文件管理制度課件

文件管理制度（培訓課件）2012.6文件管理制度（培訓課件）1目的使公司文件處理規(guī)范化、制度化提高公司的運營效率和質量為建立公司運營體系，提供基礎支持條件目的使公司文件處理規(guī)范化、制度化2文件管理原則及時準確安全保密有效可追溯文件管理原則及時3文件文種的規(guī)范選擇1、報告：向上級領導匯報工作，反映情況，用“報告”。2、請示：請上級指示跟批準，用“請示”。3、指示：對下級布置工作，闡明工作活動的指導原則，用“指示”。4、布告：對員工公布應當遵守或周知的事項，用“布告”。5、通告：在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用“通告”。文件文種的規(guī)范選擇1、報告：向上級領導匯報工作，反映情況，用4文件文種的規(guī)范選擇6、函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等，用“函”。7、通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的文件，用“通知”。8、通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各部門知道的事項，用“通報”。文件文種的規(guī)范選擇6、函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽5文件文種的規(guī)范選擇9、批復：答復請示事項，用“批復”。10、決定：對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”。11、決議：經過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。12、會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關部門共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要”。文件文種的規(guī)范選擇9、批復：答復請示事項，用“批復”。6文件格式文件格式一般包括：標題、主送部門、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送（抄報）部門、文件字號、主題詞等。文件格式文件格式一般包括：標題、主送部門、正文、附件、單位印7文件格式1、發(fā)文時間，以領導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。2、文件字號一般包括部門代號、年號、順序號；聯(lián)名行文，只標明主辦部門的文件編號。3、文件如有附件，應當在正文之后，單位名稱之前，注明附件的名稱和件數。4、文件的標題應當準確、簡要地概括文件的主要內容，并標明發(fā)文部門和文件種類；除批準的法規(guī)性文件外，文件標題一般不加書名號和其他標點符號。文件格式1、發(fā)文時間，以領導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單8文件格式5、向上一級請示的公文，一般只寫一個主送部門；如果需要上報另外一個上級部門時，可以用抄報的形式。6、文字一律從左至右橫寫橫排。7、收、發(fā)文部門應寫部門全稱或規(guī)范化簡稱，聯(lián)合發(fā)文時應將主辦部門排列在前。文件格式5、向上一級請示的公文，一般只寫一個主送部門；9文件用紙文件用紙原則上均采用標準的A4紙，在左側裝訂。文件用紙文件用紙原則上均采用標準的A4紙，在左側裝訂。10行文原則各單位一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文的，應當抄報越過的部門。按照公司的組織架構，根據一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門注意公司組織架構的修定、變動行文原則各單位一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文的，應11請示原則向上級請示的文件，應遵循一文一事的原則，主送一個部門。不得同時抄送下級部門。不得直接送領導者個人（除領導直接交辦外）。向下級部門的重要行文，可以抄報直接上級部門。請示原則向上級請示的文件，應遵循一文一事的原則，主送一個部門12發(fā)文發(fā)文應根據需要確定主、抄送部門，不得濫發(fā)。發(fā)文發(fā)文應根據需要確定主、抄送部門，不得濫發(fā)。13發(fā)文管理文件的發(fā)文處理一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印，校對、用印、封發(fā)等程序。發(fā)文管理文件的發(fā)文處理一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印，校對、14收文處理文件的收文處理一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。1、上級發(fā)來的文件及注有密級的資料和平級發(fā)來的文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)、并按不同類別進行分類處理，其中內容重要的急件，及時呈送領導閱批。2、承辦人應根據文件規(guī)定的傳閱范圍或領導指示的文件，安排傳閱或辦理；領導人之間不宜橫向傳遞，以免積壓或傳失。收文處理文件的收文處理一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等15收文處理3、加強文件檢查催辦工作，文秘人員對領導有領導批示的文件及本部門發(fā)出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。4、各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。5、領導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。（含培訓文稿、視頻、音頻、照片等）收文處理3、加強文件檢查催辦工作，文秘人員對領導有領導批示的16收文處理見附件《文件傳閱單》收文處理見附件《文件傳閱單》17草擬文件要求1、要符合國家的政策、法令、法規(guī)和上級的有關規(guī)定，如提出新的規(guī)定，應盡量與原來的有關政策相銜接，并加以說明。2、引用的文件要說明發(fā)文的部門，文件編號、標題和發(fā)文時間。3、情況要確實，觀點要明確，文字要簡練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。4、不要濫用簡稱：年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡寫。