文書與檔案管理基礎(chǔ)第四章-文件的整理和歸檔課件

第四章文件的整理和歸檔第四章文件的整理和歸檔1第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》第一節(jié)文件的歸檔范圍第二節(jié)立卷工作第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》第一節(jié)文件的歸檔范圍2第一節(jié)文件的歸檔范圍一、機(jī)關(guān)文件材料的歸檔與不歸檔范圍（一）機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍1．上級機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍2．本機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍3．同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍4．下級機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍第一節(jié)文件的歸檔范圍一、機(jī)關(guān)文件材料的歸檔與不歸檔范圍3第一節(jié)文件的歸檔范圍一、機(jī)關(guān)文件材料的歸檔與不歸檔范圍（二）不歸檔文件材料的范圍1．不歸檔的上級機(jī)關(guān)文件材料的范圍2．不歸檔的本機(jī)關(guān)文件材料的范圍3．不歸檔的同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料的范圍4．不歸檔的下級機(jī)關(guān)文件材料的范圍第一節(jié)文件的歸檔范圍一、機(jī)關(guān)文件材料的歸檔與不歸檔范圍4第一節(jié)文件的歸檔范圍二、企事業(yè)單位文件材料歸檔范圍

（一）確定企事業(yè)單位歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)確定企事業(yè)單位文件材料歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)是文件材料本身是否具有保存價值。（二）確定企事業(yè)單位文件材料歸檔范圍的基本方法1．研究和分析本單位各項工作和活動的具體辦理內(nèi)容和程序，從而掌握各項工作和活動中應(yīng)產(chǎn)生和形成的各種文件材料的具體條目。2．針對本單位各種文件材料的內(nèi)容特點和利用價值，考慮到具體工作利用的實際需要，逐一確定每個具有保存價值、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料及其保管期限。3．要從本單位長遠(yuǎn)發(fā)展的需要出發(fā)，確定文件材料的歸檔范圍。第一節(jié)文件的歸檔范圍二、企事業(yè)單位文件材料歸檔范圍（5一、立卷（一）立卷的概念和含義1．立卷的概念文書處理部門或人員將辦理完畢的，具有保存價值的文件材料，根據(jù)其固有的聯(lián)系及形成的規(guī)律，組成案卷的過程稱為立卷。2．立卷的含義（1）必須是辦理完畢的文件材料才可以立卷。（2）必須是具有保存價值的文件材料才能歸檔保存。（3）必須按照文件在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。第二節(jié)立卷工作一、立卷（一）立卷的概念和含義第二節(jié)立卷工作6一、立卷（二）立卷特征及其運用1．立卷特征（1）按文件的問題特征立卷。（2）按文件的作者特征立卷。（3）按文件的名稱特征立卷。（4）按文件的時間特征立卷。（5）按文件的地區(qū)特征立卷。（6）按文件的通訊者特征立卷。（7）按文件的其他特征立卷。第二節(jié)立卷工作一、立卷（二）立卷特征及其運用第二節(jié)立卷工作7一、立卷（二）立卷特征及其運用1．立卷特征2．立卷特征的靈活和結(jié)合運用（1）立卷特征在文件分類中的結(jié)合運用形式。①“年度—組織機(jī)構(gòu)”分類法。②“年度—問題”分類法。③“組織機(jī)構(gòu)—年度”分類法。④“問題—年度”分類法。（2）立卷特征在組卷中的具體運用。①一般應(yīng)以按問題特征組卷為主。②按文件的主要共同特征組卷。③根據(jù)文件的類型，靈活運用相應(yīng)的文件特征組卷。

