財務(wù)會計與電算化信息管理知識分析規(guī)劃課件

會計電算化1會計電算化1信息技術(shù)的滲透（信息社會來臨）

信息技術(shù)在會計領(lǐng)域的應(yīng)用會計領(lǐng)域單項應(yīng)用（單機技術(shù)1979年一汽試點、1981年提出會計電算化）會計領(lǐng)域綜合應(yīng)用（網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)）會計信息化（IntranetVPNInternet1996年提出財務(wù)業(yè)務(wù)一體化、1999年金蝶公司會計信息化）2信息技術(shù)的滲透（信息社會來臨）2信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用引起會計理論和實務(wù)的變化（對會計假設(shè)、會計核算原則的影響）？會計工作管理辦法的變化？工作規(guī)范？軟件評審規(guī)則？軟件基本功能規(guī)范？如何建立會計信息系統(tǒng)？如何使用會計信息系統(tǒng)？其他研究內(nèi)容（XBRL--可擴展商業(yè)報告語言、事項會計、會計業(yè)務(wù)流程重組、會計信息消費、計算機審計、信息化下的內(nèi)部控制）《會計電算化》研究內(nèi)容3信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用引起會計理論和實務(wù)的變化（對會計假設(shè)、會計44用友企業(yè)級財務(wù)軟件層次圖例5用友企業(yè)級財務(wù)軟件層次圖例5各模塊數(shù)據(jù)聯(lián)系圖6各模塊數(shù)據(jù)聯(lián)系圖6操作內(nèi)容及流程7操作內(nèi)容及流程7V8.x各產(chǎn)品特點：公用的基礎(chǔ)信息相同的賬套和年度賬操作員和操作權(quán)限集中管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共用一個數(shù)據(jù)庫用友財務(wù)軟件與傳統(tǒng)的財務(wù)軟件有著根本的不同，它由多個產(chǎn)品組成，各產(chǎn)品之間相互聯(lián)系，數(shù)據(jù)共享，完整實現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化的管理。這些特點由系統(tǒng)管理模塊來實現(xiàn)8V8.x各產(chǎn)品特點：公用的基礎(chǔ)信息用友財務(wù)軟系統(tǒng)的安裝、啟動、退出和設(shè)置說明：用友企業(yè)級財務(wù)軟件不分單機/網(wǎng)絡(luò)版，視具體的應(yīng)用模式而定。單機應(yīng)用模式：運行setup.exe，不需額外配置。C/S網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模式：分別在服務(wù)器和客戶端安裝，在客戶端配置。系統(tǒng)設(shè)置步驟：新用戶：安裝啟動系統(tǒng)管理模塊設(shè)置操作員新建賬套

設(shè)置操作權(quán)限啟動其他系統(tǒng)老用戶：啟動系統(tǒng)管理模塊建立下一年度賬結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)啟動其他系統(tǒng)9系統(tǒng)的安裝、啟動、退出和設(shè)置說明：用友企業(yè)級財務(wù)軟件不分單機系統(tǒng)管理模塊操作界面初始密碼為空系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)（賬套管理、操作員及權(quán)限設(shè)置）賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)（修改、年度賬管理、操作員權(quán)限設(shè)置）查看幫助文檔選中復(fù)選框可以修改密碼10系統(tǒng)管理模塊操作界面初始密碼為空系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)（賬套系統(tǒng)管理員工作內(nèi)容：1用戶和角色維護(hù)、賬套建立、權(quán)限分配2引入賬套－－將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中。該功能有利于集團公司的操作，子公司的賬套數(shù)據(jù)可以定期被引入母公司系統(tǒng)中，以便進(jìn)行分析和合并。賬套數(shù)據(jù)備份文件前綴統(tǒng)一為：uferpact11系統(tǒng)管理員工作內(nèi)容：賬套數(shù)據(jù)備份文件前綴統(tǒng)一為：uferpa3輸出賬套－－將所選的賬套數(shù)據(jù)從本系統(tǒng)中卸出。4上機日志、異常任務(wù)清理123輸出賬套－－將所選的賬套數(shù)據(jù)從本系統(tǒng)中卸出。4上機賬套主管工作內(nèi)容：1操作員權(quán)限分配、賬套修改2年度賬管理－－用戶不僅可以建多個賬套，而且每一個賬套中可以放不同年度的會計數(shù)據(jù)。這樣對不同核算單位、不同時期數(shù)據(jù)的操作只需通過設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)路徑就可進(jìn)行，而且由于系統(tǒng)自動保存了不同會計年度的歷史數(shù)據(jù)，對利用歷史數(shù)據(jù)的查詢和比較分析也很方便。

用戶首先要以賬套主管的身份注冊且選定賬套后才能進(jìn)行年度賬管理。包括：建立、清空、引入、卸出和數(shù)據(jù)年度結(jié)轉(zhuǎn)。①建立年度賬會計年度自動顯示所選會計賬套當(dāng)前會計年度加1的年度13賬套主管工作內(nèi)容：①建立年度賬13②年度賬引入和輸出－－與賬套操作的引入和輸出含義基本一致，所不同的是年度賬操作中的引入和輸出不是針對某個賬套，而是賬套中的某一年度的年度賬。年度賬的備份文件前綴統(tǒng)一為：uferpyer14②年度賬引入和輸出－－與賬套操作的引入和輸出含義基本一致，③子系統(tǒng)年末結(jié)轉(zhuǎn)通常情況下，企業(yè)是持續(xù)經(jīng)營的，因此會計核算工作也是一個連續(xù)性的工作，每到年末，啟用新年度賬時，就需要將上年度中的相關(guān)賬戶的余額及其他信息結(jié)轉(zhuǎn)到新年度賬中。步驟：建立新年度賬注冊進(jìn)入新年度賬結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)流程：建立年度賬固定資產(chǎn)結(jié)轉(zhuǎn)供銷鏈結(jié)轉(zhuǎn)工資結(jié)轉(zhuǎn)資金管理結(jié)轉(zhuǎn)成本管理結(jié)轉(zhuǎn)應(yīng)收應(yīng)付結(jié)轉(zhuǎn)總賬結(jié)轉(zhuǎn)15③子系統(tǒng)年末結(jié)轉(zhuǎn)建立年度賬固定資產(chǎn)結(jié)轉(zhuǎn)供銷鏈結(jié)轉(zhuǎn)工資結(jié)轉(zhuǎn)資金④清空年度數(shù)據(jù)

若用戶發(fā)現(xiàn)某年度賬中錯誤太多，或不希望將上年度的余額或其他信息全部轉(zhuǎn)入下一年度，可以使用清空年度數(shù)據(jù)的功能。清空并不是指將年度賬的數(shù)據(jù)全部清除，還是要保留一些信息，如：基礎(chǔ)信息、系統(tǒng)預(yù)置的科目報表，便于用戶使用清空后的年度賬重新做賬。操作實例16④清空年度數(shù)據(jù)操作實例16基礎(chǔ)檔案維護(hù)17基礎(chǔ)檔案維護(hù)17基礎(chǔ)檔案維護(hù)18基礎(chǔ)檔案維護(hù)18基礎(chǔ)檔案維護(hù)19基礎(chǔ)檔案維護(hù)19總賬系統(tǒng)操作流程7、期初余額調(diào)整8、制單、記賬9、賬簿管理12、自動轉(zhuǎn)賬13、試算并對賬14、結(jié)賬16、打印各種賬簿15、會計檔案備份11、查詢10、出納管理開始下月工作3、進(jìn)總賬系統(tǒng)2、建新年賬6、結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)5、部門、個人、客戶、供應(yīng)商、項目目錄調(diào)整4、調(diào)整會計科目1、完成上年各項工作建賬20總賬系統(tǒng)操作流程7、期初余額調(diào)整8、制單、記賬9、賬簿管理1總賬初始設(shè)置（初始化）將通用會計軟件轉(zhuǎn)成專用會計軟件的一系列準(zhǔn)備工作。進(jìn)入各模塊前須注冊設(shè)置總賬核算規(guī)則：1、制單序時控制(憑證編號按時間順序排列)2、資金及往來赤字控制3、使用其他系統(tǒng)受控科目4、支票控制5、出納憑證必須由出納簽字21總賬初始設(shè)置（初始化）將通用會計軟件轉(zhuǎn)成專用會計軟件的一系列1、啟用日期不能在賬套啟用日期之前2、錄入?yún)R率后不能修改啟用日期3、錄入期初余額后不能修改啟用日期4、已制單的月份不能修改啟用日期5、結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)后，第二年度進(jìn)入總賬系統(tǒng)，不能修改啟用日期總賬啟用日期規(guī)定：221、啟用日期不能在賬套啟用日期之前總賬啟用日期規(guī)定：22建立會計科目－

