基層員工管理知識培訓之項目管理培訓課件

你在我的視野中，所以我可以管著你。我的視野不夠監(jiān)視所有人，所以我利用別人管著你。管理各個職能太繁瑣，所以我監(jiān)督工作成果，管著你。什么是項目管理？

獨特的、一次性的活動，控制這些活動的方法可以稱之為“項目管理”。什么是流程管理？

重復、連續(xù)不斷、周而復始的活動，控制這些活動的方法可以稱之為“流程管理”。經(jīng)典故事：我是執(zhí)行層，一名普通的員工，這些項目與我無關！如同，我沒有汽車，石油價格變動與我無關。事實真的是這樣嗎？1、無論你做什么事，都會事先有一個預期或者目標，這就是項目管理的思考方式。2、你會為手頭上的工作設定時限，什么工作需要在哪段時間內(nèi)完成，這是項目管理的時間管理。3、去超市買東西，你會比較價格與品質，找到性價比最好的商品，或者你最需要的商品，這種成本管理也是項目管理的重要模塊。4、一個好漢三個幫，團隊建設、領導力、溝通管理都是項目管理的主要內(nèi)容。分享的最大目的，是將大多數(shù)人無意識的項目管理思維及行動，轉變成為一套規(guī)范的、明確的思考方式與行為方式，這可以最大限度地提升工作效率，讓結果更精彩！項目管理如何影響我們的工作成果？案例1.公司中三級秘書的工作行為項目管理

在確定項目背景與項目目的之后，我們就要進一步明確這項工作的具體目標。

首先強調一點：并不是有了工作才有目標，而是先有目標，才能正確地工作。

目的比較抽象，是某種行為活動的普遍性的、統(tǒng)一性的、終極性的宗旨或方針，是質的描述，而不是量的規(guī)定。

目標比較具體，是某種行為活動的特殊性的、個別化的、階段性的追求或目標。

簡單解釋，目的是工作應該達到的最終效果，而目標則是達到最終效果的階段性量化指標。我們太看重眼前的目標，而忘記了長遠的規(guī)劃?！繕斯芾?/p>

管理原則,是針對工作項目管理方向的是非判斷，也是定性的標準。

技術原則,是針對工作項目技術方向的是非判斷，也是定量的標準。項目原則的設定，最有效地防止了“失誤”的產(chǎn)生。抽提項目原則的步驟案例2.《項目管理計劃書》模板左腳走左邊的路，右腳走右邊的路種植十畝地地主有十畝地，他有兩種方式種好這十畝地：第一種方式：承包責任制

地主雇傭十名長工，每名長工分配給他們一畝地。他們將在各自的田地里勞作——播種、施肥、澆水、除草、收割。所有人的勞動成果加起來就是地主的總收入。

這樣一來，地主雇傭的每位長工都必須是復合型人才。他們既要懂得播種的時機，又要懂得除草除蟲的技巧。他們之中任何一個人的失誤都將影響到地主當年的收成。如果不幸一名長工生病不能勞動，那么收成就要降低10%。第二種方式：分工協(xié)作制

地主雇傭十名長工，每兩名結成一個小團隊，他們將在全部十畝地里勞作——每個團隊分別負責播種、施肥、澆水、除草、收割。團隊之間互相配合協(xié)作，共同完成勞動任務。

這樣一來，地主雇傭的每位長工都必須是專業(yè)型人才。他們有的人是除草除蟲的專家，有的人力氣很大，收割效率很高。他們之間任何一個人的失誤都不會決定性影響地主當年的收成。相反，由于專業(yè)分工的不同，每個人都有機會在各自的勞動領域內(nèi)進修技巧，效率越來越高。1、梳理執(zhí)行次序

顯然，分工協(xié)作的前提必須建立在“拆分”的基礎上。

我們需要把一整套流程拆分為不同的環(huán)節(jié)，彼此相互聯(lián)系，保證工作成果有效疊加。

拆分是否科學，決定了整條生產(chǎn)線的效率。

例如：如果A環(huán)節(jié)需要三分鐘為車門安裝玻璃，而B環(huán)節(jié)需要一分鐘把車門組裝在車體上，那么，負責B環(huán)節(jié)的工人就不得不空置兩分鐘的時間等待A環(huán)節(jié)的工作成果。