第二節(jié)立卷工作一、立卷（二）立卷特征及其運用第二節(jié)立卷工作8按文件的名稱特征立卷第二節(jié)立卷工作按文件的名稱特征立卷第二節(jié)立卷工作9待立卷的文書第二節(jié)立卷工作待立卷的文書第二節(jié)立卷工作10二、立卷的組織工作（一）立卷環(huán)節(jié)的選擇1．文書處理部門立卷（1）集中式。（2）部門式。（3）“誰辦誰立卷”。2．文件處理部門與機(jī)關(guān)檔案室結(jié)合立卷（1）組織型。（2）分工型。（3）兼職型。第二節(jié)立卷工作二、立卷的組織工作（一）立卷環(huán)節(jié)的選擇第二節(jié)立卷工作11二、立卷的組織工作（二）立卷的準(zhǔn)備工作1．立卷工作會議2．立卷業(yè)務(wù)培訓(xùn)3．文件材料的收集和清理4．機(jī)關(guān)檔案室在立卷工作中的作用第二節(jié)立卷工作二、立卷的組織工作（二）立卷的準(zhǔn)備工作第二節(jié)立卷工作12二、立卷的組織工作（三）平時歸卷1．平時歸卷的概念2．平時歸卷的目的3．平時歸卷的主要措施（1）建立和健全平時歸卷制度。（2）要有平時歸卷的物質(zhì)條件。（3）注意平時的清查和歸卷。第二節(jié)立卷工作二、立卷的組織工作（三）平時歸卷第二節(jié)立卷工作13立卷工作第二節(jié)立卷工作立卷工作第二節(jié)立卷工作14三、具體立卷程序（一）擬訂（或修訂）立卷類目（二）文件的歸類和組卷（三）確定案卷的保管期限（四）擬寫案卷標(biāo)題（五）案卷的編目與編號（六）填寫與裝訂（七）歸檔第二節(jié)立卷工作三、具體立卷程序（一）擬訂（或修訂）立卷類目第二節(jié)立卷15第二節(jié)立卷工作立卷程序第二節(jié)立卷工作立卷程序16第二節(jié)立卷工作第二節(jié)立卷工作17第二節(jié)立卷工作第二節(jié)立卷工作18案卷標(biāo)題第二節(jié)立卷工作案第二節(jié)立卷工作19卷內(nèi)文件的編號第二節(jié)立卷工作卷內(nèi)文件的編號第二節(jié)立卷工作20第二節(jié)立卷工作第二節(jié)立卷工作21第二節(jié)立卷工作第二節(jié)立卷工作22四、案卷質(zhì)量（一）案卷質(zhì)量要求的總原則案卷質(zhì)量必須符合立卷的基本原則，即遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。（二）案卷質(zhì)量的一般要求1．要符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化2．歸檔的案卷應(yīng)齊全完整第二節(jié)立卷工作四、案卷質(zhì)量（一）案卷質(zhì)量要求的總原則第二節(jié)立卷工23第二節(jié)立卷工作四、案卷質(zhì)量（三）案卷質(zhì)量的一般內(nèi)容（1）組卷合理。（2）保管期限劃分準(zhǔn)確。（3）卷內(nèi)文件的排列合理。（4）卷內(nèi)目錄清晰。（5）備考表填寫完整。（6）案卷封面填寫清楚。（7）案卷題名擬寫準(zhǔn)確。（8）檔號編制正確。（9）裝訂結(jié)實整齊。（10）字跡材料符合耐久性的要求。第二節(jié)立卷工作四、案卷質(zhì)量（三）案卷質(zhì)量的一般內(nèi)容24第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》一、立卷改革（一）立卷改革卷工作的目的與方向1．立改革的目的（1）簡化立卷方法。（2）立卷技術(shù)的普及。（3）立卷工作現(xiàn)代化。2．立卷工作改革的方向（1）改革立卷的方法，與現(xiàn)代科學(xué)管理的方法和手段相適應(yīng)。（2）以電子計算機(jī)輔助立卷方式代替手工方式。（3）立卷工作與檔案工作一體化。第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》一、立卷改革（一25第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》一、立卷改革（二）幾種簡易立卷方式的簡介1．“一事一卷”2．“立純卷”3．“立薄卷”4．“以件代卷”第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》一、立卷改革（二）26第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》二、《歸檔文件整理規(guī)則》（一）《歸檔文件整理規(guī)則》編制目的與原則1．編制目的由國家檔案行政管理部門制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對歸檔文件整理工作加以引導(dǎo)和規(guī)范。2．編制原則（1）簡化原則。（2）兼容原則。（3）靈活性原則。（4）前瞻性原則。第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》二、《歸檔文件整理規(guī)27第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》二、《歸檔文件整理規(guī)則》（二）歸檔文件整理概述1．歸檔文件整理歸檔文件的整理以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、裝盒，使之有序化。2．名詞術(shù)語（1）歸檔文件。（2）歸檔文件整理。（3）件。3．