文件和記錄控制程序

PAGE文件名稱(chēng)文件和記錄控制程序文件編號(hào)TW-QEHSP-001版本A0適用區(qū)域機(jī)密等級(jí)一般頁(yè)次12/13XXXX科技（上海）有限公司）有限公司）會(huì)簽&分發(fā)會(huì)簽&分發(fā)部門(mén)會(huì)簽&分發(fā)部門(mén)會(huì)簽&分發(fā)部門(mén)會(huì)簽&分發(fā)部門(mén)□總裁辦公室□人事行政部□財(cái)務(wù)部□會(huì)計(jì)部□供應(yīng)鏈管理部□品質(zhì)部□產(chǎn)品工程部□系統(tǒng)開(kāi)發(fā)部□國(guó)內(nèi)市場(chǎng)部□海外市場(chǎng)部修訂履歷版次修訂日期修訂頁(yè)次修訂內(nèi)容修訂部門(mén)修訂人A02016-1-8/新版發(fā)行品質(zhì)部張穎目的規(guī)范公司文件和記錄的管理，對(duì)文件的擬定、審批，發(fā)放和修改等進(jìn)行控制，確保各部門(mén)及時(shí)得到有效版本文件和記錄。范圍適用于與管理體系有關(guān)的文件和記錄控制。職責(zé)3.1品質(zhì)部3.1.1制定/修訂《文件和記錄控制程序》，規(guī)定本公司文件和記錄的總體管理方式；3.1.2制定/修訂管理體系有關(guān)的文件和記錄管理方法；3.1.3對(duì)于管理體系相關(guān)的文件和記錄進(jìn)行登記、發(fā)放并管理其得到適當(dāng)?shù)氖褂茫?.1.4教育并督導(dǎo)其他部門(mén)文件記錄編寫(xiě)﹑保存等，推動(dòng)全公司文件標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)與管理。3.2各部門(mén)相關(guān)文件和記錄的制定/修訂、審核、會(huì)簽，使用及保存等。定義4.1依文件的制定依據(jù)區(qū)分A一級(jí)文件：按照管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的要求，逐項(xiàng)說(shuō)明本公司適用情況的綱領(lǐng)性規(guī)章及制度，如質(zhì)量手冊(cè)、環(huán)境/安全手冊(cè)等；B二級(jí)文件：程序文件，為滿足管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要求，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)中的各項(xiàng)要求在本公司的實(shí)施進(jìn)行程序規(guī)定，一般是需要多個(gè)部門(mén)合作完成的程序描述；C三級(jí)文件：作業(yè)文件，為了對(duì)二級(jí)文件進(jìn)行補(bǔ)充而制定的文件，一般是各部門(mén)內(nèi)部使用規(guī)范或工作指導(dǎo)書(shū)，如：管理規(guī)范、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)格書(shū)等，三級(jí)作業(yè)規(guī)范或作業(yè)指導(dǎo)書(shū)撰寫(xiě)時(shí)需參考相應(yīng)的二級(jí)文件；D四級(jí)文件：表單(空白記錄)及記錄(填寫(xiě)了內(nèi)容的表單)。4.2依文件的來(lái)源區(qū)分A內(nèi)部文件：本公司描述內(nèi)部活動(dòng)自行制定的文件；B外來(lái)文件：本公司為正常的業(yè)務(wù)工作必須依據(jù)的公司外部制定的文件，如客戶(hù)或供應(yīng)商提供之作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)﹑檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)﹑技術(shù)規(guī)格圖樣、環(huán)境管理物質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)等國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、集團(tuán)文件、有必要登記的其他公司文件、政府機(jī)構(gòu)等提供之資料、文件，法規(guī)等。