六輪安徽項目辦檔案管理 課件

六輪安徽項目辦檔案管理

六輪安徽項目辦檔案管理

目的意義收集范圍管理原則分類方法常規(guī)資料項目活動資料管理方式目的意義檔案管理的目的及意義檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，是保障項目工作規(guī)范開展的重要保證在信息分享的過程中要做到：正確、及時、完整以便于：1、開展督導評估工作2、項目工作經(jīng)驗的推廣3、信息查詢的方便、快捷檔案管理的目的及意義資料收集范圍所有與項目有關的具有保存價值的資料，都屬于資料收集的范圍檔案資料管理是一項常規(guī)的工作，包括資料的收集、整理、分析和存檔以及結果的發(fā)布等檔案資料管理也是一項長期的工作，所以項目實施單位在活動過程中要及時收集、整理與項目相關的各種資料資料收集范圍檔案管理原則專人負責、規(guī)范整理、集中管理活動結束7天內完成資料（會議、培訓、督導等）

收集整理存檔檔案管理原則檔案管理原則電子版的材料應及時備份、專人管理、層次分明，以便于查詢和利用做好電腦安全工作和檔案數(shù)據(jù)保密工作對涉密數(shù)據(jù)文件必須加密碼保存，杜絕敏感數(shù)據(jù)和重要文件的泄漏檔案管理原則檔案資料分類方法_常規(guī)資料11、管理制度包括：項目辦公室組織管理制度及人員分工財務管理制度設備（供應品）及固定資產(chǎn)管理定期例會制度檔案管理制度信息管理督導評估制度等檔案資料分類方法_常規(guī)資料1檔案資料分類方法_常規(guī)資料22、收文、發(fā)文收文和發(fā)文都應該有簽批、登記發(fā)文可按時間順序排列，收文可分部門、按時間排列檔案資料分類方法_常規(guī)資料2檔案資料分類方法_常規(guī)資料33、工作計劃：按類別和時間排列。

