項目五辦公自動化系統(tǒng)課件

項目五辦公自動化系統(tǒng)項目五辦公自動化系統(tǒng)1【能力目標】▲了解辦公自動化系統(tǒng)的基本功能；▲學會使用辦公自動化信息處理軟件；▲具有使用辦公自動化系統(tǒng)解決智能化工程的能力。任務描述通過辦公自動化的定義、功能及辦公自動化軟硬件的學習，了解辦公自動化系統(tǒng)的設計過程，學會各類辦公自動化系統(tǒng)的應用。任務分析從辦公自動化組成入手，逐步對辦公自動化軟硬件進行認知，再學習辦公自動化系統(tǒng)的設計過程，然后通過案例使學生學會辦公自動化系統(tǒng)的應用。方法與步驟【能力目標】2任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知1任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與案例2任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知1任務2辦公自動化系統(tǒng)31辦公自動化的定義辦公自動化是一門綜合性的跨學科的技術，是一個人機信息的交互系統(tǒng)，是以提高辦公效率為其目標，包括語音、數(shù)據(jù)、圖像、圖形、視頻、文字等信息的一體化處理等。2我國辦公自動化的發(fā)展過程

我國辦公自動化發(fā)展已經(jīng)經(jīng)歷了三個階段，各個單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況:

(1)起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機階段，使用MSOffice系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知6.1.1辦公自動化與辦公自動化系統(tǒng)任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知6.1.1辦公自動4

(2)已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡，但沒有好的應用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產(chǎn)生應有的效益。

(3)已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。

(4)已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關情況；Intranet網(wǎng)已經(jīng)對單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益。現(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學的管理和決策，增強單位的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(2)已經(jīng)建立了自己的Intrane53辦公自動化系統(tǒng)（OAS）辦公自動化系統(tǒng)是辦公信息處理的自動化。它利用先進的技術，使各種辦公業(yè)務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。辦公自動化系統(tǒng)一般具有如下特征：

（1）交互性一般的數(shù)據(jù)處理是單一的控制流，有事先確定的輸入輸出，無需人的干預。而辦公自動化系統(tǒng)則往往需要根據(jù)不同的輸入調(diào)動不同的控制，因而人機對話、人的干預是必不可少的。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知3辦公自動化系統(tǒng)（OAS）任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)6

（2）協(xié)同性辦公活動通常是有組織的分層次的群體活動，因此，辦公自動化系統(tǒng)應支持一個組織機構內(nèi)的所有工作人員能夠進行協(xié)同工作，以完成一項共同的任務。

（3）多學科交叉辦公自動化系統(tǒng)的建立和發(fā)展是相關的現(xiàn)代科學技術交叉融合的結果，是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學、管理科學、系統(tǒng)工程學和現(xiàn)代通信技術等作為支撐平臺的。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知（2）協(xié)同性任務1智能建筑辦公自動7

（4）網(wǎng)絡化現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)是基于計算機網(wǎng)絡的，包括局域網(wǎng)（LAN）、因特網(wǎng)（Internet）、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)（Intranet）和外聯(lián)網(wǎng)（Extranet）等。

（5）對象的多樣性從操作人員來看，智能建筑辦公自動化系統(tǒng)分為文員、計算機管理員、維護員和安全管理員等。從系統(tǒng)完成工作來說，辦公自動化系統(tǒng)處理的事務繁雜，包括文檔管理、信息管理等，涉及智能建筑的各個方面。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知（4）網(wǎng)絡化任務1智能建筑辦公自動化84辦公自動化系統(tǒng)的六要素在一個辦公自動化系統(tǒng)中，包含辦公人員、辦公環(huán)境、組織機構、辦公設備、辦公信息和工作流程六種要素。辦公人員是辦公活動的最重要的因素，也是辦公自動化系統(tǒng)的使用者；辦公環(huán)境是指完成和管理辦公活動的場所，有時也是一個基本管理單位；組織機構決定了辦公人員的責任及人員之間的關系；辦公設備是支持辦公人員進行工作的工具；辦公信息是辦公自動化系統(tǒng)處理的對象；工作流程是辦公人員的工作規(guī)則。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知4辦公自動化系統(tǒng)的六要素任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的95智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的類型與功能按照國家標準《智能建筑設計標準》（GB／T50314—2000），在智能建筑中，根據(jù)各類建筑物的使用功能需求，可建立兩類辦公自動化系統(tǒng)，即通用辦公自動化系統(tǒng)和專用辦公自動化系統(tǒng)。

(1)通用辦公自動化系統(tǒng)通用辦公自動化系統(tǒng)指建筑物的物業(yè)管理營運信息、電子賬務、電子郵件、信息發(fā)布、信息檢索、導引、電子會議以及文字處理、文檔等的管理，如建筑設備管理系統(tǒng)BMS、物業(yè)管理系統(tǒng)、建筑物Intranet、一卡通系統(tǒng)、綜合信息服務系統(tǒng)等。通用辦公自動化系統(tǒng)應實現(xiàn)的主要功能包括：任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知5智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的類型與功能任務1智能建筑辦公10

①應能對建筑物內(nèi)各類設備的運行狀況、統(tǒng)計信息及維護進行管理；

②應具有進行文字處理、文檔管理、各類公共服務的計費管理、電子賬務、人員管理等功能；

③應具有共用信息庫，向建筑物內(nèi)公眾提供信息采集、裝庫、檢索、查詢、發(fā)布、導引等功能；

④智能卡管理子系統(tǒng)應能識別身份、鑰匙、信息系統(tǒng)密碼鑰匙等，并進行各類計算。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知①應能對建筑物內(nèi)各類設備的運行狀況、統(tǒng)11

(2)專用辦公自動化系統(tǒng)對于專業(yè)型辦公建筑，其辦公自動化系統(tǒng)除具有通用辦公自動化系統(tǒng)的功能外，還應按其特定的業(yè)務需求，建立專用辦公自動化系統(tǒng)，如銀行業(yè)務系統(tǒng)、商場POS系統(tǒng)、酒店管理系統(tǒng)、政府機關辦公系統(tǒng)、各類企業(yè)管理系統(tǒng)等。另外，根據(jù)辦公自動化系統(tǒng)的功能層次，可分為事務處理型、信息管理型和決策支持型辦公自動化系統(tǒng)。三種辦公自動化系統(tǒng)的關系如圖6.1所示。圖6.1三種辦公自動化系統(tǒng)的關系圖

任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(2)專用辦公自動化系統(tǒng)圖6.1三種辦12

(3)事務型辦公自動化系統(tǒng)這種系統(tǒng)大體上可分為辦公事務處理（如文字處理、電子表格、電子郵件等）和行政事務處理（如公文流轉(zhuǎn)等）兩大部分，如圖6.2所示。辦公事務處理的主要內(nèi)容是大量基礎性的日常辦公事務，具體包括：

①文字處理指各類文件的起草、編輯、存儲和輸出功能。

②電子表格處理應根據(jù)實際的需要，生成不同種類的表格。

③文檔管理對準備歸檔的公文或者各類合同、協(xié)議、文件、指示、資料等的一個合理存儲與查閱功能。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(3)事務型辦公自動化系統(tǒng)任務113圖6.2事務型辦公系統(tǒng)

任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知圖6.2事務型辦公系統(tǒng)任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)14

④文件收發(fā)完成普通的郵件、公文、材料、信件的收發(fā)，也包括對網(wǎng)上電子郵件的收發(fā)與處理。

⑤辦公日程管理日程管理可分為個人日程和部門日程等，應具有對日程的基本存儲和信息提示功能。

⑥公共信息管理公共信息包含新聞、文檔、員工論壇、資料下載等功能。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知15