4.3依文件的性質(zhì)區(qū)分A體系管理性文件：說(shuō)明體系管理方法的文件，如質(zhì)量手冊(cè)、二級(jí)程序文件、控制計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、設(shè)備操作說(shuō)明書(shū)，檢驗(yàn)規(guī)范等；B事務(wù)管理性文件：說(shuō)明公司內(nèi)部不包含在各管理體系內(nèi)的業(yè)務(wù)執(zhí)行的規(guī)范，如員工福利制度、報(bào)銷(xiāo)規(guī)范等；C技術(shù)性文件：說(shuō)明材料/產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格要求的文件，如圖紙、軟件、程序、物料清單（BOM）、技術(shù)參數(shù)、產(chǎn)品特性、物料承認(rèn)書(shū)、產(chǎn)品規(guī)格書(shū)、物料規(guī)格書(shū)，檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等。D記錄：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件（包括書(shū)面記錄、電子媒體記錄等）。4.4依文件機(jī)密等級(jí)區(qū)分文件機(jī)密等級(jí)由文件制定/修訂部門(mén)進(jìn)行區(qū)分。A極機(jī)密文件：機(jī)密級(jí)別定義為極機(jī)密。文件內(nèi)容事關(guān)公司重大的營(yíng)運(yùn)或技術(shù)秘密，僅供公司內(nèi)部部分特定人員閱讀之文件。包含公司未上市或未發(fā)表而屬于開(kāi)發(fā)中產(chǎn)品之設(shè)計(jì)圖面、程序、制造技術(shù)資料，或限制特定人員才可使用及閱覽之文件；B機(jī)密文件：機(jī)密級(jí)別定義為機(jī)密。文件內(nèi)容事關(guān)公司營(yíng)運(yùn)或技術(shù)秘密，僅供公司內(nèi)部相關(guān)工作同仁閱讀之文件。包含公司生產(chǎn)中產(chǎn)品的生產(chǎn)技術(shù)、管理技術(shù)、設(shè)備技術(shù)、品質(zhì)資料、材料規(guī)格、客戶(hù)情報(bào)資料等圖面、資料，程序及不宜對(duì)外公開(kāi)之公司內(nèi)部管理資料與文件；C普通文件：機(jī)密級(jí)別定義為一般。內(nèi)容無(wú)關(guān)公司營(yíng)運(yùn)或技術(shù)秘密，可供公司內(nèi)部同仁自由閱讀及公司外部人員閱讀之文件。4.5依文件管理方式區(qū)分A受控文件：需要得到文件的單位按照文件規(guī)定執(zhí)行相關(guān)活動(dòng)時(shí)，文件分發(fā)后如果發(fā)生修訂/作廢等情況，需要通知并更新、回收的文件。在文件上標(biāo)識(shí)藍(lán)色“受控”章,主要為公司內(nèi)部申請(qǐng)的文件；B非受控文件：得到文件的單位僅參考文件時(shí)，分發(fā)后不需回收的文件。在文件右下角標(biāo)識(shí)藍(lán)色“參考”章，發(fā)至客戶(hù)、供應(yīng)商的相關(guān)參考文件均屬之。工作流程5.1文件管理流程5.1.1內(nèi)部文件管理流程（見(jiàn)下頁(yè)）章節(jié)流程權(quán)責(zé)輸出記錄/表單5.25.7文件主要執(zhí)行部門(mén)文件審核表文件簽核異議處理表5.3品質(zhì)部文控文件審核表5.3文件制定部門(mén)負(fù)責(zé)人（二級(jí)文件）文件制定人直屬上級(jí)（三、四級(jí)文件）文件審核表5.3相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人文件審核表5.3管理者代表（二級(jí)文件）部門(mén)負(fù)責(zé)人（三、四級(jí)文件）文件審核表5.4品質(zhì)部文控文件總覽表5.5品質(zhì)部文控文件和資料分發(fā)/回收簽收表5.6相關(guān)部門(mén)文件和資料申請(qǐng)表5.7相關(guān)部門(mén)5.8品質(zhì)部文控相關(guān)部門(mén)文