三大體系文件編寫

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質量/職業(yè)健康安全/環(huán)境

管理體系文件編寫培訓

1課程安排1、QMS/OHS/EMS文件的作用2、標準對QMS/OHS/EMS文件的要求3、QMS/OHS/EMS文件的結構要求

4、QMS/OHS/EMS文件編制的原則5、QMS/OHS/EMS文件編制的步驟和技巧6、編寫QMS/OHS/EMS文件的文字要求7、文件的管理控制與文件的標識8、QMS/OHS/EMS文件的編號9、文件的編制的一般方法21、QMS/OHS/EMS文件的作用（2-1）QMS/OHS/EMS文件確定了職責的分配和活動的程序，是企業(yè)內部的“法規(guī)”。

是企業(yè)開展內部培訓的依據(jù)

3是管理體系審核的依據(jù)。

1、QMS/OHS/EMS文件的作用（2-2）使管理體系改進有法可依、有章可循、有據(jù)可查。

4該說的要說到

說到要做到

做到要記錄52、標準對QMS/OHS/EMS文件的要求ISO9001標準4.2.3文件控制

質量管理體系所要求的文件應予以控制。記錄是一種特殊類型的文件，應依據(jù)4.2.4的要求進行控制。應編制形成文件的程序，以規(guī)定以下方面所需的控制：a)文件發(fā)布前得到批準，以確保文件是充分與適宜性；b)必要時對文件進行評審與更新并再次批準；c)確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；d)確保在使用處可獲得適用文件的有關版本；e)確保文件保持清晰、易于識別；f)確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；g)防止作廢文件的非預期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，對這些文件進行適當?shù)臉俗R。

6OHSAS18001

4.4.4文件組織應以適當?shù)拿浇椋ㄈ纾杭埢螂娮有问剑┙⒉⒈３窒铝行畔ⅲ篴）描述管理體系核心要素及其相互作用；b）提供查詢相關文件的途徑。注：重要的是按有效性和效率要求使文件數(shù)量盡可能少。

2、標準對QMS/OHS/EMS文件的要求

7組織應建立并保持程序，控制本標準所要求的所有文件和資料，以確保：a)文件和資料易于查找；b)對文件和資料進行定期評審，必要時予以修訂并由被授權人員確認其適宜性；c)凡對職業(yè)健康安全體系的有效運行具有關鍵作用的崗位，都可得到有關文件和資料的現(xiàn)行版本；d)及時將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用；e)對出于法規(guī)和（或）保留信息的需要而留存的檔案文件和資料予以適當標識。

OHSAS18001標準4.4.5文件和資料控制8

ISO14001標準4.4.4、4.4.5文件和文件控制條款對體系文件的結構和控制（編制、審核、批準、標識、發(fā)放、使用、修改、更新、作廢）作出了同樣的規(guī)定要求。9ISO9001標準要求制定的六個文件化程序

⑴4.2.3文件控制QP423⑵4.2.4記錄的控制QP424⑶8.2.2內部審核QP822⑷8.3不合格品控制QP830⑸8.5.2糾正措施QP852⑹8.5.3預防措施QP853注：本標準出現(xiàn)“形成文件的程序”之處，即要求建立該程序，形成文件，并加以實施和保持。1018001標準要求建立的程序文件：

(1)危險源辨識，風險評價與風險控制程序；(4.3.1)(2)法律、法規(guī)及其他要求獲取、更新程序；(4.3.2)(3)目標、指標、管理方案控制程序；(4.3.3、4.3.4)(4)教育培訓程序；(4.4.2)(5)協(xié)商與交流管理程序；(4.4.3)(6)文件和資料管理程序；(4.4.5)(7)運行控制管理程序；((4.4.6)(8)應急預案與響應控制程序；(4.4.7)(9)績效測量和監(jiān)測控制程序；(4.5.1)(10)事故、事件、不符合、糾正與預防措施管理程序；(4.5.2)(11)記錄管理控制程序；(4.5.3)(12)內部審核程序。(4.5.4)1114001標準要求建立的程序文件：

(1)環(huán)境因素識別與控制程序；(4.3.1)(2)法律、法規(guī)及其他要求獲取、更新程序；(4.3.2)(3)目標、指標、管理方案控制程序；(4.3.3、4.3.4)(4)教育培訓程序；(4.4.2)(5)協(xié)商與交流管理程序；(4.4.3)(6)文件和資料管理程序；(4.4.5)(7)運行控制管理程序；((4.4.6)(8)應急預案與響應控制程序；(4.4.7)(9)績效測量和監(jiān)測控制程序；(4.5.1)(10)合規(guī)性評價控制程序；(4.5.2)(11)不符合、糾正與預防措施管理程序；(4.5.3)(12)記錄管理控制程序；(4.5.4)(13)內部審核程序。(4.5.5)12★文件的多少與詳略程度應根據(jù)不同組織的QMS/OHS/EMS管理體系而不同,取決于：

a)組織的規(guī)模和活動的類型；

b)危險源、環(huán)境因素、過程及其相互作用的復雜程度；

c)人員的素質。

★文件可采用任何形式或類型的媒體。對QMS/OHS/EMS標準中“文件”的理解133、QMS/OHS/EMS文件的結構（6-1）管理手冊程序文件作業(yè)指導文件(三大標準)QMS/OHS/EMS管理體系記錄第一層第二層第三層第四層14★

QMS/OHS/EMS體系管理手冊---戰(zhàn)略性文件a.

