內(nèi)審員培訓(xùn)講義

內(nèi)部審核員培訓(xùn)講義第一章定義審核為獲得審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過(guò)程。審核證據(jù)與審核準(zhǔn)則有關(guān)的并且能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其他信息。審核準(zhǔn)則用作依據(jù)的一組方針程序或要求。審核發(fā)現(xiàn)將收集到的審核證據(jù)對(duì)照審核準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)價(jià)的結(jié)果。審核結(jié)論審核組考慮了審核目標(biāo)和所有的審核發(fā)現(xiàn)后得出的最終審核結(jié)果。審核范圍審核的內(nèi)容和界限。注：審核范圍通常包括對(duì)實(shí)際位置、組織單元、活動(dòng)和過(guò)程以及所覆蓋的時(shí)期的描述。第二章內(nèi)部管理體系審核第一節(jié)審核的策劃審核策劃領(lǐng)導(dǎo)重視是做好內(nèi)審的關(guān)鍵；管理者代表要親自抓內(nèi)審工作；內(nèi)審的具體工作需要有一個(gè)職能部門(mén)來(lái)管理；組建一支合格的內(nèi)審員隊(duì)伍；內(nèi)審需要有一套正規(guī)的程序；在建立管理體系時(shí)應(yīng)考慮內(nèi)審工作。審核的策劃確定審核目的、范圍和準(zhǔn)則選擇審核組，指定審核組長(zhǎng)第二節(jié)審核的實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審核的準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)審核的實(shí)施審核后續(xù)活動(dòng)的實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審核的準(zhǔn)備編制審核計(jì)劃審核組工作分配準(zhǔn)備工作文件審核計(jì)劃內(nèi)容審核目的；審核準(zhǔn)則；審核范圍，包括確定受審核的組織單元和職能單元及過(guò)程；現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)的日期和地點(diǎn)；現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)預(yù)期的時(shí)間和期限，包括與受審核方管理層的會(huì)議及審核組會(huì)議；審核組成員的作用和職責(zé)；為審核的關(guān)鍵區(qū)域配置適當(dāng)?shù)馁Y源。準(zhǔn)備工作文件審核組成員應(yīng)當(dāng)評(píng)審與其所承擔(dān)的審核工作有關(guān)的信息，并準(zhǔn)備必要的工作文件，用于審核過(guò)程的參考和記錄。這些工作文件可以包括：檢查表和審核抽樣計(jì)劃；記錄信息（例如：支持性證據(jù)，審核發(fā)現(xiàn)和會(huì)議記錄）的表格。編制檢查表檢查表是內(nèi)審員進(jìn)行審核時(shí)的一種自用工具。檢查表的作用明確與審核目標(biāo)有關(guān)的作用；使審核程序規(guī)范化，減少審核工作的隨意性和盲目性；使審核目標(biāo)始終保持明確;保持審核進(jìn)度；作為審核記錄存檔。編制檢查表的要點(diǎn)對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)和程序文件的要求；選擇重要的管理體系問(wèn)題；結(jié)合受審核部門(mén)的特點(diǎn)；抽樣應(yīng)具有代表性；檢查表應(yīng)有可操作性；按部門(mén)進(jìn)行審核時(shí)要包括涉及的標(biāo)準(zhǔn)條款，按過(guò)程進(jìn)行審核時(shí)要包括涉及的部門(mén)。現(xiàn)場(chǎng)審核的實(shí)施舉行首次會(huì)議信息的收集和驗(yàn)證形成審核發(fā)現(xiàn)準(zhǔn)備審核結(jié)論舉行末次會(huì)議舉行首次會(huì)議首次會(huì)議的目的確認(rèn)審核計(jì)劃；簡(jiǎn)要介紹審核活動(dòng)如何實(shí)施；確認(rèn)溝通渠道；向受審方提供詢問(wèn)的機(jī)會(huì)。管理層，與受審核的職能或過(guò)程的負(fù)責(zé)人應(yīng)參加首次會(huì)議。首次會(huì)議的程序會(huì)議應(yīng)當(dāng)是正式的，并保存出席人員的記錄，會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持，其程序是：與會(huì)者簽到；人員介紹；重申審核目的、范圍和準(zhǔn)則；實(shí)施審核所用的方法和程序，包括告知受審核方審核證據(jù)只是基于可獲得的信息樣本，因此，在審核中存在不確定因素。