正規(guī)采購控制作業(yè)流程及操作詳解課件

重慶XXX有限公司《采購流程》及操作詳解文件編號：版本：發(fā)布日期：編制：魏澤安

審批：抄送：受控文件重慶XXX有限公司文件編號：1SX-002采購作業(yè)之－－－預(yù)算作業(yè)流程圖供應(yīng)商管理作業(yè)

SX-015請購作業(yè)

SX-007預(yù)算作業(yè)

SX-006采購作業(yè)

SX-008驗(yàn)收作業(yè)

SX-009與合約不符作業(yè)

SX-010差異分析

SX-014記帳作業(yè)

SX-011對帳作業(yè)

SX-012付款作業(yè)

SX-013SX-002采購作業(yè)之－－－預(yù)算作業(yè)流程圖供應(yīng)商管理作業(yè)請購2SX-002采購作業(yè)之－－請購作業(yè)流程圖物料需求/請購交期報(bào)告臨時(shí)需求生產(chǎn)用材料經(jīng)常用材料專用備品配件檢查庫存是否編制采購預(yù)算調(diào)整預(yù)算核準(zhǔn)部門審核核準(zhǔn)退回需求單位采購作業(yè)否準(zhǔn)不

準(zhǔn)

不準(zhǔn)準(zhǔn)是需求單位財(cái)務(wù)單位副總/總經(jīng)理SX-002采購作業(yè)之－－請購作業(yè)流程圖物料需求/請購臨時(shí)需3SX-003采購作業(yè)之－－采購作業(yè)流程圖查詢供應(yīng)商記錄進(jìn)行采購物料需求接單審核處理國內(nèi)/國外報(bào)關(guān)進(jìn)口作業(yè)議價(jià)長期合約采購決定采購方式?jīng)Q定采購事項(xiàng)權(quán)責(zé)核準(zhǔn)發(fā)出訂單跟催管制通知收貨驗(yàn)收作業(yè)更新供應(yīng)商資料需求單位采購單位報(bào)關(guān)/采購/質(zhì)檢SX-003采購作業(yè)之－－采購作業(yè)流程圖查詢供應(yīng)商記錄進(jìn)行采4SX-004采購作業(yè)之－－驗(yàn)收作業(yè)流程圖核對物品供應(yīng)商交貨檢驗(yàn)否核對數(shù)量與合約不符合作業(yè)需求單位收貨單位財(cái)務(wù)/采購門衛(wèi)質(zhì)檢門衛(wèi)登記檢驗(yàn)否檢驗(yàn)入庫核對數(shù)量是否合格不合格SX-004采購作業(yè)之－－驗(yàn)收作業(yè)流程圖核對物品供應(yīng)商交貨檢5SX-005采購作業(yè)之－－付款作業(yè)流程圖核準(zhǔn)簽章核對總經(jīng)理采購單位財(cái)務(wù)相符否請款付款計(jì)劃核對單據(jù)付匯否國內(nèi)付匯財(cái)務(wù)處理是通知供應(yīng)商開立支票請款是否SX-005采購作業(yè)之－－付款作業(yè)流程圖核準(zhǔn)簽章核對總經(jīng)理6內(nèi)部控制制度—SX-006預(yù)算作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購部門一、作業(yè)程序1.收集整理：1.1收集公司相關(guān)部門的年度、季度、月度計(jì)劃需求量.2.分類匯總：2.1按照物料別分類匯總各部門的年度、季度、月度計(jì)劃需求量，制作采購需求預(yù)算表。2.2根據(jù)歷史和行業(yè)供銷規(guī)律審核匯總的采購需求量是否合理、經(jīng)濟(jì).3.制定目標(biāo)成本：3.1制定目標(biāo)成本應(yīng)考慮的因素：歷史價(jià)格、需求量、公司經(jīng)營策略、采購?fù)緩健⒎烧叩扔绊懸蛩亍Ｊ褂么绑w：1.成本變動分析比較表；2.部門需求.內(nèi)部控制制度—SX-006預(yù)算作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重7負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購部門3.2確定單位目標(biāo)成本：結(jié)合影響價(jià)格的相關(guān)因素制定通過努力可實(shí)現(xiàn)的分月目標(biāo)成本或加權(quán)平均目標(biāo)成本。4.編制預(yù)算表：4.1采購承辦人依據(jù)確定的目標(biāo)成本、采購需求編制年度、季度、月度預(yù)算表、預(yù)算表應(yīng)反映采購單價(jià)、采購數(shù)量、采購金額。且分月、季預(yù)算采購額、采購量匯總應(yīng)與年度預(yù)算相等。4.2編制的預(yù)算表經(jīng)單位主管審核后一份留存，一份送財(cái)務(wù)部門。二、控制重點(diǎn)1.需求量的制訂是否經(jīng)濟(jì)合理。2.目標(biāo)成本的設(shè)定是否切合實(shí)際。記住，編制預(yù)算是公司資金運(yùn)用計(jì)劃中很重要的哦！預(yù)算作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購8內(nèi)部控制制度—SX007請購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)請購單位／生產(chǎn)、辦公行政一．作業(yè)程序：1、依據(jù)資料：1.請購管理：1.1存貨管理辦法1.1采購范圍：2、使用窗體：（1）生產(chǎn)用材料采購：耗用量大的原材料、包裝材料采購2.1物料需求/請購交期報(bào)告（2）經(jīng)常用材料采購：用量不大或用量大但可即購即得的辦公用品、生活用品采購2.2預(yù)算表（3）專用備品配件采購：模具專用材料、制造等設(shè)備維護(hù)、保養(yǎng)用材料采購1.2請購需求提出的權(quán)限（1）生產(chǎn)用物料請購：生產(chǎn)部門（2）經(jīng)常用物料請購：行政（3）專用備品配件請購：技術(shù)人員等請購作業(yè)內(nèi)部控制制度—SX007請購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)9負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料請購單位／生產(chǎn)、辦公行政2.檢查庫存：2.1安全庫存是否經(jīng)濟(jì)、合理，是否考慮采購時(shí)間2.2現(xiàn)有庫存量是否達(dá)請購點(diǎn)2.3請購量是否達(dá)到經(jīng)濟(jì)采購量2.4所請購物品庫存內(nèi)有無替代品或尚有庫存，是否需要緊急采購3.是否已編列預(yù)算：3.1申請人確定庫存再與本部門編制的預(yù)算核對。若超預(yù)算采購，財(cái)務(wù)部門可能無此預(yù)算，應(yīng)知會財(cái)務(wù)部門能否調(diào)整預(yù)算，若能調(diào)整預(yù)算，尚須總經(jīng)理核準(zhǔn).4.物料需求/請購交期報(bào)告之核準(zhǔn)：4.1預(yù)算內(nèi)或核準(zhǔn)的超預(yù)算請購，請購單位填寫物料需求/請購交期報(bào)告送部門主管審核后依核決權(quán)限依次核準(zhǔn)后送采購單位辦理；請購單位填制物料需求/請購交期報(bào)告需注明申購部門、到貨日期、名稱規(guī)格、數(shù)量、購買類別、申請理由、采購?fù)緩?，以利于審核和提高采購工作效率。請購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料2.檢查庫存：2.1安全10負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料請購單位／生產(chǎn)、辦公行政5.臨時(shí)性請購：5.1臨時(shí)性請購仍應(yīng)填寫物料需求/請購交期報(bào)告經(jīng)部門主管審核后送權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后方得交采購單位辦理采購作業(yè)。二．控制重點(diǎn)：1.請購是否合乎經(jīng)濟(jì)采購批量。2.物料需求/請購交期報(bào)告上到貨期是否明確，有無應(yīng)特別注意事項(xiàng)3.庫存存量不足或達(dá)采購點(diǎn)時(shí)有無主動提出購物申請單。4.安全庫存量是否標(biāo)準(zhǔn)及合理5.物料需求/請購交期報(bào)告之請購核決權(quán)限是否符合規(guī)定。請購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料5.臨時(shí)性請購：5.1臨11內(nèi)部控制制度—SX008采購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)采購單位一．作業(yè)程序：1.接單審核處理：1.1采購承辦人接受物料需求/請購交期報(bào)告時(shí)應(yīng)檢查其是否依權(quán)責(zé)核準(zhǔn)、內(nèi)容是否完備、到貨時(shí)間是否合理等，物料需求/請購交期報(bào)告。未經(jīng)核準(zhǔn)采購單位不得受理。1.2采購單位在無法按要求到貨的情況下為保證正常生產(chǎn)，應(yīng)采取替代方案并及時(shí)通知請購單位。2．查詢供貨商資料：2.1準(zhǔn)備采購2.2調(diào)閱合格供貨商資料，了解過去采購及詢價(jià)紀(jì)錄2.3向廠商詢價(jià)1.依據(jù)資料：1.1采購管理程序；1.2供貨商管理程序。2.使用窗體：2.1合格供貨商一覽表；2.2物料需求/請購交期報(bào)告；內(nèi)部控制制度—SX008采購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)12負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)采購單位3.決定購買方式：3.1詢價(jià)：先以本公司合格供貨商為優(yōu)先，以電話、傳真等方式至少向二家供應(yīng)商詢價(jià)。3.2比價(jià)：對同一采購事項(xiàng)，采購承辦人從供應(yīng)商報(bào)價(jià)單中最少選擇二家進(jìn)行比價(jià)。比價(jià)應(yīng)從以下幾個方面考慮：A、付款期間長短：相同條件下，付款期間越長價(jià)格越優(yōu)。B、報(bào)價(jià)是否含稅：相同條件下，報(bào)價(jià)越低價(jià)格越優(yōu)。C、發(fā)票類型：價(jià)格相同，含抵扣聯(lián)的發(fā)票優(yōu)于普通發(fā)票，一般納稅人優(yōu)于小規(guī)模納稅人；價(jià)格不同時(shí)，若取得含抵扣聯(lián)發(fā)票應(yīng)先把含稅價(jià)格還原成不含稅后進(jìn)行比較，不含稅價(jià)格低者優(yōu)之；不同發(fā)票之間考慮可抵扣的價(jià)格后進(jìn)行比價(jià)。D、送貨方式：相同條件下，送貨到廠優(yōu)于自取。2.3采購合約；2.4物料詢比價(jià)表；2.5報(bào)價(jià)單；2.6物料跟催管制表。采購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)3.決定購買方式：3.113負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位3.3若有以下特殊情形，可不必執(zhí)行比價(jià)作業(yè)：A．獨(dú)家制造B．獨(dú)家代理C.原廠牌配件無法替代E．采購金額較小（100元以下）不需比價(jià)，但仍以詢價(jià)方式向最低價(jià)供應(yīng)廠商采購之，并以采購合約向供貨商訂貨F.客戶指定3.4議價(jià)：經(jīng)詢價(jià)、比價(jià)再選擇品質(zhì)穩(wěn)定價(jià)格較低之廠商進(jìn)行議價(jià)采購。3.5長期合約采購：向品質(zhì)穩(wěn)定簽訂長期供應(yīng)合約的供應(yīng)商采購。4.決定訂購事項(xiàng)：4.1承辦人備妥資料制作采購合約，經(jīng)部門主管審核后送權(quán)責(zé)主管簽核。2.3采購合約；2.4物料詢比價(jià)表；2.5報(bào)價(jià)單；2.6物料跟催管制表。采購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料3.3若有以下特殊情形14負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位4.2采購合約應(yīng)注明供應(yīng)商名稱、品名規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、送貨方式、保質(zhì)期、允收范圍、違約處理及金額等合約要素。5.發(fā)出采購合約：5.1經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)的采購合約由承辦人發(fā)單采購，并要求供應(yīng)商簽章回傳存檔。5.2采購承辦人依據(jù)供應(yīng)商回傳的采購合約制作三聯(lián)式“廠商進(jìn)貨通知單”分發(fā)給收貨單位、品管及相關(guān)部門。6.跟催管制：6.1采購承辦人發(fā)出采購合約后填寫“物料跟催管制表”對采購物料進(jìn)行跟催，以免延遲交貨而影響正常的生產(chǎn)經(jīng)營。7.