草擬文件要求1、要符合國家的政策、法令、法規(guī)和上級的有關規(guī)定18草擬文件要求5、草擬文件必須使用統(tǒng)一格式的文件稿紙，文件字跡要清晰，文件應保持清潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。6、數字的寫法：正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須使用阿拉伯數字書寫外，其他用漢字書寫。7、章節(jié)序數的寫法一般應按下列順序排列：第一層為“一”第二層為“（一）”第三層為“1”第四層為“（1）”草擬文件要求5、草擬文件必須使用統(tǒng)一格式的文件稿紙，文件字跡19文件審核公司的文稿在送領導簽發(fā)前，應由起草文件部門負責人審核后送辦公室核稿。以公司名義發(fā)文的，由董事會和分管領導審核。審核時如發(fā)現不妥之處必須進行修改的，若屬重要的原則性問題，應退回原承辦部門修改，改動過大的，要重新抄正。文件審核公司的文稿在送領導簽發(fā)前，應由起草文件部門負責20文件審核一般來說，審核的重點主要包括：（1）是否需要行文。（2）是否符合國家的方針、政策、法律、法令。（3）與本部門發(fā)過的文件是否銜接。（4）提出的要求和措施是否明確具體，切實可行。（5）處理程序是否完備。（6）行文關系、文件格式是否符合規(guī)定。（7）文字敘述是否符合文法和邏輯。（8）標點符號是否正確。文件審核一般來說，審核的重點主要包括：21文件簽發(fā)權限行政類：文件簽發(fā)權限行政類：22文件簽發(fā)權限人力資源類：文件簽發(fā)權限人力資源類：23文件簽發(fā)權限經營類：文件簽發(fā)權限經營類：24文件簽發(fā)權限財務類：文件簽發(fā)權限財務類：25文件簽發(fā)權限其他：文件擬稿、改稿、和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。文件簽發(fā)權限其他：26發(fā)文簽批單見附件《發(fā)文簽批單》發(fā)文簽批單見附件《發(fā)文簽批單》27文件簽發(fā)注意事項文件簽發(fā)后不得再做任何修改，若需修改，必須重新送簽。文件簽發(fā)后，由文秘人員負責校對、打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。文件校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發(fā)現的差錯，由校對人員負責；校對后，打字員沒有改正的，由打字員負責。文件簽發(fā)注意事項文件簽發(fā)后不得再做任何修改，若需修改，必須重28文件打印、裝訂打印文件要美觀大方，符合文件格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日。文件打印、裝訂打印文件要美觀大方，符合文件格式。裝訂要整齊牢29文件辦理、落實要求在文件落實過程中，有關部門或人員應注意以下事項：（1）為了利于文件處理并達到分層負責的目的，經辦人應就內容要點簽擬辦意見或請主管閱批辦理，各主管人員應對文件簽注意見，避免只簽名而無意見。（2）遇有關系重大足以影響公司權益之重要文件，應將正本妥為保管，需要使用時，可用副本來代替。文件辦理、落實要求在文件落實過程中，有關30文件辦理、落實要求（3）經辦文件應視其輕重緩急，如涉及其他部門。應照會辦理，會稿經辦部門應按速件處理。（4）經辦、會稿、核稿等人員之簽名，應清晰可辨，不得潦草難認。文件辦理、落實要求（3）經辦文件應視其輕重緩急，如涉及其他部31文件傳送文件發(fā)送方式為：專送、郵寄（平信、限時、掛號、航空）、電子郵件、傳真等，經辦人應于文件底稿上注明。文件傳送文件發(fā)送方式為：專送、郵寄（平信、限時、掛號、航空）32文件保存文件辦理完畢后，要及時送交文秘人員整理立卷，個人不得私自保存應存檔的文件。文件保存文件辦理完畢后，要及時送交文秘人員整理立卷，個人不得33文件歸檔（1）歸檔文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要分別立卷歸檔。（2）文件承辦部門或承辦人員應保證經辦的文件系統(tǒng)完整（文件上的各種附件一律不準抽存）。（3）結案后及時交專職文書人員歸檔。（4）工作變動或因故離職時，應將經辦的文件材料向接辦人交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。文件歸檔（1）歸檔文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工34文件歸檔要求案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。（1）歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數，均應齊全完整。（2）案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。文件歸檔要求案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特35文件歸檔要求（3）卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號，裝訂的案卷應統(tǒng)一，在有文字的每頁材料正面的右上角（背面的在左上角）打印頁號。（4）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄，填寫的字要工整，卷內目錄放在卷首。（5）有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內，若無情況可說明，也應將立卷人，檢查人的姓名和時期填上以示負責，備考表應置卷尾。文件歸檔要求（3）卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號，裝36文件歸檔要求（6）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分來，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。文件歸檔要求（6）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附37文件歸檔要求（7）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度的總結放在最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷，其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。