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文檔簡(jiǎn)介
高效會(huì)議
EfficientMeeting
北京華夏基石人力資源顧問有限公司2004.01
1引子王大俠華山論會(huì)
2引子王大俠華山論會(huì)
3引子王大俠華山論會(huì)
4引子王大俠華山論會(huì)
5引子王大俠華山論會(huì)
6引子王大俠華山論會(huì)
7第五回會(huì)議專門技術(shù)有效的管理者知道,如果要管理自己的時(shí)間,首先應(yīng)該了解自己的時(shí)間實(shí)際上耗用在什么地方。
—彼得·杜拉克8實(shí)話實(shí)說
1,請(qǐng)大家計(jì)算一下:我們平均每天要在會(huì)議上花費(fèi)多少時(shí)間?
占一周標(biāo)準(zhǔn)工作時(shí)間的百分之幾?
9
第一回會(huì)議概覽
我們有多少時(shí)間在開會(huì)?美國(guó)權(quán)威機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù):經(jīng)理級(jí)和專業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開會(huì)上。1996年美國(guó)企業(yè)因不當(dāng)?shù)臅?huì)議管理導(dǎo)致的損失高達(dá)60億美元。
另一個(gè)統(tǒng)計(jì)顯示:美國(guó)每天要召開1100萬次各種會(huì)議,經(jīng)理們花在會(huì)議上的時(shí)間要占工作時(shí)間的40%-70%。據(jù)日本效率協(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì),科長(zhǎng)以上的人員僅開會(huì)的時(shí)間就占整個(gè)工作時(shí)間的40%以上。日本旭化成公司的一家設(shè)備工廠1980年的統(tǒng)計(jì)數(shù)字:在辦公業(yè)務(wù)時(shí)間中會(huì)議時(shí)間占去28%以上,折算成本10億元。10第一一回回會(huì)議議概概覽覽第二二回回會(huì)議議效效率率第三三回回會(huì)議議角角色色今日日研研討討課課題題第四四回回會(huì)議議組組織織與與管管理理第五五回回會(huì)議議專專門門技技術(shù)術(shù)11第一一回回會(huì)議議概概覽覽第二二回回會(huì)議議效效率率第三三回回會(huì)議議角角色色今日日研研討討課課題題第四四回回會(huì)議議組組織織與與管管理理第五五回回會(huì)議議專專門門技技術(shù)術(shù)12第一回會(huì)議概覽1,會(huì)議的基本本功能是什么么?■群體溝通■傳達(dá)指令,收收集信息■協(xié)調(diào)矛盾,解解決問題■共享資源■集思廣益,開開發(fā)創(chuàng)新■激勵(lì)士氣,制制造氛圍13第一回會(huì)議概覽2,會(huì)議的基本本類型有哪些些?■告知型會(huì)議由特殊身份的的人宣布指令令,與會(huì)者只只應(yīng)接受、討討論和理解。?!鰣?zhí)行型會(huì)議將任務(wù)分配給給執(zhí)行者,解解決“怎么做做?誰來做””的問題?!隽⒎ㄐ蜁?huì)議受命制定規(guī)章章、制度等,,或修改舊的的、不適應(yīng)新新情況的規(guī)章章、制度?!鲅芯啃蜁?huì)議研究、討論新新方法、新技技術(shù)、非確定定性問題等的的開放式會(huì)議議。14第一回會(huì)議概覽2,會(huì)議的基本本類型有哪些些?(CONT.)■通過式會(huì)議只有一種意見見和主張,提提出后讓大家家舉手通過,,履行認(rèn)可手手續(xù)?!鲞x擇式會(huì)議在兩種或多種種意見中選取取一種。■拼合式會(huì)議在已提出的幾幾個(gè)方案中,,采納每個(gè)方方案中的合理理意見,拼成成一個(gè)新方案案。■折衷式會(huì)議兩種方案相持持不下,只好好采用介于兩兩者之間的第第三種方案,,雖雙方均不不滿意意,但得到部部分滿足,尚尚可以接受。。■綜合式會(huì)議將所有好的意意見綜合起來來,形成一個(gè)個(gè)最佳方案。。15第一回會(huì)議概覽3,會(huì)議成本知知多少?■3.1時(shí)間成本16第一回會(huì)議概覽3,會(huì)議成本知知多少?(CONT.)■3.2直接的會(huì)議成成本17第一回會(huì)議概覽3,會(huì)議成本知知多少?(CONT.)■3.3效率損失成本本18第一回會(huì)議概覽3,會(huì)議成本知知多少?(CONT.)■3.4會(huì)議總成本概概算會(huì)議總成本=每小時(shí)平均工工資的3倍×2×開會(huì)人數(shù)×開會(huì)時(shí)間(小小時(shí))19實(shí)話實(shí)說1,請(qǐng)大家回想想一下,我們們的會(huì)議效率率如何?還存存在哪些需要要改改進(jìn)的地方方?2,請(qǐng)大家暢想想一下:高效效會(huì)議應(yīng)當(dāng)是是什么樣子??20第二回會(huì)議效率第三回會(huì)議角色今日研討課題題第一回會(huì)議概覽第四回會(huì)議組織與管管理第五回會(huì)議專門技術(shù)術(shù)21第一回會(huì)議概覽第二回會(huì)議效率第三回會(huì)議角色今日研討課題題第四回會(huì)議組織與管管理第五回會(huì)議專門技術(shù)術(shù)22第二回會(huì)議效率1,低效會(huì)議的的表現(xiàn)--■沒有明確的目目的和主題,,形成多中心心會(huì)議■主持人被參會(huì)會(huì)者牽著鼻子子跑,無法控控制會(huì)議局面面■參會(huì)者缺乏效效率觀念,不不準(zhǔn)時(shí)參加■對(duì)某些問題反反復(fù)研究,不不能