通知收貨：7.1與供應(yīng)商確定交貨時(shí)間后采購承辦人應(yīng)及時(shí)通知收貨單位作好收貨的準(zhǔn)備工作。采購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料4.2采購合約應(yīng)注明供應(yīng)15負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位二、控制重點(diǎn)：1.物料需求/請購交期報(bào)告是否確實(shí)經(jīng)請購流程且經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。2.詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)分析是否適當(dāng)。3.長期采購合約的價(jià)格在市場行情發(fā)生變動時(shí)有無與供應(yīng)商協(xié)調(diào)根據(jù)市場價(jià)格進(jìn)行調(diào)整。4.采購合約的各項(xiàng)要素是否齊全完備。5.物料跟催管制是否確實(shí)執(zhí)行?？刂浦攸c(diǎn)的要素您清楚了嗎？采購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料二、控制重點(diǎn)：1.物料需16內(nèi)部控制制度—SX009驗(yàn)收作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料收貨單位&質(zhì)檢單位一.作業(yè)程序：1.收料準(zhǔn)備：1.1請購單位在接到“廠商進(jìn)貨通知單”，應(yīng)依采購類別、數(shù)量及約定交貨日期，預(yù)留倉位及卸料工具作好卸貨的準(zhǔn)備工作。2.廠商交貨：2.1國內(nèi)供應(yīng)商交貨時(shí)，應(yīng)備妥送貨單、檢驗(yàn)報(bào)告（有要求時(shí)）于指定地點(diǎn)交貨，現(xiàn)金結(jié)算的供應(yīng)商隨貨附帶發(fā)票。2.2如有涉及國外進(jìn)口交貨時(shí)，應(yīng)取得廠商之裝運(yùn)文件，以便辦理報(bào)關(guān)手續(xù)。3.保安檢查登記：3.1供應(yīng)商送貨車輛進(jìn)廠時(shí)，保安在“車輛登記簿”上登記，并通知請單位收料，同時(shí)指示廠商卸貨地點(diǎn)。1.依據(jù)資料：1.1采購管理程序1.2進(jìn)料檢驗(yàn)程序1.3特采作業(yè)程序內(nèi)部控制制度—SX009驗(yàn)收作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)17負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)收貨單位&質(zhì)檢單位4.倉庫收料：4.1卸貨前，收貨員應(yīng)先依《廠商進(jìn)貨通知單》核對所送物品是否相符，核對無誤再行卸貨，并清點(diǎn)數(shù)量辦理簽收手續(xù)。4.2屬計(jì)重或液體材料入廠時(shí)，收貨單位應(yīng)過磅或其他合理的方法進(jìn)行計(jì)量并履行簽收手續(xù)。4.3收貨員在簽收供應(yīng)商送貨單時(shí)，如果送貨數(shù)量與《廠商進(jìn)貨通知單》上采購量不符時(shí)，少交部分應(yīng)據(jù)實(shí)簽收；超交部分應(yīng)首先核對是否超過允收范圍，未超出允收范圍的按實(shí)際數(shù)量簽收，超出允收范圍部分，按照合約規(guī)定處理。5.檢驗(yàn)及入庫：5.1收料后，收貨員應(yīng)依進(jìn)料檢驗(yàn)程序相關(guān)規(guī)定處理：5.1.1特殊材料可依進(jìn)料檢驗(yàn)程序相關(guān)規(guī)定予以免檢，平時(shí)收貨單位直接把簽收的送貨單送材料會計(jì)制作進(jìn)貨單后辦理入庫手續(xù)；但為加強(qiáng)進(jìn)料品質(zhì)，每半年應(yīng)進(jìn)行一次品質(zhì)抽檢。2.使用窗體：2.1物料需求/請購交期報(bào)告2.2進(jìn)貨單2.3車輛登記簿驗(yàn)收作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)4.倉庫收料：4.1卸貨18負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)收貨單位&質(zhì)檢單位5.1.2包裝紙箱、五金件、色母、等依進(jìn)料檢驗(yàn)程序規(guī)定必檢的物料，收貨員通知品管部門取樣檢驗(yàn)，未接到《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單》前不得辦理入庫手續(xù)。5.1.3生活用品、辦公用品等依進(jìn)料檢驗(yàn)程序規(guī)定未列入檢驗(yàn)范圍的物料，收貨單位直接驗(yàn)收辦理入庫手續(xù)。5.2品管部收到《廠商進(jìn)貨通知單》及收貨單位的通知，依據(jù)物料標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定及判定標(biāo)準(zhǔn)，采取隨機(jī)抽樣的方法，務(wù)必使所取樣品具代表性，再按驗(yàn)收項(xiàng)目逐項(xiàng)檢驗(yàn)并填制《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單》。《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單》一聯(lián)存檔，一聯(lián)送生產(chǎn)，另一聯(lián)在隨同送貨單轉(zhuǎn)采購單位。5.3若IQC檢驗(yàn)判定來料合格，品管IQC檢驗(yàn)員在供應(yīng)商送貨單上簽收，并隨同《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單》交給收貨單位；檢驗(yàn)記錄判定來料不合格按照退貨、特采作業(yè)方式處理。5.4收貨員把《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單》會同送貨單送材料會計(jì)。2.4進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單2.5特采申請單2.6廠商進(jìn)貨通知單2.7物料標(biāo)示卡驗(yàn)收作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)5.1.2包裝紙箱、五金19負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料收貨單位&質(zhì)檢單位5.5材料會計(jì)復(fù)核《送貨單》、《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單》制作《進(jìn)貨單》并登記庫存材料收/發(fā)/存明細(xì)帳?！哆M(jìn)貨單》采用三聯(lián)式，一聯(lián)存底，其余二聯(lián)隨同《送貨單》、《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單》送采購單位。5.6收貨員依據(jù)《進(jìn)貨單》把檢驗(yàn)合格的物料登入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)自動更新存貨資料。待物料進(jìn)倉位后，填制「物料標(biāo)示卡」標(biāo)識于物料處，「物料標(biāo)示卡」應(yīng)注明物料的數(shù)量、規(guī)格、產(chǎn)地、生產(chǎn)時(shí)間及進(jìn)貨時(shí)間。6.退貨作業(yè)：6.1若IQC檢驗(yàn)判定物料不合格，品管部主管應(yīng)在進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單上簽示“退換”或“拒收”的處理決定，并送生產(chǎn)、采購單位主管簽收。6.2如判定為退換或拒收，則6.2.1采購單位根據(jù)《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單》通知廠商處理退貨事宜。驗(yàn)收作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料5.5材料會計(jì)復(fù)核《送20負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)6.2.2收貨單位根據(jù)進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單制作《物品攜出管制單》，經(jīng)部門主管簽核后辦理退貨事宜，值班保安依《物品攜出管制單》核實(shí)貨物無誤后給予放進(jìn)。若已入庫或已在生產(chǎn)線生產(chǎn)，生產(chǎn)和收貨應(yīng)單位辦理退倉、退庫手續(xù)。6.2.3廠商取回退貨后，重新交新貨，作業(yè)程序同上。6.2.4如因急需的物料，請購單位開立《特采申請單》給采購、生產(chǎn)、業(yè)務(wù)部門主管簽示送總（副）經(jīng)理核準(zhǔn)，并按特采程序作業(yè)。7.更新記錄：7.1合格供應(yīng)廠商每季度評價(jià)一次，如評價(jià)結(jié)果不合格者注銷其資格，但平時(shí)對交期、品質(zhì)嚴(yán)重影響公司生產(chǎn)經(jīng)營的供應(yīng)商，可隨時(shí)注銷其資格。驗(yàn)收作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)6.2.2收貨單位根據(jù)進(jìn)21負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)二．控制重點(diǎn)：1.收貨點(diǎn)驗(yàn)是否確實(shí)執(zhí)行，驗(yàn)收之品質(zhì)、數(shù)量是否確實(shí)。2.相關(guān)人員是否依規(guī)定簽章以明責(zé)任。3.入庫的貨品是否均記入帳。4.檢驗(yàn)不合格物料是否按作業(yè)程序處理。有無違規(guī)辦理入倉。驗(yàn)收的所有程序及控制重點(diǎn)，通過講解您清楚了嗎？想一想為什么要這樣做？驗(yàn)收作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)二．控制重點(diǎn)：1.收貨點(diǎn)22內(nèi)部控制制度—SX010與合約不符作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位&財(cái)務(wù)部門一．作業(yè)程序：1.逾期未交貨的交易，采購承辦人記錄跟催管制表以電話或傳真方式催辦。2.供應(yīng)商未按約交貨，或超過寬展期仍不能按期交貨，依照合約規(guī)定處理；若情況特殊，擬訂處理方案報(bào)請權(quán)責(zé)人核準(zhǔn)后執(zhí)行。3.違約造成公司損失，首先雙方協(xié)商解決，如果無法通過協(xié)商達(dá)成一致，則由采購單位負(fù)責(zé)收集整理資料委請律師提請?jiān)V訟通過法律解決。4．所交物料的品質(zhì)、規(guī)范不盡符合但可使用，亦屬違約之一，如因生產(chǎn)急需，不能等候更換，改以減價(jià)收貨者，由采購承辦人將計(jì)算處理方式填入《品質(zhì)異常聯(lián)絡(luò)＆矯正單》呈請核準(zhǔn)后執(zhí)行。5.將違合約情形、公司損失及處理過程,列入供貨商往來記錄。1.使用窗體1.1特采申請單1.2品質(zhì)異常聯(lián)通絡(luò)＆矯正單內(nèi)部控制制度—SX010與合約不符作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控23負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位&財(cái)務(wù)部門6.索賠退換有影響到應(yīng)付帳款金額者，采購單位應(yīng)以內(nèi)部連絡(luò)單通知財(cái)務(wù)部更正帳款金額二．控制重點(diǎn)：1.各項(xiàng)違約是否依供貨商管理辦法及合約之規(guī)定處理。2.逾期罰款按逾期天數(shù)依合約規(guī)定計(jì)算扣除。3.所交貨品如因檢驗(yàn)不合格退貨更換者，其交貨日期應(yīng)以掉換補(bǔ)送到達(dá)日期為準(zhǔn)。4.如因不可抗力而申請逾期免罰者，是否有事后出具的相關(guān)資料。5.廠商違約不交貨品，因而另行采購造成的價(jià)差原則得由原訂約供貨商負(fù)擔(dān)。6.違約案件是否依合約規(guī)定執(zhí)行，處理方式呈權(quán)責(zé)主管批準(zhǔn)。與合約不符作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料6.索賠退換有影響到應(yīng)付24內(nèi)部控制制度—SX011對帳作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位一．作業(yè)程序：

