會(huì)計(jì)電算化：電子表格軟件概述

會(huì)計(jì)電算化：電子表格軟件概述會(huì)計(jì)電算化：電子表格軟件概述一、常用的電子表格軟件電子表格，又稱電子數(shù)據(jù)表，是指由特定軟件制作而成的，用于模擬紙上計(jì)算的由橫豎線條交叉組成的表格。WINDOWS操作系統(tǒng)下常用的電子表格軟件主要有微軟的Excel、金山WPS電子表格等;Mac操作系統(tǒng)下則有蘋果的Numbers,該軟件同時(shí)可用于iPad等手持設(shè)備。此外，還有專業(yè)電子表格軟件如LotusNotes＞第三方電子表格軟件如FormulaOne等。微軟的Excel軟件（以下簡(jiǎn)稱Excel）是美國(guó)微軟公司研制的辦公自動(dòng)化軟件OFFICE的重要組成部分，目前已經(jīng)廣泛應(yīng)用于會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、金融、財(cái)經(jīng)、管理等眾多領(lǐng)域?？紤]到其操作簡(jiǎn)單直觀、應(yīng)用范圍廣泛、用戶眾多且與其他電子表格軟件具有很好的兼容性，未特別說明時(shí)，本大綱主要介紹Excel有關(guān)內(nèi)容。Excel軟件有多種不同的版本，目前比較有代表性的是Excel2003和Excel2013o二、電子表格軟件的主要功能電子表格軟件的主要功能有：（1）建立工作簿；⑵管理數(shù)據(jù)；（3）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享；⑷制作圖表；（5）開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)。Excel啟動(dòng)后，即可按照要求建立一個(gè)空白的工作簿文件，每個(gè)工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來的默認(rèn)由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱為工作表，又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾，工作表如同其中的一張張活頁紙，且各張工作表之間的內(nèi)容相對(duì)獨(dú)立。工作表是Excel存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的主要文檔。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個(gè)數(shù)據(jù)的輸入和修改都在單元格中進(jìn)行，每一單元格最多可容納32767個(gè)字符。在Excel2003中，每個(gè)工作簿默認(rèn)含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Excel2013中，每個(gè)工作簿默認(rèn)含有1張工作表，該工作表由1048576行和16384列組成。默認(rèn)的工作表不夠用時(shí)，可以根據(jù)需要予以適當(dāng)添加。每個(gè)工作簿含有工作表的張數(shù)受到計(jì)算機(jī)內(nèi)存大小的限制。（二）管理數(shù)據(jù)用戶通過Excel不僅可以直接在工作表的相關(guān)單元格中輸入、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，編制銷量統(tǒng)計(jì)表、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表以及大多數(shù)數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)所需的表格，而且可以利用計(jì)算機(jī),自動(dòng)、快速地對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索、排序、篩選、分類、匯總等操作，還可以運(yùn)用運(yùn)算公式和內(nèi)置函數(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的運(yùn)算和分析。（三）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享通過Excel,用戶可以創(chuàng)建超級(jí)鏈接，獲取局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上的共享數(shù)據(jù)，也可將自己的工作簿設(shè)置成共享文件，保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中，讓世界上任何位置的互聯(lián)網(wǎng)用戶共享工作簿文件。（四）制作圖表Excel提供了散點(diǎn)圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。Excel不僅能夠利用圖表向?qū)Х奖恪㈧`活地制作圖表，而且可以很容易地將同一組數(shù)據(jù)改變成不同類型的圖表，以便直觀地展示數(shù)據(jù)之間的復(fù)雜關(guān)系;不僅能夠任意編輯圖表中的標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)絡(luò)線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志、背景等各種對(duì)象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等,使精心設(shè)計(jì)的圖表更具說服力。