形成決議議■重復(fù)發(fā)言,重重復(fù)表態(tài)■會(huì)議氣氛沉悶悶,參會(huì)者消消極應(yīng)付、不不充分準(zhǔn)備、、不積極參與與■匯報(bào)不得要領(lǐng)領(lǐng),像流水帳帳23第二回會(huì)議效率2,造成會(huì)議低低效的原因---■會(huì)議的任務(wù)、、目的不明確確,或者開會(huì)會(huì)只是走形式式■會(huì)前準(zhǔn)備不充充分,通知、、議程、資料料等沒有提前前送達(dá)與會(huì)者者■參會(huì)者缺乏必必要的技能和和準(zhǔn)備■時(shí)間、地點(diǎn)選選擇不當(dāng),會(huì)會(huì)議時(shí)間過長(zhǎng)長(zhǎng)■主持人缺乏充充分的準(zhǔn)備,,缺乏控制力力、影響力和和說服力■參會(huì)對(duì)象選擇擇不當(dāng)24第二回會(huì)議效率3,高效會(huì)議的的特征--■只在必要時(shí)召召開■事先對(duì)時(shí)間、、地點(diǎn)等進(jìn)行行了認(rèn)真的籌籌劃■擬定和分發(fā)了了議程表,按按部就班,按按時(shí)開始,按按時(shí)結(jié)束■清晰記錄了所所有建議、決決定及執(zhí)行的的責(zé)任人■通過研究、討討論,歸納形形成了鮮明的的結(jié)論和成果果■在條件允許的的情況下,請(qǐng)請(qǐng)到了最有經(jīng)經(jīng)驗(yàn)和能力的的人參與■與會(huì)者積極參參與,主持人人準(zhǔn)確引導(dǎo)、、控制會(huì)議進(jìn)進(jìn)程與方向25第二回會(huì)議效率第三回會(huì)議角色今日研討課題題第一回會(huì)議概覽第四回會(huì)議組織與管管理第五回會(huì)議專門技術(shù)術(shù)26第二回會(huì)議效率第三回會(huì)議角色今日研討課題題第一回會(huì)議概覽第四回會(huì)議組織與管管理第五回會(huì)議專門技術(shù)術(shù)27第三回會(huì)議角色1,會(huì)議中的角角色28第三回會(huì)議角色1,會(huì)議中的角角色會(huì)議主席29第三回會(huì)議角色會(huì)議主席的職職責(zé):■致開幕詞,明明確會(huì)議的背背景、基調(diào)和和目標(biāo)■對(duì)主持人提供供支持,協(xié)助助把握會(huì)議的的方向和氛圍圍■在必要時(shí)中止止?fàn)幷摚蛘哒邔⒂懻撘蛳蛐枰姆较蛳颉鲈跁?huì)議出現(xiàn)異異常情況時(shí),,果斷出手處處理■推動(dòng)會(huì)議得到到結(jié)論或成果果,而不是一一無所獲■評(píng)估會(huì)議的效效果與成果■跟蹤、檢查會(huì)會(huì)議成果的發(fā)發(fā)布與落實(shí)30第三回會(huì)議角色1,會(huì)議中的角角色主持人31第三回會(huì)議角色主持人的職責(zé)責(zé):■規(guī)劃會(huì)議:確定會(huì)議目標(biāo)、內(nèi)容、、議程以及時(shí)間、地點(diǎn)、、方式;發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng)請(qǐng),與受邀人人員約定會(huì)議議之前的任務(wù)務(wù);■啟動(dòng)會(huì)議:分配會(huì)議角色色;組織會(huì)議的召召開;向與會(huì)人員介介紹會(huì)議背景景、目標(biāo)、議議程和規(guī)則;;32第三回會(huì)議角色主持人的職責(zé)責(zé):CONT.■促進(jìn)推動(dòng):在會(huì)場(chǎng)建立和和維護(hù)鼓勵(lì)討討論的氛圍;;對(duì)爭(zhēng)論的問題題進(jìn)行解釋、、澄清,推動(dòng)動(dòng)會(huì)議的進(jìn)行行;對(duì)參會(huì)者表述述不清楚的地地方進(jìn)行解釋釋和確認(rèn),避避免誤解;33第三回會(huì)議角色主持人的職責(zé)責(zé):CONT.■監(jiān)控管理:在結(jié)束某一個(gè)個(gè)議題的討論論后進(jìn)行總結(jié)結(jié),確認(rèn)一致致認(rèn)可的行行動(dòng)計(jì)計(jì)劃、職責(zé)和和時(shí)間期限。??刂茣?huì)議時(shí)間間,確保會(huì)議議按進(jìn)度進(jìn)行行;嚴(yán)格限制討論論時(shí)間,及時(shí)時(shí)處理離題;;建一座“停車場(chǎng)”,將沒有時(shí)間間處理的問題題先放在上面面;34第三回會(huì)議角色1,會(huì)議中的角角色記錄人35第三回會(huì)議角色記錄人的職責(zé)責(zé):■記錄會(huì)議時(shí)、、地、人等基基本信息■準(zhǔn)確記錄和概概括會(huì)議對(duì)于于各個(gè)議題的的討論成果■準(zhǔn)確記錄會(huì)議議的決策以及及要采取的實(shí)實(shí)施行動(dòng),包包括責(zé)任人和和截截止時(shí)間■在會(huì)議出現(xiàn)異異常情況時(shí),,果斷出手處處理■評(píng)估會(huì)議的效效果與成果■跟蹤、檢查會(huì)會(huì)議成果的發(fā)發(fā)布與落實(shí)36第三回會(huì)議角色1,會(huì)議中的角角色支持人37第三回會(huì)議角色支持人的職責(zé)責(zé):■協(xié)助主持人做做好會(huì)議通知知和議程分發(fā)發(fā)工作■確保會(huì)議設(shè)施施和設(shè)備已經(jīng)經(jīng)被預(yù)訂和調(diào)調(diào)整、準(zhǔn)備完完畢■確保會(huì)議所需需的材料和設(shè)設(shè)備隨時(shí)可用用■安排與會(huì)人員員的膳宿、茶茶點(diǎn)38第三回會(huì