體系文件管理細(xì)則

體系文件管理細(xì)則第一章總則第一條為了規(guī)范公司體系文件管理，明確文件制修訂職責(zé)和流程，制定本細(xì)則。第二條本細(xì)則適用于對公司及所屬各單位體系文件的編制、評審、審批、發(fā)布、修改和廢止等方面的管理，并對文件的編寫提出具體要求。第二章術(shù)語和定義第三條體系文件本細(xì)則所稱體系文件是按照體系標(biāo)準(zhǔn)要求建立的、在公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中對健康、安全、環(huán)境管理起指導(dǎo)作用的各類文件，是體系運行的依據(jù)，包括HSE管理手冊HSE管、理制度、HSE管理規(guī)定、細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書（包括安全操作規(guī)程）、作業(yè)計劃書、應(yīng)急預(yù)案、業(yè)務(wù)流程和相關(guān)記錄。第四條HSE管理手冊本細(xì)則所稱HSE管理手冊內(nèi)容上是按體系標(biāo)準(zhǔn)要求建立的，主要闡明公司管理方針、戰(zhàn)略目標(biāo)和承諾，說明職責(zé)分工、體系標(biāo)準(zhǔn)的要素與公司各項管理業(yè)務(wù)之間的關(guān)系、各項業(yè)務(wù)管理應(yīng)當(dāng)具體執(zhí)行的文件，同時作為第三方外審的依據(jù)。第五條HSE管理制度本細(xì)則所稱HSE管理制度是指為描述開展某項業(yè)務(wù)工作所規(guī)定的過程方法和相關(guān)要求的文件，包括管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求必須形成的制度、規(guī)范各項業(yè)務(wù)管理需要制定的制度。第六條HSE管理規(guī)定本細(xì)則所稱HSE管理規(guī)定是HSE管理制度的支持性文件，是對HSE管理制度的細(xì)化，為作業(yè)提供具體的、可操作性的操作方法、步驟、要求和行為標(biāo)準(zhǔn)，是對管理過程中的具體作業(yè)進(jìn)行規(guī)范的文件。我們將通常意義下管理類作業(yè)文件如管理準(zhǔn)則、實施細(xì)則、考核評價方法、管理規(guī)定等統(tǒng)一稱為管理規(guī)定。第七條HSE作業(yè)指導(dǎo)書本細(xì)則所稱HSE作業(yè)指導(dǎo)書是按照公司管理體系文件要求，結(jié)合各場站實際情況，按各崗位職責(zé)分工并針對具體工作和所面臨的風(fēng)險進(jìn)行編制并在日常工作和常規(guī)作業(yè)中直接依據(jù)的作業(yè)文件。第八條HSE作業(yè)計劃書本細(xì)則HSE作業(yè)計劃書是針對工程施工、臨時性作業(yè)等非常規(guī)作業(yè)編制的，旨在對這類工作進(jìn)行風(fēng)險管理的作業(yè)文件，是對施工方案、操作方案風(fēng)險管理方面內(nèi)容的補(bǔ)充。第九條受控文件本細(xì)則所稱受控文件是指用于健康、安全、環(huán)境管理體系覆蓋范圍內(nèi)人員使用的，需要對其及時進(jìn)行修改、作廢收回的體系文件。第十條非受控文件本細(xì)則所稱非受控文件是指作為借鑒、參考資料或提供給體系覆蓋范圍之外，不需對其進(jìn)行修改的體系文件，包括因需要打印的帶有“非受控文件”字樣水印的紙質(zhì)版體系文件。第三章職責(zé)分工第十一條總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司HSE管理手冊、應(yīng)急預(yù)案等的批準(zhǔn)。第十二條主管安全副總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司體系文件編制、評審、修訂的領(lǐng)導(dǎo)工作，組織編寫并審核管理手冊。