合同管理流程

合同管理流程合同管理流程合同管理流程xxx公司合同管理流程文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度 工程和采購類合同管理流程

流程圖流程概況流程目的確保合同執(zhí)行及關(guān)聯(lián)各方掌握合同主要條款內(nèi)容，提升合同履約質(zhì)量適用范圍與供應(yīng)商簽訂的各類合同流程主導(dǎo)及參與部門招采部（主導(dǎo)）、法務(wù)人員、各業(yè)務(wù)部門。部門流程中承擔(dān)職責(zé)總經(jīng)理審批合同示范文本；審批非標(biāo)準(zhǔn)合同文本。副總經(jīng)理審批合同示范文本；審批非標(biāo)準(zhǔn)合同文本。工程部1．負(fù)責(zé)合同承包范圍；2．提供工程技術(shù)標(biāo)；3．負(fù)責(zé)合同中的工期、進(jìn)度、質(zhì)量、履約、擔(dān)保、保修；4．負(fù)責(zé)合同款支付、結(jié)算、獎罰；5．負(fù)責(zé)變更、簽證。營銷部1．負(fù)責(zé)審核與營銷相關(guān)的合同條款；2．負(fù)責(zé)審核變更相關(guān)的合同條款。設(shè)計(jì)部1．負(fù)責(zé)審核與技術(shù)相關(guān)的合同條款；2．負(fù)責(zé)審核變更相關(guān)的合同條款。法務(wù)人員對合同示范文本進(jìn)行法務(wù)審核；負(fù)責(zé)對合同簽訂過程進(jìn)行法務(wù)支持；對爭議合同進(jìn)行協(xié)商變更。招采部負(fù)責(zé)編制合同示范文本；組織擬定非標(biāo)準(zhǔn)合同；組織相關(guān)部門進(jìn)行合同會簽；組織簽訂各類采購合同；配合需求部門監(jiān)督合同履行；組織解決爭議合同問題。成本部提供工程量清單；負(fù)責(zé)審核合同價款調(diào)整、合同款支付相關(guān)條款；負(fù)責(zé)審核變更、簽證、結(jié)算、獎罰等與成本有關(guān)的條款。財務(wù)管理部1．負(fù)責(zé)合同款支付方式；2．負(fù)責(zé)提供發(fā)票形式、代扣代繳等與財務(wù)核算和納稅等有關(guān)事宜。