1.資料整理：

1.1采購承辦人收集材料會計(jì)及生計(jì)、品管單位送交的“送貨單”、“進(jìn)貨單”、“進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單”、“特采申請單”等單據(jù)依供應(yīng)商別按用途整理歸檔?！斑M(jìn)貨單”、“送貨單”、“物料需求/請購交期報(bào)告”、“采購合約”作為對帳及記帳、付款的資料，“進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單”、“特采申請單”作為供應(yīng)商考評管理的資料。1.2采購承辦人依據(jù)已整理的資料按供應(yīng)商別自制對帳單。1.3采購承辦人收集整理各供應(yīng)商按規(guī)定要求制作的對帳單。1.3.1對帳的時(shí)間：當(dāng)月28日。1.依據(jù)資料：

1.1企業(yè)財(cái)務(wù)制度2.使用窗體2.1供應(yīng)商對帳單2.2自制對帳單內(nèi)部控制制度—SX011對帳作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)25負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位1.3.2送達(dá)的時(shí)間：當(dāng)月28日前送達(dá)，逾期順延。1.3.3規(guī)定的格式：注明采購合約和送貨單號碼、數(shù)量、價(jià)格等內(nèi)容。2.對帳：2.1月結(jié)方式的供應(yīng)商每月核對，現(xiàn)金結(jié)算方式的供應(yīng)商每筆核對。2.2供應(yīng)商對帳單和自制對帳單進(jìn)行核對，復(fù)核無誤采購承辦人應(yīng)通知供應(yīng)商開具發(fā)票（含抵扣聯(lián)發(fā)票）于次月5日前送達(dá)；有異議應(yīng)及時(shí)查找原因。2.3若未按期送達(dá)帳單或發(fā)票者，則對帳、記帳自動順延至實(shí)際收到帳單的次月。2.4如果供應(yīng)商不能提供增值稅抵扣聯(lián)發(fā)票，應(yīng)作扣稅處理。3.提交資料：2.3進(jìn)貨單2.4采購合約2.5發(fā)票2.6B/L

對帳作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料1.3.2送達(dá)的時(shí)間：當(dāng)26負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位3.1采用月結(jié)方式的供應(yīng)商，采購單位月末將供應(yīng)商提供的發(fā)票、對帳單、送貨單和采購合約、進(jìn)貨單送財(cái)務(wù)應(yīng)付會計(jì)作記帳處理。3.2采用現(xiàn)金結(jié)算方式的供應(yīng)商，每次收貨采購承辦人將供應(yīng)商提供的發(fā)票、對帳單、送貨單和采購合約、進(jìn)貨單提交財(cái)務(wù)部。3.3如涉及有國外供應(yīng)商采用月結(jié)或現(xiàn)結(jié)方式的，應(yīng)提供Packing、invoice、B/L、進(jìn)貨單、報(bào)關(guān)單給財(cái)務(wù)部；如果安排別的公司代付款時(shí)應(yīng)另外復(fù)印一份給代理公司。二．控制重點(diǎn)：1.送貨單所載物品、數(shù)量是否與采購合約一致。2.少交的部分是否扣除，超交部分是否按照合約處理。3.記帳單價(jià)是否與采購合約記載的一致。4.發(fā)票金額與實(shí)際采購金額是否一致，品質(zhì)異常狀況是否履行扣款手續(xù)。5.未取得抵扣聯(lián)發(fā)票的供應(yīng)商是否扣除稅款部分。對帳作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料3.1采用月結(jié)方式的27內(nèi)部控制制度—SX012記帳作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料財(cái)務(wù)單位一、作業(yè)程序：1.受理：1.1采用月結(jié)方式的供應(yīng)商，采購單位應(yīng)于每月23日前將全部對帳資料提交財(cái)務(wù)部，但提供增值稅發(fā)票的供應(yīng)商可延長至當(dāng)月25日。1.2采用現(xiàn)金結(jié)算方式的供應(yīng)商，采購單位應(yīng)每單提交資料給財(cái)務(wù)部。1.3財(cái)務(wù)應(yīng)付會計(jì)受理采購單位提交的資料清單。為避免貨款未及時(shí)記帳或付款引起的爭議，財(cái)務(wù)應(yīng)付款會計(jì)應(yīng)在采購承辦人提交供應(yīng)商資料上履行簽收手續(xù)。

2.復(fù)核：2.1財(cái)務(wù)應(yīng)付會計(jì)詳盡復(fù)核資料單據(jù)間的勾稽關(guān)系。如有不符事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)通知采購單位1.依據(jù)資料：