第十三條公司各業(yè)務(wù)主管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)所主管業(yè)務(wù)部門編寫、修訂的體系文件的審核工作。第十四條安全監(jiān)察科安全監(jiān)察科是公司HSE體系文件和應(yīng)急預(yù)案的歸口管理部門。負(fù)責(zé)HSE體系文件總目錄構(gòu)架和具體文件結(jié)構(gòu)的設(shè)計。負(fù)責(zé)編寫應(yīng)急預(yù)案編制導(dǎo)則，對應(yīng)急預(yù)案的編寫提供指導(dǎo)并進(jìn)行審核。協(xié)助主管安全副總經(jīng)理組織編制和審核HSE管理體系。對HSE作業(yè)指導(dǎo)書、HSE作業(yè)計劃書的編寫提供指導(dǎo)，并對其進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)組織制定公司HSE體系的制修訂和評審計劃，并組織實施。負(fù)責(zé)對所屬單位HSE體系的備案管理。負(fù)責(zé)組織HSE體系的審核工作。第十五條法律事務(wù)科負(fù)責(zé)體系文件合規(guī)性審核。第十六條財務(wù)科負(fù)責(zé)體系文件中工作程序與內(nèi)控流程的符合性審核。第十七條生產(chǎn)調(diào)度中心生產(chǎn)調(diào)度中心是操作規(guī)程的歸口管理部門，指導(dǎo)所屬各單位編寫操作規(guī)程，并進(jìn)行抽審。第十八條各單位各單位負(fù)責(zé)本場站范圍作業(yè)指導(dǎo)書、作業(yè)計劃書的編制。第四章管理內(nèi)容第十九條文件管理總要求公司及所屬各單位體系文件，由企業(yè)發(fā)展科，按照審核、批準(zhǔn)、備案程序正式發(fā)布、實施。公司各科室編制的體系文件（管理手冊、管理制度、管理規(guī)定、細(xì)則等）審核過程一般通過公司文件會簽程序?qū)嵤?，需要時可組織會議評審。公司各科室編制的體系文件必須經(jīng)辦公室、安全監(jiān)察科、財務(wù)科進(jìn)行合規(guī)性審核。審核內(nèi)容：安全監(jiān)察科主要審核文件與管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求的符合性、邏輯性、結(jié)構(gòu)要素內(nèi)容的規(guī)范性以及體系文件與公司體系架構(gòu)的符合性等內(nèi)容；法律事務(wù)科負(fù)責(zé)對文件內(nèi)容與相關(guān)法律法規(guī)的合規(guī)性進(jìn)行評價；財務(wù)科主要審核文件所涉及流程的關(guān)聯(lián)性和準(zhǔn)確性。相關(guān)科室對本部門職責(zé)、業(yè)務(wù)界面和接口進(jìn)行確認(rèn)，對管理內(nèi)容提出意見。公司全體員工均可以閱讀、學(xué)習(xí)公司的所有體系文件。需要配置紙質(zhì)文件的，由體系主管科室負(fù)責(zé)配發(fā)，發(fā)放時要填寫《文件分發(fā)、回收記錄》，并跟蹤文件狀態(tài)，保證在用文件為有效版本。文件編寫科室應(yīng)根據(jù)體系管理評審、體系審核（包括內(nèi)部和外部審核）及各類檢查的結(jié)果及執(zhí)行中存在問題確定文件評審需求，評審結(jié)果作為文件制修訂的依據(jù)。體系文件評審的內(nèi)容主要包括：文件的有效性、完整性、適用性、沖突性和規(guī)范性等。體系文件評審一般以會議方式進(jìn)行，體系文件編寫部門應(yīng)當(dāng)做好評審記錄。體系文件制修訂應(yīng)由文件編寫部門填寫《體系文件制訂/變更（修訂）申報表》附件1，對變更的主要內(nèi)容要闡明原因，并重點評估是否因此會造成對質(zhì)量、健康、安全與環(huán)境的有害影響，分析可能帶來的風(fēng)險程度；對有業(yè)務(wù)流程變更的，需在《體系文件制訂/變更（修訂）申報表》中說明。