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文檔簡介

會計電算化:電子表格軟件概述會計電算化:電子表格軟件概述一、常用的電子表格軟件電子表格,又稱電子數(shù)據(jù)表,是指由特定軟件制作而成的,用于模擬紙上計算的由橫豎線條交叉組成的表格。WINDOWS操作系統(tǒng)下常用的電子表格軟件主要有微軟的Excel、金山WPS電子表格等;Mac操作系統(tǒng)下則有蘋果的Numbers,該軟件同時可用于iPad等手持設(shè)備。此外,還有專業(yè)電子表格軟件如LotusNotes>第三方電子表格軟件如FormulaOne等。微軟的Excel軟件(以下簡稱Excel)是美國微軟公司研制的辦公自動化軟件OFFICE的重要組成部分,目前已經(jīng)廣泛應(yīng)用于會計、統(tǒng)計、金融、財經(jīng)、管理等眾多領(lǐng)域??紤]到其操作簡單直觀、應(yīng)用范圍廣泛、用戶眾多且與其他電子表格軟件具有很好的兼容性,未特別說明時,本大綱主要介紹Excel有關(guān)內(nèi)容。Excel軟件有多種不同的版本,目前比較有代表性的是Excel2003和Excel2013o二、電子表格軟件的主要功能電子表格軟件的主要功能有:(1)建立工作簿;⑵管理數(shù)據(jù);(3)實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享;⑷制作圖表;(5)開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)。Excel啟動后,即可按照要求建立一個空白的工作簿文件,每個工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來的默認由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱為工作表,又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾,工作表如同其中的一張張活頁紙,且各張工作表之間的內(nèi)容相對獨立。工作表是Excel存儲和處理數(shù)據(jù)的主要文檔。每張工作表由若干行和列組成,行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位,單個數(shù)據(jù)的輸入和修改都在單元格中進行,每一單元格最多可容納32767個字符。在Excel2003中,每個工作簿默認含有3張工作表,每張工作表由65536行和256列組成;在Excel2013中,每個工作簿默認含有1張工作表,該工作表由1048576行和16384列組成。默認的工作表不夠用時,可以根據(jù)需要予以適當(dāng)添加。每個工作簿含有工作表的張數(shù)受到計算機內(nèi)存大小的限制。(二)管理數(shù)據(jù)用戶通過Excel不僅可以直接在工作表的相關(guān)單元格中輸入、存儲數(shù)據(jù),編制銷量統(tǒng)計表、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負債表、利潤表以及大多數(shù)數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)所需的表格,而且可以利用計算機,自動、快速地對工作表中的數(shù)據(jù)進行檢索、排序、篩選、分類、匯總等操作,還可以運用運算公式和內(nèi)置函數(shù),對數(shù)據(jù)進行復(fù)雜的運算和分析。(三)實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享通過Excel,用戶可以創(chuàng)建超級鏈接,獲取局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上的共享數(shù)據(jù),也可將自己的工作簿設(shè)置成共享文件,保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中,讓世界上任何位置的互聯(lián)網(wǎng)用戶共享工作簿文件。(四)制作圖表Excel提供了散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。Excel不僅能夠利用圖表向?qū)Х奖恪㈧`活地制作圖表,而且可以很容易地將同一組數(shù)據(jù)改變成不同類型的圖表,以便直觀地展示數(shù)據(jù)之間的復(fù)雜關(guān)系;不僅能夠任意編輯圖表中的標題、坐標軸、網(wǎng)絡(luò)線、圖例、數(shù)據(jù)標志、背景等各種對象,而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等,使精心設(shè)計的圖表更具說服力。(五)開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)Excel自帶VBA宏語言,用戶可以根據(jù)這些宏語言,自行編寫和開發(fā)一些滿足自身管理需要的應(yīng)用系統(tǒng),有效運用和擴大Excel的功能。