件管理清單5.1.2外來(lái)文件管理流程（見(jiàn)下頁(yè)）章節(jié)流程權(quán)責(zé)輸出記錄/表單5.11.1.1文件接收部門(mén)文件審核表5.11.1.1申請(qǐng)人直接上級(jí)或部門(mén)負(fù)責(zé)人文件審核表5.11.1.2品質(zhì)部文控外來(lái)文件登記表5.11.2品質(zhì)部文控文件和資料分發(fā)/回收簽收表5.11.3相關(guān)部門(mén)5.11.4文件申請(qǐng)登記部門(mén)5.11.55.11.6文件使用部門(mén)品質(zhì)部文控5.2文件的制定5.2.1文件結(jié)構(gòu)一般包含以下方面：A文件審核表B文件分發(fā)范圍C文件修訂履歷D文件正文，包含目的、范圍、定義、職責(zé)、工作流程、相關(guān)文件，相關(guān)表單及附件八個(gè)部分，工作流程先繪制流程圖，然后逐節(jié)進(jìn)行文字說(shuō)明，三級(jí)文件可以根據(jù)具體情況制定正文要描述的項(xiàng)目。5.2.2文件字體字號(hào)A一、二、三級(jí)文件統(tǒng)一采用“宋體”，一級(jí)標(biāo)題采用“小四”“加粗”，其他標(biāo)題及正文采用“小四”字號(hào)，行距為“固定值”“18磅”，表格中文字字號(hào)可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行調(diào)整，頁(yè)眉采用“小四”字號(hào)，頁(yè)腳采用“小五”字號(hào)；B表單字體字號(hào)建議如下：表單中所有文字采用“宋體”，表單標(biāo)題采用“14號(hào)”，表單內(nèi)容采用“12號(hào)”，表單編號(hào)采用“11號(hào)”。必要時(shí)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。5.2.3文件編號(hào)按照5.10文件編號(hào)的規(guī)定進(jìn)行制定。5.2.4文件流程標(biāo)識(shí)（見(jiàn)下頁(yè)）流程圖開(kāi)始及結(jié)束流程執(zhí)行審查核準(zhǔn)記錄表單流程走向5.2.5文件版次文件版本按照A0-A9，B0-B9，……Z0-Z9的方式確定，表單版本按照A-Z的方式確定。5.3文件的審查核準(zhǔn)5.3.1格式及內(nèi)容審核文件制定人員完成文件編制/修訂后，以電子郵件形式與品質(zhì)部文控確認(rèn)文件版本并索要文件編號(hào)，于公司OA系統(tǒng)平臺(tái)填寫(xiě)【文件審核表】，上傳文件附件，發(fā)起文件審批流程。品質(zhì)部文控首先對(duì)文件格式及【文件審核表】填寫(xiě)情況進(jìn)行審核，合格后提交部門(mén)負(fù)責(zé)人（二級(jí)文件）/直屬上級(jí)（三、四級(jí)文件）對(duì)文件的內(nèi)容進(jìn)行審查，重點(diǎn)確認(rèn)文件描述是否適當(dāng)，業(yè)務(wù)流程描述是否清晰，管理內(nèi)容是否有缺失，并確認(rèn)文件是否包含了所有相關(guān)部門(mén)的職責(zé)描述。5.3.2文件的會(huì)簽部門(mén)負(fù)責(zé)人/直屬上級(jí)審查合格后，由文控負(fù)責(zé)抄送相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽（四級(jí)文件不需會(huì)簽），對(duì)文件的內(nèi)容進(jìn)行審查，重點(diǎn)確認(rèn)其中屬于該部門(mén)的職責(zé)及工作范圍，以及文件的適用性和確切性。5.3.3文件的核準(zhǔn)文件會(huì)簽合格后，系統(tǒng)自動(dòng)提交管理者進(jìn)行審批，對(duì)文件進(jìn)行最終確認(rèn)、核準(zhǔn)。5.3.4審批權(quán)責(zé)文件類(lèi)別制定審核核準(zhǔn)一級(jí)文件體系工程師管理者代表總裁二級(jí)文件主要執(zhí)行部門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)人管理者代表三級(jí)文件主要執(zhí)行部門(mén)制定人直屬上級(jí)部門(mén)負(fù)責(zé)人四級(jí)文件主要執(zhí)行部門(mén)制定人直屬上級(jí)部門(mén)負(fù)責(zé)人5.3.5文件審查的記錄A文件審查結(jié)果記錄在【文件審核表】中。