3.工作程序合同示范文本標(biāo)準(zhǔn)化、合同辦理招采部組織合同示范文本的編制、更新與管理。合同示范文本報批程序：招采部組織職能部門編寫合同示范文本后，交付法務(wù)審核，由副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。批準(zhǔn)后的合同示范文本各部門應(yīng)予執(zhí)行。若簽訂使用的合同示范文本需要修改，招采部根據(jù)供應(yīng)商選擇過程中雙方約定的資料，進(jìn)行合同的洽談；由招采部組織需求部門及法務(wù)人員會簽，提交至副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。若簽訂合同無須修改，則由招采部組織需求部門及法務(wù)人員會簽，提交至副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。合同審批原則上應(yīng)按順序依次執(zhí)行，遇特殊情況下可臨時調(diào)整次序，但必須征得次序變動影響的下一會簽人的同意。各部門合同審核的重點(diǎn)各部門審核重點(diǎn)如下：序號部門名稱審核重點(diǎn)（包含但不限于）1招采部合同文字和結(jié)構(gòu)、通用條款、特殊條款、工作范圍、雙方權(quán)利義務(wù)、技術(shù)、工期、進(jìn)度、質(zhì)量、履約、擔(dān)保、保修等條款。2工程部合同承包范圍；合同中的工期、進(jìn)度、質(zhì)量、履約、保修;合同款支付，結(jié)算、獎罰；負(fù)責(zé)變更、簽證。3設(shè)計(jì)部技術(shù)相關(guān)的合同條款、變更。4營銷部營銷相關(guān)的合同條款、變更。5法務(wù)合同風(fēng)險判斷、與法律相關(guān)的內(nèi)容，包括但不限于：變更、解除、違約、索賠、不可抗力、擔(dān)保、訴訟等條款。6成本部工程量清單、合同價款及價款調(diào)整、合同款支付、變更、簽證、結(jié)算、獎罰等與成本有關(guān)的條款。7財務(wù)管理部合同款支付方式、發(fā)票形式、代扣代繳等與財務(wù)核算和納稅有關(guān)的條款。在合同簽批過程中，若各部門對合同條款的理解分歧比較大，招采部根據(jù)實(shí)際情況組織對合同進(jìn)行會議評審，評審后的合同經(jīng)審批后確定為定稿合同。合同簽署和蓋章：合同原則上由對方先簽字蓋章（合同原件我方不低于四份）。合同須完成公司最終審批由招采部申請用印蓋章。最終簽字、蓋章的合同文本要求：應(yīng)與審批文稿一致；會簽、審批中全部調(diào)整意見修改完畢并經(jīng)副總經(jīng)理、總經(jīng)理確認(rèn)。合同存檔、備案與上傳合同編號及備案：合同編號的編制時間節(jié)點(diǎn)是簽訂合同主體公司蓋章之后一個工作日內(nèi)，合同主辦部門的相關(guān)人員持相關(guān)材料到招采部，由招采部對合同進(jìn)行存檔備案一份原件，其他合同原件由合同主辦部門的相關(guān)人員根據(jù)相關(guān)部門的需求，分送各相關(guān)部門。備案資料包括：招標(biāo)文件審批表、招標(biāo)文件、開標(biāo)記錄、合同談判記錄、合同簽批表、未招標(biāo)審批表、中標(biāo)人投標(biāo)文件、合同原件等相關(guān)資料。合同存檔時須注明：工程類、非工程類-項(xiàng)目名稱-合同名稱-成本科目-專業(yè)名稱-合同編號。合同臺賬：招采部負(fù)責(zé)合同臺賬，每月進(jìn)行更新。合同的執(zhí)行與反饋合同執(zhí)行：合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)按合同條款執(zhí)行,招采部進(jìn)行監(jiān)督。招采部每月收集各部門（項(xiàng)目公司）合同執(zhí)行中與合同管理相關(guān)的問題，匯總分析檢查出的相關(guān)問題，改進(jìn)合同的管理。合同執(zhí)行部門在合同履行過程中應(yīng)注意：涉及工期、造價、質(zhì)量等方面的事宜決定應(yīng)以書面形式記錄和確認(rèn)。涉及雙方往來函件的，如以公司名義發(fā)出時，應(yīng)以法律規(guī)定的有效方式發(fā)送，并要求對方工作人員簽收并保留發(fā)出的憑證，如對方拒收應(yīng)立即改為特快專遞方式重發(fā)，填寫郵政特快專遞時在備注中寫明函件的簡要內(nèi)容，并將發(fā)送憑證報部門內(nèi)勤存檔；如接收對方文件時，則應(yīng)為文本原件并有對方的簽字蓋章確認(rèn)。合同變更、解除和違約處理合同變更與解除：合同解除及變更必須采用書面形式，區(qū)分不同情況按下列規(guī)定審批。解除合同，變更合同范圍、付款條件、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)價和結(jié)算違約責(zé)任等內(nèi)容的，應(yīng)采用補(bǔ)充協(xié)議的形式，參照合同起草和審批的相關(guān)規(guī)定審批。工程類合同可采用設(shè)計(jì)變更和現(xiàn)場簽證方式進(jìn)行合同變更，按【設(shè)計(jì)變更管理流程】或【現(xiàn)場簽證管理流程】的規(guī)定執(zhí)行。合同變更或解除后合同執(zhí)行部門應(yīng)在一周內(nèi)完成修改、存檔和通知。各部門應(yīng)對原合同文本進(jìn)行標(biāo)識，以免錯誤地執(zhí)行原合同。合同違約處理：合同違約金處罰程序：合同執(zhí)行部門填寫《合同違約處理會簽單》提出處理建議并附原合同，招采部、成本部、財務(wù)管理部等部門會簽，副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批；工程合同違約索賠和材料設(shè)備合同違約索賠由合同簽訂主體負(fù)責(zé)索賠。經(jīng)協(xié)調(diào)無效需使用法律手段的程序：合同執(zhí)行部門填寫《法律途徑解決申請單》提出建議并附