1.1企業(yè)財(cái)務(wù)制度

1.2企業(yè)會計(jì)制度2.使用窗體

2.1供應(yīng)法商對帳單2.2報(bào)價(jià)單

2.3進(jìn)貨單2.4采購合約2.5發(fā)票內(nèi)部控制制度—SX012記帳作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)28負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料財(cái)務(wù)單位2.2財(cái)務(wù)部支付貨款結(jié)算時(shí)點(diǎn)之規(guī)定，現(xiàn)金結(jié)算方式的供應(yīng)商以發(fā)票日作結(jié)算點(diǎn)；用月結(jié)方式的供應(yīng)商以月末最后一日為結(jié)算點(diǎn)。3.登記帳簿：3.1財(cái)務(wù)應(yīng)付會計(jì)復(fù)核資料清單無誤后登記應(yīng)付帳款總帳、應(yīng)付帳款明細(xì)帳，并制作付款計(jì)劃書按照結(jié)算方式的不同呈總經(jīng)理室。二、控制重點(diǎn)：1.單據(jù)有無修改，是否簽章以明晰責(zé)任。2.單價(jià)是否與采購合約記載的一致。3.取得的發(fā)票是否真實(shí)、合法、有效。記帳作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料2.2財(cái)務(wù)部支付貨款結(jié)算29內(nèi)部控制制度—SX013付款作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料財(cái)務(wù)單位一．作業(yè)程序：1.國內(nèi)付款：1.1提請付款：1.1.1采購單位將到期應(yīng)付款填制“請款單”提前一周呈總經(jīng)理辦公室辦理請款。1.1.2“請款單”依核決權(quán)限依次核準(zhǔn)后送交財(cái)務(wù)部付款。1.2開立支票：1.2.1出納收到付款資料應(yīng)注意其所附單據(jù)是否已齊備、大小寫是否一致，無異議開立支票1.2.2除1000元以下可用現(xiàn)金支付外，其貨款原則上通過銀行辦理轉(zhuǎn)帳結(jié)算。1.2.3收款人名稱應(yīng)與采購合約一致，沒有委托授權(quán)書，不得通過第三人或第三地支付貨款。1.依據(jù)資料；1.1企業(yè)會計(jì)制度2.使用窗體；2.1采購合約2.2進(jìn)貨單2.3送貨單內(nèi)部控制制度—SX013付款作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)30負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料財(cái)務(wù)單位1.2.4支票送蓋印鑒時(shí)應(yīng)在付款計(jì)劃書上注明銀行帳號、支票號碼及日期。1.2.5支（本）票之到期日應(yīng)與付款條件相符。1.3蓋?。?.3.1將填妥支票送權(quán)責(zé)主管審核、蓋章。1.3.2須先審核各項(xiàng)憑證是否齊全，始可蓋章。1.4轉(zhuǎn)帳付款：1.4.1出納人員到銀行辦理轉(zhuǎn)帳付款手續(xù)。1.4.2轉(zhuǎn)帳手續(xù)完畢，如有需要出納人員把付款底單復(fù)印一份給采購單位以備供應(yīng)商查詢。1.4.3有需要時(shí)采購單位承辦人通知供應(yīng)商貨款支付情況，供應(yīng)商在收到貨款后應(yīng)復(fù)印一份簽章回傳交財(cái)務(wù)部。2.4請款單2.5對帳單2.6進(jìn)口報(bào)關(guān)單2.7進(jìn)口付匯核銷單付款作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料1.2.4支票送蓋印鑒時(shí)31負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料財(cái)務(wù)單位1.5登記帳簿：1.5.1出納人員把已付款的資料單證加蓋付訖章。1.5.2財(cái)務(wù)人員根據(jù)銀行付款回單等單據(jù)登記帳簿。2.國外付款：2.1國外付款由公司財(cái)務(wù)部在依核決權(quán)限依次核準(zhǔn)后予以辦理。3.國內(nèi)付匯：3.1公司首先向外匯管理局申請列入“對外付匯進(jìn)口單位名錄”中。3.2付匯時(shí)在付匯銀行填寫“貿(mào)易進(jìn)口付匯核銷單”（一式二聯(lián)），銀行辦理付匯手續(xù)后將第二聯(lián)留存。3.3貨物進(jìn)口后按照規(guī)定在1個月內(nèi)將“貿(mào)易進(jìn)口付匯核銷單”（第一聯(lián)）、進(jìn)口報(bào)關(guān)單付匯核銷聯(lián)等相關(guān)資料單證向外匯管理局辦理核銷報(bào)審手續(xù)。付款作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料1.5登記帳簿：1.5.32負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料財(cái)務(wù)單位二.控制重點(diǎn)：1.付款時(shí)，是否經(jīng)過審核條件相符后簽付并入帳。2.對采購案交貨延期罰款暨品質(zhì)不良扣罰之列計(jì)，是否經(jīng)過詳細(xì)核對，確認(rèn)合理。3．應(yīng)付款項(xiàng)如有借方余額時(shí)，應(yīng)予追查其原因。4．應(yīng)付帳款的支付一律規(guī)定以支票，如以現(xiàn)金方式支付須符合現(xiàn)金管理規(guī)定。5．是否及時(shí)向外匯管理局辦理核銷報(bào)審手續(xù)。付款作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料二.控制重點(diǎn)：1.付款33內(nèi)部控制制度—SX014差異分析作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位一．作業(yè)程序：1.采購承辦人每月終了分類統(tǒng)計(jì)當(dāng)月物料的實(shí)際采購量并與預(yù)算需求量進(jìn)行比對，分析兩者間數(shù)量差異產(chǎn)生的合理性、可控性及對策。2.采購承辦人每月終了分類統(tǒng)計(jì)當(dāng)月各物料的實(shí)際采購金額與預(yù)算需求價(jià)值的差異，分析差異是因采購量的變動還是目標(biāo)成本未達(dá)成等因素引起。3.每月終了將本月實(shí)際采購額、采購量同上月進(jìn)行差異分析，查找引起差異的原因及改善對策。4．采購承辦人每季末統(tǒng)計(jì)當(dāng)季實(shí)際采購額、采購量跟預(yù)算進(jìn)行比較，分析差異產(chǎn)生是在合理控制范圍內(nèi)，還是超出預(yù)算范圍，如差異過大要根據(jù)生產(chǎn)實(shí)際提請財(cái)務(wù)調(diào)整預(yù)算。5.當(dāng)年度預(yù)算結(jié)束后，采購承辦人應(yīng)及時(shí)統(tǒng)計(jì)年度預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行情況，綜合分析差異的原因和解決的方法，為編制下年度預(yù)算提供合理的建議。1.使用窗體1.1預(yù)算表1.2實(shí)際采購匯總表1.3成本分析比較表內(nèi)部控制制度—SX014差異34

負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位6.訂立長期采購合約的采購價(jià)是否隨市場供求的變化而變化，是否更優(yōu)惠。7.采購數(shù)量及運(yùn)輸方式是否符合最佳經(jīng)濟(jì)效益。8.針對差異原因，提出改善的方法，其目的在于評估預(yù)算的可行性及實(shí)現(xiàn)的可能性。從而進(jìn)一步降低采購成本。二．控制重點(diǎn)：1.差異分析方法是否確能找出真正之原因。2.解決差異方法是否可行。差異分析負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)35內(nèi)部控制制度—SX015供應(yīng)商管理作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位一、作業(yè)程序：1.備案和初審：1.1供應(yīng)商備案:采購單位或公司相關(guān)部門通過電視、網(wǎng)絡(luò)等咨信收集有能力生產(chǎn)本公司所需原物料、設(shè)備、零組件的廠商,經(jīng)采購單位查詢初步認(rèn)可或廠商自行申請后按照廠商類型登記備案。1.2初審:采購單位依據(jù)請購單位提供所需物料的材質(zhì)、規(guī)格、交期、數(shù)量、技術(shù)要求等，對供應(yīng)商提供的資料進(jìn)行初步審查.2.評鑒:2.1實(shí)地評鑒：2.2.1由采購單位根據(jù)需求類型的不同，召集品管等與之相關(guān)部門組成評鑒小組對廠商進(jìn)行實(shí)地了解與評估。1.依據(jù)資料；1.1供應(yīng)商管理辦法2.使用窗體；