(4)信息管理型辦公自動化系統(tǒng)信息管理型辦公自動化系統(tǒng)即管理信息系統(tǒng)，是辦公自動化系統(tǒng)的第二個層次。隨著企業(yè)對信息需求的不斷深入，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型辦公系統(tǒng)是把事務型（或業(yè)務型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)，包括日常事務處理和信息管理兩部分。日常事務處理系統(tǒng)的作用主要是替代人的手工勞動，把人們從大量的繁瑣事務中解脫出來；信息管理是指對本辦公業(yè)務領域內(nèi)及相關的各類信息（社會信息、經(jīng)濟信息及監(jiān)控信息）進行控制與利用。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(4)信息管理型辦公自動化系統(tǒng)任務116

(5)決策支持型辦公自動化系統(tǒng)決策是人們對出現(xiàn)的問題和要求去尋求解決和實現(xiàn)的對策或方法，是普遍存在的一種思維活動。通常是將該問題所具有的數(shù)據(jù)、資料、模型、案例和經(jīng)驗等作為綜合分析和邏輯推理的基礎，該問題的具體要求作為綜合或選擇的條件，去得出解決問題的對策或辦法。決策支持型辦公自動化系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級辦公自動化系統(tǒng)的基礎上，使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數(shù)字模型，結合有關內(nèi)部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，做出相應的決策。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(5)決策支持型辦公自動化系統(tǒng)任務117決策支持系統(tǒng)一般由三個庫組成：模型庫——為決策提供數(shù)字模型集合；數(shù)據(jù)庫——為決策提供信息；方法庫——為決策提供常用的方法。其中模型庫是決策支持系統(tǒng)的核心，包括計劃模型、預測模型、評估模型、投入/產(chǎn)出模型、反饋模型、結構優(yōu)化模型、經(jīng)濟控制模型、仿真模型和綜合平衡模型等。依靠模型庫技術和數(shù)據(jù)庫技術，以更有效的方式幫助高層管理人員解決一些決策問題。事務級辦公自動化系統(tǒng)、信息管理級辦公自動化系統(tǒng)和決策支持級辦公自動化系統(tǒng)是廣義的或完整的辦公自動化系統(tǒng)構成中的三個功能層次，它們之間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調(diào)用和計算機數(shù)據(jù)網(wǎng)絡通信手段做出。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知決策支持系統(tǒng)一般由三個庫組成：模型庫—186辦公自動化的環(huán)境支持

辦公自動化是一門綜合性學科，其直接支持技術主要是計算機技術和網(wǎng)絡通信技術。

(1)計算機技術

計算機是辦公自動化系統(tǒng)的主要設備。在辦公自動化系統(tǒng)中使用的計算機可以是大型機，也可以是中、小型機或微機。要求計算機有較大的存儲容量與較快的處理速度。由于微機具有性價比高、易于操作和維護等特點，所以目前是辦公自動化系統(tǒng)中主要使用的計算機設備任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知6辦公自動化的環(huán)境支持任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)19

(2)網(wǎng)絡通信技術計算機網(wǎng)絡在辦公自動化系統(tǒng)中主要負責通信任務，地位十分重要。網(wǎng)絡將計算機相連，構成一個完整的可以進行信息交流、資源共享、高可靠性、安全的和多媒體的辦公系統(tǒng)。計算機網(wǎng)絡可分為兩種：一種是局域網(wǎng)（LAN），在一座大樓或一群建筑物之間的較近距離的計算機之間的連接；另一種是廣域網(wǎng)(WAN)，主要用于遠距離的計算機之間的連接。在智能建筑系統(tǒng)中，辦公自動化系統(tǒng)具有分散性高、自動化要求高、要求系統(tǒng)速度快和容量大等特點。要實現(xiàn)智能建筑的功能，計算機網(wǎng)絡（LAN，WAN）是基礎設施。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(2)網(wǎng)絡通信技術任務1智能建筑20像計算機、電話、傳真機、復印機等現(xiàn)代化設備，可被稱為辦公設備，而不能被稱為辦公自動化系統(tǒng)。一個辦公自動化系統(tǒng)不僅包括硬件部分，而且還包括軟件部分。辦公自動化硬件設備辦公自動化硬件設備是指辦公自動化系統(tǒng)中使用的物理設備。常用的辦公設備包括：

(1)辦公信息的輸入、輸出設備如打印機、掃描儀、麥克風、音箱、手寫筆等，如圖6.3所示。

(2)信息處理設備指各種計算機、工作站或服務器等，如圖6.4所示。6.1.2辦公自動化系統(tǒng)中的軟、硬件設備任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知6.1.2辦公自動化系統(tǒng)中的軟、硬件設備任務1智能建21圖6.3辦公自動化系統(tǒng)硬件（1）

任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知圖6.3辦公自動化系統(tǒng)硬件（1）任務1智能建筑辦公自動22圖6.4辦公自動化系統(tǒng)硬件（2）

任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知圖6.4辦公自動化系統(tǒng)硬件（2）任務1智能建筑辦公自動23(3)信息復制設備指復印機、磁盤、光盤刻錄機等，如圖6.5所示。圖6.5辦公自動化系統(tǒng)硬件（3）

任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(3)信息復制設備指復印機、磁盤、光盤24(4)信息傳輸設備如電話、傳真機、計算機局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)等，如圖6.6所示。圖6.6辦公自動化系統(tǒng)硬件（4）

任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(4)信息傳輸設備如電話、傳真機、計算25

(5)信息存儲設備如硬盤、可移動硬盤、U盤等，如圖6.7所示。

圖6.7辦公自動化系統(tǒng)硬件（5）

任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(5)信息存儲設備如硬盤、可移動硬盤、26

(6)其他輔助設備如空調(diào)、不間斷電源、碎紙機等，如圖6.8所示。圖6.8辦公自動化系統(tǒng)硬件設備（6）

任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(6)其他輔助設備如空調(diào)、不間斷電源、27辦公自動化系統(tǒng)的軟件1.基本軟件基本軟件是計算機本身的運行及提供開發(fā)管理和應用所必需的軟件，包括操作系統(tǒng)、軟件工具、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。另外還需要有構成計算機網(wǎng)絡通信環(huán)境所需的軟件，如網(wǎng)絡操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡管理軟件等。(1)操作系統(tǒng)操作系統(tǒng)是用戶與計算機之間的接口。有了操作系統(tǒng)，用戶可以方便地使用計算機。操作系統(tǒng)的功能是管理和控制計算機系統(tǒng)中的全部硬件和軟件資源，合理組織計算機工作流程，為用戶提供一個良好的工作環(huán)境和友好的接口。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知辦公自動化系統(tǒng)的軟件任務1智能建筑辦公自動28

(2)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫是對各種辦公信息進行有條理、有組織、合理的存儲的“數(shù)據(jù)倉庫”，用于對大量原始數(shù)據(jù)進行排序、檢索、分類、統(tǒng)計等操作，以得到所需的結果數(shù)據(jù)。根據(jù)存儲辦公信息的規(guī)模，可以選用不同種類的數(shù)據(jù)庫。目前常用的數(shù)據(jù)庫有Foxpro、DBase、Access、SQLServer、Oracle、Sybase、Informix、DB2等。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫資源進行統(tǒng)一管理和控制，數(shù)據(jù)與應用程序隔離，數(shù)據(jù)具有獨立性。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)使數(shù)據(jù)結構及數(shù)據(jù)存儲具有一定的規(guī)范性，減少了數(shù)據(jù)的冗余，有利于數(shù)據(jù)共享。它提供了安全性和保密性措施，使數(shù)據(jù)不被竊用。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(2)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)任務1智能建筑292應用軟件層應用軟件是包括各種辦公事務處理的應用程序和實用程序，可分為具有一定通用功能的應用軟件和專用的應用軟件。

(1)通用的應用軟件較為通用的應用軟件大多是一些工具型軟件，使用這些軟件可以處理辦公自動化系統(tǒng)中的一定應用領域的各種業(yè)務。通用應用軟件主要包括以下功能：①文字處理主要進行文本的輸入、編輯、排版、打印等工作，可進行書信、公文、報告、論文、商業(yè)合同、寫作排版等工作。常用的文字處理軟件有微軟公司的Word軟件、金山公司的WPS軟件及PageMaker軟件等。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知2應用軟件層任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知30