體系文件變更（修訂）依據(jù)：公司組織結(jié)構(gòu)、技術(shù)改造、設(shè)備更新等變化時，在用體系文件不能滿足需要;對內(nèi)外部事故、事件及各類檢查審核發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析或經(jīng)管理評審，認(rèn)為在用體系文件存在漏洞或不足;上級文件或標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂，在用體系文件與之相抵觸；體系評審和審核結(jié)果;其他原因。體系文件制、修訂意見的反饋公司各部門、所屬各單位在公司體系文件執(zhí)行過程中，發(fā)現(xiàn)認(rèn)為需要修訂體系文件或有新增編制體系文件需求時，應(yīng)填寫《體系文件實施意見雙向反饋表》。受控文件不允許劃改，確保文件保持清晰、易于識別。發(fā)生丟失應(yīng)辦補(bǔ)領(lǐng)手續(xù)，聲明作廢。公司各單位、科室不得擅自出借或復(fù)印體系文件，或?qū)?nèi)容給公司以外的單位或個人。體系文件作廢或失效后，需履行規(guī)定的體系文件廢止程序。文件廢止的審批職責(zé)與文件制修訂審批職責(zé)一致。紙質(zhì)作廢及失效文件由體系文件發(fā)放部門負(fù)責(zé)將其由現(xiàn)場收回并及時銷毀，填寫《文件分發(fā)、回收記錄》。文件的有效版本以體系文件管理平臺發(fā)布為準(zhǔn)。第二十條體系文件編寫要求體系文件編寫應(yīng)組織文件編寫組，采用RACI方法確定文件編寫的責(zé)任人和相關(guān)人員，明確文件編寫中各相關(guān)角色的關(guān)系，體現(xiàn)共同參與并力求達(dá)到共識。文件編寫組應(yīng)有以下人員組成：R（Responsibility－責(zé)任,責(zé)任人）:文件編寫責(zé)任人；A（Accountable－問責(zé)，決策人）:文件所管理業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人；C（Check－校對，參與人）:文件校對人員；I（Inform－告知，知情人):文件管理業(yè)務(wù)相關(guān)部門人員。文件編寫前，首先要對文件所轄業(yè)務(wù)及相關(guān)風(fēng)險進(jìn)行辨識，明確業(yè)務(wù)范圍和相關(guān)職責(zé)界面，策劃管理方案。一般采用IDEAL提問式方法對這一過程進(jìn)行檢查，并使得對業(yè)務(wù)的整個管理過程形成閉環(huán)控制：I-是否識別了文件所轄業(yè)務(wù)面臨的風(fēng)險和需解決的問題；D-是否對業(yè)務(wù)范圍、職責(zé)界面、與其它業(yè)務(wù)的接口等相關(guān)問題進(jìn)行了定義；E-是否提出了相關(guān)的解決方案；A-方案是否可行；L-是否建立了管理過程的評估機(jī)制。一般采用5W1H的方法編寫文件，以達(dá)到是文件清晰、明了、有可操作性的目的：Why—為什么編寫：就目的/范圍而言，應(yīng)闡述編寫此程序文件及實施的必要性和意義；What—做什么：說明要做的事和先后的次序；Who—誰去做：明確責(zé)任部門和相關(guān)部門的職責(zé)；When—什么時間做：應(yīng)明確具體管理活動和操作的實施時間和頻次；Where—在什么地方做：應(yīng)明確管理活動和操作的具體單位、地點和位置；How—如何做：要講清具體管理活動和操作的方式、方法。文件應(yīng)對相關(guān)聯(lián)的體系文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、上級規(guī)章、法律法規(guī)標(biāo)注索引，要附本文件要求的記錄格式，并有填寫說明。所有體系文件統(tǒng)一編號，編號辦法參見公司《規(guī)章制度制定與管理規(guī)定》。