分層次構建關鍵路徑

工作拆分是將一個工作項目分解成易于管理和執(zhí)行的幾個任務或者細目，這些任務和細目的完成情況構成了整個項目的工作范圍。

工作分解結構（Work

Breakdown

Structure，WBS）

在此基礎上，分層級地展開執(zhí)行路徑，用“里程碑狀態(tài)”描述項目的進展節(jié)點。2、分解關鍵路徑任務信物

為了有效地控制關鍵路徑使之得以順利貫徹下去，就必須引入“任務信物”的概念。

任務信物是標志任務完成的重要憑證性文件，確定階段性成果的存在，如確認單、指標考核文件等。

3、配置最優(yōu)路徑路徑優(yōu)化

目的是：提供最優(yōu)化的方案，極力縮短個體差異，達到整體最大化協(xié)作的效果。項目關鍵路徑的制定可以提高工作效率至少30%！

優(yōu)化路徑通常有以下6種方式：

①減少關鍵路徑中的里程碑②調整路徑排列，將串行變?yōu)椴⑿孝劭s短早期任務

④縮短最長任務⑤縮短最容易的任務⑥縮短成本最少的任務

很明顯，如果沒有關鍵路徑圖，就很難對項目進行任務拆分，項目成本預算也將無據(jù)可依，這也是項目關鍵路徑圖的重要之處。

項目在理想執(zhí)行的情況下，累計盈余量保持與累計實際成本同步；在完美執(zhí)行的情況下，累計盈余量保持高于累計實際成本。盈余量=每項任務總預算成本×完工比率

執(zhí)行一項任務，計劃用10天，預算10000元，那么在第3天剛好用掉了3000元，還不足以代表一切正常。因為按照計劃，在第3天必須要完成整個項目30%的累計盈余量，假設花掉了3000元卻只完成整體20%的工作，那么則表示成本支出超出計劃成本了。①分析成本績效，確定哪個任務模塊需要采取糾正措施。②研究決策采取哪些糾正措施。③修正項目計劃書，包括工期和成本預算，或者加入臨時修正計劃。④成本差異負值最大的任務模塊給予最高糾正優(yōu)先級。

所以說，成本控制的重點既在于控制成本，也在于養(yǎng)成一種行為習慣，保持挑戰(zhàn)極限的意識，這樣才能收獲更好的執(zhí)行結果。成本控制是一味地砍人員、砍預算、砍費用嗎？那么，如何理性地控制成本？工作總是拖延到它所能夠允許最遲完成的那一天?！量仙桑≒arkinson，sLaw）

加快項目進度的方法主要有兩種：一是提高現(xiàn)有資源的利用率；二是增加項目成本投入，包括人力和設備等。

項目時間控制流程圖加班斜率=(加班成本－正常成本)/(正常時間－加班時間)所以，我們需要計算用成本投入換時間的最佳平衡點。

加班斜率反映了投入單位成本可以換來的時間節(jié)約情況。具體公式如下：

我們中的很多人一直處于工作的忙碌狀態(tài)之中，真正做了多少有效率事情卻很難有人像說“我很忙”一樣說清楚。工作的結果與工作的過程中是否“休閑”無關。1、成員效率管還是不管，授權到什么程度？

對于所有想授權卻不敢授權的經(jīng)理人來說，以下障礙始終存在：①項目經(jīng)理總是親自完成任務，或者認為自己做得更好。②項目經(jīng)理不信任其他人完成工作的能力，不允許以不同于自己的方式開展工作。③項目經(jīng)理害怕失控，擔心無法了解真實的工作情況。④團隊成員擔心因為犯錯遭到指責，缺乏獨立執(zhí)行的信心。2、有效授權有效的授權必須建立在有效溝通的基礎上。3、團隊合作

責任矩陣是一種將工作任務落實到項目個人，并明確表示他們在團隊中的工作關系、責任和權力的實效工具。RACI責任分配矩陣是以橫向為工作單元，縱向為項目團隊成員責權的矩陣圖?？v向和橫向交叉處的符號基本代表項目成員在某個工作單元中的職責或參與角色。RACI是幫助我們確定由誰去做什么的計劃工具。4、RACI責任矩陣