2.1物料跟催管制表2.2合格供應(yīng)商一覽表內(nèi)部控制制度—SX015供應(yīng)36負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位2.2.2實(shí)地考查完畢品管等相關(guān)部門據(jù)實(shí)填制“供應(yīng)商調(diào)查表”，經(jīng)部門主管審核后送采購單位存檔，作為考評供應(yīng)商能力的依據(jù)。2.3書面評鑒：若因地理或其它條件限制無法實(shí)地評鑒時(shí),亦可由供應(yīng)商以書面形式作自我評鑒.3.送樣及檢驗(yàn)：3.1經(jīng)過自薦或?qū)嵉卦u鑒后,采購單位收集相關(guān)資料及實(shí)物樣品,寄發(fā)給供應(yīng)商于規(guī)定時(shí)間提供樣品。3.2收到供應(yīng)商送交的樣品后，采購單位填寫“試用樣品通知單”轉(zhuǎn)交品管單位,品管單位安排樣品檢驗(yàn)與判定,將結(jié)果記錄于“試用樣品通知單”中送業(yè)務(wù)部審核后轉(zhuǎn)采購單位.3.3若該樣品品管單位無法直接通過檢驗(yàn)判定，則采購單位填寫“試用樣品通知單”轉(zhuǎn)交制造部，由制造部生產(chǎn)試驗(yàn)判定，并將試制結(jié)果記錄于“試用樣品通知單”上送業(yè)務(wù)部審核轉(zhuǎn)采購單位.2.3供應(yīng)商調(diào)查表2.4試用樣品通知單2.5成本變動分析比較表供應(yīng)商管理作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料2.2.2實(shí)地考查完畢品37負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位3.4樣品檢驗(yàn)合格，采購承辦人登記送樣合格的供應(yīng)商名單于《合格供應(yīng)商一覽表》中。3.5若樣品檢驗(yàn)不合格，采購單位將結(jié)果通知供應(yīng)商并可要求或自行二次送樣檢驗(yàn),若再次判定不合格則取消資格;但原物料經(jīng)總經(jīng)理特采簽準(zhǔn)后，可直接試用.4.登錄認(rèn)可:4.1采購承辦人向送驗(yàn)合格的供應(yīng)商詢價(jià)，填制“物料詢比價(jià)”表并登錄于[合格供應(yīng)商一覽表]中,由單位主管審核并經(jīng)副總級以上經(jīng)理加簽作為合格備選供應(yīng)商存檔。4.2不合格供應(yīng)商由采購單位通知限期改善,改善后再向本公司申請?jiān)u鑒,若再不合格,則取消資格.4.3符合下列情況由采購單位申請登錄為合格供應(yīng)商4.3.1客戶指定的供應(yīng)商4.3.2賣方獨(dú)占市場或市場供不應(yīng)求時(shí),由總經(jīng)理決定供應(yīng)商管理作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料3.4樣品檢驗(yàn)合格，采購38負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位4.3.3通過品質(zhì)系統(tǒng)認(rèn)證者如ISO9001、QS40000等4.3.4本程序建立之前有業(yè)務(wù)往來其品質(zhì)、交期滿足生產(chǎn)要求的供應(yīng)商，具備國際或國家認(rèn)可的知名企業(yè),有合法運(yùn)輸執(zhí)照業(yè)績優(yōu)良的運(yùn)輸服務(wù)單位,免評鑒,直接登錄為合格供應(yīng)商5.日常評核：5.1每月的評核：5.1.1每月終了采購承辦人依據(jù)實(shí)際或平均（有變動）采購價(jià)格填制成本變動分析比較表”。此表用于分析物料價(jià)格的變動趨勢及采購優(yōu)先程度的基本資料。5.1.2采購承辦人依據(jù)物料跟催管制表考評供應(yīng)商交貨的準(zhǔn)確性和協(xié)調(diào)性并作為季度考評的依據(jù)。5.2每季的評核：5.2.1評核部門的設(shè)定、評判標(biāo)準(zhǔn)及權(quán)責(zé)依供應(yīng)商管理辦法執(zhí)行。5.2.2每季終了，采購承辦人依據(jù)月度評核的供應(yīng)商交期及協(xié)調(diào)性資料匯總考評給分。供應(yīng)商管理作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料4.3.3通過品質(zhì)系統(tǒng)認(rèn)39負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位5.2.3每季終了，品管、制造等協(xié)力部門,負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商交貨品質(zhì)成績評核資料送采購單位。5.2.4采購承辦人整理資料按評核標(biāo)準(zhǔn)填制[供應(yīng)商評核表]，送部門主管和品管主管批準(zhǔn)。5.2.5根據(jù)各供應(yīng)商的考評結(jié)果采取不同的采購策略。5.2.5.1A級供應(yīng)商（90分以上）：酌情增加訂單或優(yōu)先訂購5.2.5.2B級供應(yīng)商（70-89分）：鼓勵向上不予獎勵5.2.2.3C級供應(yīng)商（60-69分）：候選供應(yīng)或限期改善，若品質(zhì)無提升取消資格5.2.2.4D級供應(yīng)商（60分以下）：取消資格5.2.5.5E平時(shí)因交期、品質(zhì)嚴(yán)重影響公司正常生產(chǎn)的供應(yīng)商可隨時(shí)取消資格供應(yīng)商管理作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料5.2.3每季終了，品管40負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位二.控制重點(diǎn)：1.供應(yīng)商提供的資料是否真實(shí)、可靠。2.供應(yīng)商日常的考核是否確實(shí)執(zhí)行。3.品質(zhì)、交期嚴(yán)重影響生產(chǎn)的供應(yīng)商是否隨時(shí)注銷資格。4.新開發(fā)的主物料供應(yīng)商是否經(jīng)檢驗(yàn)認(rèn)可后列入合格供應(yīng)商一覽表。5.有無向考評不合格供應(yīng)商發(fā)單采購。6.有無根據(jù)采購的實(shí)際隨時(shí)更新考核。Thanks!供應(yīng)商管理作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料二.控制重點(diǎn)：1.供應(yīng)41重慶XXX有限公司《采購流程》及操作詳解文件編號：版本：發(fā)布日期：編制：魏澤安

審批：抄送：受控文件重慶XXX有限公司文件編號：42SX-002采購作業(yè)之－－－預(yù)算作業(yè)流程圖供應(yīng)商管理作業(yè)

SX-015請購作業(yè)

SX-007預(yù)算作業(yè)

SX-006采購作業(yè)

SX-008驗(yàn)收作業(yè)

SX-009與合約不符作業(yè)

SX-010差異分析

SX-014記帳作業(yè)

SX-011對帳作業(yè)

SX-012付款作業(yè)

SX-013SX-002采購作業(yè)之－－－預(yù)算作業(yè)流程圖供應(yīng)商管理作業(yè)請購43SX-002采購作業(yè)之－－請購作業(yè)流程圖物料需求/請購交期報(bào)告臨時(shí)需求生產(chǎn)用材料經(jīng)常用材料專用備品配件檢查庫存是否編制采購預(yù)算調(diào)整預(yù)算核準(zhǔn)部門審核核準(zhǔn)退回需求單位采購作業(yè)否準(zhǔn)不

準(zhǔn)