闡述公司的QMS/OHS/EMS管理體系方針、QMS/OHS/EMS管理體系目標；b.

表述公司的組織機構、職能、權限；c.

闡述公司各項QMS/OHS/EMS管理體系各項管理活動控制的基本原則要求；d.

關于管理手冊管理的規(guī)定。3、QMS/OHS/EMS文件的結構（6-2）15★程序文件---戰(zhàn)術性文件a.

闡述公司各項管理體系管理過程的活動順序、內容及各部門在活動中的職責和工作接口關系；b.指出在管理體系活動中應遵循的標準、規(guī)范、準則、方法及作業(yè)指導；c.說明在管理體系活動中應填寫的記錄。3、QMS/OHS/EMS文件的結構（6-3）16a.

闡述公司在某項具體工作過程中的方法、應使用或操作的工器具和設備及各部門在工作中的接口關系b.說明在工作中應填寫的記錄

★

作業(yè)類文件(三大標準)---方法性文件3、QMS/OHS/EMS文件的結構（6-4）17技術標準：對標準化領域中需要協(xié)調統(tǒng)一的技術事項所制定的標準。技術標準的形式可以是標準、規(guī)范、規(guī)程、守則、操作卡、作業(yè)指導書等。如：產(chǎn)品標準、原材料標準、技術圖紙、工序作業(yè)指導書、工藝卡、設備操作規(guī)程、運行規(guī)程、抽樣標準、檢驗規(guī)程等。管理標準：對企業(yè)標準化領域中需要協(xié)調統(tǒng)一的管理事項所制定的標準。“管理事項”

主要是指在營銷、設計、采購、工藝、生產(chǎn)、檢驗、能源、安全、衛(wèi)生健康、環(huán)保等管理中與實施技術標準有關的重復性事物和概念。管理標準的形式可以是規(guī)則、規(guī)定、制度、條例等。如：變電站管理辦法、供電管理辦法所管理辦法、倉庫管理辦法、文件和資料編寫導則、產(chǎn)品標識細則、規(guī)章制度等。工作標準：對企業(yè)標準化領域中需要協(xié)調統(tǒng)一的工作事項所制定的標準?！肮ぷ魇马棥?/p>

主要是指在執(zhí)行相應管理標準和技術標準時，與工作崗位的職責、崗位人員基本技能、工作內容要求與方法檢查與考核等有關的重復性事物和概念。如：崗位標準、任職資格、崗位職責、考核細則等。第三層：作業(yè)類文件通?？煞譃椋?/p>

3、QMS/OHS/EMS文件的結構（6-5）183、QMS/OHS/EMS文件的結構（6-6）★

QMS/OHS/EMS管理體系記錄---證據(jù)性文件

這里講的記錄主要是各種記錄表單,還有一些文字記錄,如計劃、總結、方案、預案等。記錄是QMS/OHS/EMS文件最基礎的部分，包括生產(chǎn)/運行控制、培訓、監(jiān)測、審核、復審的職業(yè)健康安全、環(huán)境管理記錄和圖表，不符合/事故、事件記錄以及產(chǎn)品質量/職業(yè)健康安全/環(huán)境管理信息反饋記錄等。這些都是證明各生產(chǎn)階段質量、職業(yè)健康安全、環(huán)境管理是否達到要求和檢查質量、職業(yè)健康安全、環(huán)境管理體系運行有效性的證據(jù)，因而它具有可追溯性的特點,可為領導決策提供可靠的依據(jù)。194、QMS/OHS/EMS文件編制的原則（9-1）編寫體系文件的原則是：1、符合性：符合ISO9001、OHSAS18001和ISO14001標準要求。即：復蓋標準，標準要求的要寫到，不能低于標準要求；2、有效性：能達到指導企業(yè)實際運作的效果；3、可操作性：文件要適度，不能太簡或太繁，注重有效性和效率，應實用，夠用即可；4、標準化：按企業(yè)標準化體系要求編寫。GB/T15496-2003《企業(yè)標準體系要求》GB/T15497-2003《企業(yè)標準體系技術標準體系》GB/T15498-2003《企業(yè)標準體系管理標準和工作標準體系》

GB/T1.1-2000《標準化工作導則第1部分:標準的結構和編寫規(guī)則》204、QMS/OHS/EMS文件編制的原則（9-2）體系文件要做到：系統(tǒng)性；法規(guī)性；符合性；可操作性；協(xié)調性；唯一性；繼承性。21系統(tǒng)性

——組織應對其QMS/OHS/EMS中采用的全部要素、要求和規(guī)定，系統(tǒng)有條理地制訂各項程序；——所有文件應按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊；——各層次文件應接口明確、結構合理、協(xié)調有序；——各層次文件原則上應涉及QMS/OHS/EMS一個邏輯上獨立的部分。4、QMS/OHS/EMS文件編制的原則（9-3）224、QMS/OHS/EMS文件編制的原則（9-4）

