淺談衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案的建立與應用

淺談衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案的建立與應用海鹽縣陸海峰2013年9月衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案是指各級衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在對行政相對人進行行政許可、監(jiān)督管理過程中直接形成的，具有查考利用價值的各種文字、圖表、磁性載體、電子文件等歷史記錄，是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案全宗的重要內(nèi)容?！墩憬⌒l(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案整理規(guī)則（試行）》（以下簡稱《規(guī)則》）第二條建立衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案意義建立行政相對人檔案，可使行政許可與事后監(jiān)管相結(jié)合，不僅可以有效掌握行政相對人的動態(tài)情況，促進行政相對人的守法誠信意識，同時能夠使行政執(zhí)法責任體系建設(shè)有一個更好的管理平臺，工作的可追溯性得到加強，保證衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)規(guī)范地實施行政管理。行政相對檔案的基本建檔要求納入衛(wèi)生監(jiān)督所檔案全宗——《規(guī)則》第三條按屬地管理原則建立——《規(guī)則》第四條包括行政許可、變更、延續(xù)、復核、日常監(jiān)督管理、不良行為、注銷等活動形成的文件材料，并進行分件整理——《規(guī)則》第五條歸檔材料要求——《規(guī)則》第六條歇業(yè)滿五年后可銷毀——《規(guī)則》第七條歸檔時間要求——《規(guī)則》第八條按證（備案）建檔，一證一檔，一檔多卷——《規(guī)則》第九條衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案分類根據(jù)目前賦予衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的職責，衛(wèi)生監(jiān)督的行政相對人主要是公共場所、職業(yè)病檢查機構(gòu)、職業(yè)病診斷機構(gòu)、放射診療單位、醫(yī)療衛(wèi)生單位、集中餐飲具消毒單位、消毒產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)、學校、病媒生物控制單位等監(jiān)管對象。衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案現(xiàn)狀行政相對人檔案選擇性建檔，遺失嚴重；檔案不完整，導致信息不完整，利用價值低；日常監(jiān)管材料未能及時歸入相對人檔案，遺失較多，或不更新成死檔；檔案號編制不科學，查閱不便；檔案動態(tài)管理與日常監(jiān)督未能有效結(jié)合，監(jiān)督信息與檔案的同步性差；手工建檔，工作繁重；等等海鹽衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案信息化嘗試2006年建立職業(yè)病危害企業(yè)紙質(zhì)一戶一檔。檔案號參照《中圖法》圖書分類方法，建立索引，查閱方便，但動態(tài)監(jiān)管材料歸檔工作繁瑣，如件內(nèi)目錄編目。2009年建立紙質(zhì)和電子雙套制的鎮(zhèn)級衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管行政相對人檔案。利用EXCEL建立以一覽表、檔案首頁、衛(wèi)生監(jiān)督檢查情況記錄表》為主要內(nèi)容的檔案，紙質(zhì)打印后附原始資料，單元格引用和超鏈接功能基本信息同步生成，監(jiān)管信息按月錄入實時更新檔案。2012年全部建立衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案，并利用ACCESS數(shù)據(jù)庫軟件，設(shè)計衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案編目數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案建檔編目的數(shù)字化管理和同步打印，規(guī)范行政相對人檔案的建檔和管理。2013年，省市縣三級聯(lián)合在浙江省衛(wèi)生監(jiān)督信息系統(tǒng)開發(fā)行政相對人檔案信息化模塊，目前項目正在進行中。海鹽縣2012年行政相對人檔案情況：