文件歸檔要求（7）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年38文件歸檔要求（8）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即在批復在前，請示在后，正件在前，復件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)排列。文件歸檔要求（8）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可39文件歸檔范圍（1）本公司反映主要經營活動的報告、總結。（2）本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。（3）本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。（4）本公司干部任免的文件材料以及關于員工獎勵、處分的文件材料。文件歸檔范圍（1）本公司反映主要經營活動的報告、總結。40文件歸檔范圍（5）本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料。（6）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。（7）本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。文件歸檔范圍（5）本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料。41省公司名義行文凡由省公司發(fā)出的公文，一律由總經理辦公室統(tǒng)一簽發(fā)、審核、收集、管理。省公司名義行文凡由省公司發(fā)出的公文，一律由總經理辦公室統(tǒng)一簽42各部門文件管理各部門要建立健全平時歸卷制度，對處理完畢或批存的文件材料，由專職文員集中統(tǒng)一保管。（1）公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，遞交專職文員歸卷。（2）各部門應根據本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。各部門文件管理各部門要建立健全平時歸卷制度，對處理完畢43各部門文件管理（3）專職文員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。各部門文件管理（3）專職文員應及時將已歸卷的文件材料，按照“44案卷規(guī)范裝訂（1）裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。（2）案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）、文件、封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。案卷規(guī)范裝訂（1）裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的45調卷程序（1）當場借閱者，免填“調卷單”。（2）各部門經辦人員因業(yè)務需要調閱檔案時，應填具“調卷單”調取所需檔案，并于“調卷單”上填注借出日期及預訂歸還日期。以備稽核。（3）檔案歸還時，經核查并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔案夾，“調卷單”留存?zhèn)洳?。調卷程序（1）當場借閱者，免填“調卷單”。46文件銷毀程序（1）對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)。（2）經審核同意銷毀的文件，應做到定點銷毀，并派專人監(jiān)視整個過程。文件銷毀程序（1）對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，應47關于電子文件定義：新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數字設備及環(huán)境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。關于電子文件定義：48關于電子文件電子文件的兩個基本特征：第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。第二，電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。關于電子文件電子文件的兩個基本特征：49關于電子文件電子文件登記1、每份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記(見附錄A的表收文登記表和表發(fā)文登記表)。2、電子文件登記表應與電子文件同時保存。3、電子文件登記表如果制成電子表格，應與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質等拷貝件并與相應的電子文件拷貝一起保存。4、電子文件稿本代碼：M-草稿性電子文件；U-非正式電子文件；F-正式電子文件。5、電子文件類別代碼：T-文本文件；I-圖像文件；G-圖形文件；V-影像文件；A-聲音文件；0-超媒體鏈結文件；P-程序文件；D-數據文件。關于電子文件電子文件登記50關于電子文件電子文件歸檔1電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時，應充分考慮電子文件的技術環(huán)境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素。將電子文件的管理權從網絡上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。關于電子文件電子文件歸檔51關于電子文件2物理歸檔2.1凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。2.2需歸檔的電子文件，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。2.3推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。2.4存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。關于電子文件2物理歸檔52關于電子文件2.5特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。2.6將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件徑記表》。歸檔電子文件應以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》，以件為單位填寫續(xù)頁。