4、工作總結：按類別和時間排列。

5、各類報表：分本級報表和下級報表兩種。按照內容和領域進行分類，每類按時間排列。檔案資料分類方法_常規(guī)資料3檔案資料分類方法-常規(guī)資料4

6、財務管理資料：包括財務報表、財務報告、審計報告等，分類別、按時間順序排列。

7、設備供應品資料：分類別，按時間排列。

8、工作動態(tài)/簡報/通訊：可分為國家、省級、本級、其他等四類，每類按照時間排列檔案資料分類方法-常規(guī)資料4檔案資料分類方法-常規(guī)資料59、基線調查資料：根據(jù)基線調查要求，可包括方案、計劃、原始調查表、訪談記錄、數(shù)據(jù)庫、總結、分析報告、地圖等。10、項目協(xié)議：包括上級與本級、本級與項目實施單位、項目辦與相關項目工作人員簽署的項目協(xié)議。11、常用信息：項目有關人員的聯(lián)絡方式、職責分工、相關表格等。檔案資料分類方法-常規(guī)資料5檔案資料分類方法-項目活動1、培訓材料：（1）參加上級培訓，主要內容包括：培訓通知、日程、參會人員回執(zhí)原件、通訊錄、培訓講義、培訓體會/小結（必須包括時間、地點、參與人員、主要內容、產(chǎn)出、體會）等。可按部門、按時間進行排列。（2）本級舉辦培訓，主要內容包括：培訓通知、日程、簽到簿、通訊錄、培訓講義、總結（時間、地點、參與人員、主要目的、內容、培訓產(chǎn)出、效果評價）、活動聲像資料活動預/決算。檔案資料分類方法-項目活動2、會議材料：（1）參加上級會議，主要內容包括：會議通知、日程、通訊錄、會議材料、會議體會/小結（時間、地點、參與人員、主要內容、產(chǎn)出、體會）等。（2）本級舉辦會議，主要內容包括：會議通知、日程、簽到簿、通訊錄、會議現(xiàn)場材料、會議記錄、會議紀要或總結（時間、地點、參與人員、主要目的、內容、效果評價）、活動聲像資料、預/決算等。2、會議材料：3、宣傳活動資料主要內容包括：通知、實施方案或工作計劃、簽到簿、通訊錄、宣傳相關過程材料、總結（時間、地點、參與人員、主要目的、內容、效果評價）、聲像資料、預/決算等。3、宣傳活動資料4、督導評估資料主要內容包括：督導通知、督導方案/計劃（包括督導目的、督導對象、督導方法、人員分工、時間安排、評分標準及要求）、現(xiàn)場督導記錄和督導報告[包括督導時間、地點、人員、督導內容和方法、督導結果（包括上次督導問題的落實情況、工作亮點及經(jīng)驗、存在的問題和解決問題的建議）]。4、督導評估資料六輪安徽項目活動資料主要內容項目建議書（原始稿）評審意見書項目建議書（修改稿）協(xié)議書實施過程材料（包括通知、講稿、人員名單、小結、出臺的文件、相應的聲像資料、新聞報道及其他佐證材料）項目進度報告（申請項目超過一個季度的需每季度定期提交項目進度報告，內容包括項目活動在一個季度中組織和實施工作的進展、財務進展等）六輪安徽項目活動資料主要內容現(xiàn)場督導評估材料（具體包括是否按照計劃和預算開展工作，檔案材料是否整齊、完整，財務執(zhí)行情況等）完工總結報告（具體包括項目的組織實施過程、項目產(chǎn)出、預期目標完成情況及財務決算等）竣工驗收報告（由督導單位執(zhí)行，具體內容包括是否按照計劃開展工作，是否按照預算支出，進度報告是否及時提交以及檔案資料是否整齊、完整等）?，F(xiàn)場督導評估材料（具體包括是否按照計劃和預算開展工作，檔案材六輪安徽項目活動主要的目標人群暗娼和嫖客男男性行為者校外青少年艾滋病感染者/艾滋病人及其家庭受艾滋病影響的兒童

針對以上目標人群，六輪安徽項目活動分為四個領域：MSM干預領域、暗娼和嫖客干預領域、校外青少年干預領域、艾滋病人及兒童關懷領域。六輪安徽項目活動主要的目標人群六輪安徽項目活動資料收集（1）發(fā)放宣傳資料及安全套：發(fā)放記錄表、現(xiàn)場活動聲像資料（2）咨詢檢測：咨詢記錄、檢測單、檢測結果（3）轉介服務：轉介單及轉介回執(zhí)六輪安徽項目活動資料收集六輪安徽項目活動資料收集2（4）干預、外展服務：現(xiàn)場活動記錄、活動照片、活動小結（5）招募志愿者/同伴教育員：簽訂協(xié)議書，明確工作任務（6）同伴教育：現(xiàn)場活動照片、工作記錄六輪安徽項目活動資料收集2（4）干預、外展服務：現(xiàn)場活動記錄六輪安徽項目活動資料收集3（7）培訓：通知、日程、簽到、預/決算、講義、照片、小結（8）會議：通知、日程、簽到、預/決算、會議記錄、照片、小結；如是例會，可僅作會議記錄、并留有影像資料等佐證材料。六輪安徽項目活動資料收集3（7）培訓：通知、日程、簽到、預/六輪安徽項目活動資料收集4（9）有獎競賽：活動方案、物品發(fā)放記錄、活動小結、現(xiàn)場照片（10）舉辦晚會：節(jié)目單、照片、晚會小結（11）興趣小組活動：現(xiàn)場活動照片、簽到、活動記錄、活動小結六輪安徽項目活動資料收集4（9）有獎競賽：活動方案、物品發(fā)放六輪安徽項目活動資料收集5（12）聘請專業(yè)技術人員：聘書/合同（13）編印培訓教材：編印小組成員名單、教材。（14）技術指導/培訓：技術小組成員名單、指導/培訓內容、滿意度調查、受益者簽名、現(xiàn)場照片、小結。（15）產(chǎn)品推介會：通知、議程、會議記錄、簽到、現(xiàn)場照片、預/結算、小結六輪安徽項目活動資料收集5（12）聘請專業(yè)技術人員：聘書/合六輪安徽項目活動資料收集6（16）基線調查：調查方案、調查表、現(xiàn)場照片、基線分析報告、調查小結（17）調查評估：調查方案、調查表、調查報告/小結、活動照片（18）終期評估：調查問卷、訪談記錄、活動照片、調查報告/總結六輪安徽項目活動資料收集6（16）基線調查：調查方案、調查表六輪安徽項目活動資料收集7（19）對HIV病人隨訪/檢測：隨訪表/記錄、檢測單、現(xiàn)場照片、（20）心理咨詢：咨詢記錄（21）家訪：家訪記錄表、被訪者簽名、照片、總結（22）項目區(qū)考察：考察日程、人員名單、活動照片、交流材料、考察報告六輪安徽項目活動資料收集7（19）對HIV病人隨訪/檢測：隨五、項目資料管理方式