)議角色1,會(huì)議中的角角色參會(huì)者39第三回會(huì)議角色參會(huì)者的職責(zé)責(zé):■以會(huì)議議程表表為指南,進(jìn)進(jìn)行充分的準(zhǔn)準(zhǔn)備■準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議議■遵守會(huì)議規(guī)則則■仔細(xì)傾聽,不不斷驗(yàn)證聽到到的內(nèi)容,準(zhǔn)準(zhǔn)確辨別發(fā)言言者的意圖■積極參與,包包括:表達(dá)不不同的觀點(diǎn),,提問,回答答問題,提提供相關(guān)的背背景信息,等等等■清晰地組織和和表達(dá)自己的的見解,不重重復(fù)、不跑題題■貫徹、實(shí)施會(huì)會(huì)議的決議和和行動(dòng)計(jì)劃40第二回會(huì)議效率第三回會(huì)議角色今日研討課題題第一回會(huì)議概覽第四回會(huì)議組織與管管理第五回會(huì)議專門技術(shù)術(shù)41第二回會(huì)議效率第三回會(huì)議角色今日研討課題題第一回會(huì)議概覽第四回會(huì)議組織與管管理第五回會(huì)議專門技術(shù)術(shù)42第四回會(huì)議組織管理理會(huì)議成成功的的七要要素時(shí)間地點(diǎn)控制跟進(jìn)會(huì)議成果氛圍準(zhǔn)備43第四回回會(huì)議組組織管管理會(huì)議成成功的的七要要素時(shí)間地點(diǎn)控制跟進(jìn)會(huì)議成果氛圍準(zhǔn)備44第四回回會(huì)議組組織管管理會(huì)議準(zhǔn)準(zhǔn)備::■Wellbegin,halfdone.■好的開開始是是成功功的一一半。。45第四回回會(huì)議組組織管管理會(huì)議準(zhǔn)準(zhǔn)備::是否否會(huì)議議非開開不可可■如果某某些問問題不不開會(huì)會(huì)也可可以解解決,,就不不要開開會(huì)。?!鱿认胍灰幌耄海翰婚_開這個(gè)個(gè)會(huì)會(huì)會(huì)怎么么樣??惜會(huì)如如金!!46第四回回會(huì)議組組織管管理會(huì)議準(zhǔn)準(zhǔn)備::作為為組織織者■充分了了解會(huì)會(huì)議發(fā)發(fā)起的的背景景和發(fā)發(fā)起者者的初初衷■確定會(huì)會(huì)議的的關(guān)鍵鍵人物物,與與他們們協(xié)商商會(huì)議議的目目標(biāo)、、議程程和方方式■確定參參會(huì)人人員和和時(shí)間間范圍圍,收收集所所有被被邀請(qǐng)請(qǐng)人員員的時(shí)時(shí)間表表,找找出出最適適宜所所有人人參會(huì)會(huì)的確確切時(shí)時(shí)間■準(zhǔn)備會(huì)會(huì)議通通知、、會(huì)議議議程程、會(huì)會(huì)議相相關(guān)資資料,,提前前至少少兩天天以各各種種方式式發(fā)給給被邀邀請(qǐng)者者,并并確認(rèn)認(rèn)其已已經(jīng)收收到■準(zhǔn)備會(huì)會(huì)議主主席的的開幕幕詞,,準(zhǔn)備備會(huì)議議期間間需要要的資資料;;資料料應(yīng)當(dāng)當(dāng)經(jīng)經(jīng)過精精心篩篩選,,避免免過多多的信信息■準(zhǔn)備行行政資資源47第四回回會(huì)議組組織管管理會(huì)議準(zhǔn)準(zhǔn)備::作為為被邀邀請(qǐng)參參會(huì)者者■充分了了解會(huì)會(huì)議發(fā)發(fā)起的的背景景和發(fā)發(fā)起者者的初初衷■認(rèn)真閱閱讀資資料,,明確確會(huì)議議需要要解決決的問問題以以及個(gè)個(gè)人的的角色色■根據(jù)個(gè)個(gè)人在在會(huì)議議中的的角色色和貢貢獻(xiàn),,準(zhǔn)備備相關(guān)關(guān)資料料■不清楚楚的地地方,,及時(shí)時(shí)向會(huì)會(huì)議的的組織織者提提出和和詢問問■安排好好自己己的時(shí)時(shí)間和和參會(huì)會(huì)期間間的工工作■攜帶必必要的的資料料和設(shè)設(shè)備,,以飽飽滿的的精神神,準(zhǔn)準(zhǔn)時(shí)參參會(huì)48第四回回會(huì)議組組織管管理會(huì)議準(zhǔn)準(zhǔn)備::會(huì)議議規(guī)模?!龀歉娓嬷托蜁?huì)議議,一一般會(huì)會(huì)議的的規(guī)模模:●4-7人最理理想;;●10人可以以忍受受;●12人為上上限;;■如果規(guī)規(guī)模無無法降降低,,應(yīng)當(dāng)當(dāng)考慮慮:●是否可可以用用較小小的規(guī)規(guī)模完完成某某些議議題??●是否需需要另另一次次會(huì)議議?49第四回回會(huì)議組組織管管理會(huì)議成成功的的七要要素時(shí)間地點(diǎn)控制跟進(jìn)會(huì)議成果氛圍準(zhǔn)備50第四回回會(huì)議組組織管管理會(huì)議時(shí)時(shí)間安安排::◆上午8-9點(diǎn)之間間:正是員員工從從家到到公司司,準(zhǔn)準(zhǔn)備開開始一一天工工作的的時(shí)候候。這這個(gè)時(shí)時(shí)候的的員工工,心心緒尚尚且混混亂,,還需需一段段時(shí)間間才能能進(jìn)入入工作作狀態(tài)態(tài)。因因此,,試圖圖在這這一時(shí)時(shí)間段段舉行行會(huì)議議、試試圖讓讓員工工回應(yīng)應(yīng)會(huì)議議提議議或進(jìn)進(jìn)行業(yè)業(yè)務(wù)分分析,,從人人的生生理和和心理理角度度來看看,是是不現(xiàn)現(xiàn)實(shí)的的。