將會計科目逐一按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)1、增加會計科目復(fù)制成批復(fù)制2、修改會計科目

*已有數(shù)據(jù)的科目不能修改科目性質(zhì)

*只有在修改狀態(tài)才能設(shè)置匯總打印和封存23建立會計科目－

將會計科建立會計科目－

將會計科目逐一按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)3、刪除會計科目

*若科目已制單或錄入期初余額，不能刪除

*被指定為現(xiàn)金銀行科目除非事先取消指定，否則不能刪除24建立會計科目－

將會計科建立會計科目－

將會計科目逐一按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)4、指定會計科目

*指定出納的專管科目，指定科目后才能執(zhí)行出納簽字，才能查看現(xiàn)金、銀行日記賬5、設(shè)置輔助核算標(biāo)記*輔助賬須設(shè)在末級科目上25建立會計科目－

將會計科

外幣設(shè)置減少錄入?yún)R率的次數(shù)和差錯該功能僅提供錄入固定匯率與浮動匯率，并不決定在制單時使用固定還是浮動匯率26外幣設(shè)置減少錄入?yún)R率的次數(shù)和差錯該功能僅提憑證類別設(shè)置雙擊設(shè)置限制類型、限制科目27憑證類別設(shè)置雙擊設(shè)置限制類型、限制科目27錄入期初余額如果是第一次使用賬務(wù)處理系統(tǒng)，須使用該功能錄入期初余額，否則使用結(jié)轉(zhuǎn)上年余額自動結(jié)轉(zhuǎn)。在科目錄入期初余額之前可以調(diào)整余額方向期初余額試算不平衡將不能記賬，但可以填制憑證，已經(jīng)記過賬則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”的功能

憑證記賬后，期初余額不能再修改28錄入期初余額如果是第一次使用賬務(wù)處理系統(tǒng)，須使用該功能錄入期設(shè)置項目目錄若需要進(jìn)行項目核算，則可以使用該功能29設(shè)置項目目錄若需要進(jìn)行項目核算，則可以使用該功能29日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證1、增加憑證－常規(guī)部分憑證類別為初始設(shè)置時定義采用序時控制時憑證日期應(yīng)大于或等于上筆業(yè)務(wù)日期。不同行的摘要可以相同或不同，但不能為空?？墒孪冉⒄獛?。金額不能為0，紅字以“－”號表示小技巧：Ctrl+L顯示/隱藏數(shù)據(jù)位線在金額欄按空格鍵可調(diào)整金額方向當(dāng)前分錄為其他所有分錄的借貸方差額，則在金額處按“＝”鍵即可30日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證1、增加憑證－常規(guī)部分小技巧：Ctr日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證1、增加憑證－

輔助核算部分

若某科目為銀行科目，將彈出輔助項對話框，該對話框填入的數(shù)據(jù)將用于輔助核算，例如銀行對賬。31日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證1、增加憑證－31日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證1、增加憑證－

輔助核算部分若某科目為外幣核算科目，憑證中將增加外幣欄目，供輸入外幣金額和匯率。32日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證1、增加憑證－32日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證1、增加憑證－

輔助核算部分

若某科目為數(shù)量金額核算科目，將彈出輔助項對話框，供輸入數(shù)量和單價。33日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證1、增加憑證－33日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證2、修改憑證：盡管提供了多種控制錯誤的措施，但誤操作是在所難免的，為更正錯誤，可通過修改功能來實現(xiàn)。①未經(jīng)審核的錯誤憑證可通過制單功能直接修改

②已審核的憑證應(yīng)先取消審核后，再通過制單功能進(jìn)行修改

③已記賬憑證發(fā)現(xiàn)有錯，不能直接修改，可采用紅字憑證沖銷法或補充憑證法進(jìn)行更正外部系統(tǒng)傳來的憑證不能不能在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。34日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證2、修改憑證：盡管提供了多種控日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證3、沖銷憑證：若需要沖銷某張已記賬憑證，可以通過制單菜單下的沖銷憑證功能來實現(xiàn)。①通過紅字沖銷法增加的憑證應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存和管理。

②將錯誤憑證沖銷后，需要編制正確的藍(lán)字憑證進(jìn)行補充。35日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證3、沖銷憑證：若需要沖銷某張已日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證4、刪除憑證：若遇到非法的憑證需要作廢時，則可以使用作廢/恢復(fù)功能，將這些憑證作廢。作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及編號，只顯示作廢字樣，該憑證不能修改，不能審核記賬時，已作廢憑證應(yīng)參與記賬，否則月末無法結(jié)賬，但不對作廢憑證做數(shù)據(jù)處理，相當(dāng)于一張空憑證。賬簿查詢時查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)作廢憑證可單擊編輯菜單中的作廢/恢復(fù)，取消作廢標(biāo)志。36日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證4、刪除憑證：若遇到非法的憑證日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證作廢憑證不想保留時，則可以通過憑證刪除/整理功能，將其徹底刪除，并對未記賬憑證重新編號。只能對未記賬憑證進(jìn)行憑證整理，對已記賬憑證做憑證整理，應(yīng)先恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再整理。37日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證作廢憑證不想保留時，則日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證5、查詢憑證：通過查詢功能對憑證內(nèi)容進(jìn)行查看

顯示當(dāng)前分錄是第幾條分錄顯示生成該分錄的原始單據(jù)類型、單據(jù)日期及單據(jù)號顯示當(dāng)前科目的自定義項內(nèi)容顯示憑證由哪個子系統(tǒng)生成38日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證5、查詢憑證：通過查詢功能對憑日常業(yè)務(wù)處理——審核憑證審核是具有審核權(quán)限的操作員按照會計制度規(guī)定，對制單人填制的記賬憑證進(jìn)行合法性檢查，主要包括出納簽字和審核憑證。①為加強企業(yè)現(xiàn)金收入與支出的管理，出納人員可通過出納簽字功能對制單員填制的帶有現(xiàn)金或銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對涉及指定科目的憑證才需出納簽字憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有取消簽字后才可以修改或刪除，取消簽字職能由出納自己進(jìn)行39日常業(yè)務(wù)處理——審核憑證審核是具有審核權(quán)限的日常業(yè)務(wù)處理——審核憑證②審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等、審查認(rèn)為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再審核，只有審核權(quán)的人才能使用本功能。作廢憑證不能被標(biāo)錯和審核，已標(biāo)錯的憑證不能被審核憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可以修改或刪除，取消簽字職能由審核人員自己進(jìn)行40日常業(yè)務(wù)處理——審核憑證②審核憑證是審核員按照財會制度，對制日常業(yè)務(wù)處理——記賬由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計算機按照事先設(shè)計的記賬程序自動進(jìn)行合法性檢驗、科目匯總、登記賬簿等操作。在用友軟件中，記賬工作采用向?qū)Х绞健?/p>