法規(guī)性

——體系文件應在總體上遵循QMS/OHS/EMS標準，以及國家或主管部門的有關法規(guī)要求；

——文件一旦批準實施，就必須認真執(zhí)行；

——文件修改只能按規(guī)定的程序進行。23符合性

——應符合并覆蓋所選標準或所選標準條款的要求；4、QMS/OHS/EMS文件編制的原則（9-5）244、QMS/OHS/EMS文件編制的原則（9-6）

可操作性

——應符合本企業(yè)的實際情況。具體的控制要求應以滿足企業(yè)需要為度，而不是越多越嚴就越好；

——體系文件應根據(jù)標準的要求、組織規(guī)模、生產(chǎn)活動的具體性質采取不同的形式；

——體系文件的詳略程度應與人員的素質、技能和培訓等因素相適應；

——所有文件規(guī)定都應在實際工作中能得到有效的貫徹。254、QMS/OHS/EMS文件編制的原則（9-7）

協(xié)調性

——體系文件的所有規(guī)定應與組織的其他管理規(guī)定相協(xié)調；——體系文件之間應相互協(xié)調；——體系文件應與有關技術標準、規(guī)范相互協(xié)調；——處理好各種接口，避免不協(xié)調或職責不清。264、QMS/OHS/EMS文件編制的原則（9-8）

唯一性——對一個組織，其QMS/OHS/EMS文件是唯一的；

——通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現(xiàn)唯一的理解；

——決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用；

——不同組織的文件可具有不同的風格。27繼承性

——將企業(yè)原有的優(yōu)秀管理經(jīng)驗有機的融入管理體系之中4、QMS/OHS/EMS文件編制的原則（9-9）285、QMS/OHS/EMS文件編制的步驟和技巧（5-1）文件編寫步驟:1．對文件編寫人員進行培訓。2.任命文件編寫小組組長和組員。3．執(zhí)行危險源和環(huán)境因素辨識、風險評價與風險控制，評價出重大危險源和重要環(huán)境因素，并進行分級，制訂危險源清單、重大危險源清單和環(huán)境因素清單、重要環(huán)境因素清單。4、根據(jù)企業(yè)經(jīng)營綜旨和方向編制或修訂質量方針,根據(jù)重大危險源來編制或修訂職業(yè)健康安全方針，根據(jù)重要環(huán)境因素來編制或修訂環(huán)境管理方針。5．根據(jù)質量/職業(yè)健康安全/環(huán)境管理方針和重大危險源/重要環(huán)境因素技術經(jīng)濟可行性，確定目標、指標和管理方案。6.按GB/T1.1-2000《標準化工作導則第1部分:標準的結構和編寫規(guī)則》制定文件編制導則,規(guī)范文件編寫格式。7.制定文件編寫計劃，按計劃分工編寫。295、QMS/OHS/EMS文件編制的步驟和技巧（5-2）8.根據(jù)上述第3、4、5、6、7步的結果策劃運行控制程序和作業(yè)指導書，確定程序文件和作業(yè)指導書清單。策劃時應注意：(1)為使重大危險源、重要環(huán)境因素受到控制，減少工傷、環(huán)保事故和職業(yè)病，可行時應建立與重大危險源和重要環(huán)境因素相應的管理方案和運行控制程序；(2)對同一個重大危險因素和重要環(huán)境因素，可以既有管理方案又可有運行控制程序，當然也可以只有其一；(3)同一個目標可以分解成多個指標，相應地，同一個目標也就可以由多個管理方案或多個運行控制程序來實現(xiàn)。9.進行各個文件本身的編寫、審核、修改。10.通過上述各程序提出各部門的職責，并補充完善之，將其提煉到管理手冊相應的條款中。11.對初稿組織廣泛討論,征求意見。12.編寫小組對整套文件的接口協(xié)調性、統(tǒng)一性進行審核、修改。13.領導審定,發(fā)布實施。305、QMS/OHS/EMS文件編制的步驟和技巧（5-3）編寫技巧：

職業(yè)健康安全/環(huán)境管理體系文件的編寫建議按以下五條主線分頭編寫，一條線一個組或一個人．每一條線中的手冊、程序和記錄格式乃至作業(yè)指導書都包含在內，這樣寫可以避免前后重復和矛盾。

1、第一條線：

4.3.1危險源辨識（環(huán)境因素識別），風險評價與風險控制；4.3.2法律、法規(guī)及其他要求：4.3.3方針、目標、指標：4.3.4管理方案，315、QMS/OHS/EMS文件編制的步驟和技巧（5-4）第二條線：4.4.2培訓、意識和能力；4.4.5文件和資料管理(控制)；4.5.3記錄和記錄管理。第三條線：4.4.6運行控制：4.4.7應急預案與響應。第四條線：4.5.1績效測量與監(jiān)測；4.5.2事故、事件、不符合、糾正與預防措施；4.5.4內部審核；4.6管理評審。第五條線：其他及附錄。

325、QMS/OHS/EMS文件編制的步驟和技巧（5-5）

也可采取如下的編寫方式：

(1)自上而下依序展開方式

按方針、管理手冊、程序文件、作業(yè)文件、記錄的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質要求較高，文件編寫所需時間較長，且必然伴隨著反復修改。(2)自下而上的編寫方式