B文件審核﹑會(huì)簽過(guò)程中，審查人員如有異議，則在“簽辦反饋”欄進(jìn)行說(shuō)明，文件編寫(xiě)人員應(yīng)根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行溝通或修改，修改情況填寫(xiě)在【文件簽核異議處理表】中，取得該審查人員的同意后，將變更后的文件附加【文件簽核異議處理表】，在原【文件審核表】中重新提交審核、會(huì)簽。5.4文件的登記文件全部審查合格后，文控將其登記于【文件總覽表】中。5.5文件的發(fā)布5.5.1文件生效公告文控登記后，于OA系統(tǒng)“文檔中心”對(duì)文件進(jìn)行發(fā)布，文件正式生效，同時(shí)，對(duì)文件電子檔和原始紙檔分別進(jìn)行歸檔。5.5.2文件分發(fā)5.5.2.1分發(fā)申請(qǐng)A文件生效后，其他部門(mén)及個(gè)人需要獲得查閱權(quán)限時(shí)，應(yīng)該填寫(xiě)【文件和資料申請(qǐng)表】，按照5.5.2.3文件補(bǔ)充分發(fā)審批權(quán)限的規(guī)定請(qǐng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審查核準(zhǔn)。B各部門(mén)欲申請(qǐng)資料給客戶(hù)或其它相關(guān)方時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)【文件和資料申請(qǐng)表】，按照5.5.2.3的審批權(quán)限請(qǐng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審查核準(zhǔn)，其中機(jī)密級(jí)、極機(jī)密級(jí)文件還應(yīng)要求客戶(hù)或其它相關(guān)方填具保密合約書(shū)，以防機(jī)密文件外流。5.5.2.2分發(fā)A文控按得到核準(zhǔn)的【文件審核表】或【文件和資料申請(qǐng)表】對(duì)文件進(jìn)行分發(fā)，無(wú)特殊要求情況下，一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)文件在OA系統(tǒng)中以PDF形式發(fā)放，四級(jí)文件在OA系統(tǒng)中以Word/Excel形式發(fā)放，如需紙檔發(fā)放，文控打印并在文件右下角加蓋藍(lán)色“受控”章后分發(fā)至需求部門(mén)，紙檔文件分發(fā)情況應(yīng)登記于【文件和資料分發(fā)/回收簽收表】中；B文件電子化管理：所有文件均可通過(guò)OA系統(tǒng)“文檔中心”查閱電子檔，此電子檔文件限制編輯、打印，機(jī)密文件僅供相關(guān)人員查閱。使用單位也可根據(jù)需要申請(qǐng)紙檔，但使用者不可擅自打印、復(fù)制文件。由文控人員對(duì)電子文件的最新性進(jìn)行維護(hù)。5.5.2.3文件補(bǔ)充分發(fā)審批權(quán)限文件類(lèi)型機(jī)密等級(jí)申請(qǐng)單位制文單位發(fā)行核準(zhǔn)部門(mén)負(fù)責(zé)人部門(mén)負(fù)責(zé)人總裁/副總裁對(duì)內(nèi)發(fā)行一般文件VV機(jī)密文件VV極機(jī)密文件VV對(duì)外發(fā)行一般文件VV機(jī)密文件VVV極機(jī)密文件VVV5.6文件的使用5.6.1文件持用部門(mén)及人員必須妥善保存該文件，并不得于文件上刪除或修改任何內(nèi)容。任何文件，不得私自翻印、復(fù)制。未經(jīng)申請(qǐng)核準(zhǔn)，不得以任何方式將機(jī)密檔之內(nèi)容透漏予公司內(nèi)部及公司外部之人員。5.6.2如文件使用部門(mén)因組織結(jié)構(gòu)或工程變更等原因?qū)е挛募輸?shù)多出需求時(shí)，必要時(shí)，繳回至文控，文控應(yīng)在相應(yīng)【文件和資料分發(fā)/回收簽收表】上注銷(xiāo)使用份數(shù)，并按照5.9的規(guī)定對(duì)回收的文件進(jìn)行作廢處理。