細(xì)節(jié)：若期初余額試算不平衡，不能記賬上月未結(jié)賬，本月不能記賬未審核憑證不能記賬作廢憑證不需審核可直接記賬41日常業(yè)務(wù)處理——記賬由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令日常業(yè)務(wù)處理——記賬——取消記賬

當(dāng)在記賬完后，發(fā)現(xiàn)記賬有誤，而又不想通過其他方式來修正時，可以激活恢復(fù)記賬前狀態(tài)（取消記賬）功能，它本身是一個數(shù)據(jù)恢復(fù)過程。

細(xì)節(jié)：在期末菜單中，單擊對賬，然后按Ctrl+H,

激活恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能已結(jié)賬月份的數(shù)據(jù)不能取消記賬記賬過程一旦斷電或其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用恢復(fù)記賬前狀態(tài)恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后重新記賬在對賬功能中隱含42日常業(yè)務(wù)處理——記賬——取消記賬當(dāng)在記賬完后，發(fā)現(xiàn)記賬有日常業(yè)務(wù)處理——出納管理

1、現(xiàn)金日記賬2、銀行日記賬3、資金日報須指定出納專管科目才能查看日記賬4、銀行對賬基本操作步驟：錄入銀行對賬期初數(shù)據(jù)制單、記賬錄入銀行對賬單銀行對賬編制余額調(diào)節(jié)表查詢勾對情況核銷銀行賬43日常業(yè)務(wù)處理——出納管理1、現(xiàn)金日記賬須指定出納專管科目日常業(yè)務(wù)處理——出納管理

銀行對賬操作實例：企業(yè)記錄銀行記錄借102100001收到貨款4000貸50110000借1018002提取現(xiàn)金800貸102800借52112003收到利息400貸1021200借10210004收到貨款10000貸511100044日常業(yè)務(wù)處理——出納管理銀行對賬操作實例：44日常業(yè)務(wù)處理——賬簿管理

1、總賬查詢2、余額表查詢3、明細(xì)賬查詢4、序時賬查詢5、多欄賬查詢6、日記賬查詢7、日報表查詢8、賬簿打印操作內(nèi)容：45日常業(yè)務(wù)處理——賬簿管理1、總賬查詢操作內(nèi)容：45日常業(yè)務(wù)處理—自動轉(zhuǎn)帳（內(nèi)部轉(zhuǎn)賬）*

1、自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置第一次使用時先執(zhí)行轉(zhuǎn)賬定義，以后各月只需調(diào)用轉(zhuǎn)賬憑證生成即可。但當(dāng)某轉(zhuǎn)賬憑證的轉(zhuǎn)賬公式有變化時，需先在轉(zhuǎn)賬定義中修改轉(zhuǎn)賬憑證內(nèi)容，然后再轉(zhuǎn)賬。操作步驟：定義轉(zhuǎn)賬分錄轉(zhuǎn)賬生成46日常業(yè)務(wù)處理—自動轉(zhuǎn)帳（內(nèi)部轉(zhuǎn)賬）*1、自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置賬務(wù)函數(shù)基本格式：函數(shù)名(科目編碼，會計期間，方向，輔助項1，輔助項2)取數(shù)函數(shù)表47賬務(wù)函數(shù)基本格式：函數(shù)名(科目編碼，會計期間，方向，輔助項1日常業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)帳

2、對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)（結(jié)轉(zhuǎn)期末余額，可為一對一或一對多）對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)科目若為上級科目，其下級科目的科目結(jié)構(gòu)必須相同實例48日常業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)帳2、對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)（結(jié)轉(zhuǎn)期末余額，可為日常業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)帳

3、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)注：庫存商品、主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本科目必須定義數(shù)量核算且一一對應(yīng)操作實例49日常業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)帳3、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)注：庫存商品、主日常業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)帳

4匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)輸入入賬科目操作實例50日常業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)帳4匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)輸入入賬科目操日常業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)帳

5期間損益結(jié)轉(zhuǎn)輸入本年利潤科目操作實例51日常業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)帳5期間損益結(jié)轉(zhuǎn)輸入本年利潤科日常業(yè)務(wù)處理——對賬

對賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，以檢查記賬是否正確，以及賬簿是否平衡。先選擇對賬月份然后對賬52日常業(yè)務(wù)處理——對賬對賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行核對日常業(yè)務(wù)處理——結(jié)賬

每月月底都需要進(jìn)行結(jié)賬處理，實際上就是計算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務(wù)處理工作。53日常業(yè)務(wù)處理——結(jié)賬每月月底都需要進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理——結(jié)賬

在結(jié)賬之前進(jìn)行下列檢查：本月業(yè)務(wù)是否全部記賬，有未記賬的憑證不能結(jié)賬月末結(jié)轉(zhuǎn)憑證必須全部生成并記賬，否則本月不能結(jié)賬上月未結(jié)賬，本月不能結(jié)賬總賬與明細(xì)賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否已一致，如果不一致，總賬不能結(jié)賬損益類賬戶是否全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢，如果未全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢，則本月不能結(jié)賬若與其他系統(tǒng)聯(lián)合使用，其他子系統(tǒng)是否結(jié)賬，如果未全部結(jié)賬，本系統(tǒng)不能結(jié)賬54日常業(yè)務(wù)處理——結(jié)賬在結(jié)賬之前進(jìn)行下列

當(dāng)在結(jié)完賬后，由于非法操作或計算機病毒或其他原因可能會造成數(shù)據(jù)破壞，這時可以使用取消結(jié)賬功能鍵:Ctrl+Shift+F6日常業(yè)務(wù)處理－取消結(jié)賬55當(dāng)在結(jié)完賬后，由于非法操作或計算機病毒或UFO報表管理UFO報表管理

UFO是用友公司開發(fā)的通用電子表格軟件，既可獨立使用，也可以和其他模塊結(jié)合使用。

UFO即UserFriendOffice之意56UFO報表管理UFO報表管理UFO是用友UFO報表管理基本概念

格式狀態(tài)－設(shè)計報表格式（如表尺寸、單元屬性、組合單元、關(guān)鍵字、各種公式設(shè)計等），對所有表頁起作用，不能進(jìn)行數(shù)據(jù)計算、錄入等操作。數(shù)據(jù)狀態(tài)－管理報表數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡，只對當(dāng)前表頁起作用，不能修改報表格式單擊鼠標(biāo)左鍵切換57UFO報表管理基本概念格式狀態(tài)－設(shè)計報表格式（如UFO報表管理基本概念

單元－行列交錯而確定的空格，是組成報表的最小單位。行號范圍1－9999，列號A-IU共255。分為數(shù)值單元、字符單元、表樣單元

表頁－格式相同而數(shù)據(jù)不同的報表，把不同的數(shù)據(jù)存放在不同的表頁里。一張報表最多可容納99999張表頁。實現(xiàn)報表的三維管理。

關(guān)鍵字－表頁的定位標(biāo)志。它是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元，作用是唯一標(biāo)識一個表頁，可用于在大量表頁中快速選擇表頁。UFO提供六種關(guān)鍵字定義：單位名稱，單位編號，年，季，月，日。另外還增加了一個自定義關(guān)鍵字（如旬、周），用于業(yè)務(wù)函數(shù)中。58UFO報表管理基本概念單元－行列交錯而確定