分類存放，查閱方便封面、盒脊同步生成打印盒內(nèi)目錄同步生成打印件內(nèi)目目錄同同步生生成打打印行政相相對人人檔案案信息息化的的目的的實現(xiàn)行行政相相對人人監(jiān)督督信息息與行行政相相對人人檔案案的同同步管管理，，實現(xiàn)現(xiàn)行政政相對對人檔檔案的的數(shù)字字化管管理，，有效效解決決傳統(tǒng)統(tǒng)檔案案管理理中存存在的的編目目查詢詢不方方便問問題，，提高高檔案案收集集、整整理、、貯存存的效效率，，方便便檔案案的查查詢，，增強強檔案案的服服務(wù)功功能具具有重重大的的意義義?；谑∈∠到y(tǒng)統(tǒng)的檔檔案編編目查查詢系系統(tǒng)建建設(shè)方方案1.用用戶戶管理理：以以現(xiàn)有有浙江江省衛(wèi)衛(wèi)生監(jiān)監(jiān)督信信息系系統(tǒng)的的用戶戶管理理模式式，特特別是是分片片區(qū)管管理模模式，，實現(xiàn)現(xiàn)一級級使用用用戶戶的行行政相相對人人檔案案網(wǎng)格格化管管理，，上級級用戶戶可以以通過過查閱閱檔案案目錄錄實現(xiàn)現(xiàn)對下下級檔檔案管管理員員檔案案建立立與應應用的的管理理。2．用用戶權(quán)權(quán)限設(shè)設(shè)置增加相相對人人檔案案管理理員角角色，，設(shè)置置可選選擇的的錄入入、查查詢、、統(tǒng)計計、檔檔案檢檢查、、檔案案借閱閱登記記權(quán)限限。管理員員端實實現(xiàn)基基本設(shè)設(shè)置和和權(quán)限限管理理：組織機機構(gòu)———機機構(gòu)管管理———衛(wèi)衛(wèi)生監(jiān)監(jiān)督機機構(gòu)信信息，，增加加單位位檔案案全宗宗號、、行政政相對對人檔檔案類類別號號兩個個子段段。全全宗號號字段段來源源于地地方檔檔案局局或由由省局局統(tǒng)一一提供供，用用于用用戶端端檔案案號編編制。。行政政相對對人檔檔案類類別號號，根根據(jù)單單位檔檔案全全宗的的檔案案類別別賦值值，用用于用用戶端端檔案案號編編制時時。對用戶戶組進進行檔檔案管管理權(quán)權(quán)限維維護。。增加全全宗號號、類類別號號3．系系統(tǒng)構(gòu)構(gòu)架構(gòu)架于于新版版浙江江省衛(wèi)衛(wèi)生監(jiān)監(jiān)督管管理系系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)，在在該系系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)新增增行政政相對對人檔檔案管管理模模塊。。模塊塊內(nèi)行行政相相對人人數(shù)據(jù)據(jù)調(diào)用用行政政許可可和監(jiān)監(jiān)督管管理模模塊的的行政政相對對人數(shù)數(shù)據(jù)。。第一層層次：：行政政相對對人檔檔案管管理第二層層次：：公共共場所所衛(wèi)生生、職職業(yè)衛(wèi)衛(wèi)生等等第三層層次：：對應應的沐沐浴場場所、、住宿宿場所所等第四層層次：：錄入入、查查詢、、統(tǒng)計計模塊塊設(shè)計計模塊子模塊功能介紹檔案管理錄入用戶組用戶通過錄入建立行政相對人檔案，打印檔案封面和盒脊。查詢用戶組用戶可以查詢建檔情況和歷史檔案，通過查詢可查閱盒內(nèi)目錄和各件件內(nèi)目錄，可進行目錄單獨打印和查詢后批量打印。統(tǒng)計通過統(tǒng)計可以統(tǒng)計出行政相對人行政相對人建檔率、各檔案頁量指標、檔案完整率、件覆蓋等等指標。