按基礎性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這適用于管理基礎較好的組織，但如無總體設計方案指導易出現(xiàn)混亂。(3)從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式先編寫程序文件，再開始手冊和基礎性文件的編寫，實際是從分析活動，確定活動程序開始，將標準的要求與組織實際緊密結合，可縮短文件編寫時間。33職責分明，語氣肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也許”之類詞語）；結構清晰，文字簡明；格式統(tǒng)一，文風一致;不使用軟性詞如：積極、認真、努力、建議、加強等6、編寫QMS/OHS/EMS文件的文字要求347、文件的管理控制與文件的標識●文件的管理控制ISO9001、OHSAS18001和ISO14001標準對文件的的批準、評審、更改、保存、使用、發(fā)放、識別、作廢做了明確規(guī)定。a)批準：文件發(fā)布前得到批準，以確保文件充分性與適宜性；b)審核：必要時對文件充分性和適宜性進行評審、更新并再次批準；c)發(fā)放：有受控標識和分發(fā)號，有登記；35d)更改：確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；e)使用：確保在使用處可獲得適用文件的有關版本；f)標識：確保文件保持清晰、易于識別；g)識別：確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；h)作廢：防止作廢文件的非預期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，對這些文件進行適當?shù)臉俗R。

36編號、名稱；編制、審核、批準；生效日期（發(fā)布、實施）；受控狀態(tài)、受控號（分發(fā)號）；版本號；修訂號；頁碼，頁數(shù)。7、文件的管理控制與文件的標識●文件標識的通用內容

37企業(yè)名稱代碼文件的層次與標準的關聯(lián)（盡可能）文件的順序文件編號中應體現(xiàn)的信息8、QMS/OHS/EMS文件的編號38管理體系手冊編號例1：8、QMS/OHS/EMS文件的編號□□□□/QEOM---2011企業(yè)代號三標體系手冊代號Q-質量、E-環(huán)境、O-職業(yè)健康安全、M-管理手冊發(fā)布年號39管理體系手冊編號例2：8、QMS/OHS文件的編號QB/□□□□-201-2011企業(yè)代號手冊代碼標準符號發(fā)布年號40管理體系手冊編號例3：8、QMS/OHS文件的編號□□□□/SC-2011企業(yè)代號手冊代碼發(fā)布年號41程序文件編號例1：

/QEOP

-文件順序號程序文件標識符Q-質量、E-環(huán)境、O-職業(yè)健康安全、P-程序文件企業(yè)名稱標準關聯(lián)號（也可取消）8、QMS/OHS/EMS文件的編號42企業(yè)代號程序文件代碼企業(yè)標準符號文件順序號QB/□□□□-202-□□程序文件編號例2：8、QMS/OHS/EMS文件的編號43企業(yè)代號程序文件代碼文件順序號

□□□□-CX-□□程序文件編號例3：8、QMS/OHS/EMS文件的編號44例如：程序文件編號□□□□/QEOP423-1文件管理控制程序□□□□/QEOP622-1人力資源管理控制程序□□□□/QEOP630-1設備管理控制程序□□□□/QEOP443-1相關方管理控制程序8、QMS/OHS/EMS文件的編號□□□□/OP446-1交通安全控制程序□□□□/EP446-2污染物排放控制程序45作業(yè)類文件（三大標準）編號例1：/WI

-

文件順序號作業(yè)文件類型標識符企業(yè)名稱標識符部門或程序文件號8、QMS/OHS/EMS文件的編號46企業(yè)代號文件代碼1--技術標準

2、3--管理標準

4—工作標準標準符號文件順序號QB/□□□□-□□□-□□作業(yè)類文件（三大標準）編號例2：8、QMS/OHS/EMS文件的編號47企業(yè)代號技術性文件代碼文件順序號□□□□/J–□□技術類文件編號例3：8、QMS/OHS/EMS文件的編號48企業(yè)代號管理性文件代碼文件順序號□□□□

/G–□□管理類文件編號例4：8、QMS/OHS/EMS文件的編號49受控文件1：企業(yè)自編文件有編、審、批；須跟蹤更改；各部門建立本部門受控文件清單；歸口部門給每個部門指定分發(fā)號；歸口部門建立企業(yè)受控文件清單包括：企業(yè)內編寫的管理手冊、程序文件、作業(yè)類文件（三大標準）。50受控文件2：法律法規(guī)和其他要求用于控制外來文件；包括：法律、法規(guī)、國家、行業(yè)及地方標準、管理性文件等；歸口部門每年查新后發(fā)布一次目錄，由使用部門對照目錄，保證使用有效版本。須建立全公司和本部門適用的《法律法規(guī)和其他要求清單》519、QMS/OHS/EMS文件的編制的一般方法52QMS/OHS/EMS管理手冊的編制53QMS/OHS/EMS管理體系手冊的作用

QMS/OHS/EMS管理手冊是闡述一個組織的方針和描述其管理體系的文件，主要就體系作概括的表述，是體系文件中的主要文件，也是在實施和保持體系的正常運行中應長期遵循的綱領性文件。它對內是組織內部實施管理的基本法規(guī)，為各項管理活動提供統(tǒng)一的標準和共同的行為準則；對外是管理體系的文字表達，提供了質量/職業(yè)健康安全/環(huán)境管理保證能力的說明，以使需方和第三方確信本組織的技術和管理能力，保證生產(chǎn)活動達到規(guī)定的要求。54編制QMS/OHS/EMS管理手冊目的

（2-1）——描述組織的方針、目標、承諾、程序和要求，展示組織管理體系重點解決的問題；——總體描述和實施有效的管理體系；——提供改進的常規(guī)控制，促進管理活動；——為審核管理體系提供文件依據(jù)；——管理體系情況改變時，保證體系及要求的連續(xù)性；55編制QMS/OHS/EMS管理手冊目的