2.7對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。2.8歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。關于電子文件2.5特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有53關于電子文件3移交手續(xù)檔案保管部門驗收合格，完成《歸檔電子文件移交、驗收檢驗登記表》（見附錄A的表A.3）的填寫、簽字、蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式兩份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案部門自存。關于電子文件3移交手續(xù)54關于電子文件4保管要求歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：a)歸檔載體應作防寫處理。避免擦；劃、觸摸記錄涂層。b)單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。c)存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。d)環(huán)境溫度選定范圍：17℃-20℃；相對濕度選定范圍：35%-45%。歸檔電子文件在形成單位的保管，也應參照上述條件。關于電子文件4保管要求55關于電子文件電子文件的保管部門存儲一套（年末清零）檔案管理部門永久存儲一套。檔案管理部門供借閱、利用、拷貝一套。所需存儲載體如硬盤、U盤、磁帶等，向行政部提出計劃，明確使用保管人，工作變動時，專門作出移交。關于電子文件電子文件的保管56關于電子文件7電子文件的鑒定銷毀7.1電子文件的鑒定銷毀，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行，且應在辦理審批手續(xù)后實施。7.2屬于保密范圍的電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。不屬于保密范圍的電子文件可進行邏輯刪除。關于電子文件7電子文件的鑒定銷毀57文件管理制度（培訓課件）2012.6文件管理制度（培訓課件）58目的使公司文件處理規(guī)范化、制度化提高公司的運營效率和質量為建立公司運營體系，提供基礎支持條件目的使公司文件處理規(guī)范化、制度化59文件管理原則及時準確安全保密有效可追溯文件管理原則及時60文件文種的規(guī)范選擇1、報告：向上級領導匯報工作，反映情況，用“報告”。2、請示：請上級指示跟批準，用“請示”。3、指示：對下級布置工作，闡明工作活動的指導原則，用“指示”。4、布告：對員工公布應當遵守或周知的事項，用“布告”。5、通告：在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用“通告”。文件文種的規(guī)范選擇1、報告：向上級領導匯報工作，反映情況，用61文件文種的規(guī)范選擇6、函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等，用“函”。7、通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的文件，用“通知”。8、通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各部門知道的事項，用“通報”。文件文種的規(guī)范選擇6、函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽62文件文種的規(guī)范選擇9、批復：答復請示事項，用“批復”。10、決定：對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”。11、決議：經過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。12、會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關部門共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要”。文件文種的規(guī)范選擇9、批復：答復請示事項，用“批復”。63文件格式文件格式一般包括：標題、主送部門、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送（抄報）部門、文件字號、主題詞等。文件格式文件格式一般包括：標題、主送部門、正文、附件、單位印64文件格式1、發(fā)文時間，以領導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。2、文件字號一般包括部門代號、年號、順序號；聯(lián)名行文，只標明主辦部門的文件編號。3、文件如有附件，應當在正文之后，單位名稱之前，注明附件的名稱和件數。4、文件的標題應當準確、簡要地概括文件的主要內容，并標明發(fā)文部門和文件種類；除批準的法規(guī)性文件外，文件標題一般不加書名號和其他標點符號。文件格式1、發(fā)文時間，以領導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單65文件格式5、向上一級請示的公文，一般只寫一個主送部門；如果需要上報另外一個上級部門時，可以用抄報的形式。6、文字一律從左至右橫寫橫排。7、收、發(fā)文部門應寫部門全稱或規(guī)范化簡稱，聯(lián)合發(fā)文時應將主辦部門排列在前。文件格式5、向上一級請示的公文，一般只寫一個主送部門；66文件用紙文件用紙原則上均采用標準的A4紙，在左側裝訂。文件用紙文件用紙原則上均采用標準的A4紙，在左側裝訂。67行文原則各單位一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文的，應當抄報越過的部門。按照公司的組織架構，根據一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門注意公司組織架構的修定、變動行文原則各單位一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文的，應68請示原則向上級請示的文件，應遵循一文一事的原則，主送一個部門。不得同時抄送下級部門。不得直接送領導者個人（除領導直接交辦外）。向下級部門的重要行文，可以抄報直接上級部門。請示原則向上級請示的文件，應遵循一文一事的原則，主送一個部門69發(fā)文發(fā)文應根據需要確定主、抄送部門，不得濫發(fā)。發(fā)文發(fā)文應根據需要確定主、抄送部門，不得濫發(fā)。70發(fā)文管理文件的發(fā)文處理一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印，校對、用印、封發(fā)等程序。