增加行行政相相對人人模塊塊相同的的導航航錄入子子模塊塊錄入子子模塊塊用于于行政政相對對人檔檔案的的檔案案號編編制，，并用用于非非行政政許可可行政政相對對人的的新增增，如如學校校、幼幼托機機構(gòu)等等；基本信信息顯顯示行行政相相對人人檔案案目錄錄所需需的基基本字字段：：全宗宗號、、類別別號、、片區(qū)區(qū)號、、案卷卷號、、行政政相對對人名名稱、、地址址、法法定代代表人人（負負責人人）、、聯(lián)系系電話話、許許可證證號、、許可可范圍圍、發(fā)發(fā)證日日期、、注銷銷日期期、盒內(nèi)文文件情情況說說明、、整理理人、、檢查查人、、建檔檔時間間（檢檢查人人確認認時間間）等十五五個字字段（（字段段內(nèi)容容，除除紅色色的字字段外外，均均由行行政許許可模模塊數(shù)數(shù)據(jù)引引用生生成，，可打打印封封面和和盒脊脊）。。查詢子子模塊塊全部行行政相相對人人的分分類查查詢，，選擇擇后進進行對對應行行政相相對人人檔案案盒內(nèi)內(nèi)目錄錄、件件內(nèi)目目錄查查詢、、檔案案借閱閱登記記，并并設(shè)綜綜合查查詢，，未建建檔查查詢，，歷史史單位位查詢詢，檔檔案借借閱登登記查查詢；；通過查查詢讓讓用戶戶組可可以查查詢行行政相相對人人建檔檔情況況，并并對單單一行行政相相對人人盒內(nèi)內(nèi)目錄錄和件件內(nèi)目目錄進進行查查閱、、紙質(zhì)質(zhì)檔案案借閱閱登記記、打打印（（設(shè)置置單獨獨打印印功能能和不不同查查詢結(jié)結(jié)果設(shè)設(shè)置批批量打打印功功能））。可可分為為已建建檔單單位、、未建建檔單單位、、歷史史單位位紙質(zhì)質(zhì)檔案案借閱閱登記記情況況（可可輸出出表和和打印印表））等查查詢子子窗體體。紙質(zhì)檔檔案借借閱登登記功功能，，規(guī)范范紙質(zhì)質(zhì)檔案案借閱閱登記記。通通過對對借閱閱數(shù)據(jù)據(jù)進行行匯總總，就就行政政相對對人紙紙質(zhì)檔檔案的的應用用情況況予以以體現(xiàn)現(xiàn)，省省市縣縣三級級數(shù)據(jù)據(jù)均可可進行行數(shù)據(jù)據(jù)分析析匯總總，并并統(tǒng)計計各級級行政政相對對人檔檔案的的借閱閱等應應用情情況，，統(tǒng)計計建檔檔效益益。統(tǒng)計子子模塊塊統(tǒng)計模模塊用用于行行政相相對人人建檔檔率、、檔案案借閱閱率、、各檔檔案頁頁量指指標、、檔案案完整整率、、件覆覆蓋等等指標標統(tǒng)計計，并并輸出出相應應的統(tǒng)統(tǒng)計表表。。4．檔檔案資資料編編目此功能能應用用于行行政相相對人人檔案案的建建立與與維護護，由由對應應的檔檔案管管理權(quán)權(quán)限用用戶實實現(xiàn)操操作。。由于于編目目工作作在行行政許許可和和監(jiān)督督管理理模塊塊內(nèi)實實現(xiàn)，，因此此對原原有行行政許許可模模塊和和監(jiān)督督管理理進行行功能能增加加。行政許許可模模塊的的修改改模塊子模塊功能介紹行政許可（擴能）各行政許可流程通過每次行政許可流程，發(fā)送至后臺生成許可、復核、延續(xù)、變更、注銷相應件內(nèi)目錄許可、、變更更、復復核、、延續(xù)續(xù)、注注銷件件內(nèi)目目錄編編目行政許許可模模塊增增加功功能每每次行行政許許可流流程中中產(chǎn)生生，除除行政政許可可文書書在流流程中中自動動生成成外，，提交交材料料在許許可過過程中中的提提交資資料審審核中中勾選選中后后生成成。在行政政許可可相關(guān)關(guān)流程程結(jié)束束后，，形成成可修修改和和增加加的材材料列列表，，包括括題名名、日日期、、頁號號、備備注字字段，，列表表生成成時通通過設(shè)設(shè)定的的排列列原則則自動動進行行排列列，生生成后后的可可設(shè)置置手動動上下下調(diào)整整排列列順序序功能能，頁頁號字字段對對相關(guān)關(guān)材料料采用用默認認頁數(shù)數(shù)可修修改（（格式式文書書頁數(shù)數(shù)固定定，默默認頁頁數(shù)減減少操操作）），完完成目目錄材材料列列表修修改后后確認認，確確認后后后臺臺自動動生成成件內(nèi)內(nèi)目錄錄，并并發(fā)送送到行行政相相對人人檔案案模塊塊。許可、、變更更、復復核、、延續(xù)續(xù)、注注銷的的，一一次操操作為為一件件，件件內(nèi)目目錄編編目子子窗體體的字字段包包括：：序號號、文文號、、資料料名稱稱、日日期、、頁數(shù)數(shù)。件件內(nèi)目目錄的的格式式按照照見《《規(guī)則則》設(shè)設(shè)計。。