5.6.3文件紙檔損毀或不堪使用時(shí)，由使用者填寫(xiě)【文件和資料申請(qǐng)表】按照5.5.2.3的規(guī)定取得相關(guān)單位的審查核準(zhǔn)，與毀損文件一起交回文控，換用新文件。毀損文件由文控按照5.9的規(guī)定進(jìn)行作廢處理。5.6.4如果發(fā)生文件遺失，由保管者填寫(xiě)【文件和資料申請(qǐng)表】按照5.5.2.3的規(guī)定取得相關(guān)單位的審查核準(zhǔn)，交由文控補(bǔ)發(fā)新文件。情節(jié)嚴(yán)重的公司將追究相關(guān)責(zé)任。5.6.5文件查閱如果需要查閱文控管理的文件，一般文件查閱者應(yīng)填寫(xiě)【文件借閱登記表】后進(jìn)行查閱；極機(jī)密和機(jī)密文件查閱者應(yīng)填寫(xiě)【機(jī)密文件借閱申請(qǐng)表】，經(jīng)文控部門(mén)負(fù)責(zé)人、制文部門(mén)負(fù)責(zé)人及申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。5.7文件的修訂與評(píng)審5.7.1文件發(fā)放后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照文件要求進(jìn)行實(shí)施，并在實(shí)施過(guò)程中評(píng)估文件的適用性和有效性，如有更改需求可與文件制定部門(mén)提出以協(xié)商確定是否需進(jìn)行修訂。5.7.2二級(jí)文件有修訂時(shí)，以其作為參考的三級(jí)文件撰寫(xiě)單位必須根據(jù)參考文件內(nèi)容的變動(dòng)，對(duì)該三級(jí)文件做出必要的更改，確保文件內(nèi)容的一致性。5.7.3文件需要變更時(shí)，文件編制者與部門(mén)負(fù)責(zé)人初步溝通確認(rèn)后，向文控索要原始文件的電子檔以進(jìn)行修訂(無(wú)特殊情況延用現(xiàn)有文件編號(hào))，同時(shí)需在修訂履歷中記錄下本次修訂的內(nèi)容，并在OA系統(tǒng)中填寫(xiě)【文件審核表】，對(duì)變更內(nèi)容及變更原因做簡(jiǎn)要描述，提交審批流程。5.7.4修訂文件的審查核準(zhǔn)/發(fā)布/使用流程與文件制定流程相同。5.7.5變更標(biāo)示：當(dāng)次變更后的文件內(nèi)容用下劃線標(biāo)示，同時(shí)在【文件審核表】及文件修訂履歷上注明修訂內(nèi)容。若改動(dòng)篇幅過(guò)大，可視情況用小標(biāo)題標(biāo)示。5.7.6文件修訂登記后，文控按照【文件和資料分發(fā)/回收簽收表】上記錄的受控文件分發(fā)份數(shù)回收舊版紙檔文件副本，連同電子檔文件按照5.9的規(guī)定進(jìn)行作廢處理。5.7.7當(dāng)發(fā)生以下情況時(shí)應(yīng)對(duì)文件體系進(jìn)行評(píng)審，確保其有效性、適宜性，充分性：A體系發(fā)生重大變更，如組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)分配、生產(chǎn)工藝，資源配置等；B體系運(yùn)行每?jī)赡赀M(jìn)行一次全面評(píng)審；C當(dāng)最高管理者或管理者代表有要求時(shí)。評(píng)審的結(jié)果應(yīng)提交管理評(píng)審，如果需要修訂應(yīng)按5.7的規(guī)定執(zhí)行。5.8文件的保存與歸檔5.8.1文件應(yīng)存放在適當(dāng)環(huán)境中，注意防火、防潮、防蛀等以確保其完好。5.8.2為了能夠快速檢索，文件應(yīng)該進(jìn)行分類(lèi)﹑標(biāo)識(shí)，建立目錄，文控正本文件及分發(fā)至各部門(mén)的副本文件，均應(yīng)該按照文件類(lèi)別、編號(hào)順序置于對(duì)應(yīng)類(lèi)別文件夾中，各類(lèi)文件夾首頁(yè)應(yīng)包含文件目錄清單【文件管理清單】，便于查找。5.8.3文件的電子檔由文控人員做備份存盤(pán)，防止因?yàn)橐馔庠斐蓳p失。