②電子表格處理

電子表格處理主要完成對表格的輸入、處理、輸出等工作，實現(xiàn)表格處理自動化。除了具有生成表格速度快、準確性高等優(yōu)點外，電子表格處理軟件還提供計算公式、數(shù)據(jù)統(tǒng)計與匯總等功能，大大簡化辦公人員的工作。常用的電子表格處理軟件有微軟公司的Excel軟件。

③電子郵件收發(fā)電子郵件（E-mail）是現(xiàn)代通信技術和計算機網(wǎng)絡綜合發(fā)展的產(chǎn)物，它是指利用計算機網(wǎng)絡、通信線路快速傳遞電子信件的通信系統(tǒng)。每個E-mail用戶都有電子郵箱來存放所收到的郵件。用戶通過郵箱名和密碼訪問電子郵箱。每個電子郵箱都有唯一的地址。Internet上的電子郵箱地址格式為：<用戶名>@<主機的IP地址或域名>，比如WANGYUN@163.COM。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知②電子表格處理 任務1智能建筑辦31④日程管理用電子技術進行日程安排，給辦公人員提供個人時間管理、會議安排、約會安排等功能。

⑤圖形、圖像處理和文字相比，圖形、圖像是以更加直觀形象的方式來記錄大量信息，更加容易為人們所理解和記憶。圖形處理指在計算機上進行圖形設計處理，按設計者的要求生成各種圖形。圖像處理是指計算機輸入并處理圖像的過程，已經(jīng)廣泛應用于辦公自動化系統(tǒng)中。要實現(xiàn)計算機的圖形、圖像處理，必須有相應的硬件和軟件支持。硬件方面需要有鍵盤、掃描儀、光筆、坐標數(shù)字化儀、數(shù)字攝像機、圖形顯示器、繪圖儀等；軟件方面要有支持處理圖形和圖像的軟件?！羧蝿?智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知④日程管理◆任務1智能建筑辦公自32

⑥語音處理在辦公活動中，除了使用計算機可以交流信息，語音也能起到此項作用。如果能使計算機和人之間通過聲音進行對話，人機信息交流方式將會發(fā)生根本的改觀，辦公效率將會顯著提高。語音處理主要由語音合成技術和語音識別技術組成。能使計算機識別和合成出不同的聲音，在文字輸入、保密等方面將起到重要作用。目前已有一些語音處理系統(tǒng)的應用，比如語音信箱。

(2)專用應用軟件專用應用軟件是為一種或多種具體辦公業(yè)務和其他業(yè)務使用的軟件，種類十分廣泛，比如：辦公用品管理軟件、出退勤管理軟件、會議室管理軟件等；醫(yī)院管理系統(tǒng)、商店管理系統(tǒng)、旅館管理系統(tǒng)等。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知⑥語音處理任務1智能建筑辦公自動33辦公自動化系統(tǒng)的特點隨著網(wǎng)絡通信技術、計算機技術和數(shù)據(jù)庫技術的成熟，世界上的辦公自動化技術已進入新的層次，在這一層次中辦公自動化系統(tǒng)出現(xiàn)了以下四個新的特點：1集成化軟硬件及網(wǎng)絡產(chǎn)品的集成、人與系統(tǒng)的集成以及單一辦公系統(tǒng)與社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。6.1.3辦公自動化系統(tǒng)的特點及發(fā)展趨勢任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知6.1.3辦公自動化系統(tǒng)的特點及發(fā)展趨勢任務1智能建342智能化面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如漢字識別、對公文內(nèi)容的理解和深層處理、輔助決策及處理意外等。3多媒體化包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。4運用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）通過數(shù)據(jù)通信網(wǎng)，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型辦公自動化系統(tǒng)和決策型辦公自動化系統(tǒng)。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知35辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢辦公自動化的發(fā)展是一個不斷進化的過程,隨著電腦和網(wǎng)絡技術的發(fā)展而不斷進步，未來辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展將體現(xiàn)如下趨勢：1辦公環(huán)境網(wǎng)絡化互聯(lián)網(wǎng)的使用，使得辦公人員能夠在全球范圍內(nèi)查詢所需的各種信息，增加了獲取信息的數(shù)量，提高了信息獲取的速度；能夠為決策人員提供全面的信息，提高了決策的準確性；通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞各種文件，接收和發(fā)送電子郵件，進行實時對話和交談，召開視頻電子會議等，加快了信息的流動，提高了辦公自動化的效率。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的使用，使企業(yè)的管理能力和競爭能力得到了進一步的增強。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢任務1智能建筑辦公362辦公操作無紙化辦公自動化系統(tǒng)的使用，使各類信息在計算機上存儲或在計算機之間交換使用，大大加快了信息的傳遞速度，節(jié)省了人力資源，減少了紙張的使用，提高了工作效率，也能顯著降低成本，同時也會加強環(huán)保。3辦公服務無人化隨著計算機技術的不斷進步和計算機能力的不斷增強，各種信息處理和信息交換將由計算機自動完成，辦公自動化系統(tǒng)會代替人完成部分辦公事務，從而減少辦公人員配備，并最終實現(xiàn)辦公服務無人化。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知2辦公操作無紙化任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知374辦公設備移動化計算機硬件的快速發(fā)展，使得辦公設備向著智能化、移動化、便攜化的方向發(fā)展，辦公設備的移動性也會不斷得到改進。5辦公思想?yún)f(xié)同化隨著辦公自動化技術的進步，人們的辦公思想也會趨于協(xié)同合作、和諧統(tǒng)一。6辦公信息多媒體化在辦公自動化系統(tǒng)中使用多媒體技術，使系統(tǒng)具有處理文字、聲音、圖形圖像等多種類型信息的能力，使信息以更加直觀生動的方式來表達，進一步提高辦公效率。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知4辦公設備移動化任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知38辦公自動化系統(tǒng)涉及單位各個部門，實施起來有一定的難度，可將實施過程分為以下幾個階段，每個階段的工作分重點逐步開展。1系統(tǒng)需求調(diào)研階段辦公自動化系統(tǒng)雖然開發(fā)周期短、成效顯著，但仍建議不要急于進行實施，在推廣前要進行細致的需求調(diào)研工作，這對系統(tǒng)使用的安全性、穩(wěn)定性、易用性以及完善性將大有幫助。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例6.2.1辦公自動化系統(tǒng)的實施過程任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例6.2.1辦392系統(tǒng)開發(fā)階段調(diào)研結束后，開始進入系統(tǒng)的開發(fā)階段，主要工作包括：

(1)基于調(diào)研結果，估算出各功能模塊的工作量，制定總體開發(fā)實施方案，將一些主要模塊如個人辦公系統(tǒng)、公務系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等作為首要的開發(fā)模塊，并制定相關的培訓和工程實施方案，為工作的進一步開展奠定基礎。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例2系統(tǒng)開發(fā)階段任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例40

(2)根據(jù)開發(fā)實施方案，對各主要模塊進行認真的開發(fā)工作，開發(fā)完畢后，先由開發(fā)人員進行測試，修改和完善測試中發(fā)現(xiàn)的問題，然后組織企業(yè)人員進行全面的測試，對個人辦公系統(tǒng)中的主要模塊如郵件系統(tǒng)、日程安排、通訊錄和論壇等進行反復的測試，再次進行修改和完善，直到用戶滿意為止。