信息的收集和驗(yàn)證應(yīng)當(dāng)通過(guò)適當(dāng)?shù)某闃舆M(jìn)行收集并驗(yàn)證與審核目的、范圍和準(zhǔn)則有關(guān)的信息，包括與職能、活動(dòng)和過(guò)程間接口有關(guān)的信息。只有可證實(shí)的信息方可作為審核證據(jù)。審核證據(jù)應(yīng)當(dāng)予以記錄。審核證據(jù)基于可獲得的信息樣本。信息的收集和驗(yàn)證收集信息的方法包括面談；對(duì)活動(dòng)的觀察；文件評(píng)審。審核的基本內(nèi)容審核的基本內(nèi)容始終包括四個(gè)問(wèn)題，即：過(guò)程是否已被識(shí)別并適當(dāng)規(guī)定；職責(zé)是否已別分配；程序是否得到實(shí)施和保持；在實(shí)施所要求的結(jié)果方面，過(guò)程是否有效。審核過(guò)程的控制對(duì)審核過(guò)程的控制首先是審核組長(zhǎng)的責(zé)任。審核過(guò)程的控制包括控制審核計(jì)劃；控制審核活動(dòng)；控制審核發(fā)現(xiàn)。在審核過(guò)程中，審核組全體成員應(yīng)注意控制以下要點(diǎn)：樣本策劃合理；辨識(shí)關(guān)鍵過(guò)程；評(píng)定主要因素；重視控制結(jié)果；注意相關(guān)影響；營(yíng)造良好的審核氣氛。在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：要相信樣本；選擇樣本要有代表性，應(yīng)隨機(jī)抽樣；要依靠檢查表，若要偏離應(yīng)小心謹(jǐn)慎；從問(wèn)題的各種表現(xiàn)形式去尋找客觀證據(jù)；當(dāng)發(fā)現(xiàn)不合格時(shí)，要追到必要的深度；與被審核方負(fù)責(zé)人共同確認(rèn)不合格事實(shí)；始終保持客觀公正有禮貌。審核方式審核方式概括起來(lái)有四種：順向追蹤;逆向追溯;按部門(mén)審核;按過(guò)程（要素）審核.調(diào)查方法要善于提問(wèn)；要注意傾聽(tīng)；要仔細(xì)觀察；要作好記錄；要善于追蹤驗(yàn)證。提問(wèn)技巧提問(wèn)的基本方式可包括：開(kāi)放式提問(wèn);封閉式提問(wèn)?？刂茖徍税l(fā)現(xiàn)對(duì)照審核準(zhǔn)則評(píng)價(jià)審核證據(jù)以形成審核發(fā)現(xiàn)。審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準(zhǔn)則。審核組應(yīng)對(duì)審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行控制，包括以下方面：合格或不合格要以事實(shí)為基礎(chǔ)；不合格事實(shí)要得到受審核方確認(rèn)；道聽(tīng)途說(shuō)不能作為證據(jù)；審核組內(nèi)要相互溝通，統(tǒng)一意見(jiàn)。不符合項(xiàng)和不符合項(xiàng)報(bào)告不合格定義：未滿足要求。“要求”是指下述要求：適用的法律法規(guī)、合同等；管理體系標(biāo)準(zhǔn)；管理體系文件。不符合項(xiàng)的形成不符合項(xiàng)是由以下任一種情況所形成管理體系文件規(guī)定不符合標(biāo)準(zhǔn)要求；管理體系現(xiàn)狀不符合文件規(guī)定；體系運(yùn)行結(jié)果未達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)，即效果不符合目標(biāo)。不符合項(xiàng)性質(zhì)的判定不符合項(xiàng)就性質(zhì)來(lái)說(shuō)可分為兩類：嚴(yán)重（主要）不符合項(xiàng)和一般不符合項(xiàng)。嚴(yán)重不符合項(xiàng)出現(xiàn)下列情況之一，即構(gòu)成嚴(yán)重（主要）不符合項(xiàng)：體系運(yùn)行出現(xiàn)系統(tǒng)性失效；體系運(yùn)行出現(xiàn)區(qū)域性失效；嚴(yán)重影響產(chǎn)品或體系運(yùn)行的后果的不合格現(xiàn)象。般不符合項(xiàng)出現(xiàn)下列情況之一，即構(gòu)成一般不符合項(xiàng)：對(duì)滿足管理體系過(guò)程或體系文件的要求而言，是個(gè)別的、偶然的、孤立的性質(zhì)輕微的問(wèn)題。對(duì)保證所審區(qū)域的體系有效性而言，是個(gè)次要的問(wèn)題。不符合項(xiàng)報(bào)告不符合項(xiàng)報(bào)告包括以下內(nèi)容：不合格事實(shí)描述；不合格性質(zhì)的判定；審核依據(jù)或不合格條款或編號(hào)；審核員簽名；受審核方代表簽字；受審核部門(mén)或過(guò)程。