公司印章管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)和防范【最新版】

公司印章管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)和防范印章是公司的一種特殊財(cái)產(chǎn)，其核心是公司的控制權(quán)，對(duì)外具有表征公司意思表示的功能。近幾年，“蘿卜章”案件頻發(fā)，引起了社會(huì)的廣泛關(guān)注，可以說印章無小事。企業(yè)家認(rèn)為：只要保管好公司的印章，就不會(huì)有印章管理之虞，然與印章相關(guān)的糾紛和由此暴露出來的管理上的問題卻依然如故。我們從公司印章引發(fā)的訴訟實(shí)務(wù)談?wù)劰镜挠≌鹿芾泶嬖谀男┓娠L(fēng)險(xiǎn)及防范技巧。01刻制印章中的風(fēng)險(xiǎn)及防范刻制印章是公司成立過程中的“頭等大事”。有的公司在路邊小店隨意刻制印章或刻制多枚印章，甚至只要業(yè)務(wù)上需要就隨意刻章，刻章后沒有下發(fā)文件告知公司或納入印章制度管理，這些不當(dāng)刻制印章的行為隱藏著極大的風(fēng)險(xiǎn)?！秶鴦?wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定》（國發(fā)〔1999〕25號(hào)）規(guī)定，刻制印章應(yīng)當(dāng)?shù)浇?jīng)公安機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或指定的刻章單位辦理，并在刻章單位辦理印章備案。由此可見，對(duì)公司印章的管理屬于治安管理，實(shí)踐中，以前公司可以在企業(yè)登記機(jī)關(guān)辦理印章備案，根據(jù)筆者所知，企業(yè)登記機(jī)關(guān)目前可能并不接受辦理公司印章備案，但是，公司仍然可以采取一些變通方式，如通過工商變更等讓新刻制的公司印章在企業(yè)登記機(jī)關(guān)存檔備查刻制印章是印章規(guī)范化管理的源頭，公司刻制印章不當(dāng)會(huì)造成印章管理和使用混亂，有的公司在公章、財(cái)務(wù)章、合同章或發(fā)票章外還刻制部門章、技術(shù)章、業(yè)務(wù)章、收款章等，導(dǎo)致公司自身也不清楚印章的使用范圍，甚至不知曉該印章的存在，有的公司圖方便省事刻制多枚同一類型的印章，實(shí)際上，印章越多公司的印章管理難度越大，容易給公司的經(jīng)營活動(dòng)帶來巨大的法律風(fēng)險(xiǎn)。02印章管理中的風(fēng)險(xiǎn)及防范我國《公司法》并未涉及公司印章的管理，公司的章程涉及印章管理的也較少見。但幾乎所有的公司會(huì)制定一套繁簡不一的印章管理制度，對(duì)印章的刻制、保管、使用、審批、丟失及責(zé)任等作出規(guī)定；大多數(shù)公司能做到印章專人保管、用印審批和用印后文件存檔等基本印章管理；也有公司在章程中對(duì)公章使用權(quán)限作出限制。建立、健全完善而規(guī)范的印章管理制度仍然是印章管理的基礎(chǔ)，公司印章管理制度作為公司內(nèi)部規(guī)章制度經(jīng)過一定民主程序?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部有拘束力，在一定程度上有助于強(qiáng)化公司印章管理，防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)橛≌卤旧淼恼鎮(zhèn)螐耐庥^上難以判斷，公司作為商事主體，要求交易相對(duì)方審核每筆交易的公司印章真?zhèn)渭吧w章權(quán)限是不現(xiàn)實(shí)的，加蓋了公司印章的文件、合同、信函等一般推定為公司意志的體現(xiàn)。本著效率優(yōu)先兼顧公平的原則，爭議解決中法官需要衡平考慮公司印章主體和善意而無過錯(cuò)交易相對(duì)方的利益。因此，盡管有完善的印章規(guī)章制度，公司并非高枕無憂，在印章丟失、被盜搶以及公司名稱變更、公司合并或分立時(shí)印章名稱會(huì)發(fā)生變化，印章丟失、被盜搶后，公司應(yīng)及時(shí)通知交易相對(duì)方并盡快報(bào)案，取得報(bào)案證明，而且在市級(jí)以上公開發(fā)行的報(bào)紙上登報(bào)，說明印章遺失或被盜的情況并聲明作廢，需要重新刻制印章的還應(yīng)當(dāng)?shù)焦矙C(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制后辦理新刻制印章的備案。公司名稱變更、企業(yè)合并或分立時(shí)原有印章停止使用的，應(yīng)及時(shí)送交印章制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀，并保留送交印章制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀的手續(xù)，切忌自行作廢、銷毀或丟棄。03印章使用中的風(fēng)險(xiǎn)及防范1、公司在簽訂合同中有哪些不規(guī)范的印章使用情形。合同往往會(huì)對(duì)使用印章的類型約定不明，有時(shí)約定加蓋公章（或稱行政章），實(shí)際加蓋的是合同章或相反；有時(shí)約定應(yīng)當(dāng)簽名并蓋章，實(shí)際上只蓋章或只簽名；有的對(duì)合同簽訂的要式行為無明確約定，實(shí)際簽訂形式五花八門;有的合同頁不蓋騎縫章；有的合同加蓋的印章與公司登記注冊的企業(yè)名稱不一致或者加蓋作廢、過期或私刻印章；有的公司在空白紙上加蓋公章或在合同內(nèi)容未填寫前加蓋印章；有的公司根據(jù)不同的交易場合或交易對(duì)象加蓋不同的印章，比如，針對(duì)交易相對(duì)人A或B分別使用不同的合同章，等等不一而足，這些不規(guī)范的印章使用行為隱藏著巨大交易風(fēng)險(xiǎn)。2、公司應(yīng)當(dāng)如何規(guī)范使用印章。通常情況下，公司在印章的使