(3)在對個人辦公、公務系統(tǒng)的基本功能實現(xiàn)以后，可以組織幾次培訓工作，針對各模塊的主要使用部門對人員進行培訓，使企業(yè)使用此系統(tǒng)的人員進一步了解模塊的操作要求以及功能等，對他們提出的意見進行整理，再對各相關模塊進行進一步完善。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例(2)根據(jù)開發(fā)實施方案，對各主要模塊413系統(tǒng)試運行階段系統(tǒng)開發(fā)完畢，經(jīng)過測試之后，可以交付企業(yè)進行一段時間的試運行。在系統(tǒng)的試運行階段，正常情況下，電子郵件、信息發(fā)布等模塊運行情況良好，使用人員越來越多，范圍越來越廣泛。在此基礎上，可征集各部門在使用中出現(xiàn)的新的使用需求，增加部分功能模塊的深化應用。本階段可以組織進行系統(tǒng)的進一步推廣使用培訓，組織和協(xié)調(diào)整個企業(yè)范圍內(nèi)的職工參加培訓，詳細介紹系統(tǒng)各功能模塊的操作方法和使用規(guī)范，為系統(tǒng)的正式運行奠定基礎。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例3系統(tǒng)試運行階段任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案424系統(tǒng)正式運行階段和完善階段系統(tǒng)進入正式運行階段，各模塊的功能已基本實現(xiàn)，且運行情況良好，大多數(shù)系統(tǒng)已正式啟用，各模塊基本都落實到具體的人員。辦公自動化系統(tǒng)整體運行情況越來越好，各功能模塊基本能夠正常發(fā)揮在系統(tǒng)中各自的作用。有些具有一定應用難度的模塊，如公文流轉(zhuǎn)、部門業(yè)務流轉(zhuǎn)，可視各部門接受的情況，把一部分工作流程正式轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)中來，并通過制度、規(guī)定的配合明確模塊的功能和在系統(tǒng)中應用的程度。辦公自動化系統(tǒng)的應用是不斷深入的，隨著人員應用水平的不斷提高，對系統(tǒng)的要求會越來越高，可隨著應用逐步擴展新的功能。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例4系統(tǒng)正式運行階段和完善階段任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計431系統(tǒng)概述

辦公自動化系統(tǒng)(簡稱OA系統(tǒng))是智能建筑的管理者以及建筑物內(nèi)辦公人員使用各種現(xiàn)代化辦公設備進行信息采集和信息處理，從而方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。(1)辦公自動化系統(tǒng)應注重以下幾點：①辦公自動化系統(tǒng)是建立在建筑物內(nèi)通信網(wǎng)絡系統(tǒng)環(huán)境基礎之上的，因此，建立良好的通信網(wǎng)絡系統(tǒng)的基本設施是建立辦公自動化系統(tǒng)的根本前提。②辦公自動化系統(tǒng)應能對來自建筑物內(nèi)外的各種信息予以收集、處理、存儲、檢索等綜合處理，并能提供人們進行辦公事務決策和支持的功能。6.2.2辦公自動化系統(tǒng)分析任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例6.2.2辦公自動化系統(tǒng)分析任務2辦公自動化系統(tǒng)的設44

(2)辦公自動化系統(tǒng)可分為通用和專用兩類。

①通用辦公自動化系統(tǒng)：主要面向物業(yè)管理信息、電子賬務、電子郵件、文檔等的管理。

②專用辦公自動化系統(tǒng)：是某用戶所專用的系統(tǒng)，該系統(tǒng)不屬于基本建設范圍，應加做專項工程實施。但是，在通信網(wǎng)絡系統(tǒng)環(huán)境設計時，應為其創(chuàng)造良好的基礎條件，并做充分的預留。(3)辦公自動化系統(tǒng)的工程范圍

①確定了OA系統(tǒng)施工、驗收的內(nèi)容和要求，驗收方法和驗收結論判定。

②確定了各種系統(tǒng)施工、驗收的項目及指標，適用于智能建筑物內(nèi)為辦公、管理和業(yè)務運作而配置的建立在計算機局域網(wǎng)上的信息處理設備及系統(tǒng)。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例(2)辦公自動化系統(tǒng)可分為通用和專用452計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的安裝和測試

(1)網(wǎng)絡系統(tǒng)安裝環(huán)境的檢查網(wǎng)絡系統(tǒng)安裝前，必須對其安裝環(huán)境進行檢查，包括供電、接地、溫濕度、安全、潔凈度、綜合布線等。

(2)網(wǎng)絡協(xié)議及操作系統(tǒng)的選擇

①TCP/IP協(xié)議由于TCP/IP協(xié)議具有較強的異種機互聯(lián)的功能,是一個高效的、易于擴充的協(xié)議。其主要特點是能夠連接廣域網(wǎng)中被空間距離和低速連接隔開的不同或相似的網(wǎng)絡系統(tǒng)。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例2計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的安裝和測試任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計46②NetBEUI協(xié)議NetBEUI協(xié)議可以看成是NT的“母語”協(xié)議。它是局域網(wǎng)的首選協(xié)議,在局域網(wǎng)中是各種協(xié)議中最快的,并且它可以支持點對點的網(wǎng)絡。

③WindowsNT網(wǎng)絡操作系統(tǒng)Microsoft公司的WindowsNT網(wǎng)絡操作系統(tǒng)是近幾年發(fā)展較快的網(wǎng)絡操作系統(tǒng),它與目前微機的操作系統(tǒng)Windows95/98,Windows2000的使用方法十分相似。WindowsNT網(wǎng)絡操作系統(tǒng)支持前述兩種網(wǎng)絡協(xié)議即TCP/IP和NetBEUI協(xié)議,并且在數(shù)據(jù)庫應用方面優(yōu)于Netware?？傊瑹o論選擇何種網(wǎng)絡硬件和軟件，其系統(tǒng)性能指標應符合IEEE、ISO、ATM論壇和國際公認的其他協(xié)議標準，以保證整個系統(tǒng)的兼容性、穩(wěn)定性、安全性和共享性。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例②NetBEUI協(xié)議任務2辦公自47(3)網(wǎng)絡結構的設計

①設計原則網(wǎng)絡系統(tǒng)設計應遵循以下原則：

a采用統(tǒng)一的網(wǎng)絡協(xié)議和接口標準,選用當前流行的TCP/IP和NetBEUI作為標準協(xié)議。b設計的網(wǎng)絡系統(tǒng)要統(tǒng)一規(guī)劃,分步實施,方便擴充。第一期建成主干網(wǎng)和局域網(wǎng),使一些重要設備實現(xiàn)共享,主要用戶通過DDN專線可以訪問Internet。c能夠集中管理和監(jiān)視網(wǎng)絡上的各種設備,為網(wǎng)絡的正常運行提供可靠的保障。

d充分考慮系統(tǒng)的科學性、先進性、實用性和經(jīng)濟性。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例(3)網(wǎng)絡結構的設計任務2辦公自動48

②設計方案A主干網(wǎng)主干網(wǎng)是網(wǎng)絡的中樞,考慮到網(wǎng)絡系統(tǒng)的可靠性、安全性、帶寬、長度限制、技術發(fā)展的繼承性等因素,一般可以使用光纖作為主干網(wǎng)的傳輸介質(zhì)。網(wǎng)絡的拓撲結構可以采用總線形或星形方式,使用主交換機(三層交換機),可運用主交換機的管理功能實現(xiàn)網(wǎng)絡結構的集中管理。B子網(wǎng)子網(wǎng)以一幢樓或一個單元為單位,通過主干網(wǎng)主交換機的端口劃分,建立相對獨立的虛擬網(wǎng),這樣不但信息相對獨立,而且可以防止廣播風暴?？紤]到網(wǎng)絡系統(tǒng)的可靠性、可擴充性、通用性及網(wǎng)絡的整體性能等因素,采用目前廣為流行的雙絞線作為子網(wǎng)的傳輸介質(zhì)。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例②設計方案任務2辦公自動化系統(tǒng)的49由于子網(wǎng)以一幢樓或一個單元為單位,可根據(jù)實際情況來計算二級交換機和三級交換機的數(shù)量,從而完成由堆疊式交換機、配線架和若干條雙絞線組成的子網(wǎng)。

③廣域網(wǎng)連接考慮到計算機通信的方便,可以采用異步MODEM和電話線兩種方式進行廣域網(wǎng)連接，使小區(qū)外的辦公人員以及網(wǎng)絡線路難以到達的地方與小區(qū)內(nèi)進行通信及文件傳輸?shù)?。任?辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例50辦公自動化系統(tǒng)主要包括應用軟件系統(tǒng)和計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)兩個子系統(tǒng)。網(wǎng)絡設計的基本內(nèi)容包括：