（2-2）——按管理體系的要求和相應方法培訓人員；——向組織各級管理者展示組織管理的總框架；——向各級管理人員提供查詢所需文件與記錄的途徑；——明確各部門的職責與相互關系；——對外介紹管理體系；——證明其自身質量/職業(yè)健康安全/環(huán)境管理體系符合標準規(guī)定。56編制QMS/OHS/EMS管理手冊

的注意事項（2-1）●編寫管理手冊應遵循指令性、符合性、系統(tǒng)性、協(xié)調性、先進性、可行性、可查性等項原則?！窆芾硎謨詢热菁匆邢到y(tǒng)性，又要避免面面俱到、冗長重復。即：系統(tǒng)闡述，突出重點；層次清楚，協(xié)調統(tǒng)一；整體優(yōu)化，切實可行。57編制QMS/OHS/EMS管理手冊

的注意事項（2-2）●管理手冊在深度和廣度上可以不同，取決于組織的性質、規(guī)模、技術要求及人員素質，以適應組織的實際需要。對于中、小型組織可以把管理手冊和程序文件合成一套文件。58QMS/OHS/EMS管理手冊

編寫工作程序（4-1）

1．資料收集與分析；

——需要收集的主要資料包括：●組織機構現(xiàn)狀；●各部門職責和權限現(xiàn)狀(各部門確認的)；●各部門需要解決的工作接口問題和其他問題；●對現(xiàn)有各種管理制度和作業(yè)程序以及各有關部門的執(zhí)行情況的說明；●對現(xiàn)有的各種技術標準、規(guī)范以及各部門執(zhí)行情況的說明。

59QMS/OHS/EMS管理手冊

編寫工作程序（4-2）——資料分析

●評價現(xiàn)有機構及職能是否完善，列出需完善的職能清單；●評價工作接口現(xiàn)狀，列出需研究、解決的工作接口問題的清單；·●評價現(xiàn)有管理文件和作業(yè)文件的有效性，提出需增加、調整或作廢的文件方案。

60QMS/OHS/EMS管理手冊

編寫工作程序（4-3）

2．職能完善和職責、權限的確定；——現(xiàn)有部門的職責和權限調查；——列出需要調整或補充的職責和權限的清單；——提出調整或補充職責和權限的議案；——有關部門討論，提出修改意見；——由組織最高管理層研究決定；——發(fā)布有關明確職責和權限的文件；——在編寫文件和運行過程中發(fā)現(xiàn)需進一步明確或補充的問題應隨時決定并補充發(fā)文。61QMS/OHS/EMS管理手冊

編寫工作程序（4-4）3．確定管理手冊結構；4．落實手冊編寫的組織工作；5．制定編寫手冊的工作計劃。

62

QMS/OHS/EMS管理體系手冊的內容封面目錄0.1發(fā)布令0.2管理者代表任命書0.3組織概況0.4QMS/OHS/EMS管理體系方針和目標0.5QMS/OHS/EMS管理手冊的管理63QMS/OHS/EMS管理體系手冊的內容1.手冊的適用范圍2.引用標準3.術語和定義4.QM/OHS/EMS/EMS管理體系5.管理職責….附錄64

QMS/OHS/EMS管理體系手冊各章編寫的原則要求（12-1）封面：QMS/OHS/EMS管理體系手冊封面參考格式見下頁。應包括以下內容：●組織名稱；●手冊標題；●編寫依據(jù)的標準版次；●手冊的發(fā)行版本、手冊編碼、手冊發(fā)放控制號。65

QMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求（12-2）（徽標）公司名稱**/QEOM-2011

受控號QMS/OHS/EMS管理手冊(A/0）依據(jù)ISO9001：2008，OHSAS18001：1999，ISO14001：2004

編制人：審核人：批準人：

發(fā)布日期：實施日期：封面66QMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求（12-3）0.1發(fā)布令：

聲明手冊是質量管理/職業(yè)健康安全/環(huán)境管理體系的綱領性文件，是全體員工必須遵守的法則；最高管理者批準發(fā)布實施的命令(含最高管理者簽字)，批準發(fā)布日期和實施日期。67QMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求（12-4）0.2管理者代表的任命書

是最高管理者對管理者代表的任命令。闡明管理者代表的職責和權限。68QMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求（12-5）0.3組織的概況：簡要描述企業(yè)名稱、企業(yè)規(guī)模、企業(yè)歷史沿革；隸屬關系；所有制性質；主要產(chǎn)品情況（產(chǎn)品名稱、系列型號、）；采用的標準、主要銷售地區(qū)；企業(yè)地址、通訊方式等內容。

69QMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求（12-6）0.4

管理方針：明確提出組織的QM/OHS/EMS管理方針(最高管理者簽字)。管理方針是由最高管理者正式發(fā)布的組織總的宗旨和方向，應體現(xiàn)企業(yè)特色，體現(xiàn)持續(xù)滿足顧客、員工和相關方要求的承諾，體現(xiàn)持續(xù)改進管理體系的承諾，體現(xiàn)滿足法律法規(guī)的要求的承諾。管理目標：明確提出組織的QM/OHS/EMS管理目標(最高管理者簽字)。管理目標應體現(xiàn)三性：可測量性、可實現(xiàn)性、具有挑戰(zhàn)性。70