不準(zhǔn)準(zhǔn)是需求單位財(cái)務(wù)單位副總/總經(jīng)理SX-002采購作業(yè)之－－請購作業(yè)流程圖物料需求/請購臨時(shí)需44SX-003采購作業(yè)之－－采購作業(yè)流程圖查詢供應(yīng)商記錄進(jìn)行采購物料需求接單審核處理國內(nèi)/國外報(bào)關(guān)進(jìn)口作業(yè)議價(jià)長期合約采購決定采購方式?jīng)Q定采購事項(xiàng)權(quán)責(zé)核準(zhǔn)發(fā)出訂單跟催管制通知收貨驗(yàn)收作業(yè)更新供應(yīng)商資料需求單位采購單位報(bào)關(guān)/采購/質(zhì)檢SX-003采購作業(yè)之－－采購作業(yè)流程圖查詢供應(yīng)商記錄進(jìn)行采45SX-004采購作業(yè)之－－驗(yàn)收作業(yè)流程圖核對物品供應(yīng)商交貨檢驗(yàn)否核對數(shù)量與合約不符合作業(yè)需求單位收貨單位財(cái)務(wù)/采購門衛(wèi)質(zhì)檢門衛(wèi)登記檢驗(yàn)否檢驗(yàn)入庫核對數(shù)量是否合格不合格SX-004采購作業(yè)之－－驗(yàn)收作業(yè)流程圖核對物品供應(yīng)商交貨檢46SX-005采購作業(yè)之－－付款作業(yè)流程圖核準(zhǔn)簽章核對總經(jīng)理采購單位財(cái)務(wù)相符否請款付款計(jì)劃核對單據(jù)付匯否國內(nèi)付匯財(cái)務(wù)處理是通知供應(yīng)商開立支票請款是否SX-005采購作業(yè)之－－付款作業(yè)流程圖核準(zhǔn)簽章核對總經(jīng)理47內(nèi)部控制制度—SX-006預(yù)算作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購部門一、作業(yè)程序1.收集整理：1.1收集公司相關(guān)部門的年度、季度、月度計(jì)劃需求量.2.分類匯總：2.1按照物料別分類匯總各部門的年度、季度、月度計(jì)劃需求量，制作采購需求預(yù)算表。2.2根據(jù)歷史和行業(yè)供銷規(guī)律審核匯總的采購需求量是否合理、經(jīng)濟(jì).3.制定目標(biāo)成本：3.1制定目標(biāo)成本應(yīng)考慮的因素：歷史價(jià)格、需求量、公司經(jīng)營策略、采購?fù)緩?、法律政策等影響因素。使用窗體：1.成本變動分析比較表；2.部門需求.內(nèi)部控制制度—SX-006預(yù)算作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重48負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購部門3.2確定單位目標(biāo)成本：結(jié)合影響價(jià)格的相關(guān)因素制定通過努力可實(shí)現(xiàn)的分月目標(biāo)成本或加權(quán)平均目標(biāo)成本。4.編制預(yù)算表：4.1采購承辦人依據(jù)確定的目標(biāo)成本、采購需求編制年度、季度、月度預(yù)算表、預(yù)算表應(yīng)反映采購單價(jià)、采購數(shù)量、采購金額。且分月、季預(yù)算采購額、采購量匯總應(yīng)與年度預(yù)算相等。4.2編制的預(yù)算表經(jīng)單位主管審核后一份留存，一份送財(cái)務(wù)部門。二、控制重點(diǎn)1.需求量的制訂是否經(jīng)濟(jì)合理。2.目標(biāo)成本的設(shè)定是否切合實(shí)際。記住，編制預(yù)算是公司資金運(yùn)用計(jì)劃中很重要的哦！預(yù)算作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購49內(nèi)部控制制度—SX007請購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)請購單位／生產(chǎn)、辦公行政一．作業(yè)程序：1、依據(jù)資料：1.請購管理：1.1存貨管理辦法1.1采購范圍：2、使用窗體：（1）生產(chǎn)用材料采購：耗用量大的原材料、包裝材料采購2.1物料需求/請購交期報(bào)告（2）經(jīng)常用材料采購：用量不大或用量大但可即購即得的辦公用品、生活用品采購2.2預(yù)算表（3）專用備品配件采購：模具專用材料、制造等設(shè)備維護(hù)、保養(yǎng)用材料采購1.2請購需求提出的權(quán)限（1）生產(chǎn)用物料請購：生產(chǎn)部門（2）經(jīng)常用物料請購：行政（3）專用備品配件請購：技術(shù)人員等請購作業(yè)內(nèi)部控制制度—SX007請購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)50負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料請購單位／生產(chǎn)、辦公行政2.檢查庫存：2.1安全庫存是否經(jīng)濟(jì)、合理，是否考慮采購時(shí)間2.2現(xiàn)有庫存量是否達(dá)請購點(diǎn)2.3請購量是否達(dá)到經(jīng)濟(jì)采購量2.4所請購物品庫存內(nèi)有無替代品或尚有庫存，是否需要緊急采購3.是否已編列預(yù)算：3.1申請人確定庫存再與本部門編制的預(yù)算核對。若超預(yù)算采購，財(cái)務(wù)部門可能無此預(yù)算，應(yīng)知會財(cái)務(wù)部門能否調(diào)整預(yù)算，若能調(diào)整預(yù)算，尚須總經(jīng)理核準(zhǔn).4.物料需求/請購交期報(bào)告之核準(zhǔn)：4.1預(yù)算內(nèi)或核準(zhǔn)的超預(yù)算請購，請購單位填寫物料需求/請購交期報(bào)告送部門主管審核后依核決權(quán)限依次核準(zhǔn)后送采購單位辦理；請購單位填制物料需求/請購交期報(bào)告需注明申購部門、到貨日期、名稱規(guī)格、數(shù)量、購買類別、申請理由、采購?fù)緩?，以利于審核和提高采購工作效率。請購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料2.檢查庫存：2.1安全51負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料請購單位／生產(chǎn)、辦公行政5.臨時(shí)性請購：5.1臨時(shí)性請購仍應(yīng)填寫物料需求/請購交期報(bào)告經(jīng)部門主管審核后送權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后方得交采購單位辦理采購作業(yè)。二．控制重點(diǎn)：1.請購是否合乎經(jīng)濟(jì)采購批量。2.物料需求/請購交期報(bào)告上到貨期是否明確，有無應(yīng)特別注意事項(xiàng)3.庫存存量不足或達(dá)采購點(diǎn)時(shí)有無主動提出購物申請單。4.安全庫存量是否標(biāo)準(zhǔn)及合理5.物料需求/請購交期報(bào)告之請購核決權(quán)限是否符合規(guī)定。請購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料5.臨時(shí)性請購：5.1臨52內(nèi)部控制制度—SX008采購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)采購單位一．作業(yè)程序：1.接單審核處理：1.1采購承辦人接受物料需求/請購交期報(bào)告時(shí)應(yīng)檢查其是否依權(quán)責(zé)核準(zhǔn)、內(nèi)容是否完備、到貨時(shí)間是否合理等，物料需求/請購交期報(bào)告。未經(jīng)核準(zhǔn)采購單位不得受理。1.2采購單位在無法按要求到貨的情況下為保證正常生產(chǎn)，應(yīng)采取替代方案并及時(shí)通知請購單位。2．查詢供貨商資料：2.1準(zhǔn)備采購2.2調(diào)閱合格供貨商資料，了解過去采購及詢價(jià)紀(jì)錄2.3向廠商詢價(jià)1.依據(jù)資料：1.1采購管理程序；1.2供貨商管理程序。2.使用窗體：2.1合格供貨商一覽表；2.2物料需求/請購交期報(bào)告；內(nèi)部控制制度—SX008采購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)53負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)采購單位3.決定購買方式：3.1詢價(jià)：先以本公司合格供貨商為優(yōu)先，以電話、傳真等方式至少向二家供應(yīng)商詢價(jià)。3.2比價(jià)：對同一采購事項(xiàng)，采購承辦人從供應(yīng)商報(bào)價(jià)單中最少選擇二家進(jìn)行比價(jià)。比價(jià)應(yīng)從以下幾個方面考慮：A、付款期間長短：相同條件下，付款期間越長價(jià)格越優(yōu)。B、報(bào)價(jià)是否含稅：相同條件下，報(bào)價(jià)越低價(jià)格越優(yōu)。C、發(fā)票類型：價(jià)格相同，含抵扣聯(lián)的發(fā)票優(yōu)于普通發(fā)票，一般納稅人優(yōu)于小規(guī)模納稅人；價(jià)格不同時(shí)，若取得含抵扣聯(lián)發(fā)票應(yīng)先把含稅價(jià)格還原成不含稅后進(jìn)行比較，不含稅價(jià)格低者優(yōu)之；不同發(fā)票之間考慮可抵扣的價(jià)格后進(jìn)行比價(jià)。D、送貨方式：相同條件下，送貨到廠優(yōu)于自取。2.3采購合約；2.4物料詢比價(jià)表；2.5報(bào)價(jià)單；2.6物料跟催管制表。采購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)3.決定購買方式：3.154負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位3.3若有以下特殊情形，可不必執(zhí)行比價(jià)作業(yè)：A．獨(dú)家制造B．獨(dú)家代理C.原廠牌配件無法替代E．采購金額較小（100元以下）不需比價(jià)，但仍以詢價(jià)方式向最低價(jià)供應(yīng)廠商采購之，并以采購合約向供貨商訂貨F.客戶指定3.4議價(jià)：經(jīng)詢價(jià)、比價(jià)再選擇品質(zhì)穩(wěn)定價(jià)格較低之廠商進(jìn)行議價(jià)采購。3.5長期合約采購：向品質(zhì)穩(wěn)定簽訂長期供應(yīng)合約的供應(yīng)商采購。4.決定訂購事項(xiàng)：4.1承辦人備妥資料制作采購合約，經(jīng)部門主管審核后送權(quán)責(zé)主管簽核。2.3采購合約；2.4物料詢比價(jià)表；2.5報(bào)價(jià)單；2.6物料跟催管制表。采購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料3.3若有以下特殊情形55負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位4.2采購合約應(yīng)注明供應(yīng)商名稱、品名規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、送貨方式、保質(zhì)期、允收范圍、違約處理及金額等合約要素。5.發(fā)出采購合約：5.1經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)的采購合約由承辦人發(fā)單采購，并要求供應(yīng)商簽章回傳存檔。5.2采購承辦人依據(jù)供應(yīng)商回傳的采購合約制作三聯(lián)式“廠商進(jìn)貨通知單”分發(fā)給收貨單位、品管及相關(guān)部門。6.跟催管制：6.1采購承辦人發(fā)出采購合約后填寫“物料跟催管制表”對采購物料進(jìn)行跟催，以免延遲交貨而影響正常的生產(chǎn)經(jīng)營。7.通知收貨：7.1與供應(yīng)商確定交貨時(shí)間后采購承辦人應(yīng)及時(shí)通知收貨單位作好收貨的準(zhǔn)備工作。采購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料4.2采購合約應(yīng)注明供應(yīng)56負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位二、控制重點(diǎn)：1.物料需求/請購交期報(bào)告是否確實(shí)經(jīng)請購流程且經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。