(1)確定企業(yè)網(wǎng)建設目標和原則每個企業(yè)網(wǎng)建設都有自己的目標和任務，在目標和任務的指導下實現(xiàn)網(wǎng)絡的基本建設。一般企業(yè)網(wǎng)的建設要實現(xiàn)信息共享和特殊信息處理的目標。

(2)確定企業(yè)網(wǎng)的構成企業(yè)網(wǎng)主要包括企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)（Intranet）和擴展企業(yè)網(wǎng)（Extranet）兩大部分。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)目前是客戶機/服務器結構，以高速以太網(wǎng)為物理介質(zhì)來實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的聯(lián)網(wǎng)。另外，還可以考慮與Internet的連接問題，實現(xiàn)與外部的信息交流。6.2.3辦公自動化系統(tǒng)深化設計模塊任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例6.2.3辦公自動化系統(tǒng)深化設計模塊任務2辦公自動化51

(3)應用軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫應用軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫建設是企業(yè)網(wǎng)的重要組成部分。應用軟件系統(tǒng)分為專業(yè)應用軟件系統(tǒng)和公共應用軟件系統(tǒng)兩部分。數(shù)據(jù)庫分為專業(yè)數(shù)據(jù)庫和共享數(shù)據(jù)庫兩部分，專業(yè)數(shù)據(jù)庫是基礎，共享數(shù)據(jù)庫由專業(yè)數(shù)據(jù)庫派生出來的數(shù)據(jù)和局外共享信息組成。(4)企業(yè)網(wǎng)安全在實現(xiàn)企業(yè)網(wǎng)目標的過程中，必須保證企業(yè)網(wǎng)在具有足夠開放性的前提下提供信息資源的保密、完整和可靠。采用的方法包括嚴格的用戶授權體系、網(wǎng)絡系統(tǒng)安全、操作系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全、Web系統(tǒng)安全、物理實體安全和計算機病毒防范。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例(3)應用軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫任務2辦52下面以某大學的OA系統(tǒng)為例，說明辦公自動化系統(tǒng)在實際中的應用情況。辦公自動化系統(tǒng)總界面如圖6.9所示。辦公自動化作為數(shù)字化校務管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，將提供網(wǎng)絡化的辦公框架，以學校辦公室的應用為基礎，并逐步擴展到各職能部（處）、院系、所、中心等下屬單位，最終為教工、學生提供全面的電子化辦公服務。6.2.4辦公自動化系統(tǒng)的應用案例任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例6.2.4辦公自動化系統(tǒng)的應用案例任務2辦公自動化系53圖6.9辦公自動化系統(tǒng)總界面圖

任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例圖6.9辦公自動化系統(tǒng)總界面圖任務2辦公自動化系統(tǒng)54OA系統(tǒng)主要包括信息瀏覽、信息發(fā)布、日常辦公、公文處理、檔案管理、督察督辦、信訪工作、人力資源管理和統(tǒng)計報表等多個模塊。個人事務包括個人通訊錄、個人日程安排、個人消息、電子郵件、個人考勤、個人財務、休假申請、培訓申請、留言簿和便箋。辦公自動化系統(tǒng)個人日程如圖6.10示。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例OA系統(tǒng)主要包括信息瀏覽、信息發(fā)布、日常辦公、公文處理、檔案55圖6.10辦公自動化系統(tǒng)個人日程

任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例圖6.10辦公自動化系統(tǒng)個人日程任務2辦公自動化系56公共信息包括公共通訊錄、企業(yè)黃頁、部門日程安排和文件傳閱。辦公自動化日常辦公系統(tǒng)如圖6.11所示。圖6.11辦公自動化日常辦公系統(tǒng)

任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例公共信息包括公共通訊錄、企業(yè)黃頁、部門日程安排和文件傳閱。辦57公文管理包括：行政收文、行政發(fā)文、信訪、督查、呈批件、提案、公章管理、重要電話管理，黨口收文與發(fā)文、呈批件、信訪、公示、組織機構、廉政信箱，工會呈批件、工會發(fā)文、工會通知、工會組織機構和檔案管理。人力資源管理包括休假審批、培訓審批、考勤管理、工資管理、用工管理、勞動合同、獎懲考核管理和部門人員考核。統(tǒng)計報表包括設備管理、會議室管理、車輛管理、辦公用品管理、集體用房和計量管理。信訪工作包括信訪信箱、處理意見和處理結果。辦公自動化系統(tǒng)功能如圖6.12所示。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例公文管理包括：行政收文、行政發(fā)文、信訪、督查、呈批件、提案、58圖6.12辦公自動化系統(tǒng)功能圖

任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例圖6.12辦公自動化系統(tǒng)功能圖任務2辦公自動化系統(tǒng)的設59辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)點有：(1)新任務主動通知處理更及時、更方便。新任務主動通知是業(yè)務能夠得到及時辦理的最重要保證。所有新信息都能夠在幾秒內(nèi)主動通知到桌面，包括新的公告、消息、公文、審批報表等。(2)操作特別簡單，與OFFICE完美結合，用戶只要會簡單操作電腦，無需培訓即可熟練使用。(3)短信提醒，確保主動聯(lián)系。短信提醒模塊讓主動通知無處不在，重要信息不會錯過，業(yè)務處理更及時。(4)審批狀態(tài)可追蹤。能夠追蹤所有已處理和待處理的事務，并根據(jù)其狀態(tài)決定審批的走向。不僅如此，所有信息都可以追蹤其閱讀或處理狀態(tài)，跟蹤業(yè)務處理的最新狀態(tài)和所有審批人的處理時間、意見，甚至每個人修改的痕跡。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)點有：任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與60(5)強大的工作流程處理

①流程可以自由定義，可以根據(jù)發(fā)展需要隨時修改。

②流程能及時處理，允許查看審批人在線狀態(tài)，主動通知到桌面或短信提醒，特殊情況下還可以“撤辦”，讓業(yè)務及時辦理。

③流程可以追蹤狀態(tài)和保留痕跡，每個人在流程中所作的改動都被作為原始單據(jù)保留，以備追查。

④多種流程審批模式可以滿足用戶的各種業(yè)務審批要求。

⑤流程中能夠同時處理文檔和數(shù)據(jù)，OA網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)允許業(yè)務數(shù)據(jù)以審批方式經(jīng)過多人協(xié)同處理，數(shù)據(jù)更新時能夠主動通知到指定人，因此在協(xié)同工作和適用范圍上更強。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例(5)強大的工作流程處理任務2辦公61(6)科學嚴密的考核體系。OA網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)中對處理的每一筆業(yè)務實現(xiàn)了計算機的自動考核，在事務處理的每一個環(huán)節(jié)都可設置相應的考核項目，按照考核細則量化的分值由計算機逐條比對考核。對于文字、材料性的考核，計算機給出提示性的考核方案，通過人機結合方式予以考核，從而完成目標責任制考核辦法。(7)功能豐富。OA網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)中提供了通知公告、郵件、短信、業(yè)務咨詢、考勤、精神文明建設、法律法規(guī)庫、人事信息、工作部署、工作日志等眾多功能，使系統(tǒng)的功能更加強大。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例(6)科學嚴密的考核體系。OA網(wǎng)絡62辦公自動化系統(tǒng)（OfficeAutomationSystem，OAS）是信息化社會最重要的標志之一，它將人、計算機和信息三者結合為一個辦公體系，構成一個服務于辦公業(yè)務的人機信息處理系統(tǒng)。通過提高辦公效率，使用先進的機器設備和技術，辦公人員可以充分利用各種辦公信息資源，從而提高辦公效率，使辦公業(yè)務從事務層次進入管理層，甚至輔助決策層，將辦公和管理提高到一個嶄新的水平。本情境應重點掌握以下內(nèi)容：