5.9作廢文件的處置當(dāng)文件需要作廢時(shí)，文控在有字的一面右下角加蓋紅色“作廢”章，紙檔作廢文件副本由文控回收后銷(xiāo)毀處理，正本由文控加蓋紅色“作廢”章保存至少三年，客戶(hù)有特殊需求時(shí)按客戶(hù)要求執(zhí)行；電子檔作廢文件由文控于OA系統(tǒng)刪除，并建檔永久保存。5.10文件編號(hào)5.10.1手冊(cè)：TW-QE-01TW-OHS-01序號(hào)序號(hào)質(zhì)量環(huán)境手冊(cè)職業(yè)健康安全手冊(cè)True-Win縮寫(xiě)True-Win縮寫(xiě)5.10.2二級(jí)文件：TW-QP-001TW-EP-001流水號(hào)流水號(hào)質(zhì)量體系程序文件環(huán)境體系程序文件True-Win縮寫(xiě)True-Win縮寫(xiě)TW-OHSP-001流水號(hào)職業(yè)健康安全體系程序文件True-Win縮寫(xiě)TW-EHSP-001流水號(hào)環(huán)境/職業(yè)健康安全體系程序文件True-Win縮寫(xiě)TW-QEHSP-001流水號(hào)質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全體系程序文件True-Win縮寫(xiě)5.10.3三級(jí)文件：XXX-X-001流水號(hào)文件次級(jí)分類(lèi)文件分類(lèi)示例：SOP-P-001代表與產(chǎn)品相關(guān)的第一份作業(yè)指導(dǎo)書(shū)三級(jí)文件分類(lèi)編碼表：文件分類(lèi)次級(jí)分類(lèi)文件分類(lèi)次級(jí)分類(lèi)物料檢驗(yàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)SIPM包裝作業(yè)指導(dǎo)書(shū)POPP產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)SIPP采購(gòu)規(guī)格書(shū)PSM檢驗(yàn)、測(cè)試方法SIPI產(chǎn)品規(guī)格書(shū)PSP生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)SOPP圖紙DWG工藝標(biāo)準(zhǔn)SOPT與品質(zhì)有關(guān)的管理規(guī)定WIQ檢測(cè)儀器/設(shè)備操作說(shuō)明SOPI與人事有關(guān)的管理規(guī)定WIHR生產(chǎn)儀器/設(shè)備操作說(shuō)明SOPE與職業(yè)健康安全有關(guān)的管理規(guī)定WIOHS與環(huán)境有關(guān)的管理規(guī)定WIEV其他各類(lèi)管理規(guī)定WIX5.10.4四級(jí)文件：TW-F-0001A流水號(hào)及版本，版本為A，B，C……表單True-Win縮寫(xiě)5.10.5外來(lái)文件：WL-001X外來(lái)文件流水號(hào)及版本，版本為A，B，C……外來(lái)文件5.11外來(lái)文件的控制5.11.1外來(lái)文件的登記/歸檔5.11.1.1收到外來(lái)文件的部門(mén)于OA系統(tǒng)填寫(xiě)【文件審核表】，經(jīng)直接上級(jí)或部門(mén)負(fù)責(zé)人審批合格后，連同外來(lái)文件（原形式）提交文控，收到的外來(lái)文件若有紙檔及電子檔兩種形式，應(yīng)將兩種形式同時(shí)提交到文控。5.11.1.2文控對(duì)接收到的外來(lái)文件（原形式）進(jìn)行編號(hào)，登記于【外來(lái)文件登記表】中，并保持其最新有效。如需分發(fā)，文控將其掃描，按照公司內(nèi)部文件模板增加文件首頁(yè)后于OA系統(tǒng)發(fā)布；如需紙檔分發(fā)，需在右下角加蓋藍(lán)色“外來(lái)文件”章。5.11.2外來(lái)文件的發(fā)布按照5.5的規(guī)定執(zhí)行。分發(fā)申請(qǐng)以【文件審核表】為準(zhǔn)。5.11.3外來(lái)文件的使用按照5.6的規(guī)定執(zhí)行。