1、報表格式定義：報表表樣——①設(shè)置報表尺寸②定義報表行高列寬③畫表格線④定義組合單元⑤輸入表頭、表體、表尾內(nèi)容

⑥定義顯示風(fēng)格、定義單元屬性⑦設(shè)置關(guān)鍵字2、報表公式定義：賬務(wù)取數(shù)函數(shù)自本表本頁取數(shù)函數(shù)數(shù)據(jù)合計：PTOTAL()平均值：PAVG()計數(shù)：PCOUNT()最大值：PMAX()最小值：PMIN方差：PVAR偏方差：PSTD()自本表其他表頁取數(shù)函數(shù)SELECT()自其他報表取數(shù)的函數(shù)“報表[.REP]->單元”UFO報表管理步驟591、報表格式定義：自本表本頁取數(shù)函數(shù)自本表其他表頁取數(shù)函UFO報表管理步驟

定義單元公式步驟：①選定需要定義公式的單元②在數(shù)據(jù)中指向編輯公式，然后單擊單元公式③輸入公式（或利用函數(shù)向?qū)л斎耄冖邰?0UFO報表管理步驟定義單元公式步驟：②③③60函數(shù)取數(shù)期間（即會計期間）的書寫格式：

函數(shù)名（科目編碼，會計期間，方向，賬套號，會計年度，編碼1，編碼2）取數(shù)期間可以利用報表關(guān)鍵字或直接寫日期指定。例如：公式FS(“1001”,月,“借”)表示取報表關(guān)鍵字“月”的1001借方發(fā)生額。如果報表關(guān)鍵字如下，則取7月的數(shù)。貨幣資金表

單位名稱：2002年7月

61函數(shù)取數(shù)期間（即會計期間）的書寫格式：61關(guān)鍵字的書寫格式：全年公式FS("101",全年,"借",001,1999)表示取1999年全年101科目的借方發(fā)生額。公式FS("101",全年,"借",001,年)表示取報表中關(guān)鍵字“年”值的全年101科目的借方發(fā)生額。季公式FS("101",季,"借")表示取報表中關(guān)鍵字“季”值的101科目的借方發(fā)生額。月公式FS("101",月,"借")表示取報表中關(guān)鍵字“月”值的101科目的借方發(fā)生額。日公式FS("101",日,"借")表示取報表中關(guān)鍵字“日”值的101科目的借方發(fā)生額。周公式FS(“101”,周,“借”)表示取報表中自定義關(guān)鍵字“周”值的101科目的借方發(fā)生額旬公式FS("101",旬,"借")表示取報表中自定義關(guān)鍵字“旬”值的101科目的借方發(fā)生額62關(guān)鍵字的書寫格式：62日期的書寫格式：1-12 ：表示1-12月例如公式FS("101",5,"借")表示取5月101科目的借方發(fā)生額。21-24：表示1-4季度例如公式FS("101",21,"借")表示取一季度101科目的借方發(fā)生額。41-93：表示第1周-第53周公式TFS("101",41,"借")表示取1999年第1周101科目的借方發(fā)生額。101-136：表示第1旬-第36旬公式TFS("101",101,"借")表示取1999年第1旬101科目的借方發(fā)生額。"月/日/年,月/日/年"：表示一個時間段例如"3/15/1999"表示1999年3月15日；"3/15/1999,4/15/1999"表示1999年3月15日-4月15日。公式TFS("101","3/15/1999","借")表示取1999年3月15日101科目的借方發(fā)生額公式TFS("101","3/15/1999，4/15/1999","借")表示取1999年3月15日-4月15日101科目的借方發(fā)生額。63日期的書寫格式：63UFO報表管理步驟

定義審核公式步驟：①在數(shù)據(jù)中指向編輯公式，然后單擊審核公式②輸入公式內(nèi)容（勾稽關(guān)系及提示信息）①②64UFO報表管理步驟定義審核公式步驟：①②64UFO報表管理步驟

定義舍位平衡公式步驟：①在數(shù)據(jù)菜單中選編輯公式，然后選擇舍位平衡公式②輸入舍位平衡公式相關(guān)內(nèi)容①②每個公式一行，用逗號隔開公式中只能使用加減號等號左邊只能為一個單元一個單元只允許在等號右邊出現(xiàn)一次65UFO報表管理步驟定義舍位平衡公式步驟：①②每個公式一行UFO報表管理步驟

3、報表數(shù)據(jù)處理包括生成報表數(shù)據(jù)、審核報表數(shù)據(jù)、舍位平衡操作，以及表頁的增加、刪除等操作。必須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行。

報表數(shù)據(jù)包括報表單元的數(shù)值和字符以及游離于單元之外的關(guān)鍵字，數(shù)值單元和字符單元既能由公式生成，也可由鍵盤輸入，關(guān)鍵字則必須由鍵盤錄入。操作步驟：打開報表賬套初始增加表頁錄入關(guān)鍵字編制報表審核報表報表舍位66UFO報表管理步驟3、報表數(shù)據(jù)處理66UFO報表管理步驟

4、報表模板使用－對于常用的、格式固定的財務(wù)報表，可使用系統(tǒng)提供的16個行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表格式，并且可以根據(jù)自己的具體情況加以局部修改，免去從頭到尾建立報表、定義格式公式的繁瑣工作。67UFO報表管理步驟4、報表模板使用－對于常用的、格式UFO報表管理步驟

5、圖表功能報表數(shù)據(jù)生成以后，為了對報表數(shù)據(jù)進(jìn)行直觀的分析和了解，方便對數(shù)據(jù)的對比、趨勢和結(jié)構(gòu)分析，可以利用圖形對數(shù)據(jù)進(jìn)行直觀顯示。UFO提供了直方圖、圓餅圖、折線圖、面積圖4大類共10種格式的圖表。操作步驟：追加圖形顯示區(qū)域選取數(shù)據(jù)區(qū)域插入圖表對象編輯圖表對象68UFO報表管理步驟5、圖表功能68追加圖形顯示區(qū)域選取數(shù)據(jù)區(qū)域69追加圖形顯示區(qū)域選取數(shù)據(jù)區(qū)域69插入圖表對象70插入圖表對象70賬套：核算單位的一套獨立的完整的賬簿體系新建賬套：采用財務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。首次使用時，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置，包括：核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)71賬套：核算單位的一套獨立的完整的賬簿體系71賬套主管操作示例①以系統(tǒng)管理員身份建立賬套（2001年度）②以賬套主管身份進(jìn)入2001年度總賬，完成初始化及日常操作（一直到12月份結(jié)賬）③以賬套主管身份注冊系統(tǒng)管理模塊（2001年度）④建立新年度賬（2002年度）⑤以賬套主管身份注冊系統(tǒng)管理模塊（2002年度）⑤進(jìn)行總賬系統(tǒng)的年度數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)⑥以賬套主管身份進(jìn)入2002年度總賬模塊，進(jìn)行其他操作72賬套主管操作示例①以系統(tǒng)管理員身份建立賬套（2001年度）7數(shù)值單元：是報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元必須是數(shù)字，可以直接輸入，也可以由單元中存放的單元公式運算生成。建立一個新表時，所有的單元類型默認(rèn)為數(shù)值型。字符單元：是報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。字符單元的內(nèi)容可以是漢字、字母、數(shù)字及各種符號組成的一串字符?？梢灾苯虞斎?，也可以由單元中存放的單元公式運算生成。表樣單元：是報表的格式，是在格式狀態(tài)下輸入的所有文字、符號或數(shù)字，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下只能顯示而無法修改。表樣單元對所有表頁都有效。一個單元中最多可輸入63個字符或31個漢字