1了解辦公自動化及辦公自動化系統(tǒng)的定義；

2熟悉辦公自動化系統(tǒng)的組成及功能；

3熟悉辦公自動化的軟、硬件環(huán)境；4了解辦公自動化的開發(fā)流程。情境小結辦公自動化系統(tǒng)（OfficeAutomationSyst63項目五辦公自動化系統(tǒng)項目五辦公自動化系統(tǒng)64【能力目標】▲了解辦公自動化系統(tǒng)的基本功能；▲學會使用辦公自動化信息處理軟件；▲具有使用辦公自動化系統(tǒng)解決智能化工程的能力。任務描述通過辦公自動化的定義、功能及辦公自動化軟硬件的學習，了解辦公自動化系統(tǒng)的設計過程，學會各類辦公自動化系統(tǒng)的應用。任務分析從辦公自動化組成入手，逐步對辦公自動化軟硬件進行認知，再學習辦公自動化系統(tǒng)的設計過程，然后通過案例使學生學會辦公自動化系統(tǒng)的應用。方法與步驟【能力目標】65任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知1任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與案例2任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知1任務2辦公自動化系統(tǒng)661辦公自動化的定義辦公自動化是一門綜合性的跨學科的技術，是一個人機信息的交互系統(tǒng)，是以提高辦公效率為其目標，包括語音、數(shù)據(jù)、圖像、圖形、視頻、文字等信息的一體化處理等。2我國辦公自動化的發(fā)展過程

我國辦公自動化發(fā)展已經(jīng)經(jīng)歷了三個階段，各個單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況:

(1)起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機階段，使用MSOffice系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知6.1.1辦公自動化與辦公自動化系統(tǒng)任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知6.1.1辦公自動67

(2)已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡，但沒有好的應用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產(chǎn)生應有的效益。

(3)已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。

(4)已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關情況；Intranet網(wǎng)已經(jīng)對單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學的管理和決策，增強單位的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(2)已經(jīng)建立了自己的Intrane683辦公自動化系統(tǒng)（OAS）辦公自動化系統(tǒng)是辦公信息處理的自動化。它利用先進的技術，使各種辦公業(yè)務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。辦公自動化系統(tǒng)一般具有如下特征：

（1）交互性一般的數(shù)據(jù)處理是單一的控制流，有事先確定的輸入輸出，無需人的干預。而辦公自動化系統(tǒng)則往往需要根據(jù)不同的輸入調(diào)動不同的控制，因而人機對話、人的干預是必不可少的。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知3辦公自動化系統(tǒng)（OAS）任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)69

（2）協(xié)同性辦公活動通常是有組織的分層次的群體活動，因此，辦公自動化系統(tǒng)應支持一個組織機構內(nèi)的所有工作人員能夠進行協(xié)同工作，以完成一項共同的任務。

（3）多學科交叉辦公自動化系統(tǒng)的建立和發(fā)展是相關的現(xiàn)代科學技術交叉融合的結果，是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學、管理科學、系統(tǒng)工程學和現(xiàn)代通信技術等作為支撐平臺的。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知（2）協(xié)同性任務1智能建筑辦公自動70

（4）網(wǎng)絡化現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)是基于計算機網(wǎng)絡的，包括局域網(wǎng)（LAN）、因特網(wǎng)（Internet）、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)（Intranet）和外聯(lián)網(wǎng)（Extranet）等。

（5）對象的多樣性從操作人員來看，智能建筑辦公自動化系統(tǒng)分為文員、計算機管理員、維護員和安全管理員等。從系統(tǒng)完成工作來說，辦公自動化系統(tǒng)處理的事務繁雜，包括文檔管理、信息管理等，涉及智能建筑的各個方面。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知（4）網(wǎng)絡化任務1智能建筑辦公自動化714辦公自動化系統(tǒng)的六要素在一個辦公自動化系統(tǒng)中，包含辦公人員、辦公環(huán)境、組織機構、辦公設備、辦公信息和工作流程六種要素。辦公人員是辦公活動的最重要的因素，也是辦公自動化系統(tǒng)的使用者；辦公環(huán)境是指完成和管理辦公活動的場所，有時也是一個基本管理單位；組織機構決定了辦公人員的責任及人員之間的關系；辦公設備是支持辦公人員進行工作的工具；辦公信息是辦公自動化系統(tǒng)處理的對象；工作流程是辦公人員的工作規(guī)則。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知4辦公自動化系統(tǒng)的六要素任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的725智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的類型與功能按照國家標準《智能建筑設計標準》（GB／T50314—2000），在智能建筑中，根據(jù)各類建筑物的使用功能需求，可建立兩類辦公自動化系統(tǒng)，即通用辦公自動化系統(tǒng)和專用辦公自動化系統(tǒng)。

(1)通用辦公自動化系統(tǒng)通用辦公自動化系統(tǒng)指建筑物的物業(yè)管理營運信息、電子賬務、電子郵件、信息發(fā)布、信息檢索、導引、電子會議以及文字處理、文檔等的管理，如建筑設備管理系統(tǒng)BMS、物業(yè)管理系統(tǒng)、建筑物Intranet、一卡通系統(tǒng)、綜合信息服務系統(tǒng)等。通用辦公自動化系統(tǒng)應實現(xiàn)的主要功能包括：任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知5智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的類型與功能任務1智能建筑辦公73

①應能對建筑物內(nèi)各類設備的運行狀況、統(tǒng)計信息及維護進行管理；

②應具有進行文字處理、文檔管理、各類公共服務的計費管理、電子賬務、人員管理等功能；

③應具有共用信息庫，向建筑物內(nèi)公眾提供信息采集、裝庫、檢索、查詢、發(fā)布、導引等功能；

④智能卡管理子系統(tǒng)應能識別身份、鑰匙、信息系統(tǒng)密碼鑰匙等，并進行各類計算。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知①應能對建筑物內(nèi)各類設備的運行狀況、統(tǒng)74

(2)專用辦公自動化系統(tǒng)對于專業(yè)型辦公建筑，其辦公自動化系統(tǒng)除具有通用辦公自動化系統(tǒng)的功能外，還應按其特定的業(yè)務需求，建立專用辦公自動化系統(tǒng)，如銀行業(yè)務系統(tǒng)、商場POS系統(tǒng)、酒店管理系統(tǒng)、政府機關辦公系統(tǒng)、各類企業(yè)管理系統(tǒng)等。另外，根據(jù)辦公自動化系統(tǒng)的功能層次，可分為事務處理型、信息管理型和決策支持型辦公自動化系統(tǒng)。三種辦公自動化系統(tǒng)的關系如圖6.1所示。圖6.1三種辦公自動化系統(tǒng)的關系圖

任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(2)專用辦公自動化系統(tǒng)圖6.1三種辦75

(3)事務型辦公自動化系統(tǒng)這種系統(tǒng)大體上可分為辦公事務處理（如文字處理、電子表格、電子郵件等）和行政事務處理（如公文流轉(zhuǎn)等）兩大部分，如圖6.2所示。辦公事務處理的主要內(nèi)容是大量基礎性的日常辦公事務，具體包括：

①文字處理指各類文件的起草、編輯、存儲和輸出功能。

②電子表格處理應根據(jù)實際的需要，生成不同種類的表格。

③文檔管理對準備歸檔的公文或者各類合同、協(xié)議、文件、指示、資料等的一個合理存儲與查閱功能。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(3)事務型辦公自動化系統(tǒng)任務176圖6.2事務型辦公系統(tǒng)

任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知圖6.2事務型辦公系統(tǒng)任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)77

④文件收發(fā)完成普通的郵件、公文、材料、信件的收發(fā)，也包括對網(wǎng)上電子郵件的收發(fā)與處理。

⑤辦公日程管理日程管理可分為個人日程和部門日程等，應具有對日程的基本存儲和信息提示功能。

⑥公共信息管理公共信息包含新聞、文檔、員工論壇、資料下載等功能。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知78

(4)信息管理型辦公自動化系統(tǒng)信息管理型辦公自動化系統(tǒng)即管理信息系統(tǒng)，是辦公自動化系統(tǒng)的第二個層次。隨著企業(yè)對信息需求的不斷深入，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型辦公系統(tǒng)是把事務型（或業(yè)務型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)，包括日常事務處理和信息管理兩部分。日常事務處理系統(tǒng)的作用主要是替代人的手工勞動，把人們從大量的繁瑣事務中解脫出來；信息管理是指對本辦公業(yè)務領域內(nèi)及相關的各類信息（社會信息、經(jīng)濟信息及監(jiān)控信息）進行控制與利用。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(4)信息管理型辦公自動化系統(tǒng)任務179