項目資料保存形式包括紙質檔案、電子文件檔案、聲像資料檔案、年度資料匯編和上墻信息等。各類形式檔案資料應分別保存，每類形式資料應參照上述方法分類保存，且分類方法要保持一致。五、項目資料管理方式

項目資料保存形式包括紙質檔案、電子文五、項目資料管理方式

1.紙質檔案：分類、裝訂成冊，以檔案盒（袋）的形式保存。2.電子文件檔案：包括所有電子版的文檔和聲像資料，各類資料可以根據(jù)不同的載體形式分別保存，并定期進行備份。五、項目資料管理方式

1.紙質檔案：分類、裝訂成冊，以檔案盒五、項目資料管理方式

3.聲像資料檔案：指與項目有關的聲音、圖像和影像資料，各類資料可以根據(jù)不同的載體形式分別保存。4.上墻信息：包括全球基金項目管理機構示意圖、項目辦公室職責和分工、各種制度等相關信息。5.年度資料匯編：對于定期產(chǎn)出的資料可以考慮在一個項目年度結束后，分別進行統(tǒng)一裝訂，形成年度資料匯編。五、項目資料管理方式

3.聲像資料檔案：指與項目有關的聲音、五、項目資料管理方式

針對不同保存形式的資料，應分別建立資料檔案信息一覽表，詳細說明存檔資料的內容，包括分類信息（包括檔案盒/袋編號、類別、序號等）和資料信息（名稱、數(shù)量、提供者、存檔時間、保管人等），上述信息應在資料存檔時由保管人及時填寫。各類檔案盒（袋）編號必須是唯一的，可采用多級編碼的形式，便于增加類目。五、項目資料管理方式

針對不同保存形式的資料，應分別建立資料五、項目資料管理方式

紙質檔案、年度資料匯編和聲像資料檔案在資料保存盒上注明本盒資料類別和資料信息，電子文檔可以用文件夾和文件名稱表示資料類別和時間、內容等基本信息，上述信息應與資料檔案信息一覽表內容保存一致，以便于資料查詢。紙質檔案資料應有資料借閱情況的信息，包括所借閱資料名稱，借閱日期、借閱人簽字、歸還日期以及保管人簽字等。五、項目資料管理方式

紙質檔案、年度資料匯編和聲像資料檔案在謝謝！謝謝！六輪安徽項目辦檔案管理

六輪安徽項目辦檔案管理

目的意義收集范圍管理原則分類方法常規(guī)資料項目活動資料管理方式目的意義檔案管理的目的及意義檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，是保障項目工作規(guī)范開展的重要保證在信息分享的過程中要做到：正確、及時、完整以便于：1、開展督導評估工作2、項目工作經(jīng)驗的推廣3、信息查詢的方便、快捷檔案管理的目的及意義資料收集范圍所有與項目有關的具有保存價值的資料，都屬于資料收集的范圍檔案資料管理是一項常規(guī)的工作，包括資料的收集、整理、分析和存檔以及結果的發(fā)布等檔案資料管理也是一項長期的工作，所以項目實施單位在活動過程中要及時收集、整理與項目相關的各種資料資料收集范圍檔案管理原則專人負責、規(guī)范整理、集中管理活動結束7天內完成資料（會議、培訓、督導等）