返回73數(shù)值單元：是報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元必須是數(shù)字表頁的頁標(biāo)簽返回74表頁的頁標(biāo)簽返回74對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)實例：1、增加會計科目40103（A產(chǎn)品）40104（B產(chǎn)品）2、本月業(yè)務(wù)：車間購買辦公用品4000元借405貸1023、相關(guān)業(yè)務(wù)審核記賬4、定義對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)分錄75對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)實例：751、新建一賬套2、會計科目：增加137015010150201（甲產(chǎn)品數(shù)量核算）11301(世華公司美元)3、外幣匯率：按固定匯率記賬（月初為8.4調(diào)整匯率8.3）4、期初余額：1370130件單價2500總成本750004010110件成本2400總成本24000113011000美元8.45、本月業(yè)務(wù)：①產(chǎn)品入庫借1370110件24000貸40101

②銷售產(chǎn)品借10215件售價3000貸5010145000元6、定義銷售成本、匯兌損益、期間損益自動轉(zhuǎn)賬銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)操作實例：761、新建一賬套銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)操作實例：76工資管理模塊操作流程：1建立工資套。選擇多個工資類別核算77工資管理模塊操作流程：772基礎(chǔ)設(shè)置①部門設(shè)置782基礎(chǔ)設(shè)置782基礎(chǔ)設(shè)置②人員類別設(shè)置792基礎(chǔ)設(shè)置792基礎(chǔ)設(shè)置③人員附加信息設(shè)置802基礎(chǔ)設(shè)置802基礎(chǔ)設(shè)置④銀行名稱設(shè)置812基礎(chǔ)設(shè)置812基礎(chǔ)設(shè)置⑤工資項目設(shè)置822基礎(chǔ)設(shè)置823新增工資類別①人員檔案管理②工資項目選擇③計算公式設(shè)置833新增工資類別834初始數(shù)據(jù)錄入5工資變動6工資所得稅處理7工資分?jǐn)?工資類別匯總9月末處理844初始數(shù)據(jù)錄入84l 月末結(jié)轉(zhuǎn)只有在會計年度的1月至11月進(jìn)行。l 月末結(jié)轉(zhuǎn)只有在當(dāng)月工資數(shù)據(jù)處理完畢后才可進(jìn)行。l 若為處理多個工資類別，則應(yīng)打開工資類別，分別進(jìn)行月末結(jié)算。85l 月末結(jié)轉(zhuǎn)只有在會計年度的1月至11月進(jìn)行。85若本月工資數(shù)據(jù)未匯總，系統(tǒng)將不允許進(jìn)行月末結(jié)轉(zhuǎn)。用戶在進(jìn)行月末結(jié)轉(zhuǎn)時，系統(tǒng)將給予警告提示：本月數(shù)據(jù)未進(jìn)行匯總，不能進(jìn)行月末結(jié)轉(zhuǎn)！若本月無工資數(shù)據(jù)，用戶進(jìn)行月末處理時，系統(tǒng)將給予操作提示：本月無工資數(shù)據(jù)，是否進(jìn)行月末結(jié)轉(zhuǎn)？進(jìn)行期末處理后，當(dāng)月數(shù)據(jù)將不在允許變動。月末處理功能只有主管人員才能執(zhí)行。86若本月工資數(shù)據(jù)未匯總，系統(tǒng)將不允許進(jìn)行月末結(jié)轉(zhuǎn)。用戶在進(jìn)行月會計電算化87會計電算化1信息技術(shù)的滲透（信息社會來臨）

信息技術(shù)在會計領(lǐng)域的應(yīng)用會計領(lǐng)域單項應(yīng)用（單機技術(shù)1979年一汽試點、1981年提出會計電算化）會計領(lǐng)域綜合應(yīng)用（網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)）會計信息化（IntranetVPNInternet1996年提出財務(wù)業(yè)務(wù)一體化、1999年金蝶公司會計信息化）88信息技術(shù)的滲透（信息社會來臨）2信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用引起會計理論和實務(wù)的變化（對會計假設(shè)、會計核算原則的影響）？會計工作管理辦法的變化？工作規(guī)范？軟件評審規(guī)則？軟件基本功能規(guī)范？如何建立會計信息系統(tǒng)？如何使用會計信息系統(tǒng)？其他研究內(nèi)容（XBRL--可擴展商業(yè)報告語言、事項會計、會計業(yè)務(wù)流程重組、會計信息消費、計算機審計、信息化下的內(nèi)部控制）《會計電算化》研究內(nèi)容89信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用引起會計理論和實務(wù)的變化（對會計假設(shè)、會計904用友企業(yè)級財務(wù)軟件層次圖例91用友企業(yè)級財務(wù)軟件層次圖例5各模塊數(shù)據(jù)聯(lián)系圖92各模塊數(shù)據(jù)聯(lián)系圖6操作內(nèi)容及流程93操作內(nèi)容及流程7V8.x各產(chǎn)品特點：公用的基礎(chǔ)信息相同的賬套和年度賬操作員和操作權(quán)限集中管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共用一個數(shù)據(jù)庫用友財務(wù)軟件與傳統(tǒng)的財務(wù)軟件有著根本的不同，它由多個產(chǎn)品組成，各產(chǎn)品之間相互聯(lián)系，數(shù)據(jù)共享，完整實現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化的管理。這些特點由系統(tǒng)管理模塊來實現(xiàn)94V8.x各產(chǎn)品特點：公用的基礎(chǔ)信息用友財務(wù)軟系統(tǒng)的安裝、啟動、退出和設(shè)置說明：用友企業(yè)級財務(wù)軟件不分單機/網(wǎng)絡(luò)版，視具體的應(yīng)用模式而定。單機應(yīng)用模式：運行setup.exe，不需額外配置。C/S網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模式：分別在服務(wù)器和客戶端安裝，在客戶端配置。系統(tǒng)設(shè)置步驟：新用戶：安裝啟動系統(tǒng)管理模塊設(shè)置操作員新建賬套

設(shè)置操作權(quán)限啟動其他系統(tǒng)老用戶：啟動系統(tǒng)管理模塊建立下一年度賬結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)啟動其他系統(tǒng)95系統(tǒng)的安裝、啟動、退出和設(shè)置說明：用友企業(yè)級財務(wù)軟件不分單機系統(tǒng)管理模塊操作界面初始密碼為空系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)（賬套管理、操作員及權(quán)限設(shè)置）賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)（修改、年度賬管理、操作員權(quán)限設(shè)置）查看幫助文檔選中復(fù)選框可以修改密碼96系統(tǒng)管理模塊操作界面初始密碼為空系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)（賬套系統(tǒng)管理員工作內(nèi)容：1用戶和角色維護(hù)、賬套建立、權(quán)限分配2引入賬套－－將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中。該功能有利于集團公司的操作，子公司的賬套數(shù)據(jù)可以定期被引入母公司系統(tǒng)中，以便進(jìn)行分析和合并。賬套數(shù)據(jù)備份文件前綴統(tǒng)一為：uferpact97系統(tǒng)管理員工作內(nèi)容：賬套數(shù)據(jù)備份文件前綴統(tǒng)一為：uferpa3輸出賬套－－將所選的賬套數(shù)據(jù)從本系統(tǒng)中卸出。4上機日志、異常任務(wù)清理983輸出賬套－－將所選的賬套數(shù)據(jù)從本系統(tǒng)中卸出。4上機賬套主管工作內(nèi)容：1操作員權(quán)限分配、賬套修改2年度賬管理－－用戶不僅可以建多個賬套，而且每一個賬套中可以放不同年度的會計數(shù)據(jù)。這樣對不同核算單位、不同時期數(shù)據(jù)的操作只需通過設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)路徑就可進(jìn)行，而且由于系統(tǒng)自動保存了不同會計年度的歷史數(shù)據(jù)，對利用歷史數(shù)據(jù)的查詢和比較分析也很方便。