三、Excel軟件的啟動與退出(-)Excel軟件的啟動通常可以采用下列方法啟動Excel軟件:.點擊“開始”菜單中列示的Excel快捷命令;.點擊桌面或任務(wù)欄中Excel的快捷方式圖標;.通過“運行”對話框啟動Excel軟件;.打開現(xiàn)成的Excel文件。(二)Excel軟件的退出通??梢圆捎孟铝蟹椒ㄍ顺鯡xcel軟件:.點擊標題欄最右邊的'關(guān)閉按鈕;.點擊“關(guān)閉窗口”或“關(guān)閉所有窗口”命令;.按擊快捷鍵"Alt+F4”。以上三種方法操作時,如果退出前有編輯的內(nèi)容未被保存,將出現(xiàn)提示是否保存的對話框。需注意的是:以上操作方法均指的是當(dāng)前只有一個工作簿的情形,如果當(dāng)前有多個工作簿文件在運行,以上操作方法執(zhí)行的結(jié)果將是光標所在的文件被關(guān)閉,其他處于打開狀態(tài)的Excel文件仍在運行,Excel軟件并未退出。只有這些文件均被關(guān)閉后,Excel軟件才能退出。四、Excel軟件的用戶界面Excel軟件啟動后,通常會建立一個新的空白工作簿或者打開一個現(xiàn)有的工作簿,并在屏幕上呈現(xiàn)一個最大化的工作簿窗口(簡稱“窗口”)。這一窗口是用戶操作Excel軟件的重要平臺,被稱為默認的用戶界面。Excel軟件的默認用戶界面因版本不同而有所區(qū)別。其中,Excel2003及以下版本的默認用戶界面基本相同,由標題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格等要素組成;Excel2007及以上版本的默認用戶界面基本相同,主要由功能區(qū)、編輯區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成。五、Excel文件的管理Excel文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開、保密、備份、修改與刪除等工作。(一)Excel文件的新建與保存Excel文件的新建新建Excel文件有許多種不同的方法。Excel文件的保存為了繼續(xù)使用新建的Excel文件,應(yīng)當(dāng)以合適的名稱和類型將Excel文件保存在適當(dāng)?shù)奈恢?。Excel文件在編輯修改完畢或退出Excel軟件之前,均應(yīng)進行保存。保存Excel文件的常用方法包括:(1)通過按擊功能鍵“F12”鍵進行保存。(2)通過按擊快捷鍵“Ctrl+S”鍵進行保存。(3)通過單擊常用工具欄(適用于Excel2003)或快速訪問工具欄(適用于Excel2013)中的“保存”或“另存為”按鈕進行保存。(4)通過“文件”菜單(或Excel2003“工具欄”菜單)中的“保存”或“另存為”命令進行保存。為了避免Excel軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息,系統(tǒng)通常會默認保存自動恢復(fù)信息的時間間隔,這一時間間隔還可以自定義。(二)Excel文件的關(guān)閉與打開Excel文件的關(guān)閉Excel軟件退出前必須關(guān)閉處于打開狀態(tài)的Excel文件,因此,也可以采用前述三種Excel軟件的退出方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的文件。此外,還可采用以下方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的Excel文件:(1)點擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。(2)點擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。(3)按擊快捷鍵“Ctrl+F4”。上述三種方法關(guān)閉的均是當(dāng)前文件,其他處于打開狀態(tài)的Excel文件仍處于打開狀態(tài),Excel軟件仍在運行,并可通過按擊“Ctrl+N”鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。Excel文件的打開打開Excel文件的方法主要有:(1)通過直接點擊Excel文件打開。(2)通過快捷菜單中“打開”命令打開。(3)通過Excel“文件”菜單中的“打開”命令進行打開。(4)通過常用工具欄(適用于Excel2003)或快速訪問工具欄(適用于Excel2013)中的“打開”按鈕進行打開。(5)通過按擊快捷鍵“Ctrl+O"(字母0的按鍵)進行打開。)Excel文件的保密與備份Excel文件的保密對于設(shè)置了打開權(quán)限密碼的Excel文件,只有輸入正確的密碼才能打開。對于設(shè)置了修改權(quán)限密碼的Excel文件,只有輸入正確的密碼才能修改,否則只能以只讀方式打開。Excel文件的備份Excel軟件根據(jù)原文件自動創(chuàng)建備份文件的名稱為原文件名后加上“的備份”字樣,圖標與原文件不同。(四)Excel文件的修改與刪除Excel文件

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