◆上午9-10點(diǎn)之間間:?jiǎn)T工已已經(jīng)開開始進(jìn)進(jìn)入工工作狀狀態(tài)。。在這這個(gè)時(shí)時(shí)間段段最適適合進(jìn)進(jìn)行一一對(duì)一一的會(huì)會(huì)談,,同樣樣也是是進(jìn)行行業(yè)務(wù)務(wù)會(huì)談?wù)劦淖钭罴褧r(shí)時(shí)機(jī)。?!羯衔?0-12點(diǎn)或下下午1-3點(diǎn)之間間:最適合合調(diào)動(dòng)動(dòng)員工工集思思廣益益。大大家利利用頭頭腦風(fēng)風(fēng)暴,,不斷斷想出出新點(diǎn)點(diǎn)子、、新方方法。?!粝挛?-5點(diǎn)之間間:最好不不要安安排會(huì)會(huì)議。。這個(gè)個(gè)時(shí)段段的員員工開開始進(jìn)進(jìn)入一一天當(dāng)當(dāng)中的的倦怠怠期,,人人人希望望馬上上回家家,在在這個(gè)個(gè)時(shí)段段舉行行會(huì)議議往往往會(huì)事事倍功功半。。51第四四回回會(huì)議議組組織織管管理理會(huì)議議時(shí)時(shí)間間安安排排::◆會(huì)議議長(zhǎng)長(zhǎng)度度::一一般般會(huì)會(huì)議議時(shí)時(shí)間間以以一一小小時(shí)時(shí)為為宜宜,,大大型型報(bào)報(bào)告告會(huì)會(huì)也也不不應(yīng)應(yīng)超超過過兩兩個(gè)個(gè)小小時(shí)時(shí)。。生生理理學(xué)學(xué)家家認(rèn)認(rèn)為為,,腦腦力力的的最最佳佳狀狀態(tài)態(tài)只只能能保保持持45分鐘鐘,,人人在在生生理理上上產(chǎn)產(chǎn)生生疲疲勞勞感感的的臨臨界界點(diǎn)點(diǎn)是是一一小小時(shí)時(shí)◆如果果想想縮縮短短會(huì)會(huì)議議,,一一是是臨臨下下班班開開會(huì)會(huì);;二二是是站站著著開開會(huì)會(huì);;三三是是限限定定會(huì)會(huì)議議時(shí)時(shí)間間,,到到時(shí)時(shí)就就鳴鳴鈴鈴。。如如果果作作不不出出決決議議,,說說明明這這個(gè)個(gè)問問題題不不適適合合在在會(huì)會(huì)議議上上解解決決◆如重重要要的的議議程程安安排排在在前前面面,,在在大大家家精精力力比比較較集集中中的的時(shí)時(shí)間間段段52第四四回回會(huì)議議組組織織管管理理會(huì)議議成成功功的的七七要要素素時(shí)間間地點(diǎn)點(diǎn)控制制跟進(jìn)進(jìn)會(huì)議議成果果氛圍圍準(zhǔn)備備53第四四回回會(huì)議議組組織織管管理理會(huì)議議地地點(diǎn)點(diǎn)與與會(huì)會(huì)場(chǎng)場(chǎng)布布置置::■會(huì)議議地地點(diǎn)點(diǎn)不不應(yīng)應(yīng)設(shè)設(shè)在在經(jīng)經(jīng)常常會(huì)會(huì)被被打打斷斷的的地地方方■在工工作作場(chǎng)場(chǎng)所所以以外外的的地地方方舉舉行行會(huì)會(huì)議議,,大大家家都都會(huì)會(huì)覺覺得得輕輕松松■長(zhǎng)桌桌比比較較適適合合指指令令為為主主的的會(huì)會(huì)議議,,圓圓桌桌可可以以定定調(diào)調(diào)為為非非正正式式■使全全體體與與會(huì)會(huì)者者既既能能看看見見又又能能被被看看見見■座位位之之間間留留有有一一臂臂長(zhǎng)長(zhǎng)的的距距離離,,與與會(huì)會(huì)者者不不能能受受太太陽陽暴暴曬曬■考慮慮多多種種座座位位方方案案,,選選擇擇最最合合適適的的一一種種■將電電話話轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移移出出會(huì)會(huì)場(chǎng)場(chǎng),,請(qǐng)請(qǐng)參參會(huì)會(huì)人人關(guān)關(guān)閉閉移移動(dòng)動(dòng)電電話話54第四四回回會(huì)議議組組織織管管理理會(huì)議議成成功功的的七七要要素素時(shí)間間地點(diǎn)點(diǎn)控制制跟進(jìn)進(jìn)會(huì)議議成果果氛圍圍準(zhǔn)備備55第四四回回會(huì)議議組組織織管管理理會(huì)議議控控制制::時(shí)時(shí)間間控控制制■將會(huì)會(huì)議議安安排排在在午午餐餐之之前前,,比比較較容容易易按按時(shí)時(shí)結(jié)結(jié)束束■設(shè)置置鐘鐘表表,,指指定定會(huì)會(huì)議議的的時(shí)時(shí)間間管管理理人人■按時(shí)時(shí)開開始始,,按按時(shí)時(shí)結(jié)結(jié)束束,,讓讓遲遲到到者者明明白白他他們們的的行行為為對(duì)對(duì)會(huì)會(huì)議議不不利利■主持持人人應(yīng)應(yīng)在在會(huì)會(huì)議議開開始始重重申申會(huì)會(huì)議議的的議議程程■發(fā)言者應(yīng)應(yīng)事先進(jìn)進(jìn)行準(zhǔn)備備,簡(jiǎn)潔潔明了,,并控制制發(fā)言時(shí)時(shí)間■一個(gè)議題題討論基基本成型型之后,,為了節(jié)節(jié)約時(shí)間間,主持持人要迅迅速總總結(jié),并并將會(huì)議議迅速導(dǎo)導(dǎo)入下一一個(gè)階段段56第四回會(huì)議組織織管理會(huì)議控制制:流程程控制■一旦出現(xiàn)現(xiàn)討論跑跑題,迅迅速糾正正■將到時(shí)尚尚未解決決的問題題,開進(jìn)進(jìn)“停車車場(chǎng)”■將復(fù)雜問問題交給給一個(gè)工工作小組組,會(huì)后后再進(jìn)行行匯報(bào)■如與會(huì)者者的發(fā)言言有創(chuàng)造造性但不不成熟,,鼓勵(lì)其其會(huì)后完完善■制止支流流辯論和和私下交交流■按順序發(fā)發(fā)言,自自由發(fā)言言應(yīng)注意意控制時(shí)時(shí)間與方方向■不要重復(fù)復(fù)別人的的觀點(diǎn)和和已經(jīng)提提出的問問題■用片刻沉沉默將會(huì)會(huì)議從爭(zhēng)爭(zhēng)吵帶回回到理智智中來■果斷制止止無謂爭(zhēng)爭(zhēng)論或有有損會(huì)議議氛圍的的爭(zhēng)吵57第四回會(huì)議組織織管理會(huì)議成功功的七要要素時(shí)間地點(diǎn)控制跟進(jìn)會(huì)議成果氛圍準(zhǔn)備58第四回會(huì)議組織織管理先聽一個(gè)個(gè)小故事事?。