發(fā)文管理文件的發(fā)文處理一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印，校對、71收文處理文件的收文處理一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。1、上級發(fā)來的文件及注有密級的資料和平級發(fā)來的文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)、并按不同類別進行分類處理，其中內容重要的急件，及時呈送領導閱批。2、承辦人應根據文件規(guī)定的傳閱范圍或領導指示的文件，安排傳閱或辦理；領導人之間不宜橫向傳遞，以免積壓或傳失。收文處理文件的收文處理一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等72收文處理3、加強文件檢查催辦工作，文秘人員對領導有領導批示的文件及本部門發(fā)出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。4、各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。5、領導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。（含培訓文稿、視頻、音頻、照片等）收文處理3、加強文件檢查催辦工作，文秘人員對領導有領導批示的73收文處理見附件《文件傳閱單》收文處理見附件《文件傳閱單》74草擬文件要求1、要符合國家的政策、法令、法規(guī)和上級的有關規(guī)定，如提出新的規(guī)定，應盡量與原來的有關政策相銜接，并加以說明。2、引用的文件要說明發(fā)文的部門，文件編號、標題和發(fā)文時間。3、情況要確實，觀點要明確，文字要簡練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。4、不要濫用簡稱：年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡寫。草擬文件要求1、要符合國家的政策、法令、法規(guī)和上級的有關規(guī)定75草擬文件要求5、草擬文件必須使用統(tǒng)一格式的文件稿紙，文件字跡要清晰，文件應保持清潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。6、數字的寫法：正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須使用阿拉伯數字書寫外，其他用漢字書寫。7、章節(jié)序數的寫法一般應按下列順序排列：第一層為“一”第二層為“（一）”第三層為“1”第四層為“（1）”草擬文件要求5、草擬文件必須使用統(tǒng)一格式的文件稿紙，文件字跡76文件審核公司的文稿在送領導簽發(fā)前，應由起草文件部門負責人審核后送辦公室核稿。以公司名義發(fā)文的，由董事會和分管領導審核。審核時如發(fā)現不妥之處必須進行修改的，若屬重要的原則性問題，應退回原承辦部門修改，改動過大的，要重新抄正。文件審核公司的文稿在送領導簽發(fā)前，應由起草文件部門負責77文件審核一般來說，審核的重點主要包括：（1）是否需要行文。（2）是否符合國家的方針、政策、法律、法令。（3）與本部門發(fā)過的文件是否銜接。（4）提出的要求和措施是否明確具體，切實可行。（5）處理程序是否完備。（6）行文關系、文件格式是否符合規(guī)定。（7）文字敘述是否符合文法和邏輯。（8）標點符號是否正確。文件審核一般來說，審核的重點主要包括：78文件簽發(fā)權限行政類：文件簽發(fā)權限行政類：79文件簽發(fā)權限人力資源類：文件簽發(fā)權限人力資源類：80文件簽發(fā)權限經營類：文件簽發(fā)權限經營類：81文件簽發(fā)權限財務類：文件簽發(fā)權限財務類：82文件簽發(fā)權限其他：文件擬稿、改稿、和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。文件簽發(fā)權限其他：83發(fā)文簽批單見附件《發(fā)文簽批單》發(fā)文簽批單見附件《發(fā)文簽批單》84文件簽發(fā)注意事項文件簽發(fā)后不得再做任何修改，若需修改，必須重新送簽。文件簽發(fā)后，由文秘人員負責校對、打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。文件校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發(fā)現的差錯，由校對人員負責；校對后，打字員沒有改正的，由打字員負責。文件簽發(fā)注意事項文件簽發(fā)后不得再做任何修改，若需修改，必須重85文件打印、裝訂打印文件要美觀大方，符合文件格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日。文件打印、裝訂打印文件要美觀大方，符合文件格式。裝訂要整齊牢86文件辦理、落實要求在文件落實過程中，有關部門或人員應注意以下事項：（1）為了利于文件處理并達到分層負責的目的，經辦人應就內容要點簽擬辦意見或請主管閱批辦理，各主管人員應對文件簽注意見，避免只簽名而無意見。（2）遇有關系重大足以影響公司權益之重要文件，應將正本妥為保管，需要使用時，可用副本來代替。文件辦理、落實要求在文件落實過程中，有關87文件辦理、落實要求（3）經辦文件應視其輕重緩急，如涉及其他部門。應照會辦理，會稿經辦部門應按速件處理。（4）經辦、會稿、核稿等人員之簽名，應清晰可辨，不得潦草難認。文件辦理、落實要求（3）經辦文件應視其輕重緩急，如涉及其他部88文件傳送文件發(fā)送方式為：專送、郵寄（平信、限時、掛號、航空）、電子郵件、傳真等，經辦人應于文件底稿上注明。文件傳送文件發(fā)送方式為：專送、郵寄（平信、限時、掛號、航空）89文件保存文件辦理完畢后，要及時送交文秘人員整理立卷，個人不得私自保存應存檔的文件。文件保存文件辦理完畢后，要及時送交文秘人員整理立卷，個人不得90文件歸檔（1）歸檔文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要分別立卷歸檔。（2）文件承辦部門或承辦人員應保證經辦的文件系統(tǒng)完整（文件上的各種附件一律不準抽存）。（3）結案后及時交專職文書人員歸檔。（4）工作變動或因故離職時，應將經辦的文件材料向接辦人交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。文件歸檔（1）歸檔文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工91文件歸檔要求案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。