某電業(yè)局管理方針以人為本關注生命健康；優(yōu)質高效滿足顧客需要；全面發(fā)展遵守國家法規(guī)；

持續(xù)改進建設一流電網(wǎng)。某煙廠質量方針一絲不茍，支支一流，一箱一包，不優(yōu)不休宇通客車公司質量方針系心于人，用心于車。

71提高煤炭品質保顧客滿意實施預防為主保職工安全勇?lián)鐣熑卧炀G色礦山恪守國法行規(guī)求持續(xù)發(fā)展煤礦質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理方針72企業(yè)的“三標”目標指標

產(chǎn)量，產(chǎn)值，成本，產(chǎn)品合格率，顧客滿意率，服務承諾指標；安全天數(shù)，設備完好率，杜絕人身傷亡、設備重大事故，無火災、交通；能耗物耗指標，水、氣、聲、渣排放指標，環(huán)保設施的完好率等等。

73供電企業(yè)的目標

供電量，供電可靠率，產(chǎn)值，調電計劃完成率，電壓合格率、頻率、諧波合格率，供電可靠率,線損率，安全天數(shù)，設備完好率，杜絕人身、設備、電網(wǎng)重大事故，無火災、交通、一類障礙，服務承諾指標，顧客滿意率等等。

74

質量目標1、灰分；2、水分；3、硫份；4、發(fā)熱值；5、工程質量事故為零環(huán)境管理目標1、萬噸原煤完成能耗：完成節(jié)能量300噸標準煤2、污染物排放達標率100%職業(yè)健康安全目標1、安全生產(chǎn)事故為零2、瓦斯?jié)舛攘愠?、新發(fā)職業(yè)病較上年降低10％4、特種作業(yè)人員持證上崗率100％5、職工體檢率≥80％（年）煤礦質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全目標75QMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫

的原則要求（12-7）0.5QMS/OHS/EMS管理體系手冊的管理*簡要闡明管理體系手冊的編制、審核、批準情況；*管理體系手冊修改、換版規(guī)則；*管理體系手冊的頒布、實施、發(fā)放、歸檔等管理、控制規(guī)則；*管理體系刪減章節(jié)的說明。76QMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求（12-8）1.手冊的適用范圍適用范圍和應用領域：應清楚表明手冊和體系文件的適用范圍和應用領域。77QMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求（12-9）2.引用標準列出本手冊引用的國際標準、國家標準和行業(yè)標準等。3.術語和定義手冊應盡量使用公認術語和定義，但需要時可根據(jù)本組織實際規(guī)定不同含義的詞，或對特定術語規(guī)定特定含義。（如供電企業(yè)的三率等)78QMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的原則要求（12-10）4.5.6.7.8.章節(jié)：QMS/OHS/EMSMS

本部分是手冊的主要內容,是對質量/職業(yè)健康安全/環(huán)境管理體系要素和程序的簡要描述。章節(jié)的劃分要合理；一般可采用標準的基本條款進行編寫。主要內容：

1）本條要開展的活動（總則）；2）各部門開展此項活動的職責；3）開展各項活動的原則要求；（控制要求）4）每項活動與其他活動的接口關系；5）查詢途徑，需引用的程序文件和作業(yè)文件。即要附上相關程序文件編號和名稱（引用的文件）。79QMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫

的原則要求（12-11）對各要素的描述可采用以下格式：1）總則2）職責3）控制要求4）支持性文件80QMS/OHS/EMS管理體系手冊編寫的

原則要求（12-12）管理體系手冊涉及之附錄均放于此，如必要時可附：*管理體系手冊修改控制頁*組織機構*職能分配表*體系程序文件目錄*重大危險因素清單*重要環(huán)境因素*法律法規(guī)和其他要求一覽表等其編號方式為附錄一、附錄二，以此順延。81附錄一:組織機構：QMS/OHS/EMS管理體系保證組織機構圖是指以圖示方式描繪出本組織內人員之間的相互關系。附錄二:QMS/OHS/EMS管理體系職能分配表是指以表格方式明確體現(xiàn)各QMS/OHS/EMS要素的主要負責部門、若干相關部門。附錄三:程序文件清單82QMS/OHS/EMS程序文件的編制83QMS/OHS/EMS程序文件的編寫

1、什么是程序

程序是為實施某項活動規(guī)定的方法。標準要求組織建立管理體系，并必須形成相應文件，表明某項活動的目的和范圍，應做什么(WHAT)，為什么這樣做(WHY)，誰來做(WHO)，何時(WHEN)，何地(WHERE)以及如何做(HOW)(簡稱5W1H)，應采用什么材料、設備、儀器和依據(jù)什么文件，以及如何進行控制和記錄。84QMS/OHS/EMS程序文件的編寫2、程序文件的作用1）程序文件是實施方針、目標、指標的具體措施，是對那些產(chǎn)生影響的活動進行策劃和管理所用的基本文件，是順序性文件，是管理手冊的支持性文件。85QMS/OHS/EMS程序文件的編寫2）每一個程序文件都應包含管理體系中的一個邏輯上獨立的內容，可能是標準的一個要素，或要素中的一個部分，或是幾個要素相關要求的一組活動等。程序文件的數(shù)量、內容、格式和外觀由組織自行確定，程序文件一般不涉及純技本性的細節(jié)，細節(jié)通常在工作指令或作業(yè)指導書中規(guī)定。86QMS/OHS/EMS程序文件的編寫3）只有有效實施程序文件才能體現(xiàn)管理體系的功能，因此，程序文件的內容和要求要密切結合實際情況。程序文件展開的深度和廣度，取決于組織任務的復雜性，采用的工作方法、活動內容和對執(zhí)行活動人員的水平、能力、技術與培訓所達到的效果。87QMS/OHS/EMS程序文件的編寫