髱煹男瑤?9第四回會(huì)議組織織管理故事的哲哲理:保保護(hù)發(fā)言言者的熱熱情與積積極性人都有自自己的性性格,當(dāng)當(dāng)自己的的意見被被打擊時(shí)時(shí),就會(huì)會(huì)沉默寡寡言或者者奮起反反擊,這這就會(huì)影影響到會(huì)會(huì)議的氣氣氛和效效果,因因此,對(duì)對(duì)于研究究型的會(huì)會(huì)議,不不要簡(jiǎn)單單地否定定別人的的觀點(diǎn),,而是應(yīng)應(yīng)當(dāng)盡可可能地創(chuàng)創(chuàng)造寬松松、坦誠(chéng)誠(chéng)的氣氛氛,保護(hù)護(hù)發(fā)言者者的熱情情。60第四回會(huì)議組織織管理再聽一個(gè)個(gè)小故事事?。浾吲c孩孩子61第四回會(huì)議組織織管理故事的哲哲理:換換個(gè)角度度看問題題,海闊闊天地寬寬相同的聲聲音容易易聽到,,不同的的聲音最最難得。。意見不不同是好好事,只只有意見見不同,,結(jié)論才才能全面面。為了了達(dá)到這這樣的效效果,甚甚至有人人故意扮扮黑臉。。當(dāng)我們們聽到不不同的聲聲音的時(shí)時(shí)候,先先不要急急于否定定,換個(gè)個(gè)角度看看看,也也許別人人的見解解對(duì)自己己會(huì)很有有幫助,,一個(gè)善善于取長(zhǎng)長(zhǎng)補(bǔ)短的的會(huì)議者者才是真真正的““善會(huì)者者”。62第四回會(huì)議組織織管理還有一個(gè)個(gè)小故事事?。┦可c與本科生生63第四回會(huì)議組織織管理故事的哲哲理:尊尊重別人人三人行,,必有我我?guī)煟瑫?huì)會(huì)議應(yīng)當(dāng)當(dāng)樹立對(duì)對(duì)事不對(duì)對(duì)人的原原則,樹樹立相互互尊重的的氛圍。。只有從從心底里里尊重其其他的與與會(huì)者,,才能真真正聽得得進(jìn)別人人的見解解,才能能做到真真正的““善會(huì)””。不不尊重重別人的的表現(xiàn)包包括:●人身攻擊擊,惡語語傷人●羞辱、譏諷諷別人●隨意打斷別別人的發(fā)言言,等等64第四回會(huì)議組織管管理會(huì)議溝通三三部曲會(huì)前溝通::交流會(huì)議的的有關(guān)信息息,對(duì)會(huì)議議的目標(biāo)、、議程和時(shí)時(shí)間等達(dá)成成一致,以以減少會(huì)議議中的沖突突,提高會(huì)會(huì)議效率。。會(huì)中溝通::在開會(huì)時(shí)應(yīng)應(yīng)該主動(dòng)聽聽取意見,,善于聆聽聽,只有善善于聽取信信息才能成成為有洞察察力的領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)者。在聽聽對(duì)方講話話時(shí)要專心心致志,不不要心不在在焉;不要要心存成見見,也不要要打斷對(duì)方方講話;要要善解人意意,做到心心領(lǐng)神會(huì)。。不僅要會(huì)會(huì)聽,還得得會(huì)說,會(huì)會(huì)表達(dá)自己己的意見。。在表達(dá)自自己的意見見時(shí),要誠(chéng)誠(chéng)懇謙虛。。講話時(shí)要要力求簡(jiǎn)明明扼要,用用簡(jiǎn)單明了了的詞句表表明自己的的意思,語語調(diào)要婉轉(zhuǎn)轉(zhuǎn),態(tài)度也也要從容不不迫。會(huì)后溝通::會(huì)議結(jié)束后后,主席要要及時(shí)與承承擔(dān)任務(wù)者者溝通,詢?cè)儐栃枰牡闹С?,并并給予鼓勵(lì)勵(lì);還要與與持不同意意見者溝通通,肯定他他的意見的的合理處,,及做出決決定的原因因,鼓勵(lì)他他繼續(xù)努力力,發(fā)揮更更大的能力力。65第四回會(huì)議組織管管理會(huì)議成功的的七要素時(shí)間地點(diǎn)控制跟進(jìn)會(huì)議成果氛圍準(zhǔn)備66第四回會(huì)議組織管管理會(huì)議成果■時(shí)刻檢討::我們的會(huì)會(huì)議是否在在為我們既既定的目標(biāo)標(biāo)服務(wù)■每一項(xiàng)議題題討論結(jié)束束,將討論論結(jié)果及時(shí)時(shí)整理,形形成記錄■會(huì)議結(jié)束之之前,回顧顧會(huì)議議程程,看是否否主要問題題都得到了了解決■如果時(shí)間允允許,對(duì)于于“停車場(chǎng)場(chǎng)”內(nèi)停放放的內(nèi)容進(jìn)進(jìn)行處理■對(duì)于所有執(zhí)執(zhí)行性的決決議,都要要明確責(zé)任任人和完成成時(shí)間■如有必要,,確定下次次會(huì)議的大大體時(shí)間■會(huì)議結(jié)束,,迅速形成成會(huì)議紀(jì)要要,請(qǐng)會(huì)議議主席批準(zhǔn)準(zhǔn)、下發(fā)■任命一個(gè)會(huì)會(huì)議