5.11.4外來(lái)文件的修訂5.11.4.1申請(qǐng)登記的部門(mén)應(yīng)該注意外來(lái)文件的更新，并根據(jù)本公司的需要及時(shí)收集更新的文件并進(jìn)行登記，每半年（6月/12月）由登記部門(mén)通過(guò)網(wǎng)上查詢(xún)或與廠商確認(rèn)、與出版社確認(rèn)等方式，對(duì)所登記的外來(lái)文件的有效情況進(jìn)行確認(rèn)并反饋于文控人員。外來(lái)文件的修訂版登記/歸檔與新資料等同管理。5.11.4.2外來(lái)文件修訂登記后，文控按照【文件和資料分發(fā)/回收簽收表】上記錄的受控文件分發(fā)份數(shù)回收舊版文件副本（只限紙檔），按照5.9的規(guī)定進(jìn)行作廢處理，對(duì)于舊版文件的原件加蓋紅色“作廢”章進(jìn)行保留處理。5.11.5外來(lái)文件的保存照5.8的規(guī)定執(zhí)行5.11.6外來(lái)文件的作廢處置按照5.9的規(guī)定執(zhí)行。5.11.7外來(lái)文件的編號(hào)格式定義參照5.10.5。5.12文控人員離職或轉(zhuǎn)職，應(yīng)將所管理之紙檔、電子文件及其他資料交接完畢。5.13記錄管理流程章節(jié)流程權(quán)責(zé)輸出記錄/表單5.14各部門(mén)5.15品質(zhì)部文控文件審核表5.15制作人直屬上級(jí)/部門(mén)負(fù)責(zé)人文件審核表5.16品質(zhì)部文控5.17品質(zhì)部文控記錄清單5.18各部門(mén)5.195.20各部門(mén)品質(zhì)部文控5.21使用部門(mén)保管部門(mén)文件借閱登記表5.22記錄處置申請(qǐng)5.14各部門(mén)文件編寫(xiě)人員負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、編制文件中附帶的記錄表格。5.15表單編制人員完成編制/修訂后，以電子郵件形式與品質(zhì)部文控確認(rèn)表單版本并索要表單編號(hào)（編號(hào)規(guī)則參見(jiàn)5.10.4），于公司OA系統(tǒng)平臺(tái)填寫(xiě)【文件審核表】，上傳文件附件，發(fā)起文件審批流程。品質(zhì)部文控首先對(duì)表單格式及【文件審核表】填寫(xiě)情況進(jìn)行審核，合格后提交直屬上級(jí)對(duì)其內(nèi)容及適用性進(jìn)行審核。表單的變更、作廢等參見(jiàn)5.9。5.16審核合格的表單由文控于OA系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)布。5.17各部門(mén)負(fù)責(zé)編制及保存部門(mén)內(nèi)的表單記錄，公司所有表單模板由文控匯總于【記錄清單】中。5.18記錄填寫(xiě)、使用5.18.1記錄不得用鉛筆填寫(xiě)，可采用中性筆、鋼筆或圓珠筆。填寫(xiě)要確保真實(shí)、內(nèi)容完整，字跡清晰，不得隨意涂改。5.18.2如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改填寫(xiě)內(nèi)容，應(yīng)采用單杠劃去原內(nèi)容，在其上方寫(xiě)上更改后的內(nèi)容，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。記錄的填寫(xiě)人員應(yīng)對(duì)記錄的真實(shí)性負(fù)責(zé)。5.18.3所有測(cè)試、檢查類(lèi)表單設(shè)置需包含標(biāo)準(zhǔn)及判定結(jié)果。5.19各部門(mén)按【記錄清單】中設(shè)定的期限歸檔、保存對(duì)應(yīng)記錄，各類(lèi)記錄保存期限設(shè)定參考附件1。各部門(mén)記錄保管人員應(yīng)根據(jù)檢索需求設(shè)置保管方式，保管的記錄應(yīng)便于檢索，依日期順序整理好，標(biāo)識(shí)清楚，需要時(shí)能迅速找出所要查閱和追溯的記錄。5.20記錄歸檔后，各部門(mén)保管人員需確認(rèn)記錄歸檔環(huán)境是否通風(fēng)、干燥，記錄是否完整、清晰，應(yīng)注意防火、防蛀，防盜，文控每六個(gè)月對(duì)各部門(mén)記錄的使用、管理情況進(jìn)行一次檢查，并不定期抽查。采用其它媒介形式