用戶首先要以賬套主管的身份注冊且選定賬套后才能進(jìn)行年度賬管理。包括：建立、清空、引入、卸出和數(shù)據(jù)年度結(jié)轉(zhuǎn)。①建立年度賬會計年度自動顯示所選會計賬套當(dāng)前會計年度加1的年度99賬套主管工作內(nèi)容：①建立年度賬13②年度賬引入和輸出－－與賬套操作的引入和輸出含義基本一致，所不同的是年度賬操作中的引入和輸出不是針對某個賬套，而是賬套中的某一年度的年度賬。年度賬的備份文件前綴統(tǒng)一為：uferpyer100②年度賬引入和輸出－－與賬套操作的引入和輸出含義基本一致，③子系統(tǒng)年末結(jié)轉(zhuǎn)通常情況下，企業(yè)是持續(xù)經(jīng)營的，因此會計核算工作也是一個連續(xù)性的工作，每到年末，啟用新年度賬時，就需要將上年度中的相關(guān)賬戶的余額及其他信息結(jié)轉(zhuǎn)到新年度賬中。步驟：建立新年度賬注冊進(jìn)入新年度賬結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)流程：建立年度賬固定資產(chǎn)結(jié)轉(zhuǎn)供銷鏈結(jié)轉(zhuǎn)工資結(jié)轉(zhuǎn)資金管理結(jié)轉(zhuǎn)成本管理結(jié)轉(zhuǎn)應(yīng)收應(yīng)付結(jié)轉(zhuǎn)總賬結(jié)轉(zhuǎn)101③子系統(tǒng)年末結(jié)轉(zhuǎn)建立年度賬固定資產(chǎn)結(jié)轉(zhuǎn)供銷鏈結(jié)轉(zhuǎn)工資結(jié)轉(zhuǎn)資金④清空年度數(shù)據(jù)

若用戶發(fā)現(xiàn)某年度賬中錯誤太多，或不希望將上年度的余額或其他信息全部轉(zhuǎn)入下一年度，可以使用清空年度數(shù)據(jù)的功能。清空并不是指將年度賬的數(shù)據(jù)全部清除，還是要保留一些信息，如：基礎(chǔ)信息、系統(tǒng)預(yù)置的科目報表，便于用戶使用清空后的年度賬重新做賬。操作實例102④清空年度數(shù)據(jù)操作實例16基礎(chǔ)檔案維護(hù)103基礎(chǔ)檔案維護(hù)17基礎(chǔ)檔案維護(hù)104基礎(chǔ)檔案維護(hù)18基礎(chǔ)檔案維護(hù)105基礎(chǔ)檔案維護(hù)19總賬系統(tǒng)操作流程7、期初余額調(diào)整8、制單、記賬9、賬簿管理12、自動轉(zhuǎn)賬13、試算并對賬14、結(jié)賬16、打印各種賬簿15、會計檔案備份11、查詢10、出納管理開始下月工作3、進(jìn)總賬系統(tǒng)2、建新年賬6、結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)5、部門、個人、客戶、供應(yīng)商、項目目錄調(diào)整4、調(diào)整會計科目1、完成上年各項工作建賬106總賬系統(tǒng)操作流程7、期初余額調(diào)整8、制單、記賬9、賬簿管理1總賬初始設(shè)置（初始化）將通用會計軟件轉(zhuǎn)成專用會計軟件的一系列準(zhǔn)備工作。進(jìn)入各模塊前須注冊設(shè)置總賬核算規(guī)則：1、制單序時控制(憑證編號按時間順序排列)2、資金及往來赤字控制3、使用其他系統(tǒng)受控科目4、支票控制5、出納憑證必須由出納簽字107總賬初始設(shè)置（初始化）將通用會計軟件轉(zhuǎn)成專用會計軟件的一系列1、啟用日期不能在賬套啟用日期之前2、錄入?yún)R率后不能修改啟用日期3、錄入期初余額后不能修改啟用日期4、已制單的月份不能修改啟用日期5、結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)后，第二年度進(jìn)入總賬系統(tǒng)，不能修改啟用日期總賬啟用日期規(guī)定：1081、啟用日期不能在賬套啟用日期之前總賬啟用日期規(guī)定：22建立會計科目－

將會計科目逐一按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)1、增加會計科目復(fù)制成批復(fù)制2、修改會計科目

*已有數(shù)據(jù)的科目不能修改科目性質(zhì)

*只有在修改狀態(tài)才能設(shè)置匯總打印和封存109建立會計科目－

將會計科建立會計科目－

將會計科目逐一按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)3、刪除會計科目

*若科目已制單或錄入期初余額，不能刪除

*被指定為現(xiàn)金銀行科目除非事先取消指定，否則不能刪除110建立會計科目－

將會計科建立會計科目－

將會計科目逐一按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)4、指定會計科目

*指定出納的專管科目，指定科目后才能執(zhí)行出納簽字，才能查看現(xiàn)金、銀行日記賬5、設(shè)置輔助核算標(biāo)記*輔助賬須設(shè)在末級科目上111建立會計科目－

將會計科

外幣設(shè)置減少錄入?yún)R率的次數(shù)和差錯該功能僅提供錄入固定匯率與浮動匯率，并不決定在制單時使用固定還是浮動匯率112外幣設(shè)置減少錄入?yún)R率的次數(shù)和差錯該功能僅提憑證類別設(shè)置雙擊設(shè)置限制類型、限制科目113憑證類別設(shè)置雙擊設(shè)置限制類型、限制科目27錄入期初余額如果是第一次使用賬務(wù)處理系統(tǒng)，須使用該功能錄入期初余額，否則使用結(jié)轉(zhuǎn)上年余額自動結(jié)轉(zhuǎn)。在科目錄入期初余額之前可以調(diào)整余額方向期初余額試算不平衡將不能記賬，但可以填制憑證，已經(jīng)記過賬則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”的功能

憑證記賬后，期初余額不能再修改114錄入期初余額如果是第一次使用賬務(wù)處理系統(tǒng)，須使用該功能錄入期設(shè)置項目目錄若需要進(jìn)行項目核算，則可以使用該功能115設(shè)置項目目錄若需要進(jìn)行項目核算，則可以使用該功能29日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證1、增加憑證－常規(guī)部分憑證類別為初始設(shè)置時定義采用序時控制時憑證日期應(yīng)大于或等于上筆業(yè)務(wù)日期。不同行的摘要可以相同或不同，但不能為空。可事先建立摘要庫。金額不能為0，紅字以“－”號表示小技巧：Ctrl+L顯示/隱藏數(shù)據(jù)位線在金額欄按空格鍵可調(diào)整金額方向當(dāng)前分錄為其他所有分錄的借貸方差額，則在金額處按“＝”鍵即可116日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證1、增加憑證－常規(guī)部分小技巧：Ctr日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證1、增加憑證－

輔助核算部分

若某科目為銀行科目，將彈出輔助項對話框，該對話框填入的數(shù)據(jù)將用于輔助核算，例如銀行對賬。117日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證1、增加憑證－31日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證1、增加憑證－

輔助核算部分若某科目為外幣核算科目，憑證中將增加外幣欄目，供輸入外幣金額和匯率。118日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證1、增加憑證－32日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證1、增加憑證－