第五章HSE管理手冊第二十一條編制原則要闡明公司的管理體系是建立在以過程管理為基礎(chǔ)模式，以風(fēng)險管理為核心的質(zhì)量、健康、安全與環(huán)境綜合的管理體系；要涵蓋質(zhì)量管理、職業(yè)健康與安全管理和環(huán)境管理的基本管理要素，并與公司的業(yè)務(wù)流程管理總架構(gòu)協(xié)調(diào)一致；要體現(xiàn)全員參與的意識、顧客至上的意識、現(xiàn)代安全管理的意識和持續(xù)發(fā)展的意識；要證實公司在實現(xiàn)產(chǎn)品/服務(wù)過程中對質(zhì)量、健康、安全與環(huán)境有充分的保證能力；要遵循“計劃－實施－檢查－改進(jìn)”循環(huán)發(fā)展的管理模式。第二十二條編寫內(nèi)容健康、安全與環(huán)境（HSE）管理體系的策劃、總體框架和覆蓋范圍；HSE管理體系的方針、目標(biāo)和管理承諾；公司機(jī)構(gòu)與管理職能；HSE管理體系各管理要素及其要求和期望的描述；管理程序的描述或形成文件的程序和其它形式文件的索引，管理要素、子要素和程序文件清單；主要領(lǐng)導(dǎo)和職能部門在管理體系中對管理要素的責(zé)任等。第二十三條編寫要求簡要介紹公司概況及其構(gòu)成，形成總體概念；概括地闡述管理體系的策劃、總體結(jié)構(gòu)、管理要素設(shè)置，形成管理體系的一個基本認(rèn)識；按管理體系標(biāo)準(zhǔn)的基本要求，結(jié)合公司業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)/過程，逐個描述管理要素的具體要求和期望；對管理要素的支持性程序文件要起到一個承上啟下的作用；構(gòu)架清晰，內(nèi)容簡潔，起到指導(dǎo)程序文件和作業(yè)文件編寫的作用。第二十四條HSE管理手冊由主管安全副總經(jīng)理組織編寫。第二十五條HSE管理手冊編制完成，應(yīng)由主管安全副總經(jīng)理組織評審。第二十六條HSE管理手冊由主管安全副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。第二十七條每年的體系管理評審會議應(yīng)提出對管理手冊的評審需求，根據(jù)確定的評審需求，安全監(jiān)察科協(xié)助主管安全副總經(jīng)理組織對HSE管理手冊進(jìn)行評審。體系管理評審會議也可直接對管理手冊進(jìn)行評審。第二十八條根據(jù)評審結(jié)果，由安全監(jiān)察科填寫《體系文件制訂/變更（修訂）申報表》，經(jīng)主管安全副總經(jīng)理批準(zhǔn)，安全監(jiān)察科組織修訂后；再由主管安全副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。第二十九條HSE管理手冊發(fā)布后，由安全監(jiān)察科組織培訓(xùn)，并對各單位、科室的培訓(xùn)情況進(jìn)行檢查監(jiān)督。第六章HSE管理制度、HSE管理規(guī)定第三十條HSE管理制度、HSE管理規(guī)定的編寫要求按公司《規(guī)章制度制定與管理規(guī)定》執(zhí)行。第三十一條原則上HSE管理制度、HSE管理規(guī)定由各科室業(yè)務(wù)主管人員組織編寫。第三十二條HSE管理制度、HSE管理規(guī)定編制完成應(yīng)征求其他單位、科室，特別是相關(guān)單位、科室的意見，并由科室相關(guān)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)組織或委托組織在本部門內(nèi)進(jìn)行文件初審，評審會議應(yīng)邀請相關(guān)單位、科室的人員參加。第三十三條初審?fù)ㄟ^的文件交文件編制部門領(lǐng)導(dǎo)（文件審核人）審核后，組織公司各單位、科室進(jìn)行會簽。第三十四條文件經(jīng)公司業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后正式發(fā)布、實施。