用上應(yīng)當(dāng)尊重與交易相對(duì)方之間的合同約定和既往的交易習(xí)慣。具體有:公司應(yīng)按照合同約定的要式行為完成合同的簽署，確保是在填寫完整的合同文本（而不是空白頁或空白紙）上完成簽署，簽署合同應(yīng)使用公司備案印章而避免使用非備案印章（指私刻、作廢或偽造等未經(jīng)備案的印章），并堅(jiān)持公司特定印章使用的唯一性，區(qū)分業(yè)務(wù)類型使用公司特定的印章，不能將公司內(nèi)部印章用于外部交易行為，不能將具有特定用途的印章使用于非特定用途，如簽訂合同應(yīng)使用公章或合同章;開具發(fā)票應(yīng)使用發(fā)票專用章；財(cái)務(wù)對(duì)帳應(yīng)使用財(cái)務(wù)專用章等，亦不能區(qū)分不同的交易場合或交易對(duì)象使用不同的印章。發(fā)生爭議后有的公司發(fā)現(xiàn)合同上的公章是真實(shí)的，但無法說清是誰在什么時(shí)間什么場合加蓋的，因此，有必要規(guī)范公司簽訂合同的行為，我們建議：公司簽訂的合同應(yīng)當(dāng)約定經(jīng)簽字并蓋章后生效，要求在合同上公司加蓋公章的同時(shí)經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)簽名，明確合同經(jīng)辦人，落實(shí)責(zé)任主體，并在合同每頁加蓋騎縫章。3、公司不規(guī)范使用印章有哪些風(fēng)險(xiǎn)。有的公司對(duì)出借營業(yè)執(zhí)照、掛靠或承包經(jīng)營者使用私刻印章的行為睜一只眼閉一只眼，認(rèn)為反正不是公司經(jīng)常使用的備案印章，在發(fā)生糾紛后不承認(rèn)就行。司法實(shí)踐中，公司對(duì)非備案印章的使用可能導(dǎo)致公司對(duì)該印章使用效力的全面認(rèn)可，即非備案印章經(jīng)實(shí)際使用獲得效力公示。公司在空白合同（或空白紙）上簽章可能會(huì)被認(rèn)定為給予交易相對(duì)方填寫空白內(nèi)容的無限授權(quán)。公司用印管理混亂，表面上看是公司內(nèi)部管理，與具體的交易行為無關(guān)，但內(nèi)部管理混亂可能導(dǎo)致交易相對(duì)人無法準(zhǔn)確判別相關(guān)人員對(duì)外簽訂合同時(shí)所使用的印章是否真實(shí)，印章管理混亂的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)由公司自行承擔(dān)而不能轉(zhuǎn)嫁給交易相對(duì)方，因此，公司使用非備案印章、使用印章不唯一、默認(rèn)他人使用私刻或作廢印章等印章使用混亂不僅達(dá)不到規(guī)避交易風(fēng)險(xiǎn)的目的，還會(huì)導(dǎo)致使用（或私刻）的印章簽訂的合同被認(rèn)定有效。即使公司對(duì)于某一印章效力范圍的規(guī)定，也屬于公司內(nèi)部規(guī)定，公司人員超出規(guī)定范圍使用印章簽訂的合同，除交易相對(duì)方明知外，對(duì)公司仍然具有約束力。04公司對(duì)印章不作為的風(fēng)險(xiǎn)及防范1、公司長期未發(fā)現(xiàn)被盜或遺失，可能被視為公章管理不規(guī)范，公司對(duì)公章被盜或遺失后被私自使用造成的經(jīng)濟(jì)損失應(yīng)當(dāng)承擔(dān)一定的賠償責(zé)任。2、公司若知曉他人使用偽造、私刻的公司印章，應(yīng)當(dāng)及時(shí)制止并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，必要時(shí)可以通過登報(bào)公告他人偽造、私刻印章的事實(shí)，公司若知曉使用真?zhèn)尾幻鞯挠≌聦?duì)外簽訂合同，公司長期未制止或?qū)嶋H接受交易相對(duì)人的合同履行，則使用該偽造、私刻或真?zhèn)尾幻鞯挠≌潞炗喌暮贤赡軐?duì)公司具有約束力。3、公司變更法定代表人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，但并未將變更事實(shí)告知正在進(jìn)行的交易相對(duì)方，如果前變更法定代表人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人使用偽造、私刻印章簽訂的合同，對(duì)公司而言可能構(gòu)成表見代理，所簽訂的合同對(duì)公司有法律效力。4、在公司經(jīng)營場所內(nèi)或公司人員在場的情況下，使用偽造、私刻的公司印章簽訂合同而公司未制止的，導(dǎo)致交易相對(duì)方有合理理由相信使用