（五）開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)Excel自帶VBA宏語言，用戶可以根據(jù)這些宏語言，自行編寫和開發(fā)一些滿足自身管理需要的應(yīng)用系統(tǒng)，有效運(yùn)用和擴(kuò)大Excel的功能。三、Excel軟件的啟動(dòng)與退出（-）Excel軟件的啟動(dòng)通?？梢圆捎孟铝蟹椒▎?dòng)Excel軟件：.點(diǎn)擊“開始”菜單中列示的Excel快捷命令；.點(diǎn)擊桌面或任務(wù)欄中Excel的快捷方式圖標(biāo)；.通過“運(yùn)行”對(duì)話框啟動(dòng)Excel軟件；.打開現(xiàn)成的Excel文件。（二）Excel軟件的退出通?？梢圆捎孟铝蟹椒ㄍ顺鯡xcel軟件：.點(diǎn)擊標(biāo)題欄最右邊的'關(guān)閉按鈕；.點(diǎn)擊“關(guān)閉窗口”或“關(guān)閉所有窗口”命令；.按擊快捷鍵"Alt+F4”。以上三種方法操作時(shí)，如果退出前有編輯的內(nèi)容未被保存，將出現(xiàn)提示是否保存的對(duì)話框。需注意的是：以上操作方法均指的是當(dāng)前只有一個(gè)工作簿的情形,如果當(dāng)前有多個(gè)工作簿文件在運(yùn)行，以上操作方法執(zhí)行的結(jié)果將是光標(biāo)所在的文件被關(guān)閉，其他處于打開狀態(tài)的Excel文件仍在運(yùn)行,Excel軟件并未退出。只有這些文件均被關(guān)閉后，Excel軟件才能退出。四、Excel軟件的用戶界面Excel軟件啟動(dòng)后，通常會(huì)建立一個(gè)新的空白工作簿或者打開一個(gè)現(xiàn)有的工作簿，并在屏幕上呈現(xiàn)一個(gè)最大化的工作簿窗口（簡(jiǎn)稱“窗口”）。這一窗口是用戶操作Excel軟件的重要平臺(tái)，被稱為默認(rèn)的用戶界面。Excel軟件的默認(rèn)用戶界面因版本不同而有所區(qū)別。其中，Excel2003及以下版本的默認(rèn)用戶界面基本相同，由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格等要素組成;Excel2007及以上版本的默認(rèn)用戶界面基本相同，主要由功能區(qū)、編輯區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成。五、Excel文件的管理Excel文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開、保密、備份、修改與刪除等工作。（一）Excel文件的新建與保存Excel文件的新建新建Excel文件有許多種不同的方法。Excel文件的保存為了繼續(xù)使用新建的Excel文件，應(yīng)當(dāng)以合適的名稱和類型將Excel文件保存在適當(dāng)?shù)奈恢谩xcel文件在編輯修改完畢或退出Excel軟件之前，均應(yīng)進(jìn)行保存。保存Excel文件的常用方法包括:（1）通過按擊功能鍵“F12”鍵進(jìn)行保存。（2）通過按擊快捷鍵“Ctrl+S”鍵進(jìn)行保存。（3）通過單擊常用工具欄（適用于Excel2003）或快速訪問工具欄（適用于Excel2013）中的“保存”或“另存為”按鈕進(jìn)行保存。（4）通過“文件”菜單（或Excel2003“工具欄”菜單）中的“保存”或“另存為”命令進(jìn)行保存。為了避免Excel軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會(huì)默認(rèn)保存自動(dòng)恢復(fù)信息的時(shí)間間隔，這一時(shí)間間隔還可以自定義。（二）Excel文件的關(guān)閉與打開Excel文件的關(guān)閉Excel軟件退出前必須關(guān)閉處于打開狀態(tài)的Excel文件，因此，也可以采用前述三種Excel軟件的退出方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的Excel文件:(1)點(diǎn)擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。(2)點(diǎn)擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。(3)按擊快捷鍵“Ctrl+F4”。上述三種方法關(guān)閉的均是當(dāng)前文件，其他處于打開狀態(tài)的Excel文件仍處于打開狀態(tài)，Excel軟件仍在運(yùn)行，并可通過按擊“Ctrl+N”鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。Excel文件的打開打開Excel文件的方法主要有：(1)通過直接點(diǎn)擊Excel文件打開。(2)通過快捷菜單中“打開”命令打開。(3)通過Excel“文件”菜單中的“打開”命令進(jìn)行打開。(4)通過常用工具欄(適用于Excel2003)或快速訪問工具欄(適用于Excel2013)中的“打開”按鈕進(jìn)行打開。(5)通過按擊快捷鍵“Ctrl+O"(字母0的按鍵)進(jìn)行打開。)Excel文件的保密與備份Excel文件的保密對(duì)于設(shè)置了打開權(quán)限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能打開。對(duì)于設(shè)置了修改權(quán)限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開。Excel文件的備份Excel軟件根據(jù)原文件自動(dòng)創(chuàng)建備份文件的名稱為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標(biāo)與原文件不同。(四)Excel文件的修改與刪除Excel文件