輔助核算部分

若某科目為數(shù)量金額核算科目，將彈出輔助項對話框，供輸入數(shù)量和單價。119日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證1、增加憑證－33日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證2、修改憑證：盡管提供了多種控制錯誤的措施，但誤操作是在所難免的，為更正錯誤，可通過修改功能來實現(xiàn)。①未經(jīng)審核的錯誤憑證可通過制單功能直接修改

②已審核的憑證應(yīng)先取消審核后，再通過制單功能進(jìn)行修改

③已記賬憑證發(fā)現(xiàn)有錯，不能直接修改，可采用紅字憑證沖銷法或補充憑證法進(jìn)行更正外部系統(tǒng)傳來的憑證不能不能在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。120日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證2、修改憑證：盡管提供了多種控日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證3、沖銷憑證：若需要沖銷某張已記賬憑證，可以通過制單菜單下的沖銷憑證功能來實現(xiàn)。①通過紅字沖銷法增加的憑證應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存和管理。

②將錯誤憑證沖銷后，需要編制正確的藍(lán)字憑證進(jìn)行補充。121日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證3、沖銷憑證：若需要沖銷某張已日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證4、刪除憑證：若遇到非法的憑證需要作廢時，則可以使用作廢/恢復(fù)功能，將這些憑證作廢。作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及編號，只顯示作廢字樣，該憑證不能修改，不能審核記賬時，已作廢憑證應(yīng)參與記賬，否則月末無法結(jié)賬，但不對作廢憑證做數(shù)據(jù)處理，相當(dāng)于一張空憑證。賬簿查詢時查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)作廢憑證可單擊編輯菜單中的作廢/恢復(fù)，取消作廢標(biāo)志。122日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證4、刪除憑證：若遇到非法的憑證日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證作廢憑證不想保留時，則可以通過憑證刪除/整理功能，將其徹底刪除，并對未記賬憑證重新編號。只能對未記賬憑證進(jìn)行憑證整理，對已記賬憑證做憑證整理，應(yīng)先恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再整理。123日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證作廢憑證不想保留時，則日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證5、查詢憑證：通過查詢功能對憑證內(nèi)容進(jìn)行查看

顯示當(dāng)前分錄是第幾條分錄顯示生成該分錄的原始單據(jù)類型、單據(jù)日期及單據(jù)號顯示當(dāng)前科目的自定義項內(nèi)容顯示憑證由哪個子系統(tǒng)生成124日常業(yè)務(wù)處理——填制憑證5、查詢憑證：通過查詢功能對憑日常業(yè)務(wù)處理——審核憑證審核是具有審核權(quán)限的操作員按照會計制度規(guī)定，對制單人填制的記賬憑證進(jìn)行合法性檢查，主要包括出納簽字和審核憑證。①為加強企業(yè)現(xiàn)金收入與支出的管理，出納人員可通過出納簽字功能對制單員填制的帶有現(xiàn)金或銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對涉及指定科目的憑證才需出納簽字憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有取消簽字后才可以修改或刪除，取消簽字職能由出納自己進(jìn)行125日常業(yè)務(wù)處理——審核憑證審核是具有審核權(quán)限的日常業(yè)務(wù)處理——審核憑證②審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等、審查認(rèn)為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再審核，只有審核權(quán)的人才能使用本功能。作廢憑證不能被標(biāo)錯和審核，已標(biāo)錯的憑證不能被審核憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可以修改或刪除，取消簽字職能由審核人員自己進(jìn)行126日常業(yè)務(wù)處理——審核憑證②審核憑證是審核員按照財會制度，對制日常業(yè)務(wù)處理——記賬由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計算機按照事先設(shè)計的記賬程序自動進(jìn)行合法性檢驗、科目匯總、登記賬簿等操作。在用友軟件中，記賬工作采用向?qū)Х绞健?/p>

細(xì)節(jié)：若期初余額試算不平衡，不能記賬上月未結(jié)賬，本月不能記賬未審核憑證不能記賬作廢憑證不需審核可直接記賬127日常業(yè)務(wù)處理——記賬由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令日常業(yè)務(wù)處理——記賬——取消記賬

當(dāng)在記賬完后，發(fā)現(xiàn)記賬有誤，而又不想通過其他方式來修正時，可以激活恢復(fù)記賬前狀態(tài)（取消記賬）功能，它本身是一個數(shù)據(jù)恢復(fù)過程。

細(xì)節(jié)：在期末菜單中，單擊對賬，然后按Ctrl+H,

激活恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能已結(jié)賬月份的數(shù)據(jù)不能取消記賬記賬過程一旦斷電或其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用恢復(fù)記賬前狀態(tài)恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后重新記賬在對賬功能中隱含128日常業(yè)務(wù)處理——記賬——取消記賬當(dāng)在記賬完后，發(fā)現(xiàn)記賬有日常業(yè)務(wù)處理——出納管理

1、現(xiàn)金日記賬2、銀行日記賬3、資金日報須指定出納專管科目才能查看日記賬4、銀行對賬基本操作步驟：錄入銀行對賬期初數(shù)據(jù)制單、記賬錄入銀行對賬單銀行對賬編制余額調(diào)節(jié)表查詢勾對情況核銷銀行賬129日常業(yè)務(wù)處理——出納管理1、現(xiàn)金日記賬須指定出納專管科目日常業(yè)務(wù)處理——出納管理

銀行對賬操作實例：企業(yè)記錄銀行記錄借102100001收到貨款4000貸50110000借1018002提取現(xiàn)金800貸102800借52112003收到利息400貸1021200借10210004收到貨款10000貸5111000130日常業(yè)務(wù)處理——出納管理銀行對賬操作實例：44日常業(yè)務(wù)處理——賬簿管理

1、總賬查詢2、余額表查詢3、明細(xì)賬查詢4、序時賬查詢5、多欄賬查詢6、日記賬查詢7、日報表查詢8、賬簿打印操作內(nèi)容：131日常業(yè)務(wù)處理——賬簿管理1、總賬查詢操作內(nèi)容：45日常業(yè)務(wù)處理—自動轉(zhuǎn)帳（內(nèi)部轉(zhuǎn)賬）*

1、自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置第一次使用時先執(zhí)行轉(zhuǎn)賬定義，以后各月只需調(diào)用轉(zhuǎn)賬憑證生成即可。但當(dāng)某轉(zhuǎn)賬憑證的轉(zhuǎn)賬公式有變化時，需先在轉(zhuǎn)賬定義中修改轉(zhuǎn)賬憑證內(nèi)容，然后再轉(zhuǎn)賬。操作步驟：定義轉(zhuǎn)賬分錄轉(zhuǎn)賬生成132日常業(yè)務(wù)處理—自動轉(zhuǎn)帳（內(nèi)部轉(zhuǎn)賬）*1、自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置賬務(wù)函數(shù)基本格式：函數(shù)名(科目編碼，會計期間，方向，輔助項1，輔助項2)取數(shù)函數(shù)表133賬務(wù)函數(shù)基本格式：函數(shù)名(科目編碼，會計期間，方向，輔助項1日常業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)帳

2、對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)（結(jié)轉(zhuǎn)期末余額，可為一對一或一對多）對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)科目若為上級科目，其下級科目的科目結(jié)構(gòu)必須相同實例134日常業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)帳2、對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)（結(jié)轉(zhuǎn)期末余額，可為日常業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)帳

3、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)注：庫存商品、主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本科目必須定義數(shù)量核算且一一對應(yīng)操作實例135日常業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)帳3、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)注：庫存商品、主日常業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)帳

4匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)輸入入賬科目操作實例136日常業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)帳4匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)輸入入賬科目操日常業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)帳