歸檔文件整理的原則和要求第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》二、《歸檔文件整理規(guī)28第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》二、《歸檔文件整理規(guī)則》（三）歸檔文件整理方法和步驟1．裝訂2．分類3．排列4．編號5．編目6．裝盒第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》二、《歸檔文件整理規(guī)29第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》二、《歸檔文件整理規(guī)則》（四）備考表1．備考表結(jié)構(gòu)備考表是記錄和反映檔案盒內(nèi)文件檔案整理情況和保管狀況的一種文件材料。備考表的結(jié)構(gòu)包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。2．備考表的項目及其內(nèi)容（1）盒內(nèi)文件情況說明。（2）整理人。（3）檢查人。（4）日期。第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》二、《歸檔文件整理規(guī)30第四章文件的整理和歸檔第四章文件的整理和歸檔31第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》第一節(jié)文件的歸檔范圍第二節(jié)立卷工作第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》第一節(jié)文件的歸檔范圍32第一節(jié)文件的歸檔范圍一、機(jī)關(guān)文件材料的歸檔與不歸檔范圍（一）機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍1．上級機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍2．本機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍3．同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍4．下級機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍第一節(jié)文件的歸檔范圍一、機(jī)關(guān)文件材料的歸檔與不歸檔范圍33第一節(jié)文件的歸檔范圍一、機(jī)關(guān)文件材料的歸檔與不歸檔范圍（二）不歸檔文件材料的范圍1．不歸檔的上級機(jī)關(guān)文件材料的范圍2．不歸檔的本機(jī)關(guān)文件材料的范圍3．不歸檔的同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料的范圍4．不歸檔的下級機(jī)關(guān)文件材料的范圍第一節(jié)文件的歸檔范圍一、機(jī)關(guān)文件材料的歸檔與不歸檔范圍34第一節(jié)文件的歸檔范圍二、企事業(yè)單位文件材料歸檔范圍

（一）確定企事業(yè)單位歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)確定企事業(yè)單位文件材料歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)是文件材料本身是否具有保存價值。（二）確定企事業(yè)單位文件材料歸檔范圍的基本方法1．研究和分析本單位各項工作和活動的具體辦理內(nèi)容和程序，從而掌握各項工作和活動中應(yīng)產(chǎn)生和形成的各種文件材料的具體條目。2．針對本單位各種文件材料的內(nèi)容特點和利用價值，考慮到具體工作利用的實際需要，逐一確定每個具有保存價值、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料及其保管期限。3．要從本單位長遠(yuǎn)發(fā)展的需要出發(fā)，確定文件材料的歸檔范圍。第一節(jié)文件的歸檔范圍二、企事業(yè)單位文件材料歸檔范圍（35一、立卷（一）立卷的概念和含義1．立卷的概念文書處理部門或人員將辦理完畢的，具有保存價值的文件材料，根據(jù)其固有的聯(lián)系及形成的規(guī)律，組成案卷的過程稱為立卷。2．立卷的含義（1）必須是辦理完畢的文件材料才可以立卷。（2）必須是具有保存價值的文件材料才能歸檔保存。（3）必須按照文件在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。第二節(jié)立卷工作一、立卷（一）立卷的概念和含義第二節(jié)立卷工作36一、立卷（二）立卷特征及其運用1．立卷特征（1）按文件的問題特征立卷。（2）按文件的作者特征立卷。（3）按文件的名稱特征立卷。（4）按文件的時間特征立卷。（5）按文件的地區(qū)特征立卷。（6）按文件的通訊者特征立卷。（7）按文件的其他特征立卷。第二節(jié)立卷工作一、立卷（二）立卷特征及其運用第二節(jié)立卷工作37一、立卷（二）立卷特征及其運用1．立卷特征2．立卷特征的靈活和結(jié)合運用（1）立卷特征在文件分類中的結(jié)合運用形式。①“年度—組織機(jī)構(gòu)”分類法。②“年度—問題”分類法。③“組織機(jī)構(gòu)—年度”分類法。④“問題—年度”分類法。（2）立卷特征在組卷中的具體運用。①一般應(yīng)以按問題特征組卷為主。②按文件的主要共同特征組卷。③根據(jù)文件的類型，靈活運用相應(yīng)的文件特征組卷。