項目團隊內(nèi)存在四種人：隨波逐流的人、有能力去做的人、解決問題的人、冷嘲熱諷的人。注意，每個人可能身兼數(shù)職。RACI代表了四種人：R（Responsible）：執(zhí)行人，就是實際做事的人。A（Accountable）：責任人，就是對項目結果負責的人，只有經(jīng)過他同意之后，項目才能在關鍵環(huán)節(jié)得以進行。C（Consulted）：咨詢?nèi)耍跊Q策之前，必須被征求意見的人，他的意見可以左右決策是否被執(zhí)行，但最終需要責任人的確認。I（Informed）：告知人，采取行動取得成果之后必須被告知的人，也可以是檢驗、評價工作成果的人，但在執(zhí)行的過程中，卻不必向他征詢意見。WBS張三李四王五馬六任務1ARCI任務2CR/AI-任務3I-AR任務4ICRA

實現(xiàn)項目團隊內(nèi)部的責權匹配則是取得輝煌成就的第一步。

“不患寡而患不均”，只有在每個人職責明確的情況下，才能發(fā)揮團隊組合的最佳效率，將個人的實力累加到團隊成績當中。

一個成功的項目經(jīng)理人，并不是項目工作的監(jiān)督者，而是通過執(zhí)行工作，訓練帶領出一班素質過硬的團隊，然后做出非同尋常的成績。

風險管理是指在項目周期中識別、分析并應對風險因素，以更好地實現(xiàn)項目目標的一門科學，它對導致?lián)p失的大量不確定情況的出現(xiàn)可能性作出估計。

風險通常以極端的形式出現(xiàn)：一種是突如其來，猛烈的變化使準備不充分的項目立即陷入危機；另一種是潤物無聲，潛在的危機逐漸推高泡沫，直至最后無法彌補。1、常見風險發(fā)生時期2、項目風險定性分析①風險規(guī)避措施

②風險遏制措施③風險轉移措施

④風險化解措施

⑤風險容忍措施

3、項目風險應對措施完成工作移交項目驗收項目評估效益評審實施項目歸檔解散團隊

在項目接近自然終止階段時，項目團隊有必要采取一系列的收尾活動，其中最重要的工作就是項目歸檔。項目收尾的過程依舊比較復雜，需要多個任務在規(guī)定時間內(nèi)完成，其中包括：

項目收尾的過程本身就是一個項目。

在項目收尾過程中，項目團隊是否系統(tǒng)地、有計劃地集散資源，決定了將有多少成功因素被凝聚、傳承。

但很遺憾，國內(nèi)很少有公司重視項目收尾。大家始終認為，項目結束階段應該松一口氣，這個時候真的可以慶祝一下了。于是，很多寶貴的記憶隨著時間的流失而忘卻，等我們再想利用它們的時候，卻始終想不起來當時是怎么渡過難關的。

這是一條價值傳承的鏈條，也是項目管理的魅力所在！1、項目評估2、項目存檔

項目收尾的一項重要工作就是收錄項目檔案，將所有的有價值的資料保存起來，以備后用。

項目檔案對組織非常有價值，項目團隊成員可以在檔案指導下，系統(tǒng)地識別利害關系和經(jīng)驗教訓，并在組織內(nèi)部形成價值傳承鏈。

同時，項目檔案也并不是簡單的文檔記錄，而包括對項目執(zhí)行過程中優(yōu)勢與劣勢評判的準則，可以對項目生命周期中對與錯進行公正的判斷。在搬家過程中，有4種主人：

第一種主人：不做任何準備。指著屋里的東西對搬家公司說：“搬吧，就這些。”到了新家后，很難整理清楚——要用的東西一件都找不到，還會丟失損壞很多。

第二種主人：做簡單的規(guī)劃。對搬家公司說：“搬吧，注意這些東西，要輕拿輕放；這些是貴重的東西，小心保管?！钡搅诵录遥攸c物品能找得到了，但是效率還很低。

第三種主人：按照項目管理，打包裝箱。對搬家公司說：“搬吧，總共23只整理箱，到新家我要查驗。”這樣，物品幾乎都得到了妥善的安置，但由于打包的物品沒有歸類，還是會發(fā)生損壞的現(xiàn)象。

第四種主人：將所有物品按照一定的標準放到整理箱里，并且清晰地標注。易碎的東西注明“小心輕放”，怕潮的東西注明“防水防潮”。所有的物品井井有條，一件沒有損壞，一件沒有丟失。