收集整理存檔檔案管理原則檔案管理原則電子版的材料應及時備份、專人管理、層次分明，以便于查詢和利用做好電腦安全工作和檔案數(shù)據(jù)保密工作對涉密數(shù)據(jù)文件必須加密碼保存，杜絕敏感數(shù)據(jù)和重要文件的泄漏檔案管理原則檔案資料分類方法_常規(guī)資料11、管理制度包括：項目辦公室組織管理制度及人員分工財務管理制度設備（供應品）及固定資產(chǎn)管理定期例會制度檔案管理制度信息管理督導評估制度等檔案資料分類方法_常規(guī)資料1檔案資料分類方法_常規(guī)資料22、收文、發(fā)文收文和發(fā)文都應該有簽批、登記發(fā)文可按時間順序排列，收文可分部門、按時間排列檔案資料分類方法_常規(guī)資料2檔案資料分類方法_常規(guī)資料33、工作計劃：按類別和時間排列。

4、工作總結：按類別和時間排列。

5、各類報表：分本級報表和下級報表兩種。按照內容和領域進行分類，每類按時間排列。檔案資料分類方法_常規(guī)資料3檔案資料分類方法-常規(guī)資料4

6、財務管理資料：包括財務報表、財務報告、審計報告等，分類別、按時間順序排列。

7、設備供應品資料：分類別，按時間排列。

8、工作動態(tài)/簡報/通訊：可分為國家、省級、本級、其他等四類，每類按照時間排列檔案資料分類方法-常規(guī)資料4檔案資料分類方法-常規(guī)資料59、基線調查資料：根據(jù)基線調查要求，可包括方案、計劃、原始調查表、訪談記錄、數(shù)據(jù)庫、總結、分析報告、地圖等。10、項目協(xié)議：包括上級與本級、本級與項目實施單位、項目辦與相關項目工作人員簽署的項目協(xié)議。11、常用信息：項目有關人員的聯(lián)絡方式、職責分工、相關表格等。檔案資料分類方法-常規(guī)資料5檔案資料分類方法-項目活動1、培訓材料：（1）參加上級培訓，主要內容包括：培訓通知、日程、參會人員回執(zhí)原件、通訊錄、培訓講義、培訓體會/小結（必須包括時間、地點、參與人員、主要內容、產(chǎn)出、體會）等?？砂床块T、按時間進行排列。（2）本級舉辦培訓，主要內容包括：培訓通知、日程、簽到簿、通訊錄、培訓講義、總結（時間、地點、參與人員、主要目的、內容、培訓產(chǎn)出、效果評價）、活動聲像資料活動預/決算。檔案資料分類方法-項目活動2、會議材料：（1）參加上級會議，主要內容包括：會議通知、日程、通訊錄、會議材料、會議體會/小結（時間、地點、參與人員、主要內容、產(chǎn)出、體會）等。（2）本級舉辦會議，主要內容包括：會議通知、日程、簽到簿、通訊錄、會議現(xiàn)場材料、會議記錄、會議紀要或總結（時間、地點、參與人員、主要目的、內容、效果評價）、活動聲像資料、預/決算等。2、會議材料：3、宣傳活動資料主要內容包括：通知、實施方案或工作計劃、簽到簿、通訊錄、宣傳相關過程材料、總結（時間、地點、參與人員、主要目的、內容、效果評價）、聲像資料、預/決算等。3、宣傳活動資料4、督導評估資料主要內容包括：督導通知、督導方案/計劃（包括督導目的、督導對象、督導方法、人員分工、時間安排、評分標準及要求）、現(xiàn)場督導記錄和督導報告[包括督導時間、地點、人員、督導內容和方法、督導結果（包括上次督導問題的落實情況、工作亮點及經(jīng)驗、存在的問題和解決問題的建議）]。4、督導評估資料六輪安徽項目活動資料主要內容項目建議書（原始稿）評審意見書項目建議書（修改稿）協(xié)議書實施過程材料（包括通知、講稿、人員名單、小結、出臺的文件、相應的聲像資料、新聞報道及其他佐證材料）項目進度報告（申請項目超過一個季度的需每季度定期提交項目進度報告，內容包括項目活動在一個季度中組織和實施工作的進展、財務進展等）六輪安徽項目活動資料主要內容現(xiàn)場督導評估材料（具體包括是否按照計劃和預算開展工作，檔案材料是否整齊、完整，財務執(zhí)行情況等）完工總結報告（具體包括項目的組織實施過程、項目產(chǎn)出、預期目標完成情況及財務決算等）竣工驗收報告（由督導單位執(zhí)行，具體內容包括是否按照計劃開展工作，是否按照預算支出，進度報告是否及時提交以及檔案資料是否整齊、完整等）?，F(xiàn)場督導評估材料（具體包括是否按照計劃和預算開展工作，檔案材六輪安徽項目活動主要的目標人群暗娼和嫖客男男性行為者校外青少年艾滋病感染者/艾滋病人及其家庭受艾滋病影響的兒童