決議的的督辦人67第四回會(huì)議組織管管理會(huì)議成功的的七要素時(shí)間地點(diǎn)控制跟進(jìn)會(huì)議成果氛圍準(zhǔn)備68第四回會(huì)議組織管管理會(huì)后跟進(jìn)■盡快下發(fā)會(huì)會(huì)議紀(jì)要,,確認(rèn)每個(gè)個(gè)與會(huì)者已已經(jīng)收到■對(duì)會(huì)上確定定的任務(wù)承承擔(dān)者,詢?cè)儐栃枰牡馁Y源和支支持,給予予鼓勵(lì)■對(duì)于會(huì)上沒沒有解決的的問題,找找到原因,,組織新的的會(huì)議尋求求解決■對(duì)于會(huì)上交交給專項(xiàng)小小組進(jìn)行研研究的專題題,回收研研究成果■總結(jié)會(huì)議成成功或失敗敗的經(jīng)驗(yàn)、、教訓(xùn),持持續(xù)改進(jìn)■會(huì)議事項(xiàng)的的督辦■將會(huì)議精神神迅速傳達(dá)達(dá)到當(dāng)事部部門69第二回會(huì)議效率第三回會(huì)議角色今日研討課課題第一回會(huì)議概覽第四回會(huì)議組織與與管理第五回會(huì)議專門技技術(shù)70第二回會(huì)議效率第三回會(huì)議角色今日研討課課題第一回會(huì)議概覽第四回會(huì)議組織與與管理第五回會(huì)議專門技技術(shù)71第五回會(huì)議專門技技術(shù)一、會(huì)議與與時(shí)間管理理除非妥善管管理時(shí)間,,否則無法法妥善管理理其他任何何事情?!说谩ざ爬?2第五回會(huì)議專門技技術(shù)一、會(huì)議與與時(shí)間管理理急迫不急迫重要I緊急狀況迫切的問題限期完成的會(huì)議或工作II準(zhǔn)備工作與預(yù)防措施價(jià)值觀的澄清計(jì)劃人際關(guān)系的建立增進(jìn)自己的能力不重要III造成干擾的事、電話信件、報(bào)告會(huì)議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事IV忙碌瑣碎的事廣告函件電話浪費(fèi)時(shí)間逃避性活動(dòng)時(shí)間管理矩矩陣73第五回會(huì)議專門技技術(shù)一、會(huì)議與與時(shí)間管理理急迫不急迫重要I
壓力筋疲力竭危機(jī)處理忙于收拾殘局II不重要IIIIV偏重第I類事件的人人74第五回會(huì)議專門技技術(shù)一、會(huì)議與與時(shí)間管理理急迫不急迫重要III不重要III
短視近利缺乏自制力,怪罪他人危機(jī)處理輕視目標(biāo)與計(jì)劃
IV偏重第III類事件的人人75第五回會(huì)議專門技技術(shù)一、會(huì)議與與時(shí)間管理理急迫不急迫重要III不重要III
全無責(zé)任感依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生危機(jī)處理輕視目標(biāo)與計(jì)劃
IV偏重第III、IV類事件的人人76第五回會(huì)議專門技技術(shù)一、會(huì)議與與時(shí)間管理理急迫不急迫重要I
II有遠(yuǎn)見、有理想平衡、紀(jì)律、自治少有危機(jī)不重要IIIIV偏重第II類事件的人人77第五回會(huì)議專門技技術(shù)一、會(huì)議與與時(shí)間管理理高效能人士士的七個(gè)習(xí)習(xí)慣:積積極主動(dòng)、、以終為始始、要事第一、雙贏思維、、知彼解己己、統(tǒng)合綜綜效、不不斷更新78第五回會(huì)議專門技技術(shù)一、會(huì)議與與時(shí)間管理理時(shí)間管理的的二八原則則:*20%的工作時(shí)間間完成80%的工作價(jià)值值*投入20%的精力完成成80%的工作*集中另外80%的精力做另另外20%的工作79第五回會(huì)議專門技技術(shù)成功人士與與一般人的的時(shí)間分配配比較:80第五回會(huì)議專門技技術(shù)二、會(huì)議規(guī)規(guī)劃方法--流程周期期法是規(guī)規(guī)劃劃高高效效會(huì)會(huì)議議和和活活動(dòng)動(dòng)的的方方法法,,它它通通過過將將一一個(gè)個(gè)項(xiàng)項(xiàng)目目分分解解成成若若干干步步驟驟,,明明確確每每一一步步驟驟應(yīng)應(yīng)做做什什么么來來規(guī)規(guī)劃劃項(xiàng)項(xiàng)目目,,以以提提高高效效率率和和效效果果。。流流程程周周期期法法有有五五要要素素::1、目目標(biāo)標(biāo)::回回答答“我們們?yōu)闉槭彩裁疵匆_開會(huì)會(huì)”2、結(jié)結(jié)果果::回回答答“我們們能能從從本本次次會(huì)會(huì)議議中中得得到到什什么么”3、步步驟驟::回回答答“我們們應(yīng)應(yīng)該該采采取取哪哪些些步步驟驟以以實(shí)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)結(jié)結(jié)果果”4、原原則則::回回答答“與會(huì)會(huì)者者是是誰誰以以及及指指導(dǎo)導(dǎo)我我們們行行動(dòng)動(dòng)的的基基本本原原則則有有哪哪些些”5、反反饋饋::回回答答“會(huì)議議之之后后如如何何評(píng)評(píng)價(jià)價(jià)和和貫貫徹徹”81第五五回回會(huì)議議專專門門技技術(shù)術(shù)二、、會(huì)會(huì)議議規(guī)規(guī)劃劃方方法法--流流程程周周期期法法1、目標(biāo)工作內(nèi)容:我們?yōu)槭裁匆_會(huì)?1、集體協(xié)商會(huì)議目標(biāo)。2、確定2-3個(gè)主要的會(huì)議目標(biāo)。