不合格事實(shí)描述準(zhǔn)確地描述觀察到的事實(shí)，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、何種情況等;使其有可重查性和可追溯性;力求簡(jiǎn)明精煉，抓住核心的不合格加以概括提煉；觀點(diǎn)、結(jié)論要從描述中自然流露，不要光寫(xiě)結(jié)論，不寫(xiě)事實(shí)。審核結(jié)論審核結(jié)論可陳述諸如以下內(nèi)容：管理體系與審核準(zhǔn)則的符合程度；管理體系的有效實(shí)施、保持和改進(jìn)；管理評(píng)審過(guò)程在確保管理體系持續(xù)的適宜性、充分性、有效性和改進(jìn)方面的能力。審核員在結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)，應(yīng)通過(guò)對(duì)審核記錄的匯總整理，在多方面收集客觀證據(jù)的基礎(chǔ)上，最終確定不合格項(xiàng)，進(jìn)行不合格項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)與分析。并進(jìn)而評(píng)價(jià)管理體系的有效性。最后由審核組長(zhǎng)起草審核報(bào)告，并在末次會(huì)議上宣布審核結(jié)論。審核記錄的匯總整理在僅限于一般不合格項(xiàng)的情況下，可以以下方式處理：同一性質(zhì)的偶然性的一般不合格項(xiàng)可適當(dāng)合并；對(duì)性質(zhì)更為輕微的不合格事實(shí)，可作為觀察項(xiàng)要求受審核方一并采取糾正措施加以整改，但審核組無(wú)需跟蹤驗(yàn)證。體系有效性評(píng)價(jià)根據(jù)審核記錄的匯總整理，審核組應(yīng)對(duì)體系的有效性作出評(píng)價(jià)，其依據(jù)；審核中發(fā)現(xiàn)的客觀證據(jù)；不合格項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)與分析包括：不合格項(xiàng)的數(shù)量;不合格項(xiàng)性質(zhì);不合格項(xiàng)在體系過(guò)程中分布;不合格項(xiàng)在在各部門(mén)中分布等。末次會(huì)議末次會(huì)議是現(xiàn)場(chǎng)審核的結(jié)論性會(huì)議，是審核組報(bào)告審核結(jié)果和審核結(jié)論的會(huì)議。末次會(huì)議仍由審核組長(zhǎng)主持。末次會(huì)議目的向高層管理者說(shuō)明審核情況，以使他們能夠清楚地理解審核結(jié)果;宣布審核發(fā)現(xiàn)和審核結(jié)論;提出糾正措施的追蹤要求;宣布結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審核。末次會(huì)議內(nèi)容與會(huì)者簽到;重申審核目的和范圍;總結(jié)審核情況（包括不合格報(bào)告）;說(shuō)明抽樣的局限性;糾正措施要求;領(lǐng)導(dǎo)講話。審核報(bào)告內(nèi)容審核目的;審核范圍;審核準(zhǔn)則;審核時(shí)間;審核組長(zhǎng)和審核組成員；審核發(fā)現(xiàn)（包括不合格項(xiàng)統(tǒng)計(jì)）；審核結(jié)論（對(duì)體系符合性和有效性評(píng)價(jià)）。第三節(jié)糾正措施的跟蹤糾正措施的重要性對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行清理和總結(jié)，防止顧客和體系運(yùn)行受到其后遺影響。對(duì)現(xiàn)存的不合格項(xiàng)采取措施防止其造成更大的不良后果。認(rèn)真分析原因，防止再發(fā)生，便于改進(jìn)管理體系，為未來(lái)管理體系的運(yùn)行創(chuàng)造良好的條件。糾正措施要求不合格項(xiàng)發(fā)生的部門(mén)應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行分析，尋找不合格發(fā)生的真正原因，以便采取有效的糾正措施。糾正措施應(yīng)針對(duì)不合格發(fā)生的原因，其目的是防止不合格再發(fā)生。糾正措施內(nèi)容糾正措施內(nèi)容包括：原因分析；糾正措施；糾正措施制訂者和執(zhí)行者；預(yù)計(jì)完成期限等。糾正措施跟蹤原則所有在審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)，必須由不合格項(xiàng)發(fā)生的部門(mén)根據(jù)原因采取糾正措施，審核組進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，形成閉環(huán)。內(nèi)部審核的糾正措施跟蹤驗(yàn)證一般應(yīng)采用現(xiàn)場(chǎng)檢查糾正措施的效果。糾正措施跟蹤程序?qū)徍似陂g內(nèi)審員確認(rèn)不