第二節(jié)立卷工作一、立卷（二）立卷特征及其運用第二節(jié)立卷工作38按文件的名稱特征立卷第二節(jié)立卷工作按文件的名稱特征立卷第二節(jié)立卷工作39待立卷的文書第二節(jié)立卷工作待立卷的文書第二節(jié)立卷工作40二、立卷的組織工作（一）立卷環(huán)節(jié)的選擇1．文書處理部門立卷（1）集中式。（2）部門式。（3）“誰辦誰立卷”。2．文件處理部門與機(jī)關(guān)檔案室結(jié)合立卷（1）組織型。（2）分工型。（3）兼職型。第二節(jié)立卷工作二、立卷的組織工作（一）立卷環(huán)節(jié)的選擇第二節(jié)立卷工作41二、立卷的組織工作（二）立卷的準(zhǔn)備工作1．立卷工作會議2．立卷業(yè)務(wù)培訓(xùn)3．文件材料的收集和清理4．機(jī)關(guān)檔案室在立卷工作中的作用第二節(jié)立卷工作二、立卷的組織工作（二）立卷的準(zhǔn)備工作第二節(jié)立卷工作42二、立卷的組織工作（三）平時歸卷1．平時歸卷的概念2．平時歸卷的目的3．平時歸卷的主要措施（1）建立和健全平時歸卷制度。（2）要有平時歸卷的物質(zhì)條件。（3）注意平時的清查和歸卷。第二節(jié)立卷工作二、立卷的組織工作（三）平時歸卷第二節(jié)立卷工作43立卷工作第二節(jié)立卷工作立卷工作第二節(jié)立卷工作44三、具體立卷程序（一）擬訂（或修訂）立卷類目（二）文件的歸類和組卷（三）確定案卷的保管期限（四）擬寫案卷標(biāo)題（五）案卷的編目與編號（六）填寫與裝訂（七）歸檔第二節(jié)立卷工作三、具體立卷程序（一）擬訂（或修訂）立卷類目第二節(jié)立卷45第二節(jié)立卷工作立卷程序第二節(jié)立卷工作立卷程序46第二節(jié)立卷工作第二節(jié)立卷工作47第二節(jié)立卷工作第二節(jié)立卷工作48案卷標(biāo)題第二節(jié)立卷工作案第二節(jié)立卷工作49卷內(nèi)文件的編號第二節(jié)立卷工作卷內(nèi)文件的編號第二節(jié)立卷工作50第二節(jié)立卷工作第二節(jié)立卷工作51第二節(jié)立卷工作第二節(jié)立卷工作52四、案卷質(zhì)量（一）案卷質(zhì)量要求的總原則案卷質(zhì)量必須符合立卷的基本原則，即遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。（二）案卷質(zhì)量的一般要求1．要符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化2．歸檔的案卷應(yīng)齊全完整第二節(jié)立卷工作四、案卷質(zhì)量（一）案卷質(zhì)量要求的總原則第二節(jié)立卷工53第二節(jié)立卷工作四、案卷質(zhì)量（三）案卷質(zhì)量的一般內(nèi)容（1）組卷合理。（2）保管期限劃分準(zhǔn)確。（3）卷內(nèi)文件的排列合理。（4）卷內(nèi)目錄清晰。（5）備考表填寫完整。（6）案卷封面填寫清楚。（7）案卷題名擬寫準(zhǔn)確。（8）檔號編制正確。（9）裝訂結(jié)實整齊。（10）字跡材料符合耐久性的要求。第二節(jié)立卷工作四、案卷質(zhì)量（三）案卷質(zhì)量的一般內(nèi)容54第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》一、立卷改革（一）立卷改革卷工作的目的與方向1．立改革的目的（1）簡化立卷方法。（2）立卷技術(shù)的普及。（3）立卷工作現(xiàn)代化。2．立卷工作改革的方向（1）改革立卷的方法，與現(xiàn)代科學(xué)管理的方法和手段相適應(yīng)。（2）以電子計算機(jī)輔助立卷方式代替手工方式。（3）立卷工作與檔案工作一體化。第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》一、立卷改革（一55第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》一、立卷改革（二）幾種簡易立卷方式的簡介1．“一事一卷”2．“立純卷”3．“立薄卷”4．“以件代卷”第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》一、立卷改革（二）56第三節(jié)立卷改革和《歸檔文件