2.詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)分析是否適當(dāng)。3.長期采購合約的價(jià)格在市場行情發(fā)生變動時(shí)有無與供應(yīng)商協(xié)調(diào)根據(jù)市場價(jià)格進(jìn)行調(diào)整。4.采購合約的各項(xiàng)要素是否齊全完備。5.物料跟催管制是否確實(shí)執(zhí)行。控制重點(diǎn)的要素您清楚了嗎？采購作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料二、控制重點(diǎn)：1.物料需57內(nèi)部控制制度—SX009驗(yàn)收作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料收貨單位&質(zhì)檢單位一.作業(yè)程序：1.收料準(zhǔn)備：1.1請購單位在接到“廠商進(jìn)貨通知單”，應(yīng)依采購類別、數(shù)量及約定交貨日期，預(yù)留倉位及卸料工具作好卸貨的準(zhǔn)備工作。2.廠商交貨：2.1國內(nèi)供應(yīng)商交貨時(shí)，應(yīng)備妥送貨單、檢驗(yàn)報(bào)告（有要求時(shí)）于指定地點(diǎn)交貨，現(xiàn)金結(jié)算的供應(yīng)商隨貨附帶發(fā)票。2.2如有涉及國外進(jìn)口交貨時(shí)，應(yīng)取得廠商之裝運(yùn)文件，以便辦理報(bào)關(guān)手續(xù)。3.保安檢查登記：3.1供應(yīng)商送貨車輛進(jìn)廠時(shí)，保安在“車輛登記簿”上登記，并通知請單位收料，同時(shí)指示廠商卸貨地點(diǎn)。1.依據(jù)資料：1.1采購管理程序1.2進(jìn)料檢驗(yàn)程序1.3特采作業(yè)程序內(nèi)部控制制度—SX009驗(yàn)收作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)58負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)收貨單位&質(zhì)檢單位4.倉庫收料：4.1卸貨前，收貨員應(yīng)先依《廠商進(jìn)貨通知單》核對所送物品是否相符，核對無誤再行卸貨，并清點(diǎn)數(shù)量辦理簽收手續(xù)。4.2屬計(jì)重或液體材料入廠時(shí)，收貨單位應(yīng)過磅或其他合理的方法進(jìn)行計(jì)量并履行簽收手續(xù)。4.3收貨員在簽收供應(yīng)商送貨單時(shí)，如果送貨數(shù)量與《廠商進(jìn)貨通知單》上采購量不符時(shí)，少交部分應(yīng)據(jù)實(shí)簽收；超交部分應(yīng)首先核對是否超過允收范圍，未超出允收范圍的按實(shí)際數(shù)量簽收，超出允收范圍部分，按照合約規(guī)定處理。5.檢驗(yàn)及入庫：5.1收料后，收貨員應(yīng)依進(jìn)料檢驗(yàn)程序相關(guān)規(guī)定處理：5.1.1特殊材料可依進(jìn)料檢驗(yàn)程序相關(guān)規(guī)定予以免檢，平時(shí)收貨單位直接把簽收的送貨單送材料會計(jì)制作進(jìn)貨單后辦理入庫手續(xù)；但為加強(qiáng)進(jìn)料品質(zhì)，每半年應(yīng)進(jìn)行一次品質(zhì)抽檢。2.使用窗體：2.1物料需求/請購交期報(bào)告2.2進(jìn)貨單2.3車輛登記簿驗(yàn)收作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)4.倉庫收料：4.1卸貨59負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)收貨單位&質(zhì)檢單位5.1.2包裝紙箱、五金件、色母、等依進(jìn)料檢驗(yàn)程序規(guī)定必檢的物料，收貨員通知品管部門取樣檢驗(yàn)，未接到《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單》前不得辦理入庫手續(xù)。5.1.3生活用品、辦公用品等依進(jìn)料檢驗(yàn)程序規(guī)定未列入檢驗(yàn)范圍的物料，收貨單位直接驗(yàn)收辦理入庫手續(xù)。5.2品管部收到《廠商進(jìn)貨通知單》及收貨單位的通知，依據(jù)物料標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定及判定標(biāo)準(zhǔn)，采取隨機(jī)抽樣的方法，務(wù)必使所取樣品具代表性，再按驗(yàn)收項(xiàng)目逐項(xiàng)檢驗(yàn)并填制《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單》?！哆M(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單》一聯(lián)存檔，一聯(lián)送生產(chǎn)，另一聯(lián)在隨同送貨單轉(zhuǎn)采購單位。5.3若IQC檢驗(yàn)判定來料合格，品管IQC檢驗(yàn)員在供應(yīng)商送貨單上簽收，并隨同《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單》交給收貨單位；檢驗(yàn)記錄判定來料不合格按照退貨、特采作業(yè)方式處理。5.4收貨員把《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單》會同送貨單送材料會計(jì)。2.4進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單2.5特采申請單2.6廠商進(jìn)貨通知單2.7物料標(biāo)示卡驗(yàn)收作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)5.1.2包裝紙箱、五金60負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料收貨單位&質(zhì)檢單位5.5材料會計(jì)復(fù)核《送貨單》、《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單》制作《進(jìn)貨單》并登記庫存材料收/發(fā)/存明細(xì)帳?！哆M(jìn)貨單》采用三聯(lián)式，一聯(lián)存底，其余二聯(lián)隨同《送貨單》、《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單》送采購單位。5.6收貨員依據(jù)《進(jìn)貨單》把檢驗(yàn)合格的物料登入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)自動更新存貨資料。待物料進(jìn)倉位后，填制「物料標(biāo)示卡」標(biāo)識于物料處，「物料標(biāo)示卡」應(yīng)注明物料的數(shù)量、規(guī)格、產(chǎn)地、生產(chǎn)時(shí)間及進(jìn)貨時(shí)間。6.退貨作業(yè)：6.1若IQC檢驗(yàn)判定物料不合格，品管部主管應(yīng)在進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單上簽示“退換”或“拒收”的處理決定，并送生產(chǎn)、采購單位主管簽收。6.2如判定為退換或拒收，則6.2.1采購單位根據(jù)《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單》通知廠商處理退貨事宜。驗(yàn)收作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料5.5材料會計(jì)復(fù)核《送61負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)6.2.2收貨單位根據(jù)進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單制作《物品攜出管制單》，經(jīng)部門主管簽核后辦理退貨事宜，值班保安依《物品攜出管制單》核實(shí)貨物無誤后給予放進(jìn)。若已入庫或已在生產(chǎn)線生產(chǎn)，生產(chǎn)和收貨應(yīng)單位辦理退倉、退庫手續(xù)。6.2.3廠商取回退貨后，重新交新貨，作業(yè)程序同上。6.2.4如因急需的物料，請購單位開立《特采申請單》給采購、生產(chǎn)、業(yè)務(wù)部門主管簽示送總（副）經(jīng)理核準(zhǔn)，并按特采程序作業(yè)。7.更新記錄：7.1合格供應(yīng)廠商每季度評價(jià)一次，如評價(jià)結(jié)果不合格者注銷其資格，但平時(shí)對交期、品質(zhì)嚴(yán)重影響公司生產(chǎn)經(jīng)營的供應(yīng)商，可隨時(shí)注銷其資格。驗(yàn)收作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)6.2.2收貨單位根據(jù)進(jìn)62負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)二．控制重點(diǎn)：1.收貨點(diǎn)驗(yàn)是否確實(shí)執(zhí)行，驗(yàn)收之品質(zhì)、數(shù)量是否確實(shí)。2.相關(guān)人員是否依規(guī)定簽章以明責(zé)任。3.入庫的貨品是否均記入帳。4.檢驗(yàn)不合格物料是否按作業(yè)程序處理。有無違規(guī)辦理入倉。驗(yàn)收的所有程序及控制重點(diǎn)，通過講解您清楚了嗎？想一想為什么要這樣做？驗(yàn)收作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)控制重點(diǎn)二．控制重點(diǎn)：1.收貨點(diǎn)63內(nèi)部控制制度—SX010與合約不符作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位&財(cái)務(wù)部門一．作業(yè)程序：1.逾期未交貨的交易，采購承辦人記錄跟催管制表以電話或傳真方式催辦。2.供應(yīng)商未按約交貨，或超過寬展期仍不能按期交貨，依照合約規(guī)定處理；若情況特殊，擬訂處理方案報(bào)請權(quán)責(zé)人核準(zhǔn)后執(zhí)行。3.違約造成公司損失，首先雙方協(xié)商解決，如果無法通過協(xié)商達(dá)成一致，則由采購單位負(fù)責(zé)收集整理資料委請律師提請?jiān)V訟通過法律解決。4．所交物料的品質(zhì)、規(guī)范不盡符合但可使用，亦屬違約之一，如因生產(chǎn)急需，不能等候更換，改以減價(jià)收貨者，由采購承辦人將計(jì)算處理方式填入《品質(zhì)異常聯(lián)絡(luò)＆矯正單》呈請核準(zhǔn)后執(zhí)行。5.將違合約情形、公司損失及處理過程,列入供貨商往來記錄。1.使用窗體1.1特采申請單1.2品質(zhì)異常聯(lián)通絡(luò)＆矯正單內(nèi)部控制制度—SX010與合約不符作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控64負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位&財(cái)務(wù)部門6.索賠退換有影響到應(yīng)付帳款金額者，采購單位應(yīng)以內(nèi)部連絡(luò)單通知財(cái)務(wù)部更正帳款金額二．控制重點(diǎn)：1.各項(xiàng)違約是否依供貨商管理辦法及合約之規(guī)定處理。2.逾期罰款按逾期天數(shù)依合約規(guī)定計(jì)算扣除。3.所交貨品如因檢驗(yàn)不合格退貨更換者，其交貨日期應(yīng)以掉換補(bǔ)送到達(dá)日期為準(zhǔn)。4.如因不可抗力而申請逾期免罰者，是否有事后出具的相關(guān)資料。5.廠商違約不交貨品，因而另行采購造成的價(jià)差原則得由原訂約供貨商負(fù)擔(dān)。6.違約案件是否依合約規(guī)定執(zhí)行，處理方式呈權(quán)責(zé)主管批準(zhǔn)。與合約不符作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料6.索賠退換有影響到應(yīng)付65內(nèi)部控制制度—SX011對帳作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位一．作業(yè)程序：