5期間損益結(jié)轉(zhuǎn)輸入本年利潤科目操作實例137日常業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)帳5期間損益結(jié)轉(zhuǎn)輸入本年利潤科日常業(yè)務(wù)處理——對賬

對賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，以檢查記賬是否正確，以及賬簿是否平衡。先選擇對賬月份然后對賬138日常業(yè)務(wù)處理——對賬對賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行核對日常業(yè)務(wù)處理——結(jié)賬

每月月底都需要進(jìn)行結(jié)賬處理，實際上就是計算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務(wù)處理工作。139日常業(yè)務(wù)處理——結(jié)賬每月月底都需要進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理——結(jié)賬

在結(jié)賬之前進(jìn)行下列檢查：本月業(yè)務(wù)是否全部記賬，有未記賬的憑證不能結(jié)賬月末結(jié)轉(zhuǎn)憑證必須全部生成并記賬，否則本月不能結(jié)賬上月未結(jié)賬，本月不能結(jié)賬總賬與明細(xì)賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否已一致，如果不一致，總賬不能結(jié)賬損益類賬戶是否全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢，如果未全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢，則本月不能結(jié)賬若與其他系統(tǒng)聯(lián)合使用，其他子系統(tǒng)是否結(jié)賬，如果未全部結(jié)賬，本系統(tǒng)不能結(jié)賬140日常業(yè)務(wù)處理——結(jié)賬在結(jié)賬之前進(jìn)行下列

當(dāng)在結(jié)完賬后，由于非法操作或計算機病毒或其他原因可能會造成數(shù)據(jù)破壞，這時可以使用取消結(jié)賬功能鍵:Ctrl+Shift+F6日常業(yè)務(wù)處理－取消結(jié)賬141當(dāng)在結(jié)完賬后，由于非法操作或計算機病毒或UFO報表管理UFO報表管理

UFO是用友公司開發(fā)的通用電子表格軟件，既可獨立使用，也可以和其他模塊結(jié)合使用。

UFO即UserFriendOffice之意142UFO報表管理UFO報表管理UFO是用友UFO報表管理基本概念

格式狀態(tài)－設(shè)計報表格式（如表尺寸、單元屬性、組合單元、關(guān)鍵字、各種公式設(shè)計等），對所有表頁起作用，不能進(jìn)行數(shù)據(jù)計算、錄入等操作。數(shù)據(jù)狀態(tài)－管理報表數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡，只對當(dāng)前表頁起作用，不能修改報表格式單擊鼠標(biāo)左鍵切換143UFO報表管理基本概念格式狀態(tài)－設(shè)計報表格式（如UFO報表管理基本概念

單元－行列交錯而確定的空格，是組成報表的最小單位。行號范圍1－9999，列號A-IU共255。分為數(shù)值單元、字符單元、表樣單元

表頁－格式相同而數(shù)據(jù)不同的報表，把不同的數(shù)據(jù)存放在不同的表頁里。一張報表最多可容納99999張表頁。實現(xiàn)報表的三維管理。

關(guān)鍵字－表頁的定位標(biāo)志。它是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元，作用是唯一標(biāo)識一個表頁，可用于在大量表頁中快速選擇表頁。UFO提供六種關(guān)鍵字定義：單位名稱，單位編號，年，季，月，日。另外還增加了一個自定義關(guān)鍵字（如旬、周），用于業(yè)務(wù)函數(shù)中。144UFO報表管理基本概念單元－行列交錯而確定

1、報表格式定義：報表表樣——①設(shè)置報表尺寸②定義報表行高列寬③畫表格線④定義組合單元⑤輸入表頭、表體、表尾內(nèi)容

⑥定義顯示風(fēng)格、定義單元屬性⑦設(shè)置關(guān)鍵字2、報表公式定義：賬務(wù)取數(shù)函數(shù)自本表本頁取數(shù)函數(shù)數(shù)據(jù)合計：PTOTAL()平均值：PAVG()計數(shù)：PCOUNT()最大值：PMAX()最小值：PMIN方差：PVAR偏方差：PSTD()自本表其他表頁取數(shù)函數(shù)SELECT()自其他報表取數(shù)的函數(shù)“報表[.REP]->單元”UFO報表管理步驟1451、報表格式定義：自本表本頁取數(shù)函數(shù)自本表其他表頁取數(shù)函UFO報表管理步驟

定義單元公式步驟：①選定需要定義公式的單元②在數(shù)據(jù)中指向編輯公式，然后單擊單元公式③輸入公式（或利用函數(shù)向?qū)л斎耄冖邰?46UFO報表管理步驟定義單元公式步驟：②③③60函數(shù)取數(shù)期間（即會計期間）的書寫格式：

函數(shù)名（科目編碼，會計期間，方向，賬套號，會計年度，編碼1，編碼2）取數(shù)期間可以利用報表關(guān)鍵字或直接寫日期指定。例如：公式FS(“1001”,月,“借”)表示取報表關(guān)鍵字“月”的1001借方發(fā)生額。如果報表關(guān)鍵字如下，則取7月的數(shù)。貨幣資金表

單位名稱：2002年7月

147函數(shù)取數(shù)期間（即會計期間）的書寫格式：61關(guān)鍵字的書寫格式：全年公式FS("101",全年,"借",001,1999)表示取1999年全年101科目的借方發(fā)生額。公式FS("101",全年,"借",001,年)表示取報表中關(guān)鍵字“年”值的全年101科目的借方發(fā)生額。季公式FS("101",季,"借")表示取報表中關(guān)鍵字“季”值的101科目的借方發(fā)生額。月公式FS("101",月,"借")表示取報表中關(guān)鍵字“月”值的101科目的借方發(fā)生額。日公式FS("101",日,"借")表示取報表中關(guān)鍵字“日”值的101科目的借方發(fā)生額。周公式FS(“101”,周,“借”)表示取報表中自定義關(guān)鍵字“周”值的101科目的借方發(fā)生額旬公式FS("101",旬,"借")表示取報表中自定義關(guān)鍵字“旬”值的101科目的借方發(fā)生額148關(guān)鍵字的書寫格式：62日期的書寫格式：1-12 ：表示1-12月例如公式FS("101",5,"借")表示取5月101科目的借方發(fā)生額。21-24：表示1-4季度例如公式FS("101",21,"借")表示取一季度101科目的借方發(fā)生額。41-93：表示第1周-第53周公式TFS("101",41,"借")表示取1999年第1周101科目的借方發(fā)生額。101-136：表示第1旬-第36旬公式TFS("101",101,"借")表示取1999年第1旬101科目的借方發(fā)生額。"月/日/年,月/日/年"：表示一個時間段例如"3/15/1999"表示1999年3月15日；"3/15/1999,4/15/1999"表示1999年3月15日-4月15日。公式TFS("101","3/15/1999","借")表示取1999年3月15日101科目的借方發(fā)生額公式TFS("101","3/15/1999，4/15/1999","借")表示取1999年3月15日-4月15日101科目的借方發(fā)生額。149日期的書寫格式：63UFO報表管理步驟

定義審核公式步驟：①在數(shù)據(jù)中指向編輯公式，然后單擊審核公式②輸入公式內(nèi)容（勾稽關(guān)系及提示信息）①②150UFO報表管理步驟定義審核公式步驟：①②64UFO報表管理步驟

定義舍位平衡公式步驟：①在數(shù)據(jù)菜單中選編輯公式，然后選擇舍位平衡公式②輸入舍位平衡公式相關(guān)內(nèi)容①②每個公式一行，用逗號隔開公式中只能使用加減號等號左邊只能為一個單元一個單元只允許在等號右邊出現(xiàn)一次151UFO報表管理步驟定義舍位平衡公式步驟：①