針對以上目標人群，六輪安徽項目活動分為四個領域：MSM干預領域、暗娼和嫖客干預領域、校外青少年干預領域、艾滋病人及兒童關懷領域。六輪安徽項目活動主要的目標人群六輪安徽項目活動資料收集（1）發(fā)放宣傳資料及安全套：發(fā)放記錄表、現(xiàn)場活動聲像資料（2）咨詢檢測：咨詢記錄、檢測單、檢測結果（3）轉介服務：轉介單及轉介回執(zhí)六輪安徽項目活動資料收集六輪安徽項目活動資料收集2（4）干預、外展服務：現(xiàn)場活動記錄、活動照片、活動小結（5）招募志愿者/同伴教育員：簽訂協(xié)議書，明確工作任務（6）同伴教育：現(xiàn)場活動照片、工作記錄六輪安徽項目活動資料收集2（4）干預、外展服務：現(xiàn)場活動記錄六輪安徽項目活動資料收集3（7）培訓：通知、日程、簽到、預/決算、講義、照片、小結（8）會議：通知、日程、簽到、預/決算、會議記錄、照片、小結；如是例會，可僅作會議記錄、并留有影像資料等佐證材料。六輪安徽項目活動資料收集3（7）培訓：通知、日程、簽到、預/六輪安徽項目活動資料收集4（9）有獎競賽：活動方案、物品發(fā)放記錄、活動小結、現(xiàn)場照片（10）舉辦晚會：節(jié)目單、照片、晚會小結（11）興趣小組活動：現(xiàn)場活動照片、簽到、活動記錄、活動小結六輪安徽項目活動資料收集4（9）有獎競賽：活動方案、物品發(fā)放六輪安徽項目活動資料收集5（12）聘請專業(yè)技術人員：聘書/合同（13）編印培訓教材：編印小組成員名單、教材。（14）技術指導/培訓：技術小組成員名單、指導/培訓內容、滿意度調查、受益者簽名、現(xiàn)場照片、小結。（15）產(chǎn)品推介會：通知、議程、會議記錄、簽到、現(xiàn)場照片、預/結算、小結六輪安徽項目活動資料收集5（12）聘請專業(yè)技術人員：聘書/合六輪安徽項目活動資料收集6（16）基線調查：調查方案、調查表、現(xiàn)場照片、基線分析報告、調查小結（17）調查評估：調查方案、調查表、調查報告/小結、活動照片（18）終期評估：調查問卷、訪談記錄、活動照片、調查報告/總結六輪安徽項目活動資料收集6（16）基線調查：調查方案、調查表六輪安徽項目活動資料收集7（19）對HIV病人隨訪/檢測：隨訪表/記錄、檢測單、現(xiàn)場照片、（20）心理咨詢：咨詢記錄（21）家訪：家訪記錄表、被訪者簽名、照片、總結（22）項目區(qū)考察：考察日程、人員名單、活動照片、交流材料、考察報告六輪安徽項目活動資料收集7（19）對HIV病人隨訪/檢測：隨五