增加行行政許許可相相應流流程產(chǎn)產(chǎn)生的的件內(nèi)內(nèi)目錄錄，用用于確確認修修改，，發(fā)送送到行行政相相對人人模塊塊增加注注銷申申請許可提提供資資料列列表1）許許可提提供通通用資資料列列表，，如接接受與與受理理，委委托書書（申申請人人使用用）、、衛(wèi)生生行政政許可可申請請材料料接收收憑證證、衛(wèi)衛(wèi)生行行政許許可補補正通通知書書、衛(wèi)衛(wèi)生行行政許許可補補正材材料接接收憑憑證、、衛(wèi)生生行政政許可可申請請受理理通知知書、、衛(wèi)生生行政政許可可不受受理告告知書書、衛(wèi)衛(wèi)生行行政許許可不不予受受理決決定書書、其其他有有助于于審批批的文文書。。雙窗窗口，，選擇擇后在在新窗窗口增增加，，新窗窗口內(nèi)內(nèi)文書書排列列根據(jù)據(jù)選擇擇順序序排序序，便便于文文書生生成后后編目目排序序；列列表顯顯示許許可、、變更更、復復核、、延續(xù)續(xù)、注注銷需需要的的文書書。2）許可提交交材料列舉列列表，如公共共場所衛(wèi)生許許可：許可申申請表、現(xiàn)場場審查記錄、、申請人的資資格證明文件件、生產(chǎn)經(jīng)營營場所使用證證明文件、生生產(chǎn)經(jīng)營場地地平面圖、通通風圖、建筑筑設(shè)計衛(wèi)生審審核材料、從從業(yè)人員的資資格證明、檢檢驗報告、其其他有助于審審批的資料。。延續(xù)提供資料料列表衛(wèi)生許可（延延續(xù)）申請表表，在原提供供辦理衛(wèi)生許許可證的申請請資料外另附附原衛(wèi)生行政政許可證、行行政相對人原原核準內(nèi)容一一致承諾書、、其他有助于于審批的材料料變更提供資料料列表衛(wèi)生許可變更更申請書、變變更說明、許許可證原件、、申請變更項項目的相關(guān)資資料（名稱變變更應提交當當?shù)毓ど绦姓芾聿块T出出具的證明文文件，地址變變更應提交生生產(chǎn)能力審核核意見和相關(guān)關(guān)資料，同時時提交產(chǎn)品衛(wèi)衛(wèi)生安全檢驗驗報告原件））、其他有助助于審批的文文件材料復核提供資料料列表衛(wèi)生許可年檢檢（復核）申申請書、衛(wèi)生生檢測報告書書、其他有助助于審批的文文件材料監(jiān)督管理模塊塊的修改模塊子模塊功能介紹監(jiān)督管理（擴能）錄入（擴能）1．在監(jiān)督檢查、監(jiān)督監(jiān)測子窗體，通過每次監(jiān)督檢查、監(jiān)督監(jiān)測，發(fā)送至后臺事例成每個行政相對人的日常監(jiān)督管理件內(nèi)目錄；2．在行政處罰子窗體，增加行政處罰日志生成、打印，并生成不良行為登記條目，發(fā)送到后臺生成不良行為件內(nèi)目錄。注銷提供資料料列表申請報告、法法定代表人全全權(quán)委托書、、注銷登記表表、收回的衛(wèi)衛(wèi)生許可證、、注銷通知書書、送達回執(zhí)執(zhí)存根、其他他有關(guān)材料日常監(jiān)督檢查查件內(nèi)目錄編編目（1）監(jiān)督檢檢查子窗體的的執(zhí)法文書部部分增加資料料名稱至下列列選項，并增增加文號、當當前日期（可可修改）、頁頁數(shù)：1)現(xiàn)場檢檢查筆錄2)詢問筆筆錄3)衛(wèi)生監(jiān)監(jiān)督意見書4)其他文書書或資料（可可輸入文書或或資料名稱））一次監(jiān)督完成成用確認生成成可修改和增增加的材料列列表，包括題題名、日期、、頁號、備注注字段，列表表生成時通過過設(shè)定的排列列原則自動進進行排列，生生成后的可設(shè)設(shè)置手動上下下調(diào)整排列順順序功能，頁頁號字段對相相關(guān)材料采用用默認頁數(shù)可可修改（格式式文書頁數(shù)固固定，默認頁頁數(shù)減少操作作），完成目目錄材料列表表修改后確認認，發(fā)送到后后臺相應行政政相對人的件件內(nèi)目錄；（2）監(jiān)督監(jiān)監(jiān)測窗體執(zhí)法法文書部分增增加資料名稱稱至下列選項項，并增加文文號、當前日日期（可修改改）、頁數(shù)：：1)產(chǎn)品樣品品采樣記錄2)非產(chǎn)品樣樣品采樣記錄錄3)產(chǎn)品樣品品確認書4)檢驗結(jié)果果告知書5)衛(wèi)生監(jiān)督督意見書6)其他文書書或資料（可可輸入文書或或資料名稱））一次監(jiān)測完成成用確認生成成可修改和增