(5)決策支持型辦公自動化系統(tǒng)決策是人們對出現(xiàn)的問題和要求去尋求解決和實現(xiàn)的對策或方法，是普遍存在的一種思維活動。通常是將該問題所具有的數(shù)據(jù)、資料、模型、案例和經(jīng)驗等作為綜合分析和邏輯推理的基礎，該問題的具體要求作為綜合或選擇的條件，去得出解決問題的對策或辦法。決策支持型辦公自動化系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級辦公自動化系統(tǒng)的基礎上，使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數(shù)字模型，結合有關內(nèi)部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，做出相應的決策。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(5)決策支持型辦公自動化系統(tǒng)任務180決策支持系統(tǒng)一般由三個庫組成：模型庫——為決策提供數(shù)字模型集合；數(shù)據(jù)庫——為決策提供信息；方法庫——為決策提供常用的方法。其中模型庫是決策支持系統(tǒng)的核心，包括計劃模型、預測模型、評估模型、投入/產(chǎn)出模型、反饋模型、結構優(yōu)化模型、經(jīng)濟控制模型、仿真模型和綜合平衡模型等。依靠模型庫技術和數(shù)據(jù)庫技術，以更有效的方式幫助高層管理人員解決一些決策問題。事務級辦公自動化系統(tǒng)、信息管理級辦公自動化系統(tǒng)和決策支持級辦公自動化系統(tǒng)是廣義的或完整的辦公自動化系統(tǒng)構成中的三個功能層次，它們之間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調(diào)用和計算機數(shù)據(jù)網(wǎng)絡通信手段做出。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知決策支持系統(tǒng)一般由三個庫組成：模型庫—816辦公自動化的環(huán)境支持

辦公自動化是一門綜合性學科，其直接支持技術主要是計算機技術和網(wǎng)絡通信技術。

(1)計算機技術

計算機是辦公自動化系統(tǒng)的主要設備。在辦公自動化系統(tǒng)中使用的計算機可以是大型機，也可以是中、小型機或微機。要求計算機有較大的存儲容量與較快的處理速度。由于微機具有性價比高、易于操作和維護等特點，所以目前是辦公自動化系統(tǒng)中主要使用的計算機設備任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知6辦公自動化的環(huán)境支持任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)82

(2)網(wǎng)絡通信技術計算機網(wǎng)絡在辦公自動化系統(tǒng)中主要負責通信任務，地位十分重要。網(wǎng)絡將計算機相連，構成一個完整的可以進行信息交流、資源共享、高可靠性、安全的和多媒體的辦公系統(tǒng)。計算機網(wǎng)絡可分為兩種：一種是局域網(wǎng)（LAN），在一座大樓或一群建筑物之間的較近距離的計算機之間的連接；另一種是廣域網(wǎng)(WAN)，主要用于遠距離的計算機之間的連接。在智能建筑系統(tǒng)中，辦公自動化系統(tǒng)具有分散性高、自動化要求高、要求系統(tǒng)速度快和容量大等特點。要實現(xiàn)智能建筑的功能，計算機網(wǎng)絡（LAN，WAN）是基礎設施。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(2)網(wǎng)絡通信技術任務1智能建筑83像計算機、電話、傳真機、復印機等現(xiàn)代化設備，可被稱為辦公設備，而不能被稱為辦公自動化系統(tǒng)。一個辦公自動化系統(tǒng)不僅包括硬件部分，而且還包括軟件部分。辦公自動化硬件設備辦公自動化硬件設備是指辦公自動化系統(tǒng)中使用的物理設備。常用的辦公設備包括：

(1)辦公信息的輸入、輸出設備如打印機、掃描儀、麥克風、音箱、手寫筆等，如圖6.3所示。

(2)信息處理設備指各種計算機、工作站或服務器等，如圖6.4所示。6.1.2辦公自動化系統(tǒng)中的軟、硬件設備任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知6.1.2辦公自動化系統(tǒng)中的軟、硬件設備任務1智能建84圖6.3辦公自動化系統(tǒng)硬件（1）

任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知圖6.3辦公自動化系統(tǒng)硬件（1）任務1智能建筑辦公自動85圖6.4辦公自動化系統(tǒng)硬件（2）

任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知圖6.4辦公自動化系統(tǒng)硬件（2）任務1智能建筑辦公自動86(3)信息復制設備指復印機、磁盤、光盤刻錄機等，如圖6.5所示。圖6.5辦公自動化系統(tǒng)硬件（3）

任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(3)信息復制設備指復印機、磁盤、光盤87(4)信息傳輸設備如電話、傳真機、計算機局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)等，如圖6.6所示。圖6.6辦公自動化系統(tǒng)硬件（4）

任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(4)信息傳輸設備如電話、傳真機、計算88

(5)信息存儲設備如硬盤、可移動硬盤、U盤等，如圖6.7所示。

圖6.7辦公自動化系統(tǒng)硬件（5）

任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(5)信息存儲設備如硬盤、可移動硬盤、89

(6)其他輔助設備如空調(diào)、不間斷電源、碎紙機等，如圖6.8所示。圖6.8辦公自動化系統(tǒng)硬件設備（6）

任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(6)其他輔助設備如空調(diào)、不間斷電源、90辦公自動化系統(tǒng)的軟件1.基本軟件基本軟件是計算機本身的運行及提供開發(fā)管理和應用所必需的軟件，包括操作系統(tǒng)、軟件工具、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。另外還需要有構成計算機網(wǎng)絡通信環(huán)境所需的軟件，如網(wǎng)絡操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡管理軟件等。(1)操作系統(tǒng)操作系統(tǒng)是用戶與計算機之間的接口。有了操作系統(tǒng)，用戶可以方便地使用計算機。操作系統(tǒng)的功能是管理和控制計算機系統(tǒng)中的全部硬件和軟件資源，合理組織計算機工作流程，為用戶提供一個良好的工作環(huán)境和友好的接口。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知辦公自動化系統(tǒng)的軟件任務1智能建筑辦公自動91

(2)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫是對各種辦公信息進行有條理、有組織、合理的存儲的“數(shù)據(jù)倉庫”，用于對大量原始數(shù)據(jù)進行排序、檢索、分類、統(tǒng)計等操作，以得到所需的結果數(shù)據(jù)。根據(jù)存儲辦公信息的規(guī)模，可以選用不同種類的數(shù)據(jù)庫。目前常用的數(shù)據(jù)庫有Foxpro、DBase、Access、SQLServer、Oracle、Sybase、Informix、DB2等。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫資源進行統(tǒng)一管理和控制，數(shù)據(jù)與應用程序隔離，數(shù)據(jù)具有獨立性。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)使數(shù)據(jù)結構及數(shù)據(jù)存儲具有一定的規(guī)范性，減少了數(shù)據(jù)的冗余，有利于數(shù)據(jù)共享。它提供了安全性和保密性措施，使數(shù)據(jù)不被竊用。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知(2)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)任務1智能建筑922應用軟件層應用軟件是包括各種辦公事務處理的應用程序和實用程序，可分為具有一定通用功能的應用軟件和專用的應用軟件。

(1)通用的應用軟件較為通用的應用軟件大多是一些工具型軟件，使用這些軟件可以處理辦公自動化系統(tǒng)中的一定應用領域的各種業(yè)務。通用應用軟件主要包括以下功能：①文字處理主要進行文本的輸入、編輯、排版、打印等工作，可進行書信、公文、報告、論文、商業(yè)合同、寫作排版等工作。常用的文字處理軟件有微軟公司的Word軟件、金山公司的WPS軟件及PageMaker軟件等。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知2應用軟件層任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知93

