng)：活動前期宣傳要至少提前一周到位；活動負(fù)責(zé)人要及時跟進(jìn)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作和物資的到位情況；緊急情況預(yù)案中對緊急物資準(zhǔn)備、預(yù)案操作流程、責(zé)任人等進(jìn)行細(xì)致部署，以確保萬無一失。對于大型、重要、時間進(jìn)度要求較高的活動，如晚會等，應(yīng)提前進(jìn)行預(yù)演和彩排。對于大型、參與人數(shù)較多的活動應(yīng)提前做好各類準(zhǔn)備工作，可與當(dāng)?shù)嘏沙鏊茸龊弥獣?，保持?lián)系，必要時可爭取得到警方的協(xié)助，關(guān)注活動現(xiàn)場秩序。如：上海地區(qū)警方就規(guī)定社區(qū)活動參與人數(shù)超過500人次以上必須提前二周上報派出所并取得舉辦社區(qū)活動許可證方可舉行相應(yīng)活動。社區(qū)文化活動實(shí)施階段召開活動預(yù)備會。跟進(jìn)活動實(shí)施計劃，及時通報；相關(guān)人員到位。包括工作人員、邀請的嘉賓、相關(guān)媒體等；加強(qiáng)活動現(xiàn)場過程控制。注意需配合協(xié)助的事項(xiàng)，保證活動按計劃實(shí)施；活動現(xiàn)場信息暢通。組織大型活動或戶外活動時，相關(guān)工作人員須配備通訊工具，確保信息通暢；活動現(xiàn)場秩序的控制。安全、預(yù)防措施到位，發(fā)生異常即時啟動應(yīng)急方案，將損失控制在取小范圍內(nèi)；活動現(xiàn)場時間的控制。盡可能將活動時間安排在計劃范圍內(nèi)，如有特殊情況需變動或延時，應(yīng)綜合考慮參與者和活動負(fù)責(zé)人的意見。后勤保障。確保活動各項(xiàng)物資按時到位，為工作人員提供后勤服務(wù)。對活動合作方在現(xiàn)場商業(yè)行為的控制。加強(qiáng)對活動協(xié)作方和贊助方的現(xiàn)場商業(yè)行為的管理和監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)違背合作約定的行為要立即制止，以免過濃的商業(yè)氣息給業(yè)主造成反感。及時評估改進(jìn)。對已開展的項(xiàng)目及時進(jìn)行階段性總結(jié)、評估，并在下一階段實(shí)施中優(yōu)化、調(diào)整；中期宣傳：中期宣傳側(cè)重對活動效果的報道和活動過程的改進(jìn)；宣傳方式：活動快報、信息掛網(wǎng)、媒體宣傳、口碑傳播、信息反饋、計劃評估、評估后調(diào)整、制作統(tǒng)一美觀的活動宣傳展板；活動結(jié)束后的清理工作。活動結(jié)束后及時清理現(xiàn)場，回收物資。社區(qū)文化活動實(shí)施階段注意事項(xiàng)實(shí)施階段的工作分工細(xì)節(jié)十分重要，要盡量準(zhǔn)確詳盡；現(xiàn)場工作人員至少提前半個小時到位，便于再次檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的到位情況，及時補(bǔ)救；活動總負(fù)責(zé)人必須把各實(shí)施環(huán)節(jié)有機(jī)串聯(lián)起來，進(jìn)行嚴(yán)格、有效監(jiān)控，以確?；顒恿鞒痰捻槙?。社區(qū)文化活動效果評估階段：評估目的：活動結(jié)束后三個工作日內(nèi)，服務(wù)處應(yīng)將《活動報道》及《社區(qū)文化活動評估表》報社區(qū)文化部及總辦信息員，為以后的活動組織提供借鑒。評估手段：1）活動現(xiàn)場效果評估：參與業(yè)主意見收集、現(xiàn)場觀眾意見整理。2）后續(xù)評估：正式評估：專題活動回訪（電話或走訪）、發(fā)放回收活動調(diào)查表、總結(jié)座談會、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查等，參與活動組織實(shí)施的工作人員座談；非正式評估：個別回訪、面談交流；活動總結(jié)：資料（文檔、照片、錄像）整理、歸檔：活動現(xiàn)場的情況描述、效果總結(jié)、評估及組織工作評估。不足之處及改進(jìn)措施的總結(jié)。后期宣傳：后期宣傳側(cè)重與對活動整體效果的宣傳、品牌的宣傳，可以擴(kuò)大活動影響力，延續(xù)活動效果。宣傳方式：通過媒體、小區(qū)刊物、網(wǎng)絡(luò)、成果展、活動光碟、帽子、紀(jì)念衫、紀(jì)念冊等對活動進(jìn)行宣傳，進(jìn)一步擴(kuò)大活動影響。社區(qū)文化活動效果評估階段注意事項(xiàng)應(yīng)注意完整收集、保存相關(guān)活動文字、圖片資料，存檔備案；要力求實(shí)事求是，對活動情況和效果進(jìn)行真實(shí)反映；注重對不足之處的總結(jié)，并提出改進(jìn)措施，為今后工作提供借鑒。社區(qū)文化活動組織難點(diǎn)及建議業(yè)主參與性難以控制建議：關(guān)注業(yè)主需求，多做調(diào)研。根據(jù)社區(qū)業(yè)主的品味愛好、年齡有針對性地組織活動；注重活動創(chuàng)意，增強(qiáng)吸引力，擴(kuò)大參與面?；顒訄龅赜邢?。建議：積極尋找外部資源，盡量協(xié)調(diào)時間和場地，充分利用社區(qū)內(nèi)、社區(qū)間和社會資源?；顒咏?jīng)費(fèi)缺乏。建議：從物業(yè)管理費(fèi)中提前預(yù)算此塊費(fèi)用，同時積極尋找社會資源，爭取開發(fā)商、社區(qū)商鋪、專業(yè)機(jī)構(gòu)、社會商家贊助；另外，可以嘗試開展部分收費(fèi)性活動。宣傳渠道不足，難以擴(kuò)大活動的影響面。建議：充