4）程序文件實質上是組織管理中科學的管理制度，是法規(guī)性文件，要強制執(zhí)行，因此程序文件應有可操作性和可檢查性。88QMS/OHS/EMS程序文件的編寫3、程序文件編寫的工作程序編制程序文件的工作程序如圖所示。

收集、分類整理現(xiàn)有的技術、管理、工作文件

按QMS/OHS/EMS體系要求提出編寫意見

組織各職能部門編寫文件

組織各職能部門廣泛討論、協(xié)調、修改、定稿批準與頒布執(zhí)行與監(jiān)督評價與完善89QMS/OHS/EMS程序文件的編寫1）對現(xiàn)行文件的收集和分析

收集組織現(xiàn)行的各種標準、制度和規(guī)定等文件，其中很多具有“程序”的性質，但也有其不足之處，應該以管理體系有效運行為前提，以程序文件的要求為尺度，各部門對這些文件進行一次清理和分析，摘其有用，刪除無關，按程序文件內容及格式要求進行改寫。90QMS/OHS/EMS程序文件的編寫組織如果已經(jīng)建立了IS09001質量管理體系，就應該使管理體系與原有體系充分融合，特別是培訓、文件控制、記錄管理、內部審核和管理評審等，其管理方式類似，這些程序可在原ISO9001程序的基礎上補充。91QMS/OHS/EMS程序文件的編寫2）編制程序文件明細表一個組織的管理體系程序文件的多少，每個程序的詳略、篇幅和內容都沒有硬性規(guī)定，但在能夠控制的前提下，程序文件個數(shù)和每一個程序的篇幅力求符合要求和簡便；各個程序之間，要有必要的銜接，但要避免相同的內容在不同的程序之間有較大的重復。根據(jù)組織的管理體系總體設計方案，按體系要素逐級展開，制定程序文件明細表，明確程序主管部門及相關部門的職責，對照已有的各種文件，確定需新編、修改和需完善的程序文件，制定計劃逐步完成。92QMS/OHS/EMS程序文件的編寫4、程序文件內容和格式（參考）

1.目的2.范圍3.術語

（需要時）4.職責5.工作程序6.相關文件7.相關記錄8.修改頁93QMS/OHS/EMS程序文件的編寫(1)目的和范圍：一般簡單說明開展這項活動的目的和所涉及的范圍。推薦使用如下引導語：為了……制定本程序。本程序規(guī)定了……本程序適用于……(2)術語：（需要時)指本程序中涉及到的并需說明的術語和名詞。(3)職責：指明實施程序文件的主管部門及相關部門的職責權限、接口及相互關系。

94QMS/OHS/EMS程序文件的編寫(4)工作程序：列出開展此項活動的步驟，保持合理的編寫順序，明確各項活動的接口關系、職責、協(xié)調措施；明確每個過程中各項因素由誰干，什么時間干，什么場合(地點)干、干什么、怎么干、如何控制，及所要達到的要求；需形成記錄和報告的內容，記錄的保存部門和期限；出現(xiàn)例外情況的處理措施等。必要時（最好）輔以流程圖。95QMS/OHS/EMS程序文件的編寫(5)相關/支持性文件：指需引用的或與本程序相關的程序、文件，這些文件名在工作程序的相關條款中已經(jīng)提出，相關文件只是列出一個明細（6）相關記錄：指實施本程序規(guī)定的各項活動產(chǎn)生記錄，工作程序條款中應指明記錄名稱并與相關記錄中所列名稱一致。（7）修改頁

96QMS/OHS/EMS程序文件的編寫流程圖的繪制●常用流程圖符號

活動的開始/結束連接活動/操作建立文檔

選擇歸檔

97流程圖的繪制●流程圖舉例事故處理流程圖

NY

開始收到事故匯報分析事故類型通知相關作業(yè)部門事故處理成功否匯報并填寫記錄結束98QMS/OHS/EMS程序文件的編寫程序文件編寫時可考慮：按以下步驟（PDCA循環(huán)）：策劃控制措施實施檢查分析改進99QMS/OHS/EMS程序文件的編寫●策劃時應考慮：1）策劃的依據(jù)2）策劃的時機3）策劃的方法、結果的處理4）策劃結果的評審、改進100QMS/OHS/EMS程序文件的編寫●實施控制時應考慮的內容：1）控制的方式、方法2）實施原則要求3）實施的注意事項4）發(fā)現(xiàn)問題的處理要求101QMS/OHS/EMS程序文件的編寫●實施檢查時可考慮：1）檢查的時機2）檢查的內容、方式/方法3）檢查的實施4）檢查結果的處理（傳遞、匯總、分析）102QMS/OHS/EMS程序文件的編寫●分析改進時應考慮1）分析的依據(jù)（信息的來源）2）分析的方式/方法3）分析改進實施時應注意的問題4）分析改進結果的處理5）分析改進結果的檢查、改進103QMS/OHS/EMS程序文件的編寫5、編寫時的注意事項●程序文件應統(tǒng)一編號，以便于識別。標題應明確說明開展的活動及其特點?！翊_定使用該程序時所產(chǎn)生的記錄和報告的格式，寫明記錄的編號和名稱?！癯绦蛭募玫奖净顒酉嚓P部門負責人同意和接受，以及相關方對接口關系的認可（如：會簽），經(jīng)過審批后實施?！癯绦蛭募獏R編成冊，前面加封面、目錄，最后加修改頁。104（徽標）公司名稱***/QEOP