②電子表格處理

電子表格處理主要完成對表格的輸入、處理、輸出等工作，實現(xiàn)表格處理自動化。除了具有生成表格速度快、準確性高等優(yōu)點外，電子表格處理軟件還提供計算公式、數(shù)據(jù)統(tǒng)計與匯總等功能，大大簡化辦公人員的工作。常用的電子表格處理軟件有微軟公司的Excel軟件。

③電子郵件收發(fā)電子郵件（E-mail）是現(xiàn)代通信技術和計算機網(wǎng)絡綜合發(fā)展的產(chǎn)物，它是指利用計算機網(wǎng)絡、通信線路快速傳遞電子信件的通信系統(tǒng)。每個E-mail用戶都有電子郵箱來存放所收到的郵件。用戶通過郵箱名和密碼訪問電子郵箱。每個電子郵箱都有唯一的地址。Internet上的電子郵箱地址格式為：<用戶名>@<主機的IP地址或域名>，比如WANGYUN@163.COM。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知②電子表格處理 任務1智能建筑辦94④日程管理用電子技術進行日程安排，給辦公人員提供個人時間管理、會議安排、約會安排等功能。

⑤圖形、圖像處理和文字相比，圖形、圖像是以更加直觀形象的方式來記錄大量信息，更加容易為人們所理解和記憶。圖形處理指在計算機上進行圖形設計處理，按設計者的要求生成各種圖形。圖像處理是指計算機輸入并處理圖像的過程，已經(jīng)廣泛應用于辦公自動化系統(tǒng)中。要實現(xiàn)計算機的圖形、圖像處理，必須有相應的硬件和軟件支持。硬件方面需要有鍵盤、掃描儀、光筆、坐標數(shù)字化儀、數(shù)字攝像機、圖形顯示器、繪圖儀等；軟件方面要有支持處理圖形和圖像的軟件?！羧蝿?智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知④日程管理◆任務1智能建筑辦公自95

⑥語音處理在辦公活動中，除了使用計算機可以交流信息，語音也能起到此項作用。如果能使計算機和人之間通過聲音進行對話，人機信息交流方式將會發(fā)生根本的改觀，辦公效率將會顯著提高。語音處理主要由語音合成技術和語音識別技術組成。能使計算機識別和合成出不同的聲音，在文字輸入、保密等方面將起到重要作用。目前已有一些語音處理系統(tǒng)的應用，比如語音信箱。

(2)專用應用軟件專用應用軟件是為一種或多種具體辦公業(yè)務和其他業(yè)務使用的軟件，種類十分廣泛，比如：辦公用品管理軟件、出退勤管理軟件、會議室管理軟件等；醫(yī)院管理系統(tǒng)、商店管理系統(tǒng)、旅館管理系統(tǒng)等。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知⑥語音處理任務1智能建筑辦公自動96辦公自動化系統(tǒng)的特點隨著網(wǎng)絡通信技術、計算機技術和數(shù)據(jù)庫技術的成熟，世界上的辦公自動化技術已進入新的層次，在這一層次中辦公自動化系統(tǒng)出現(xiàn)了以下四個新的特點：1集成化軟硬件及網(wǎng)絡產(chǎn)品的集成、人與系統(tǒng)的集成以及單一辦公系統(tǒng)與社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。6.1.3辦公自動化系統(tǒng)的特點及發(fā)展趨勢任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知6.1.3辦公自動化系統(tǒng)的特點及發(fā)展趨勢任務1智能建972智能化面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如漢字識別、對公文內(nèi)容的理解和深層處理、輔助決策及處理意外等。3多媒體化包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。4運用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）通過數(shù)據(jù)通信網(wǎng)，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型辦公自動化系統(tǒng)和決策型辦公自動化系統(tǒng)。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知98辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢辦公自動化的發(fā)展是一個不斷進化的過程,隨著電腦和網(wǎng)絡技術的發(fā)展而不斷進步，未來辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展將體現(xiàn)如下趨勢：1辦公環(huán)境網(wǎng)絡化互聯(lián)網(wǎng)的使用，使得辦公人員能夠在全球范圍內(nèi)查詢所需的各種信息，增加了獲取信息的數(shù)量，提高了信息獲取的速度；能夠為決策人員提供全面的信息，提高了決策的準確性；通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞各種文件，接收和發(fā)送電子郵件，進行實時對話和交談，召開視頻電子會議等，加快了信息的流動，提高了辦公自動化的效率。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的使用，使企業(yè)的管理能力和競爭能力得到了進一步的增強。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢任務1智能建筑辦公992辦公操作無紙化辦公自動化系統(tǒng)的使用，使各類信息在計算機上存儲或在計算機之間交換使用，大大加快了信息的傳遞速度，節(jié)省了人力資源，減少了紙張的使用，提高了工作效率，也能顯著降低成本，同時也會加強環(huán)保。3辦公服務無人化隨著計算機技術的不斷進步和計算機能力的不斷增強，各種信息處理和信息交換將由計算機自動完成，辦公自動化系統(tǒng)會代替人完成部分辦公事務，從而減少辦公人員配備，并最終實現(xiàn)辦公服務無人化。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知2辦公操作無紙化任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知1004辦公設備移動化計算機硬件的快速發(fā)展，使得辦公設備向著智能化、移動化、便攜化的方向發(fā)展，辦公設備的移動性也會不斷得到改進。5辦公思想?yún)f(xié)同化隨著辦公自動化技術的進步，人們的辦公思想也會趨于協(xié)同合作、和諧統(tǒng)一。6辦公信息多媒體化在辦公自動化系統(tǒng)中使用多媒體技術，使系統(tǒng)具有處理文字、聲音、圖形圖像等多種類型信息的能力，使信息以更加直觀生動的方式來表達，進一步提高辦公效率。任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知4辦公設備移動化任務1智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知101辦公自動化系統(tǒng)涉及單位各個部門，實施起來有一定的難度，可將實施過程分為以下幾個階段，每個階段的工作分重點逐步開展。1系統(tǒng)需求調(diào)研階段辦公自動化系統(tǒng)雖然開發(fā)周期短、成效顯著，但仍建議不要急于進行實施，在推廣前要進行細致的需求調(diào)研工作，這對系統(tǒng)使用的安全性、穩(wěn)定性、易用性以及完善性將大有幫助。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例6.2.1辦公自動化系統(tǒng)的實施過程任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例6.2.1辦1022系統(tǒng)開發(fā)階段調(diào)研結束后，開始進入系統(tǒng)的開發(fā)階段，主要工作包括：

(1)基于調(diào)研結果，估算出各功能模塊的工作量，制定總體開發(fā)實施方案，將一些主要模塊如個人辦公系統(tǒng)、公務系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等作為首要的開發(fā)模塊，并制定相關的培訓和工程實施方案，為工作的進一步開展奠定基礎。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例2系統(tǒng)開發(fā)階段任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例103

(2)根據(jù)開發(fā)實施方案，對各主要模塊進行認真的開發(fā)工作，開發(fā)完畢后，先由開發(fā)人員進行測試，修改和完善測試中發(fā)現(xiàn)的問題，然后組織企業(yè)人員進行全面的測試，對個人辦公系統(tǒng)中的主要模塊如郵件系統(tǒng)、日程安排、通訊錄和論壇等進行反復的測試，再次進行修改和完善，直到用戶滿意為止。

(3)在對個人辦公、公務系統(tǒng)的基本功能實現(xiàn)以后，可以組織幾次培訓工作，針對各模塊的主要使用部門對人員進行培訓，使企業(yè)使用此系統(tǒng)的人員進一步了解模塊的操作要求以及功能等，對他們提出的意見進行整理，再對各相關模塊進行進一步完善。任務2辦公自動化系統(tǒng)的設計過程與應用案例(2)根據(jù)開發(fā)實施方案，對各主要模塊1043系統(tǒng)試運行階段系統(tǒng)開發(fā)完畢，經(jīng)過測試之后，可以交付企業(yè)進行一段時間的試運行。在系統(tǒng)的試運行階段，正常情況下，電子郵件、信息發(fā)布等模塊運行情況良好，使用人員越來越多，范圍越來越廣泛。