（1）歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數，均應齊全完整。（2）案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。文件歸檔要求案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特92文件歸檔要求（3）卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號，裝訂的案卷應統(tǒng)一，在有文字的每頁材料正面的右上角（背面的在左上角）打印頁號。（4）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄，填寫的字要工整，卷內目錄放在卷首。（5）有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內，若無情況可說明，也應將立卷人，檢查人的姓名和時期填上以示負責，備考表應置卷尾。文件歸檔要求（3）卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號，裝93文件歸檔要求（6）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分來，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。文件歸檔要求（6）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附94文件歸檔要求（7）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度的總結放在最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷，其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。文件歸檔要求（7）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年95文件歸檔要求（8）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即在批復在前，請示在后，正件在前，復件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)排列。文件歸檔要求（8）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可96文件歸檔范圍（1）本公司反映主要經營活動的報告、總結。（2）本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。（3）本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。（4）本公司干部任免的文件材料以及關于員工獎勵、處分的文件材料。文件歸檔范圍（1）本公司反映主要經營活動的報告、總結。97文件歸檔范圍（5）本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料。（6）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。（7）本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。文件歸檔范圍（5）本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料。98省公司名義行文凡由省公司發(fā)出的公文，一律由總經理辦公室統(tǒng)一簽發(fā)、審核、收集、管理。省公司名義行文凡由省公司發(fā)出的公文，一律由總經理辦公室統(tǒng)一簽99各部門文件管理各部門要建立健全平時歸卷制度，對處理完畢或批存的文件材料，由專職文員集中統(tǒng)一保管。（1）公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，遞交專職文員歸卷。（2）各部門應根據本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。各部門文件管理各部門要建立健全平時歸卷制度，對處理完畢100各部門文件管理（3）專職文員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。各部門文件管理（3）專職文員應及時將已歸卷的文件材料，按照“101案卷規(guī)范裝訂（1）裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。（2）案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）、文件、封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。案卷規(guī)范裝訂（1）裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的102調卷程序（1）當場借閱者，免填“調卷單”。（2）各部門經辦人員因業(yè)務需要調閱檔案時，應填具“調卷單”調取所需檔案，并于“調卷單”上填注借出日期及預訂歸還日期。以備稽核。（3）檔案歸還時，經核查并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔案夾，“調卷單”留存?zhèn)洳椤Ｕ{卷程序（1）當場借閱者，免填“調卷單”。103文件銷毀程序（1）對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)。（2）經審核同意銷毀的文件，應做到定點銷毀，并派專人監(jiān)視整個過程。文件銷毀程序（1）對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，應104關于電子文件定義：新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數字設備及環(huán)境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。關于電子文件定義：105關于電子文件電子文件的兩個基本特征：第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。第二，電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。關于電子文件電子文件的兩個基本特征：106關于電子文件電子文件登記1、每份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記(見附錄A的表收文登記表和表