82第五五回回會(huì)議議專專門門技技術(shù)術(shù)二、、會(huì)會(huì)議議規(guī)規(guī)劃劃方方法法--流流程程周周期期法法2、結(jié)果工作內(nèi)容:我們能從會(huì)議中得到什么?1、確定明確的(可衡量或可觀察的)結(jié)果陳述。結(jié)果陳述描述了參與者和其他利益關(guān)系者可以從會(huì)議中所得到的利益。為評(píng)價(jià)會(huì)議提供了主題和基礎(chǔ)。83第五五回回會(huì)議議專專門門技技術(shù)術(shù)二、、會(huì)會(huì)議議規(guī)規(guī)劃劃方方法法--流流程程周周期期法法3、步驟工作內(nèi)容:我們應(yīng)該采取哪些步驟以實(shí)現(xiàn)結(jié)果?1、集體討論。為了實(shí)現(xiàn)預(yù)期結(jié)果,在會(huì)議開始之前,進(jìn)行之中以及結(jié)束之后,必須做些什么。2、根據(jù)所追求的結(jié)果來確定會(huì)議之前的工作委派,并對(duì)相關(guān)責(zé)任達(dá)成一致,以確保準(zhǔn)備工作得以完成。84第五五回回會(huì)議議專專門門技技術(shù)術(shù)二、、會(huì)會(huì)議議規(guī)規(guī)劃劃方方法法--流流程程周周期期法法4、原則工作內(nèi)容:與會(huì)者是誰,指導(dǎo)我們行動(dòng)的基本原則有哪些?1、誰必須參加本次會(huì)議?誰不應(yīng)該參加?誰的出席無關(guān)緊要?2、他們必須表現(xiàn)出什么樣的態(tài)度和行為?3、需要什么樣的基本原則來確保有效參與,打擊諸如貶低他人觀點(diǎn)之類的不受歡迎的行為?85第五五回回會(huì)議議專專門門技技術(shù)術(shù)二、、會(huì)會(huì)議議規(guī)規(guī)劃劃方方法法--流流程程周周期期法法5、反饋工作內(nèi)容:會(huì)議之后如何評(píng)價(jià)和貫徹?1、如何評(píng)估本次會(huì)議?2、會(huì)議結(jié)果必須通知誰?3、如何實(shí)現(xiàn)群體學(xué)習(xí)?4、怎么樣才能使會(huì)議獲得持續(xù)改進(jìn)?86第五五回回會(huì)議議專專門門技技術(shù)術(shù)三、、提提高高會(huì)會(huì)議議效效率率的的思思維維方方法法--六六頂頂思思考考帽帽“六頂頂思思考考帽帽”是愛愛德德華華·德·波諾諾博博士士開開發(fā)發(fā)并并流流行行于于西西方方企企業(yè)業(yè)界界的的,,最最有有效效的的思思維維訓(xùn)訓(xùn)練練。。它它提提供供了了“平行思維維”的工具,,從而避避免將時(shí)時(shí)間浪費(fèi)費(fèi)在互相相爭(zhēng)執(zhí)上上。它的主要要功能在在于為人人們建立立一個(gè)思思考框架架,在這這個(gè)框架架下按照照特定的的程序進(jìn)進(jìn)行思考考,從而而極大地地提高企企業(yè)與個(gè)個(gè)人的效效能,降降低會(huì)議議成本、、提高創(chuàng)創(chuàng)造力、、解決深深層次的的溝通問問題。它它為許多多國(guó)家、、企業(yè)與與個(gè)人提提供了強(qiáng)強(qiáng)有力的的管理工工具,將將會(huì)議時(shí)時(shí)間驟然然減少了了80%。1984年奧運(yùn)會(huì)會(huì)的組織織者運(yùn)用用”六頂思考考帽“思維技術(shù)術(shù),使一一度賠錢錢的奧運(yùn)運(yùn)會(huì)變?yōu)闉樯X機(jī)機(jī)器。2000年1月,麥當(dāng)當(dāng)勞公司司開始引引進(jìn)“六頂思考考帽”,到2001年2月,全部部員工都都參加了了培訓(xùn),,培訓(xùn)之之后平均均會(huì)議時(shí)時(shí)間縮短短25%。87第五回會(huì)議專門門技術(shù)三、提高高會(huì)議效效率的思思維方法法-六頂頂思考帽帽“六頂思考考帽”的設(shè)計(jì)思思想:1、簡(jiǎn)化思思考,讓讓思考者者在某一一時(shí)刻只只做一件件事情。。思考者者不必同同時(shí)兼顧顧情感、、邏輯、、信息、、希望和和創(chuàng)意,,他可以以將它們們分別處處理。2、換位思思考,讓讓思考者者可以自自由地轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換思考考方式。。如果有有人在會(huì)會(huì)議上一一直提出出負(fù)面意意見,你你就可以以要求他他摘下黑黑色思考考帽。這這就是告告訴他,,他太固固執(zhí)于否否定了。。你也可可以請(qǐng)他他戴上黃黃色思考考帽,直直接要求求他轉(zhuǎn)向向正面肯肯定的思思考方式式。88CAP含義白色是中立而客觀的。代表著事實(shí)和資訊。紅色是情感的色彩。直指我們的感覺、直覺和預(yù)感。黃色是頂樂觀的帽子。它代表著與邏輯相符合的正面觀點(diǎn)。黑色是陰沉的顏色。它意味著警示與批判。綠色是春天來到時(shí),爭(zhēng)奇斗艷的美妙色彩。那是創(chuàng)意的顏色。藍(lán)色是天空的顏色,籠罩四野。在控制著事物的整個(gè)過程。解決的問題我們掌握什么信息?
我們需要什么信息?
如何找到需要的信息?
我現(xiàn)在的情感是什么?
我的直覺怎么說?
我的第六感覺怎么說?
好處是什么?
積極因素是什么?
價(jià)值是什么?
這個(gè)想法里面有哪些好概念?
它能用于我們的工作嗎?
可能的問題是什么?
存在的困難是那些?
什么是我們的注意要點(diǎn)?
存在的風(fēng)險(xiǎn)是什么?
我們有什么創(chuàng)造性的想法?
其它的可能性有哪些?
“黑帽子”提出的困難怎么克服?我們的討論從哪里開始?
我們的議程是什么?
我們的目標(biāo)是什么?
我們應(yīng)該戴哪頂帽子?
我們?cè)鯓幼隹偨Y(jié)?