第三十五條文件變更（制修訂）時，由文件編寫科室填寫《體系文件制訂/變更（修訂）申報表》，經(jīng)科室主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由文件編寫責(zé)任部門組織進(jìn)行修訂。修訂審批發(fā)布流程按第三十二條、第三十三條、第三十四條的條款執(zhí)行。第三十六條文件發(fā)布后，根據(jù)需要由文件主責(zé)科室組織相關(guān)的培訓(xùn)，并對各單位的培訓(xùn)情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)。第七章HSE作業(yè)指導(dǎo)書第三十七條HSE作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)在投產(chǎn)前一個月編制完成并發(fā)布。第三十八條HSE作業(yè)指導(dǎo)書由場站站長組織編寫。操作崗作業(yè)指導(dǎo)書中有關(guān)分公司內(nèi)相同作業(yè)的操作規(guī)程、通用設(shè)備設(shè)施操作規(guī)程部分，應(yīng)由相關(guān)科室集中組織編寫，下發(fā)各單位引入作業(yè)指導(dǎo)書。第三十九條HSE作業(yè)指導(dǎo)書由所屬單位相關(guān)業(yè)務(wù)職能科室組織評審和會簽，經(jīng)科室領(lǐng)導(dǎo)審核后，報分管副總經(jīng)理審批，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。第四十條安全監(jiān)察科應(yīng)每年結(jié)合“危害因素辨識和風(fēng)險評價工作”以及體系文件變更依據(jù)，組織對HSE作業(yè)指導(dǎo)書的評審，并適時組織修訂。第四十一條各單位可根據(jù)作業(yè)指導(dǎo)書在執(zhí)行中的實際需求和各種條件的變化，提出本單位HSE作業(yè)指導(dǎo)書的修訂計劃，征求相關(guān)職能科室同意后組織修訂。第四十二條變更修訂前由負(fù)責(zé)編寫的單位填寫《體系文件制訂/變更（修訂）申報表》，并報相關(guān)職能科室審批。第四十三條HSE作業(yè)指導(dǎo)書修訂原則上按第三十八條的編制要求組織。第四十四條HSE作業(yè)指導(dǎo)書修訂后按第三十九條的要求履行審核和批準(zhǔn)程序。第四十五條《體系文件制訂/變更（修訂）申報表》要交公司安全監(jiān)察科備案。第四十六條HSE作業(yè)指導(dǎo)書發(fā)布后需報公司安全監(jiān)察科和相關(guān)科室備案，并由各單位安全管理員組織培訓(xùn)，安全監(jiān)察科和相關(guān)科室對培訓(xùn)境況進(jìn)行監(jiān)督和抽查。第四十七條HSE作業(yè)指導(dǎo)書由安全監(jiān)察科負(fù)責(zé)按崗位配發(fā)，發(fā)放時要填寫《文件分發(fā)、回收記錄》、《體系文件變更記錄表》并存檔。第八章HSE作業(yè)計劃書第四十八條HSE作業(yè)計劃書是對施工作業(yè)中風(fēng)險管理內(nèi)容的規(guī)范，是施工方案、作業(yè)方案中不可缺少的組成部分。作業(yè)計劃書應(yīng)在入場施工作業(yè)前隨施工方案一同進(jìn)行編制、審批、培訓(xùn)溝通和實施。第四十九條HSE作業(yè)計劃書由各單位組織施工作業(yè)單位進(jìn)行編制，相關(guān)職能科室、各單位的生產(chǎn)技術(shù)人員、班組長、關(guān)鍵崗位員工及安全員共同參與。第五十條與各單位有關(guān)的作業(yè)、施工，其HSE作業(yè)計劃書必須經(jīng)各單位相關(guān)業(yè)務(wù)職能科室審核，安全監(jiān)察科批準(zhǔn)。第五十一條HSE作業(yè)計劃書批準(zhǔn)后，施工單位負(fù)責(zé)對本單位員工組織培訓(xùn)、交底，并對相關(guān)方進(jìn)行告知。第五十二條HSE作業(yè)計劃書要配發(fā)至施工單位現(xiàn)場負(fù)責(zé)人、技