受控號QMS/OHS/EMS管理體系程序文件(A/0）

編制：審核：批準：

批準日期：實施日期：封面105QMS/OHS/EMS作業(yè)文件的編制106QMS/OHS/EMS作業(yè)文件的編寫1、作業(yè)文件的作用作業(yè)文件是程序文件的支持性文件。為了使各項活動具有可操作性，一個程序文件可分解成幾個作業(yè)文件，但能在程序文件中交代清楚的活動，就不要再編制作業(yè)文件。作業(yè)文件應與采用要素的程序相對應，它是對程序文件中整個程序或某些條款進行補充、細化，不能脫離程序另搞一套作業(yè)文件。國家、行業(yè)的技術標準、規(guī)范不作為作業(yè)文件，單獨在“法規(guī)和其他要求目錄”中體現(xiàn)。

107QMS/OHS/EMS作業(yè)文件的編寫2、作業(yè)文件的編寫步驟組織現(xiàn)行的各種組織制度、規(guī)定、辦法等文件，很多具有與作業(yè)文件相同的功能，但也有其不足之處，應該以管理體系有效運行為前提，以作業(yè)文件的要求為尺度，對這些文件再進行一次清理和分析，摘其有用，刪除無關，按作業(yè)文件內容及格式要求進行改寫。108QMS/OHS/EMS作業(yè)文件的編寫

根據(jù)管理體系總體設計方案，按體系要素逐級展開，制定作業(yè)文件明細表，明確部門的職責，對照已有的各種文件，確定需新編、改造和完善的作業(yè)文件。由于各組織的規(guī)模、機構設置和生產(chǎn)實際不盡相同，則運行控制程序的多少，內容也不相同，即使程序相同，但由于其詳略程度不同，其作業(yè)文件的多少也不盡相同。109QMS/OHS/EMS作業(yè)文件的編寫3、作業(yè)文件內容和格式●文件的內容作業(yè)文件中通常包括活動的目的和范圍，做什么和誰來做，何時、何地以及如何做，應采用什么方法、設備和文件，如何對活動進行控制和記錄，即5W1H原則。作業(yè)文件的內容是描述實施程序文件所涉及到的各職能部門的具體活動。110QMS/OHS/EMS作業(yè)文件的編寫●文件編號和標題：編號可以根據(jù)活動的層次進行編排，同一層次的作業(yè)文件應統(tǒng)一編號，以便于識別，標題應明確說明開展的活動及其特點。

●格式

(1)目的和使用范圍：

一般簡單說明開展這項活動的目的、要達到的目標和所涉及的范圍；(2)職責：

指明實施文件部門及其職責、權限，接口及相互關系；

111QMS/OHS/EMS作業(yè)文件的編寫(3)管理內容：是作業(yè)文件的核心部分。應列出開展此項活動的步驟，保持合理的編寫順序，明確各項活動的接口關系、職責、協(xié)調措施，明確從事各項活動人員的技能要求，使用的設備、工具、工裝，采用的標準、作業(yè)指導書和控制方法，要達到的目標，需形成的記錄和報告的內容，出現(xiàn)例外情況的處理措施等，必要時輔以流程圖。112QMS/OHS/EMS作業(yè)文件的編寫(4)相關文件：

指需引用的或與本作業(yè)文件相關的其他文件。（5）相關記錄：

指實施本作業(yè)文件規(guī)定的各項活動產(chǎn)生記錄。動火管理制度113QMS/OHS/EMS作業(yè)文件的編寫4、編寫時的注意事項

●確定使用該作業(yè)文件時所產(chǎn)生的記錄和報告的格式，寫明記錄的編號和名稱。

●作業(yè)文件應得到本活動相關部門負責人同意和接受，以及相關方對接口關系的認可，經(jīng)過審批后實施。

●要匯編成冊，統(tǒng)一編號。

114QMS/OHS/EMS管理記錄表格編制特種作業(yè)人員名單QR446-2115QMS/OHS/EMS管理記錄的編制1、QMS/OHS/EMS記錄的作用記錄是為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據(jù)的文件，它是重要的信息資料，為證實可追溯性以及采取預防措施和糾正措施提供依據(jù),同時也是管理者決策的依據(jù)。記錄覆蓋于體系運行過程中的各個階段。

116QMS/OHS/EMS管理記錄的編制2、記錄的功能：(1)是體系文件的組成部分，是質量管理/職業(yè)健康安全職能活動的反映和載體。(2)是驗證體系的運行結果是否達到預期目標的主要證據(jù)，是體系有效性證明文件，具有可追溯性。記錄可以是書面形式，也可以是其他方式，如電腦軟件儲存的資料。(3)記錄為采取預