1.資料整理：

1.1采購承辦人收集材料會計(jì)及生計(jì)、品管單位送交的“送貨單”、“進(jìn)貨單”、“進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單”、“特采申請單”等單據(jù)依供應(yīng)商別按用途整理歸檔?！斑M(jìn)貨單”、“送貨單”、“物料需求/請購交期報(bào)告”、“采購合約”作為對帳及記帳、付款的資料，“進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告單”、“特采申請單”作為供應(yīng)商考評管理的資料。1.2采購承辦人依據(jù)已整理的資料按供應(yīng)商別自制對帳單。1.3采購承辦人收集整理各供應(yīng)商按規(guī)定要求制作的對帳單。1.3.1對帳的時(shí)間：當(dāng)月28日。1.依據(jù)資料：

1.1企業(yè)財(cái)務(wù)制度2.使用窗體2.1供應(yīng)商對帳單2.2自制對帳單內(nèi)部控制制度—SX011對帳作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)66負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位1.3.2送達(dá)的時(shí)間：當(dāng)月28日前送達(dá)，逾期順延。1.3.3規(guī)定的格式：注明采購合約和送貨單號碼、數(shù)量、價(jià)格等內(nèi)容。2.對帳：2.1月結(jié)方式的供應(yīng)商每月核對，現(xiàn)金結(jié)算方式的供應(yīng)商每筆核對。2.2供應(yīng)商對帳單和自制對帳單進(jìn)行核對，復(fù)核無誤采購承辦人應(yīng)通知供應(yīng)商開具發(fā)票（含抵扣聯(lián)發(fā)票）于次月5日前送達(dá)；有異議應(yīng)及時(shí)查找原因。2.3若未按期送達(dá)帳單或發(fā)票者，則對帳、記帳自動順延至實(shí)際收到帳單的次月。2.4如果供應(yīng)商不能提供增值稅抵扣聯(lián)發(fā)票，應(yīng)作扣稅處理。3.提交資料：2.3進(jìn)貨單2.4采購合約2.5發(fā)票2.6B/L

對帳作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料1.3.2送達(dá)的時(shí)間：當(dāng)67負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位3.1采用月結(jié)方式的供應(yīng)商，采購單位月末將供應(yīng)商提供的發(fā)票、對帳單、送貨單和采購合約、進(jìn)貨單送財(cái)務(wù)應(yīng)付會計(jì)作記帳處理。3.2采用現(xiàn)金結(jié)算方式的供應(yīng)商，每次收貨采購承辦人將供應(yīng)商提供的發(fā)票、對帳單、送貨單和采購合約、進(jìn)貨單提交財(cái)務(wù)部。3.3如涉及有國外供應(yīng)商采用月結(jié)或現(xiàn)結(jié)方式的，應(yīng)提供Packing、invoice、B/L、進(jìn)貨單、報(bào)關(guān)單給財(cái)務(wù)部；如果安排別的公司代付款時(shí)應(yīng)另外復(fù)印一份給代理公司。二．控制重點(diǎn)：1.送貨單所載物品、數(shù)量是否與采購合約一致。2.少交的部分是否扣除，超交部分是否按照合約處理。3.記帳單價(jià)是否與采購合約記載的一致。4.發(fā)票金額與實(shí)際采購金額是否一致，品質(zhì)異常狀況是否履行扣款手續(xù)。5.未取得抵扣聯(lián)發(fā)票的供應(yīng)商是否扣除稅款部分。對帳作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料3.1采用月結(jié)方式的68內(nèi)部控制制度—SX012記帳作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料財(cái)務(wù)單位一、作業(yè)程序：1.受理：1.1采用月結(jié)方式的供應(yīng)商，采購單位應(yīng)于每月23日前將全部對帳資料提交財(cái)務(wù)部，但提供增值稅發(fā)票的供應(yīng)商可延長至當(dāng)月25日。1.2采用現(xiàn)金結(jié)算方式的供應(yīng)商，采購單位應(yīng)每單提交資料給財(cái)務(wù)部。1.3財(cái)務(wù)應(yīng)付會計(jì)受理采購單位提交的資料清單。為避免貨款未及時(shí)記帳或付款引起的爭議，財(cái)務(wù)應(yīng)付款會計(jì)應(yīng)在采購承辦人提交供應(yīng)商資料上履行簽收手續(xù)。

2.復(fù)核：2.1財(cái)務(wù)應(yīng)付會計(jì)詳盡復(fù)核資料單據(jù)間的勾稽關(guān)系。如有不符事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)通知采購單位1.依據(jù)資料：

1.1企業(yè)財(cái)務(wù)制度

1.2企業(yè)會計(jì)制度2.使用窗體

2.1供應(yīng)法商對帳單2.2報(bào)價(jià)單

2.3進(jìn)貨單2.4采購合約2.5發(fā)票內(nèi)部控制制度—SX012記帳作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)69負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料財(cái)務(wù)單位2.2財(cái)務(wù)部支付貨款結(jié)算時(shí)點(diǎn)之規(guī)定，現(xiàn)金結(jié)算方式的供應(yīng)商以發(fā)票日作結(jié)算點(diǎn)；用月結(jié)方式的供應(yīng)商以月末最后一日為結(jié)算點(diǎn)。3.登記帳簿：3.1財(cái)務(wù)應(yīng)付會計(jì)復(fù)核資料清單無誤后登記應(yīng)付帳款總帳、應(yīng)付帳款明細(xì)帳，并制作付款計(jì)劃書按照結(jié)算方式的不同呈總經(jīng)理室。二、控制重點(diǎn)：1.單據(jù)有無修改，是否簽章以明晰責(zé)任。2.單價(jià)是否與采購合約記載的一致。3.取得的發(fā)票是否真實(shí)、合法、有效。記帳作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料2.2財(cái)務(wù)部支付貨款結(jié)算70內(nèi)部控制制度—SX013付款作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料財(cái)務(wù)單位一．作業(yè)程序：1.國內(nèi)付款：1.1提請付款：1.1.1采購單位將到期應(yīng)付款填制“請款單”提前一周呈總經(jīng)理辦公室辦理請款。1.1.2“請款單”依核決權(quán)限依次核準(zhǔn)后送交財(cái)務(wù)部付款。1.2開立支票：1.2.1出納收到付款資料應(yīng)注意其所附單據(jù)是否已齊備、大小寫是否一致，無異議開立支票1.2.2除1000元以下可用現(xiàn)金支付外，其貨款原則上通過銀行辦理轉(zhuǎn)帳結(jié)算。1.2.3收款人名稱應(yīng)與采購合約一致，沒有委托授權(quán)書，不得通過第三人或第三地支付貨款。1.依據(jù)資料；1.1企業(yè)會計(jì)制度2.使用窗體；2.1采購合約2.2進(jìn)貨單2.3送貨單內(nèi)部控制制度—SX013付款作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)71負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料財(cái)務(wù)單位1.2.4支票送蓋印鑒時(shí)應(yīng)在付款計(jì)劃書上注明銀行帳號、支票號碼及日期。1.2.5支（本）票之到期日應(yīng)與付款條件相符。1.3蓋?。?.3.1將填妥支票送權(quán)責(zé)主管審核、蓋章。1.3.2須先審核各項(xiàng)憑證是否齊全，始可蓋章。1.4轉(zhuǎn)帳付款：1.4.1出納人員到銀行辦理轉(zhuǎn)帳付款手續(xù)。1.4.2轉(zhuǎn)帳手續(xù)完畢，如有需要出納人員把付款底單復(fù)印一份給采購單位以備供應(yīng)商查詢。1.4.3有需要時(shí)采購單位承辦人通知供應(yīng)商貨款支付情況，供應(yīng)商在收到貨款后應(yīng)復(fù)印一份簽章回傳交財(cái)務(wù)部。2.4請款單2.5對帳單2.6進(jìn)口報(bào)關(guān)單2.7進(jìn)口付匯核銷單付款作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料1.2.4支票送蓋印鑒時(shí)72負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料財(cái)務(wù)單位1.5登記帳簿：1.5.1出納人員把已付款的資料單證加蓋付訖章。1.5.2財(cái)務(wù)人員根據(jù)銀行付款回單等單據(jù)登記帳簿。2.國外付款：2.1國外付款由公司財(cái)務(wù)部在依核決權(quán)限依次核準(zhǔn)后予以辦理。3.國內(nèi)付匯：3.1公司首先向外匯管理局申請列入“對外付匯進(jìn)口單位名錄”中。3.2付匯時(shí)在付匯銀行填寫“貿(mào)易進(jìn)口付匯核銷單”（一式二聯(lián)），銀行辦理付匯手續(xù)后將第二聯(lián)留存。3.3貨物進(jìn)口后按照規(guī)定在1個月內(nèi)將“貿(mào)易進(jìn)口付匯核銷單”（第一聯(lián)）、進(jìn)口報(bào)關(guān)單付匯核銷聯(lián)等相關(guān)資料單證向外匯管理局辦理核銷報(bào)審手續(xù)。付款作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料1.5登記帳簿：1.5.73負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料財(cái)務(wù)單位二.控制重點(diǎn)：1.付款時(shí)，是否經(jīng)過審核條件相符后簽付并入帳。2.對采購案交貨延期罰款暨品質(zhì)不良扣罰之列計(jì)，是否經(jīng)過詳細(xì)核對，確認(rèn)合理。3．應(yīng)付款項(xiàng)如有借方余額時(shí)，應(yīng)予追查其原因。4．應(yīng)付帳款的支付一律規(guī)定以支票，如以現(xiàn)金方式支付須符合現(xiàn)金管理規(guī)定。5．是否及時(shí)向外匯管理局辦理核銷報(bào)審手續(xù)。付款作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料二.控制重點(diǎn)：1.付款74內(nèi)部控制制度—SX014差異分析作業(yè)負(fù)責(zé)單位作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購單位一．作業(yè)程序：1.采購承辦人每月終了分類統(tǒng)計(jì)當(dāng)月物料的實(shí)際采購量并與預(yù)算需求量進(jìn)行比對，分析兩者間數(shù)量差異產(chǎn)生的合理性、可控性及對策。2.采購承辦人每月終了分類統(tǒng)計(jì)當(dāng)月各物料的實(shí)際采購金額與預(yù)算需求價(jià)值的差異，分析差異是因采購量的變動還是目標(biāo)成本未達(dá)成等因素引起。3.每月終了將本月實(shí)際采購額、采購量同上月進(jìn)行差異分析，查找引起差異的原因及改善對策。4．采購承辦人每季末統(tǒng)計(jì)當(dāng)季實(shí)際采購額、采購量跟預(yù)算進(jìn)行比較，分析差異產(chǎn)生是在合理控制范圍內(nèi)，還是超出預(yù)