我們的下一步是什么?使用原則你不能任意提高一件事實(shí)的層次,除非你有能力去驗(yàn)證它。在使用白帽思維時(shí),你的態(tài)度必須是中立的。白帽的使用應(yīng)該成為一種習(xí)慣。防止過度使用白帽。正確認(rèn)識(shí)和運(yùn)用直覺與情緒。不要證明或解釋自己的感覺。認(rèn)可預(yù)感,但非憑預(yù)感作決定。避免爭(zhēng)辯。須在30秒以內(nèi)作出回答,避免過度使用紅帽。探求事物的優(yōu)點(diǎn)。證明為什么某個(gè)觀點(diǎn)行得通,但必須符合邏輯。當(dāng)未來不確定的時(shí)候,黃帽思維通過一些問題建立可行性的基礎(chǔ)。黑帽思維是一種強(qiáng)勢(shì)思維??梢杂煤谏伎济睉?yīng)付黑色思考帽。黑帽思維應(yīng)該提出應(yīng)對(duì)方式。行動(dòng)。解釋。預(yù)測(cè)。設(shè)計(jì)。在藍(lán)色思考帽下,我們不再思考討論的主題,我們考慮的是那些與主題有關(guān)的思維。藍(lán)帽經(jīng)常使用在思維的開始、中間和最后階段。會(huì)議主席一般都有藍(lán)帽思考功能,但也可以是指定另外的人。藍(lán)帽思維有一個(gè)重要的工作就是打斷爭(zhēng)論。89第五回會(huì)議專門門技術(shù)三、提高高會(huì)議效效率的思思維方法法-六頂頂思考帽帽“六頂思考考帽”的組合使使用:六種思考考規(guī)則可可以由你你選擇六頂帽子子不是對(duì)對(duì)思考者者的分類類每個(gè)思考考者應(yīng)該該會(huì)用所所有的帽帽子在使用六六頂帽子子的時(shí)候候,不要要提到它它們的功功能每種帽子子都有限限定的時(shí)時(shí)間,不不能無限限制的使使用帽子可以以單獨(dú)使使用,也也可以系系統(tǒng)進(jìn)行行使用、、多次使使用正確使用用初始序序列、中中間序列列、結(jié)尾尾序列充分使用用簡(jiǎn)單的的短序列列90第五回會(huì)議專門門技術(shù)三、提高高會(huì)議效效率的思思維方法法-六頂頂思考帽帽使用“六帽組合合”的場(chǎng)合::當(dāng)時(shí)間緊緊迫,而而需要全全面研究究問題的的時(shí)候當(dāng)問題復(fù)復(fù)雜,無無法得出出明確結(jié)結(jié)論的時(shí)時(shí)候當(dāng)意見不不統(tǒng)一,,互不相相讓的時(shí)時(shí)候91第五回會(huì)議專門門技術(shù)三、提高高會(huì)議效效率的思思維方法法-六頂頂思考帽帽“六頂思考考帽”的單獨(dú)使使用:黃帽的單單獨(dú)使用用——請(qǐng)談一下下對(duì)高層層人員采采用年薪薪制會(huì)有有什么好好處?黃帽的單單獨(dú)使用用范圍::評(píng)價(jià)一個(gè)個(gè)見解減少負(fù)面面性檢查忽略略的價(jià)值值92第五回會(huì)議專門門技術(shù)三、提高高會(huì)議效效率的思思維方法法-六頂頂思考帽帽“六頂思考考帽”的單獨(dú)使使用:紅帽的單單獨(dú)使用用——明天如果果天氣不不好,我我們活動(dòng)動(dòng)還照常常進(jìn)行嗎嗎?紅帽的單單獨(dú)使用用范圍::征求團(tuán)隊(duì)隊(duì)意見無法判斷斷的時(shí)候候?qū)Q策進(jìn)進(jìn)行投票票的時(shí)候候93第五回會(huì)議專門門技術(shù)三、提高高會(huì)議效效率的思思維方法法-六頂頂思考帽帽“六頂思考考帽”的單獨(dú)使使用:黑帽的單單獨(dú)使用用——如果這封封郵件發(fā)發(fā)出去,,會(huì)不會(huì)會(huì)產(chǎn)生什什么不利利影響??黑帽的單單獨(dú)使用用范圍::避免錯(cuò)誤誤變化評(píng)估估檢查可行行性94第五回會(huì)議專門門技術(shù)三、提高高會(huì)議效效率的思思維方法法-六頂頂思考帽帽“六頂思考考帽”的單獨(dú)使使用:綠帽的單單獨(dú)使用用——除了裁員員之外,,還有其其他的辦辦法控制制成本嗎嗎?綠帽的單單獨(dú)使用用范圍::尋求改進(jìn)進(jìn)的時(shí)候候擺脫束縛縛的時(shí)候候?qū)ふ覄?chuàng)新新的時(shí)候候95第五回會(huì)議專門門技術(shù)三、提高高會(huì)議效效率的思思維方法法-六頂頂思考帽帽六頂思考考帽”思維方法法使我們們將思考考的不同同方面分分開,這這樣,我我們可以以依次對(duì)對(duì)問題的的不同側(cè)側(cè)面給予予足夠的的重視和和充分的的考慮。。就像彩彩色打印印機(jī),先先將各種種顏色分分解成基基本色,,然后將將每種基基本色彩彩打印在在相同的的紙上,,就會(huì)得得到彩色色的打印印結(jié)果。。同理,,我們對(duì)對(duì)思維模模式進(jìn)行行分解,,然后按按照每一一種思維維模式對(duì)對(duì)同一事事物進(jìn)行行思考,,最終得得到全方方位的“彩色”思考。使用六頂頂思考帽帽最大的的好處之之一,就就是可以以使結(jié)論論自然而而然地形形成。當(dāng)當(dāng)討論論進(jìn)行到到最后,,使用藍(lán)藍(lán)色思考考帽的時(shí)時(shí)候,結(jié)結(jié)論對(duì)每每個(gè)人來來說通常常都是顯顯而易見見的。這這在理論論上似乎乎難以置置信,但但實(shí)際卻卻往往如如此。96第二回會(huì)議效率率第三回會(huì)議角色色今日研討討課題第一回會(huì)議概覽覽第四回會(huì)議組織織與管理理第五回會(huì)議專門門技術(shù)97Thanksforyourattention.謝謝參加加!北京華夏夏基石人人力資源源顧問有有限公司司Jan11,20049、靜夜四四無鄰,,荒居舊舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中黃黃葉樹,,燈下白白頭人。。。11:14:4111:14:4111:1412/24/202211:14:41AM11、以我獨(dú)沈久久,愧君相見見頻。。12月-2211:14:4111:14Dec-2224-Dec-2212、故人江海別別,幾度隔山山川。。11:14:4111:14:4111:14Saturday,December24,202213、乍見翻疑疑夢(mèng),相悲悲各問年。。。12月-2212月-2211:14:4111:14:41December24,202214、他他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生生白白發(fā)發(fā),,舊舊國(guó)國(guó)見見青青山山。。。。24十十二二月月202211:14:41上上午午11:14:4112月月-2215、比比不不了了得得就就不不
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